PADA KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA
OLEH :
YOLANDA VADILAH R 162102014
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2019
Puji dan syukur kehadirat ALLAH SWT atas berkat rahmat dan karunia- Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul
“Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara”.Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga dikesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Suamtera Utara.
2. Ibu Mutia Ismail, MM, Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
3. Bapak Abdillah Arief, SE, MSi,Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
4. Ibu Nurzaimah, MM, Ak, CA selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
5. Seluruh dosen Pengajar dan pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Teristimewa kepada orang tua penulis, yaitu ayahanda tercinta A. Suratno dan ibunda tercinta Mardiana serta yang telah memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas. dan juga kepada adik- adik saya yang tercinta yang telah memberikan semangat dan motivasi untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Kepada teman-teman seperjuangan saya di D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara stambuk 2016.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan dan kelemahan.Oleh Karena itu, penulis mengaharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak.semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi pihak yang membaca.
Medan, 2019
Penulis
Yolanda Vadilah R 162102014
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 2
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
1.3.1. Tujuan Penelitian ... 3
1.3.2. Manfaat Penelitian ... 3
1.4. Rencana Penelitian ... 3
BAB II BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN SETDAPROVSU KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA 2.1. Sejarah Ringkas ... 6
2.2. Visi dan Misi Biro Umum dan Perlengkapan ... 7
2.3. Logo dan Makna Setdaprovsu ... 8
2.4. Struktur Organisasi ... 10
2.5. Job Description ... 12
2.6. Kinerja Terkini ... 24
BAB III PROSEDUR SISTEM PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR PADA KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA 3.1. Pengertian Prosedur dan Sistem ... 27
3.2. Pengertian Sistem Akuntansi ... 28
3.3. Pengertian Alat Tulis Kantor ... 31
3.4. Sistem Pengadaan Barang/Jasa ... 31
3.5. Komponen Yang Terkait Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor ... 32
3.6. Sistem dan Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor ... 39
3.7. Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara ... 44
3.8. Kelebihan dan Kelemahan ... 46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 48
4.2. Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 51
1.1 Jadwal Survei/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir 4
2.2 Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan 11
1.1 Latar Belakang Masalah
Pengadaan barang atau jasa di dalam instansi pemerintahan merupakan satu hal yang erat kaitannya dengan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) atau Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD).
Pemerintah Kota Medan berpedoman pada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pemerintah Kota Medan juga berpedoman pada Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 1 Tahun 2018 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang di dalamnya mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.
Kantor Gubernur Sumatera Utara menyadari pentingnya pengadaan alat tulis kantor yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan pengadaan alat tulis kantor merupakan salah satu faktor penunjang kegiatan operasional yang berjalan setiap harinya. Selain sebagai penunjang kegiatan operasional, alat tulis kantor juga berperan dalam penyelesaian tugas pembangunan kepemerintahan yang berdaya guna dan berhasil guna.
Pengadaan alat tulis kantor merupakan salah satu bentuk sistem pengeluaran kas yang mengatur tentang pedoman pengadaan barang dan jasa dalam Pemerintah. Pengadaan barang dan jasa dalam Pemerintahan memerlukan pengeluaran kas yang jumlahnya tidak tergolong sedikit, hal ini
yang mengharuskan Kantor Gubernur Sumatera Utara dalam memperhatikan pengendalian intern dalam pengadaan alat tulis kantor agar tidak terjadi kecurangan, misalnya kesalahan pencatatan, kekeliruan penulisan nominal, dan lain sebagainya.
Berdasarkan pada latar belakang di atas, maka dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mengambil judul “PROSEDUR SISTEM PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR PADA KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA”
1.2.Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara ?
2. Bagaimana kelebihan dan kelemahan Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara ?
1.3.Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk :
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara
2. Untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara
1.3.2. Manfaat Penelitian
1. Bagi Kantor Gubernur Sumatera Utara, melalui hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai wacana bagi Kantor Gubernur Sumatera Utara dalam melaksanakan pengadaan barang atau jasa serta dalam pelaksanaan pengendalian intern terhadap pengeluaran kas, sehingga dapat menciptakan pemerintahan yang lebih baik.
2. Bagi penulis, dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis mengenai sistem pengadaan alat tulis kantor, beserta kelebihan dan kelemahannya pada Kantor Gubernur Sumatera Utara dan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi program diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bagi penulis selanjutnya, dapat digunakan sebagai pembimbing untuk melakukan penelitian pada masa yang akan datang.
1.4.Rencana Penelitian
1.4.1. Jadwal Survei/Observasi
jadwal penelitian dilaksanakan setelah peneliti menyelesaikan magang di Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara Jl. P. Diponegoro No. 30 Medan.
Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah jadwal penelitian dan penulisan yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas Akhir.
Tabel 1.1
Jadwal Survei/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir No
Kegiatan
Maret 2019 April 2019 I II III IV I II III IV
1. Pengesahan Tugas Akhir
2. Pengajuan Judul
3. Penunjukan Dosen Pembimbing
4. Pengumpulan data
5. Penyusunan Tugas Akhir
6. Bimbingan Tugas Akhir
7. Penyelesaian Tugas Akhir
1.4.2. Sistematika Penelitian
Sistematika penelitian ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan, Profil Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, Pembahasan tentang prosedur sistem pengadaan alat tulis kantor, dan penutup dimana satu sama lain saling berkaitan.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas tentang latar belakang masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.
BAB II : BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN SETDAPROVSU
Dalam bab ini membahas tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, job description, dan kinerja usaha terkini.
BAB III : PROSEDUR SISTEM PENGADAAN ALAT
TULIS KANTOR PADA KANTOR
GUBERNUR SUMATERA UTARA
Dalam bab ini membahas tentang hasil tugas akhir mengenai segala hal yang berhubungan dengan judul tugas akhir.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan dan Saran yang disimpulkan oleh penulis tentang Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara.
2.1. Sejarah Ringkas
Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di kota Medan.
Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan.
Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, dan Keresidenan Tapanuli.
Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia (R.I.) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948 selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara.
Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera.Dengan Keputusan Pemerintah Darurat R.I.
Nomor 22/Pem/PDRI pada tanggal 17 Mei 1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan.Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I. pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950, ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.
Dengan Undang-Undang R.I. No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7 Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh.
2.2.Visi dan Misi Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Visi :
“Terwujudnya Pelayanan Prima Dalam Penyelenggaraan Ketatausahaan, Administrasi Keuangan, Kepegawaian dan Kerumahtanggaan Pimpinan yang Berorientasi pada SumateraUtara yang Maju, Aman dan Bermartabat”
Misi :
1. Melakukan Koordinasi Penyelenggaraan Kearsipan Ketatausahaan
Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
2. Melakukan Koordinasi dengan Penyelenggaraan Administrasi Keuangan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
3. Melakukan Koordinasi pelaksanaan Kerumahtanggaan Pimpinan KDH/WKDH serta Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara.
2.3.Makna Logo Setdaprovsu
Gambar 2.1 Logo Pemprovsu
Sumber : Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Makna Logo Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Kepalan tangan yang diacungkan keatas dengan menggenggam rantai beserta perisainya melambangkan kebulatan tekat perjuangan rakyat Provinsi Sumtera Utara melawan imperalisme, feodalisme dan komunisme.
b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan masyarakat didalam membela dan mempertahankan Pancasila.
c. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, dan tembakau, ikan, daun padi, tulisan “SUMATERA UTARA”
melambangkan daerah yang indah permai masyur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah.
d. Tujun belas kuntum kapas, delapan sudut sarang laba-laba dan empat puluh lima butir padi menggambarkan tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan dimana ketiga-tiganya ini berikut tongkat dibawah kepalan tangan melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patrotisme, pecinta, keadaan dan pembela keadilan.
e. Bukit berkepribadian luhur, bersemangat persatuan kegotong- royongan yang dinamis.
2.4.Struktur Organisasi
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu didukung dan dibantu oleh :
1. Bagian Umum, terdiri dari :
a. Sub Bagian Keuangan Sekretariat.
b. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat.
c. Sub Bagian Program dan Pelaporan.
d. Sub Bagian Tata Usaha Staf Ahli dan Asisten 2. Bagian Rumah Tangga, terdiri dari :
a. Sub Bagian Rumah Tangga dan Pimpinan.
b. Sub Bagian Rumah Tangga dan Sekretariat.
c. Sub Bagian Operasional Mess dan Gedung.
3. Bagian Pengadaan dan Perawatan, terdiri dari : a. Sub Bagian Pengadaan.
b. Sub Bagian Perawatan.
c. Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretariat.
Penjabaran tugas pokok dan fungsi Biro Umum Setdaprovsu ditetapkan dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Struktur Organsasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Struktur Organisasi Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan Sumber : Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
KEPALA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN
KEPALA BAGIAN UMUM
KEPALA BAGIAN RUMAH TANGGA
KEPALA BAGIAN PENGADAAN DAN
PERAWATAN
KASUBAG KEUANGAN SEKRETARIAT
KASUBAG TATA USAHA DAN KEPEGAWAIAN
SEKRETARIAT
KASUBAG PROGRAM DAN PELAPORAN
KASUBAG OPERASIONAL MESS
DAN GEDUNG
KASUBAG RUMAH TANGGA SEKRETARIAT
KASUBAG RUMAH TANGGA
PIMPINAN
KASUBAG PENGADAAN
KASUBAG PERAWATAN
KASUBAG DISTRIBUSI DAN ASET SEKRETARIAT
KASUBAG TATA USAHA STAF AHLI
DAN ASISTEN
2.5.Job Description
2.5.1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
Kepala Biro Umum dan Perlengkapan mempunyai uraian tugas:
1. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Biro Umum.
2. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penetapan bahan dan data dibidang urusan umum.
3. Menyelenggarakan penetapan perencanaan dan program kegiatan dibidang penyelenggaraan dibidang umum, sesuai ketentuan Peraturan Perundangan.
4. Menyelenggarakan penetapan penyusunan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan urusan umum.
5. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring,evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan umum dibidang kearsipan, tata usaha, rumah tangga, tata usaha kepegawaian dan keuangan, humas pimpinan, keprotokolan dan telekomunikasi.
6. Menyelenggarakan penetapan penyusunan kebijakan dibidang penyelenggaraan arsip dan tata usaha, rumah tangga, humas pimpinan,keprotokolan dan telekomunikasi, sesuai ketentuan Peraturan Perundangan.
7. Menyelenggarakan konsultasi dan asistensi dalam penyelenggaraan urusan umum.
8. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian penyelenggaraan urusan umum dibidang arsip dan tata usaha, rumah tangga, tata usaha kepegawaian, keuangan humas pimpinan, keprotokolan dan telekomunikasi.
9. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan fasilitasi penyelenggaraan umum terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah, Instansi terkait,Lembaga, Yayasan, Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
10. Menyelenggarakan pengkajian dan analisa terhadap penyelenggaraan urusan umum.
11. Menyelenggarakan klarifikasi terhadap penyelenggaraan urusan umum.
12. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pengawasan penyelenggaraan urusan umum, sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
13. Menyelenggarakan pengembangan informasi dan komunikasi public dalam penyelenggaraan urusan umum.
14. Menyelenggarakan fasilitasi dan koordinasi penyelenggaraan rapatinternal dan eksternal lingkup Setdaprovsu.
15. Menyelenggarakan fasilitasi dan koordinasi pengadaan sarana dan prasarana, sesuai standar yang ditetapkan.
16. Menyelenggarakan penyusunan pengamatan staf sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan, sesuai tugas dan fungsinya.
17. Menyelenggarakan pemberian masukan kepada Sekretaris Daerah,sesuai tugas dan fungsinya.
18. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan Sekretaris Daerah, sesuaitugas dan fungsinya.
19. Menyelenggarakan penetapan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya.
A. Kepala Bagian Umum
Kepala Bagian Umum mempunyai uraian Tugas:
a. Membantu kepala biro umum dan perlengkapan dalam melaksanakan pembinaan penyelenggaraan urusan keuangan sekretariat, tata usaha, program, dan pelaporan tata usaha kepegawaian sekretariat serta tata usaha staf ahli di lingkungan Setdaprovsu.
b. Menyelenggarakan pengelolaan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan pengelolaan keuangan sekretariat.
c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan penyelenggaraan dibidang tata usaha, program dan pelaporan dilingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu, sesuai ketentuan dan standar yang ditentukan.
d. Menyelenggarakan penyusunan bahan untuk menyempurnakan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pergurusan/
pengelolaan dan penomoran naskah dinas, penyimpanan, pengadaan kebutuhan tata usaha sekretariat.
e. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria dalam penyelenggaraan pengeolaan data usaha kepegawaian sekretariat dan tata usaha staf ahli.
1. Kepala Sub Bagian Keuangan Sekretariat
Kepala sub bagian keuangan sekretariatan mempunyai uraian tugas yaitu :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepala staf pada lingkungan sub bagian administrasi keuangan di lingkungan administrasi keuangan sekretariat.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah dan menyajikan bahan/data penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkup biro umum dan perlengkapan setdaprovsu.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standart dan kriteria penyelenggaraan adminisrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan setdaprovsu.
d. Melaksanakan pengkoordinasian realisasi penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu.
e. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu sesuai ketentuangan perundang-undang.
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Kepala sub bagian tata usaha dan kepegawaian sekretariat mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan peyusunan dan penyempurnaan kebijakan dibidang penyelenggaraan pengelolaan tata usaha kepegawaian di lingkungan Setdaprovsu sesuai peraturan perundang-undang.
b. Menyelenggarakan telaah staf ahli dalam penyelenggaraan pengelolaan tata usaha kepegawaian sekretariat,
c. Menyelenggarakan sosialisasi penyelenggaraan urusan tata usaha kepegawaian di lingkungan sekretariat daerah.
d. Menyelenggarakan pembinaan pengelolaan tata usaha kepegawaian di lingkungan sekretariat daerah.
e. Menyelenggarakan pengembangan pemberdayaan dan kesejahteraan pegawai di lingkungan setdaprovsu sesuai standar yang di tetapkan.
3. Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan
Kepala sub bagian program dan pelaporan mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
a. Melaksanakan pembinan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian tata usaha program dan pelaporan.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah, dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan tata usaha serta pengurusan surat, ekspedisi sekretariat.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kerja di bidang ketatausahaan dan penyelenggaraan pengurusan surat, sesuai ketentuan peraturan perundang-undang.
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, kriteria peyelenggaraan tata usaha dan urusan pengurusan surat serta ekspedisi sekretariat.
e. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan pengurusan RKPD, Renja, Restra, Laporan Kinerja (LK), Perjanjian Kinerja (PK), RKA/DPA Lingkup Biro, dan surat serta ekspedisi sekretariat.
4. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekda, Staf Ahli dan Asisten
Kepala sub bagian tata usaha staf ahli dan asisten mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf ahli pada lingkungan sub bagian tata usaha staf ahli dan asisten.
b. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pemgendalian, dan kebijkan penyelenggaraan urusan tata usaha staf ahli dan asisten.
c. Melaksanakan proses pengelolaan penyelenggaraan tata usaha staf ahli dan asisten sesuai standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pengkoordinasian pengelolaan tata usaha staf ahli dan asisten.
e. Melaksanakan Pembinaan dan penataan surat dan naskah dinas.
B. Kepala Bagian Rumah Tangga
Kepala bagian rumah tangga mempunyai uraian tugas : a. Menyelenggarakan pembinaan bimbingan dan arahan kepada staf
pada lingkup bagian rumah tangga.
b. Menyelenggarakan penyajian dan pengelolahan bahan/data di bidang penyelenggaraan ke rumah tangga di lingkungan Setdaprovsu.
c. Menyelenggarakan pengkajian dan analisa penyelenggaraan urusan pengelolaan rumah tangga di lingkungan sekretariat.
d. Menyelenggarakan fasilitasi pengadaan peralatan/perlengkapan di lingkungan Setdaprovsuskala menengah kebawah sesuai standar yang di tetapkan.
1. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan
Kepala sub bagian rumah tangga pimpinan mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian rumah tangga pimpinan.
b. Melaksanakan penyusunan bahan/data penyelenggaraan pengelolaan rumah tangga dinas pimpinan.
c. Melaksanakan perencanaan dan program kegiatan penyelenggaraan pengelolaan rumah dinas pimpinan, sesuai ketentuan perundang-undang yang berlaku.
d. Melaksanakan fasilitas kebutuhan rumah tangga di lingkungan rumah dinas pimpinan yang dilaksankan dan fasilitasi penyelenggaraan keamanan, ketertiban, penjaga di rumah dinas pimpinan, sesuai ketentuan perundang- undang.
e. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan di rumah dinas pimpinan, sesuai standar yang ditetapkan.
2. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Sekretariat
Kepala sub bagian rumah tangga sekretariat mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan
kepada staf pada lingkup sub bagian rumah tangga sekretariat dan kenderaan.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah dan menyajikan bahan/data dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga sekretariat dan kenderaan.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria pengelolaan rumah tangga seretariat dan kenderaan
d. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan rumah tangga sekretariat dan kenderaan dinas di lingkungan Setdaprovsu.
e. Melaksankan perawatan dan pemeliharaan kenderaan dinas pool sesuai standar yang di tetapkan.
3. Kepala Sub Bagian Bagian Operasional Mess dan Gedung
Kepala sub bagian operasional mess dan gedung mempunyai uraian tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian operasional mess dan gedung.
b. Melaksanakan, menyusun, pengumpulan, mengelolah, dan menyajikan bahan/data dalam penyelenggaraan operasional mess
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria operasional mess.
d. Melaksanakan pemeliharaan, kebersihan, dan keindahan mess dan gedung sesuai standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pengendalian/pengawasan dan pemantauan penyelenggaraan pengelolaan mess, sesuai ketentuan peraturan perundang-undang.
C. Kepala Bagian Pengadaan dan Perawatan
Kepala Bagian Pengadaan dan Perawatan mempunyai uraian tugas:
a. Menganalisi dan menyusun rencana kebutuhan barang milik/kekayaan negara.
b. Memberikan bimbingan dan melaksanakan urusan pengadaan danpenerimaan barang milik/kekayaan negara.
c. Memberikan bimbingan dan melaksanakan urusan penyimpanan,penyaluran, inventarisasi dan penghapusan barang milik/kekayaan negara.
1. Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai uraian tugas:
a. Merencanakan kebutuhan barang unit kerja di linkungan Sekretariat Daerah, Rumah Dinas Gubernur dan Rumah Dinas Sekretaris Daerah.
b. Melakukan administrasi perencanaan dan penentuan kebutuhan perlengkapan.
c. Menyusun program kerja di bidang tugasnya dan memantau pelaksanaannya.
d. Mengumpulkan dan menghimpun data, informasi serta mengikuti perkembangan harga sekaligus menilai mutu perlengkapan yang diperlukan.
e. Menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
f. Mengelola administrasi pembelian dan pengadaan perlengkapan dan barang.
g. Membuat, menyusun laporan kepada Kepala Bagian tentang hasil pelaksanaan tugas.
h. Melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang.
i. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Kepala Sub Bagian Perawatan
Kepala Sub Bagian Perawatan mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat Daerah,Rumah Dinas Gubernur dan Rumah Dinas Sekretaris Daerah.
b. Melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat Derah.
c. Menyiapkan barang dalam rangka inventarisasi aset Sekretaria tDaerah, Rumah Dinas Gubernur dan Dinas Sekretaris Daerah.
d. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Kepala Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretaris Kepala Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretariat mempunyai uraian tugas:
a. Mencatat dan membukukan segala jenis barang yang ada di gudang.
b. Mengatur terbitnya penyimpanan, perawatan dan pemeliharaan tiap jenis barang.
c. Mempersiapkan kelengkapan dokumen/surat-surat yang berkaitan dengan barag yang akan didistribusikan.
d. Melaksanakan pengeluaran dan penyerahaan barang- barang bergerak maupun yang tidak bergerak.
e. Melaksanakan kegiatan urusan pemerintahan provinsi di bidang penyimpanan dan distribusi barang daerah.
f. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
2.6.Kinerja Terkini
Secara umum, Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu telah dapat melaksanakan tugas utamanya yang menjadi tanggung jawab organisasi dan dalam menjalan tugas dan fungsinya dalam rentang waktu tahun 2013-2018, memiliki 3 (tiga) sasaran strategis yaitu:
1. Terwujudnya Pelayanan Administrasi Ketatausahaan, Keuangan dan Kepegawaian di Sekretariat yang Berorientasi pada Pelayanan Prima.
2. Meningkatnya Kegiatan Kedinasan Pimpinan
3. Meningkatnya Pelayanan Sarana dan Prasarana Kedinasan
Penetapan program dilakukan dengan melihat kebijakan, tujuan, sasaran, Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan sebagai implementasi pejabaran visi misi yang telah ditetapkan serta mampu mewujudkan percepatan reformasi birokrasi, dan meningkatkan pelayanan publik dengan kebijakan yang diarahkan. Berikut adalah sasran strategis kinerja terkini :
1. Terwujudnya Pelayanan Administrasi Ketatausahaan, Keuangan dan Kepegawaian di Sekretariat yang Berorientasi pada Pelayanan Prima
Yang didalamnya terdapat Program sebagai berikut :
a. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Pengelolaan Arsip In Aktif pada Gudang Arsip Kampung
Baru
2. Pemeliharaan Gudang Arsip Kampung Baru
3. Penyelenggaraan Unit Layanan Administrasi (ULA) Setdaprovsu
4. Pengelolaan dan Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Perkantoran
5. Sosialisasi Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Perkantoran
b. Program Peningkatan Disiplin Aparatur
1. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya 2. Pengadaan Pakaian Khusus Hari-Hari Tertentu
c. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Sosialisasi Laporan Keuangan Bendahara Pengeluaran
Pembantu di Lingkungan Setdaprovsu
2. Peningkatan Administrasi Penatausahaan Keuangan Sekretariat Daerah
3. Sosialisasi tentang Keuangan dan Kepegawaian di Lingkungan Setdaprovsu
4. Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Aparat Pengawas Fungsional Internal dan Eksternal
2. Meningkatnya Kegiatan Kedinasan Pimpinan
Yang didalamnya terdapat Program sebagai berikut :
a) Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Fasilitas Kegiatan-Kegiatan dan Tamu-Tamu PemprovsU 3. Meningkatnya Pelayanan Sarana dan Prasarana Kedinasan
a. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 1. Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor
2. Pengadaan Mebeleur
3. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
4. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Gedung Kantor 5. Pemeliharaan Rutin/Berkala Mess Pemprovsu
6. Pengadaan Sarana dan Prasarana Mess Pemprovsu 7. Penyediaan Bahan Bakar Genset
8. Asuransi Gedung
9. Pemeliharaan Lift Kantor Gubsu 10. Penambahan Daya Listrik dan Air 11. Pemeliharaan Meubeleur
b) Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Peningkatan Operasional pelayanan Mess Pemprovsu 2. Rapat Koordinasi Peningkatan.
3.1. Pengertian Prosedur dan Sistem
Pengertian prosedur menurut para ahli sebagai berikut:
Menurut Mulyadi (2008:5), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang,
Menurut Baridwan (2006:3), prosedur adalah suatu urut- urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan urutan dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang disusun sebagai penjamin adanya keseragaman perlakuan terhadap transaksi yang terjadi berulang-ulang.
Pengertian sistem menurut para ahli sebagai berikut:
Menurut Mulyadi (2008:2), suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Widjajanto (2001:2), sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input,proses dan output.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kesatuan dari beberapa unsur atau subsistem yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output.
3.2. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008:3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Susanto (2008:52), sistem akuntansi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan kumpulan dari beberapa subsistem
yang dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga dapat bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan untuk mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaan.
Unsur sistem akuntansi pokok menurut Mulyadi (2008) adalah sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Contoh formulir antara lain:
faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
3. Buku Besar
Buku besar(general ledger)terdiri dari rekening- rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dari jurnal.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu(subsidiary ledger)terdiri dari rekening- rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal.
Selain unsur pokok sistem akuntansi, Mulyadi (2008) juga menjelaskan mengenai tujuan umum pengembangan sistem akuntansi, antara lain:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan(reliability)informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
3.3. Pengertian Alat Tulis Kantor
Menurut Gie (2007), alat tulis kantor merupakan benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dari pegawai- pegawai tata usaha. Yang tergolongoffice supplier (bekal tata usaha) ini misalnya bolpoin, pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko, karbon, berkas, jepitan kertas.
Diantara macam-macam perlengkapan tata usaha yang terpakai habis dalam penggunaannya dikantor itu, maka benda-benda yang khususdipakai untuk tulis menulis seperti kertas, pensil, tinta, dan lain sebagainya itu keseluruhan disebut keperluan tulis menulis.
3.4. Sistem Pengadaan Barang/Jasa
Menurut Keppres Nomor 80 Tahun 2003 pasal 1, pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan kegiatan pengadaan barang yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang dan jasa.
Terdapat beberapa metode pemilihan penyedia barang/jasa pemerintahan yang dijelaskan dalam peraturan pokok mengenai pengadaan barang/jasa yaitu Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, antara lain:
1. Metode Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan metode pemilihan penyedia barang/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/ jasa lainnya yang memenuhi syarat.
2. Metode Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan pelelangan yang dilakukan jika pelelangan umum sulit dilaksanakan karena penyedia barang/jasa yang mampu mengerjakan diyakini terbatas dan pekerjaannya kompleks.
3. Metode Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung merupakan metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyediabarang/jasa.
4. Metode Pengadaan Langsung
Pengadaan langsung merupakan pengadaan barang/
jasa, tanpa melalui pelelangan/seleksi/penunjukan langsung
3.5. Komponen yang Terkait Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor 1. Fungsi
Menurut Muyadi (2008:299), fungsi yang terkait dalam sistem pengadaan atau pembelian barang/jasa adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber
(bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengadaan atau pembelian barang/jasa menurut Mulyadi (2008:303) adalah sebagai berikut:
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, mutu, dan jumlah seperti dalam surat tersebut.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat terjadi berulangkali (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini di buat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pengadaan atau pembelian barang/jasa antara lain:
a. Registrasi Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah registrasi bukti kas keluar.
b. Jurnal Pembelian
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
c. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d. Kartu Persediaan
Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran
Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.
c. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur Distribrusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk pembuatan laporan manajemen.
5. Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2008:163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi di atas antara lain:
a. Menjaga kekayaan organisasi
b.Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c.Mendorong efisiensi
d.Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
3.6. Sistem dan Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor
Di dalam pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor, Pemerintah Kota Medan berpedoman pada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Selain itu, untuk pencairan dananya, Pemerintah Kota Medan mengacu pada Peraturan Daerah Kota Medan nomor 1 Tahun 2018 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Di dalam Peraturan Daerah Kota Medan nomor 1 Tahun 2018 juga mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.
Di dalam Peraturan Presiden nomor 16 tahun 2018 mengatur mengenai prosedur pengadaan barang, mulai dari prosedur permintaan barang hingga prosedur penerimaan barang, sedangkan prosedur permintaan pembayaran hingga prosedur pencatatan pencairan dana diatur dalam Peraturan Daerah Kota Medan nomor 1 Tahun 2018. Kedua Peraturan tersebut digunakan sebagai dasar dalam pengadaan barang/jasa pada Kantor Gubernur Sumatera Utara.
a. Fungsi yang terkait
1) Pejabat Pembuat Komitmen
Pejabat yang diberi kewenangan untuk membantu dalam menerbitkan keputusan yang berkaitan dengan kepegawaian, mengadakan ikatan/perjanjian/kontrak kepada pihak ketika dalam rangka pengadaan barang dan jasa.
2) Pejabat Pengadaan
Personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang dan Jasa yang melaksanakan pengadaan barang dan jasa.
3) Tim Pemeriksa
Orang yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah dibeli dan menjamin kuantitas serta kualitas barang tersebut.
4) Bagian Perlengkapan
Orang yang ditunjuk sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang yang telah dibeli.
5) Sub Bagian Perbendaharaan Pengeluaran
Orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja barang dan jasa.
b. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian alat tulis kantor adalah sebagai berikut:
1) Surat Perintah Kerja
Dokumen ini digunakan untuk memberi kuasa kepada Pejabat Pengadaan untuk melaksanakan pengadaan barang.
2) Rencana Kerja dan Syarat
Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi sekumpulan persyaratan baik persyaratan administratif maupun persyaratan teknis yang diberlakukan pada perencanaan pengadaan barang
3) Harga Perkiraan Sendiri
Dokumen ini digunakan untuk mengetahui kewajaran harga baik atau digunakan sebagai pembanding harga.
4) Berita Acara
Dokumen ini berisi mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara.
5) Surat Perintah Pembayaran
Dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen yang ditujukan kepada Bank Sumut untuk melakukan proses pembayaran dalam pengadaan barang.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor oleh Kantor Gubernur Sumatera Utara adalah Jurnal Pengeluaran Kas dimana jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian alat tulis kantor secara tunai.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem 1) Prosedur Permintaan Barang
a) Pejabat Pembuat Komitmen menunjuk Pejabat Pengadaan untuk melakukan pengadaan barang.
b) Pejabat Pembuat Komitmen membuat Surat Perintah Kerja yang ditujukan kepada Pejabat Pengadaan.
2) Prosedur Pengadaan Barang
a) Pejabat Pengadaan mencari info tentang penyedia barang dari berbagai sumber.
b) Pejabat Pengadaan mulai menyusun Rencana Kerja dan Syarat (RKS) dan Harga Perkiraan Sendiri serta mengundang para penyedia barang yang akan diseleksi.
c) Pejabat Pengadaan melakukan negoisasi teknis mengenai harga dan kualitas barang yang akan dibeli hingga mencapai kesepakatan. Setelah terjadi kesepakatan.
d) Pejabat Pengadaan memberitahu Pejabat Pembuat Komitmen mengenai penyedia barang yang telah dipilih.
e) Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara pengadaan penyedia barang dan mengirimkan kepada Tim Pemeriksa.
3) Prosedur Penerimaan Barang
a) Tim Pemeriksa menerima Berita Acara Pengadaan penyedia barang beserta barang yang dibeli lalu memeriksa kuantitas dan kualitasnya.
b) Tim Pemeriksa membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang yang akan diberikan kepada Bagian Perlengkapan.
c) Bagian Perlengkapan menerima Berita Acara Pemeriksaan Barang yang disertai barang yang telah dibeli lalu menyimpannya di gudang.
d) Bagian Perlengkapan membuat Berita Acara Penyimpanan Barang.
e) Bagian Perlengkapan mengumpulkan berkas berupa Surat Perintah Kerja dan Berita Acara penyimpanan barang.
f) Bagian Perlengkapan membuat Surat Perintah Membayar yang ditandatangani Pejabat Pembuat Komitmen dan Penyedia Barang.
4) Prosedur Permintaan Pembayaran
a) Sub Bagian Keuangan meneliti kelengkapan berkas dan membubuhkan cap, tanggal dan nomor diterima b) Sub Bagian Keuangan membuat Surat Perintah Pencairan Dana yang akan digunakan oleh Bank Jateng untuk menyetorkan dana ke pihak penyedia barang.
3.7. Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara
1. Fungsi
Ada beberapa fungsi yang terkait dalam sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara. Hal ini tentunya memaksimalkan kinerja proyek pengadaan ATK. Akan tetapi karena adanya keterkaitan pelaksanaan antar fungsi tersebut, maka sisi kelemahannya yaitu fungsi-fungsi tersebut tidak bisa melaksanakan kerja secara bersamaan/serentak. Jadi apabila terjadi keterlambatan pada fungsi yang terdahulu maka akan berpengaruh terhadap kinerja fungsi yang berikutnya.
3. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara adalah surat order pembelian, bukti penerimaan barang, bukti Pembelian (nota), dan laporan
penerimaan barang. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara sudah cukup lengkap, saling berkaitan dan telah diserahkan kepada bagian-bagian yang berwenang.Karena proyek ini dibagi menjadi beberapa bagian dan sub bagian fungsi, maka rawan terhadap manipulasi atau pemalsuan laporan-laporan. Maka dalam hal ini perlu pengecekan dokumen secara detail.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan yang digunakan dalam sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara sudah baik, tetapi jika masih adanya ketidaktelitian atau jarangnya dalam pengecekkan barang di gudang dengan yang tertera di dalam komputer dapat menyebabkan terjadinya selisih jumlah persediaan yang ada, sehingga perlu sinkronisasi berkala.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk
Sistem Prosedur yang digunakan dalam sistem ini sudah cukup baik karena semua sudah dilakukan dengan menggunakan sistem komputer dan prosedurnya telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Namun terkendala pada sumber daya manusianya karena jika masih kurang mengerti dalam penggunaan sistem komputer, maka akan menghambat jalannya prosedur pencatatannya atau terjadinya kesalahan pemasukan data.
3.8. Kelebihan dan Kelemahan
Berdasarkan pembahasan mengenai sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara, maka penulis dapat mengemukakan beberapa kelebihan dan kelemahan yang ada dalam sistem tersebut, antara lain :
1. Kelebihan
Kelebihan-kelebihan yang dapat dikemukakan di dalam sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Semua yang terkait dalam sistem dicatat dengan sistem komputerisasi sehingga dapat memaksimalkan kinerja sesuai dengan prosedur yang ada serta dapat memperkecil kesalahan dalam pembuatan laporan.
b. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengadaan alat tulis kantor ini telah dibuat sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dan sub bagian.
Sehingga setiap kegiatan kerja memiliki surat perintah masing-masing serta hasil dari setiap kegiatan kerja ada laporan yang jelas.
c. Kemudahan dalam pemlihan barang dan harga, karena adanya beberapa penyedia barang yang memberikan penawaran.
2. Kelemahan
Kelemahan-kelemahan yang dapat dikemukakan di dalam sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Tidak jarang terjadi selisih pencatatan persediaan barang di komputer dengan yang ada di gudang yang dikarenakan tidak adanya penentuan batasan waktu dalam pengecekkan persediaan barang
b. Alat tulis kantor merupakan benda yang mudah dipindah tangankan, sehingga sulit untuk memastikan berapa besar anggaran yang harus digunakan untuk pengadaannya dalam jangka waktu tertentu. Adanya sumber daya manusia yang kurang memahami sistem komputer akan berdampak pada terjadi kesalahan pengolahan dan pemasukan data.
4.1.Kesimpulan
1. Dalam pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor, Pemerintah Kota Medan berpedoman pada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
2. Untuk pencairan dananya, Pemerintah Kota Medan mengacu pada Peraturan Daerah Kota Medan nomor 1 Tahun 2018 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Di dalam Peraturan Daerah Kota Medan nomor 1 Tahun 2018 juga mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.
3. Kedua Peraturan tersebut digunakan sebagai dasar dalam pengadaan barang/jasa pada Kantor Gubernur Sumatera Utara.
Dapat dikemukakan kelebihan sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Semua yang terkait dalam sistem dicatat dengan sistem komputerisasi sehingga dapat memaksimalkan kinerja sesuai dengan prosedur yang ada serta dapat memperkecil kesalahan dalam pembuatan laporan.
b. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengadaan alat tulis kantor ini telah dibuat sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dan sub bagian. Sehingga setiap kegiatan kerja memiliki surat perintah masing-masing serta hasil dari setiap kegiatan kerja ada laporan yang jelas.
c. Kemudahan dalam pemlihan barang dan harga, karena adanya beberapa penyedia barang yang memberikan penawaran.
Dapat dikemukakan kelemahan sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kantor Gubernur Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Tidak jarang terjadi selisih pencatatan persediaan barang di komputer dengan yang ada di gudang yang dikarenakan tidak adanya penentuan batasan waktu dalam pengecekkan persediaan barang.
2. Alat tulis kantor merupakan benda yang mudah dipindah tangankan, sehingga sulit untuk memastikan berapa besar anggaran yang harus digunakan untuk pengadaannya dalam jangka waktu tertentu. Adanya sumber daya manusia yang kurang memahami sistem komputer akan berdampak pada terjadi kesalahan pengolahan dan pemasukan data.
4.2.Saran
Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem pengadaan alat tulis kantor padaKantor Gubernur Sumatera Utara, maka penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut.
1. Diperlukan adanya penentuan waktu dalam pengecekkan persediaan barang yang ada di komputer dengan yang tersedia di gudang, sehingga dapat memperkecil adanya selisih pencatatan jumlah persediaan.
2. Diperlukan adanya pembatasan pemakaian alat tulis kantor dan pembatasan anggaran yang dikeluarkan untuk proses pengadaannya dalam jangka waktu tertentu.
Hall, James A. 2006. Accounting Information System”.Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. 2008. ”Sistem Informasi Akuntansi”. Jakarta: Salemba Empat.
Susanto, Azhar. 2008. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi [online].
(http://kampoengaccounting.blogspot.co.id/1 April 2019/19.32) Widjajanto, Nugroho. 2001. “Sistem Informasi Akuntansi”. Jakarta: Erlangga.
The Liang, Gie. 2007. “Administrasi Perkantoran Modern”. Yogyakarta: Super Sukses & Nurcahaya.
Republik Indonesia, Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah
Republik Indonesia, Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 1 Tahun 2018 Tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2018
Republik Indonesia, Ketentuan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah Republik Indonesia, Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun
2010 Tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah
