PURCHASE ORDER Kepada Yth :
D. Metode Pencatatatan Persediaan
4.4 Tugas Dan Tanggung Jawab Store Keeper Di Store Room
Store Keeper pada umumnya bagian dari devisi general store departemen accounting yang mempunyai tugas, Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan persediaan barang/peralatan dari gudang serta mengumpulkan catatan transaksi yang terkait. Memverifikasi jumlah barang yang diterima sesuai dengan permintaan dan
kuitansi (invoices). Dan mengumpulkan laporan mengenai inventori gudang di setiap periode beserta arus keluar-masuknya barang.
Untuk diketahui, store keeper juga mempunyai tingkatan keahlian berdasarkan pengalaman dan wewenang kerjanya. Biasanya pekerjaan ini tidak membutuhkan kualifikasi pendidikan yang tinggi, tetapi lebih diutamakan skill, kesehatan fisik yang baik, dan pengalaman kerja (terutama di bidang pergudangan/inventori). Ketrampilan khusus yang diperlukan biasanya kemampuan database komputer tingkat dasar.
Petugas gudang store keeper harus bisa menguasai metode menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan, maka petugas gudang ini harus Mebersihkan ruangan gudang, Gudang tempat penyimpanan harus dibersihkan secara teratur. Hama tikus dalam populasi yang cukup besar dapat menyebabkan kerusakan dan penyakit.
Berikut ini metode dari menyelamatkan dari kehilangan dan pembusukan antara lain:
Membersihkan ruangan gudang yang tersdapat digudang utama maupun juga daily store.
Menjaga suhu, penempatan barang sesuai dengan daya tahan asal. Klasifikasi barang (sayuran jangan dengan daging)
54
Menyimpan barang dengan keadaan bersih (sayuran dan lain-lain)
Tidak menyimpan barang pada tempat yang berlainan (untuk satu jenis). Pada lembaran terdahulu bahwa biaya itu terjadi dari awal bahan dibeli sampai dijual kepada tamu melalui proses-proses lain, namun pada sentral operasinya adalah dapur harus melaksanakan beberapa ketentuan untuk menghindari beberapa ketentuan untuk menghindari hal-hal menyebabkan kenaikan biaya, antara lain:
Amprah atau rappel pembelian ke gudang atau pasar harus terbuka, inventory yang terlebih dahulu oleh controller.
Penerimaan barang-barang harus sesuai dengan amprah untuk menghindari over stock dan harus memperhatikan hal kualitas dan kuantitas bahan.
Menghindari pemborosan sebanyak mungkin serta menjaga mutu bahan dalam pembersihan.
Menyimpan bahan dengan: 1) System fifo
2) Sejenis
3) Tidak bertumpuk 4) Daya tahan suhu
Mempergunakan bahan sesuai ketentuan.
Memakai standrat receipes, standart portion size. Mengontrol gudang berdasarkan pesanan.
Tujuan utama diselenggarakannya store/gudang adalah untuk menjaga menyimpan barang-barang sebelum dipergunakan serta menjaga barang-barang itu dari kehilangan maupun kerusakan. Perencanaan penyimpanan untuk menjaga persediaan tidak kurang dan tidak berlebihan disebut dengan par stock.
Gudang sebaiknya disediakan secara terpisah untuk penyimpanan jenis makanan yang berbeda. Cold Storage merupakan gudang yang digunakan untuk produk yang tidak tahan lama atau produk segar. Telur, mentega, daging, akan lebih awet jika disimpan pada suhu antara -1oC sampai -7oC ( 30oF - 45oF).
Freezer Storage dipelihara pada suhu - 17 oC (0oF) atau lebih rendah. Freezer digunakan untuk menyimpan daging.
Produk akan lebih berkualitas jika digunakan secepatnya tanpa perlu disimpan dalam gudang pendingin terlalu lama.
56
Gambar Tabel 4.5 Temperatur Penyimpanan Produk
• Penempatan Dan Pengaturan Persediaan
Ruang di gudang harus dipelihara sedemikian rupa sehingga masing-masing item memiliki lokasi sendiri dan harus ditetapkan pada lokasi tertentu tidak berubah sepanjang waktu. Hal ini dimaksudkan untuk kelancaran operasional, karena petugas menjadi hafal dengan lokasi produk. Pengelolaan persediaan barang di gudang menggunakan prosedur First In First Out (FIFO).
• Tanggal Dan Harga Persediaan (Labeling)
Item Storage Temperature Humidity
Apel 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Alpukat 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Buah Segar - potong 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Sayuran 0 - 2 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Anggur 7 - 10oC Kelembaban relative 85 - 95%
Melon 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Pisang 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Kentang 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Groceries 16 - 18 oC Kelembaban relative 90 - 98%
Daging / Ikan - fresh 0 - 1 oC Kelembaban relative 90 - 95% Daging / Ikan - Frozen - 17 oC ke bawah Kelembaban relative 90 - 95%
Petugas bagian gudang harus membuat tabulasi harga pada Semua permintaan persediaan dan menyiapkan gudang jika barang datang. Dalam hal ini petugas perlu menggunakan tag atau label untuk setiap persediaan. Pencatuman tanggal sangat membantu petugas gudang dalam mengatur perputaram persediaan di gudang.
• Pencatatan Persediaan
Dalam pembelian (store purchase), pencatatan merupakan hal penting untuk pengawasan. Setiap kali persediaan diperlukan dari gudang, permintaan harus disampaikan kepada petugas gudang. Jika ternyata stock kosong ( persediaan habis) , maka petugas gudang harus segera mengusulkan pengisian kembali agar pada posisi/jumlah par. Petugas gudang menggunakan dokumen Store Requisition untuk mengusulkan pengisian persediaan di gudang. Bagian Purchasing berdasar purchase requisition akan membuat Purchase Order untuk memesan barang ke Vendor. Purchase Order dikirimkan ke Vendor sedangkan salinannya untuk: Purchasing, Receiving, Store dan Akuntansi. Saat barang datang, petugas receiving harus mencatat jumlah dan deskripsi barang pada laporan penerimaan barang (receiving report). Petugas kemudian mengirimkan barang ke gudang dan invoice dikirim ke bagian akuntansi.
• Keamanan
58
secara serius bagi semua operasi perhotelan, karena barang tersebut sifatnya mudah dikonsumsi. Untuk keamanan, tidak diperbolehkan hanya seorang karyawan yang menangani gudang secara keseluruhan. Pencatatan atas persediaan barang masuk - keluar harus dilakukan secara baik dan rutin berdasarkan dokumen. Gudang harus dalam keadaan terkunci dan kunci gudang yang digunakan hanya satu. Setiap barang keluar dari gudang harus disertai dengan surat permintaan dan tanda tangan pejabat yang berwenang.
Barang dalam gudang harus selalu ditempatkan di lokasi/ tempat yang sama. Hal ini tidak mempermudah pengambilan barang, tapi dapat mengurangi pencurian dengan mencegah karyawan untuk menyembunyikan barang mahal di belakang item yang lebih murah dan kemudan dihapuskan. Serah terima kunci gudang dilakukan secara terutlis. Dalam operasional hotel, seringkali kunci gudang dititipkan ke Front Office Cashier.