Penilaian kinerja pegawai (performance appraisal) atau biasa juga disebut penilaian prestasi pegawai merupakan bagian yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia. Penilaian kinerja sering dipakai sebagai dasar bagi kompensasi, perbaikan kerja manajemen, umpan balik, dokumentasi, keputusan-keputusan pegawai (misalnya, promosi, transfer, pemecatan, pemberhentian), analisis kebutuhan latihan, pengembangan pegawai, penelitian dan evaluasi.
Oleh karena itu, penilaian kinerja perlu dilakukan secara obyektif agar dapat meningkatkan keunggulan kompetitif melalui peningkatan produktivitas dan pelayanan yang baik serta responsiv terhadap pasar (pelanggan). Informasi mengenai penilaian kinerja sangat berguna baik pegawai maupun organisasi. Bagi pegawai informasi dapat meningkatkan prestasi kerjanya dan dapat pula terjadi sebaliknya menurunkan semangat kerja jika informasi itu tidak benar. Sedangkan bagi organisasi seperti yang disebutkan pada bagian atas.
Meskipun penilaian kinerja pegawai memiliki peran penting, tetapi masih sedikit organisasi yang menentukan dengan jelas apa yang dinilai. Agar memudahkan mendesain sistem penilaian kerja, maka didefinisikan dengan jelas apa maksud dengan “kinerja”. Walaupun kinerja seseorang tergantung pada kombinasi kemampuan, usaha, dan kesempatan tetapi hal itu dapat diukur dari hasil kerja yang dicapai. Kinerja (performance) menurut Bernardin dan Russel (1993 : 379), adalah sebagai “laporan hasil yang diperoleh pada fungsi pekerjaan tertentu atau aktivitas yang dilakukan selama periode waktu tertentu”. Misalnya, seorang pelatih dalam suatu pelatihan. Untuk menilai kinerjanya perlu dilihat “organisasi presentasi” yang ditentukan oleh presentasi materi pilihan, yang sistematis dan cara atau metode yang digunakan. Sejauhmana kemampuan pelatih tersebut dalam mempresentasikan materi latihan tersebut dengan baik.
Contoh lain, seorang dosen diperguruan tinggi secara khusus dinilai atau dievaluasi melalui tiga fungsinya, yaitu : mengajar, meneliti, dan melakukan pengabdian pada masyarakat.
Untuk mengukur kinerja suatu pekerjaan secara keseluruhan adalah dengan menjumlah (atau rata-rata) kinerja pada fungsi-fungsi suatu pekerjaan atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Misalnya, ada beberapa fungsi yang harus dilakukan seorang pelatih dalam suatu pelatihan, seperti menggunakan contoh-contoh yang relevan, keterlibatan para peserta pelatihan, prosedur evaluasi yang dilakukan
dan sebagainya. Ada suatu hal yang perlu dipahami dalam penilaian kinerja pegawai yaitu penentuan kinerja itu menunjuk pada hasil yang diperoleh, dan tidak menunjuk pada sifat-sifat atau karakteristik personal pelaksana pekerjaan. Sayangnya, masih banyak orang yang bingung mengenai pengukuran kinerja dengan mengukur orangnya bukan penyelesaian pekerjaannya.
Hal tersebut dapat dilihat pada organisasi publik, dalam mengukur atau menilai pelaksanaan pekerjaan seorang pegawai negeri. Pengukuran kinerja ini didasarkan pada beberapa unsur yang pada umumnya tidak berfokus pada penyelesaian pekerjaan, akan tetapi berfokus pada loyalitas bawahan kepada atasan dan karakteristik personal lainnya.
Sebagai contoh, unsur yang dinilai dalam kinerja seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS), yaitu :
1. Kesetiaan
Kesetiaan adalah kesetiaan, ketaatan kepada UUD 45, negara dan pemerintahan.
2. Prestasi kerja
Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh seorang pegawai negeri sipil (PNS) dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.
3. Tanggung jawab
Tanggung jawab adalah kesanggupan seorang PNS menyelesaikan pekerjan yang dibebankan kepadanya dengan tepat waktu serta berani memikul resiko atas keputusan yang diambil atau tindakan yang dilakukannya.
4. Ketaatan
Ketaatan adalah kesanggupan seorang PNS untuk mentaati perundang-undangan dan peraturan kedinasan yang berlaku, mentaati perintah kedinasan yang diberikan oleh atasan yang berwenang, serta kesanggupan untuk tidak melanggar larangan yang ditentukan.
5. Kejujuran
Kejujuran adalah ketulusan hati seorang PNS dalam melaksanakan tugas dan kewenangan untuk tidak menyalahgunakan wewenang yang diberikan padanya.
6. Kerjasama
Kerjasama adalah kemampuan seorang PNS untuk bekerjasama dengan orang lain dalam menyelesaikan sesuatu tugas yang ditentukan, sehingga mencapai dayaguna dan hasil yang sebesar-besarnya.
7. Prakarsa
Prakarsa adalah kemampuan seorang PNS untuk mengambil keputusan, langkah-langkah atau melaksanakan sesuatu tindakan
yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah atasan.
8. Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah kemampuan seorang PNS untuk meyakinkan orang lainagar melaksanakan tugas pokok. Kepemimpinan hanya dinilai bagi PNS yang berpangkat pengatur muda golongan ruang II/a atas yang memangku suatu jabatan.
Berdasarkan unsur-unsur yang dinilai dalam mengukur kinerja PNS, maka dapat dikatakan bahwa seorang PNS loyalitas menjadi unsur utama dan pertama. Hal ini dapat dilihat bahwa seorang pegawai negeri itu baru dapat naik pangkat atau menduduki jenjang yang lebih tinggi kalau dia mendapat nilai-nilai “kesetiaan” amat baik (Skor, 91-100). Jadi, kesetiaan itu adalah segala-galanya dalam PNS.
Bagi PNS tampaknya produktivitas, prestasi kerja dan kreativitas belum menjadi tuntutan utama dalam melangkah ke jenjang kepangkatan yang lebih tinggi. PNS bisa saja naik pangkat atau menduduki jabatan yang lebih tinggi meskipun prestasi kerjanya kurang baik, kita belum pernah mendengar penundaan kenaikan pangkat PNS karena prestasi kerjanya yang rendah.
Agar PNS mempunyai keunggulan kompetitif, maka dasar penilaian untuk dapat naik pangkat atau melangkah ke jenjang yang lebih tinggi (jabatan yang lebih tinggi) seyogyanya berdasarkan kemampuan, kreativitas dan prestasi kerja PNS itu sendiri.
Hal lain yang perlu mendapat perhatian dalam penilaian kinerja PNS adalah sistem penilaian itu harus “fair”. Artinya, sistem penilaian harus jelas indikator-indikatornya, sehingga semua PNS dapat memahaminya. Skor-skor atau angka yang muncul dalam Daftar PenilaianPelaksana Pekerjaan (DP3) tidak jelas asal muasalnya tampak seperti dikira-kira. Kenyataan menunjukkan bahwa ada kecenderungan PNS yang mempunyai hubungan baik dengan pimpinan (pejabat penilai) memiliki nilai DP3 yang tinggi dibandingkan dengan yang lainnya. Pada sisi lain sering terjadi nilai DP3 tersebut dibuat sendiri oleh yang dinilai setelah semua terisi atasan penilai tinggal tanda tangan.
Di samping parameter penilaian harus jelas, penialain juga harus dilakukan oleh atasan langsung setiap hari dengan cara memonitor aktivitas pegawai melalui daftar isian kegiatan harian, misalnya seperti tabel di bawah ini dan dikumpul setiap jum’at (akhir minggu).
Tabel 8.1 Kegiatan Harian No Hari/ Tanggal Aktivitas/ Kegiatan Dasar Tempat Ket. Inisiatif Sendiri Perintah Atasan 1 Senin/
1 Okt 2012 Membuat draft
SK tentang ………..
- Ruang
Kantor
Selesai
2 Sda Rapat - Ruang
Rapat
Selesai
3 Selasa/
2 Okt 2012 Dinas Luar - Manado 3 (tiga hari)
4 dst
Jakarta, ………2012
Mengetahui Pegawai ybs,
Atasan langsung,
Atas dasar kegiatan harian tersebut, maka setiap akhir tahun