BAB I ADMINISTRASI
1.7 Unsur-unsur Administrasi
Apabila administrasi sebagai suatu konsep diteliti, maka selain bermacam-macam perkerjaan pokok yang dilakukan masing-masing orang bagi tercapainya tujuan, terlihat pula adanya unsur umum, yaitu unsur yang terdapat dalam kerjasama apapun tujuan dan corak kerjasama itu (The Liang Gie, 1993:13). Unsur
umum yang terdapat di dalam rangkaian kegiatan penataan yang dinamakan administrasi, yaitu:
1) Organisasi 2) Manajemen 3) Komunikasi 4) Informasi 5) Personalia 6) Finansia 7) Materia 8) Relasi public
Masing-masing subkonsep tersebut bersifat statis, sedang dalam kenyataan di tempat kerja yang di dalamnya berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan Nampak adanya unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis sebanyak delapan macam pula. Delapan macam unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis tersebut ialah :
1) Tatakeragaan 2) Tatapimpinan 3) Tatahubungan 4) Tataketerangan 5) Tatakepegawaian 6) Tatakeuangan 7) Tataperbekalan 8) Tatahumas
Masing-masing unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis tersebut dapat diberikan pengertian sebagai berikut:
1) Organisasi/ Tatakeragaan
Unsur pertama dari administrasi adalah organisasi sebagai suatu subkonsep atau ketatakeragaan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyususnan suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan kerjasama dengan jalan mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, membagi tugas diantara para pejabat yang harus melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggungjawab masing-masing, serta menyusun jalinan
hubungan kerja diantara para pejabatnya. Dengan dilakukan rangkaian kegiatan penataan yang berupa tatakeragaan akan tercipta suatu kerangka kerjasama yang lazim disebut organisasi (The Liang Gie, 1993:14).
Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisasi adalah penyusunan rangka itu dengan membagi-bagi dengan dan menghubungkan-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorgaganisir atau membentuk, organisasi ini ialah penentu tujuan yang hendak dicapai (ujiansma.com).
2) Manajemen/Tata pimpinan
Unsur kedua dari administrasi adalah manajemen sebagai suatu subkonsep atau tatapimpinan sebgai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakan orang-orang dan pengerahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai.
The Liang Gie (1993:15) menyatakan bahwa manajemen terdiri atas enam fungsi yaitu perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan, yang memiliki arti sebagai berikut:
a. Perencanaan adalah kegiatan menentukan hal-hal yang harus dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan serta cara-cara mengerjakannya.
b. Pembuatan keputusan adalah kegiatan melakukan pemilihan diantara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan masalah, perselisihan, dan keraguan yang timbul dalam kerjasama mencapai tujuan.
c. Pengarahan adalah kegiatan membimbing bawahan dengan jalan memberi perintah, memberikan petunjuk, mendorong semangat kerja, menegakkan disiplin, memberikan teguran, dan usaha lain semacam itu agar dalam melakukan pekerjaan mengikuti arah yang telah ditetapkan.
d. Pengkoordinasian adalah kegiatan menghubung-hubungkan orang-orang dan tugas-tugas sehingga terjamin adanya kesatuan atau keselarasan keputusan, kebijaksaan, tindakan, langkah, sikap serta timbulnya pertentangan, kekacauan, kekembaran, dan kekosongan tindakan.
e. Pengontrolan adalah kegiatan mengusahakan agar pelaksanaan pekerjaan serta hasil kerja sesuai dengan rencana, perintah, petunjuk serta hasil kerja
sesuai dengan rencana, perintah, petunjuk atau ketentuan,-ketentuan lain yang telah ditetapkan.
f. Penyempurnaan adalah kegiatan memperbaiki segenap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien.
3) Komunikasi/Tatahubungan
Sudah disebutkan pada uraian terdahulu bahwa administrasi sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, pengertian komunikasi ituu cukup luas dan umum.
Komunikasi dapat diterapkan hampir pada semua aktivitas kehidupan manusia (ujiansma.com).
Unsur ketiga dari administrasi adalah komunikasi sebagai suatu subkonsep atau tatahubungan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyampaian warta dari seseorang kepada pihak lain dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Tatahubungan merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang saling mnegetahui pikiran, kehendak, dan perasaan masing-masing.
Tanpa tatahubungan, tidak mungkin suatu kerjasama dapat berlangsung (The Liang Gie, 1993:16-17).
4) Informasi/Tataketerangan
Unsur keempat dari administrasi adalah informasi sebagai suatu subkonsep atau tataketerangan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pneghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan informasi (The Liang Gie, 1993:17).
5) Personalia/Tatakepegawaian
Kepegawaian sebagai unsur yang kelima dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama (ujiansma.com).
Unsur kelima ini adalah personalia sebagai suatu subkonsep atau tatakepegawaian sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan,
kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu (The Liang Gie, 1993:18-19).
6) Finansia/Tatakeuangan
Keuangan sebagai unsur keenam dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan mengelolah segi-segi pembiayaan (financing) sampai pertanggung jawaban keuangan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan. Dari sini timbulah administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnnya dalam bidang keuangan (ujiansma.com).
7) Materia/Tataperbekalan
Perbekalan sebagai unsur keenam dari administrasi yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengadakan, mengatur pemakaian, menyimpan, mengembalikan, merawat, menyingkirkan dan menghapuskan barang-barang keperluan kerja dalam usaha kerjasama yang bersangkutan (ujiansma.com).
8) Relasi publik/Tatahumas
Unsur kedelapan dari administrasi adalah relasi publik sebagai suatu subkonsep atau tatahumas sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa usaha pengenaan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Fungsi ini yang menjadi tanggungjawab seseorang pejabat dalam kerjasama berarti bahwa ia harus mewakili kerjasama itu dalam hubungan dengan lingkungan sekelilingnya (The Liang Gie, 1993:19).
Masing-masing konsep bersifat statis, sedangkan dalam kenyataan ditempat kerja yang didalamnya sedang berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan tampak adanya unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis semua unsur seringkali langsung secara bersamaan. Juga urut-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerjasama, peranan yang dititik beratkan dari sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerjasama tertentu. Jadi hubungan setiap delapan unsur ini saling berhubungan secara erat. Apabila rangkaian ini berputar artinya rangkaian kegiatan penataan itu sedang berlangsung, maka kedelapan unsur itu merupakan kesatuan
yang tidak mungkin dipisah-pisahkan dan sukar dibeda-bedakan dengan tegas (ucha07.blogdetik.com).