Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan dan Saran yang disimpulkan oleh penulis tentang Prosedur Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara.
2.1. Sejarah Ringkas
Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di kota Medan.
Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan.
Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, dan Keresidenan Tapanuli.
Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia (R.I.) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948 selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara.
Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera.Dengan Keputusan Pemerintah Darurat R.I.
Nomor 22/Pem/PDRI pada tanggal 17 Mei 1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan.Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I. pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950, ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.
Dengan Undang-Undang R.I. No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7 Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh.
2.2.Visi dan Misi Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Visi :
“Terwujudnya Pelayanan Prima Dalam Penyelenggaraan Ketatausahaan, Administrasi Keuangan, Kepegawaian dan Kerumahtanggaan Pimpinan yang Berorientasi pada SumateraUtara yang Maju, Aman dan Bermartabat”
Misi :
1. Melakukan Koordinasi Penyelenggaraan Kearsipan Ketatausahaan
Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
2. Melakukan Koordinasi dengan Penyelenggaraan Administrasi Keuangan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
3. Melakukan Koordinasi pelaksanaan Kerumahtanggaan Pimpinan KDH/WKDH serta Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara.
2.3.Makna Logo Setdaprovsu
Gambar 2.1 Logo Pemprovsu
Sumber : Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Makna Logo Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Kepalan tangan yang diacungkan keatas dengan menggenggam rantai beserta perisainya melambangkan kebulatan tekat perjuangan rakyat Provinsi Sumtera Utara melawan imperalisme, feodalisme dan komunisme.
b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan masyarakat didalam membela dan mempertahankan Pancasila.
c. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, dan tembakau, ikan, daun padi, tulisan “SUMATERA UTARA”
melambangkan daerah yang indah permai masyur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah.
d. Tujun belas kuntum kapas, delapan sudut sarang laba-laba dan empat puluh lima butir padi menggambarkan tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan dimana ketiga-tiganya ini berikut tongkat dibawah kepalan tangan melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patrotisme, pecinta, keadaan dan pembela keadilan.
e. Bukit berkepribadian luhur, bersemangat persatuan kegotong-royongan yang dinamis.
2.4.Struktur Organisasi
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu didukung dan dibantu oleh :
1. Bagian Umum, terdiri dari :
a. Sub Bagian Keuangan Sekretariat.
b. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat.
c. Sub Bagian Program dan Pelaporan.
d. Sub Bagian Tata Usaha Staf Ahli dan Asisten 2. Bagian Rumah Tangga, terdiri dari :
a. Sub Bagian Rumah Tangga dan Pimpinan.
b. Sub Bagian Rumah Tangga dan Sekretariat.
c. Sub Bagian Operasional Mess dan Gedung.
3. Bagian Pengadaan dan Perawatan, terdiri dari : a. Sub Bagian Pengadaan.
b. Sub Bagian Perawatan.
c. Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretariat.
Penjabaran tugas pokok dan fungsi Biro Umum Setdaprovsu ditetapkan dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Struktur Organsasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara. Struktur Organisasi Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan Sumber : Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
KEPALA BIRO UMUM
2.5.Job Description
2.5.1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
Kepala Biro Umum dan Perlengkapan mempunyai uraian tugas:
1. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Biro Umum.
2. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penetapan bahan dan data dibidang urusan umum.
3. Menyelenggarakan penetapan perencanaan dan program kegiatan dibidang penyelenggaraan dibidang umum, sesuai ketentuan Peraturan Perundangan.
4. Menyelenggarakan penetapan penyusunan standar, norma dan kriteria penyelenggaraan urusan umum.
5. Menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring,evaluasi, pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan urusan umum dibidang kearsipan, tata usaha, rumah tangga, tata usaha kepegawaian dan keuangan, humas pimpinan, keprotokolan dan telekomunikasi.
6. Menyelenggarakan penetapan penyusunan kebijakan dibidang penyelenggaraan arsip dan tata usaha, rumah tangga, humas pimpinan,keprotokolan dan telekomunikasi, sesuai ketentuan Peraturan Perundangan.
7. Menyelenggarakan konsultasi dan asistensi dalam penyelenggaraan urusan umum.
8. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian penyelenggaraan urusan umum dibidang arsip dan tata usaha, rumah tangga, tata usaha kepegawaian, keuangan humas pimpinan, keprotokolan dan telekomunikasi.
9. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan fasilitasi penyelenggaraan umum terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah, Instansi terkait,Lembaga, Yayasan, Pemerintah dan Kabupaten/Kota.
10. Menyelenggarakan pengkajian dan analisa terhadap penyelenggaraan urusan umum.
11. Menyelenggarakan klarifikasi terhadap penyelenggaraan urusan umum.
12. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pengawasan penyelenggaraan urusan umum, sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
13. Menyelenggarakan pengembangan informasi dan komunikasi public dalam penyelenggaraan urusan umum.
14. Menyelenggarakan fasilitasi dan koordinasi penyelenggaraan rapatinternal dan eksternal lingkup Setdaprovsu.
15. Menyelenggarakan fasilitasi dan koordinasi pengadaan sarana dan prasarana, sesuai standar yang ditetapkan.
16. Menyelenggarakan penyusunan pengamatan staf sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan, sesuai tugas dan fungsinya.
17. Menyelenggarakan pemberian masukan kepada Sekretaris Daerah,sesuai tugas dan fungsinya.
18. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan Sekretaris Daerah, sesuaitugas dan fungsinya.
19. Menyelenggarakan penetapan laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya.
A. Kepala Bagian Umum
Kepala Bagian Umum mempunyai uraian Tugas:
a. Membantu kepala biro umum dan perlengkapan dalam melaksanakan pembinaan penyelenggaraan urusan keuangan sekretariat, tata usaha, program, dan pelaporan tata usaha kepegawaian sekretariat serta tata usaha staf ahli di lingkungan Setdaprovsu.
b. Menyelenggarakan pengelolaan dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan pengelolaan keuangan sekretariat.
c. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan dan program kegiatan penyelenggaraan dibidang tata usaha, program dan pelaporan dilingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu, sesuai ketentuan dan standar yang ditentukan.
d. Menyelenggarakan penyusunan bahan untuk menyempurnakan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pergurusan/
pengelolaan dan penomoran naskah dinas, penyimpanan, pengadaan kebutuhan tata usaha sekretariat.
e. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria dalam penyelenggaraan pengeolaan data usaha kepegawaian sekretariat dan tata usaha staf ahli.
1. Kepala Sub Bagian Keuangan Sekretariat
Kepala sub bagian keuangan sekretariatan mempunyai uraian tugas yaitu :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepala staf pada lingkungan sub bagian administrasi keuangan di lingkungan administrasi keuangan sekretariat.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah dan menyajikan bahan/data penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkup biro umum dan perlengkapan setdaprovsu.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standart dan kriteria penyelenggaraan adminisrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan setdaprovsu.
d. Melaksanakan pengkoordinasian realisasi penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu.
e. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan administrasi keuangan di lingkungan biro umum dan perlengkapan Setdaprovsu sesuai ketentuangan perundang-undang.
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Kepala sub bagian tata usaha dan kepegawaian sekretariat mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan peyusunan dan penyempurnaan kebijakan dibidang penyelenggaraan pengelolaan tata usaha kepegawaian di lingkungan Setdaprovsu sesuai peraturan perundang-undang.
b. Menyelenggarakan telaah staf ahli dalam penyelenggaraan pengelolaan tata usaha kepegawaian sekretariat,
c. Menyelenggarakan sosialisasi penyelenggaraan urusan tata usaha kepegawaian di lingkungan sekretariat daerah.
d. Menyelenggarakan pembinaan pengelolaan tata usaha kepegawaian di lingkungan sekretariat daerah.
e. Menyelenggarakan pengembangan pemberdayaan dan kesejahteraan pegawai di lingkungan setdaprovsu sesuai standar yang di tetapkan.
3. Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan
Kepala sub bagian program dan pelaporan mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
a. Melaksanakan pembinan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian tata usaha program dan pelaporan.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah, dan penyajian bahan/data dalam penyelenggaraan tata usaha serta pengurusan surat, ekspedisi sekretariat.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan perencanaan dan program kerja di bidang ketatausahaan dan penyelenggaraan pengurusan surat, sesuai ketentuan peraturan perundang-undang.
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, kriteria peyelenggaraan tata usaha dan urusan pengurusan surat serta ekspedisi sekretariat.
e. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian dan kebijakan penyelenggaraan urusan pengurusan RKPD, Renja, Restra, Laporan Kinerja (LK), Perjanjian Kinerja (PK), RKA/DPA Lingkup Biro, dan surat serta ekspedisi sekretariat.
4. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekda, Staf Ahli dan Asisten
Kepala sub bagian tata usaha staf ahli dan asisten mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf ahli pada lingkungan sub bagian tata usaha staf ahli dan asisten.
b. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pemgendalian, dan kebijkan penyelenggaraan urusan tata usaha staf ahli dan asisten.
c. Melaksanakan proses pengelolaan penyelenggaraan tata usaha staf ahli dan asisten sesuai standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pengkoordinasian pengelolaan tata usaha staf ahli dan asisten.
e. Melaksanakan Pembinaan dan penataan surat dan naskah dinas.
B. Kepala Bagian Rumah Tangga
Kepala bagian rumah tangga mempunyai uraian tugas : a. Menyelenggarakan pembinaan bimbingan dan arahan kepada staf
pada lingkup bagian rumah tangga.
b. Menyelenggarakan penyajian dan pengelolahan bahan/data di bidang penyelenggaraan ke rumah tangga di lingkungan Setdaprovsu.
c. Menyelenggarakan pengkajian dan analisa penyelenggaraan urusan pengelolaan rumah tangga di lingkungan sekretariat.
d. Menyelenggarakan fasilitasi pengadaan peralatan/perlengkapan di lingkungan Setdaprovsuskala menengah kebawah sesuai standar yang di tetapkan.
1. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan
Kepala sub bagian rumah tangga pimpinan mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian rumah tangga pimpinan.
b. Melaksanakan penyusunan bahan/data penyelenggaraan pengelolaan rumah tangga dinas pimpinan.
c. Melaksanakan perencanaan dan program kegiatan penyelenggaraan pengelolaan rumah dinas pimpinan, sesuai ketentuan perundang-undang yang berlaku.
d. Melaksanakan fasilitas kebutuhan rumah tangga di lingkungan rumah dinas pimpinan yang dilaksankan dan fasilitasi penyelenggaraan keamanan, ketertiban, penjaga di rumah dinas pimpinan, sesuai ketentuan perundang-undang.
e. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan di rumah dinas pimpinan, sesuai standar yang ditetapkan.
2. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Sekretariat
Kepala sub bagian rumah tangga sekretariat mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan
kepada staf pada lingkup sub bagian rumah tangga sekretariat dan kenderaan.
b. Melaksanakan pengumpulan, penyusunan, mengelolah dan menyajikan bahan/data dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga sekretariat dan kenderaan.
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria pengelolaan rumah tangga seretariat dan kenderaan
d. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian dan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan rumah tangga sekretariat dan kenderaan dinas di lingkungan Setdaprovsu.
e. Melaksankan perawatan dan pemeliharaan kenderaan dinas pool sesuai standar yang di tetapkan.
3. Kepala Sub Bagian Bagian Operasional Mess dan Gedung
Kepala sub bagian operasional mess dan gedung mempunyai uraian tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada staf pada lingkup sub bagian operasional mess dan gedung.
b. Melaksanakan, menyusun, pengumpulan, mengelolah, dan menyajikan bahan/data dalam penyelenggaraan operasional mess
c. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria operasional mess.
d. Melaksanakan pemeliharaan, kebersihan, dan keindahan mess dan gedung sesuai standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pengendalian/pengawasan dan pemantauan penyelenggaraan pengelolaan mess, sesuai ketentuan peraturan perundang-undang.
C. Kepala Bagian Pengadaan dan Perawatan
Kepala Bagian Pengadaan dan Perawatan mempunyai uraian tugas:
a. Menganalisi dan menyusun rencana kebutuhan barang milik/kekayaan negara.
b. Memberikan bimbingan dan melaksanakan urusan pengadaan danpenerimaan barang milik/kekayaan negara.
c. Memberikan bimbingan dan melaksanakan urusan penyimpanan,penyaluran, inventarisasi dan penghapusan barang milik/kekayaan negara.
1. Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pengadaan mempunyai uraian tugas:
a. Merencanakan kebutuhan barang unit kerja di linkungan Sekretariat Daerah, Rumah Dinas Gubernur dan Rumah Dinas Sekretaris Daerah.
b. Melakukan administrasi perencanaan dan penentuan kebutuhan perlengkapan.
c. Menyusun program kerja di bidang tugasnya dan memantau pelaksanaannya.
d. Mengumpulkan dan menghimpun data, informasi serta mengikuti perkembangan harga sekaligus menilai mutu perlengkapan yang diperlukan.
e. Menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
f. Mengelola administrasi pembelian dan pengadaan perlengkapan dan barang.
g. Membuat, menyusun laporan kepada Kepala Bagian tentang hasil pelaksanaan tugas.
h. Melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang.
i. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Kepala Sub Bagian Perawatan
Kepala Sub Bagian Perawatan mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pemeliharaan barang di lingkungan Sekretariat Daerah,Rumah Dinas Gubernur dan Rumah Dinas Sekretaris Daerah.
b. Melaksanakan pemeriksaan barang di lingkungan Sekretariat Derah.
c. Menyiapkan barang dalam rangka inventarisasi aset Sekretaria tDaerah, Rumah Dinas Gubernur dan Dinas Sekretaris Daerah.
d. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Kepala Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretaris Kepala Sub Bagian Distribusi dan Aset Sekretariat mempunyai uraian tugas:
a. Mencatat dan membukukan segala jenis barang yang ada di gudang.
b. Mengatur terbitnya penyimpanan, perawatan dan pemeliharaan tiap jenis barang.
c. Mempersiapkan kelengkapan dokumen/surat-surat yang berkaitan dengan barag yang akan didistribusikan.
d. Melaksanakan pengeluaran dan penyerahaan barang-barang bergerak maupun yang tidak bergerak.
e. Melaksanakan kegiatan urusan pemerintahan provinsi di bidang penyimpanan dan distribusi barang daerah.
f. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan Kepala Bagian Pengadaan sesuai dengan bidang tugasnya.
2.6.Kinerja Terkini
Secara umum, Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu telah dapat melaksanakan tugas utamanya yang menjadi tanggung jawab organisasi dan dalam menjalan tugas dan fungsinya dalam rentang waktu tahun 2013-2018, memiliki 3 (tiga) sasaran strategis yaitu:
1. Terwujudnya Pelayanan Administrasi Ketatausahaan, Keuangan dan Kepegawaian di Sekretariat yang Berorientasi pada Pelayanan Prima.
2. Meningkatnya Kegiatan Kedinasan Pimpinan
3. Meningkatnya Pelayanan Sarana dan Prasarana Kedinasan
Penetapan program dilakukan dengan melihat kebijakan, tujuan, sasaran, Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan sebagai implementasi pejabaran visi misi yang telah ditetapkan serta mampu mewujudkan percepatan reformasi birokrasi, dan meningkatkan pelayanan publik dengan kebijakan yang diarahkan. Berikut adalah sasran strategis kinerja terkini :
1. Terwujudnya Pelayanan Administrasi Ketatausahaan, Keuangan dan Kepegawaian di Sekretariat yang Berorientasi pada Pelayanan Prima
Yang didalamnya terdapat Program sebagai berikut :
a. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Pengelolaan Arsip In Aktif pada Gudang Arsip Kampung
Baru
2. Pemeliharaan Gudang Arsip Kampung Baru
3. Penyelenggaraan Unit Layanan Administrasi (ULA) Setdaprovsu
4. Pengelolaan dan Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Perkantoran
5. Sosialisasi Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Perkantoran
b. Program Peningkatan Disiplin Aparatur
1. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya 2. Pengadaan Pakaian Khusus Hari-Hari Tertentu
c. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Sosialisasi Laporan Keuangan Bendahara Pengeluaran
Pembantu di Lingkungan Setdaprovsu
2. Peningkatan Administrasi Penatausahaan Keuangan Sekretariat Daerah
3. Sosialisasi tentang Keuangan dan Kepegawaian di Lingkungan Setdaprovsu
4. Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Aparat Pengawas Fungsional Internal dan Eksternal
2. Meningkatnya Kegiatan Kedinasan Pimpinan
Yang didalamnya terdapat Program sebagai berikut :
a) Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Fasilitas Kegiatan-Kegiatan dan Tamu-Tamu PemprovsU 3. Meningkatnya Pelayanan Sarana dan Prasarana Kedinasan
a. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 1. Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor
2. Pengadaan Mebeleur
3. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
4. Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Gedung Kantor 5. Pemeliharaan Rutin/Berkala Mess Pemprovsu
6. Pengadaan Sarana dan Prasarana Mess Pemprovsu 7. Penyediaan Bahan Bakar Genset
8. Asuransi Gedung
9. Pemeliharaan Lift Kantor Gubsu 10. Penambahan Daya Listrik dan Air 11. Pemeliharaan Meubeleur
b) Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah 1. Peningkatan Operasional pelayanan Mess Pemprovsu 2. Rapat Koordinasi Peningkatan.
3.1. Pengertian Prosedur dan Sistem
Pengertian prosedur menurut para ahli sebagai berikut:
Menurut Mulyadi (2008:5), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang,
Menurut Baridwan (2006:3), prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan urutan dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang disusun sebagai penjamin adanya keseragaman perlakuan terhadap transaksi yang terjadi berulang-ulang.
Pengertian sistem menurut para ahli sebagai berikut:
Menurut Mulyadi (2008:2), suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Widjajanto (2001:2), sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input,proses dan output.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kesatuan dari beberapa unsur atau subsistem yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output.
3.2. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008:3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Susanto (2008:52), sistem akuntansi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan kumpulan dari beberapa subsistem
yang dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga dapat bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan untuk mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaan.
Unsur sistem akuntansi pokok menurut Mulyadi (2008) adalah sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Contoh formulir antara lain:
faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.
3. Buku Besar
Buku besar(general ledger)terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dari jurnal.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu(subsidiary ledger)terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal.
Selain unsur pokok sistem akuntansi, Mulyadi (2008) juga menjelaskan mengenai tujuan umum pengembangan sistem akuntansi, antara lain:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan(reliability)informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
3.3. Pengertian Alat Tulis Kantor
Menurut Gie (2007), alat tulis kantor merupakan benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha. Yang tergolongoffice supplier (bekal tata usaha) ini misalnya bolpoin, pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko, karbon, berkas, jepitan kertas.
Diantara macam-macam perlengkapan tata usaha yang terpakai habis dalam penggunaannya dikantor itu, maka benda-benda yang khususdipakai untuk tulis menulis seperti kertas, pensil, tinta, dan lain sebagainya itu keseluruhan disebut keperluan tulis menulis.
3.4. Sistem Pengadaan Barang/Jasa
Menurut Keppres Nomor 80 Tahun 2003 pasal 1, pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan kegiatan pengadaan barang yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang dan jasa.
Terdapat beberapa metode pemilihan penyedia barang/jasa pemerintahan yang dijelaskan dalam peraturan pokok mengenai pengadaan barang/jasa yaitu Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, antara lain:
1. Metode Pelelangan Umum
Pelelangan umum merupakan metode pemilihan penyedia barang/jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/ jasa lainnya yang memenuhi syarat.
2. Metode Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas merupakan pelelangan yang dilakukan jika pelelangan umum sulit dilaksanakan karena penyedia barang/jasa yang mampu mengerjakan diyakini terbatas dan pekerjaannya kompleks.
3. Metode Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung merupakan metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) penyediabarang/jasa.
4. Metode Pengadaan Langsung
Pengadaan langsung merupakan pengadaan barang/
Pengadaan langsung merupakan pengadaan barang/