Pelaksanaan proses Val IT yang dilakukan perlu dinilai kematangannya sehingga dapat diketahui proses perbaikan yang diinginkan ataupun yang perlu dilakukan dalam meningkatkan kinerja. Berdasarkan analisis dan penilaian yang telah dilakukan pada Bab III.4.2 maka diberikan beberapa usulan perbaikan kematangan untuk ketiga domain Val IT berdasarkan praktek manajemen dan panduan manajemen Val IT. Usulan perbaikan tersebut akan diuraikan dibawah ini:
a. Usulan perbaikan kematangan proses Value Governance
Berdasarkan Gambar III.3 Tingkat kematangan proses VG, beberapa tindakan yang perlu dilakukan dalam rangka perbaikan diuraikan untuk tiap atribut berdasarkan tingkat kondisi saat ini hingga kondisi yang diharapkan.
Sebagai contoh untuk atribut Kepedulian dan Komunikasi (Awareness and communication (AC)) yang berada pada level 1 diberikan beberapa langkah perbaikan yang dapat dilakukan antara lain:
1. Meningkatkan perhatian manajemen TI dan bisnis untuk memformalkan kerangka tata kelola. (level 1 ke level 2)
2. Lebih memahami kebutuhan tata kelola untuk dapat memastikan keselarasan dengan sumber daya TI. (level 2 ke level 3)
3. Melakukan pembagian komunikasi untuk mengoptimalkan kontribusi investasi yang dilakukan. (level 3 ke level 4)
4. Melakukan komunikasi untuk mengevaluasi pengembalian investasi.
(level 3 ke level 4)
Langkah - langkah perbaikan yang diusulkan dilihat secara lengkap dapat dilihat pada Tabel IV.1. Analisis kematangan untuk sub-proses yang ada dalam value governance belum dapat dinilai dikarenakan belum adanya level kematangan untuk setiap sub-proses tersebut, namun untuk menilai tingkat kematangan secara lebih rinci dan lengkap maka diusulkan contoh matrik atribut kematangan untuk sub-proses ini dapat dilihat dalam Lampiran D.
83 Tabel IV.1 Rekomendasi perbaikan value governance
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
AC 1 ke 4 1 ke 2 Meningkatkan perhatian manajemen TI dan bisnis untuk memformalkan kerangka tata kelola.
2 ke 3 Lebih memahami kebutuhan tata kelola untuk dapat memastikan keselarasan dengan sumber daya TI.
3 ke 4 Melakukan pembagian komunikasi untuk mengoptimalkan kontribusi investasi yang dilakukan.
Melakukan komunikasi untuk mengevaluasi pengembalian investasi.
PSP 2 ke 5 2 ke 3 Menentukan proses pengkategorian investasi untuk membantu dalam pemilihan, transparansi dan perbandingan antar investasi
Membangun business case yang diperlukan dan memasukkan rencana realisasi manfaat.
3 ke 4 Menetapkan proses
o untuk kejelasan hubungan dengan strategi perusahaan o bagi portofolio investasi
o untuk perencanaan dan penganggaran o untuk pengalokasian sumber daya
Melakukan peninjauan ulang business case
Melakukan perubahan dan pembatalan business case jika diperlukan pada saat pengambilan keputusan 4 ke 5 Melakukan proses pengawasan kinerja tiap program
Menggunakan pembelajaran yang diperoleh untuk meningkatkan proses.
TA 1 ke 4 1 ke 2 Meningkatkan penggunaan kakas walaupun belum standar 2 ke 3 Menetapkan kakas standar yang digunakan dalam organisasi
Menggunakan kakas standar untuk membuat perbandingan investasi terutama dari sisi manfaat, biaya dan resiko
3 ke 4 Menggunakan kakas standar untuk mengevaluasi dan mengkomunikasikan investasi
Mengintegrasikan kakas standar yang telah ditetapkan dengan sistem perusahaan yang ada
Menggunakan kakas untuk penyesuaian dengan portofolio, rencana anggaran dan manajemen proyek
84 Tabel IV.1 Rekomendasi perbaikan value governance (Lanjutan)
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
SE 1 ke 4 1 ke 2 Mencari keahlian yang dibutuhkan untuk membangun business case
Melakukan pelatihan formal walaupun belum ada perencanaan
2 ke 3 Mengunakan keahlian yang tersedia untuk mengidentifikasi investasi dalam dan antar kategori
Membuat perencanaan pelatihan formal untuk mengelola keahlian yang ada.
3 ke 4 Mengunakan keahlian dengan maksimal untuk mendukung pengambilan keputusan, manajemen nilai dan manajemen proyek.
Melaksanakan perencanaan pelatihan formal dengan konsisten
RA 1 ke 4 1 ke 2 Meningkatkan tanggung jawab fungsi TI dalam menyampaikan kemampuan dan layanan TI bagi bisnis organisasi
2 ke 3 Meningkatkan tanggung jawab TI dan pengguna bisnis untuk mengimplementasikan program dan untuk merealisasikan manfaat
3 ke 4 Menetapkan akuntabilitas untuk pencapaian manfaat bisnis, pengontrolan biaya, dan pengawasan investasi
Memberikan tanggung jawab kepada pihak pelaksana dan yayasan untuk merealisasikan manfaat bisnis dari investasi TI
GSM 2 ke 5 2 ke 3 Membuat perbandingan pengeluaran saat ini dengan anggaran investasi yang tersedia.
Membuat laporan atas pencapaian manfaat dari investasi yang dilakukan.
3 ke 4 Manajemen eksekutif membuat objektif portofolio gabungan agar sejalan dengan strategi institusi.
Membuat kriteria evaluasi yang sesuai
Membuat laporan status kemajuan termasuk pemenuhan target dan usaha pengurangan resiko yang dilakukan.
4 ke 5 Membuat laporan berdasarkan objektif kinerja, pengukuran dan target yang telah ditetapkan.
Melakukan pengawasan dan membuat ringkasan keseluruhan portofolio.
Mencatat segala perubahan secara konsisten dan melakukan analisis akar permasalahan serta mengambil langkah perbaikan
85
b. Usulan perbaikan kematangan proses portfolio management
Berdasarkan Gambar III.4 Tingkat kematangan proses PM, beberapa tindakan yang perlu dilakukan dalam rangka perbaikan diuraikan untuk tiap atribut berdasarkan tingkat kondisi saat ini hingga kondisi yang diharapkan.
Sebagai contoh untuk Tanggung jawab dan Akuntabilitas (Responsibility and accountability (RA)) yang berada pada level 1 diberikan beberapa langkah perbaikan yang dapat dilakukan antara lain:
1. Menetapkan peran dan tanggung jawab dan mendokumentasikannya.
(level 1 ke level 2)
2. Menciptakan keterlibatan manajemen TI dan bisnis dalam menyetujui program investasi. (level 1 ke level 2)
3. Memformalkan peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan sehingga fungsi TI dan bisnis mempunyai peran yang jelas dalam membangun business case. (level 2 ke level 3)
4. Meningkatkan keterlibatan fungsi TI dan manajemen bisnis dalam mengevaluasi, menetapkan prioritas dan memilih program investasi berbasis TI. (level 2 ke level 3)
5. Menggunakan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan dengan baik. (level 3 ke level 4)
6. Menempatkan manajemen portofolio secara terstruktur dan mengintegrasikan dengan keseluruhan model tata kelola perusahaan. (level 3 ke level 4)
7. Menempatkan tanggung jawab dan kepemilikan yang jelas dalam memperbaharuhi dan menyempurnakan business case. (level 3 ke level 4) 8. Menginformasikan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan
kepada semua stakeholder. (level 3 ke level 4)
Langkah-langkah perbaikan dapat dilihat secara lengkap pada Tabel IV.2.
86 Tabel IV.2 Rekomendasi perbaikan portfolio management
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
AC 2 ke 5 2 ke 3 Menetapkan kebutuhan dalam mengelola program bisnis berbasis TI dalam sebuah portofolio
Memahami praktek manajemen portofolio
Meningkatkan dan melakukan komunikasi yang terstruktur dengan stakeholder tentang manajemen portofolio yang dilakukan.
3 ke 4 Menciptakan komitmen yayasan dan menajemen pelaksana atas portofolio yang telah ditetapkan
Melakukan kajian ulang secara teratu atas kinerja portofolio 4 ke 5 Menjadikan manajemen portofolio sebagai budaya di institusi.
Yayasan dan manajemen pelaksana secara proaktif meningkatkan kinerja portofolio.
Melakukan evaluasi untuk memperbaharuhi portofolio sehingga dapat mencapai kesuksesan dan sejalan dengan strategi bisnis.
PSP 1 ke 4 1 ke 2 Melakukan praktek manajemen portofolio berdasarkan pengalaman yang ada
Membangun business case dan melakukan peninjauan secara umum atas program investasi
Membangun siklus hidup investasi dan menerapkannya.
2 ke 3 Menetapkan kebijakan dan prosedur dalam memilih dan mengevalusi program.
Memperhatikan keseluruhan portofolio dalam membuat business case.
Membuat inventori sumber daya dan mengestimasi penggunaannya
3 ke 4 Melaksanana kebijakan dan prosedur manajemen portofolio investasi secara konsisten.
Membuat kategori dari program investasi.
Melakukan pengkajian ulang proses penseleksian dan proses persetujuan.
Melakukan integrasi program investasi yang dipilih dengan manajemen sumber daya yang tersedia.
87 Tabel IV.2 Rekomendasi perbaikan portfolio management (Lanjutan)
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
TA 1 ke 4 1 ke 2 Membangun kakas dibutuhkan walaupun masih berbeda-beda untuk tiap kelompok.
2 ke 3 Membuat sistem standar manajemen portofolio secara terpusat.
Mengumpulkan informasi program untuk mendukung pembuatan keputusan.
3 ke 4 Mengimplemantasikan secara luas sistem manajemen portofolio standar.
Melakukan evaluasi, prioritas, pengelolaan program, pelaporan kinerja program dengan menggunakan sistem standar yang ada.
SE 1 ke 4 1 ke 2 Mendefinisikan kebutuhan akan keahlian minumun yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas manajemen portofolio.
Menggunakan pengalaman staf dalam membangun business case.
Melakukan pelatihan untuk merespon kebutuhan.
2 ke 3 Mendefinisikan dan mendokumentasikan keahlian manajemen portofolio investasi.
Membangun dan mengevaluasi business case untuk mengidentifikasi manfaat, biaya dan resiko, walaupun dengan keterbatasan keahlian.
Membuat perencanaan pelatihan formal
3 ke 4 Menyediakan tenaga ahli untuk membangun, mengevaluasi dan memelihara business case.
Menetapkan siklus hidup ekonomi yang lengkap atas manfaat, biaya dan resiko.
Melaksanakan rencana pelatihan yang telah dibuat secara konsisten.
88 Tabel IV.2 Rekomendasi perbaikan portfolio management (Lanjutan)
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
RA 1 ke 4 1 ke 2 Menetapkan peran dan tanggung jawab dan mendokumentasikannya.
Menciptakan keterlibatan manajemen TI dan bisnis dalam menyetujui program investasi
2 ke 3 Memformalkan peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan sehingga fungsi TI dan bisnis mempunyai peran yang jelas dalam membangun business case.
Meningkatkan keterlibatan fungsi TI dan manajemen bisnis dalam mengevaluasi, menetapkan prioritas dan memilih program investasi berbasis TI.
3 ke 4 Menggunakan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan dengan baik.
Menempatkan manajemen portofolio secara terstruktur dan mengintegrasikan dengan keseluruhan model tata kelola perusahaan.
Menempatkan tanggung jawab dan kepemilikan yang jelas dalam memperbaharuhi dan menyempurnakan business case.
Menginformasikan peran dan tanggung jawab yang telah didefinisikan kepada semua stakeholder.
GSM 1 ke 4 1 ke 2 Menetapkan ukuran keuangan yang lebih lengkap dan menerapkannya secara konsisten.
Menciptakan manajemen yang efektif dan melakukan penelusuran manfaat investasi.
2 ke 3 Mendokumentasikan tujuan dan metrik yang ditetapkan.
Menelusuri dan melaporkan manfaat berdasarkan metrik yang telah ditetapkan.
Menyesuaikan kinerja manajemen dengan tujuan dan metrik yang ditetapkan
3 ke 4 Menetapkan metrik yang lebih lengkap, yang meliputi nilai finansial, non-finansial, keselarasan, resiko dan kelayakan.
Membuat kelayakan portofolio investasi sebagai bagian dari informasi yang harus disediakan untuk manajemen eksekutif.
Menyediakan pendanaan untuk semua kebutuhan dan pelaksanaan portofolio.
89
c. Usulan perbaikan kematangan proses investment management
Berdasarkan Gambar III.5 Tingkat kematangan proses IM, beberapa tindakan yang perlu dilakukan dalam rangka perbaikan diuraikan untuk tiap atribut berdasarkan tingkat kondisi saat ini hingga kondisi yang diharapkan. Sebagai contoh untuk Kebijakan, standar dan prosedur (Polices, Standard and Procedure (PSP)) yang berada pada level 2 diberikan beberapa langkah perbaikan yang dapat dilakukan antara lain:
1. Menetapkan format standar business case yang meliputi analisis manfaat, biaya dan resiko. (level 2 ke level 3)
2. Mendefinisikan business case setiap program dengan baik berdasarkan standar yang telah ditetapkan. (level 2 ke level 3)
3. Mengklarifikasi hasil bisnis dan mengidentifikasi lingkup insiatif yang dibutuhkan untuk mencapai hasil, termasuk mengelola resiko program.
(level 2 ke level 3)
4. Membuat business case yang komprehensif dan lengkap.(level 3 ke level 4) 5. Memperbaharuhi business case secara teratur untuk menggambarkan
situasi saat ini. (level 3 ke level 4)
6. Mengevaluasi ulang secara teratur, merevisi dan membatalkan program investasi jika diperlukan. (level 3 ke level 4)
7. Mencari umpan balik dalam usaha untuk meningkatkan pelaksanaan program investasi. (level 4 ke level 5)
8. Memonitor secara teratur dan mengoptimalkan nilai investasi dalam siklus hidupnya. (level 4 ke level 5)
9. Menggunakan hasil pembelajaran yang diperoleh sebelumnya untuk meningkatkan proses manajemen investasi. (level 4 ke level 5)
Langkah-langkah perbaikan dapat dilihat secara lengkap pada Tabel IV.3.
90 Tabel IV.3 Rekomendasi perbaikan investment management
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
AC 1 ke 4 1 ke 2 Meningkatkan kesadaran manajemen bahwa TI sebagai alat bisnis.
Menetapkan nilai bisnis dari investasi berbasis TI.
2 ke 3 Menciptakan pemahaman manajemen untuk mengelola investasi TI sebagai program.
Meningkatkan pemahaman akan pentingnya perubahan organisasi dari pada teknologi yang terlibat.
3 ke 4 Menciptakan komitmen yayasan dan manajemen pelaksana untuk dapat bertanggung jawab atas perubahan organisasi, realisasi manfaat dan untuk mengelola semua investasi berbasis TI.
PSP 2 ke 5 2 ke 3 Menetapkan format standar business case yang meliputi analisis manfaat, biaya dan resiko.
Mendefinisikan business case setiap program dengan baik berdasrkan standar yang telah ditetapkan.
Mengklarifikasi hasil bisnis dan mengidentifikasi lingkup insiatif yang dibutuhkan untuk mencapai hasil, termasuk mengelola resiko program.
3 ke 4 Membuat business case yang komprehensif dan lengkap.
Memperbaharuhi business case secara teratur untuk menggambarkan situasi saat ini.
Mengevaluasi ulang secara teratur, merevisi dan membatalkan program investasi jika diperlukan.
4 ke 5 Mencari umpan balik dalam usaha untuk meningkatkan pelaksanaan program investasi.
Memonitor secara teratur dan mengoptimalkan nilai investasi dalam siklus hidupnya.
Menggunakan hasil pembelajaran yang diperoleh sebelumnya untuk meningkatkan proses manajemen investasi.
91 Tabel IV.3 Rekomendasi perbaikan investment management (Lanjutan)
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
TA 1 ke 4 1 ke 2 Menggunkan kakas yang sesuai walaupun masih berbeda antar kelompok
2 ke 3 Menggunakan kakas standar yang ada untuk mendukung pengembangan business case.
Membangun dan mendefinisikan road map program
Mendefinisikan hasil bisnis yang diharapkan.
Menentukan kontribusi dan asumsi yang dibutuhkan untuk mencapai hasil bisnis.
3 ke 4 Menentukan kakas perencanaan proyek yang akan digunakan.
Menggunakan kakas perencanaan proyek untuk mengotomatisasi dan mengawasi manajemen investasi TI.
Menyediakan instrumen pedoman (meliputi manfaat, biaya dan resiko) untuk menelusuri kinerja program secara teratur.
SE 1 ke 5 1 ke 2 Menumbuhkan keahlian yang luas dalam fungsi TI dalam mengestimasi pengeluaran, hasil bisnis, dan manfaat finansial dari investasi berbasis TI.
2 ke 3 Membangun keahlian dalam manajemen invstasi.
Menciptakan keahlian dalam mengestimasi manfaat tangible dan intangible sebaik menilai resiko dan hasil bisnis.
Menyediakan keahlian dalam manajemen proyek
Membangun alternatif aksi yang mungkin untuk mencapai hasil bisnis
3 ke 4 Menyediakan keahlian dalam organisasi untuk mengelola dan mengevaluasi manfaat yang dihasilkan oleh program.
4 ke 5 Menyediakan keahlian dan tenaga ahli untuk menilai dan melaporkan secara konsisten kinerja program.
Membuat laporan program secara individual atau secara keseluruhan portofolio.
Meningkatkan keahlian agar sesuai dengan tujuan institusi.
92 Tabel IV.3 Rekomendasi perbaikan investment management (Lanjutan)
Atribut Tingkat Peningkatan Tindakan Perbaikan
RA 1 ke 4 1 ke 2 Menciptakan tanggung jawab fungsi TI untuk dapat menyampaikan kemampuan TI dan layanan TI bagi bisnis.
Menetapkan kepemilikan dalam bagian perbagian untuk merealisasikan manfaat.
2 ke 3 Membagi tanggung jawab antara TI dan penguna bisnis dalam mengimplementasikan program dalam berbagai kategori.
Meningkatkan tanggung jawab untuk merealisasikan manfaat.
3 ke 4 Menetapkan akuntabilitas untuk mencapai manfaat bisnis, penyampaiannya dan pengontrolannya.
Menentukan peran dan tanggung jawab yayasan untuk merealisasikan manfaat dari investasi berbasis TI.
GSM 2 ke 5 2 ke 3 Menetapkan proses untuk membangun kategori yang berbeda dari investasi.
Membuat pelaporan dan perbandingan realisasi dari manfaat yang diharapkan.
3 ke 4 Membangun objektif portofolio gabungan agar sejalan dengan arahan strategis institusi.
Menetapkan kriteria evaluasi untuk mendukung transparansi, pengulangan dan perbandingan program.
Membuat status pelaporan investasi yang meliputi objektif yang direncanakan dan yang dicapai, proses penyampaian dan pengelolaan resiko.
4 ke 5 Menetapkan objektif kinerja, ukuran dan target untuk setiap invetasi berbasis TI.
Membuat laporan berdasarkan objektif, ukuran dan target yang telah ditetapkan.
Melakukan pengawasan untuk menciptakan sebuah metoda peringkasan cara pandang pada keseluruhan portofolio.
Mencatat semua pengecualian secara teratur.
Melakukan analisis akar permasalahan dan menerapkan langkah-langkah perbaikan.
93