B. ANALISIS KEBUTUHAN PERUSAHAAN
1. Upaya Mencari Penyebab Potensial Permasalahan
Upaya untuk mencari penyebab-penyebab potensialnya dilakukan dengan penyusunan diagram sebab akibat (Gambar 4). Menurut Muhandri dan Kadarisman (2005), penyebab suatu masalah dapat dipetakan menjadi lima kategori, yaitu man (manusia), machine (mesin), material (bahan baku), method (metode), dan environment (lingkungan). Analisa ini diawali dengan tahap brainstorming.
Gambar 4. Diagram Sebab Akibat Permasalahan Organoleptically Blocked Product di PT. Unilever Indonesia, Tbk.
Material Mesin
Lingkungan
Alat uji organoleptik Timbangan Pemeriksaan
Metode uji organoleptik
Bumbu Spesifikasi organoleptik Sikap Kerja Ruangan Pemeriksaan Pencahayaan Keinginan belajar Kerajinan Motivasi Kesediaan Keahlian Lokasi Fasilitas Perangkat pendukung RH Suhu Lokasi Wadah saji Warna powder Warna larutan Rasa Benda asing Proses produksi Bahan baku Waktu Frekuensi Kesalahan/Penyimpangan Batasan Penerimaan Konsentrasi Pengalaman Pelatihan Uji organoleptik Organoleptically blocked product Manusia Manajemen waktu Prioritas Beban Kerja Pengetahuan Metode Dokumen Form Instruksi Keseragaman Persepsi Kerjasama Antar divisi Intensitas Penilaian Atribut kunci Jenis Kelamin Usia Kepekaan indera Warna Rasa Spesifikasi bumbu
a. Material
Organoleptically blocked product terjadi akibat adanya penyimpangan mutu organoleptik yang ditemukan pada produk bumbu pelezat serbaguna. Penyimpangan mutu adalah kondisi di mana produk tidak memenuhi persyaratan yang diberikan dalam spesifikasi produk. Spesifikasi produk bumbu pelezat serbaguna yang ditetapkan oleh PT. Unilever Indonesia, Tbk. terdiri atas beberapa kategori termasuk spesifikasi organoleptik.
Parameter-parameter organoleptik bumbu pelezat serbaguna yang terdapat dalam spesifikasi organoleptiknya terdiri atas penampakan
powder, warna larutan, dan flavor (rasa dan aroma). Parameter-parameter ini harus dipenuhi oleh setiap produk. Produk yang tidak memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut dinilai tidak akan diterima oleh konsumen sehingga tidak boleh dilepas ke pasar dan ditahan di dalam pabrik. Organoleptically blocked product dapat terbentuk akibat penyimpangan mutu bahan baku atau ketika terjadi kesalahan selama proses produksi. Oleh karena itu, penahanan produk seperti demikian dapat dicegah jika dilakukan pengontrolan selama proses produksi.
b. Manusia
Analisis kategori Manusia difokuskan kepada operator produksi bumbu pelezat serbaguna. PT. Unilever Indonesia, Tbk. dalam program TPMnya, memberi wewenang kepada para operator untuk memelihara produksi yang berkesinambungan pada keseluruhan lini dengan efisien. Operator tidak hanya bertanggung jawab dalam mencapai sasaran produksi tetapi juga dalam memelihara mutu produk yang dihasilkannya, termasuk mutu organoleptik bumbu pelezat serbaguna.
Pada awal tahun 2006, para operator diberi tugas untuk memeriksa mutu oganoleptik bumbu pelezat serbaguna selama proses produksi. Namun, tugas itu tidak dapat dilaksanakan dengan baik oleh para operator sehingga kegiatan itu pun terpaksa dihentikan. Para operator menilai kegiatan tersebut sulit dilaksanakan karena kesulitan
operator dalam membagi waktu untuk memeriksa mutu organoleptik bumbu serta mengoperasikan mesin produksi. Tugas ini menjadi bertambah berat dengan ditingkatkannya kapasitas produksi bumbu pelezat serbaguna yang menuntut konsentrasi penuh para operator dalam proses produksi.
Kesulitan lainnya dirasakan operator dalam proses menilai mutu organoleptik produk. Para operator ditugaskan menjadi panelis tanpa pernah mengikuti seleksi maupun pelatihan untuk mengenal spesifikasi produk serta uji organoleptik. Beberapa operator yang telah lanjut usia memiliki kepekaan penginderaan yang lebih rendah daripada operator yang masih muda. Namun, operator-operator tersebut masih ditugaskan. Oleh karena itu, butuh penyeleksian ulang atas seluruh karyawan produksi termasuk operator dalam rangka mencari panelis yang tepat untuk kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik bumbu pelezat serbaguna. Panelis yang telah terkumpul kemudian perlu dilatih secara berkala hingga dapat ditugaskan untuk memeriksa mutu organoleptik produk.
c. Metode
Organoleptically blocked product ditentukan dari hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh Divisi Quality. Pemeriksaan ini hanya dilakukan ketika bumbu sudah berbentuk produk akhir yang sudah dikemas. Akibatnya, tindakan pencegahan tidak dapat dilakukan dan nilai kerugian yang diterima menjadi lebih besar.
Jika setiap produk diperiksa terlebih dahulu sebelum dikemas dan dikeluarkan dari ruang produksi, maka kemungkinan produk untuk ditahan karena penyimpangan mutu organoleptik menjadi lebih kecil. Dengan demikian, hal ini akan mengurangi kerugian yang mungkin dihasilkannya.
Kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik produk tidak dilaksanakan selama proses produksi, sehingga tindakan pencegahan terhadap produk-produk dengan penyimpangan mutu organoleptik tidak dapat diambil. Oleh karena itu, kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik
sebaiknya dilaksanakan juga selama proses produksi dalam bentuk uji organoleptik.
Uji organoleptik dalam kegiatan pemeriksaan mutu harus didukung dengan pemenuhan persyaratan pendukung lain termasuk lokasi, waktu, dan frekuensi pemeriksaan serta dengan tersedianya peralatan-peralatan uji yang tepat. Kegiatan pemeriksaan akan dapat berjalan dengan baik jika produk dapat dinilai dengan tepat tanpa keraguan. Oleh karena itu, batasan-batasan penerimaan produk harus diuraikan dengan jelas.
Batasan-batasan penerimaan produk sebaiknya disesuaikan dengan spesifikasi organoleptik produk dan dengan pendekatan penentuan atribut kunci. Setiap produk yang diperiksa harus dapat dinilai kesesuaiannya dengan spesifikasi atau standar dan cara penilaiannya tidak boleh membingungkan panelis. Cara penilaian atau persepsi dalam menentukan mutu produk serta hasilnya sebaiknya seragam antar divisi yang satu dengan lainnya, terutama antara Divisi Produksi, Quality dan Divisi Development. Dengan demikian, setiap keputusan yang diambil terhadap suatu produk dapat disetujui oleh divisi-divisi lain yang memiliki tanggung jawab yang sama atas mutu produk tersebut.
Kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik harus dapat didokumentasikan sehingga dapat terus terkontrol. Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan dapat berupa instruksi kerja maupun lembar pencatatan atau form hasil pemeriksaan. Persiapan dokumen yang baik akan mendukung keberhasilan kegiatan pemeriksaan tersebut.
Semua persyaratan di atas belum terpenuhi di dalam pabrik SCC&C, kecuali di dalam Laboratorium Quality milik Divisi Quality
yang terletak cukup jauh dari pabrik. Oleh karena itu, jika pemeriksaan mutu organoleptik hendak dilaksanakan selama proses produksi, manajemen pabrik SCC&C harus memberikan dukungan yang penuh dan mempersiapkan segala keperluannya sebelum kegiatannya diaplikasikan.
d. Lingkungan
Kategori lingkungan difokuskan pada kondisi di sekitar ruang produksi yang berperan dalam tidak terpantaunya mutu organoleptik produk bumbu pelezat serbaguna selama proses produksi. Kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik tidak boleh dilaksanakan di dalam ruang produksi jika menggunakan air. Uji organoleptik terhadap rasa dan warna larutan bumbu mengharuskan operator melarutkan sampel dengan air sebelum diuji. Oleh karena itu, penyiapan sampel harus dilaksanakan di ruang persiapan sampel yang berada di luar ruang produksi.
Ruangan persiapan sampel yang ada saat ini dinilai terlalu jauh dari ruang produksi. Akibatnya, para operator harus menggunakan waktunya untuk berjalan dari ruang produksi ke ruang persiapan sampel untuk uji organoleptik. Hal ini dinilai mengganggu kegiatan produksi. Jika pemeriksaan mutu organoleptik hendak dilaksanakan selama proses produksi, maka perlu dibuat ruangan baru di dalam area ruang produksi yang berfungsi sebagai tempat persiapan sampel dan pemeriksaan mutu produk. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan GMP yang ditetapkan oleh PT. Unilever Indonesia, Tbk. termasuk persyaratan suhu dan RH.
e. Mesin
Mesin dalam kategori ini lebih dikhususkan kepada perangkat pendukung pelaksanaan pemeriksaan mutu organoleptik. Beberapa perangkat pendukung yang dibutuhkan untuk uji organoleptik meliputi timbangan dan wadah saji. Perangakat-perangkat tersebut belum semuanya tersedia di dalam pabrik SCC&C. Oleh karena itu, perangkat ini perlu dilengkapi.
2. Hasil Studi Pustaka dan Kajian terhadap Persyaratan Penerapan Pemeriksaan Mutu Organoleptik
Muñoz (2002) menjelaskan bahwa persyaratan minimum yang harus dipenuhi untuk menerapkan kegiatan pemeriksaan mutu
organoleptik di dalam suatu perusahaan meliputi pemilihan metode uji organoleptik yang paling sesuai dengan perusahaan, pendefinisian atribut kunci serta batasannya, penetapan spesifikasi organoleptik produk, pelatihan panelis, protokol penyiapan dan penyajian sampel, implementasi, monitoring, serta penggunaan hasil uji organoleptik dalam proses pembuatan keputusan. Oleh karena itu perlu dilakukan kajian terhadap masing-masing persyaratan tersebut, yakni apakah sudah dipenuhi atau belum di dalam pabrik SCC&C.
a. Kajian terhadap Metode Uji Organoleptik yang Berlaku
Metode uji organoleptik yang digunakan di dalam pabrik SCC&C harus sama dengan yang digunakan oleh Divisi Quality. Metode uji organoleptik ini berupa uji beda dari kontrol yang dipadukan dengan uji skoring. Uji beda dari kontrol adalah uji pembedaan keseluruhan untuk melihat ada tidaknya atau besarnya perbedaan antara sampel uji dengan sampel kontrol (Meilgaard et al., 1999). Yang dimaksud dengan sampel kontrol dalam uji organoleptik yang dilaksanakan di pabrik SCC&C adalah sampel standar, yakni sampel produk yang semua persyaratan mutunya terpenuhi.
Uji skoring adalah uji yang dilakukan oleh panelis terhadap suatu produk dengan memberikan nilai atau skor sesuai dengan sensasi yang diterimanya, terutama intensitas atribut (Holmes, 1997). Masing-masing skor umumnya dipadukan dengan deskripsi produk sehingga mempermudah panelis dalam menentukan nilai, beda halnya dengan skor yang digunakan di pabrik SCC&C (Tabel 3).
Tabel 3. Skor Uji Organoleptik di Pabrik SCC&C
Skor Keterangan 8 Lebih bagus dari standar
7 Sesuai dengan standar
6 Sedikit lebih buruk dari standar tapi masih dapat diterima 5 Tidak dapat diterima
Skor seperti di atas digunakan untuk menilai mutu organoleptik bumbu pelezat serbaguna secara keseluruhan. Akan tetapi, skor tersebut akan sulit digunakan dalam penilaian karena tidak ada panduan yang deskriptif yang dapat digunakan oleh panelis ketika menilai mutu organoleptik produk. Selain itu, informasi yang dapat diberikan dari skor tersebut terbatas pada perbedaan antara sampel uji dengan sampel standar.
Jika diterapkan dalam kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik selama proses produksi, informasi seperti ini tidak cukup untuk menentukan langkah perbaikan yang harus diambil. Penerapan pemeriksaan mutu organoleptik selama proses produksi bertujuan untuk memantau mutu produk sebelum dikeluarkan dari ruang produksi. Selain itu, juga untuk mengetahui langkah perbaikan yang harus diambil jika terdapat penyimpangan mutu organoleptik pada produk.
Oleh karena itu, perlu dilakukan perbaikan secara menyeluruh terhadap metode uji organoleptik dan sistem penilaian yang selama ini digunakan. Hal ini dilakukan dengan mencari panduan atau petunjuk uji organoleptik yang berlaku secara nasional atau internasional yang tidak berbeda jauh dengan yang telah dilaksanakan di PT. Unilever Indonesia, Tbk. Pendekatan berikutnya dilakukan dengan mengacu pada SNI 01- 2346-1991 mengenai Petunjuk Pengujian Organoleptik Produk Perikanan.
Sama halnya dengan PT. Unilever Indonesia, Tbk. jenis uji organoleptik yang digunakan dalam SNI 01-2346-1991 berupa uji skoring. Uji skoring yang diuraikan dalam SNI 01-2346-1991 tidak dikombinasikan dengan uji beda dari kontrol. Oleh karena itu, uji beda dari kontrol diputuskan untuk tidak dilakukan lagi bersama-sama dengan uji skoring dalam kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik di PT. Unilever Indonesia, Tbk.
Perbaikan berikutnya dilakukan untuk skor. Skor yang ada sebaiknya dipadukan dengan deskripsi produk sesuai dengan sebaran gradasi mutunya. Selain itu, skor 4 dan 5 yang terlihat tumpang tindih,
sebaiknya dijadikan satu agar penilaian lebih efisien. Dengan demikian, metode uji organoleptik yang akan digunakan selanjutnya berupa uji skoring dengan skor yang dilengkapi dengan deskripsi produk.
b. Kajian terhadap Spesifikasi Organoleptik dan Atribut Kunci
PT. Unilever Indonesia, Tbk. telah memiliki spesifikasi organoleptik untuk produk bumbu pelezat serbaguna rasa ayam maupun rasa sapi. Akan tetapi, atribut-atribut kunci untuk masing-masing varian tersebut belum pernah ditentukan sebelumnya. Atribut kunci perlu ditentukan dalam kegiatan pemeriksaan mutu karena tidak semua atribut dapat diperiksa dengan seksama dalam kegiatan pemeriksaan mutu. Oleh karena itu, penentuan mutu produk harus diwakili oleh beberapa atribut yang mewakili keseluruhan mutu produk, yakni atribut kunci.
Hasil kajian ini menunjukkan bahwa PT. Unilever Indonesia, Tbk. perlu segera menentukan atribut-atribut kunci dari produk yang hendak dikontrol mutunya, yakni produk bumbu pelezat serbaguna rasa ayam dan rasa sapi. Penentuan atribut kunci sebaiknya melibatkan Divisi Produksi sebagai pihak yang memproduksi produk, Divisi Development
sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pengembangan produk dan Divisi Quality yang bertanggung jawab atas pencapaian mutu produk. Atribut-atribut kunci yang terpilih sebaiknya dilengkapi dengan informasi mengenai batasan-batasan penerimaannya.
c. Kajian terhadap Panelis dan Sistem Pelatihannya
Pabrik SCC&C belum memiliki kelompok panelis yang bertugas untuk memeriksa mutu produk-produknya. Oleh karena itu, pabrik SCC&C sebaiknya melakukan seleksi panelis terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik selama proses produksi. Panelis dapat diperoleh dari karyawan produksi atau dari luar. Keputusan ini harus ditentukan oleh manajemen pabrik SCC&C.
Selain itu, pabrik SCC&C menerapkan kebijakan untuk mempekerjakan karyawan baru yang bertugas memeriksa mutu produk
selama proses produksi. Karyawan tersebut disebut quality checker.
Quality checker tidak hanya bertugas untuk memeriksa mutu organoleptik bumbu pelezat serbaguna, tetapi juga mutu kemasan serta mutu produk-produk lainnya yang diproduksi pabrik SCC&C. Akan tetapi, quality checker diharapkan juga memiliki kemampuan sebagai panelis dalam uji organoleptik. Dengan demikian, quality checker dapat diikutsertakan dalam kelompok panelis dalam kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik selama proses produksi.
Dengan kata lain, seorang quality checker dapat bertindak sebagai panelis dalam uji organoleptik, tetapi seorang panelis tidak harus seorang
quality checker. Sebaliknya, seorang quality checker tidaklah harus menjadi panelis dalam uji organoleptik jika quality checker tersebut tidak memenuhi persyaratan sebagai panelis.
Seorang panelis harus memenuhi beberapa persyaratan untuk dapat melakukan pemeriksaan mutu organoleptik. Kelima panca inderanya harus berfungsi dengan baik. Seorang panelis harus memiliki penglihatan yang baik dan tidak buta warna agar dapat membedakan warna serta penampakan produk. Begitu pula dengan indera perasa dan penciumannya. Hal ini penting dalam uji-uji organoleptik yang berkaitan dengan rasa dan aroma.
Hasil kajian ini menunjukkan bahwa pabrik SCC&C perlu melakukan seleksi panelis sebelum melaksanakan kegiatan pemeriksaan mutu organoleptik selama proses produksi. Langkah selanjutnya adalah memberikan pelatihan kepada panelis-panelis tersebut dan mengatur pembagian jam kerja kepada masing-masing panelis.
d. Kajian terhadap Protokol Penyiapan dan Penyajian Sampel
Protokol penyiapan dan penyajian sampel dapat diketahui dari instruksi kerja pengujian organoleptik yang ada di PT. Unilever Indonesia, Tbk. Mutu penampakan powder sampel bumbu pelezat serbaguna disiapkan tanpa perlu dilarutkan. Akan tetapi, untuk memeriksa mutu rasa dan warna larutan, sampel perlu dilarutkan dengan
air panas (0,016% (b/v)). Sampel dapat dicicip pada suhu ±45oC. Protokol ini dinilai sudah baik dan tidak perlu diubah.
Akan tetapi, instruksi kerja yang ada sebaiknya dilengkapi dengan informasi mengenai tata cara pengambilan sampel, jenis atribut yang diperiksa, dan tata cara pengembalian sampel jika sampel masih dapat digunakan dalam proses produksi. Oleh karena itu, instruksi kerja yang ada perlu diperbaiki agar tata cara pemeriksaan mutu organoleptik dapat dipahami oleh panelis dengan baik.
e. Kajian terhadap Implementasi, Monitoring, dan Penggunaan Hasil Uji Organoleptik dalam Proses Pembuatan Keputusan
Uji organoleptik selama proses produksi bumbu pelezat serbaguna pernah dilaksanakan pada awal tahun 2006. Namun kegiatan itu terpaksa dihentikan karena persiapan yang kurang dan keterbatasan operator sebagai panelis dalam menilai. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, para operator tersebut belum pernah diseleksi dan mengikuti pelatihan uji organoleptik. Oleh karena itu, para operator merasa kesulitan dalam melaksanakan uji organoleptik dan menilai mutu organoleptik produk.
Para operator cenderung menilai bahwa semua produk yang diujinya memenuhi spesifikasi yang ada walaupun produk yang sama dinyatakan tidak memenuhi spesifikasi ketika diuji oleh Divisi Quality
dan Divisi Development. Oleh karena itu, setiap panelis yang akan ditugaskan untuk memeriksa mutu organoleptik bumbu pelezat serbaguna harus diseleksi dan dilatih dengan baik. Pelatihan ini sebaiknya diselenggarakan bersama-sama dengan Divisi Quality dan Divisi
Development. Dengan demikian, persepsi antara semua divisi terkait untuk mutu organoleptik produk bumbu pelezat serbaguna dapat disamakan serta divalidasi.
Hasil uji organoleptik yang digunakan oleh Divisi Quality
digunakan untuk menentukan boleh tidaknya produk dilepas ke pasar. Namun, hasil tersebut tidak memberikan informasi yang jelas ketika
ditemukan organoleptically blocked product. Akibatnya, Divisi Produksi tidak dapat melakukan tindakan perbaikan ataupun tindakan pencegahan. Jika uji organoleptik akan dilaksanakan selama proses produksi, maka hasil uji organoleptik harus dilengkapi dengan informasi yang jelas saat ditemukan produk dengan penyimpangan mutu organoleptik. Dengan demikian, tindakan perbaikan maupun tindakan pencegahan dapat diambil dengan tepat. Hasil uji organoleptik dapat diketahui dari format uji organoleptik yang digunakan. Oleh karena itu, format uji organoleptik perlu dirancang dengan baik sehingga dapat memberikan informasi yang jelas dan dapat digunakan sebagai dasar dalam pembuatan keputusan.