BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. Analisa Sistem
4.2.1 Tinjauan Umum SMP Yasporbi I 1.Sejarah Berdirinya 1.Sejarah Berdirinya
Taman Perguruan Pancoran didirikan pada 6 Mei 1961 dengan mengelola Taman Kanak-kanak dan Sekolah Dasar saja. Lalu
Agustus 1962 yang mengelola Taman Kanak-kanak, Sekolah Dasar, dan Sekolah Menengah Pertama Yasporbi I. Selain itu, terdapat Taman Kanak-kanak dan Sekolah Dasar di Kompleks Pasar Minggu yang dikelola Yayasan Kesejahteraan Serikat Sekerja Bank Indonesia dan 1 sekolah Taman Kanak-kanak di Kompleks Kemanggisan dengan pengelolanya Yayasan Kemanggisan. Kemudian seluruh sekolah tersebut dilebur menjadi satu di bawah naungan Yayasan Perguruan KORPRI Unit Bank Indonesia (Yasporbi) yang didirikan di Jakarta pada tanggal 31 Mei 1973 dengan Akte Notaris M.S. Tadjudin Jakarta Np.322 dengan tujuan mengembangkan pendidikan oleh para Karyawan Bank Indonesia Tahun 1979 didirikan SMP Yasporbi II di Kompleks Bank Indonesia Pancoran yang diresmikan 16 Juli 1994 dan dibuka SMU Yasporbi I di Kompleks Bank Indonesia Pancoran yang diresmikan 16 Juli 1994. Sesuai Akte Pendirian, Yayasan Perguruan KORPRI dipimpin oleh seorang Ketua Umum dibantu oleh Ketua I dan II serta Pembantu Umum dengan Pembina Deputi Gubernur Bank Indonesia sebagai Dewan Pengawas. Lalu untuk menyikapi tuntutan perubahan berdasarkan UU No.16 Tahun 2001, pengurus lengkap Yasporbi pada 15 Agustus 2003 telah menetapkan bahwa menyetujui nama Yayasan Perguruan KORPRI Unit Bank Indonesia menjadi ”Yayasan Yasporbi” (organisasi lebih ramping) dan mengubah organisasi yayasan untuk disesuaikan dengan Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2001 tentang yayasan kemudian mengangkat personalnya.
Kepala Sekolah dan Bapak Drs. Berra Alindri selaku Wakil Kepala Sekolah. Sekolah ini terdiri dari 3 kelas yaitu A, B dan C untuk masing-masing tingkatannya. Fasilitas yang dimilikinya adalah lab IPA, lab komputer, aula sekolah dan lapangan olah raga.
2. Visi, Misi dan Tujuan a. Visi
Unggul dalam IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi) berdasarkan IMTAQ (Iman dan Taqwa) serta mamu menjawab tantangan zaman.
b. Misi
1) Mewujudkan sekolah sebagai wiyata mandala yang kondusif
2) Meningkatkan profesionalis tenaga edukatif da administratif
3) Meningkatkan produktifitas proses pembelajaran
4) Membentuk sekolah pilihan pertama yang menjadi idola masyarakat.
5) Menumbukan penghayatan dan pengalaman agama yang dianut sehingga menjadi sumber kearifan dalam bertindak.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi SMP Yasporbi I (Sumber : Novia Setyawati, 2010)
Adapun rincian mengenai struktur organisasi SMP Yasporbi I Jakarta adalah sebagai berikut :
a. Kepala Sekolah
Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : 1) Melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan
efisien
2) Kepala sekolah selaku manajer 3) Kepala sekolah selaku administrator
5) Kepala sekolah sebagai pemimpin / leader\Kepala sekolah sebagai inovator
6) Kepala sekolah sebagai motivator b. Wakil Kepala Sekolah
Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1) Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan program.
2) Staf kurikulum 3) Staf kesiswaan
4) Staf sarana dan prasarana
5) Staf hubungan dengan masyarakat b. Guru
Bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan tanggung jawabnya meliputi :
1) Membuat perangkat program pengajaran 2) Melaksanakan kegiatan pembelajaran 3) Melaksanakan kegiatan penilaian
4) Melaksanankan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses belajar mengajar 5) Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi
c. Guru Bimbingan dan Konseling
Membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling
2) Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang dihadapi siswa tentang kesulitan belajar. 3) Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih
berprestasi dalam kegiatan belajar
4) Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pekerjaan dan lapangan pekerjaan yang sesuai
d. Administrasi / Tata Usaha
Mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam kegiatan sebagai berikut :
1) Penyusunan program kerja tata usaha 2) Pengelolaan keuangan sekolah
3) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa 4) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah 5) Penyusunan dan penyajian data / statistik sekolah
6) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala
1. Uraian Sistem yang Berjalan
Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini dilakukan survei terhadap sistem yang sudah berjalan, antara lain ; mengumpulkan data dan informasi langsung dari SMP Yasporbi I, yang dilakukan dengan cara interview atau wawancara langsung dengan kepala sekolah dan staf administrasi untuk memperoleh data yang diperlukan.
Kemudian penulis melakukan analisa sebagai berikut : a. Kegiatan pendaftaran ulang
1) Orang tua murid melakukan pendaftaran ulang dengan menyertakan formulir data pribadi siswa yang sudah diisi. 2) Bagian administrasi melakukan proses pencatatan data
murid baru yang diterima di sekolah dari formulir pendaftaran dan menentukan kelas yang akan diikuti siswa baru tersebut serta tarif uang sekolah yang harus dibayar oleh orang tua murid pada setiap periode pembayaran. Semua hal tersebut dicatat dalam buku data murid.
Gambar 4.2 Flowchart Proses Pendaftaran Ulang (Sistem Berjalan)
b. Kegiatan Penagihan
Setelah kegiatan belajar mengajar mulai berlangsung, maka prosedur penagihan uang sekolah dimulai, yaitu dengan membagikan kartu bayaran pada tiap siswa.
Gambar 4.3 Flowchart Proses Penagihan (Sistem Berjalan)
c. Kegiatan Pembayaran
1) Administrasi menerima uang untuk pembayaran uang sekolah yang diberikan beserta kartu uang sekolah, ataupun penerimaan kas lainnya seperti pembelian perlengkapan sekolah.
2) Administrasi membuat kwitansi atau bukti penerimaan kas dan menyerahkan pada pembayar atau mencap atau menandatangani kartu uang sekolah
!
"
# $
Gambar 4.4 Flowchart Proses Pembayaran (Sistem Berjalan)
d. Kegiatan Pembuatan Laporan
Setelah kegiatan belajar mengajar mulai berlangsung, maka kegiatan pembuatan laporan dimulai, yaitu berdasarkan buku data murid untuk pembuatan laporan data histori murid dan buku
pertahun yang ditujukan kepada kepala sekolah dan yayasan. % & $ % % %
Gambar 4.5 Flowchart Proses Pembuatan Laporan (Sistem Berjalan)
2. Kelebihan dan kelemahan sistem yang berjalan a. Kelebihan sistem yang berjalan
1) Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras.
2) Tidak memerlukan biaya untuk pembelian program aplikasi yang sesuai kebutuhan.
1) Terjadi penumpukan dokumen pada setiap proses seperti dokumen data murid dan data pendapatan.
2) Pelayanan yang diberikan kepada orang tua murid tidak maksimal dikarenakan kemungkinan dalam ketidakakuratan data.
3) Dengan masih menggunakan sistem manual (berbasis kertas) maka akan menyebabkan penumpukan kertas, keterbatasan berbagi data, ketidaksamaan data dan kurangnya integritas data.
4) Dengan sistem manual, kemungkinan untuk kehilangan data lebih besar.
5) Dari segi laporan yang diperlukan perperiode yang diinginkan, sistem manual tidak dapat menghasilkan secara cepat dan akurat.
3. Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada dan dari hasil analisis yang dilakukan, maka dapat diambil suatu kesimpulan yang dapat digunakan sebagai solusi pemecahan masalah terhadap permasalahan yang ada. Solusi pemecahannya yaitu dengan memberikan sistem informasi administrasi yang lebih terkomputerisasi. Sistem informasi administrasi ini merupakan sistem yang baru karena selama ini sistem yang ada masih manual dengan berbasiskan kertas. Program ini juga memudahkan dalam proses pencarian data murid, penagihan serta
kemudahan dalam menyimpan, memanipulasi data dan menyediakan fasilitas laporan yang terintegrasi di dalam sistem.
Pembangunan sistem administrasi berbasis web ini dimulai dari pemasukan data murid, proses penagihan yang sifatnya berkala dan sistem pencarian data murid, dan pembuatan laporan. Sistem informasi administrasi ini diharapkan dapat mempermudah pengelolaan data sehingga terjaganya keamanan, tanpa menyulitkan bagi user untuk menggunakannya, karena pada aplikasi ini menggunakan tampilan yang user-friendly.
Adapun sistem informasi administrasi yang ingin penulis ajukan yaitu dengan menggunakan program PHP disertai penggunaan basis data MySQL. Salah satu alasan penulis menggunakan PHP dan penggunaan MySQL karena aplikasi ini akan dibuat berbasiskan web. Sehingga penggunanya dapat mengaksesnya melalui internet explorer yang telah disediakan dalam sistem operasi yang digunakan, tanpa harus belajar menggunakan software lain. Penulis mempertimbangkan berbasiskan web, karena sekarang pemerintah sudah menyediakan Sistem Akademik Sekolah yang berbasiskan web, sehingga mungkin tidak ada kesulitan bagi para penggunanya nanti karena sudah terbiasa menggunakan SAS tersebut.
Berikut ini adalah hasil analisa sistem usulan dengan menggunakan diagram alir dokumen :
$
$
$
'
! $
Pada tahap ini, dibuat rancangan secara rinci dari sistem baru yang diusulkan diantaranya perancangan sistem yaitu diagram konteks, sampai diagram rinci.. Kemudian perancangan basis data meliputi ERD, normalisasi, kamus data, serta perancangan struktur menu dan perancangan antar muka.