Waktu kita terbatas, jangan buang-buang waktu menjalani kehidupan dengan sia-sia mengikuti orang lain begitu saja. -Steve Jobs
Agar produktif, kita harus bisa mengelola waktu kita yang terbatas untuk mampu menghasilkan pencapaian tujuan secara efisien. Berikut beberapa tips manajemen waktu agar menjadi perangkat yang efektif untuk menunjang produktivitas:
1) Transformasi Target
Terjemahkan target tahunan yang berupa target pencapaian menjadi beberapa jenis pekerjaan yang perlu dilakukan. Pecahlah pekerjaan tersebut menjadi beberapa kegiatan atau aktivitas yang berkontribusi langsung terhadap pencapaian tujuan.
Ini akan mengubah tekanan untuk berprestasi menjadi motivasi untuk
memberikan kinerja yang terbaik. Hal ini disebut internalisasi tujuan seperti yang pernah saya tuliskandisini. Intinya adalah: transformasikan tujuan menjadi
kegiatan, angka menjadi aktivitas, dan prestasi menjadi kontribusi. 2) Atur Jadwal
Buat jadwal secara mingguan dan rencanakan tugas-tugas harian di dalam sebuah buku agenda. Atur waktu yang disiapkan khusus untuk pekerjaan wajib yang memang harus dilakukan misalnya meeting penetapan sasaran mingguan, rapat evaluasi, membuat laporan, presentasi dan seterusnya.
Setiap malam hari sebelum berkegiatan, tuliskan daftar tugas-tugas dalam satu hari yang perlu dikerjakan dan diselesaikan besok. Lalu sempurnakan daftar tugas itu di pagi dini hari. Maka dari itu, bangunlah lebih pagi: pelajari trik untuk bangun pagi.
3) Efisiensi Waktu
Ukur semua tindakan berdasarkan kepentingan dan yang menghasilkan
produktivitas. Ingat aturan 80/20 bahwa mayoritas (±80%) hal-hal yang utama dihasilkan dari sekitar ±20% dari keseluruhan aktivitas seperti yang saya tuliskan disini.
Jangan sampai sibuk tapi tidak produktif seperti yang pernah saya tuliskan disini. Jangan sampai kita mengerjakan sesuatu yang mendesak namun ternyata itu bukanlah hal yang penting, hati-hati dengan kegiatan yang mendadak padahal tidak termasuk prioritas. Perhatikan juga aktivitas yang tidak penting dan membuang-buang waktu dengan sia-sia saja.
4) Efektivitas Implementasi
Jangan habiskan kapasitas otak untuk memikirkan dan mengingat hal yang sama berulang-ulang, catat semua pemikiran: ide untuk masa depan, pembelajaran dari dari masa lalu, dan segala pekerjaan yang harus dilakukan dan sedang dikerjakan. Optimalisasikan otak dengan istirahat yang cukup di sela-sela aktivitas dan di kala tidur seperti yang pernah saya tulis disini dan disini.
Pengetahuan dan kompetensi diri serta para pekerja. Gunakan sumber daya seperti sistem yang telah teruji, peralatan seperti mesin serta komputer dan orang lain untuk otomatisasi serta delegasi atau alih daya (out-sourcing) jika dapat meningkatkan efektivitas implementasi kerja.Cari cara-cara yang lebih mudah, lebih cepat, lebih baik, dan menghasilkan lebih banyak. Tingkatkan 5) Manajemen Diri
Semua tips di atas tidak akan berguna jika kita tidak bisa mengendalikan emosi dan memotivasi disiplin diri seperti tulisan saya disini. Silahkan baca tulisan- tulisan di blog ini yang banyak membahas tentang motivasi dan pengembangan diri.
Akhir kata, jangan banyak menunda-nunda dan lakukan saja. Buat rencana tidak harus terlalu sempurna, fleksibel saja agar mudah beradaptasi jika nanti
menemui kendala atau perubahan. Jangan sampai keinginan untuk memiliki rencana yang sempurna dan mendetail malah membuat kita tidak melakukan tindakan apapun. Pikirkan satu hal yang sederhana tapi bisa mendekati kita
kepada tujuan yang bermakna, tuliskan satu hal yang mudah yang bisa dikerjakan dengan segera sekarang juga.
Sumber : http://100motivasi.wordpress.com/2012/06/21/5-tips-manajemen- waktu-agar-produktif/
PRODUKTIF DALAM MANAJEMEN WAKTU
1. Menyusun Rencana
Ada ungkapan ”If you fail to plan, you plan to fail”. Apabila Anda menjalani hari Anda tanpa ada gambaran apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara
mengerjakannya, Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda bertanya ”Apa yang harus saya kerjakan sekarang ya?”. Rencana memberikan peta apa yang ada dihadapan Anda hari itu. Alokasikan sedikit waktu untuk menyusun rencana sehingga Anda bisa mengelompokkan tugas-tugas yang sesuai dan memberikan prioritas serta waktu pengerjaannya. Susunlah rencana di pagi hari atau hari sebelumnya. Anda bisa mulai dari catatan kecil saja atau bahkan menyusunnya di kepala untuk sekedar memberikan sinyal kepada otak mengenai apa yang harus Anda selesaikan hari itu.
Gunakan strategi yang cerdas dalam menyusun rencana. Kapan biasanya Anda merasa energi Anda tinggi, baik mental maupun fisik? Buat saya biasanya waktu antara jam 10:00 sampai 12:00 adalah saat dimana saya sedang ”on fire”. Disaat itu saya manfaatkan untuk memulai atau menyelesaikan tugas-tugas dengan prioritas tinggi. Waktu yang tersisa biasanya saya gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan- pekerjaan dengan prioritas lebih rendah. Rencana tidak bersifat kaku dan selalu terbuka untuk adjustment kapanpun. Jangan lupa untuk menyisipkan waktu untuk istirahat. Pada prinsipnya, Anda melakukan manajemen diri untuk Anda sendiri. Belajar mengelola waktu adalah latihan yang bagus untuk disiplin diri.
2. Fokus
Seringkali dalam bekerja kita membiarkan diri kita larut dalam beberapa pekerjaan sekaligus, atau multi-tasking. Mungkin Anda mencoba menyenangkan boss Anda dengan mengiyakan semua permintaannya, tapi tanpa Anda sadari sebenarnya Anda justru membebani diri Anda dengan stress dan belum tentu juga apa yang Anda kerjaan akan berkualitas bagus.
Mengerjakan dua hal pada saat bersamaan bukan saja membagi perhatian Anda tetapi juga membuat Anda kurang fokus yang akibatnya butuh waktu lebih lama untuk menyelesaikan pekerjaan itu. Fokus dalam bekerja membuat kita lebih produktif dan mengurangi beban stress. Buatlah skala prioritas apabila Anda harus menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu yang bersamaan.
3. Hindari Interupsi
Dalam dunia kerja sekarang ini ada dua hal yang sering menjadi sumber interupsi, yaitu : telepon dan email. Tentu saja interupsi ini tidak bisa dihindari tetapi gunakan keahlian Anda dalam manajemen diri untuk menanganinya:
• Jawab telepon dari orang-orang yang berkepentingan saja pada saat Anda sedang fokus bekerja. Apabila Anda harus terpaksa menjawab, usahakan waktunya
seminimal mungkin. Anda bisa menelepon balik ketika Anda sudah agak bebas. • Cek email disaat-saat tertentu saja. Okay, ini tentunya sangat berat. Anda bisa coba. Apabila tidak mungkin, usahakan untuk tidak menjawab semua email tiap kali itu datang. Jawablah email yang berkaitan dengan pekerjaan Anda saat itu dan hindari multi-tasking.
Manajemen diri erat kaitannya dengan bagaimana Anda mengatur waktu Anda sehari-hari. Jangan biarkan faktor-faktor eksternal mengganggu produktifitas Anda. Apabila Anda produktif bukan hanya Anda sendiri yang senang tapi juga boss Anda. Hidup Anda akan lebih mudah dan stress pun berkurang.
