BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO yang dikutip dari Warren, Reeve, dan Fess (2005:229) terdiri dari:
1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian resiko
3. Prosedur pengendalian 4. Pemantauan dan monitoring 5. Informasi dan komunikasi
Unsur-unsur pengendalian intern diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan.
2. Penilaian resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberi jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis dapat dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan.
4. Pemantauan dan monitoring
Pemantauan terhadap pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektifitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi.
5. Informasi dan komunikasi
Ini merupakan unsur penting dalam pengendalian intern. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
Unsur pokok sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:164) adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Unsur pokok sistem pengendalian tersebut disajikan pada Gambar 1 berikut ini
:
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Praktik yang sehat
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Gambar 2.1 :Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Sumber :Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta, hal 165
Unsur-unsur tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajarannya sesuai fungsinya. Uraian tugas tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur (procedure manual) dalam bentuk peraturan-peraturan pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Agar prosedur dan peraturan-peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagan alir prosedur dan didukung oleh formulir-formulir.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Setiap transaksi terjadi atas dasar otorisasi pejabat yang berwenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Beberapa cara yang umumnya digunakan adalah:
a. Pengunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi , tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation)
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Kualitas karyawan ditentukan oleh 3 aspek, yaitu pendidikan, pengalaman, dan akhlak. Pendidikan dan pengalaman berada pada satu sisi karena bersifat saling mengisi. Pendidikan yang rendah dapat diisi oleh pengalaman yang panjang. Sebaliknya, pengalaman yang pendek dapat diisi oleh pendidikan
yang sesuai dan panjang, meskipun dalam beberapa jenis pekerjaan, pengalaman mutlak diperlukan. Unsur akhlak sangat diperlukan untuk posisi-posisi jabatan yang berkaitan langsung dengan harta perusahaan.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai pada batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Namun demikian, karyawan yang jujur dan kompeten bukan merupakan satu-satunya unsur pengendalian intern. Mereka dapat bosan dan tidak puas dengan pekerjaan, atau memiliki masalah pribadi yang dapat mengganggu pelaksanaan fungsi mereka, atau mungkin tujuan mereka tidak lagi sesuai dengan tujuan perusahaan. Oleh karena itu manajemen harus memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi tidak mau dan/atau tidak mampu mencapai tujuan organisasi. Tipe pengendalian yang dapat diterapkan dikelompokkan menjadi :
a. Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel. b. Pengendalian tambahan:
Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu yang tidak diharapkan.
Pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem manual berbeda karakteristik pengendalian intern akuntansi-nya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer. Perbedaannya dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Dalam sistem manual, pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjaan klerikal, sedangkan dalam sistem komputer, karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi.
2. Dalam sistem akuntansi manual dilakukan pemeriksanaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem komputer, komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual. 3. Sistem manual menitik beratkan pengendalian di tangan manusia, yang
dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian, sedangkan sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa unsur terpenting dalam pengendalian intern adalah karyawan. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, serta ahli dalam bidangnya, maka perusahaan dapat beroperasi dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur pengendalian intern yang mendukungnya. Namun perlu juga dingat bahwa karyawan juga memiliki keterbatasan yang bersifat manusiawi sehingga agar tercipta
pengendalian yang baik, maka perusahaan perlu memiliki metode yang baik dalam penerimaan karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka.