TOPIK PENELITIAN
Sebelum membicarakan unsur-unsur pengawasan intern, ada baiknya penulis membahas defenisi dari pengawasan intern tersebut.
Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dalam arti sempit pengawasan intern berarti pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan secara mendatar (cross footing), maupun penjumlahan secara menurun (footing). Sedangkan pengertian pengawasan intern dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan, tetapi juga meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan pengawasan. Berikut ini beberapa pengertian pengendalian intern menurut Ikatan Akuntansi Indonesia :
“Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai.” ( IAI, 2001,319.2 )
Pengawasan intern dapat pula diartikan sebagai berikut :
“Pengawasan intern meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu organisasi untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketepatan dan sampai seberapa jauh data Akuntansi dapat dipercaya, menggalakan efisiensi usaha dan
mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan.” ( Rolin C. Niswonger Dkk, 1999:183 )
Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik, seorang pemimpin harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu system yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercayadengan biaya yang relative rendah.
Sistem pengawasan intern suatu lembaga terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan dapat tercapai. Suatu lembaga membentuk pengendalian intern dengan memperhatikan ukuran dan sifat unit yang bersangkutan. Pengawasan intern memegang peranan penting dalam kegiatan suatu lembaga/perusahaan, karena dengan adanya suatu pengawasan intern maka suatu perusahaan/lembaga dapat melaksanakan kegiatannya dengan baik.
Pengawasan ini akan semakin terlaksana dengan baik jika disukung oleh orang-orang yang tepat sebagai pelaksananya. Penggunaan alat pengolahan data seperti computer untuk mengolah data transaksi akan mempermudah pelaksanaan pengawasan intern. Oleh karena itu, lembaga dapat mengetahui bahwa tujuan dilaksanakannya pengawasan intern adalah untuk menjaga harta kekayaan perusahaan/lembaga, memajukan efektivitas perusahaan/lembaga, mendukung kebenaran data-data akuntansi dan mendorong pelaksanaannya kebijakan perusahaan/lembaga dengan baik dan benar.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi harus dilakukan sesuai dengan system otorisasi yang ditetapkan dan mencatat transaksi dengan catatan akuntansi agar transaksi itu dicatat dalam jumlah yang benar , transaksi dicatat dalam periode yang sebenarnya, transaksi dicatat dengan ringkas dan teliti.
Kas yang diartikan dengan uang tunai,alat bayar dan alat pertukaran yang fleksibel yang dapat dipakai dimana saja dan dan dalam perusahaan kas disebut aktiva yang paling lancer didalam neraca. Seperti yang diungkapkan oleh Soemarso ( 2002;320 ) : “Kas adalah segala sesuatu baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominal” . Menurut Munawir ( 2002;242 ) : “Kas adalah jumlah uang tunai yang ada diperusahaan dan rekening giro simpanan-simpanan di Bank yang pengambilannya tidak dibatasi baik dalam waktu maupun jumlahnya dan investasi jangka pendek yang secara formal disebut kas dan setara kas”
Dalam pengertian lain yang termasuk kas adalah suatu unsure current assets diantaranya adalah mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan pemerintah, baik notes dan lainnya. Kas juga merupakan aktiva yang tidak produktif karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas dan tumbuh kecuali bila dikonversikan kedalam bentuk kepemilikan lainnya, oleh karena itu harus dijaga jumlah kas agar tidak terlalu besar sehingga tidak ada kas yang menganggur (Idle Cash).
Dari beberapa pengertian tentang pengawasan intern dan kas yang tertulis diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Pengawasan intern kas adalah pengawasan terhadap kegiatan perusahaaan/lembaga yang secara langsung berhubungan dengan arus kas, Mengadakan pengawasan terhadap struktur organisasi pada bagian keuangan,prosedur-prosedur keuangan dan pencatatan berguna untuk mendapatkan kecermatan dan ketelitian pada data akuntansi. Tindakan yang efektif dan efisien terhadap transaksi keuangan serta dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Fungsi pengawasan intern kas adalah :
1. menjaga aktiva/harta kekayaan dan catatan perusahaan, 2. memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, 3. memajukan efektivitas dan efisiensi dalam operasi,
4. membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan yang ditetapkan lebih dulu.
Kas sangat menarik dan penting sehingga dijadikan sasaran untuk penyelewengan. Oleh karena itu, perusahaan/lembaga memerlukan suatu pengawasan intern terhadap kas.
Adapun beberapa cara yang umum dilakukan untuk menyelewengkan kas, yaitu:
1. menyiapkan bukti palsu atau mengajukan bukti untuk mendapatkan pembayaran 2 kali,
2. kitting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak memcatat pembayaran tetapi mencatat penyetoran dalam melakukan transaksi Bank,
3. mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas, 4. menaikkan jaminan cek setelah ditandatangani ,
5. menggunakan cek gaji dan ,upah /dividen yang belum ditagih oleh pihak yang berhak,
6. mengubah bukti pengeluaran kas keci.
Cara-cara penyelewengan tersebut yang mungkin dilakukan bahkan sering dilakukan secara sengaja ataupun tidak sengaja akan sangat menghambat tercapainya tujuan pengawasan intern kas.
Alasan suatu lembaga pemerintahan untuk menerapkan system pengawasan intern kas adalah agar tidak terjadi penyelewengan dan tercapai tujuan yang diinginkan dengan cara yang lebih efisien.
Unsur pengawasan intern yang digunakan merupakan factor yang menentukan keandalan laporan keuangan yang dihasilkan. Seorang kepala dinas harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik.
Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu system yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya.
Adapun unsur-unsur pengawasan intern kas adalah :
1. struktur yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas,
2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya,
3. praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi ,
4. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab. ( Mulyadi, 1998 : 171 )
Dengan adanya pemisahan tanggung jawab pada masing-masing bagian maka karyawan akan merasa lebih bertanggung jawab kepada tugasnya sehingga penyelewengan atau penyimpangan akan sulit dilakukan, jikapun ada akan sangat mudah diketahui karena karyawan pada masing bagian telah diberikan tanggung jawab penuh atas tugasnya.
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan wewenang
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok, pembagian tanggungjawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :
1. harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dalam akuntansi, 2. suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan
Dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal cek diantara unit organisasi pelaksanaan. Catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi yang lain dengan adanya pemisahan fungsi-fungsi tersebut sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya sebagai akibatnya kekayaan organisasi terjaga keamanannya.
b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Dalam suatu lembaran transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh sebab itu, suatu lembaga harus membuat system pembagian wewenang untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu alat yan dipakai adalah formulir, Oleh karena itu, penggunaan formulir baru diawasi guna pengawasan otorisasi, prosedur pencatatan yang baik akan memnjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan akuntansi. Dengan tingkat keandalan yang tinggi, dan akan menghasilkan informasi yang teliti, serta dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi/lembaga.
c) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Adapun cara-cara umum yang dilaksanakan suatu lembaga dalam menciptakan praktek yang sehat :
1. menggunakan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang,
2. pemeriksaan mendadak,
3. setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang / satu unit, tanpa campurtangan orang / unit lain,
4. perputaran jabatan,
5. keharusan pengambilan cuti bagi pegawai yang menjadi haknya, 6. pencocokan fisik keuangan dengan catatannya,
7. pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur system pengawasan intern yang ada, unit ini disebut Satuan Pengawasan Intern / Staf Pemeriksa Intern.
d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab
Unsur ini merupakan unsure yang paling penting karena dengan memiliki pegawai yang kompeten, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan badan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang diandalkan.
Dari unsur-unsur pengawasan intern kas diatas, yang dilakukan oleh Bappeda adalah :
1. struktur organisasi Bappeda Siantar melakukan pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas, hal ini dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak diperbolehkan melakukan transaksi tanpa campurtangan yang lain, Penerimaan dan pengeluaran kas harus menggunakan kuitansi sebagai bukti dan mencatatnya didalam buku kas,
2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlidungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya,
3. praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit lembaga dilakukan . Misalnya : dengan menggunakan kuitansi bernomor urut, pencatatan transaksi dengan baik kecuali dalam hal cuti karyawan yang menangani kas,
4. pemilihan karyawan yang bermutu sesuai dengan tanggungjawabnya, 5. inspeksi secara mendadak terhadap aktivitas yang dilakukan terutama dalam
hal kas.
Kas yang tersedia pada Bappeda digunakan untuk membayar biaya operasional Bappeda, baik pembayaran biaya non ruti dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin yaitu biaya gaji, biaya pemeliharaan dll. Setiap pengeluaran yang dilakukanharus mendapat persetujuan adari yang berwenang.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sbb :
1. untuk membayar kas harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang berwenang,
2. pengeluaran kas sebaiknya melalui otorisasi yang jelas, karena pengawasan intern pengeluaran kas yang baik menghendaki adanya keterlibatan lebih dari satu orang dalam mengawasi kas, organisasi dan otorisasi tersebut ditangani oleh orang yang kompeten,
3. diadakan pemisahan antara orang yang menyimpan lembaran otorisasi dengan orang yang berhak menandatanganinya.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari BAB sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Bappeda kota Siantar memiliki struktur organisasi yang teratur dan staff yang menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan benar,
2. Bappeda kota Siantar dalam kegiatannya menggunakan system sentralisasi, 3. sistem pengawasan intern kas dilakukan dengan melibatkan sub dinas melalui
SPJ yang dinilai cukup efektif dalam mendeteksi terjedinya kecurangan kas, 4. prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung melalui prosedur yang
sangat ketat, sehingga sulit dilakukan manipulasi,
5. pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas didukung oleh bukti yang lengkap, 6. sistem pengeluaran kas dilakukan terhadap pengeluaran rutin dan non rutin yang
dilakukan oleh berbagai tingkat elemen yang ada pada Bappeda kota Siantar. B. Saran
1. hendaknya system pengawasan internal perlu ditingkatkan lagi, mengingat semakin berkembangnya kemajuan disegala bidang, kususnya dalam hal-hal yang menunjang kemajuan organisasi, sebaiknya dilakukan pemantauan terhadap pengawasan secara berkala dan teratur agar setiap fungsi dapat
berjalan semaksimal mungkin dan segala kecurangan-kecurangan dan kelemahan-kelemahan dalam system pengawasan intern dapat diketahui segera dan dapat dilakukan perbaikan,
2. sebaiknya pemerintah membentuk tim auditor internal yang resmi agar setiap aktivitas kas dapat lebih diawasi dengan lebih independent,
3. hendaknya pemerintah kota Siantar membentuk tim pengawasan internal yang bertugas didinas masing-masing, dimana tugasnya ialah mengawasi tugas pemegang kas yang berfungsi sebagai bagian Akuntansi dinas.
DAFTAR PUSTAKA
Munawir. 2000, Pokok-Pokok Akuntansi. Edisi Pertama, PT Bima Rena Pariwara, Yogyakarta.
Soemarso, S.R, 2002, Akuntansi suatu Pengantar, Edisi Kelima, Salemba 4, Jakarta.
Mulyadi, 2000, Akuntansi Biaya, Edisi Ketiga, Fakultas Ekonomi UGM, Yogyakarta.
Ikatan Akuntansi Indonesia, 2001, Standar Profesional Akuntan Publik, Salemba 4, Jakarta.
Niswonger, Rollin, C., Philip E. Fees, Warren S., James, 1999, Prinsip-Prinsip Akuntansi, Terjemahan oleh Helda Gunawan, Edisi ke 19, jilid 1, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Stice, Stice, Albrecht, Skousen, 2001, Akuntansi Keuangan, Buku Kesatu, Salemba 4, Jakarta.
STRUKTUR ORGANISASI BAPPEDA KOTA SIANTAR KEPALA BIDANG PENELITIAN BIDANG PERENC PEMBANG I BIDANG PERENC PEMBANG II BIDANG PERENC PEMBANG III KEL. JABATAN FUNGSIONAL BIDANG PERENC DAERAH BAWAHAN SEKRETARIS SUB BAGIAN PENY RENCANA KEGIATAN SUB BAGIAN UMUM SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN DOK & INFORMASI SUB BID. PENELITIAN SUB BID. PENG SISTEM PERENC SUB BID. PENGEND & EVALUASI SUB BID. PERTANIAN SUB BID. INDAG SUB BID. KOPERASI & DUNIA USHA SUB BID. PERHUB & PARSENIBUD SUB BID. SDA & SDL SUB BID. TRNSMIGRSI & KB SUB BID. KESEHATAN. & KESEJ SOSIAL SUB BID. AGAMA & DIKBUD SUB BID. PEMUKIM & PENGEMB WILAYAH SUB BID. TAMBEN SUB BID. KERJASAMA PEMBANGUNAN SUB BID. PENGEMB. KAWASAN SUB BID. STATISTIK & PELAPORAN
