BAB II BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN SETDAPROVSU
2.5. Job Description
2.5.1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
Kepala Biro Umum dan Perlengkapan mempunyai uraian tugas:
1. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Biro Umum.
2. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penetapan bahan dan data dibidang urusan umum.
3. Menyelenggarakan penetapan perencanaan dan program kegiatan dibidang penyelenggaraan dibidang umum, sesuai ketentuan Peraturan Perundangan.
4. Menyelenggarakan penetapan penyusunan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan urusan umum.
5. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring,evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan umum dibidang kearsipan, tata usaha, rumah tangga, tata usaha kepegawaian dan keuangan, humas pimpinan, keprotokolan dan telekomunikasi.
6. Menyelenggarakan penetapan penyusunan kebijakan dibidang penyelenggaraan arsip dan tata usaha, rumah tangga, humas pimpinan,keprotokolan dan telekomunikasi, sesuai ketentuan Peraturan Perundangan.
7. Menyelenggarakan konsultasi dan asistensi dalam penyelenggaraan urusan umum.
8. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian penyelenggaraan urusan umum dibidang arsip dan tata usaha, rumah tangga, tata usaha kepegawaian, keuangan humas pimpinan, keprotokolan dan telekomunikasi.
9. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan fasilitasi penyelenggaraan umum terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah, Instansi terkait,Lembaga, Yayasan, Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
10. Menyelenggarakan pengkajian dan analisa terhadap penyelenggaraan urusan umum.
11. Menyelenggarakan klarifikasi terhadap penyelenggaraan urusan umum.
12. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pengawasan penyelenggaraan urusan umum, sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
13. Menyelenggarakan pengembangan informasi dan komunikasi public dalam penyelenggaraan urusan umum.
14. Menyelenggarakan fasilitasi dan koordinasi penyelenggaraan rapatinternal dan eksternal lingkup Setdaprovsu.
15. Menyelenggarakan fasilitasi dan koordinasi pengadaan sarana dan prasarana, sesuai standar yang ditetapkan.
16. Menyelenggarakan penyusunan pengamatan staf sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan, sesuai tugas dan fungsinya.
17. Menyelenggarakan pemberian masukan kepada Sekretaris Daerah,sesuai tugas dan fungsinya.
18. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan Sekretaris Daerah, sesuaitugas dan fungsinya.
19. Menyelenggarakan penetapan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya.
A. Kepala Bagian Umum
Kepala Bagian Umum mempunyai uraian Tugas:
a. Membantu kepala biro umum dan perlengkapan dalam melaksanakan pembinaan penyelenggaraan urusan keuangan sekretariat, tata usaha, program, dan pelaporan tata usaha kepegawaian sekretariat serta tata usaha staf ahli di lingkungan Setdaprovsu.
b. Menyelenggarakan pengelolaan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan pengelolaan keuangan sekretariat.
c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan penyelenggaraan dibidang tata usaha, program dan pelaporan dilingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu, sesuai ketentuan dan standar yang ditentukan.
d. Menyelenggarakan penyusunan bahan untuk menyempurnakan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pergurusan/
pengelolaan dan penomoran naskah dinas, penyimpanan, pengadaan kebutuhan tata usaha sekretariat.
e. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria dalam penyelenggaraan pengeolaan data usaha kepegawaian sekretariat dan tata usaha staf ahli.
1. Kepala Sub Bagian Keuangan Sekretariat
Kepala sub bagian keuangan sekretariatan mempunyai uraian tugas yaitu :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepala staf pada lingkungan sub bagian administrasi keuangan di lingkungan administrasi keuangan sekretariat.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah dan menyajikan bahan/data penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkup biro umum dan perlengkapan setdaprovsu.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standart dan kriteria penyelenggaraan adminisrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan setdaprovsu.
d. Melaksanakan pengkoordinasian realisasi penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu.
e. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu sesuai ketentuangan perundang-undang.
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Kepala sub bagian tata usaha dan kepegawaian sekretariat mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan peyusunan dan penyempurnaan kebijakan dibidang penyelenggaraan pengelolaan tata usaha kepegawaian di lingkungan Setdaprovsu sesuai peraturan perundang-undang.
b. Menyelenggarakan telaah staf ahli dalam penyelenggaraan pengelolaan tata usaha kepegawaian sekretariat,
c. Menyelenggarakan sosialisasi penyelenggaraan urusan tata usaha kepegawaian di lingkungan sekretariat daerah.
d. Menyelenggarakan pembinaan pengelolaan tata usaha kepegawaian di lingkungan sekretariat daerah.
e. Menyelenggarakan pengembangan pemberdayaan dan kesejahteraan pegawai di lingkungan setdaprovsu sesuai standar yang di tetapkan.
3. Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan
Kepala sub bagian program dan pelaporan mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
a. Melaksanakan pembinan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian tata usaha program dan pelaporan.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah, dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan tata usaha serta pengurusan surat, ekspedisi sekretariat.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kerja di bidang ketatausahaan dan penyelenggaraan pengurusan surat, sesuai ketentuan peraturan perundang-undang.
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, kriteria peyelenggaraan tata usaha dan urusan pengurusan surat serta ekspedisi sekretariat.
e. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan pengurusan RKPD, Renja, Restra, Laporan Kinerja (LK), Perjanjian Kinerja (PK), RKA/DPA Lingkup Biro, dan surat serta ekspedisi sekretariat.
4. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekda, Staf Ahli dan Asisten
Kepala sub bagian tata usaha staf ahli dan asisten mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf ahli pada lingkungan sub bagian tata usaha staf ahli dan asisten.
b. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pemgendalian, dan kebijkan penyelenggaraan urusan tata usaha staf ahli dan asisten.
c. Melaksanakan proses pengelolaan penyelenggaraan tata usaha staf ahli dan asisten sesuai standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pengkoordinasian pengelolaan tata usaha staf ahli dan asisten.
e. Melaksanakan Pembinaan dan penataan surat dan naskah dinas.
B. Kepala Bagian Rumah Tangga
Kepala bagian rumah tangga mempunyai uraian tugas : a. Menyelenggarakan pembinaan bimbingan dan arahan kepada staf
pada lingkup bagian rumah tangga.
b. Menyelenggarakan penyajian dan pengelolahan bahan/data di bidang penyelenggaraan ke rumah tangga di lingkungan Setdaprovsu.
c. Menyelenggarakan pengkajian dan analisa penyelenggaraan urusan pengelolaan rumah tangga di lingkungan sekretariat.
d. Menyelenggarakan fasilitasi pengadaan peralatan/perlengkapan di lingkungan Setdaprovsuskala menengah kebawah sesuai standar yang di tetapkan.
1. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan
Kepala sub bagian rumah tangga pimpinan mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian rumah tangga pimpinan.
b. Melaksanakan penyusunan bahan/data penyelenggaraan pengelolaan rumah tangga dinas pimpinan.
c. Melaksanakan perencanaan dan program kegiatan penyelenggaraan pengelolaan rumah dinas pimpinan, sesuai ketentuan perundang-undang yang berlaku.
d. Melaksanakan fasilitas kebutuhan rumah tangga di lingkungan rumah dinas pimpinan yang dilaksankan dan fasilitasi penyelenggaraan keamanan, ketertiban, penjaga di rumah dinas pimpinan, sesuai ketentuan perundang-undang.
e. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan di rumah dinas pimpinan, sesuai standar yang ditetapkan.
2. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Sekretariat
Kepala sub bagian rumah tangga sekretariat mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan
kepada staf pada lingkup sub bagian rumah tangga sekretariat dan kenderaan.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah dan menyajikan bahan/data dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga sekretariat dan kenderaan.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria pengelolaan rumah tangga seretariat dan kenderaan
d. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan rumah tangga sekretariat dan kenderaan dinas di lingkungan Setdaprovsu.
e. Melaksankan perawatan dan pemeliharaan kenderaan dinas pool sesuai standar yang di tetapkan.
3. Kepala Sub Bagian Bagian Operasional Mess dan Gedung
Kepala sub bagian operasional mess dan gedung mempunyai uraian tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian operasional mess dan gedung.
b. Melaksanakan, menyusun, pengumpulan, mengelolah, dan menyajikan bahan/data dalam penyelenggaraan operasional mess
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria operasional mess.
d. Melaksanakan pemeliharaan, kebersihan, dan keindahan mess dan gedung sesuai standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pengendalian/pengawasan dan pemantauan penyelenggaraan pengelolaan mess, sesuai ketentuan peraturan perundang-undang.
C. Kepala Bagian Pengadaan dan Perawatan
Kepala Bagian Pengadaan dan Perawatan mempunyai uraian tugas:
a. Menganalisi dan menyusun rencana kebutuhan barang milik/kekayaan negara.
b. Memberikan bimbingan dan melaksanakan urusan pengadaan danpenerimaan barang milik/kekayaan negara.
c. Memberikan bimbingan dan melaksanakan urusan penyimpanan,penyaluran, inventarisasi dan penghapusan barang milik/kekayaan negara.
1. Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai uraian tugas:
a. Merencanakan kebutuhan barang unit kerja di linkungan Sekretariat Daerah, Rumah Dinas Gubernur dan Rumah Dinas Sekretaris Daerah.
b. Melakukan administrasi perencanaan dan penentuan kebutuhan perlengkapan.
c. Menyusun program kerja di bidang tugasnya dan memantau pelaksanaannya.
d. Mengumpulkan dan menghimpun data, informasi serta mengikuti perkembangan harga sekaligus menilai mutu perlengkapan yang diperlukan.
e. Menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
f. Mengelola administrasi pembelian dan pengadaan perlengkapan dan barang.
g. Membuat, menyusun laporan kepada Kepala Bagian tentang hasil pelaksanaan tugas.
h. Melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang.
i. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Kepala Sub Bagian Perawatan
Kepala Sub Bagian Perawatan mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat Daerah,Rumah Dinas Gubernur dan Rumah Dinas Sekretaris Daerah.
b. Melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat Derah.
c. Menyiapkan barang dalam rangka inventarisasi aset Sekretaria tDaerah, Rumah Dinas Gubernur dan Dinas Sekretaris Daerah.
d. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Kepala Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretaris Kepala Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretariat mempunyai uraian tugas:
a. Mencatat dan membukukan segala jenis barang yang ada di gudang.
b. Mengatur terbitnya penyimpanan, perawatan dan pemeliharaan tiap jenis barang.
c. Mempersiapkan kelengkapan dokumen/surat-surat yang berkaitan dengan barag yang akan didistribusikan.
d. Melaksanakan pengeluaran dan penyerahaan barang-barang bergerak maupun yang tidak bergerak.
e. Melaksanakan kegiatan urusan pemerintahan provinsi di bidang penyimpanan dan distribusi barang daerah.
f. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.