BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit PTPN II Bangkatan Binjai
4.1.6 Uraian Tugas (Job Description) Unit Administrasi Rumah Sakit
1. Kepala Administrasi Keuangan a. Tugas
1. Membuat laporan-laporan rutin tentang perkembangan operasional rumah sakit sesuai dengan yang diminta oleh Kepala Rumah Sakit
2. Membuat catatan dan laporan personal staf, kedisiplinan, kepatuhan terhadap peraturan dan tata tertib semua staf yang menjadi bawahannya, untuk kemudian dilaporkan pada Divisi Administrasi SDM/Umum (Personalia)
3. Mengatur dan mendelegasikan sistem pada koordinator-koordinator yang ada di bawahnya
4. Mampu memerintah, memiliki jiwa pemimpin, berani menegur dan mengarahkan bawahannya
5. Membuat program-program baru setiap periode dan diajukan dalam rapat manajemen
6. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja pada Kepala Rumah Sakit setiap periode yang telah ditentukan.
b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap pengambilan keputusan pada skala sedang yang berkaitan pada wilayah kerjanya masing-masing
2. Bertanggung jawab terhadap kinerja bawahannnya masing-masing serta bertanggung jawab terhadap total quality control pada hasil kinerja bawahannya
3. Bertanggung jawab membuat SOP dan peraturan-peraturan standar pada bawahannya, mensosialisasikannya dengan baik dengan persetujuan Kepala Rumah Sakit
4. Bertanggung jawab kepada Kepala Rumah Sakit. 2. Kepala Administrasi SDM/Umum
a. Tugas
1. Menjalankan manajemen SDM pada posisi dan komposisi tepat disesuaikan dengan beban kerja yang ada.
2. Pembuatan dan penyusunan tata tertib dan peraturan umum.
3. Sistem absensi dan pengawasan peraturan, pencatatan pelanggaran dan penerapan sangsi-sangsi yang menyangkut kepegawaian.
4. Menyusun data kepegawaian, melaporkannya pada Disnaker serta mengurus segala administrasi dan persyaratan agar terdaftar di Disnaker. 5. Mengenali dan mengerti ketentuan pemerintah tentang aturan-aturan
kepegawaian, standar upah dan kebijakan-kebijakan dalam kepegawaian dan tenaga kerja.
6. Memiliki power dalam penerapan dan pengawasan terhadap pelaksanaan tata tertib dan peraturan yang berlaku dalam rumah sakit.
7. Membina hubungan baik dengan pemerintah dalam hal ini Depnakertrans dan Asosiasi Kepegawaian.
8. Membuat planning kepegawaian, mencakup: - agenda pelatihan dan studi banding
- agenda-agenda kepegawaian (penetapan aturan libur hari besar keagamaan dan libur nasional, pembagian shift kerja, aturan tukar shift, cuti bersama dan lain sebagainya).
9. Memiliki kewenangan dalam memberikan sangsi, teguran, surat peringatan bahkan surat pemecatan, dengan acuan ketentuan yang berlaku dan dengan persetujuan Kepala Divisi Keuangan beserta Kepala Rumah Sakit.
10. Memberikan penilaian atau evaluasi terhadap seluruh karyawan di seluruh bagian dibantu oleh kepala unit masing-masing.
11. Membuat laporan rutin tentang hasil evaluasi kepegawaian untuk dilaporkan kepada atasan langsung.
12. Melakukan fungsi supervise harian secara menyeluruh untuk mengetahui kondisi di lapangan, sehingga kelancaran pelayanan rumah sakit tetap terjaga.
13. Mampu bertindak sebagai mediator dan penyelesaian masalah jika terjadi masalah internal baik individu karyawan maupun karyawan dengan manajemen, dalam lingkup dan kapasitas kepegawaian dan pekerjaan. b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap proses rekrutmen pegawai, mengusulkan promosi, demosi, mutasi karyawan dengan persetujuan Kepala Divisi Keuangan beserta Kepala Rumah Sakit
2. Bertanggung jawab terhadap keberadaan organisasi-organisasi kepegawaian yang ada di dalam perusahaan.
3. Bertanggung jawab terhadap kondisi kepegawaian setiap hari, mencakup: - Kontrol terhadap absensi dan disiplin karyawan harian
- Membuat data harian kepegawaian. 3. Krani-1
a. Tugas
1. Menyusun laporan keuangan beserta analisa yang sifatnya menyeluruh, akurat dan tepat waktu di rumah sakit
2. Menelaah hasil pelaksanaan dan mengendalikan sistem keuangan, sistem anggaran dan sistem akuntansi
3. Mengatur pembayaran/pengeluaran kas dan bank atas tagihan yang telah disetujui oleh Kepala Administrasi Keuangan
4. Menyusun rencana kerja tahunan dan anggaran tahunan urusan akuntansi dan keuangan sebagai usulan kepada Kepala Administrasi Keuangan 5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Administrasi
Keuangan
6. Menyelenggarakan dan mengatur pembayaran-pembayaran atas pembelian yang telah mendapatkan persetujuan dari Kepala Rumah Sakit.
b. Tanggung Jawab
Secara struktural bertanggung jawab langsung kepada Kepala Administrasi Keuangan dan bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi secara keseluruhan.
4. Seksi Kas (Kasir) a. Tugas
1. Membuat buku penerimaan kas dan buku pengeluaran kas
2. Membukukan penerimaan dan pengeluaran kas serta melengkapi segala bukti pendukungnya
3. Mempersiapkan dokumen administrasi yang dibutuhkan Asisten Administrasi dan Administrasi untuk keperluan DPU
4. Membuat cash flow
5. Membuat laporan penerimaan uang tunai yang berasal dari pasien pihak ketiga (pasien swasta) dan mengerjakan tagihan biaya rawatan pasien 6. Menyusun perhitungan dan mengoreksi pembayaran honor dokter dan
pajak honor dokter
7. Membuat jurnal tagihan resep obat untuk apotik luar langganan. b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang kas
2. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan dokumen penerimaan dan pengeluaran uang kas
3. Secara struktural bertanggung jawab terhadap Asisten Administrasi. 5.Seksi Pembukuan
a. Tugas
1. Membuat laporan neraca pembukuan 2. Membukukan jurnal ke dalam buku besar
3. Melakukan check terhadap kode rekening pembukuan 4. Melakuan check terhadap lembaran kontrol memorial 5. Melakukan check terhadap kartu buku besar
6. Menghimpun dan membuat jurnal koreksi
7. Membuat bahan rapat Rencana Kerja Operasional (RKO)
8. Membuat LM dan PB-71 serta highlight LM dan PB-71 setiap bulan 9. Membuat laporan EAP.
b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan kebenaran laporan pembukuan 2. Secara struktural bertanggung jawab terhadap Asisten Administrasi.
6. Seksi Aktiva dan E.A.P a. Tugas
1. Mencatat seluruh aktiva/inventaris rumah sakit
2. Membuat berita acara pemindahan aktiva/inventaris antar unit 3. Memberi nomor pada aktiva/inventaris rumah sakit
4. Membuat daftar penyusutan pada umur aktiva 5. Membuat jurnal penyusutan
6. Membuat laporan mingguan pada kondisi kendaraan dilaporkan ke Direksi dan bagian lain yang berkepentingan
7. Membuat dan merekap AU-74 – AU-75 dan AU-70 – AU-71 8. Membuat SPJ setiap perjalanan kendaraan sesuai kebutuhan 9. Mengerjakan EAP perjalanan kendaraan.
b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap tersedianya data dan laporan aktiva/inventaris untuk dipergunakan bila diperlukan
2. Secara struktural bertanggung jawab terhadap Asisten Administrasi. 7. Seksi Perbekalan
7.1Seksi Gudang Umum a. Tugas
1. Memonitor serta mengawasi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang barang umum/pangan bersama-sama dengan Seksi Pengadaan dan Seksi Pembukuan.
2. Melakukan counter check terhadap bukti penerimaan dan pengeluaran barang umum/pangan
3. Melakukan counter check terhadap inventarisasi persediaan barang di gudang umum/pangan bersama-sama Seksi Pembukuan
4. Membuat laporan kegiatan administrasi gudang umum/pangan secara periodik kepada Asisten Administrasi.
b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap kebenaran laporan administrasi gudang barang umum/pangan
7.2Seksi Gudang Obat a. Tugas
1. Memonitor serta mengawasi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang obat bersama-sama dengan Seksi Pengadaan
2. Melakukan counter check terhdap bukti penerimaan dan pengeluaran barang umum/pangan dan obat yang dibuat oleh Seksi Pengadaan sebelum dilakukan pembukuan
3. Melakukan counter check terhadap inventarisasi persediaan barang di gudang obat bersama dengan Seksi Pembukuan
4. Membuat laporan kegiatan administrasi gudang obat secara periodik kepada Asisten Administrasi.
b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab terhadap kebenaran laporan administrasi gudang barang obat
2. Secara struktural bertanggung jawab terhadap Asisten Administrasi. 8. Seksi Administrasi Ruangan
a. Tugas
1. Menerima administrasi pasien dari ruangan dan poliklinik umum pasien PPK dan diteruskan ke administrasi kantor
2. Mengerjakan administrasi keperawatan
3. Melengkapi administrasi pasien Jamkesmas dan Askes
4. mengerjakan adminstrasi siswi Akper/Akbid yang bekerjasama dengan Rumah Sakit PTPTN II Bangkatan Binjai
5. Mengarsipkan dan mengecek barang inventaris setiap ruangan. b. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan administrasi ruangan/poliklinik dan mengecek kelengkapan administrasi dan inventaris ruangan
2. Secara struktural bertanggung jawab terhadap Asisten Administrasi. 9. Seksi Sekretariat
a. Tugas
1. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
2. Mengedarkan surat-surat sesuai disposisi Kepala Rumah Sakit 3. Melayani tamu-tamu Kepala Rumah Sakit
4. Mengetik/menyelesaikan surat-surat sesuai perintah Kepala Rumah Sakit 5. Mengarsipkan surat-surat sekretariat dan surat-surat khusus/perjanjian
kerjasama kontrak
6. Membantu administrasi keperawatan
7. Menerima dan melengkapi rekening rawat inap pasien dari perusahaan langganan (PTPN IV, PTPN III, PLN, London Sumatera, Sucofindo, dll) 8. Melengkapi rekening Visite Kebun/Tourne Kebun.
b. Tanggung Jawab
Secara struktural bertanggung jawab terhadap Asisten Administrasi. 10. Seksi Personalia
a. Tugas
1. Penyelesaian pekerjaan kantor yang meliputi: Surat-menyurat dan pengarsipan yang berhubungan dengan kepegawaian
2. Pelaporan, pencatatan dan pengawasan pegawai yang mendapat layanan kesehatan di Rumah Sakit PTPN II Bangkatan Binjai sesuai dengan SOP 3. Menerima keluhan dan saran dari pegawai untuk disampaikan kepada
atasan
4. Membuat surat peringatan kepada pegawai yang melanggar ketentuan yang telah ditetapkan dengan arahan dari Kepala Administrasi SDM/Umum 5. Membuat daftar gaji, slip gaji, BPJS kesehatan dan BPJS ketenagakerjaan. 6. pencatatan dan pelaporan rekap pegawai setiap bulannya
b. Tanggung Jawab
Secara struktural bertanggung jawab terhadap Asisten Administrasi.
4.2 Analisis Deskriptif
Analisis deskriptif adalah cara merumuskan dan menafsirkan data yang ada sehingga memberikan gambaran yang jelas melalui pengumpulan, penyusunan, penganalisisan data, sehingga dapat diketahui gambaran umum dari objek yang diteliti. Data umum dalam penelitian ini adalah informasi dari responden dan pertanyaan-pertanyaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam menganalisis masalah penelitian yang dirumuskan.