O. Proses IM15: Tahap Akhir Program
IV.2. Usulan Program Perencanaan Investasi TI Berdasarkan Business Case
Untuk dapat menerapkan kerangka kerja Val IT, organisasi harus membangun Business Case. Berdasarkan analisis business case pada bagian III.7 beberapa hal yang dapat diusulkan adalah sebagai berikut:
1) Hasil analisis keselarasan, tidak ada hal yang diusulkan karena investasi laboratorium komputer mendukung sasaran strategis institusi dan dapat disesuaikan dengan arsitektur target institusi.
2) Tidak ada usulan untuk analisis keuntungan finansial, karena tidak dilakukan dengan pertimbangan masalah keuangan maupun anggaran tidak dapat dikeluarkan atau dipublikasikan untuk pihak luar Universitas Sangga Buana YPKP.
3) Dari investasi laboratorium komputer ini, diperoleh beberapa keuntungan nonfinansial, sehingga tidak ada yang dapat diusulkan karena sudah memenuhi kriteria keuntungan nonfinansial.
4) Dari analisis risiko, faktor risiko keamanan sangat berisiko, untuk itu diusulkan beberapa hal yaitu:
a) Pengawasan untuk akses keluar masuk orang kedalam lingkungan laboratorium harus ditingkatkan, terutama jika laboratorium dalam keadaan tidak terpakai. Lebih baik ruangan laboratorium dalam keadaan terkunci.
b) Ditambah sumber daya manusia untuk pengawasan laboratorium tersebut.
Kemudian yang berkaitan dengan pemeliharaan komputer diusulkan:
1. Dilakukan pemeliharaan dari serangan virus komputer secara periodik dan terencana.
2. Menjaga suhu ruangan laboratorium komputer tetap stabil dengan memasang alat pendingin udara.
3. Memasang stabilizer pada setiap komputer untuk menstabilkan tegangan listrik.
5) Berdasarkan matrik keputusan, maka diusulkan keputusan investasi laboratorium komputer ini adalah berfokus pada keuntungan nonfinansial. 6) Bentuk dokumentasi Business Case merupakan bentuk dokumentasi Business
Case yang telah diuraikan dari langkah 2 (dua) sampai dengan langkah 6 (enam) pada Bagian III.4.
7) Tidak dilakukan peninjauan Business Case karena tidak sampai pada pelaksanaan program.
Untuk bentuk dokumentasi Business Case perencanaan investasi laboratorium komputer tidak dilakukan secara lengkap dibandingkan dengan contoh gambaran Business Case pada Lampiran F. Hal ini disebabkan:
1. Business Case yang dibuat hanya sebatas analisis saja.
2. Gambaran keuangan Universitas Sangga Buana YPKP dan anggaran perencanaan investasi laboratorium komputer tidak boleh dipublikasikan ke pihak luar.
3. Peninjauan Business Case tidak dilakukan karena program perencanaan investasi laboratorium komputer ini belum dilaksanakan.
d) Catatan Revisi
e) Tanda tangan Pengesahan f) Tanda tangan Persetujuan 2. Ringkasan
A. Konteks Program a) Nama
b) Sponsor Bisnis
c) Catatan perjalanan dari tim manajemen d) Kategori investasi
e) Profil atau deskripsi program B. Ringkasan penilaian business case
a) Kontribuasi program (nilai) b) Waktu program (jadwal)
c) Resiko, keuangan dan nilai keselarasan d) Kepercayaan
e) Kunci resiko
3. Apakah kita melakukan hal yang benar? (mengapa?) A. Keuntungan keuangan.
a) Deskripsi dan hitungan, meliputi arus kas (kas keluar dan kas masuk) b) Pengukuran
c) Asumsi dan kepekaan d) Pertanggung-jawaban B. Biaya keuangan.
a) Total komitmen dan permintaan pembiayaan b) Asumsi
c) Pertangung-jawaban
C. Keuntungan diluar keuangan (keselarasan) a) Deskripsi dan hitungan
b) Pengukuran
c) Asumsi dan kepekaan d) Pertanggung-jawaban
D. Biaya diluar keuangan (keselarasan, efisiensi) a) Deskripsi
b) Dampak dan kelonggaran strategi E. Analisa Resiko
F. Dampak perubahan organisasi a) Mempengaruhi Stakeholders b) Pendekatan perubahan manajemen
c) Biaya perubahan manajemen G. Dampak dari tidak melakukan program
4. Apakah kita melakukan dengan cara yang benar? (Apa dan Bagaimana?) a) Pendekatan alternatif
b) Pemilihan pendekatan c) Cara analisis tingkat tinggi d) Kejadian penting dari program e) Ketergantugan program
f) Pemenuhan arsitektur perusahaan g) Pemenuhan kebijakan keamanan h) Resiko kunci
5. Apakah kita menyelesaikannya dengan baik? (Bagaimana?) A. Rencana pelaksanaan program
a) Deskripsi dari proyek b) Asumsi perencanaan c) Dampak teknologi
d) Sususan kepegawaian dan organisasi e) Penjadwalan dan biaya
B. Rencana realisasi manfaat tingkat tinggi C. Manajemen resiko
D. Perubahan manajemen a) Tujuan
b) Kerangka kerja
c) Pendekatan komunikasi E. Struktur ketatakelolaan (kontrol) F. Resiko kunci
6. Apakah kita mendapat keuntungan? a) Deskripsi dari keuntungan b) Daftar manfaat tingkat tinggi c) Keuntungan keuangan d) Resiko kunci
7. Lampiran
a) Rincian analisis model b) Rincian rencana proyek
c) Rincian rencana manajemen resiko d) Rincian rencana realisasi keuntungan
Model kematangan proses membedakan tingkat kematangan menjadi 6 skala kematangan berikut ini :
1) Level 0 (Non-Existent) : Proses belum dikenali secara utuh. Organisasi belum mengenal adanya isu atau permasalahan yang harus diselesaikan. 2) Level 1 (Initial) : Organisasi telah mengenal isu atau masalah yang ada dan
perlu diarahkan. Tidak ada proses standarisasi, tetapi sekurang-kurangnya ada pendekatan khusus (ad hoc) yang cenderung diterapkan pada individu atau dasar kasus demi kasus. Pendekatan terhadap keseluruhan manajemen tidak terorganisir.
3) Level 2 (Repeatable) : Proses telah berkembang pada tahap di mana prosedur yang sama diikuti oleh orang yang berbeda dalam menjalankan tugas yang sama, tetapi tidak ada pelatihan formal atau prosedur komunikasi standar. Tanggung jawab diserahkan kepada setiap individu. Kepercayaan terhadap pengetahuan individu sangat tinggi sehingga seringkali terjadi kesalahan.
4) Level 3 (Defined) : Prosedur telah distandarisasi, didokumentasikan dan dikomunikasikan melalui pelatihan. tetapi implementasinya masih bergantung pada individu dalam hal ketaatan terhadap prosedu. Prosedur dikembangkan sebagai bentuk formalisasi dari praktek yang ada.
5) Level 4 (Managed) : Proses telah memungkinkan untuk memantau dan mengukur ketaatan pada prosedur sehingga dapat dengan mudah di ambil tindakan apabila proses yang ada tidak berjalan secara efektif. Perbaikan proses dilakukan secara kontinu dan memberikan best practices. Otomasi dan peralatan yang digunakan masih terbatas.
6) Level 5 (Optimised) : Proses telah diseleksi pada tingkat best practices berdasarkan pada hasil perbaikan yang terus menerus dan pengukuran model
maturity dengan organisasi lain. TI digunakan secara terintegrasi untuk mengotomatisasi arus kerja, menyediakan alat untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas, dan membuat perusahaan mudah untuk beradaptasi.
Model kematangan proses tersebut masih bersifat umum dan tidak dapat digunakan langsung untuk menilai tingkat kematangan proses-proses Val IT. Untuk dapat menilai tingkat kematangan proses-proses Val IT secara spesifik dapat dilakukan pemetaan terhadap matriks atribut kematangan proses-proses Val IT seperti pada Tabel IV.1 berikut ini:
0 Belum mengenali
kebu-tuhan dan komunikasi untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI.
Belum adanya kebijakan, rencana dan prosedur untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI.
Belum ada kakas yang
digunakan untuk
mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI.
Belum adanya keahlian dan kepakaran untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI.
Belum adanya tang-gungjawab dan akunta-bilitas yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI.
Belum adanya penen-tuan dan pengukuran pencapaian untuk meng-optimalkan nilai inves-tasi berbasis TI.
1 Mengenali kebutuhan dan komunikasi yang
sporadis untuk
mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI yang muncul.
Pendekatan ad hoc untuk proses dan praktek mengoptimal-kan nilai investasi berbasis TI, tetapi
proses dan
kebijakannya tidak didefinisikan.
Untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI, beberapa kakas te-lah ada; Penggunaannya berdasarkan standar ka-kas desktop, tetapi tidak ada pendekatan peren-canaan.
Keahlian yang dibu-tuhkan untuk meng-optimalkan nilai inves-tasi berbasis TI belum diidentifkasi, serta perencanaan pelatihan dan pelatihan bersifat formal belum ada.
Belum didefinisikan a-kuntabilitas dan tang-gung jawab untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI, orang-orang mengambil inisiatif sendiri.
Pencapaian dalam
mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI belum jelas dan belum diukur.
Tabel IV.1 Usulan Matriks Atribut Kematangan untuk Proses Value Governance (Lanjutan)
2 Sudah ada kepedulian
untuk melakukan
tin-dakan dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI dan manajemen mengko-munikasikan permasa-lahan yang ada.
Proses mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI yang umum dan sejenis telah ada, tetapi
umumnya masih
bersifat intuitif karena masih berdasarkan pada kepa-karan individu.
Banyak prosesnya
diulang kare-na
berdasarkan pada
kepakaran individu, dan beberapa dokumen dan pemahaman kebijakan serta prosedur secara informal sudah ada.
Pendekatan umum un-tuk penggunaan kakas dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI sudah ada tetapi berdasarkan pada pe-ngembangan solusi oleh personil utama. Sudah diperoleh kakas dari vendor, namun
mungkin belum
diterapkan dengan baik, dan mungkin sama
sekali belum digunakan. Persyaratan keahlian minimum untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI sudah diidentifikasi untuk wilayah kritis. Pelatihan telah dilaku-kan untuk merespon kebutuhan dalam ke-pastian akan penginfor-masian dan pelaksana-an kepemimpinpelaksana-an, bu-kan berdasarbu-kan renca-na yang telah disepaka-ti, dan pelatihan infor-mal pada pekerjaan
Setiap individu sudah memiliki tanggung ja-wab dan akuntabilitas dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI, walaupun belum disepakati secara for-mal. Ketika terjadi permasalahan yang
ber-kaitan dengan
tanggung-jawab, maka terjadi saling lempar tanggung-jawab.
Beberapa penentuan
pencapaian dalam
mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI su-dah ada; beberapa pengukuran finansial sudah dibuat tetapi hanya diketahui oleh manajemen senior.
Pemantauan dalam
kepastian akan
penginformasian dan pelaksanaan kepemim-pinan tidak konsisten pada wilayah yang terisolasi.
3 Sudah ada pemahaman
untuk melakukan tin-dakan dalam mengopti-malkan nilai investasi
berbasis TI, dan
manajemen lebih for-mal serta terstruktur
dalam
mengkomuni-kasikan kegiatannya.
Penggunaan praktek-praktek dalam meng-optimalkan nilai inves-tasi berbasis TI yang baik sudah ada, proses, kebijakan dan prose-durnya sudah didefi-nisikan dan dido-kumentasikan untuk semua aktivitas utama.
Perencanaan telah dide-finisikan untuk peng-gunaan dan standarisasi kakas untuk otoma-tisasi proses mengop-timalkan nilai investasi berbasis TI, tetapi be-lum sepenuhnya dise-pakati sesuai peren-canaan, dan belum terintegrasi dengan kakas yang lain.
Keahlian dalam meng-optimalkan nilai dari sebuah investasi berba-sis TI yang dibutuhkan telah didefinisikan dan didokumentasikan un-tuk semua wilayah, perencanaan pelatihan secara formal sudah dikembangkan, tetapi masih berdasarkan inisiatif individu. Tangungjawab dan akuntabilitas proses mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI telah didefinisikan dan pemilik proses telah diidentifikasi, tetapi ti-dak memiliki otoritas sepenuhnya.
Efektifitas pencapaian dan pengukuran dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI telah ditentukan, tetapi tidak dikomunikasikan dan belum jelas berhu-bungan dengan penca-paian perusahaan, be-lum konsisten diterap-kan. Ide IT Balanced Scorecard telah diadop-si, dilakukan aplikasi intuitif dalam mengana-lisis akar permasalahan.
untuk semua kebutuhan dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI dan komunikasi yang matang pada teknik sudah diterapkan serta kakas yang digunakan.
kan nilai investasi ber-basis TI sudah diso-sialisasikan dan dileng-kapi; praktek-praktek terbaik internal sudah diterapkan, semua as-pek dari proses sudah didokumentasikan dan diulang, serta kebijakan telah disetujui oleh manajemen. Standar sudah dikembangkan dan pemeliharaan pro-ses dan prosedur sudah diadopsi dan diikuti.
mentasikan menurut standarisasi perenca-naan dalam mengop-timalkan nilai investasi berbasis TI, dan bebe-rapa telah terintegrasi dengan kakas yang lain serta digunakan pada wilayah utama untuk otomatisasi manajemen proses dan pemantauan aktifitas kritis dan pengendaliannya.
optimalkan nilai inves-tasi berbasis TI rutin diperbaharui untuk se-mua wilayah, kecakap-an dipastikkecakap-an pada se-mua wilayah kritis, dan mendorong untuk mela-kukan sertifikasi. Tek-nik pelatihan yang ma-tang telah diterapkan menurut perencanaan pelatihan, dan mendo-rong pembagian penge-tahuan. Semua kepakar-an internal sudah dili-batkan, dan efektifiktas perencanaan pelatihan sudah diukur.
kuntabilitas dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI sudah disetujui dan dikerjakan pada pemilik proses yang dimung-kinkan untuk memecah tanggungjawabnya seca-ra penuh. Budaya penghargaan adalah salah satu tindakan motivasi yang positif.
kan nilai investasi ber-basis TI, efisiensi dan efektivitas telah diukur, dan dikomunikasikan serta sesuai dengan pencapaian bisnis dan perencanaan strategis
TI. IT Balanced
Scorecard telah
diimplementasikan pa-da beberapa wilayah dengan beberapa pe-ngecualian dicatat oleh manajemen dan analisis akar permasalahan telah distandarisasikan. Per-baikan berkelanjutan muncul.
Tabel IV.1 Usulan Matriks Atribut Kematangan untuk Proses Value Governance (Lanjutan) Kepedulian dan Komunikasi Kebijakan, Rencana dan Prosedur Kakas dan Otomatisasi Keahlian dan Kepakaran Tanggungjawab dan Akuntabilitas Penentuan dan Pengukuran Pencapaian 5 Pemahaman terhadap kebutuhan mengopti-malkan nilai dari se-buah investasi berbasis TI lebih melihat ke masa depan. Komunikasi pro-aktif berdasarkan pada tren yang ada, kema-tangan komunikasi pada teknik telah diterapkan, dan diintegrasikan pada kakas yang digunakan.
Praktek dan standar eksternal yang baik telah diterapkan dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI. Proses didokumentasi-kan ditingkatdidokumentasi-kan untuk otomatisasi alur kerja. Proses, kebijakan dan prosedur dalam meng-optimalkan nilai dari sebuah investasi berba-sis TI telah distan-darisasikan dan diinte-grasikan terhadap ma-najemen akhir yang
dimungkinkan dan
diperbaiki.
Standarisasi kakas untuk mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI telah digunakan antar enterprise. Kakas
seca-ra penuh telah
terintegrasi dengan ka-kas lain yang berhu-bungan dengan pema-kai akhir yang men-dukung proses dan di-gunakan untuk men-dukung perbaikan pro-ses dan secara oto-matis mendeteksi kesa-lahan pengendalian.
Organisasi formal men-dorong perbaikan ber-kelanjutan dari keahlian berdasarkan pada pen-definisian personil dan pencapaian organisasi dalam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI. Pelatihan dan pen-didikan mendukung praktek-praktek terbaik eksternal dan meng-gunakan konsep dan teknik kepemimpinan. Sistem berbasis penge-tahuan disebarkan. Ke-pakaran eksternal dan kepemimpinan industri digunakan sebagai pembimbing.
Pemilik proses mempu-nyai wewenang untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan da-lam mengoptimalkan nilai investasi berbasis TI. Penerimaan tang-gung jawab secara orga-nisasi menyeluruh da-lam petunjuk yang konsisten.
Dalam mengoptimal-kan nilai investasi ber-basis TI, sistem pengu-kuran kinerja yang berhubungan dengan pencapaian bisnis
melalui aplikasi
menyeluruh dari IT Balanced Scorecard su-dah terintegrasi. Kesalahan dicek menye-luruh dan konsisten dicatat oleh manajemen serta analisis akar permasalahan telah diterapkan. Perbaikan berkelanjutan dilaku-kan.
mengikuti level kematangan secara umum yang telah dijelaskan di atas dan disesuaikan dengan sasaran masing-masing proses.
Setelah dilakukan pemetaan tingkat kematangan proses Val IT di USB YPKP dapat dilihat bahwa ternyata USB YPKP masih berada pada tingkat kematangan 1 (Initial). Hal tersebut disebabkan karena USB YPKP telah mengenal tentang perencanaan investasi TI ini, akan tetapi belum sepenuhnya berhasil dan masih perlu diarahkan. Tidak ada proses standarisasi, namun hanya diterapkan secara kasus per kasus dan pendekatan terhadap manajemen belum terorganisir karena masih banyak proses Val IT yang tidak dilakukan.
Untuk itu diarahkan ke Maturity Level 4 sesuai dengan Visi dan Misi USB YPKP, sehingga memungkinkan untuk memantau dan mengukur ketaatan pada prosedur sehingga dapat dengan mudah di ambil tindakan apabila proses yang ada tidak berjalan secara efektif. Perbaikan proses dilakukan secara tetap dan memberikan praktek terbaik. Otomasi dan peralatan yang digunakan terbatas.