BAB III : PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
3.5 Waktu Pelayanan Perpustakaan
Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :
Senin- Jumat : Pukul 07.30 s/d 17.00 Wib Sabtu : Pukul 07.30 s/d 16.00 Wib
Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, pada masa liburan semester perpustakaan tetap buka.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa jam buka Perpustakaan Universitas Panca Budi masih belum memadai karena bila dibandingkan dengan jumlah pengunjung perpustakaan maka jam buka perpustakaan masih perlu ditambahi. Perbandingan ini melihat besarnya jumlah pengunjung yang berkisar 750 orang/hari dan biasanya perpustakaan melakukan pelayanan sirkulasi sebanyak 450 orang/hari. Jam buka perpustakaan juga dianggap masih kurang karena Universitas Panca Budi mempunyai jam perkuliahan pada malam hari. Jika perpustakaan hanya buka sampai jam 17.00 Wib, maka mahasiswa yang jam kuliahnya malam tidak dapat memanfaaatkan fasilitas perpustakaan, hal itu terjadi karena Perpustakaan Universitas tidak mempunyai jam buka pada malam hari. Ada baiknya Perpustakaan Universitas Panca Budi membuka jam layanan pada malam hari supaya setiap mahasiswa yang memiliki jam perkuliahan pada malam hari dapat memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan.
3.6 Peraturan Perpustakaan
Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh pengunjung yang akan memasuki Perpustakaan Universitas Panca Budi yaitu :
Perhatian untuk pengunjung Perpustakaan Universitas Panca Budi (1) Masukkan baju anda bila memasuki ruang Perpustakaan.
(2) Jangan tinggalkan barang berharga anda di rak penitipan barang seperti dompet, HP, dan lain-lain.
(4) isilah daftar pengunjung bila anda memasuki ruangan perpustakaan.
Peraturan di ruangan Perpustakaan Universitas Panca Budi (1) Mohon tidak berisik di ruangan ini.
(2) Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke ruangan perpustakaan. (3) Rapikan kursi baca bila anda hendak meninggalkan ruangan perpustakaan.
(4) Bila anda ketahuan merusak (mengoyak, mencoret) atau mencuri bahan pustaka, maka anda akan diberikan sanksi (Peraturan Perpustakaan No. 008/14/UPT.P/2003 point N).
(5) Tidak dibenarkan merokok dan membawa senjata tajam ke ruangan perpustakaan. (6) Bila anda menemukan bahan pustaka yang rusak/koyak harap melaporkannya ke
bagian pelayanan perpustakaan.
(7) Harap dikumpulkan bahan pustaka yang telah anda baca pada meja penitipan dan tidak dibenarkan mengembalikan ke rak semula.
(8) Bila anda butuh bantuan informasi mengenai bahan pustaka hubungi bagian pelayanan perpustakaan.
(9) Apabila pengguna terlambat mengembalikan bahan pustaka maka akan dikenakan denda sebesar Rp. 500,00/ hari.
Peraturan perpustakaan dibuat supaya pelaksanaan pelayanan pengguna lebih efektif dan efesien. Dengan adanya peraturan dan sanksi yang dibuat oleh perpustakaan maka pengguna akan lebih disiplin dalam menggunakan fasilitas perpustakaan.
3.7 Anggaran
Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah tersedianya dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Tanpa dana yang memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan dapat menambah jumlah koleksi perpustakaannya.
Anggaran pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan tidak disebutkan secara rinci atau dirahasiakan. Karena perpustakaan tidak mempunyai anggaran yang
tetap untuk penyediaan bahan pustaka. Anggaran perpustakaan hanya di peroleh dari yayasan,dan juga diperoleh dari setiap penerimaan mahasiswa baru
3.8 Koleksi Perpustakaan
Suatu perpustakaan harus memiliki koleksi yang lengkap agar perpustakaan dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna. Pada Perpustakaan Panca Budi Medan, koleksi yang disediakan bertujuan untuk menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu program pendidikan, pengajaran, pelatihan, dan pengabdian kepada masyarakat.
Koleksi pada perpustakaan harusnya relevan dengan program pendidikannya. selain itu koleksi perpustakaan hendaknya selalu mutakhir, untuk itu perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui koleksi perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi yang disediakan oleh perpustakaan ditentukan oleh jumlah program studi, mata kuliah, tingkat pendidikan, kegiatan penelitian dan jumlah pengguna. Koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi terdiri dari : buku fiksi, jurnal, majalah, surat kabar, karya ilmiah, dan lain-lain. Jumlah koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi hingga tahun 2008 ± 17.000 judul dengan ± 27.000 eksemplar. Jumlah koleksi tersebut mencakup bidang hukum, pertanian, ekonomi, teknik, komputer, dan buku fiksi. Jumlah anggota perpustakaan yang aktif adalah 2.700 orang, sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Panca Budi sudah memadai.
Adapun jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :
1. Buku Teks
Merupakan buku yang dianjurkan bagi mahasiswa maupun dosen untuk membantu proses belajar mengajar.
Koleksi Umum, antara lain:
000 : Karya Umum
100 : Ilmu Filsafat
297 : Agama Islam
400 : Bahasa
500 : Ilmu Murni
600 : Teknologi (Ilmu Terapan)
700 : Kesenian Dan Seni Dekorasi
800 : Kesusastraan
900 : Geografi Umum Dan Sejarah Umum 2. Buku Referensi
Merupakan buku yang sudah diolah secara sistematis dan berfungsi sebagai alat konsultasi dan petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari informasi tertentu sesuai dengan yang kita inginkan.
Koleksi Referensi, antara lain:
Kamus Ensiklopedia Bibliografi Indeks Laporan Tahunan Biografi Direktori Atlas
Almanak dan Statistik
Dan lain-lain 3. Penerbitan Sendiri
Merupakan koleksi bahan pustaka yang diterbitkan sendiri oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.
Jurnal
Bullettin Mahasiswa
Pamflet. 4. Terbitan Berseri
Merupakan koleksi perpustakaan yang memuat informasi yang terbaru dan mutakhir.
Majalah a. Komputer
b. Majalah saint da teknologi : Dirgantara c. Islam
d. Perbankan: Info Bank e. Pertanian: Trubus f. Bisnis
g. Berita: Forum Keadilan. Tempo, Gatra h. Olahraga
i. Otomotif
j. Arkeologi : Berita Penelitian Arkeologi k. Lain-lain: Eksekutif, Intisari
Koran, Seperti : Analisa, Waspada, Sinar Indonesia Baru, Kompas, Bola, Jakarta Post, Bisnis Indonesia, dll.
Jurnal, seperti: Jurnal Teknik, Jurnal Penelitian dan Pengembangan , Media Watch: Jurnal Pemantau Media, Manajemen Indonesia, Jurnal Reformasi Ekonomi, dll.
5. Karya Ilmiah
Merupakan koleksi perpustakaan yang terdiri dari skripsi, tesis, dan lain-lain. Adapun jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Universitas Panca Budi tahun 2008 dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 2 :
Jenis koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi
1 Buku fiksi 14.000 Tahun 2008 2 Hukum 900 4210 Tahun 2008 3 Ekonomi 413 2760 Tahun 2008 4 Pertanian 605 3200 Tahun 2008 5 Teknik 718 3500 Tahun 2008 6 Surat Kabar 4 buah - Tahun 2008 7 Majalah 3 buah - Tahun 2008 8 Karya Ilmiah
Teshis
109 - Tahun 2008
9 Referensi 120 800 Tahun 2008 Sumber : PerpustakaanUniversitas Panca Budi Medan.
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi yang paling banyak dimiliki oleh perpustakaan adalah koleksi buku fiksi, kemudian koleksi ilmu hukum dan yang terakhir adalah ilmu teknik. Perpustakaan Universitas menyediakan koleksi buku fiksi dalam jumlah yang cukup banyak bertujuan untuk menarik minat pengguna perpustakaan untuk berkunjung ke perpustakaan dan agar pengguna mau memanfaatkan bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Adapun penyebab lainnya adalah buku perpustakaan hanya berasal dari sumbangan saja.
3.9 Pelayanan Pengguna
Setiap perpustakaan dalam menyelenggarakan pelayanan harus menentukan sistem yang dianggap sesuai dengan tujuan perpustakaan dan juga penggunanya. Pelayan pengguna dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan yang digunakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sistem pelayanan terbuka (Open Access) dimana pengguna perpustakaan dapat mencari bahan pustaka secara langsung pada rak-rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan.
Melihat sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan dapat dikatakan baik. Kerena pengguna dapat dengan mudah mendapatkan informasi atau bahan pustaka yang diinginkan dengan mecari langsung ke
rak-rak buku yang ada. Jenis pelayanan penguna yang diselenggaran pada perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah pelayanan sirkulasi dan referensi
3.10 Pelayan Sirkulasi
Pelayan Sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sistem layanan terbuka. Dimana pengguna bebas memilih sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan pada jajaran koleksi perpustakaan. Layanan ini memberikan kemudahan pada setiap mahasiswa Universitas Panca Budi yang ingin meminjam atau mengembalikan bahan pustaka.
Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :
Senin- Jumat : Pukul 07.30 s/d 17.00 Wib Sabtu : Pukul 07.30 s/d 16.00 Wib
3.10.1 Keanggotaan
Di perpustakaan perguruan tinggi yang berhak menjadi anggota ialah mahasiswa, staf pengajar/ dosen, serta tenaga administrasi. Untuk dapat menjadi anggota perpustakaan, pengguna harus mendaftar dengan mengisi formulir pendaftaran anggota perpustakaan Universitas Panca Budi adalah sebagai berikut:
a. Terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Panca Budi Medan. b. Menyerahkan pasphoto 2 lembar dengan ukuran 2 x 3 cm.
c. Fotokopi kartu mahasiswa/ kuitansi uang kuliah terakhir atau bukti identitas diri yang menunjukkan mahasiswa Universitas Panca Budi Medan.
d. Anggota mengisi formulir yang telah disediakan.
e. Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp.8.000,- (Delapan Ribu Rupiah) bagi mahasiswa dan siswa Panca Budi.
f. Membayar uang keaktifan kartu Rp.2.500,- (Dua ribu lima ratus rupiah), dan keaktifan pengunjung umum, pegawai, dosen, dan guru sebesar Rp.5.000,- (Lima ribu rupiah).
Berikut ini adalah contoh kartu anggota Perpustakaan Universitas Panca budi
Yayasan Prof. DR. H. Kadirun Yahya Perpustakaan Universitas Panca Budi
Bagian Depan
Sumber : Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan
3.10.2 Peminjaman
Perpustakaan Universitas Panca Budi melayani peminjaman koleksi buku. Sistem Peminjaman dilakukan dengan sistem kartu, dimana ada dua kartu yang disediakan yaitu kartu buku dan kartu peminjam. Lama peminjaman yang diberikan oleh perpustakaan adalah satu minggu dengan jumlah maksimal peminjaman tiga buah judul buku.
Adapun proses peminjaman koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna mencari koleksi yang hendak di pinjamnya
2. Setelah pengguna menemukan koleksi yang diinginkannya maka pengguna menyerahkannya kepada petugas untuk diproses
3. Petugas menerima koleksi yang hendak dipinjam lalu mencatat tanggal kembali pada slip pengembalian, mencatat nama peminjam, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian pada kartu buku dan mencatat tanggal pinjam,nomor buku, pengarang dan paraf peminjam pada kartu peminjam
Nama :………
No.Stb :………
Fak :………
Alamat :………
Ketentuan :...
1. Anggota wajib memperlihatkan kepada petugas saat peminjaman dan pengembalian buku.
2. Keterlambatan pengembalian akan dikenakan denda. 3. Masa Aktif Kartu Selama 6 bulan dan dapat
diperpanjang
4. Setelah diproses petugas menyerahkan koleksi pada peminjam kemudian menyimpan kartu buku dan kartu pinjam.
3.10.3 Pengembalian
Pelayanan pengembalian bahan pustaka merupakan langkah berikutnya dari pelayanan peminjam. Dalam pengembalian bahan pustaka, petugas pada bagian sirkulasi memeriksa apakah ada keterlambatan atau tidak, serta memeriksa keutuhan bahan pustaka. Prosedur pengembalian bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan mempunyai prosedur sebagai berikut:
a. Pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya kepada petugas sirkulasi berserta kartu anggota.
b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pada lembaran tanggal kembali.
c. Petugas mengambil kartu anggota peminjaman dari kotak kartu peminjam d. Petugas memberi tanda kembali pada kartu peminjaman
e. Petuga mengembalikan kartu buku pada kantong buku. f. Petugas menyerahkan kartu anggota kepada peminjam
g. Petugas menyusun buku ke rak dengan terlebih dahulu melakukan perincian dengan memeriksa, koleksi yang tidak rusak disusun kembali kedalam rak dan apabila buku rusak tetapi masih dapat diperbaiki dikirim ke bagian perawatan bahan pustaka.
Menurut pemantauan penulis, penyusunan buku ke rak yang paling sering terjadi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah penyusunan koleksi yang tidak rusak disusun langsung kedalam rak dengan terlebih dahulu menggelompokkan buku menurut nomor klasifikasinya.
3.10.4 Perpanjangan
Perpanjangan peminjaman maksudnya adalah menambah batas waktu pengembalian bahan pustaka. Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan perpanjangan dilakukan dengan cara mencatat pada kartu peminjaman buku. Perpanjangan berlaku hanya satu kali, setelah itu bahan pustaka harus dikembalikan.
Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:
a. Pengguna datang ke bagian sirkulasi dan membawa buku yang akan diperpanjang. b. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku yang akan
diperpanjang.
c. Petugas menyerahkan buku pada pengguna yang memperpanjang buku.
d. Perpanjangan buku hanya dapat dilakukan satu kali sedangkan lama perpanjangan buku adalah 1 minggu.
Dari hasil pantauan penulis sebagian besar mahasiswa memperpanjang bahan pustaka yang dipinjam.
3.10.5 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang tidak mengembalikan bahan pustaka pinjamannya setelah lewat batas waktu yang ditentukan, merusak buku, dan menghilangkan buku. Pemberian sanksi terhadap terhadap pengguna perpustakaan yang tidak mematuhi peraturan yang telah ditentukan perpustakaan akan dikenakan sanksi antara lain:
a. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi perpustakan diwajibkan membayar denda sebesar Rp. 500,-/eks/hari untuk koleksi umum.
b. Bila peminjam buku merusak buku cukup hanya diperbaiki saja, tetapi bila buku tersebut sangat fatal rusaknya maka peminjam akan dikenakan sanksi mengganti buku denan buku yang sama. Jika bahan pustaka hilang peminjam diwajibkan mengganti buku tersebut, atau dengan uang seharga buku tersebut di tanbah dengan uang administrasi pengolahan buku tersebut seharga Rp. 2500.-.
c. Jika pengguna menggunakan kartu anggota mahasiswa lain, pemilik kartu anggota tersebut dikenakan sanksi tidak diperbolehkan meminjam selama 2 bulan (diblokir secara otomatis).
d. Setiap pengguna harus bersedia untuk diperiksa paa saat keluar apabila diminta petugas.
Jenis pelanggaran yang sering terjadi di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah keterlambatan mahasiswa dalam pengembalian buku. Dari kegiatan pemberian sanksi di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan dapat di katakan baik karena beratnya pemberian sanksi tersebut akan membuat pengguna atau peminjam merasa takut melakukan pelanggaran. Jadi dengan demikian koleksi perpustakaan tidak akan banyak yang hilang ataupun rusak.
3.10.6 Bebas Pustaka
Bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi akademik, dan menuju jenjang wisuda harus memiliki surat keterangan bebas pustaka. Surat keterangan bebas pinjam diberikan adalah sebagai bukti bahwa tidak ada lagi pinjaman bahan pustaka yang belum dikembalikan ke perpustakaan. Prosedur pengurusan surat bebas pinjam pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :
1. Anggota perpustakaan meminta surat bebas pinjam ke bagian sirkulasi sesuai dengan keperluannya.
2. Petugas sirkulasi terlebih dahulu memeriksa kartu peminjaman apakah masih ada bahan pustaka yang belum dikembalikan. Jika mahasiswa tersebut sudah mengembalikan semua bahan pustaka yang dipinjam, maka petugas memberikan formulir surat bebas pustaka yang masih kosong untuk diisi identitas mahasiswa yang memrlukannya. Petugas menerima kembali surat yang telah diisi tersebut untuk di tanda tangani oleh kepala perpustakaan, dan dibubuhi cap perpustakaan.
3.11 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan kembali informasi melalui koleksi referensi.
Pelayanan referensi di Perpustakaan Univeristas Panca Budi Medan bersifat pelayanan sistem terbuka, dimana pengguna perpustakaan dapat mengambil sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak buku dan membacanya diruangan yang telah disediakan, tetapi koleksi referensi tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang. Koleksi referensi penempatannya dipisahkan dari koleksi umum.
Pelayanan referensi yang diberikan hanya sebatas melayani pembaca/ anggota perpustakaan tanpa pelayanan dalam bentuk pertanyaan referensi. Koleksi referensi yang dimiliki perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Kamus b. Bibliografi c. Almanak d. Prosiding e. Laporan Tahunan f. Peraturan Perundang-undangan g. Tafsir h. Hand Book i. Sumber Biografi j. Indeks
Jumlah koleksi referensi yang terdapat di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan berjumlah 234 judul dan 300 eksemplar. Jenis koleksi referensi yang paling banyak digunakan adalah kamus dan peraturan perundang-undangan.
Pelayanan referensi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan belum dapat dikatakan memadai karena belum adanya petugas khusus yang melayani koleksi referensi. Pengguna koleksi referensi setiap tahun semakin meningkat akibat semakin meningkatnya kebutuhan mahasiswa terhadap keterpakaian koleksi referensi. Setiap mahasiswa yang kesulitan mencari koleksi referensi yang dibutuhkan, mereka meminta bantuan petugas perpustakaan untuk memperoleh koleksi yang mereka inginkan.