BAB II. LANDASAN TEORI
B. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Pengendalian secara umum ini meliputi:
1. Organisasi
Dalam manual system, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi-fungsi pokok: operasi, penyimpanan, dan akuntansi. Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi yang berwewenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi-fungsi otorisasi, operasi, dan akuntansi, seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan fungsi ini memerlukan pengendalian khusus. Dalam pengendalian persediaan misalnya, manual system memisahkan fungsi akuntansi dengan persediaan dari fungsi otorisasi pembelian, dan fungsi penyimpanan barang. Otorisasi fungsi pembelian di pegangang oleh kepala fungsi pembelian, dan penyimpanan persediaan yang dibeli dilakukan oleh fungsi kepala gudang, sedangkan pencatatan penyimpanan persediaan transaksi pembelian dilakukan oleh kepala fungsi akuntansi.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan pengelohan data elektronik, yang fungsi otorisasi dan akuntansi yang dimasukan dalam program komputer, perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut ini:
1). Fungsi Perencanaan Sistem dan Penyusunan Program 2). Fungsi Operasi dan Fasilitas Pengolahan Data
3). Fungsi Penyimpanan Program dan Keputusan
Pemisahan ketiga fungsi tersebut harus dilakukan dalam lingkungan pengolahan data elektronik karena:
1). Pemisahan ini akan menciptakan pengecekan silang (cross-check) terhadap ketelitian dan kepantasan perubahan yang dimasukan dalam sistem.
2). Pemisahan ini dapat mencegah karyawan operator komputer melakukan perubahan terhadap program tanpa ijin dan tanpa pengujian sebelumnya.
3). Pemisahan ini dapat mencegah akses terhadap komputer oleh bukan karyawan operator komputer dan oleh orang lain yang tahu mengenai sistem.
4). Pemisahan ini akan mendorong efisiensi karena setiap fungsi tersebut memerlukan kemampuan, latihan, dan keahlian yang berbeda dalam melaksanakan kegiatannya.
2. Pengendalian Terhadap Sistem dan Program
Pengendalian umum yang bersangkutan dengan fungsi-fungsi pengembangan sistem dan program sebagai berikut:
1). Prosedur Penelahan dan Pengesahan Sistem Baru 2). Prosedur Pengujian Program
3). Prosedur Pengubahan Program 4). Dokumentasi
3. Pengendalian Terhadap Fasilitas Pengolahan Data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama berikut ini: 1). Operasi Konversi Data
2). Operasi Komputer 3). Perpustakaan
4). Fungsi Pengendalian
Pengendalian terhadap pengolahan data dibagi menjadi dua yaitu pengendalian intern dan pengendalian ekstern.
Pengendalian intern:
1). Mengawasi tahap pengolahan data sejak data diterima dari pemakai sampai dengan saat dikirimkannya informasi tersebut kepada pemakai
tersebut.
2). Bertindak sebagai penghubung antara departemen pengolahan data elektronik dengan para pemakai.
3). Mencatat input control totals dalam control log untuk dicocokan total yang dihitung oleh komputer.
4). Mengawasi kesalahan yang ditolak komputer, untuk menjamin data yang dimasukan benar.
5). Menjamin laporan yang merupakan keluaran departemen pengolahan data, dapat disajikan pada waktunya dan didistribusikan kepada manajer yang menerimannya.
Pengendalian ekstern meliputi: (1). Pengendalian Preventif
a. Otorisasi Data Sumber b. Konversi Data
c. Penyiapan Data Sumber d. Turn Around Document
e. Formulir Bernomor Urut Tercetak f. Validitas Masukan
g. Pemutakhiran Arsip Dengan Komputer h. Pengendalian Terhadap Pengolahan Data. (2). Pengendalian Detektif
Merupakan pengendalian out check yang terdiri dari prosedur dan teknik pengendalian berikut ini:
a. Rekonsiliasi data keluaran
b. Review terhadap data keluaran mengenai kewajiban dan formatnya.
c. Pengendalian terhadap masukan yang ditolak oleh komputer dalam pengolahan data, dan pendistribusian data yang ditolak tersebut kepada karyawan yang bersangkutan.
d. Pendistribusian laporan yang dikeluarkan oleh komputer kepada departemen pemakai pada waktu yang tepat.
b. Unsur-unsur Pokok Pada Pengendalian Intern
1.Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan skema yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggungjawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a.Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b.Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam melaksanakan transaksi diperlukan suatu perlindungan, misalnya: Sistem pembelian, maka wewenang diatur sebagai berikut:
a. Kepala Fungsi Gudang: Mangajukan surat pengajuan pembelian kepada fungsi gudang.
b. Kepala Fungsi Pembelian: memberikan surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian.
c. Kepala Fungsi Penerimaan: Memberikan otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan.
d. Kepala Fungsi Akuntansi: Berwewenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.
3.Praktik Yang Sehat
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:
a. Pengunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak
Pengunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwewenang.
b. Pemeriksaan Mendadak (surprised audit).
Pemerikasaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak
c. Pemisahan Tugas
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tanggan dari orang lain atau unit organisasi lain.
d. Perputaran Jabatan ( job rotation ).
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga indenpensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan Pengambilan Cuti Bagi Karyawan Yang Berhak.
Karyawan kunci bagi perusahaan diwajibkan mengambil cuti, cuti yang menjadi haknya. Selama mengambil cuti digantikan oleh karyawan lain. f. Cross Checking
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan
keandalan catatan akuntansinya. g. Unit Checking
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur pengawasan intern atau staf pemeriksa intern.
h. Team Khusus
Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan intern ini tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada manajemen puncak. 4.Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggungjawabnya.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya, untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara berikut ini dapat ditempuh untuk menyeleksi karyawan yang dapat dipercaya:
a.Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.
b.Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.
Dari definisi pengendalian intern tersebut, terdapat beberapa konsep dasar berikut ini :
1.Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian bukan merupakan suatu tujuan, tetapi merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan bagian tambahan, dari infrastruktur entitas. 2.Pengendalian intern dijalankan orang. Pengendalian intern bukan hanya
terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang disetiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain.
3.Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
c. Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan aplikasi mempuyai tujuan sebagai berikut ini:
1). Menjamin bahwa semua transaksi yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap.
Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai dengan keadaan.
Tujuan pengendalian intern adalah memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan :
1. Keandalan Informasi
2. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Peraturan Yang Berlaku. 3. Efektivitas dan Efisiensi Operasi
d. Keterbatasan Pengendalian Intern Suatu Entity
Pengendalian intern memiliki kesalahan bawaan, oleh sebab itu pengendalian intern hanya memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan entitas. Berikut adalah keterbatasan bawahan pengendalian intern:
a). Kesalahan Dalam Pertimbangan
Kesalahan dalam pertimbangan merupakan kesalahan dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadai informasi, keterbatasan waktu atau tekanan lain.
b). Gangguan
Ganguan merupakan suatu tindakan keliru dilakukan oleh personal dalam memahami perintah atau membuat kesalahan dalam kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan.
c). Kolusi
Kolusi merupakan tindakan bersama para individu untuk tujuan kejahatan. Kolusi (collusin) dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas.
d). Pengabaian Oleh Manajemen
Pengabaian oleh manajemen merupakan tindakan pengabaian kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan tidak syah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu.
e). Biaya Lawan Manfaat
Biaya lawan manfaat merupakan selisih antara manfaat pengendalian intern memiliki keuntungan lebih terhadap biaya yang dikeluarkan, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengendalian intern suatu entitas yaitu setiap orang yang bekerja dalam intern suatu entitas, yaitu setiap orang yang bekerja dalam organisasi tersebut dan menjadi bagian dari pengendalian intern. Disamping itu terdapat beberapa pihak di luar organisasi seperti: Auditor independen dan badan pengatur (regulatory body) dapat membantu organisasi dengan cara yang memberikan informasi yang bermanfaat bagi manajemen untuk pemberlakuan pengendalian intern.