a. Waktu : 15 Maret 2021 s/d 09 April 2021
b. Lokasi : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik
Jalan KH. Wahid Hasyim no.17 Bedilan, Bedilan, Kebungson, Kec.
Gresik, Kabupaten Gresik, Jawa Timur, Indonesia
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
BAB II
PROFIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GRESIK
2.1 Sejarah
Pemerintah kabupaten Gresik merupakan pusat pemerintahan yang berada di kota Gresik yang didalamnya terdapat bermacam-macam instansi dan dinas yang mengurusi segala kebutuhan untuk kota Gresik, dimana didalamnya terdapat dinas keluarga berencana pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, dinas komunikasi dan informatika, dinas kependudukan dan pencatatan sipil, dinas kepemudaan dan olahraga, dinas kesehatan, dinas koperasi usaha mikro dan perindag, dinas lingkungan hidup, dinas pariwisata dan kebudayaan, dinas pendidikan, dinas penanam modal dan ptsp, dinas perikanan, dinas pertahanan, dinas perpustakaan dan kearsipan, dinas perhubungan, dinas pekerjaan umum dan tata ruang, dinas perumahan dan kawasan permukiman, dinas pemberdayaan masyarakat dan desa, dinas pertanian, satpol pp, sosial dan tenaga kerja.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik atau biasa disebut dengan Dispendukcapil Kabupaten Gresik merupakan instansi pelaksana dan juga penyelenggara pelayanan publik bagi masyarakat. Pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil merupakan akomodir setiap peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang ada di masyarakat. Capaian dan prioritas secara nasional meningkatkan kerja dan kinerja Dispendukcapil akan tetapi tidak mengesampingkan dari penyelenggara pelayanan publik.
Lahirnya maklumat pelayanan Dispendukcapil merupakan bentuk komitmen pelayanaan administrasi kependudukan. Hal ini bisa menjadi tanggung jawab pelayanan Dukcapil kepada pemohon/customer.
2.2 Visi dan Misi
Setiap dinas memiliki tujuan utama dan cara untuk mencapainya, hal ini yang disebut Visi dan Misi suatu kedinasan. Berikut merupakan Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik:
a. Visi
Terdepan Dalam Pelayanan Administrasi Kependudukan di Kabupaten Gresik
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
b. Misi
Misi dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik adalah sebagai berikut:
1. Mewujudkan Pelayanan Prima dan Menjamin Kepuasan Masyarakatn di Bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil
2. Memberikan Penyuluhan Secara Kontinyu di Bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil
3. Meningkatkan Kualitas Sistem Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil 4. Menjadikan Pusat Data dan Informasi Kependudukan
5. Menjamin Semua Penduduk Mempunyai Dokumen Kependudukan
2.3 Lokasi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik berlokasi di Jalan KH.
Wakhid Hasyim No.17 Bedilan, Bedilan, Kebungson, Kec. Gresik, Kabupaten Gresik, Jawa Timur yang berada tepat di depan alun-alun kota Gresik, sehingga memberikan kemudahaan kepada masyarakat gresik yang belum mengetahui tempatnya. Selain itu, keberadaan Kantor Dispendukcapil Kabupaten Gresik di lokasi tersebut memberikan kesejahteraan masyarakat dalam menunggu antrian maupun panggilan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik.
Gambar 1 Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
2.4 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik
Gambar 2 Struktur Organisasi
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
3.1 Pengertian Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan
Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan atau biasa disebut dengan poedak merupakan aplikasi berbasis Web yang ditujukan untuk mempermudah masyarakat Kabupaten Gresik dalam kepengurusan dokumen kependudukan. Aplikasi poedak baru dirilis pada tanggal 14 September 2020 untuk memudahkan pengurusan administrasi kependudukan sekaligus menghindari kerumunan massa yang berpotensi menghadirkan klaster baru penyebaran Covid-19 di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil(Dispendukcapil) Kabupaten Gresik, Jawa timur.
3.2 Sejarah Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan
Sejarah dan perkembangan Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan(Poedak) dibagi menjadi 4 masa, yaitu :
a. Masa Awal
b. Masa Transisi (titik kritis) c. Masa Pemecahan Masalah d. Masa Rilis Pelayanan a. Masa Awal
Untuk meningkatkan kualitas layanan pada masyarakat, Disdukcapil Kabupaten Gresik sudah lama mempunyai beberapa inovasi, seperti :
Gambar 3 Piagam Penghargaan
Program KAKEKKU DATANG, dengan program ini Dipendukcapil Kabupaten Gresik melakukan validasi data penduduk berbasis “ Count 0 “ untuk memecahkan data ganda, data anomali dan untuk akselerasi pencatatan kelahiran.
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
Laporan Petugas Register Desa(LAPERDE) adalah aplikasi yang di gunakan oleh petugas register desa untuk melaporkan warganya yang belum mempunyai akta maupun KTP yang berbasis Data pada Dashboard. Dashboard adalah suatu aplikasi yang merekam seluruh aktifitas pelayanan yang di Disdukcapil Kabupaten Gresik (termasuk data penduduk yang belum pernah rekam e-KTP).
Dr. KepO adalah aplikasi kependudukan Online yang memudahkan masyarakat untuk mengurus data kependudukan tanpa harus datang ke kantor Dinas Dukcapil Kabupaten Gresik berbasis pada Nomor Kartu Keluarga (KK) dalam menentukan masalah (penyakit) kependudukan.
Seiring dengan perjalanan waktu, dengan adanya Peraturan Presiden nomor 96 tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatan Sipil, ada beberapa perubahan terkait dengan operasional system layanan kami yang harus disesuaikan dengan regulasi yang baru. Karena inovasi KAKEKKU DATANG di buat tahun 2016 sehingga alur layanannya masih merujuk kepada Perpres nomor 25 tahun 2008 sehingga perlu di update.
b. Masa Transisi (titik kritis)
Update terhadap aplikasi layanan ini adalah merupakan masa-masa kritis antara hidup dan matinya layanan Online di Disdukcapil Kabupaten Gresik. Didalam masa transisi ini ternyata semua pada berguguran, diantaranya :
Petugas Register Desa
Petugas register desa yang semula aktif melakukan verifikasi dan input data penduduk, sekarang mereka melakukan secara manual, yang pada akhirnya mereka juga melayani / membantu warganya untuk mengurus Dokumen kependudukan ke Kantor Dinas. Sehingga muncul biaya-biaya dan ternyata banyak menimbulkan masalah di belakang. Masalah tambah runyam ketika pembuatan dokumen kependudukan sudah tidak lagi memerlukan beberapa syarat seperti surat pengantar RT, RW, Desa maupun kelurahan. Hal ini disikapi oleh petugas register desa bahwa mereka sudah tidak dipakai lagi.
Petugas Register Kecamatan
Petugas register kecamatan juga ikut melemah karena semua data kependudukan yang ada di desa hasil input petugas register Desa.
Petugas Operasional Layanan Online Dispendukcapil
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
Petugas operasional layanan online yang ada di Kantor Dinas Dukcapil juga mengalami hal yang sama, tidak ada input data kependudukan dari kecamatan. Karena tugas mereka tidak jelas akhirnya ditugaskan ditempat lain.
Layanan Online Stagnan
Pada tahap ini 2 aplikasi (Dr.KepO dan Laperde) sudah benar-benar tidak difungsikan (masih menunggu Update untuk disesuaikan dengan perpres yang baru). Sehingga warga masyarakat harus datang ke Kantor Dispendukcapil.
Dampak Lain :
Dampak lain yang timbul sebagai akibat masa transisi diatas adalah semakin menjamurnya Biro jasa atau para calo (perangkat, petugas register maupun warga masyarakat sendiri).Mereka memasang tarif dan ada yang berani pasang iklan di Media Sosial bahwa mengurus dokumen kependudukan yang melalui mereka TIDAK PAKAI LAMA, SUPER CEPAT dan TIDAK BERBELIT BELIT.
Sudah barang tentu ini menjadi stigma yang negatif bagi Dispendukcapil sendiri, baik dari sisi kelembagaan maupun orang-orang yang bekerja didalamnya.Untuk itu kami harus segera berbenah dengan menghadirkan layanan yang baik sehingga mengembalikan kepercayaan masyarakat pada kami.
c. Masa Pemecahan Masalah
Melihat kondisi pada masa transisi itu, kami dengan segenap jajaran Dispendukcapil Kabupaten Gresik telah berkomitmen Untuk membuat situasi normal kembali dengan melakukan beberapa upaya sebagai berikut :
Update aplikasi Dr.Kepo dan Laperde dipercepat
Segera melakukan perbaikan pelayanan dari dalam ( Internal ), diantara nya :
▪ Menyelenggarakan system layanan terpusat di satu tempat dengan menarik semua loket layanan yang ada diruang depan, dipindahkan ke ruang Aula yang ada di belakang, sehingga pemohon tidak mondar mandir dari satu loket ke loket lainnya.
Tempat dimana pemohon / masyarakat mengajukan berkas disitu pula mereka akan mengambil hasil layanan yang mereka butuhkan.
▪ Segera melakukan Renovasi ruang layanan yang ada, yang lebih nyaman, aman dan tertib.
Menyelenggarakan layanan 1 ( satu ) hari jadi.
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
▪ Satu loket ( petugas ) untuk semua layanan ( terutama untuk layanan paket ). Satu pemohon diselesaikan satu petugas yang ada di Front line, dimana sebelumnya petugas depan hanya berfungsi sebagai penerima berkas.
▪ Segera di dibentuk Tim Akselerasi Layanan Online ( TOA ) Adminduk.
TOA ini mempunyai tugas menjaga dan siap ketika dibutuhkan agar layanan online bisa berjalan dengan baik. Ada beberapa hal yang harus dilakukan :
1. Pastikan jaringan berfungsi dengan baik ; 2. Pastikan petugas ( SDM ) bekerja dengan baik ; 3. Pastikan material / blanko tercukupi ;
4. Lakukan pendampingan terhadap petugas register ; 5. Menfasilitasi sarana prasarana penunjang.
Mempersempit ruang gerak Biro jasa/calo di dalam layanan Adminduk, sekaligus memantapkan pelaksanaan ZI (zona integritas) di lingkungan kantor Dispendukcapil Kabupaten Gresik, dengan membuat :
▪ Surat Edaran tgl.5 Maret 2019 no.470/481/437.57/2019 tentang penetapan Zona Integras wilayah bebas Korupsi di lingkungan Dispendukcapil Kab. Gresik ditujukan kepada Kepala Desa/Kelurahan se-Kab. Gresik terkait permohonan layanan Adminduk harus dilakukan pemohon sendiri atau wakil keluarga yang lain dan oleh petugas yang ditunjuk oleh Kades/Lurah.
▪ Sosialisasi kepada kepala Desa/Kelurahan berserta petugas register desa se- Kabupaten Gresik dalam rangka pencegahan GRATIFIKASI terhadap layanan Admindukcapil dengan nara sumber Kasi Pidsus Kejaksanaan Negeri Gresik Bp.
Andrie Dwi Subiyanto dan Inspektorat Kabupaten Gresik tanggal 23 Maret 2019 di Gedung Purti Mijil Kabupaten Gresik.
▪ Penyebarluasan informasi melalui banner, pamflet dan media social yang lain kerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informasi Kabupaten Gresik terkait layanan Adminduk di Kantor Dinas Dukcapil Kabupaten Gresik.
Faktor Penghambat Terhadap Upaya yang Dilakukan
Berbagai upaya kita lakukan bersama seluruh jajaran yang ada di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik agar layanan menjadi normal kembali sesuai
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
standar pelayanan minimal, namun ada beberapa hal yang membuat upaya itu menjadi melambat, diantaranya :
1. Tingkat literasi terhadap tehnologi informasi yang masih rendah pada beberapa petugas register desa.
2. Petugas Register Desa sudah pada posisi Zona Aman.
3. Saat masa transisi Petugas Register Desa berada pada posisi “ Zona Aman “ dan terus meluas sampai masuk pada lorong / celah layanan di kantor Dinas yang sulit dipantau.
Disini mulai tumbuh / munculnya “ Cost “ baru. Sehingga terbentuk link/jaringan pada lingkaran bawah ( petugas yang ada di lini terdepan ).
4. Penolakan Petugas Register Desa.
Adanya penolakan Dari Petugas Register Desa, kemudian bergulir kepada Kepala Desa masing-masing, yang kemudian atas nama AKD ( Asosiasi Kepala Desa ) datang ke Kantor Dinas dengan perwakilan 15 orang Kepala Desa untuk silaturrahim sekaligus melakukan “ dengar pendapat “ terkait Surat Edaran Kadispendukcapil Kabupaten Gresik tanggal 5 Maret 2019.
5. Tingkat pemahaman yang berbeda diantara petugas operator terkait persyaratan masing- masing layanan (sebagai akibat diberlakukan “Satu loket untuk semua layanan”).
6. Aplikasi layanan online belum selesai Update.
Faktor Pendukung Terhadap Upaya-upaya yang Dilakukan
Ada beberapa hal yang sangat mendukung terhadap upaya upaya yang harus dilakukan agar masa masa kritis itu dapat segera terlewati, diantaranya :
▪ Renovasi Ruang Gedung layanan telah selesai dan diresmikan pemakaiannya pada tanggal 1 juli 2019. Semua loket layanan yang semula di Didepan dipindah ke ruang layanan yang baru dengan system layanan “Satu loket untuk semua layanan”.
Sehingga layanan bisa dilaksanakan dengan cepat di ruangan yang nyaman, tertib dan aman.
▪ Kepercayaan masyarakat pelan-pelan terbangun dengan baik, hal ini dibuktikan ketika mereka mengurus SENDIRI dokumen kependukan (tanpa melalui calo) dan mereka mengekspresikan kebahagiaan itu pada beberapa komentar mereka di media social. Hal ini semakin menjadikan kami kuat untuk terus berbenah.
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
▪ Dukungan yang sangat luar biasa dari pusat (Bp.Dirjend Dukcapil Kemendagri ).
Berbagai macam fasilitas baik berupa Anggaran maupun Program-program (14 langkah Dukcapil, Go Digital dan GISA) serta Hubungan keakraban/kekeluargaan yang luar biasa baiknya sehingga memudahkan kami dalam melakukan koordinasi maupun fasilitasi kepada kami.
d. Masa Rilis Pelayanan
Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan(POEDAK) adalah aplikasi berbasis Web yang ditujukan untuk mempermudah masyarakat Kabupaten Gresik dalam kepengurusan dokumen kependudukan.
Yang berbeda dengan pelayanan Via WA sebelumnya, di POEDAK ini tidak ada pembatasan antrian Jadi pemohon tidak perlu berebut nomer antrian. Namun pengajuan berkas harus tetap sesuai jam pelayanan (08.00 – 16.00 WIB).
3.3 Gerakan Indonesia Sadar Administrasi Kependudukan (GISA)
GISA (Gerakan Indonesia Sadar Adminduk) adalah sebuah gerakan nasional untuk meningkatkan kesadaran semua pihak (masyarakat, lembaga pengguna, dan pemerintah) akan pentingnya tertib Administrasi Kependudukan (Adminduk).
Ada 4 tujuan GISA yaitu:
1. sadar kepemilikan dokumen kependudukan, 2. sadar pemutakhiran data kependudukan,
3. sadar pemanfaatan data kependudukan untuk semua urusan, dan 4. sadar pelayanan Adminduk yang membahagiakan masyarakat
3.4 Layanan Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan
POEDAK (Pelayanan Online Pendaftaran Administrasi Kependudukan) Adalah aplikasi berbasis Web yang ditujukan untuk mempermudah masyarakat Kabupaten Gresik dalam kepengurusan dokumen kependudukan.
Yang berbeda dengan pelayanan Via WA sebelumnya, di POEDAK ini tidak ada pembatasan antrian Jadi pemohon tidak perlu berebut nomer antrian. Namun pengajuan berkas harus tetap sesuai jam pelayanan (08.00 – 16.00 WIB).
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
Gambar 4 Alur Pendaftaran Pelayanan Online “POEDAK”
Syarat utama untuk melakukan permohonan berkas dokumen kependudukan adalah dengan membuat akun POEDAK, pemohon cukup menyiapkan Kartu Keluarga [KK], Nomor Telepon, E-mail yang Masih aktif dan password yang akan digunakan untuk login pada akun POEDAK. Perlu diketahui bahwa 1 (satu) Kartu Keluarga hanya bisa digunakan untuk mendaftarkan 1 (satu) Akun POEDAK.
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
Pelayanan Online di POEDAK, pemohon bisa memantau status pengajuan yang telah diajukan pada menu aktivitas. Aktifitas tersebut meliputi, Menunggu Antrian, Proses verifikasi data, Telah disetujui atau juga status berkas dibatalkan. pemohon akan mendapatkan notifikasi/pemberitahuan via SMS jadwal dan tempat pengambilan jika permohonan telah disetujui.
Perlu diketahui adanya Pelayanan Online POEDAK ini juga sebagai sarana penunjang tatanan kehidupan baru (New Normal) yang dimana sebisa mungkin masyarakat tidak perlu keluar rumah jika tidak dalam keadaan mendesak. Layanan-layanan yang dapat diakses pada web POEDAK yaitu :
1. Akta Kelahiran 2. Akta Kematian
3. Cetak Ulang/Perubahan Kartu Keluarga 4. KTP Elektronik
5. Kartu Identitas Anak 6. Kartu Keluar/Masuk (WNI) 7. Paket Pecah/Pisak Kartu Keluarga 8. Perkawinan/Perceraian Non Muslim
3.5 Layanan POEDAK Secara Offline
Alur proses pengajuan dokumen adminduk pada poedak, sebagai berikut :
1. Setelah berkas pengajuan dokumen adminduk di upload di poedak, berkas pengajuan akan diverifikasi terkait apakah sudah sesuai, jika sudah sesuai, maka operator akan mengirimkan pesan via SMS dan akun poedak pemohon (kolom aktivitas) bahwa berkas sudah disetujui dan di proses,
2. Operator akan menyerahkan pengajuan berkas ke pejabat (Kasi dan Kabid) untuk diverifikasi ulang
3. Jika OK, maka akan di input/proses pengajuan, dan diajukan penandatangan ke Kepala Dinas,
4. Jika dokumen sudah disetujui pengajuan tandatangan Kepala Dinas, maka dokumen dikirim ke pemohon via email untuk dicetak mandiri atau di cetak di dinas/kecamatan.
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
4.1 Tugas Pokok Web POEDAK
BAB IV PEMBAHASAN
Dalam aplikasi poedak (pelayanan online pendaftaran administrasi kependudukan) adalah merupakan layanan pendaftaran administrasi kependudukan (dokumen administrasi kependudukan), seperti akte kelahiran bagi yg belum memiliki NIK (bayi baru lahir), akte kelahiran bagi yang sudah memiliki NIK, akte kematian, perubahan KK, pindah keluar, cetak ulang KTP, pengajuan KIA.
Gambar 5 Tampilan Tugas Pokok Web POEDAK 4.2 Penjelasan Singkat System Web POEDAK
Management Process yaitu rangkaian aktivitas perencanaan proses bisnis dari Poedak
Gambar 6 Management Process POEDAK
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
Core Process merupakan bisnis utama poedak, layanan administrasi kependudukan secara online, yang dapat di akses oleh seluruh masyarakat di Kabupaten Gresik. Selain itu juga terdapat partner dari poedak yaitu seluruh bidang pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. Gresik. Terdapat pula stakeholder dari POEDAK yaitu :
▪ Administrator, sebagai pengatur fungsi poedak, troubleshoot poedak, pengawasan, helpdesk
▪ Operator Dinas, sebagai verifikator pengajuan berkas adminduk
▪ Operator Kecamatan, fungsinya membantu pengajuan dokumen adminduk masyarakat di Kecamatan
▪ Operator Desa, fungsinya membantu pengajuan dokumen adminduk masyarakat di Desa
▪ Operator RS/Puskesmas yang melakukan MoU layanan adminduk dengan Dispenducapil Kab. Gresik, fungsinya membantu pengajuan dokumen adminduk (paket akte kelahiran bayi, meliputi akte kelahiran si bayi, KK baru, KIA si bayi) masyarakat yang melahirkan bayinya di RS/Puskesmas
4.3 Judul Tugas/Inovasi
Berikut ini merupakan judul tugas khusus pada kegiatan kerja praktik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik yaitu : “Analisis Proses/Alur Pelayanan dengan Sistem Online di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gresik”
4.4 Latar Belakang Masalah dan Pembahasan 4.4.1 Latar Belakang
Menyesuaikan dengan perkembangan jaman dan beradaptasi dengan kondisi.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dispendukcapil) Kabupaten Gresik melakukan tindakan dengan menyediakan sistem kepengurusan dokumen kependudukan berbasis website yang dinamakan dengan POEDAK. Aplikasi ini cukup mudah diakses untuk pengurusan administrasi kependudukan secara online dan pemohon bisa melakukannya sewaktu-waktu tanpa harus menunggu dan mengantri di kantor Dispendukcapil. Bagi masyarakat yang hendak menggunakan layanan ini terlebih dahulu mengaktifkan akun dengan
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
melampirkan NIK (Nomor Induk Kependudukan), scan KK (Kartu Keluarga) lama, nomor telpon dan email pribadi.
4.4.2 Pembahasan
A. Bisnis Proses Management
Business Process Management ini berguna untuk mengkoordinasikan proses bisnis yang telah ditetapkan. Business Process Management ini juga merupakan kolaborasi antar area bisnis dengan teknologi informasi untuk mengembangkan proses bisnis yang agile, efektif, jelas, dan transparan (Garimella, Lees, &
Williams, 2008)
Dalam siklus hidup BPM (BPM Lifecycle) ada 3 level yang perlu diperhatikan, menurut (Harmon, 2007)
1. Enterprise Level
Level ini berfokus pada pengembangan dan dukungan terhadap proses arsitektur atau proses bisnis keseluruhan yang dimiliki oleh perusahaan agar selaras dengan strategi bisnis pada perusahaan tersebut.
2. Business Process Level
Level ini hanya difokuskan pada proses desain dan pengembangan terhadap proses bisnis yang spesifik.
3. Implementation Level
Seluruh proses bisnis di perusahaan perlu evaluasi agar perusahaan mengetahui apakah proses bisnis tersebut sudah memenuhi kriteria atau tujuan perusahaan. Proses evaluasi ini perlu dilakukan agar segala proses di perusahaan dapat diketahui apakah dapat memberikan dampak yang baik bagi perusahaan. Dengan kata lain, proses yang matang belum tentu memberikan hasil yang baik bila perusahaan tidak memastikan eksekusi di dalamnya (Brocke & M, 2010)
B. Proses Modelling
Proses modelling ialah kegiatan yang dilakukan untuk memberikan gambaran terkait proses bisnis apa saja yang dilakukan di suatu organisasi atau perusahaan. Proses ini dilakukan agar segala aktivitas yang ada dapat digambarkan dengan baik, sehingga memudahkan dalam kegiatan analisis.
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
Proses modelling merupakan teknik untuk memodelkan proses untuk megidentifikasi bagian yang perlu diperbaiki dari suatu proses bisnis.
1. Flowchart
Merupakan bagan dengan symbol tertentu yang menggambarkan proses secara detail. Flowchart dalam proses ini akan digunakan sebagai gambaran umum terkait proses bisnis unit packer sebelum memberikan gambaran detail proses dengan BPMN. Flowchart masih digunakan karena paling umum digunakan di dunia permodelan proses.
2. BPMN
Business Process Model and Notation ini merupakan standar pemodelan bpeoses bisnis yang telah diakui secara internasional dan telah dianut oleh perusahaan besar seperti IBM, Oracle, SAP AG, dan lain sebagainya.
BPMN digunakan karena kelebihannya yang memiliki proses validasi, sehingga apabila terdapat kesalahan dalam permodelan maka bisnis proses tidak akan berjalan saat proses simulasi
C. 7 Tools Quality
Tujuh alat pengendalian kualitas ini digunakan sebagai pengendalian mutu atau kualitas. Alat ini digunakan untuk mengetahui masalah dan gangguan apa saja yang terjadi di suatu perusahaan. Sehingga diharapkan gangguan atau masalah tersebut bisa diidentifikasi dengan baik dan diatasi. Berikut analisi 7 tools yang digunakan pada aplikasi POEDAK:
1. Proses Arsitektur, digunakan untuk memahami proses bisnis yang ada di unit packer melalui pengidentifikasian core process, management process, support, partner dan analisis stakeholder.
2. Value Chain, menjelaskan salah satu core proses dalam aplikasi POEDAK 3. Flowchart in, process, dan out semen. Diagram alir ini kami gunakan untuk
memberikan gambaran umum terkait proses bisnis yang ada pada aplikasi POEDAK
4. Business Process Model Notation (BPMN), digunakan dalam menggambarkan aktivitas mendetail yang ada pada aplikasi POEDAK
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
5. Value Added Analisis, analisis ini digunakan untuk mencari proses apa saja yang bernilai (value added process) yang ada dan membedakannya dengan (waste) dari suatu proses.
6. Cause and Effect Diagram (Fishbone), digunakan untuk mengidentifikasi masalah-masalah apa yang terjadi pada aplikasi POEDAK
7. Check sheet, salah satu metode 7 tools quality yang digunakan untuk menghitung downtime dari setiap gangguan pada aplikasi POEDAK
4.4.3 Analisis
A. Proses Arsitektur
Pada proses identifikasi kami membuat analisis mengenai proses arsitektur pada aplikasi POEDAK
Gambar 7 Proses Arsitektur POEDAK
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021 Di Dispendukcapil Kabupaten Gresik
B. Value Chain
Gambar 8 Value Chain C. Flowchart
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021
Laporan Magang Tanggal 15 Maret 2021 – 09 April 2021