bawahannya i tu benar dan dapat dipercaya serta untuk mendo.ro ng adanya efisiensi usaiia ir.aupun agar secara teryis menerus da
3. Meningkatkan efisiensj perusahaan clalam raenjalan kan operasinya, sehiagga dapat mengurangi pembo-
2.3. Unsur-Unsur Dasar
Seperti telah dikatakan bahwa pengendalian intern merupakan bagian dalarn dar.i suatu sistem. Untuk. dapat dik ata kan bahwa sistem suatu perusahaan mempunyai pengendalian i n tern yang balk-/ nemadai, haruslah ke empat unsur pengendalaan intern dibawah ini irenjadi bagian dari sistem tersebut :
a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tangg- ung jawab-tanggung jawab fungsiional secara tepat b . Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan ya
ng berguna untuk melakukan pengav/asan akuatansi yang cukup terhadap harta mi^ik, hutang-hutang ,
oendapatan-pendapatan, dan bia ya- bia ya.
c . Prakt ek-p.rak't ek yang sehat harus dijalankan di dalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-fungsi se
tiap bagian dalam organisasi.
d* Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai de *
7
ngan tanggung jawaonya.
^Zaki Baridwan, Gp-cit, hal 7
Keercpat unsur dlatas merupakan ciri-s'iri pokok da- ri suatu sistem pengendalian intern. Di samping unsur-unsur dasar tersebut ada cara-cara pengendalian lain yang t'ungsinya merupakan tambahan dari unsur-unsur dasar diatas. Pengendaii- an-pengendalian tambahan itu dapat dilakukan dengan mengguna- kan laporan-laporan, budget atau standar dan staff internal auditing.
Berikut ini akan dijelaskan lebih luas raasing-masi- ng unsur dasar dalam sistem pengendalian intern :
Agar suatu fungsi dapat berfungsi sebagaiinana mestinya, maka tiap-tiap bagian; [dalam perusahaan harus tahu apa yang harus mereka lakukan dan apa yang harus dilakukan o- leh bagian lain, Sehubungan dengan hal inilah, suatu struktur organisasi untuk suatu perusahaan harus disusun sedemikian ru pa, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengendalikan atau me- mantau . semua kegiatan yang ada dalam perusahaan. Struktur or
ganisasi yang disusun ini harus menunjukkan pembagian tugas yang jelas. Walaupun demikian, pada waktu diadakan pembagian tugas harus diusahakan agar tugas-tugas ini tetap saling be r hubungan untuk dapat menjamin kerja sama yang baik diantara masing-rnasing bagian sehingga pelaksanaan tugas dapat berja - lan lancar.
Di samping pembagian tugas yang jelas, tanggung ja- wab dalam setiap bagian harus ditetapkan secara jelas pula un tuk mencegah dihindarinya tanggung jawab. Karena itu setiap pemberian tugas harus disertai pelirnpahan wewenang dan tangg-
E f T s r n r -
ung jawabnya dari si pemberi tugas,sehingga si penerima tugas bertanggung jawab terhadap tugasnya. Jadi struktur organisasi yang disusun harus dapat' menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap atau perangkapan fungsi masing-masing bagian,
Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu peng endalian yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memi sahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan* Pemisahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat menoegah timbul- nya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan, seperti misalnya antara tugas yang berhubungan dengan penyimpanan persediaan tidak boleh dirangkap dengan tugas pencatatannya. Perangkapan ini dapat menyembunyikan adanya pencurian persediaan persedi aan tersebut dengan menyalahgunakan catatan-catatannya,meski- pun bukan ia yang me-lakukan pencurian berhubung ia tidak mau menunjukkan kegagalannya dalam melindungi harta railik perusa haan tersebut. Dengan adanya pemisahan fungsi ini dapat diha rapkan adanya saling check antara satu bagian dengan bagian lain,sehingga dapat mempertinggi kemungkinan diketemukannya kesalahan-kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan de- ngan segera.
Walaupun struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan yang lain disebab kan antara lain oleh adanya perbedaan dalam jenis maupun luas perusahaan, tetapi pada umumnya suatu dasar yang berguna da lam meny^sun ^tru^ur^org^is^i^eru^lmaS^dalah^ertimbang an, bahwa struktur organisasi itu harus fleksibel dalam arti
men:ungkinkan adanya penyesuaian-penyesuai&n tanpa harus menga dakan psrubahan total.
b e Sistem v/ewenang dan prosedur pembukuan dalam s u atu perusahaan merupakan alat bagi mamajemen untuk mengadakan pengawassn terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang ter- jadi dan juga mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat, Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening -rekening buku b e s a r . Susunan rekening-rekening dalam buku be sar biasanya disebut chart of accounts (bagan perkiraan) . Menurut AICPA ( American Institute of Certified Public Accoun
tants ), Esusunan rekening yang baik harus dapat memenuh-i hal- hal sebagai berikut :
(1) Menbantu mempermudah penyusunan lapcran-laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya dengan e- k o n o m i s .
(2) Meliputi rekening-rekening yang diperlukan un - tuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta- harta m i l i k , hutang-hutang, pendapatari -pendapat an, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dipe rinci sehingga memuaskan dan berguba bagi mana- jemen di dalam inelakukan pengawasan operasi pe rusahaan .
(3) Menguraikan dengan teliti dsn singkat. apa yang harus dirr.uat di dalam setiap rekening.
(4) Memberikan batas sejelas-jelasnya sntara poo - pos aktiva, modal, persediaan-persediaan dan bi ay a - b i a y a .
(5) Membuat rekening-rekening kontrol apabila diper i u k a n *
Susunan rekening-rekening dalam buku besar ini bia- sanya diberi nomer kode dengan cara tertentu dajn dibuatkan bu ku pedcman mengenai penggunaan debit dan kredit rousing-masing r e k e n i n g .
Pengawasan terhadap operas! dan transaksi-transaksi dapat dilakukan rnelalui prosedur~prcsedur yang ditetapkan lew bih dahulu. Prosedur-prosedur ini akan disusun untuk seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan. Dalam setiap prosedur a- kan digunakan dokumen-dokumen atau formuli.r-forroulir yang rne- rupakan bukti terjadinya transaksi dan juga sebagai dasar u n tuk pencatatan transaksi-transaksi ter se b u t .
Agar prosedur-prosedur yang sudah ditetapkan untuk seluruh kegiatan yang ada dalaru perusahaan dajjat djroengerti oleh karyawan perusahaan, iraka biasanya dibuat pedoman prose dur secara tertulis yang menunjukkan arus dokumen / .formulir dalam masing-masing prosedur, siapa-siapa yang hendak membuat dan memberi persetujuan atas dokumen / formulir tersebut, pe- kerjaan yang harus dilakukan masing-masing prosedur serta re- kening-rekening yang akan dipakai untuk pencatatan atas tran- saksi-transaksi yang terjadi.
c. Yang dimaksud dengan praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegaivai dalan perusahaan melaksanakan tugasnya
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. J a d i , prosedur yang dibuat harus memuat langkah-langkah pekerjaan yang di -
butuhkan dari suatu transsksi secara jelas, agar dapat dilak-
sanakan oleh setiap pegawai dengan t e p a t .. Dan praktek-praktek yar.g sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada. Untuk tear^iptapya praktek-p.raktek yang seliat. dalam perusahaan , maka di dalam perusahaan perlu diadakan pemisahan tugas dan tanggung jawab, sehingga tidak seorangpun dapat melaksanakan suatu trahsaksi secara lengkap dari awal sampax a k h i r . Deng- an cara ini dapat dinilai kecermatan pekerjaan setiap bagian, dan kesalahan / kecurangan yang terjadi dapat segera diketemu k a n .
d, Agar suatu sistem dapat berjalan sebagaimana rnes tinya adalah tidak hanya tergantung pada penyusunan sjruktur
organxsasi yang efektif dan prosedur serta praktek-praktek ya ng sehat saja, tetapi juga pada para pel aksananya, sehingga bisa diharapkan pengendalian intern juga a kan berhasil dengan balk atau dengan kata lain tingkat kecakapar- pegawai mempenga ruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern.
Dclam hal ini tingkat kecakapan dari para pelaksana yang neliput.i koxrbinasi dari. keahliari, pengetahuan, keteliti-
a.n dan adanya wewenang 'yang cukup a kan meMpe ngaruhi bprhasil
tidaknys suatu sistem; Jadi para pelaksana dari prosedur yang telah ditetapkan ini haruslah raempunyai kecakapan yang dibu - tuhkan daJaw menjalankan tugas.
Untuk mendapatkar. pegawai sebagai pelaksana yang tingkat kecakapannya cukup, langkah-langkah harus dimulai se- jak penerimaan pegawai baru, dimana jika ada penerimaan pega-
H I ft I E
wai baru hendaknya dilakukan seieksi dan test-test agar dapat
ditentukan apakah calon pegawai yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diingi nkan oleh perusahaan. Dan apabila pegawai sudah diterima bekerja dalam perusattasn, maka hendaknya perlu diadakan latihan-iatihan agar dapat meningkatkan kecakapan pe gawai tersebut. Hal ini perlu dilakukan agar pegav/ai dapat se lalu mengikuti perkembangan perusahaan.
Hal yang juga perlu dipertimbangkan dalam usaha men dapatkan pegav/ai adalah bahwa pegawai yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan tidsk harjya terbatas pada karyawan yang ting- kat pendidikannya paling tinggi, tetapi wiungkin dengan pendi- dikan menengah sudah cukup, Sehingga akan dapat diperoleh pe gawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.
Selain itu faktor yang tidak kalah pentingnya ada - lah kejujuran dari tenaga pelaksana, sebab tanpa kejujuran a- tau itikad baik petugas pelaksana,maka ketrampilan dan keahli an yang dimiliki petugas tersebut tidak akan berguna , bahkan mungkin merugikan.
Cara-cara yang dapat membantu raengurangi / mencegah te rj adinya pe ny e l e w e n g a n / ke t i d a k j u j ur an pegawai S'ebagai pa-
i
ra pelaksana ini adalah dengan raengharuskan giliran bertugas, larangan menjslankan tugas-tugas yang bertentangan oleh mere- ka yang mempunyai hubungan kekeluargaan, keharusan mengambil cuti / liburan tahunan dan lain sebagainya.
Dan sstu hal lagi yang perlu diingat bahwa para pe laksana. tersebut. adalah manusia yang mempunyai kelemahan -
kelemahan atau keterbatasan, sehingga dengan adanya unsur - unsur yang telah disebutkan tadi tidak berarti suatu sistem akan dapat meniadakan semua hal yang merugikan perusahaan.