Arsitektur KMS didefinisikan sebagai deskripsi komponen yang membangun KMS dan kapabilitas masing-masing komponen, serta deskripsi keterkaitan antar komponen dalam merealisasikan manfaat KMS terhadap organisasi. Arsitektur KMS menjelaskan struktur sistem manajemen pengetahuan (KMS), struktur ini merupakan komponen yang membangun KMS.
Tujuan penyusunan arsitektur KMS ini adalah untuk menyediakan pendekatan perencanaan serta kontrol bagi pengembangan dan pengoperasian KMS. Penyusunan aristektur KMS berlandaskan pada model KM. Model KM menjelaskan peranan dan keterkaitan antar komponen. Berdasarkan dari model KM, dapat diambil kesimpulan untuk membangun sistem manajemen pengetahuan (KMS) melibatkan empat komponen yaitu : anggota organisasi (people), proses pengelolaan pengetahuan, teknologi pendukung serta disiplin organisasi pembelajar. Keterkaitan antar komponen ini dapat dideskripsikan sebagai berikut :
a. Anggota organisasi melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan b. Disiplin organisasi pembelajar sebagai komponen yang memotivasi
anggota organisasi untuk melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan. c. Teknologi pendukung memfasilitasi dalam pelaksanaan proses
pengelolaan pengetahuan.
d. Proses pengelolaan pengetahuan menghasilkan pengatahuan untuk melaksanakan inti bisnis organisasi.
Pada PT. Pos Kanwil V Jabar, pengembangan dan pengoperasian KMS ditujukan untuk mengelola pengetahuan terkait dengan inti bisnis organisasi yaitu layanan surat menyurat, layanan pengiriman barang, dan layanan keuangan. Struktur KMS pada PT. Pos Kanwil V Jabar terdiri dari empat komponen yaitu people, proses pengelolaan pengetahuan, teknologi pendukung, dan disiplin organisasi pembelajar.
a. Komponen people terdiri dari seluruh anggota organisasi, hal ini mengindikasikan bahwa manajemen pengetahuan merupakan tanggung jawab dari seluruh level manajemen, bukan merupakan tanggung jawab manajemen level atas semata.
b. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari tiga sub proses yaitu sub proses akuisisi pengetahuan, sub proses distribusi pengetahuan dan sub proses penciptaan pengetahuan yang melalui mekanisme utilisasi dan adaptasi pengetahuan.
c. Peranan teknologi pada KMS adalah sebagai media penyimpanan dan media komunikasi antar anggota organisasi dalam rangka pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan, oleh karena itu platform teknologi yang paling tepat untuk memfasilitasi proses pengelolaan pengetahuan adalah platform komputer jaringan (network computing).
d. Disiplin organisasi pembelajar berperan sebagai model manajemen perubahan (change management) yang memotivasi setiap anggota organisasi untuk ikut berperan serta dalam pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan.
Berdasarkan pemahaman arsitektur KM (Tobing, 2007) dan model KM yang telah dikembangkan pada penelitian ini (sub bab III.5), diusulkan arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar yang diilustrasikan pada gambar IV-5.
Inti Bisnis PT. Pos Indonesia
Mail Service Logistic Service Financial Service
Proses Penciptaan Pengetahuan Proses Adaptasi Pengetahuan
Proses Utilisasi Pengetahuan
Kontributor & Pengguna Disiplin Learning Organization
Knowledge Repository Lapisan Antarmuka
Lapisan Aplikasi KM · Access & Authentication · Aplikasi KM
· Collaborative Filtering · Data Transport Proses Akuisisi &
Penyimpanan Pengetahuan Proses Distribusi Pengetahuan Eksternal Organisasi
Internal Organisasi
Teknologi Pendukung KMS
Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar dapat dijelaskan berdasarkan komponen yang membangun KMS, komponen tersebut adalah people, proses pengelolaan pengetahuan, teknologi pendukung, dan disiplin organisasi pembelajar.
A. People
Komponen people adalah komponen yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pengelolalaan pengetahuan. Komponen people ini meliputi seluruh lapisan manajemen atau dengan kata lain pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan merupakan tanggung jawab seluruh anggota organisasi. Dalam arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar, kontributor dan pengguna pada gambar arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar merepresentasikan komponen people, dalam hal ini kontributor adalah sebutan bagi orang yang memiliki pengetahuan dan pengguna adalah orang yang membutuhkan pengetahuan.
B. Proses Pengelolaan pengetahuan
Kompoenen proses pengelolaan pengetahuan merupakan komponen inti dari sistem manajemen pengetahuan. Proses pengelolaan pengetahuan terdiri dari tiga sub proses yaitu proses akuisisi pengetahuan, proses distribusi pengetahuan, dan proses penciptaan pengetahuan melalui mekanisme utilisasi dan adaptasi pengetahuan.
(1) Proses Akuisisi pengetahuan
aliran proses pengelolaan pengetahuan dimulai dari komponen people dalam hal ini kontributor melakukan proses akuisisi pengetahuan yang bersumber dari internal maupun eksternal organisasi, pengetahuan-pengetahuan yang telah diakuisisi disimpan kedalam knowledge repository melalui mekanisme penyimpanan pengetahuan.
(2) Proses distribusi pengetahuan
Proses distribusi pengetahuan merupakan proses penyebaran pengetahuan yang telah diakuisisi. Untuk mendistribusi pengetahuan yang telah diakuisisi dimulai dengan memotivasi anggota organisasi untuk mau berbagi pengetahuan, kemudian untuk mempermudah distribusi
pengetahuan diciptakan kelompok-kelompok atau tim pembelajar agar memudahkan dalam pendistribusian pengetahuan. Proses distribusi pengetahuan ini sangat penting, karena tujuan dari KMS adalah bagaimana pengetahuan-pengetahuan yang berasal dari individu anggota organisasi dapat ditranformasikan menjadi pengetahuan organisasi.
(3) Proses penciptaan pengetahuan
Dapat terciptanya pengetahuan-pengetahuan baru merupakan esensi dari KMS. Proses penciptaan pengetahuan dilaksanakan melalui mekanisme pemanfaatan pengetahuan dan adaptasi pengetahuan. Dengan memanfaatkan pengetahuan dan mengadaptasi pengetahuan yang telah diakuisisi memungkin terciptanya pengetahuan baru. Untuk memanfaatkan pengetahuan, aktivitas yang dapat dilakukan adalah rotasi pekerjaan antar staf sehingga memungkinkan terjadinya proses penciptaan pengetahuan. Untuk mengadaptasi pengetahuan yang telah diakuisisi, setiap anggota organisasi didorong untuk mampu mengadaptasi pengetahuan-pengetahuan tersebut dalam pelaksanaan sehari-hari.
C. Teknologi pendukung
Peranan teknologi pendukung KM dapat dikategorikan kedalam dua peranan yaitu peran teknologi sebagai media penyimpanan serta teknologi sebagai media komunikasi. Platform teknologi yang tepat untuk mendukung proses pengelolaan pengetahuan adalah internet. Internet memberikan berbagai kemudahan seperti kemudahan penyebaran pengetahuan serta komunikasi yang interaktif. Untuk mengakuisisi pengetahuan dibutuhkan capture tool, sedangkan untuk menghubungkan antar anggota organisasi dalam rangka pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan dibutuhkan collaborative tool. Pemanfaatan teknologi video conference, web forums, mailing-list yang keseluruhannya dapat diintegrasikan via internet sehingga memudahkan pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan. Bagi PT. Pos Kanwil V Jabar, hal yang harus diperhatikan dari pemanfaatan platform internet sebagai teknologi pendukung KM adalah penyediaan infrastruktur yang memadai seperti penyediaan bandwith yang cukup untuk transport data. Hal lain yang
perlu diperhatikan adalah permasalahan keamanan data, seperti penciptaan portal, sehingga pengetahuan yang telah dikelola tidak gampang ditiru oleh organisasi lain. Penjelasan teknologi pendukung KMS dijelaskan pada lampiran I.
D. Disiplin organisasi pembelajar
Walaupun proses pengelolaan KM telah didukung dengan teknologi KM yang handal, tetapi bila tidak ada kesadaran dan motivasi dari seluruh anggota organisasi untuk melakukan proses pengelolaan pengetahuan, mekanisme pengelolaan pengetahuan ini tidak akan berjalan, oleh karena itu anggota organisasi perlu didukung dengan disiplin-disiplin yang mampu memotivasi anggota organisasi untuk mau berbagi pengetahuan. Disiplin-disiplin ini diadopsi dari disiplin learning organization yaitu disiplin personal mastery, berbagi visi, model mental, berpikir sistemik dan tim pembelajar. Dengan mendorong anggota organisasi untuk selalu meningkatkan kompetensinya sehingga mencapai personal mastery dan melalui disiplin berbagi visi, disiplin model mental serta disiplin berpikir sistemik dimana disiplin berbagi visi dan disiplin model mental sebagai mekanismenya sedangkan disiplin berpikir sistemik sebagai integratornya, sehingga tercapai disiplin tim pembelajar.
E. Kategori pengetahuan yang dikelola
Untuk menghindari knowledge overload, tidak sembarang pengetahuan yang akan diakuisisi serta dikelola, pengetahuan-pengetahuan yang diakuisisi terkait dengan inti bisnis PT. Pos Indonesia yaitu layanan surat menyurat, layanan pengiriman barang serta layanan keuangan. Kategori pengetahuan yang disimpan dalam media penyimpanan diadopsi dari Tiwana (2000), yaitu :.
a. Pengetahuan deklaratif seperti konsep-konsep penting dan signifikan, kategori, definisi dan asumsi-asumsi.
Contoh pengetahuan deklaratif misalnya :
(1) pengetahuan mengenai inti bisnis organisasi,
(2) pengetahuan mengenai strategi bisnis PT. Pos Kanwil V Jabar, (3) pengetahuan mengenai peta pasar dan target pasar yang akan
(4) pengetahuan mengenai produk-produk pos (seperti kiriman internasional; filateli; hybrid-mail atau surat elektronik yang dapat diakses melalui internet dan sms; paket pos; dan surat pos),
(5) pengetahuan mengenai pelaksanaan pelayanan prima,
(6) pengetahuan pengembangan performansi pos yang meliputi dua aspek yaitu aspek tangible yakni berupa peningkatan tampilan fisik (physical evidence) dan aspek intangible yakni pelayanan prima (service excellence)
b. Pengetahuan prosedural seperti proses-proses, urutan aktivitas dan aksi-aksi, misalnya pengetahuan bagaimana tata cara (urutan) pelaksanaan layanan surat menyurat, tata cara pengiriman barang.
c. Pengetahuan kausal seperti alasan-alasan pembuatan keputusan, alasan penolakan keputusan dan alternatifnya. Contoh pengetahuan kausal seperti pengetahuan mengenai aturan kuota pengiriman barang.
d. Konteks keputusan keadaan, asumsi-asumsi, hasil dari asumsi tersebut, dan pengetahuan informal seperti klip video, anotasi, catatan-catatan dan percakapan.