KABUPATEN SIDOARJO
PROYEK AKHIR
Nama : NOVIA AYU EFENDI NIM : 08.39015.0014
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
KABUPATEN SIDOARJO
PROYEK AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Ahli Madya Komputer
Oleh:
Nama : NOVIA AYU EFENDI NIM : 08.39015.0014
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
dipersiapkan dan disusun oleh Novia Ayu Efendi NIM : 08.39015.0014
Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : Juni 2011
Susunan Dewan Penguji Pembimbing
I. Ristanti Akseptori, S.S NIDN: 0717028601
_________________________
II. Widji Ambarwati, S.Sos NIK: 19720804 199803 2 007
_________________________
Penguji
I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA NIDN: 0714077401
__________________________
II. Marya Mujayana, S.S NIDN: 0727038201
__________________________
Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Titik Lusiani, M.Kom, OCA
Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI
viii
Pengarsipan merupakan hal yang perlu diperhatikan oleh instansi/organisasi sehubungannya dengan kegiatan administrasi. Tujuan penulisan laporan Proyek Akhir ini adalah untuk mengetahui pengelolaan kearsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Metode yang digunakan dalam penulisan ini laporan Proyek Akhir adalah menggunakan observasi, interview dan studi literatur. Hasil observasi dan interview didapatkan bahwa pengelolaan kearsipan di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo kurang baik, karena sistem pengarsipan disana masih menggunakan sistem manual dan belum tertata dengan rapi, sehingga dapat mengalami kesulitan dalam penyimpanan surat-surat dan penemuan kembali surat-surat di bagian Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga. Dari permasalahan diatas, maka penulis membuat sistem pengarsipan secara elektronik untuk memperbaiki sistem yang telah ada sebelumnya. Pengembangan sistem pengarsipan secara elektronik diharapkan dapat meningkatkan kinerja pergawai.
x
Halaman
ABSTRAK ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II ... 7
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7
2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga ... 7
2.1.1 Sejarah Perusahaan ... 7
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 8
2.1.3 Logo Perusahaan ... 8
xi
2.1.7 Fungsi dan Tugas Pokok ... 12
2.2 Gambaran Umum Divisi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 14
2.2.1 Sejarah Singkat Bagian Umum dan Kepegawaian ... 14
2.2.2 Struktur Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 15
2.2.3 Tugas Bagian Umum dan Kepegawaian ... 16
2.2.4 Urutan Pangkat Penggolongan Pegawai Negeri ... 16
2.2.5 Jadwal Pelaksanaan Proyek akhir ... 18
2.2.6 Lokasi dan Tempat Pelaksanaan Proyek akhir ... 18
BAB III ... 19
LANDASAN TEORI ... 19
3.1 Arsip ... 19
3.1.1 Tujuan Arsip ... 20
3.1.2 Kegunaan Arsip ... 21
3.1.3 Penggolongan Arsip ... 22
3.1.4 Jenis Arsip ... 23
3.1.5 Pengorganisasian Arsip ... 24
3.1.6 Penataan Arsip ... 26
3.1.7 Sistem Penyimpanan Arsip ... 27
3.2 Pemusnahan Arsip ... 32
3.2.1 Prosedur Pemusnahan ... 32
3.2.2 Peralatan Kearsipan ... 33
xii
3.3.3 Penggolongan Surat ... 38
3.3.4 SQL ... 38
3.3.5 Type Data Field ... 40
3.3.6 Teknik Peningkatan Kinerja. ... 44
BAB IV ... 48
HASIL DAN PEMBAHASAN ... 48
4.1. Penanganan Surat Masuk ... 50
4.2. Menyortir Surat ... 51
4.3. Mengklasifikasi Surat ... 52
4.4 Penomoran Pada Surat Keluar ... 53
4.5. Prosedur Lembar Disposisi ... 55
4.6. Prosedur Agenda ... 57
4.7. Sistem Penyimpanan ... 62
BAB V... 129
KESIMPULAN DAN SARAN ... 129
5.1 Kesimpulan ... 129
5.2 Saran ... 130
xiii
Tabel 3.1 Tipe Data Field ... 41
Tabel 3.2 Tipe Data Number ... 43
Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk ... 58
xiv
Gambar 2.1 Logo Perusahaan ... 8
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga ... 10
Gambar 2.3 Struktur Organisai Divisi Bagian Umum dan Kepegawaian ... 15
Gambar 4.1 Arus Surat Masu ... 51
Gambar 4.2 Arus Surat Keluar ... 54
Gambar 4.3 Lembar Disposisi ... 56
Gambar 4.4 Ordner ... 63
Gambar 4.5 Query Design ... 64
Gambar 4.6 SQL ... 65
Gambar 4.7 Query Design Surat... 66
Gambar 4.8 Pembuatan Tabel Surat ... 67
Gambar 4.9 Hasil Pembuatan Tabel Surat ... 68
Gambar 4.10 Query Design Tabel Jenis Surat ... 68
Gambar 4.11 Pembuatan table Jenis Surat ... 69
Gambar 4.12 Hasil Pembuatan Tabel Jenis Surat... 70
Gambar 4.13 Query Design Tabel Sifat Surat ... 71
Gambar 4.14 Pembuatan tabel sifat surat ... 71
Gambar 4.15 Hasil Pembuatan Table Sifat Surat ... 72
Gambar 4.16 Query Design Bentuk Surat... 73
Gambar 4.17 Pembuatan Table Bentuk Surat ... 73
xv
Gambar 4.21 Hasil Pembuatan Table Departemen ... 76
Gambar 4.22 Relationship ... 78
Gambar 4.23 Pengisian Tabel Surat ... 80
Gambar 4.24 Konfirmasi Penambahan Data ... 81
Gambar 4.25 Hasil Pengisian Pada Tabel Surat ... 81
Gambar 4.26 Pengisian Tabel Sifat Surat. ... 82
Gambar 4.27 Konfirmasi Penambahan Data ... 82
Gambar 4.28 Hasil Pengisian Tabel Sifat Surat ... 83
Gambar 4.29 Pengisian Tabel Jenis Surat. ... 83
Gambar 4.30 Konfirmasi Penambahan Data ... 84
Gambar 4.31 Hasil Pengisian Tabel Jenis Surat ... 84
Gambar 4..32 Pengisisan Tabel Bentuk Surat ... 85
Gambar 4.33 Konfirmasi Penambahan Data ... 85
Gambar 4.34 Hasil Pengisian Tabel Bentuk Surat ... 86
Gambar 4.35 Pengisian Tabel Departemen ... 86
Gambar 4.36 Konfirmasi Penambahan Data ... 87
Gambar 4.37 Hasil Pengisian Tabel Departemen ... 87
Gambar 4.38 Form Wizard... 88
Gambar 4.39 pembuatan Form ... 88
Gambar 4.40 Selected Field ... 89
Gambar 4.41 Layout Form ... 89
xvi
Gambar 4.45 Action Buton ... 92
Gambar 4.46 Pembuatan Action Buton ... 92
Gambar 4.47 Pembuatan Action Buton ... 93
Gambar 4..48 Pembuatan Action Buton ... 93
Gambar 4.49 Hasil Pembuatan Action Buton ... 94
Gambar 4.50 Form View... 95
Gambar 4.51 Hasil Pembuatan Form Surat ... 95
Gambar 4.52 FormInput data Surat ... 96
Gambar 4.53 Form Input Data Jenis Surat ... 97
Gambar 4.54 Form Input data Sifat Surat ... 98
Gambar 4.55 Form Input data Bentuk Surat ... 99
Gambar 4.56 Form Input data Departemen ... 100
Gambar 4.57 Report wizard ... 101
Gambar 4.58 Report Wizard ... 102
Gambar 4.59 Report Wizard ... 102
Gambar 4.60 Report Wizard ... 103
Gambar 4.61 Report Wizard ... 103
Gambar 4.62 Report Wizard ... 104
Gambar 4.63 Modify Report ... 105
Gambar 4.64 Report Surat ... 106
Gambar 4.65 Report Jenis Surat ... 106
xvii
Gambar 4.69 Pencarian Departemen ... 107
Gambar 4.70 Enter Parameter Value Departemen ... 108
Gambar 4.71 Hasil Pencarian yang Mengandung Huruf Depan ... 108
Gambar 4.72 Hasil Pencarian ... 109
Gambar 4.73 Enter Parameter Value Departemen ... 109
Gambar 4.74 Hasil Pencarian yang Mengandung Huruf Depan ... 110
Gambar 4.75 Hasil Pencarian ‘Penyuluhan’ ... 110
Gambar 4.76 Enter Parameter Value Jenis Surat ... 111
Gambar 4.77 Hasil Pencarian ‘Surat Dinas’ ... 111
Gambar 4..78 Hasil Pencarian ‘Surat Tugas’ ... 112
Gambar 4.79 Enter Parameter Value Surat ... 112
Gambar 4.80 Hasil Pencarian nomor surat huruf depan 600 ... 113
Gambar 4.81 Hasil Pencarian nomor surat mengandung huruf 6 ... 113
Gambar 4.82 Menu ... 114
Gambar 4.83 Input Data ... 114
Gambar 4.84 Form Surat ... 115
Gambar 4.85 Form Bentuk Surat ... 116
Gambar 4.86 Form Sifat ... 116
Gambar 4.87 Form Jenis Surat ... 117
Gambar 4.88 Form Departemen ... 117
Gambar 4.89 Form Pencarian ... 118
xviii
Gambar 4.93 Hasil Pencarian Jenis Surat ... 120
Gambar 4.94 pencarian Isi Surat ... 120
Gambar 4.95 Hasil Pencarian Isi Surat ... 121
Gambar 4.96 Pencarian Surat ... 121
Gambar 4.97 Hasil pencarian Surat ... 122
Gambar 4.98 Menu ... 123
Gambar 4.99 Menu Input Data Surat ... 123
Gambar 4.100 Menu Pencarian ... 124
Gambar 4.101 Form Design ... 124
Gambar 4.102 pembuatan Form Menu ... 125
Gambar 4.103 Command Button Wizard ... 125
Gambar 4.104 Categories and Action ... 126
Gambar 4.105 Command Button ... 126
Gambar 4.106 Pembuatan Menu INPUT DATA ... 127
Gambar 4.107 Hasil Pembuatan Menu Input Data ... 128
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggung jawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Pasal 2 Undang-Undang No 7 Tahun 1971) Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip. Faktor manusia dalam unit kerasipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.
Pengarsipan ini akan ditetapkan dalam kegiatan proyek akhir Komputerisasi Perkantoran dan Bagian Umum dan Kepegawaianan di bagian Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo. Tidak hanya pengarsipan tetapi juga beberapa mata kuliah yang telah ditempuh pada semester satu sampai dengan lima, kegiatan ini diharapkan dapat membekali mahasiswa dalam dunia kerja.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan sebagai berikut: “Bagaimana pengelolaan kearsipan pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo”
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari perumusan masalah di atas, perlu adanya batasan masalah pada laporan Proyek Akhir berupa Proyek akhir pada divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yaitu : Menjalankan keseluruhan dari proses pengarsipan surat masuk dan keluar mulai dari menerima surat masuk, mengagenda surat, menyortir surat sampai dengan penyimpanan surat tersebut.
1.4 Tujuan
Berdasarkan pada perumusan masalah diatas, maka tujuan yang akan dicapai dalam penyusunan laporan Proyek Akhir ini adalah:
a) Penyimpanan surat dengan rapi
b) Menciptakan sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Bagian Umum dan Kepegawaian
1.5 Manfaat
Sistem pengarsipan ini bermanfaat untuk bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga, karena dapat mempermudah penyimpanan dan pencarian arsip.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab pertama pendahuluan membahas tentang beberapa hal mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan proyek akhir, manfaat proyek akhir, dan sistematika penulisan yang sesuai dengan pelaksanaan proyek akhir, yang digunakan dalam pengumpulan data yang sebenarnya.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ketiga landasan teori membahas mengenai teori - teori yang berhubungan langsung dengan hal yang dikerjakan di divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yang berhubungan dan menunjang dengan hal yang dikerjakan di tempat proyek akhir meliputi dari pengertian surat, fungsi surat, pengorganisasian surat, pengertian arsip, tujuan kerasipan, kegunaan arsip, penggolongan arsip, jenis arsip, pengorganisasian arsip, penataan arsip, system penyimpanan arsip, pemusnahan serta peralatan kearsipan, dimana teori-teori penunjang yang digunakan adalah
berbagai buku untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab keempat Hasil dan Pembahasan membahas tentang hasil dan pembahasan masalah sesuai data yang sebenarnya pada divisi Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
DAFTAR PUSTAKA
Bagian ini berisi judul dan pengarang buku penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan laporan proyek akhir.
LAMPIRAN
7 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
2.1.1 Sejarah Perusahaan
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo adalah unsur pelaksana Pemerintah Daerah Kabupaten Sidoarjo yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekertaris Daerah.
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo sebagai salah satu perangkat daerah bertekad dan berkewajiban untuk menyusun dokumen Rencana Strategis tersebut berdasarkan tugas pokok dan fungsi yang melekat pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi :
Terwujudnya sistem jaringan jalan yang mantap untuk menuju masyarakat Sidoarjo yang Mandiri, Sejahtera dan Madani.
Misi :
Meningkatkan jaringan jalan sebagai pendorong pengembangan wilayah. Mengembangkan jaringan jalan yang berwawasan lingkungan.
Meningkatkan sistem kerjasama dengan masyarakat dan swasta dalam pengembangan jaringan jalan.
2.1.3 Logo Perusahaan
9 2.1.4 Lokasi Perusahaan
Lokasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo, yaitu:
a. Nama Perusahaan : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo.
Alamat Perusahaan : Jl. Sultan Agung No. 17A Sidoarjo.
Telp : (031) 8921942
Fax : (031) 8921942
Email : Binamarga_sda@yahoo.com
2.1.5 Struktur Organisasi
Struktur organisasi memiliki peran yang cukup penting dalam menentukan pembagian tugas dan wewenang dari setiap bagian. Demikian juga halnya dengan suatu perusahaan, agar proses kerjanya dapat berjalan dengan baik maka struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dan tugas-tugas perusahaan.
2.1.6 Urutan Struktur Organisasi
a. Unsur Pimpinan : Kepala Dinas
b. Unsur Staf : Bagian Umum dan Kepegawaian, terdiri dari: 1. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan.
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. 3. Sub Bagian Keuangan.
c. Unsur Pelaksana : Bidang Bina Teknik, terdiri dari: 1. Seksi Perencanaan Umum dan Teknis.
2. Seksi Pengendalian dan Pemanfaatan. 3. Seksi Pengolahan Data.
d. Bidang Pembangunan dan Peningkatan, terdiri dari: 1. Seksi Pembangunan Jalan.
2. Seksi Peningkatan Jalan.
3. Seksi Pembangunan dan Peningkatan Jembatan. e. Bidang Pemeliharaan, terdiri dari :
1. Seksi Pemeliharaan Jalan; 2. Seksi Pemeliharaan Jembatan; 3. Seksi Peralatan.
f. Unit Pelaksana Teknis Dinas. 1. Kepala UPT Dinas
2. Sub Bagian Bagian Umum dan Kepegawaian 3. Jabatan Fungsional.
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
2.1.7 Fungsi dan Tugas Pokok
a. Fungsi:
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga mempunyai tugas melaksanakan urusan Pemerintahan daerah bidang Pekerjaan Umum Bina Marga. Dalam melaksanakan tugasnya, Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga mempunyai fungsi:
1. Perumusan kebijakan teknis di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga. 2. Menyusun rencana dan pembinaan umum sesuai kebijakan yang
ditetapkan Bupati.
3. Melaksanakan kegiatan sesuai program dan kebijakan di bidang pembangunan dan pemeliharaan jalan serta jembatan.
4. Perumusan kebijakan teknis di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga. 5. Menyusun rencana dan pembinaan umum sesuai kebijakan yang
ditetapkan Bupati.
b. Tugas Pokok dan Fungsi Khusus
1. Tugas Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, melaksanakan koordinasi, pengawasan, evaluasi dan penyelenggaraan kegiatan bidang Pekerjaan Umum Bina Marga.
2. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas: a. Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyusunan
dokumen perencanaan program dan kebijakan teknis. b. Menerima dan mengkoordinasi tindak lanjut pelayanan
permohonan perijinan (front office) dan pengaduan masyarakat di bidang Pekerjaan Umum Bina Marga.
c. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Dinas, serta melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekertaris sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:
a. Melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi.
b. Melaksanakan pengelolaan barang. c. Melaksanakan administrasi kepegawaian.
2.2 Gambaran Umum Divisi Bagian Umum dan Kepegawaian
2.2.1 Sejarah Singkat Bagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo merupakan salah satu sub bagian yang merupakan tempat yang dipilih untuk melaksanakan proyek akhir. Sebagai salah satu perangkat Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo dibentuk berdasarkan Undang-Undang Nomor 12 tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 9) juga sudah beberapa kali mengalami perubahan Organisasi dan terakhir berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4741) yang kemudian ditindak lanjuti dengan Peraturan Daerah Kabupaten Sidoarjo Nomor 21 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sidoarjo.
2.2.2 Struktur Organisasi Bagian Umum dan Kepegawaian
2.2.3 Tugas dan Tanggung Jawab Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Bagian Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo antara lain:
1. Pengadministrasian umum yang melaksanakan pelayanan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan dan dokumentasi.
2. Pengolah data kepegawaian yang melaksanakan administrasi kepegawaian. 3. Pengadministrasian dan pengelolaan barang.
2.2.4 Urutan Pangkat Penggolongan Pegawai Negeri
Penggolongan Pegawai Negeri: Tingkat SMP : IA
Tingkat SMA : 2A Tingkat D3 : 2B Tingkat SI : 3A Tingkat S2 : 3B
a. Golongan 1 terdiri dari: Golongan 1A : Juru Muda
Golongan 1B : Juru Muda Tingkat I Golongan 1C : Juru
b. Golongan 2 terdiri dari:
Golongan 2A : Pengatur Muda
Golongan 2B : Pengatur Muda Tingkat I Golongan 2C : Pengatur
Golongan 2D : Pengatur Tingkat I
c.Golongan 3 terdiri dari:
Golongan 3A : Penata Muda
Golongan 3B : Penata Muda Tingkat I Golongan 3C : Penata
Golongan 3D : Penata Tingkat I
d.Golongan 4 terdiri dari: Golongan 4A : Pembina
Golongan 4B : Pembina Tingkat I Golongan 4C : Pembina Utama Muda Golongan 4D : Pembina Utama Madya Golongan 4E : Pembina Utama
2.2.5 Jadwal Pelaksanaan Proyek akhir
Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada: Tanggal : 7 Maret 2011 – 31 Mei 2011 Hari : Senin – Jumat
Jam : 08.00 WIB – 15.30 WIB
Ketentuan proyek akhir dari Program Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretarian STIKOM Surabaya dimulai tanggal 7 Maret 2011 pelaksanaan proyek akhir itu dilakukan pada hari senin – jumat.
2.2.6 Lokasi dan Tempat Pelaksanaan Proyek akhir
Lokasi dan tempat pelaksanaan proyek akhir adalah sebagai berikut: Lokasi : Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Sidoarjo
Jalan Sultan Agung No. 17 A Sidoarjo.
Divisi bagian Umum dan Kepegawaian bagian Kearsipan.
BAB III
LANDASAN TEORI
Laporan proyek disusun menggunakan beberapa teori penunjang yang
dipakai pada saat Proyek Akhir di bagian Kearsipan Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo. Beberapa teori penunjang yang berkaitan dan
diaplikasikan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan adalah Sistem
pengarsipan surat.
3.1 Arsip
Menurut Wursanto (1995:18) arsip adalah segala kertas surat, buku, film,
microfilm, rekaman, suara, gambar dan peta, bagan, atau dokumen asli yang lain
dalam segala cara penciptaan dan dihasilkan atau diterima oleh suatu badan
sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur,
pekerjaan atau kegiatan pemerintahan yang lain atau karena pentingnya informasi
yang terkandung di dalamnya.
Sedangkan menurut Mardiana dan Setiawan (1994:33) arsip dapat diartikan
suatu t bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu
keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa.
Menurut Mulyono (1985:5) dalam kutipannya dalam bahasa Bel yang
penyimpanan. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan
yang lain. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan,
gambar, grafik, dan sebagainya. Bahan-bahan yang disimpan sebagai bahan
pengingat.
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip adalah: Surat-surat yang
dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam
bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Surat-surat yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan menurut Amsyah (2003:16) arsip adalah setiap catatan yang
tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huduf, angka atau gambar yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam pada kerjtas ( kartu, formulis), kerjtas film ( slide, film-strip, micro film),
media computer, kertas photo copy dan lain-lain.
3.1.1 Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung
jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan perusahaan dan organisasi. Memberikan pelayanan dalam
[image:33.612.99.511.289.521.2]akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien (PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN
1971)
3.1.2 Kegunaan Arsip
Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu
hal atau yang digunakan sebagai pengingat. Menurut Mulyono ( 2003:6), arsip
mempunyai 4 kegunaan yaitu:
a. Guna Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan
pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.
b. Guna Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai
pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Guna Sejarah
Arsip memiliki informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa
yang akan datang
d. Guna Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan dan
juga sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat
terkain dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus
disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus
3.1.3 Penggolongan Arsip
Untuk penataan arsip dengan baik, maka arsip perlu dikelompokkan dalam
empat golongan arsip. Hal ini memudahkan penilaian dalam penyimpanan
maupun penyusutan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna. Menurut Ignasius
(1991;27) ada 4 (empat) golongan arsip adalah sebagai berikut:
a. Arsip Non-esesial
Arsip Non-esesial yaitu arsip yang tidak memerlukan pengelolaan dan tidak
mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting, sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini paling lama penyimpanannya
satu tahun.
b. Arsip yang diperlukan
Arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai nilai guna, tetapi
sifatnya sementara dan kadang-kadang masih digunakan atau dibutuhkan.
Oleh Karena itu arsip yang diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3
tahun.
c. Arsip Penting
Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, dan sejarah. Arsip yang demikian masih diperlukan
untuk membantu kelancaran pekerjaan. Apabila arsip yang hilang sulit
diganti dan memang sulit mencari penggantinya.
d. Arsip Vital
Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen, langsung disimpan untuk
3.1.4 Jenis Arsip
Arsip timbul karena kegiatan suatu organissasi, berdasarkan golongan arsip
perlu disimpan dalam waktu tertentu. Arsip sementara samapai 1 tahun, 1-5 tahun,
5-10 tahun dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip
yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip frekuensi penggunaannya
cukup tinggi. Arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsip-arsip yang
frekuensi penggunaannya sangat rendah. Menurut Mulyono (2003), berdasarkan
frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi di bedakan jenis arsip seperti
berikut:
a. Arsip Aktif (Dinamis Aktif)
Arsip aktif yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses
kegiatan kerja. Arsip ini disimpan di unit pengolah, karena sewaktu-waktu
diperlukan sebagai bahan informasi harus dikeluarkan dari tempat
penyimpanan. Jadi dalam jangka waktu tertentu arsip ini sering keluar
masuk tempat penyimpanan.
b. Arsip Inaktif ( Dinamis Inaktif)
Arsip Inaktif yaitu arsip yang penggunaannnya tidak langsung sebagai
bahan informasi. Arsip ini disimpan di unit kearsipan dan jarang
dikeluarkan dari temapat penyimpanannya, bahkan tidak pernah keluar dari
tempat penyimpanan dalam waktu lama. Jadi arsip inaktif hanya
c. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakana secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara (pasar 2 ayat a UU No. 7 tahun 1971). Arsip ini
senantiasa masih berubah baik nilai maupun arti seseuai dengan fungsinya.
d. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (pasal 2
ayat b UU No. 7 tahun 1971). Arsip statis sebagai arsip sudah mencapai
taraf nilai abadi.
3.1.5 Pengorganisasian Arsip
Di dalam pengorganisasian arsip harus diperhatikan pengaturan arsip dan
penanggung jawabannya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang
dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:22), ada beberapa pengorganisian
arsip dalam kantor, yaitu:
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat
dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu
semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral
arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang
relative kecil:
Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:
a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat
dihemat.
b. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip.
c. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan
yang sama.
b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada
setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja
mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.
Keuntungan dari desentralisasi adalah:
a. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja
sendiri.
b. Penangan arsip lebih mudah dilakukan, Karen arsip sudah dikenal baik.
a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan
duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor harus mempunyai dan menyediakan peralatan dan perlengkapan
arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan.
c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
d. Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi amkan
digunakan kombinasai dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip
secara kombinasi, arisp masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif
dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang kurang
digunakan atau arsip inaktif dikelola disentral arisp. Dengan demikian,
penyimpanan arsip aktif dilakkan secara desentralisasi dan arsip inaktif
dilakukan secara sentralisasi
3.1.6 Penataan Arsip
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode
klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan
efisien.
Menurut Abubakar (1990:67), pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
Arsip harus disortir terlebih dahulu
a. Meneliti arsip apakah sudah di disposisi/belum
b. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan.
d. Menentukan indeks
Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan
disamping itu juga sebagai alat penentu dimana letak arsip itu di dalam urutan
hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga
menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu
kendali dalam file.
Mengindeks adalah mennetukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari
kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama
orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada
sistem penyimpanan yang dipergunakan. (Amsyah 2003:121).
3.1.7 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan dalam
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bersama
warkat tersebut sewatku-waktu diperlukan (Amsyah, 2003:71)
Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata
tangkap dari dokumen yang disimpan baik berupa huduf maupun angka yang
disusun menurut urutan tertentu.
Menurut Amsyah (2003:72), jenis-jenis sistem penyimpanan arsip adalah
sebagai berikut:
Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan
kembali) berdasarkan abjad. Berarti cara menyimpan arsip diurutkan menurut
abjad, yaitu dari huduf A sampai Z.
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
a. Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen sehingga
dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau
lembaga.
b. Dokumen-dokumen dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu
nama dan satu tempat.
c. Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi.
d. Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menyimpan dokumen yang
berhubungan dengan fungsi atau tugas masing-masing. Sehingga isi dokumen
lebih cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya: Produksi,
keuangan, dsb). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih membantu.
e. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Dari uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah
organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang
baik disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi yang lain
arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini dan masa yang akan
datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan
2. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem
nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa
dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal
pengirimannya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama
individu, ataupun isi dokumen bersangkutan.
Sistem ini akan lebih tepat digunakan untuk:
a. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki cabang atau tempat, misalnya
bank, asuransi, kurir dan sebagainya.
b. Organisasi atau Perusahaan yang memiliki usaha menyangkut dengan
lokasi-lokasi. Misalnya perusahaan pengembangan perumahan yang
membuka lokasi perumahan diberbagai lokasi, perusahaan distributor di
suatu wilayah.
Instansi pemerintah yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan.
c. Kantor kecamatan yang menyimpan dokumen dari berbagai kelurahan,
kantor kabupaten yang menyimpan dokumen dari berbagai kecamatan.
d. Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan dengan
berbagai Negara.
3. Sistem Subyek
Sistem subyek adalah sistem penyimpanan doumen yang berdasarkan
pokok masalah, masalah, pokok surat, atau subyek. Dengan kata lain merupakan
suatu sistem penyimpanan yang didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan
dokumen.
Sistem penyimpanan subyek ini lebih tepat digunakan:
a. Pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi
(terpusat) sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen yang
terdiri dari pokok masalah.
b. Pada penyimpanan data took serba ada yang memiliki data tentang
berbagai jenis barang yang dijual dan sebagainya.
4. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama
dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimapanan dokumen berdasarkan
nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini
diganti kode nomor. Sistem penyimpanan ini tepat digunakan untuk:
a. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan
nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya
perusahaan asuransi urutan nomor polis, bank penyimpanan data nasabah
b. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu
dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat
keputusan.
c. Pada lembaga pendidikan yang meyimpan dokumen siswanya berdasarkan
nomor induk siswa.
d. Penyimpanan faktur transaksi yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.
5. Sistem Kronologis
Sistem penyimpanan kronologis adalah sistem yang didasarkan pada urutan
waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, decade, ataupun
abjad. Dalam sistem ini dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan tahun
dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah
dilaksanakan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun.
Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang disimpan, sistem ini kurang
begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen jarang dilakukan berdasarkan
kata panggil. (cation)tanggal.
Menurut Ignasius (1991:190), sistem penyimpanan arsip yang dijalankan
dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan
2. Mudah dimengerti
3. Ekonomi/ hemat biaya
4. Tidak memakan tempat
5. Mudah didapat
7. Fleksibel/luwes
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
9. Mempermudah pengawasan
3.2 Pemusnahan Arsip 3.2.1 Prosedur Pemusnahan
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip
secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakuan secara
total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
1. Cara Pemusnahan
Menurut Mulyono (2003:102) untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan
dengan 3 cara, yaitu:
a. Pembakaran
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah lazim dilakukan, karena
pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran
ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran
dengan jumlah banyak.
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongn-potongan kertas yang sama
sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara
dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, artinya harus
selesai pada saat itu
Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan tidak
perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga
tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat sampah masih
berwujud lembaran yang dapat dikenal identitasnya.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia di atas tumpukn arsip. Cara ini agak berbahaya
arena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau
percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran
dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu lubang atau bak. Maka tidka
perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.
3.2.2 Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya, peralatan yang dipergunakan terutama untuk
penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map
Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering
(snelhechter), map tebal yang lebihdikenal dengan sebutan ordner atau
brieforner. Penyimpanan ordner lebih baikdirak atau lemari, bukan di
dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan
Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisimendatar,
atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing
cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena
dapatmemuat banyak lembaran arsip.
b. Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti
stopmap folio,tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti
snelhechter tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan. Biasanya folder
dilengkapi dengan tab, yaitu bagianyang menonjol dari folder yang
berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atauindeks yang menunjukkan
isi folder yang bersangkutan.
c. Guide
adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisahdalam penyimpanan arsip. Guide© 2003
Digitized by USU digital library 8terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide
yang berguna untuk mencantumkan kode kode, t-t atau indeks klasifikasi
(pengelompokan) dan badan guide itusendiri.Jumlah guide yang
diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian
menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua
untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus
lagi, demikian seterusnya.
d. Filing Cabinet
Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah
laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung
(bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri
berbagai jenis, ada yang berlacitunggal, berlaci g, horizontal plan file
cabinet, drawer type filing cabinet,lateral filing cabinet, dsb.
e. Almari Arsip
Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan
arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang
disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical
lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam
almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak
arsip.
f. Berkas Kotak (Box file)
Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama.
Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun
g. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun
secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas
menuju kekanan,dan seterusnya kebawah
h. Rotary Filling
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
i. Cardex (Card Index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Kartu-kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi
kode agar lebih mudah dilihat.
j. File yang dapat dilihat (Visible reference record file)
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur
3.3 Surat
Menurut Saiman (2002:75), “Surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak yang lain untuk menyampaikan
warta atau pesan. Bahasa yang digunakan dalam surat harus menggunakan
kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta
berisi pernyataan dari penulisannya dan dibuat dengan tujuan penyampaian
informasi kepada pihak lain”, dapat disebut sebagai surat.
3.3.1 Fungsi Surat
Menurut Sunarto dan Rahmawati, surat mempunyai beberapa fungsi, antara
lain:
a. Menjadi bukti tertulis bahwa komunikasi tertulis sudah terjadi dan sudah
dilakukan.
b. Menjadi wakil lembaga atau pribadi yang mengirimkannya.
c. Menjadi pegangan untuk bertindak dan titik tolak kegiatan.
d. Menjadi catatan atau dokumentasi dan bahan ingatan atas hal yang sudah
dibicarakan.
3.3.2 Pengorganisasian Surat
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi: pengelompokan surat,
membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat,
sedangkan untuk surat keluar meliputi: pembuatan konsep, persetujuan konsep,
3.3.3 Penggolongan Surat
Penggolongan surat menurut wujudnya:
a. Surat Pribadi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita
atau informasi yang dibuat atau dikirim oleh seseorang, baik kepada
perorangan juga maupun kepada organisasi atau lembaga.
b. Surat Dinas atau Resmi adalah alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang
berhubungan dengan kedinasan atau kegiatan dinas sebuah instansi
pemerintah.
c. Surat Dagang atau Niaga adalah alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang
berhubungan dengan penawaran barang-barang atau berhubungan dengan
kegiatan dagang.
3.3.4 SQL
Yang dimaksud dengan SQL query pada Microsoft Access adalah query
yang diciptakan dengan menggunakan pernyataan-pernyataan SQL. Bahasa ini
merupakan str yang digunakan untuk mengakses basis data relasional.
Troels Arvin (26-05-2007) secara umum, SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu
a. Data Definition Language (DLL)
DDL (Data Definition Language ) merupakan bahasa definisi data yang
digunakan untuk membuat, mengubah, dan menghapus struktur data asli (hold
data), yang berkaitan dengan database itu sendiri, table, dan elemen lain yang
merupakan bagian dari database seperti domain, index, triggers, stored procedure,
role, dan shadow. Semua definisi objek akan dilakukan dengan keyword
CREATE, ALTER, dan DROP. Sebagai contoh CREATE TABLE untuk membuuat
table. ALTER TABLE untuk memodifikasi table yang sudah ada. DROP TABLE
untuk menghapus table.
b. Data Manipulation Language (DML)
DML (Data Manipulation Language) merupakan bahasa manipulasi data
yang digunakan untuk memanipulasi data dengan data struktur. Empat pokok
statement DML yaitu INSERT, UPDATE, DELETE, dan SELECT.
Fungsi dari keempat statement DML, ysitu:
1. SELECT : Untuk menampilkan data
2. INSERT : Untuk menambahkan data baru
3. UPDATE : Untuk mengubah data yang sudah ada
3.3.5 Type Data Field
Field-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access
mengetahui bagaimana data tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam
field itu. Oleh karena itu sangat penting bagi untuk memahami berbagai tipe data
field yang ada. Bahkan pengetahuan mengenai hal ini akan bermanfaat ketika
merancang berbagai macam tabel dalam sebuat database. Tipe data
Tabel 3.1 Tipe Data Field
Tipe Data Keterangan Ukuran
Teks Merupakan tipe data bawaan yang akan
dipilihkan oleh Microsoft Access ketika suatu
field baru diciptakan. Tipe ini digunakan
untuk menyatakan teks atau data yang bisa
mengandung huruf, angka, dan
karakter-karakter yang lain seperti t * dan &. Contoh
pemakaian antara lain untuk nama orang,
alamat, bahkan untuk angka yang tidak
dimasukkan untuk dihitung (nomor telepon)
Maksimum
terdiri atas 255
karakter
Memo Merupakan tipe data teks yang berukuran
besar
Dapat
mencapai
65.535
karakter
Number Merupakan tipe data untuk suatu nilai
bilangan yang bisa dihitung. Ada
bermacam-macam pilihan lebih lanjut untuk nilai
ini.Tabel 3.2 memperlihatkan detil untuk tipe
ini.
1,2,4,8, atau 16
byte tergantung
tipe detilnya
Date/time Nilai jam dan tanggal dimulai dari tahun 100
sampai dengan 9999
Tipe Data Keterangan Ukuran
Currency Merupakan tipe data untuk nilai uang.
Keakuratan sampai 15 digit di sebelah kiri t
pecahan dan 4 digit disebelah kanan t
pecahan.
8 byte
Auto Number Menyatakan data yang hanya memiliki dua
kemungkinnan nilai saja. Contoh, benar atau
salah, pria atau wanita.
4 byte
Yes/No Menyatakan data yang hanya memiliki dua
kemungkinan nilai saja. Contoh, benar atau
salah, pria atau wanita
1 bit
OLE Object Menyatakan data objek seperti lembar kerja
Excel, dokumen Word yang dihubungkan
atau dilekatkan ke Microsoft Access
Sampai 1
Gigabyte
Hyperlink Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya
digunakan sebagai alamat Web atau untuk
melompat ke word)
Sampai 2048
Karakter
Lookup Wizard Memungkinkan berhubungan dengan nilai
pada tabel lain melalui fasilitas kotak dasar
(list box) atau kotak kombo (combo box)
Biasanya 4
Tabel 3.1 Tipe Data Number
1. Key Field
Ada tiga field kunci sejenis yang dapat menghubungkan semua tabel yaitu:
1. Candidate Key (kunci kandidat) adalah suatu atribut atau satu set
minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik kejadian spesifik
dari entities.
2. Primary Key (kunci primer) adalah atribut yang dipilih sebagai sesuatu
yang unik pada relasi. Sebuah kumpulan field biasa menjadi sebuah key
untuk suatu relasi jika : Tidak ada 2 baris data yang mempunyai nilai
Tipe Bilangan Keterangan Ukuran
Byte Bilangan bulat dari 0 sampai 255 1 byte
Decimal Bilangan real dari -1028 -1 sampai 1028 -1 12 byte
Integer Bilangan bulat -32.768 sampai 32.767 2 byte
Long Integer Bilangan bulat dari 2.147.483.648 sampai
2.147.483.647
4 byte
Double Digunakan untuk mengisi perhitungan
decimal (float0
8 byte
Replication ID Unruk membentuk pengenal yang unik dalam
suatu field yang dijadikan kunci primer
sama pada semua field key dan jika ada lebih dari 1 key untuk relasi,
maka 1 tersebut dipilih oleh (DBA) menjadi primary key.
3. Foreign Key (kunci tamu) adalah sebuah field dalam satu relasi yang
digunakan untu me “refer” (menunjuk) ke suatu baris (tuple) pada relasi
yang lain (harus berkorespondensi dengan primary kkey pada relasi yang
kedua) seperti logical pointer.
2. Entity Relationship
Relation atau relasi adalah persekutuan atau hubungan antara dua entitas
atau lebih. Ada beberapa tipe relasi yang baisanya terdapat dalam sebuah
database, yaitu:
1. Relasi One To One artinya hubungan antara tabel satu dengan tabel yang
lain adalah satu banding satu.
2. Relasi One To Many / Many To One artinya hubungan antara tabel satu
dengan tabel lain adalah satu banding atau banyak banding satu.
3. Relasi Many To Many artinya hubungan antara tabel satu dengan tabel yang
lain banyak berbanding banyak, maka akan terdapat dua buah kunci tamu
pada tabel penghubungnya.
3.3.6 Teknik Peningkatan Kinerja.
Produktivitas perkantoran dapat ditingkatkan dengan meningkatkan output
perkantoran, efisiensi proses kerja, dan kenyamanan lingkungan tempat mereka
bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai
dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan. Beberapa teknik yang dapat
meningkatkan kinerja pegawai yang disarikan dari pendapat Gomez-Mejia , dkk
(2004), Quible (2001), dan Robbins (2003), yaitu:
1. Pembagian Kerja adalah teknik di mana dua orang berbagai pekerjaan yang
pada dasarnya merupakan satu perkerjaan secara utuh. Teknik ini
menghasilkan beberapa keuntungan, seperti mengurangi ketidak hadiran
kerja karena karyawan dapat terus bekerja meskipun situasi kurang
memungkinkan dibandingkan mereka bekerja secara full-time.
2. Penyederhanaan Kerja, teknik ini menghilangkan tugas yang membosankan
dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi
pekerjaan yang dibebankan.
3. Rotasi Kerja, penggunaan rotasi kerja sebagai teknik untuk meningkatkan
produktivitas akan memungkinkan pegawai bertukar pekerjaan dengan
pegawai yang lain selama periode waktu tertentu. Secara psikologis, rotasi
kerja juga memiliki dampak positif, yaitu meningkatnya produktivitas
pegawai yang menggunakannya sebagai cara sementara untuk mengetahui
pekerjaan lain.
4. Peningkatan Kerja, teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil
terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkan
tingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjaan mereka
mereka lakukan. Secara garis besar, ini merupakan teknik pemberdayaan
pegawai dengan memberikan lebih banyak kesempatan kepada mereka
untuk mengalami keberhasilan, pengenalan, dan pengembangan pekerjaan
sehingga pegawai merasa lebih tertantang untuk meningkatkan kinerjanya.
Pemberdayaan memberikan karyawan izin, keahlian, dan tanggung jawab
dalam pengembalian keputusan ketika menjalankan pekerjaannya.
5. Intensif dan Penghargaan, meningkatnya intensif maupun penghargaan yang
diberikan kepada pegawai administrasi akan meningkatkan produktivitas
mereka, karena biasanya intensif yang akan diberikan dihubungkan dengan
tingkat kinerja yang dapat mereka hasilkan.
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan
perencanaan intensif yang akan diberikan (Quible, 2001), yaitu:
a. Sistem kompensasi harus mudah dimengerti,
b. Intensif harus didistribusikan dengan cepat setelah tingkat
produktivitas karyawan yang telah ditentukan sebelumnya tercapai,
c. Intensif harus meningkat sesuai dengan peningkatan produktivitas
yang dicapai,
d. Intensif harus cukup besar untuk memotivasi kinerja karyawan.
e. Kontinuitas intensif harus dapat dipertahankan guna menjaga motivasi
karyawan administrasi.
Untuk membantu karyawan agar tetap sadar akan keuntungan peningkatan
program intensif terrsebut, karena kesenjangan informasi akan mengakibatkan
kurang tertariknya karyawan pada program yang dijalankan. Berikut ini adalah
intensif dan penghargaan yang dapat diberikan oleh perusahaan (Sykes, 2001):
a. Secara informal, dengan memberikan penghargaan atas pencapaian prestasi
oleh seorang karyawan atau suatu tim dalam rapat pegawai mingguan atau
menempelkan ucapan selamat pada papan pengumuman.
b. Secara khusus, dengan memberikan penghargaan kepada karyawan teladan
bulan ini atau memberikan tiket berlibur gratis ke daerah wisata apabila
karyawan tidak pernah absen dalam waktu 1 tahun.
c. Secara formal, dengan mengadakan kontes atau lomba mengetik tercepat di
departemen administrasi pada momen 17-an atau memberikan training
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Terdapat permasalahan yang menimpa yaitu sistem pengarsipan yang
kurang baik. Sehingga dapat mengalami kesulitan dalam penyimpanan surat-surat
dan penemuan kembali surat-surat di bagian Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga.
Proyek akhir dilakukan 90 hari kerja aktif dalam kurun waktu ± 8 jam/hari.
Untuk mengatasi permasalahan yang ada diatas, maka diperlukan langkah-langkah
sebagai berikut;
1. Penanganan surat masuk.
2. Menyortir surat.
3. Mengklasifikasi surat.
4. Menyimpan arsip.
Metodologi yang digunakan dalam menyelesaikan Laporan Proyek Akhir
adalah sebagai berikut:
1. Studi Observasi
pengamatan terhadap proses kerja yang berlangsung di DINAS
PEKERJAAN UMUM BINA MARGA KABUPATEN SIDOARJO.
Mencari informasi lebih lanjut kepada Direktur maupun staff yang ada di
perusahaan.
3. Studi Literatur
Mencari dan membaca dari literatur dan buku-buku yang dapat menunjang
tugas Proyek Akhir di bagian Umum dan Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo.
4. Pembuatan Laporan
Setelah melakukan Proyek Akhir selama 3 (tiga) bulan di bagian Umum dan
Kepegawaian, penulis harus menyusun laporan Proyek Akhir yang
merupakan syarat menyelesaikan Studi DIII Komputerisasi Perkantoran dan
Kesekretariatan STIKOM Surabaya
Jadwal pelaksanakan Proyek Akhir :
Hari : Senin s.d. Jumat
Tanggal : 07 Maret s.d. 31 Mei 2011
Dalam kurun waktu tersebut penulis harus dapat memenuhi syarat
mengikuti Proyek Akhir minimal 1 (satu) bulan dan maksimal 3 (tiga) bulan
dengan mengisi form absensi atau kehadiran yang di ketahui oleh pimpinan
4.1. Penanganan Surat Masuk
Untuk menangani surat masuk, tugas pertama yang harus dilakukan adalah
mensortir/mengelompokkan surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat
kepentingan surat yang kebanyakan berupa surat-surat dinas dari perorangan.
prosedur pencatatan dan pendistribusian surat di Dinas Pekerjaan Umum Bina
Marga Kabupaten Sidoarjo yang menggunakan tiga prosedur yaitu pencatatan dan
penomoran pada agenda surat, pemberian nomor pada lembar disposisi, dan
prosedur penyimpanan. Ketika surat datang atau diterima, maka surat disortir atau
dikelompokkkan menurut jenis surat, kemudian surat tersebut ditulis di agenda
surat dan ditulis di lembar disposisi. Kemudian lembar disposisi tersebut
diteruskan kepada pimpinan untuk diperiksa dan diberi t tangan kemudian
disimpan atau arsip. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 4.1.
Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara meneliti asal sumber
dan perihal surat tersebut. Sumber dapat dilihat dari si pengirim, hal surat dengan
ini dapat diketahui bahwa surat tersebut tergolong penting tidaknya serta bersifat
Gambar 4.1 Arus Surat Masuk
A B
D
C
F E
Pimpinan Lembar
Disposisi Lembar
Disposisi Surat
Masuk Surat
Masuk
Agenda Surat
Masuk Agenda Surat
Masuk
Keterangan:
a. Surat Masuk
b. Agenda Surat Masuk
c. Lembar Disposisi
d. Diteruskan pada pimpinan
e. Sekertaris mengambil dan menyimpan
f. File/Arsip tempat untuk menyimpan file tersebut.
Surat yang baru masuk kemudian dikumpulkan dan disortir, kemudian
surat-surat tersebut ditulis pada agenda surat masuk. Setelah itu ditulis dan diberi
nomor pada lembar disposisi, setelah ditulis pada lembar disposisi maka
diteruskan pada pimpinan untuk diperiksa dan diberi t tangan, kemudian oleh
sekertaris disimpan bersama lembar disposisinya dan diarsipkan.
Setelah semua surat dibaca dan dipisahkan antara surat yang penting dari
semua surat yang ada, maka mulai memproses surat-surat yang lebih penting
dahulu dan menyisihkan untuk sementara surat-surat yang kurang penting.
4.2. Menyortir Surat
Menyortir surat dilakukan setelah surat dikumpulkan, kemudian surat yang
ada disortir berdasarkan nama surat untuk membedakan antara surat yang satu
dengan surat yang lainnya, sehingga surat yang telah dikumpulkan dapat disortir
4.3. Mengklasifikasi Surat
Setelah penyortiran surat telah dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah
mengklasifikasikan surat. Dalam mengklasifikasikan surat memuat tentang semua
daftar surat mulai perihal surat dan jenis surat. Dalam mengklasifikasi surat,
penulis memberikan kode pada setiap surat sebagai pedoman dalam pengarsipan.
Kode Pokok yang berlaku di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo adalah:
a. 000 : Umum
b. 100 : Pemerintahan
c. 200 : Politik
d. 300 : Keamanan
e. 400 : Kesejahteraan
f. 500 : Perekonomian
g. 600 : P.U dan Ketenagaan
h. 700 : Pengawasan
i. 800 : Kepegawaian
4.4 Penomoran Pada Surat Keluar
Penomoran pada lembar penerus Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
Kabupaten Sidoarjo memiliki kriteria berbeda di setiap divisi/bagian. Pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga adalah sebagai berikut:
No. 622 / 279 / 404. 3.12 / 2011
A B C D
Keterangan:
a. Kode Surat Keluar
b. No urat surat
c. Kode Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga
d.Tahun Pembuatan Surat
Untuk kode surat, 620 termasuk dalam kode pekerjaan umum dan
ketenagaan, dimana 622 adalah sub kode tentang jalan luar kota. Sidoarjo adalah
sebuah kabupaten yang tidak menangani jalan untuk luar kota misalnya madiun
dan lain-lain. Jalan luar kota adalah jalan yang menghubungkan sidoarjo dengan
Gambar 4.2 Arus Surat Keluar
A B C
E D
Pimpinan Surat
Masuk Surat
Keluar
Agenda Surat
Masuk Agenda Surat
Keluar
Keterangan:
a. Surat Keluar
b. Agenda Surat Keluar
c. Pimpinan
d. Sekertaris
e. File Arsip
Sistematika penyimpanan surat keluar sama saja dengan penyimpanan surat
masuk. Jadi surat yang dikirim atau surat keluar harus ditulis pada agenda surat
keluar dahulu, kemudian diteruskan pada pimpinan untuk diperiksa setelah itu
sekertaris menimpannya pada file arsip.
4.5. Prosedur Lembar Disposisi
Dalam menindaklanjuti suatu surat, perlu dikendalikan dengan
menggunakan lembar disposisi yang akan membantu penerima surat untuk
mengetahui status suatu surat apakah penting, biasa atau rahasia. Pada Dinas
Pekerjaan Umum Bina Marga Kabupaten Sidoarjo menggunakan lembar disposisi
untuk mempermudah pendistribusian surat masuk. Sehingga hanya dengan
melihat lembar disposisi surat dapat segera didistribusikan dan ditindaklanjuti.
Lembar disposisi diikutsertakan bersama surat dalam arsip, karena sekaligus
Dibawah ini adalah contoh lembar disposisi:
Gambar 4.3 Lembar Disposisi
Pengisian lembar disposisi dilakukan berdasarkan data-data berikut ini:
a. Surat Dari, untuk mencatat siapa pengirim surat tersebut.
b. Tanggal Surat, untuk mencatat tanggal surat tersebut.
c. Nomor Surat, untuk mencatat nomor surat masuk tersebut.
d. Diterima tanggal, digunakan untuk mencatat tanggal terima surat.
e. Nomor Agenda, digunakan untuk mencatat no.urut yang sesuai di buku
f. Diteruskan Kepada, untuk mengetahui surat didistribusikan kepada siapa,
misalnya kepada SEKDA (Sekertaris Daerah).
g. Isi Disposisi, digunakan untuk komentar Pimpinan dan untuk memberi t
surat tersebut akan didistribusikan.
4.6. Prosedur Agenda
Setelah surat dicatat pada lembar disposisi, maka dapat dilakukan
pencatatan pada agenda surat masuk dan surat keluar (tanpa menggunakan lembar
disposisi). Adapun cara pengisian agenda surat masuk dan surat keluar seperti
berikut:
A. Agenda Surat Masuk
Agenda surat masuk berisi kolom-kolom keterangan yaitu tanggal diterima
surat, nomor urut, nomor berkas, alamat pengirim, tanggal, nomer, perihal, nomor
Tabel Agenda Surat Masuk
Tabel 2.1 Agenda Surat Masuk
Agenda Surat Masuk
Nomor
Urut
Nomor
Berkas
Alamat
Pengirim
DARI SURAT MASUK Nomor
Petunjuk
Nomor
Paket
