a. Program dan Kegiatan
1) Program Pelayanan Jasa Administrasi Perkantoran a) Penyediaan jasa surat menyurat
b) Penyediaan jasa administrasi keuangan c) Penyediaan jasa kebersihan kantor
d) Penyediaan jasa perbaikan peralatan kantor e) Penyediaan alat tulis kantor
f) Penyediaan barang cetak dan penggandaan g) Penyediaan alat listrik/penerangan bangunan
h) Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan i) Penyediaan makan dan minum rapat
j) Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi k) Pengelolaan dokumen SKPD
2) Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor a) Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor b) Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas c) Pemeliharaan rutin/berkala mebelair
3) Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur a) Bimbingan teknis, workshop, seminar, lokakarya b) Pengelolaan kompetensi kepegawaian
4) Program Peningkatan Pengembangan Sistem Perencanaan, Pelaporan, Capaian Kinerja, dan Keuangan
a) Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD
b) Penyusunan laporan keuangan dan realisasi anggaran c) Penyusunan perencanaan kerja SKPD
5) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan a) Kajian Sistem administrasi kearsipan
b) Pengelolaan Dokumentasi Kegiatan dan data pemerintah kabupaten c) Pembinaan arsip pemerintah desa
6) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah a) Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah
b) Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika c) Pembangunan sistem keamanan penyimpanan data
d) Pendataan dan penataan dokumen arsip daerah
e) Pengelolaan Dokumen Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Sleman
7) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
a) Pemeliharaan rutin/berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip
b) Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
8) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Kearsipan a) Penyediaan sarana layanan informasi kearsipan
b) Pameran kearsipan b. Tingkat Pencapaian
Tingkat pencapaian program dan kegiatan urusan kearsipan adalah sebagai berikut :
1) Program Pelayanan Jasa Administrasi Perkantoran c) Penyediaan sarana surat menyurat 12 bulan d) Penyediaan jasa administrasi keuangan 12 bulan
e) Penyediaan jasa kebersihan kantor dan lingkungannya 12 bulan f) Penyediaan sarana perbaikan dan terawatnya peralatan kerja 12
bulan
g) Penyediaan alat tulis kantor 12 bulan
h) Penyediaan barang cetak dan penggandaan 12 bulan i) Penyediaan alat listrik/sarana penerangan kantor 12 bulan j) Penyediaan langganan surat kabar 12 bulan
k) Penyediaan makan minum harian, rapat dan tamu 12 bulan l) Penyediaan biaya perjalanan dinas koordinasi dan konsultasi 12
bulan
2) Program Peningkatan Sarana dan Prasaranan Kantor
a) Pemeliharaan gedung kantor secara rutin/berkala 12 bulan b) Pemeliharaan kendaraan dinas 12 bulan
c) Pemeliharaan mebelair selama 12 bulan
3) Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Manusia a) Pelaksanaan bimtek dan pengiriman peserta bimtek 4 kali b) Pengelolaan administrasi kepegawaian 25 orang
4) Program Peningkatan Pengembangan Sistem Perencanaan, Laporan Capaian Kinerja, dan Laporan Keuangan
a) Penyusunan laporan kegiatan kerja bulanan 12 kali, laporan kegiatan tahunan 1 kali
b) Penyusunan laporan keuangan, pembukuan, realisasi fisik keuangan 12 kali
c) Penyusunan 1 buah RKA, 1 buah DPA, dan 1 buah renstra SKPD 5) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
a) Monitoring SKPB pada 44 Desa, Lomba SKPB yang mencakup 46 OPD dan 17 Desa, lomba SDM Kearsipan 19 orang, dan pendampingan pengelolaan dan penataan arsip pada 10 OPD dan 1 Desa.
b) Pendokumentasian kegiatan dan data pemerintah kabupaten meliputi foto 500 lembar, arsip struktur organisasi pemerintah kabupaten sleman 50 SOTK, arsip 4 mantan bupati, 2 mantan wakil bupati, dan 10 mantan pejabat eselon II, serta data penelusuran sejarah perpindahan ibukota Kabupaten Sleman dari Ambarukmo ke Beran.
c) Pelaksanaan pembinaan arsip pemerintahan desa pada 4 Desa di Kecamatan Turi
6) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah a) Terselamatkannya arsip di lokasi rawan bencana pada 5 Kecamatan b) Penduplikatan dokumen informatika 350 berkas
c) Penilaian arsip dinamis aktif sebanyak 630 berkas, koordinasi penyusutan arsip kabupaten pada 1 OPD, dan penyusunan draft pengelolaan arsip 2 draft.
7) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
a) Pemeliharaan arsip daerah yang bernilai guna secara rutin 500 boks
b) Pemeliharaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip 1.800 boks
8) Program peningkatan Kualitas pelayanan Informasi
a) Penyediaan sarana layanan informasi kearsipan berupa penerbitan bulletin 144 buku.
b) Pelaksanaan pameran kearsipan 1 kali pameran.
(IKK aspek tingkat capaian kinerja penyelenggaraan urusan kearsipan sebagaimana buku lampiran)
Upaya meningkatkan efektivitas pengelolaan kearsipan pada SKPD dilaksanakan melalui pemberian bimbingan teknis kepada para pengelola kearsipan, pembinaan kearsipan, pendampingan kearsipan, monitoring sistem kearsipan pola baru, dan lomba sistem kearsipan pola baru pada 46 OPD dan 17 Desa, serta lomba petugas pengelola kearsipan. Pada Tahun 2011 pelaksanaan lomba kearsipan diperluas cakupannya hingga ke pemerintah desa serta petugas pengelola kearsipan. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan pembinaan dan memotivasi pengelolaan kearsipan yang baik sesuai sistem yang diterapkan, sekaligus sebagai wujud apresiasi pemerintah daerah terhadap pengelolaan kearsipan.
c. SKPD Penyelenggara Urusan
Penyelenggara urusan Kearsipan adalah Kantor Arsip Daerah yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2009 tentang Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Sleman dan Peraturan Bupati Sleman Nomor 46 Tahun 2009 tentang Uraian Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah. Penyelenggaraan urusan kearsipan didukung oleh Badan Kepegawaian Daerah, Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah, dan Kecamatan Turi. Secara rinci, kedudukan, tugas, dan fungsi organisasi perangkat daerah tersebut adalah sebagaimana terlampir.
d. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia penyelenggara urusan kearsipan adalah sebagaimana terlampir.
e. Alokasi dan Realisasi Anggaran
Pada tahun 2011, alokasi anggaran untuk penyelenggaraan urusan kearsipan adalah sebesar Rp873.628.000,00 dengan realisasi Rp837.442.200,00 atau 95,86%, yaitu:
1) Program Pelayanan Administrasi Perkantoran, dengan anggaran Rp141.300.000,00 realisasiRp137.011.800,00 atau 96,97%.
2) Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatut, dengan anggaran Rp41.470.000,00 realisasi Rp41.470.000,00 atau 100,00%
3) Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur, dengan anggaran Rp64.500.000,00 realisasi Rp64.500.000,00 atau 100,00%
4) Program Peningkatan Pengembangan Sistem Perencanaan, Pelaporan, Capaian Kinerja, dan Keuangan, dengan anggaran Rp63.500.000,00 realisasi Rp63.500.000,00 atau 100,00%
5) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan, dengan anggaran Rp164.633.000,00 realisasi Rp164.633.000,00 atau 100,00%
6) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsi Daerah, dengan anggaran Rp338.225.000,00 realisasi Rp306.327.400 atau 94,31%
7) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan, dengan anggaran Rp21.000.000,00 realisasi Rp21.000.000,00 atau 100,00%
8) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi, dengan anggaran Rp39.000.000,00 realisasi Rp39.000.000,00 atau 100,00%
f. Proses Perencanaan
Proses perencanaan pengelolaan arsip daerah disesuaikan dengan peningkatan intensitas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang semakin banyak dan luas. Pemeliharaan dokumen-dokumen strategis secara tertib merupakan prioritas program yang dikelola kearsipan daerah.
g. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana pendukung penyelenggaraan urusan kearsipan adalah sebagaimana terlampir.
h. Permasalahan dan Solusi
1) Pemahaman tentang tata kelola arsip pada masing-masing SKPD masih rendah.
2) Belum semua SKPD memiliki arsiparis.
3) Masih rendahnya kesadaran masyarakat dan birokrat tentang fungsi dan pentingnya arsip.
4) Sarana kearsipan di depo Pemerintah Kabupaten Sleman belum memadai.
5) Belum semua SKPD mempunyai depo arsip.
Solusi yang dilakukan adalah dilakukan pembinaan penerapan SKPB secara rutin baik berbentuk workshop, pendampingan, lomba, dan sarasehan di bidang kearsipan.
26. Urusan Perpustakaan