SISTEM INFORMASI INVENTORY ALAT TULIS KANTOR
PADA PT BERLIAN JASA TERMINAL INDONESIA
KERJA PRAKTEK
Disusun Oleh :
Alfian Sutrisno (08.41010.0024)
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
Sistem Informasi inventory dan alat tulis kantor adalah sebuah sistem yang
digunakan untuk memasukkan data-data alat tulis kantor ke dalam database,
sehingga tidak terjadi kesalahan dalam input, output data, dan pembuatan laporan
berdasarkan data yang diinginkan. Berdasarkan survei dan wawancara dengan
kepala bagian gudang PT BJTI, didapatkan informasi bahwa sistem yang ada di
bagian gudang PT BJTI masih manual. Oleh karena itu, sistem yang akan dibuat
oleh penulis adalah hasil replikasi dari sistem yang telah ada di bagian gudang PT
BJTI.
Selain proses input dan output barang, pada sistem informasi ini juga
dilengkapi fitur pembuatan laporan data, input, dan output barang, dan pencarian
data barang berdasarkan nama barang. Dengan adanya Sistem informasi
inventory dan alat tulis kantor ini diharapkan dapat bermanfaat bagi bagian
gudang PT BJTI.
Dengan diterapkannya sistem ini pada bagian gudang PT BJTI, maka
diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Sistem
ini juga diharapkan dapat lebih mempercepat proses input, output, dan pembuatan
laporan yang pada akhirnya dapat membantu bagian gudang PT BJTI.
Kata kunci : input, output, inventory.
DAFTAR ISI
ABSTRAKSI ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah ... 6
2.2 Visi dan Misi ... 6
2.3 Profil PT Berlian Jasa Terminal Indonesia (BJTI) ... 7
2.4 Struktur Organisasi ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 10
3.1.1 Sistem... 10
3.1.2 Sistem Informasi ... 10
3.1.3 Analisa Dan Perancangan Sistem ... 11
3.2 Konsep Dasar Basis Data ... 15
3.2.2 Database ... 16
3.2.3 Database Management System ... 17
3.3 Interaksi Manusia Dan Komputer ... 19
3.4 Microsoft Visual Basic .NET 2005 ... 19
3.5 Testing dan Implementasi Sistem ... 21
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN ... 23
4.1 Analisa Sistem ... 23
4.2 System Flow ... 23
4.3 Data Flow Diagram ... 27
4.4 Entity Relational Diagram ... 29
4.5 Struktur Database ... 30
4.6 Desain Input & Output ... 34
4.7 Implementasi dan Evaluasi ... 39
4.7.1 Sistem yang digunakan ... 39
4.7.2 Penjelasan pemakaian program ... 40
BAB V PENUTUP ... 49
5.1 Kesimpulan ... 49
5.2 Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 51
LAMPIRAN ... 52
Lampiran 1: Acuan Kerja ... 52
Lampiran 2: Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 53
Lampiran 3: Log Harian dan catatan perubahan acuan kerja ... 54
Lampiran 4: Kehadiran Kerja Praktek ... 56
Lampiran 5: Kartu Bimbingan ... 57
Lampiran 6: Listing Program ... 58
Tabel 4.1 Master Barang ... 31
Tabel 4.2 Tabel Detail Input ... 31
Tabel 4.3 Tabel Input ... 32
Tabel 4.4 Tabel Detail Output ... 32
Tabel 4.5 Tabel Output ... 33
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Berlian Jasa Terminal Indonesia ... 9
Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity ... 14
Gambar 3.2 Simbol Data Flow ... 14
Gambar 3.3 Simbol Process ... 14
Gambar 3.4 Simbol Data Store ... 15
Gambar 4.5 Desain Menu Login ... 34
Gambar 4.6 Desain Form Menu Utama ... 35
Gambar 4.7 Desain Form Master Barang ... 35
Gambar 4.8 Desain Form view daftar barang ... 36
Gambar 4.9 Desain Form Input ... 36
Gambar 4.10 Desain Form Output ... 37
Gambar 4.11 Desain Laporan data pengadaan barang ... 38
Gambar 4.12 Tampilan Form Login ... 40
Gambar 4.13 Tampilan Form menu utama ... 41
Gambar 4.14 Tampilan Form Master barang ... 42
Gambar 4.15 Tampilan Form view barang ... 43
Gambar 4.16 Tampilan Form Menu ... 44
Gambar 4.17 Tampilan Form output ... 45
Gambar 4.18 Tampilan Form laporan data pengadaan barang ... 46
Gambar 4.19 Tampilan Form laporan data input barang ... 47
Gambar 4.20 Tampilan Form laporan data output barang ... 47
Gambar 4.21 Tampilan Form Menu tutorial ... 48
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem informasi merupakan aransemen dari orang, data, proses yang
berinteraksi untuk mendukung dan memperbaiki beberapa pekerjaan sehari‐hari
dalam suatu bisnis, termasuk memecahkan masalah untuk membuat keputusan
manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya. Perkembangan
teknologi informasi ini sudah banyak dirasakan manfaatnya dari berbagai
kalangan bisnis maupun non bisnis. Pemanfaatan teknologi informasi dapat
membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis,
pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja, hingga
memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat sekali berubah.
Peningkatan yang cukup pesat benar-benar terjadi dalam perkembangan
teknologi informasi misalnya mulai dari pengumpulan informasi, pengolahan
informasi sampai pendistribusian informasi. Hal ini terjadi akibat keinginan
manusia untuk mendapatkan informasi dalam segala hal dalam waktu yang cukup
singkat.
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelabuhan dengan
wilayah kerja yang luas, PT Berlian Jasa Terminal Indonesia tentu saja harus
mempunyai infrastruktur yang menunjang dalam memudahkan pertukaran
informasi secara cepat antar kantor untuk mempermudah pelayanan kepada
masyarakat. Selama ini proses maintenance inventory pada PT Berlian Jasa
Terminal Indonesia masih dilakukan secara manual, mulai dari proses pemesanan
2
alat tulis kantor, pemeriksaan stok di gudang, dan permintaan alat tulis kantor,
sehingga hasil yang diinginkan tidak sesuai dengan harapan. Dari permasalahan
diatas dapat disimpulkan bahwa perusahaan tersebut memerlukan suatu jaringan
dan sistem informasi terpadu yang mampu mengatasi berbagai macam masalah,
serta pemanfaatan sistem manajemen yang mampu mengontrol kinerja jaringan.
1.2 Perumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang masalah yang ada, maka dapat
disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi PT Berlian Jasa Terminal
Indonesia Bagian Umum adalah sebagai berikut:
Bagaimana membuat suatu sistem inventory keluar masuk alat tulis kantor
yang efektif dan efisien, serta mampu membuat laporan persediaan alat tulis
kantor, laporan transaksi masuk dan keluar alat tulis kantor.
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang digunakan, yaitu:
1. Sistem ini memproses penanganan masalah stok alat tulis kantor yang ada di
gudang, pengadaan alat tulis kantor, laporan persediaan alat tulis kantor,
laporan transaksi masuk dan keluar.
2. Sistem ini hanya digunakan oleh PT Berlian Jasa Terminal Indonesia Bagian
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktek ini adalah:
Membuat suatu sistem informasi inventory alat tulis kantor pada PT Berlian
Jasa Terminal Indonesia Bagian Umum, serta mampu membuat laporan inventory
alat tulis kantor, laporan transaksi masuk dan keluar barang.
1.5 Kontribusi
Sesuai dengan tujuan yang diharapkan, maka kontribusi yang dapat
diberikan dari kerja praktek ini adalah proses entry data alat tulis kantor yang
selama ini dilakukan secara manual tidak lagi dibutuhkan, karena semuanya
dilakukan secara komputerisasi. Dengan demikian pengolahan data alat tulis
kantor di PT Berlian Jasa Terminal Indonesia Bagian Umum dapat dilakukan
secara cepat, akurat, dan mudah.
1.6 Sistematika Penulisan
Agar para pembaca dapat memahami isi laporan dengan mudah, maka
penyusun berusaha untuk menuliskan laporan ini dalam beberapa bab yang di
dalamnya terdapat penjabaran masalah dari tiap judul yang dituliskan, yakni:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini mengutamakan perumusan dan penjelasan masalah umum,
sehingga dapat diperoleh gambaran umum mengenai seluruh penelitian
yang dilakukan oleh penulis. Bab ini menyangkut beberapa masalah
4
Pembatasan Masalah, Tujuan, Kontribusi, dan dilanjutkan oleh
Sistematika Penulisan Kerja Praktek.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang sejarah didirikannya perusahaan, dasar
hukum perusahaan, bidang pekerjaan, visi dan misi serta motto
perusahaan, struktur organisasi, kelompok bisnis, mitra strategis,
implementasi sumber daya manusia, dan peluang ke depan.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini teori penunjang yang diharapkan dapat menjelaskan secara
singkat mengenai landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan: Database, Interaksi Manusia dan
Komputer, Konsep Dasar Sistem Informasi, Konsep Dasar Basis Data,
Testing dan Implementasi Sistem, serta Sistem inventory itu sendiri.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Pada bab ini dibahas mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan
dalam bentuk System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship
Diagram mengenai perancangan sistem yang dibuat. Selain itu juga
desertai struktur tabel dan desain input/output serta detil sistem
administrasi dan persediaan barang, cara peng-install-an hingga detil
dan features yang ada pada aplikasi. Selain itu disertai pula dengan
hasil uji coba dari aplikasi sistem informasi ini.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dari pembuatan sistem
permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangan sistem di
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah
PT Berlian Jasa Terminal Indonesia (PT BJTI) merupakan salah satu anak
perusahaan PT Pelabuhan Indonesia III yang mana adalah Badan Usaha Milik
Negara selaku penyelenggara jasa pelabuhan.
PT BJTI berdiri dan mulai melakukan aktifitas sebagai port terminal
operator terhitung sejak awal Januari 2002. Pendirian PT BJTI dilakukan melalui
Spin OFF dari salah satu unit bisnis PT Pelabuhan Indonesia III Cabang
Pelabuhan Tanjung Perak yang bernama Divisi Usaha Terminal Serbaguna
(DUTS) dengan fokus usaha pelayanan jasa Cargo and Container Handling pada
terminal konvensional. DUTS sudah berpengalaman operasi sejak tahun 1974.
2.2 Visi dan Misi
Sebagai organisasi bisnis, mempunyai tujuan yang tercantum di visi dan
misi organisasi.
Visi
Menjadi operator terminal terbaik di Indonesia dan mitra logistik
terpercaya.
Misi
1. Menyediakan dan mengoperasikan fasilitas terminal pelabuhan dan peralatan
tepat guna.
2. Menyediakan SDM yang profesional dibidang operasi terminal dan logistik.
3. Memberikan jasa layanan logistik tepat waktu dan efisien.
4. Turut mengembangkan perekonomian negara dan memupuk keuntungan.
Moto
1. Mengutamakan pada kepentingan dan kepuasan pelanggan.
2. Unggul dalam penerapan tarif atau biaya pelayanan.
3. Tampil beda dalam mutu dan pelayanan.
2.3 Profil PT Berlian Jasa Terminal Indonesia (BJTI)
PT Berlian Jasa Terminal Indonesia (BJTI) anak perusahaan Pelindo III
resmi menjadi Badan Usaha Pelabuhan (BUP) melalui surat Menteri Perhubungan
Freddy Numberi Kepmenhub Nomor: KP.410/2010. Dasar pemberian ijin
BUP-BJTI meliputi Surat ijin Dirjen Perhubungan Laut No.BX-527/PU.60 tanggal 8
September 2010. Undang-undang No.17 tahun 2008 tentang pelayaran dan
peraturan pemerintah No.61 tentang kepelabuhanan, dan kondisi riil BJTI di
lapangan.
Ijin BUP memberikan kewenangan pada BJTI untuk mengelola pelabuhan
beserta fasilitasnya. Karena itu, BJTI berhak melakukan sembilan kewenangan
meliputi :
1. Penyediaan dan pelayanan jasa tambat.
2. BBM, air bersih, fasilitas naik-turun penumpang atau kendaraan.
3. Jasa dermaga bongkar muat barang dan petikemas
4. Jasa gudang dan tempat penimbunan.
5. Alat bongkar muat serta peralatan pelabuhan.
8
7. Curah cair serta kering juga RoRo.
8. Jasa distribusi dan konsolidasi
9. Jasa penyediaan dan pelayanan jasa penundaan kapal.
BJTI juga harus melakukan penyediaan dan pemeliharaan kelayakan
fasilitas pelabuhan, Melayani sesuai standar pemerintah, Menjaga keamanan,
keselamatan, ketertiban, memelihara kelestarian lingkungan, memenuhi kewajiban
sesuai konsesi dalam perjanjian dan mematuhi ketentuan perundang-undangan.
BJTI juga berhak melakukan kegiatan usaha lebih dari satu terminal.
Pelayanan jasa pelabuhan membutuhkan kecepatan, peningkatan
produktivitas bongkar muat, dan memiliki daya saing. BJTI selama ini telah
melayani kegiatan bongkar-muat barang dan petikemas baik internasional maupun
domestik, meliputi petikemas dan nonpetikemas, seperti curah kering dan roro.
BJTI juga memiliki peralatan dan fasilitas yang cukup. Seperti alat bongkar muat,
transportasi darat, gudang, lapangan penumpukan maupun fasilitas pendukung
lainnya. BJTI telah menerapkan standar pelayanan internasional sebagaimana
ketentuan organisasi PBB International Maritime Organization (IMO).
Beberapa tenaga pada perusahaan BJTI merupakan lulusan luar negeri
khusus di bidang kepelabuhanan. Tentang pengembangan usaha BJTI pasca
diraihnya izin BUP, perusahaan BJTI tetap memberikan pelayanan di Surabaya,
2.4 Struktur Organisasi
Tugas pada struktur organisasi perusahaan BJTI meliputi tanggung jawab,
wewenang dan hubungan antar personil yang mengelola, melaksanakan dan
memeriksa pekerjaan digambarkan dalam struktur organisasi, uraian pekerjaan
(job description), kebijakan operasional, prosedur dan instruktur. Berikut ini
adalah struktur organisasi PT Berlian Jasa Terminal Indonesia :
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Konsep dasar dari Sistem Informasi terbagi atas dua pengertian. Yang
pertama adalah sistem, dan yang kedua adalah sistem informasi itu sendiri.
3.1.1 Sistem
Definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan
secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan
prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang
mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen,
sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan
untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua
jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem
yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen
pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan
dihubungkan pada lingkungan sekitarnya. (Herlambang, 2005:116)
3.1.2 Sistem informasi
Data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa
angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi
penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga
dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut
sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan
mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat
digunakan oleh penggunanya. (Herlambang, 2005:121)
3.1.3 Analisa dan perancangan sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan,
sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun sebuah aplikasi
Analisa dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis,
merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem:
1. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana
di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity
12
dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute
yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity
yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar
entity. (Kendall, 2003:7)
Atribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam atribute yaitu:
a. Simple Atribute
Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh
atribute lainnya, misalnya entity mahasiswa yang atribute-nya NIM.
b. Composite Atribute
Composite Atribute adalah atribute yan memiliki dua nilai harga,
misalnya nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).
c. Single Value Atribute
Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity
mahasiswa dengan atribute-nya Umur (tangal lahir).
d. Multi Value Atribute
Multi Value Atribute adalah atribute yang banyak memiliki nilai harga,
misalnya entity mahasiswa dengan atribute-nya pendidikan (SD, SMP,
SMA).
e. Null Value Atribute
Null Value Atribute adalah atribute yang tidak memiliki nilai harga,
misalnya entity tukang becak dengan atribute-nya pendidikan (tanpa
memiliki ijazah).
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah
disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram
dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang
mengambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang
mengambarkan hubungan antar tabel secara fisikal. (Marlinda, 2004 : 28)
2. Data Flow Diagram
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat dapat membantu komunikasi
dengan pemakai sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika.
Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari
data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow
Diagram). DFD berfungsi untuk mengambarkan proses aliran data yang
terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang
memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, membagi sistem kedalam
bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana.
DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses
data tersebut (Kendall, 2003 : 241).
Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain:
a. Eksternal Entity
Suatu Eksternal Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
14
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan
simbol entitas dalam DFD dalam model Gene dan Sarson.
Entt_1
Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses
atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.
Gambar 3.3 merupakan simbol Process.
Gambar 3.3 Simbol Process
0
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/Data
Store.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
3.2 Konsep Dasar Basis Data
Konsep dasar dari basis data terbagi atas tiga bagian, yaitu sistem basis
data, database, dan database management system.
3.2.1 Sistem basis data
Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola records
mengunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan
operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehinga mampu menyediakan
informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama
yaitu perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data
(database), sistem (aplikasi atau perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS),
pemakai (user), dan aplikasi (perangkat lunak) lain (bersifat operasional).
Keuntungan sistem basis data adalah:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas
data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
16
2. Mencegah ketidak konsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat digunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standartisasi.
8. Data bersifat mandiri.
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat.
Kerugian sistem basis data adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Perangkat lunaknya mahal.
4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
(Marlinda, 2004:1)
3.2.2 Database
Database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling
berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non
Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan
sebuah file. (Yuswanto, 2005:2)
Database adalah suatu kumpulan data operasional lengkap dari suatu
menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu
menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi
masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkosistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user, masalah
keamanan, masalah integerasi, dan masalah data independence. (Marlinda,
2004:1)
3.2.3 Database Management System
Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang
saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan
datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program
yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data
dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi
perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang
disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
18
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
b. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
mengakses data.
c. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan
oleh DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis
data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan
sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu
bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai
pada saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
3.3 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu
yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif
untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam
lingkungan interaksinya.
Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari
perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama,
sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan
juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu
memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor
kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
Pada implementasiannya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor
antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar
muka, kendala dan produktifitas. (Rizky, 2006:4)
3.4 Microsoft Visual Basic .NET 2005
Visual Basic .NET 2005 adalah salah satu bahasa pemrograman yang ada
di dalam Visual Basic .NET 2005 mulai dari tampilan kontrol, mendukung penuh
OOP (Object Oriented Programming), tersedianya fasilitas GUI (Graphic
Universal Interface) sampai dengan cara melakukan koneksi database yang lebih
sempurna dari pendahulunya. Pada pemrograman database, Visual Basic .NET
20
Tidak berlebihan jika para pemakai program Visual Basic harus
bermigrasi ke Visual Basic .NET 2005, karena beberapa alasan berikut :
1. Adanya fasilitas penanganan kesalahan (bug) yang real time
background compiler sehingga developer Visual C# dapat mengetahui
kesalahan kode secara up-to-date.
2. Visual Basic .NET 2005 menyediakan model pemrograman data akses
ActiveX Data Object (ADO), ditambah dengan XML baru berbasis
Microsoft ADO.NET.
3. Visual Basic .NET 2005 menghasilkan Visual Basic .NET 2005 untuk
web.
4. Mendukung pembuatan aplikasi client-server, terdistribusi, serta
aplikasi yang berbasis Windows maupun web.
5. Net Framework Com memungkinkan pemakai dapat berinteraksi
dengan sistem yang sudah ada, dengan menggunakan XML web
service.
6. Net Framework mendukung integrasi lebih dari 20 bahasa
pemrograman.
7. Penyebaran program yang mudah, baik untuk aplikasi Windows
maupun aplikasi web karena sudah tersedia wizard secara khusus
3.5 Testing dan Implementasi Sistem
Menurut standart ANSI/IEEE 1059, Testing adalah proses menganalisa
suatu entitas software untuk mendeteksi perbedaan antara kondisi yang ada
dengan kondisi yang diinginkan (defects/Error/bugs) dan mengevaluasi fitur-fitur
dari entitas software.
Testing software adalah proses mengopersikan software dalam suatu
kondisi yang dikendalikan untuk:
1. Verifikasi
Apakah telah berlaku sebagaimana yang di tetapkan (menurut spesifikasi)?
2. Mendeteksi Error
Apakah telah bebas dari kesalahan software?
3. Validasi
Apakah spesifikasi yang di tetapkan telah memenuhi keinginan atau
kebutuhan pengguna yang sebenarnya? (Romeo, 2003:3)
Test Case merupakan tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu
inisialisasi, masukan kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya.
(Romeo, 2003:33). Metode Testing ini dibagi menjadi dua, yaitu:
1. White box Testing
White Box Testing atau glass box Testing atau clear box Testing adalah
suatu metode test case yang menggunakan struktur kendali dari desain prosedural.
Metode desain test case ini dapat menjamin:
1. Semua jalur (path) yang independen/terpisah dapat dites setidaknya sekali
22
2. Semua logika keputusan dapat ditesdengan jalur yang salah atau jalur yang
benar.
3. Semua loop dapat dites terhadap batasannya dan ikatan operasional.
4. Semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validasinya.
2. Black box Testing
Black box Testing atau behavioral Testing atau specification-based
Testing, input/output Testing atau functional Testing dilakukan tanpa
sepengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black
box Testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan
spesifikasi kebutuhan dari software.
Menggunakan black box Testing, perekayasa software dapat
menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa
keseluruhan kebutuhan fungsional pada suatu program. Kategori Error dapat
diketahui melalui black box Testing, antara lain:
1. Fungsi yang hilang atau tidak benar.
2. Error dari antar muka.
3. Error dari struktur data atau akses eksternal database.
4. Error dari kinerja atau tingkah laku.
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Sistem
Sesuai dengan tujuan yang diharapkan, maka kontribusi yang dapat
diberikan dari kerja praktek ini adalah proses entry data alat tulis kantor yang
selama ini dilakukan secara manual tidak lagi dibutuhkan, karena semuanya
dilakukan secara komputerisasi. Dengan demikian pengolahan data alat tulis
kantor di PT Berlian Jasa Terminal Indonesia Bagian Umum dapat dilakukan
secara cepat, akurat, dan mudah.
4.2 System Flow
System Flow Diagram adalah suatu diagram alur dengan simbol-simbol
tertentu yang menggambarkan suatu aliran data proses dan hubungan antara
proses satu dengan yang lain dalam suatu sistem komputer. Oleh karena itu,
seorang analis dapat menginformasikan jalannya suatu aplikasi serta memahami
sistematika suatu program.
1. System Flow Barang Masuk
Gambar 4.1 menjelaskan tentang System Flow proses barang masuk.
Supplier mengirimkan barang yang sudah dipesan sebelumnya, bagian store
keeper menerima barang tersebut. Store keeper memasukkan data barang
yang telah ada, setelah itu daftar barang yang telah dimasukkan sebelumnya
akan tampil di layar. Komputer akan melakukan proses memasukkan
24
data barang tadi ke dalam database barang apabila terdapat barang yang tidak
pernah dimasukkan database sebelumnya.
Barang Masuk
Detail Input Barang Barang
2. System Flow Barang Keluar
Gambar 4.2 menjelaskan tentang System Flow proses barang keluar.
Divisi mengirimkan form permintaan pengadaan barang kepada store keeper.
Bagian store keeper memasukkan data barang yang diminta, dan komputer akan
mengecek apakah barang yang diminta tersebut ada atau tidak. Apabila barang
yang diminta tersebut ada, maka akan langsung diberikan kepada divisi yang
memberikan form pengadaan barang, jika barang yang dimaksud tidak ada, maka
bagian store keeper akan memasukkan data tersebut ke dalam laporan untuk
26
4.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.3 menunjukkan context diagram sistem ini, yang terdiri dari
dua entity, yang pertama adalah admin dan yang kedua adalah manajer. Admin
memberikan daftar permintaan barang dan alat tulis kantor kepada sistem.
Sedangkan manajer menerima laporan barang, barang masuk, barang keluar, dan
daftar barang. Admin juga menerima data barang dari sistem.
Laporan Barang Keluar Inventory dan Alat
Tulis Kantor + Admin
Manajer
28
Sedangkan gambar 4.4 menunjukkan diagram sub-proses level 0. Pada diagram
ini terdapat tiga macam proses. Yang pertama adalah proses barang masuk, yang
kedua adalah proses barang keluar, dan yang terakhir adalah proses pembuatan
laporan. Sedangkan pada database, terdapat lima database, yang pertama adalah
database barang, Input barang, detail Input barang, Output barang, detail
Output barang.
4.4 Entity Relational Diagram
Pada entity relational diagram terdapat dua diagram, yaitu conceptual
data modelling dan physical data modelling. Pada gambar 4.5 menjelaskan
tentang conceptual data modelling, yang terdiri dari 3 tabel yang saling
berhubungan.
Gambar 4.5 Conceptual data modelling
Sedangkan pada gambar 4.6 menjelaskan tentang physical data
modelling yang telah di generate dari conceptual data modelling yang
30
ID_INPUT = ID_INPUT ID_BARANG = ID_BARANG
ID_OUT PUT = ID_OUT PUT ID_BARANG = ID_BARANG
Gambar 4.6 Physical Data Model
4.5 Struktur Database
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan sistem data stock barang dan alat tulis kantor pada
PT Berlian Jasa Terminal Indonesia. Data-data dibawah ini akan menjelaskan
satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabelnya.
1. Tabel Master Barang
Nama Tabel: Master Barang
Primary Key: ID Barang
Foreign Key: -
Tabel 4.1 Master Barang
Field Tipe Data Ukuran Data Keterangan
ID_Barang Varchar 10 Not null
Nama Tabel: Detail Input Barang
Primary Key: ID_Barang, ID_Input
Foreign Key: -
Fungsi: Untuk meyimpan semua keterangan Detail Input Barang
Tabel 4.2 Tabel Detail Input
Field Tipe Data Ukuran Data Keterangan
ID_Barang Varchar 10 not null
ID_Input Varchar 10 not null
Nama_Barang Varchar 50 not null
Jumlah Varchar 50 Allow null
3. Tabel Input Barang
Nama Tabel: Input _Barang
Primary Key: Id_Input
Foreign Key: -
32
Tabel 4.3 Tabel Input
Field Tipe Data Ukuran Data Keterangan
Id_Input Varchar 10 Not null
Tanggal Date Allow null
4. Tabel Detail Output Barang
Nama Tabel: Detail Output Barang
Primary Key: Id_Output
Foreign Key: -
Fungsi: Untuk meyimpan detail data transaksi keluar
Tabel 4.4 Tabel Detail Output
Field Tipe Data Ukuran Data Keterangan
ID_Barang Varchar 10 Not null
ID_Output Varchar 10 Not null
Nama_Barang Varchar 50 Not null
Jumlah Varchar 50 Allow null
5. Tabel Output
Nama Tabel: Output
Primary Key: ID_Output
Foreign Key: -
Tabel 4.5 Tabel Output
Field Tipe Data Ukuran Data Keterangan
ID_Output Varchar 10 Not null
Tanggal Varchar Allow null
34
4.6 Desain Input & Output
Desain Input /Output merupakan rancangan Input /Output berupa form
untuk memasukan data barang, transaksi masuk, transaksi keluar dan laporan
barang masuk dan juga barang keluar sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengolahan data. Desain Input /Output juga merupakan acuan pembuat aplikasi
dalam rancang bangun sistem informasi administrasi dan persediaan barang.
1. Desain Input
Desain input merupakan perancangan desain proses memasukkan
data dan informasi mengenai administrasi dan barang. Kemudian akan
disimpan ke dalam database. Desain input ini terdiri dari Menu Login, Form
Menu Utama, Form Master Barang, Form view daftar barang, Form Input ,
MASTER
MENU TRANSAKSI REPORT HELP
SISTEM INFORMASI DATA STOCK BARANG ICON
Gambar 4.6 Desain Form Menu Utama
SAVE
“MASTER BARANG” ICON
ID BARANG : NAMA BARANG : JUMLAH : SATUAN : HARGA : STATUS :
EDIT CANCEL
CARI :
36
CARI :
Gambar 4.8 Desain Form view daftar barang
FIND
“FORM INPUT” ICON
ID BARANG : NAMA BARANG : JUMLAH :
ADD CANCEL
CARI :
ID INPUT : TANGGAL :
SAVE
“FORM OUTPUT” ICON
ADD CANCEL
CARI :
FIND ID BARANG :
NAMA BARANG : JUMLAH : ID OUTPUT : TANGGAL :
SAVE
DIVISI :
Gambar 4.10 Desain Form Output
2. Desain Output
Desain Output merupakan perancangan desain laporan yang
merupakan hasil dari data yang tersimpan pada database yang kemudian akan
diolah menjadi informasi yang berguna bagi pengguna sistem informasi.
38
NO.
DAFTAR PENGADAAN ATK PT BJTI PERIODE BULAN XXX TAHUN XXX
URAIAN RENCANA PENGADAAN HARGA SATUAN JUMLAH
4.7 Implementasi dan Evaluasi
Implementasi sistem ini akan menjelaskan detail sistem informasi
inventory alat tulis kantor. Penjelasan hardware/software pendukung, evaluasi dan
hasil uji coba sistem.
4.7.1 Sistem yang digunakan
Sistem yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi inventory
alat tulis kantor terdiri dari hardware dan software pendukung. Adapun hardware
dan software pendukung yang digunakan adalah sebagai berikut:
Spesifikasi hardware pendukung terdiri dari:
1. Microprocessor Pentium 4 atau yang lebih tinggi.
2. Memory RAM 1 GB atau yang lebih tinggi.
3. Hardisk minimal 40 GB atau yang lebih tingi.
Spesifikasi Software pendukung terdiri dari:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP/Vista/7 all version.
2. Microsoft Visual Basic 2005 atau yang lebih tinggi.
40
4.7.2 Penjelasan pemakaian program
Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form pada
sistem informasi inventory alat tulis kantor pada PT Berlian Jasa Terminal
Indonesia.
1. Form Login
Gambar 4.40 merupakan tampilan form Login saat aplikasi dijalankan. Pada
form ini user diharuskan mengisi username dan password. Pada form ini juga
terdapat button login untuk masuk ke dalam menu utama pada sistem ini serta
button cancel yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi.
2. Form Menu utama
Gambar 4.41 merupakan tampilan form menu utama. Pada form ini terdapat
beberapa icon button yang apabila di klik akan mengeluarkan menu yang
akan menuju ke form-form lain di dalamnya. Yang pertama adalah icon
button Master, kedua yaitu icon button transaksi, ketiga adalah icon button
report, dan yang terakhir adalah help.
42
3. Form Master barang
Gambar 4.42 merupakan tampilan form master barang. Pada form ini user
diharuskan mengisi data-data pada database master barang. Terdapat 6
textbox yang harus diisi, yaitu Id barang, nama barang, jumlah, satuan, harga,
dan status. pada form ini juga terdapat button save yang digunakan untuk
memasukkan data ke dalam database master barang, button edit yang
digunakan untuk mengubah data-data yang salah, dan yang terakhir adalah
cancel yang digunakan untuk menghapus data-data yan telah diisi
sebelumnya.
4. Form view barang
Gambar 4.43 merupakan tampilan form view barang. form ini digunakan
untuk mempermudah user dalam memasukkan data-data pada form input
barang. Terdapat juga fasilitas cari untuk mencari barang dengan lebih
mudah.
44
5. Form Input
Gambar 4.44 merupakan tampilan form input . Pada form ini terdapat 3
textbox yang harus diisi user sebelum memasukkan barang yang telah datang.
Button add digunakan untuk memasukkan data barang ke dalam listview,
kemudian button save untuk memasukkan data-data ke dalam database input
maupun detail input barang. button cancel digunakan untuk keluar dari
form ini. Terdapat juga fasilitas cari untuk mencari barang dengan lebih
mudah.
6. Form Output
Gambar 4.45 merupakan tampilan form output . Pada form ini terdapat 4
textbox yang harus diisi user sebelum mengeluarkan barang. Button add
digunakan untuk memasukkan data barang ke dalam listview, kemudian
button save untuk memasukkan data-data ke dalam database output maupun
detail output barang. button cancel digunakan untuk keluar dari form ini.
Terdapat juga fasilitas cari untuk mencari barang dengan lebih mudah.
46
7. Form Laporan data pengadaan barang
Gambar 4.46 merupakan tampilan form laporan data pengadaan barang
8. Form Laporan data input barang
Gambar 4.47 merupakan tampilan form laporan data input barang
Gambar 4.19 Tampilan Form laporan data input barang
9. Form Laporan data output barang
Gambar 4.48 merupakan tampilan form laporan data output barang
48
10. Form Menu tutorial
Gambar 4.49 merupakan tampilan form menu tutorial. Digunakan untuk
mengetahui langkah-langkah dalm menjalankan aplikasi ini.
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi sistem
informasi inventory dan alat tulis kantor pada PT Berlian Jasa Terminal Indonesia
adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi inventory dan alat tulis kantor
pada PT Berlian Jasa Terminal Indonesia yang dibuat mampu berjalan secara
efektif, yaitu memberikan informasi yang tepat terhadap ketersediaan stok
minimal barang dan mempermudah pencarian barang yang akan dicari,
Selain itu sistem informasi ini mampu menyimpan informasi barang yang ada
dan barang yang akan digunakan.
2. Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa sistem informasi yang dibuat
mampu menghasilkan laporan sesuai keinginan pengguna saat ini, yaitu
laporan Inventory yang dibutuhkan tiap bulannya.
5.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat
diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:
1. Sistem dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan
menggabungkan dengan sistem yang lain menjadi suatu integrated
system.
50
2. Pengembangan dengan menggunakan mobile application untuk proses
cek stok minimal, yang nantinya secara otomatis akan memberikan pesan
peringatan kepada admin yang bersangkutan agar dapat menindak lanjuti
Haryanto, Imam, 2007, Membuat Database Dengan MS Office Access, Informatika, Bandung.
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.
Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta.
Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya.
Romeo, S.T., 2003, Testing dan Implementasi Sistem, STIKOM, Surabaya.
Yuswanto, 2008, Visual Basic.NET 2005, CERDAS PUSTAKA, Jakarta.
