TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan Angkut Barang Pada MPC PT POS Surabaya.

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGADAAN SUKU CADANG KENDARAAN ANGKUT BARANG PADA MPC PT POS SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

WISNU RAMADHANI TANUJAYA 10.41011.0015

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGADAAN SUKU CADANG KENDARAAN ANGKUT BARANG PADA MPC PT POS SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Oleh:

Nama : Wisnu Ramadhani Tanujaya NIM : 10.41011.0015

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(3)

1 1.1 Latar Belakang Masalah

PT POS Indonesia adalah perusahan jasa dibidang layanan pos yang merupakan sebuah badan usaha milik negara. Dalam menjalankan fungsi pengorganisasian, pengendalian dan integrasi berbagai kiriman baik domestik dan internasional maka Mail Prosessing Center selanjutnya disingkat MPC adalah unit pelaksana teknis atau bisa disingkat UPT adalah pusat pengolahan surat yang bertugas memproses, mendistribusikan dan mengantarkan kiriman pos ke wilayah kerjanya. MPC Surabaya bertempat di Jl. Raya Juanda Km 4 Sidoarjo, mempunyai fungsi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian serta penanggung jawab implementasi kebijakan pemrosesan, pendistribusian dan pengantaran kiriman pos secara efektif dan efisien.

Untuk menunjang operasional di MPC dibutuhkan sarana yakni sumberdaya yang dikelola perusahaan yang meliputi perlengkapan dan peralatan. Perlengkapan yang dimaksud adalah teknologi dan transportasi. Tanpa adanya teknologi maka database untuk menyimpan data pengantar tidak berjalan optimal. Sedangkan transportasi merupakan suatu sumberdaya yang sangat penting bagi perusahaan guna melakukan distribusi surat dan barang ke berbagai wilayah.

(4)

2

kerusakan perlu dilakukan. Selama ini manajer transport dan sarana dalam mengetahui informasi terjadinya kerusakan melalui masukan driver. Setelah diketahui kerusakannya maka proses pencatatannya kedalam form ikhtisar pemakaian alat-alat kendaraan bermotor. Form ini mencatat tanggal, penjelasan kerusakan, uraian penggantian suku cadang serta biaya. Dengan adanya data yang terbatas maka akan menimbulkan permasalahan dalam merencanakan kegiatan pengadaan suku cadang. Karena semua data yang ada belum terintegrasi tanpa bisa mengetahui kapan akan melakukan pengadaan suku cadang yang sesuai dengan kebutuhan karena belum adanya informasi suku cadang yang akan memasuki masa penggantian dikemudian hari. Jadi data yang seharusnya tersaji kurang mendukung untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

(5)

Berdasarkan permasalahan yang timbul berkaitan dengan kegiatan pengadaan suku cadang kendaraan maka dibutuhkan sebuah perangkat lunak yang dapat mengelola pengadaan suku cadang kendaraan sesuai dengan kebutuhan penggantian yang telah direncanakan. Diharapkan perusahaan dapat melakukan kebijakan pengadaan suku cadang dengan menggunakan pengembangan model penelitian ini. Dengan adanya aplikasi pengadaan barang maka pengarsipan data kegiatan penggantian suku cadang dengan pengadaan suku cadang akan terintergrasi.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang timbul berkaitan dengan kegiatan pengadaan suku cadang kendaraan, bagaimana merancang sebuah perangkat lunak yang dapat mengelola pengadaan suku cadang kendaraan sesuai dengan kebutuhan penggantian yang telah direncanakan?

1.3 Batasan Masalah

Sesuai dengan latar belakang dan perumusan masalah yang telah diuraikan di atas maka pembatasan masalahnya adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan penggantian suku cadang berdasarkan kilometer kendaraan atau tanggal periode terakhir penggantian suku cadang atau sesuai anjuran pabrik pembuat suku cadang.

b. Inventaris yang dibahas adalah kendaraan angkut barang dan suku cadang kendaraan.

(6)

4

kopling (minyak kopling), sistem pelumasan (oli), sistem transmisi (oli transmisi), sistem power steering (oli power steering, ban), gadan, sistem rem (kanvas rem, pedal rem), sistem suspensi (ball joint), sistem penerangan (lamput tanda belok, lampu rem, lampu jauh-dekat).

1.4 Tujuan

Berdasarkan dari perumusan masalah maka dengan adanya aplikasi pengadaan barang maka pengarsipan data kegiatan penggantian suku cadang dengan pengadaan suku cadang akan terintergrasi. Ketika melakukan pengadaan barang maka sistem akan mengetahui kebutuhan suku cadang kendaraan dan mengontrol persediaan suku cadang selama beberapa periode kedepan.

1.5 Sistematika Penulisan

Di dalam penyusunan laporan tugas akhir ini secara sistematis diatur dan disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab. Adapun urutan dari bab pertama sampai bab terakhir adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang penulis dalam mengangkat judl “Rancang Bangun Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan Angkut Barang Pada MPC PT POS Surabaya”.

BAB II LANDASAN TEORI

(7)

point, model-model reorder point (constant demand rate, constand

lead time), (variabel demand rate, constant lead time), (constant

demand rate, variabel lead time), (variabel demand rate, variabel

lead time), suku cadang, inventaris, aset, metode waterfall.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan menjelaskan mengenai identifikasi masalah,

document flow, perancangan sistem (system flow, contex diagram,

data flow diagram), entity relationship daigram (struktur database,

disain input dan output).

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini akan membahas mengenai implementasi dari aplikasi yang dibuat secara keseluruhan meliputi implementasi sistem yang terdiri dari kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak, penjelasan aplikasi, evaluasi sistem yang meliputi pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui aplikasi tersebut telah dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

(8)

6 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.Pengadaan Barang BUMN

Menurut peraturan menteri nomer: PER-05/MBU/2008 pasal 1 ayat 1, Pengadaan barang dan jasa adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh badan usaha milik negara yang pembiayaannya tidak menggunakan dana dari APBN/APBD.

Pada pasal 2 ayat (1) pengadaan barang dan jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip:

a. Efisien, berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah;

b. Efiktif, berarti pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan;

c. Kompetitif, berarti pengadaan barang dan jasa harus terbuka bagi penyedia barang dan jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang dan jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;

(9)

evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang dan jasa yang berminat;

e. Adil dan wajar, berarti meberikan perlukan yang sama bagi semua calon penyedia barang dan jasa yang memenuhi syarat;

f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

Pada ayat (2), penggunaan barang dan jasa mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil, sepanjang kualitas , harga, dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan. Pada ayat (3), dalam rangka mendorong pertumbuhan industri dalam negeri, dengan tetap mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pada ayat (4), pengguna barang dan jasa mengutamakan sinergi antar BUMN, anak perusahaan BUMN, dan/atau perusahaan terafiliasi BUMN atau antar anak perusahaan BUMN dan/atau perusahaan terafiliasi BUMN, dalam rangka meningkatkan efisiensi usaha atau perekonomian.

(10)

8

a. Barang dan jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama perusahaan dan tidak dapat ditunda keberadaan (business critical asset);

b. Penyedia barang dan jasa dimaksud hanya satu-satunya (barang spesifik); c. Barang dan jasa yang bersifat knowledge intensive dimana pengetahuan dari

penyedia barang dan jasa;

d. Bila pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara sebagaimana dimaksud dalam pasal 5 ayat (2) huruf a dan b telah dua kali dilakukan namun peserta pelelangan atau pemilihan langsung tidak memenuhi kriteria atau tidak ada pihak yang mengikuti pelelangan atau pemilihan langsung, sekalipun ketentuan dan syarat-syarat telah memenuhi kewajaran;

e. Barang dan jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari original equipment

manufacture;

f. Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat, dan aset strategis perusahaan;

g. Barang dan jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak mengorbankan kualitas barang dan jasa;

h. Penaganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat lokal maupun nasional;

(11)

j. Penyedia barang dan jasa adalah BUMN, anak perusahaan BUMN atau perusahaan terafiliasi BUMN, sepanjang barang dan/atau jasa dimaksud adalah merupakan produk atau layanan dari BUMN, anak perusahaan BUMN, perusahaan terafiliasi BUMN, dan/atau usaha kecil dan mikro, dan sepanjang kualitas, harga dan tujuannya dapat dipertanggungjawabkan, serta dimungkinkan dalam peraturan sektoral.

k. Pengadaan barang dan jasa dalam jumlah dan nilai tertentu yang ditetapkan direksi dengan terlebih dahulu mendapatkan persetujuan deawan komisaris.

2.2.Manajemen Persediaan

Menurut (Herjanto, 2008) Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang.

Sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan yang harus diadakan. Sistem ini mentukan dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat.

2.3.Fungsi Persedian

(12)

10

a. Menghasilkan risiko keterlambatan pengiriman barang yang dibutuhkan perusahaan.

b. Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia dipasaran.

e. Mendapatkan keuntungan dari pengadaan berdasarkan diskon kuantitas. f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang

diperlukan.mer

Persediaan dapat dikelompokkan kedalam empat jenis, yaitu:

1. Fluctuation Stock, merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk menjaga

terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya.

2. Anticipation Stock, merupakan persediaan untuk menghadapi permintaan

yang dapat diramalkan .

3. Lot-sizze Inventory, merupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah yang

besar daripada kebutuhan saat itu.

4. Pipeline Inventory, merupakan persediaan yang dalam proses pengiriman dari

tempat asal ke tempat dimana barang it akan digunakan.

2.4.Metode Reorder Point (ROP)

(13)

kebutuhan selama menunggu barang datang, yang disebut sebagai persediaan pengaman (safety stock).

Jumlah persediaan yang menandai saat harus dilakukan pemesanan ulang sedemikan rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu disebut titik pemesanan ulang (reorder point, ROP). Titik pemesanan ulang biasanya ditetapkan dengan cara menambahkan pengunaan selama waktu tenggang dengan persediaan pegaman, atau dalam bentuk rumus:

= � × � +

Dimana:

ROP = titik pemesanan ulang

d = tingkat kebutuhan per unit waktu L = waktu tenggang

SS = batas minimal

Menurut (Rangkuti, 2007) ROP terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat di dalam stok berkurang terus. Dengan demikian harus menentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan.

Safety stock adalah menentukan berapa besar stock yang dibutuhkan

selama masa tenggang untuk memenuhi besarnya permintaan. Service level

pengalokasian safety stock dalam jumlah besar akan membutuhkan biaya yang cukup besar. Siklus pemesanan dari tingkat pelayanan dapat dihitung sebagai probabilitas suatu permintaan yang tidak melebihi suplai selama masa tenggang. Jumlah safety stock yang sesuai dalam kondisi tertentu sangat tergantung pada faktor-faktor sebgaia berikut:

(14)

12

3. Keinginan tingkat pelayanan yang diinginkan.

2.5.Suku Cadang

Menurut (Iqbal, 2007) Suku cadang merupakan bagian dari alat, mesin atau kendaraan yang disediakan untuk penggantian. Pengertian dari suku cadang adalah suatu barang yang terdiri atas beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan mempunyai fungsi tertentu. Suku cadang dikelompokkan menjadi tiga. Kelompok pertama adalah suku cadang fast moving. Merupakan suku cadang yang paling sering mengalami penjualan (1 kali per hari). Lalu medium moving (5 kali per minggu), dan slow moving (1 kali per bulan). Suku cadang fast moving

dikenal sebagai suku cadang kelas A, medium moving kelas B, sedangkan slow

moving kelas C.

Suku cadang roda empat yang dikelompokkan fast moving di antaranya adalah kampas rem, tierod, saringan udara, kit master rem, plat kopling, sokbreker, balljoint dan banyak lagi. Untuk suku cadang medium moving

contohnya antara lain ban dalam, knalpot, dan wiper. Sedangkan yang termasuk

slow moving di antaranya tangki bensin dan per (kaki-kaki).

Untuk merencakan perawatan kendaraan maka terlebih dahulu mengidentifikasi komponen yang melekat pada bagian kendaraan. Secara keseluruhan komponen tersusun dari dua fungsi yaitu engine dan chasis dan body. Jika terdapat kerusakan dalam komponen engine maka fungsi chasis dan body

tidak dapat berjalan optimal dan sebaliknya jika komponen chasis dan body

mengalami kerusakan akan berdampak pada fungsi engine.

(15)

sistem pelumasan, sistem pendinginan dan sistem pengisian. Berikut merupakan struktur dari sistem engine:

Engine

Sistem Pengapian

Sistem Pembakaran dan emisi kontrol

Sistem Pelumasan Sistem Pendinginan Sistem Pengisian Busi Baterai Saringan Bahan Bakar Saringan Pembersih Udara

Pipa Gas Buang dan Dudukannya

Tutup Tangki Bahan Bakar

Charcoal cansister

Oli Saringan Oli

Selang-selang dan Persambungan Sistem Pendinginan

Cairan

Pendingin Radiator

Alternator

Gambar 2.1 Diagram Fungsi Engine

Struktur selanjutnya adalah chasis dan body yang berfungsi membentuk kerangka atau bentuk mobil yang terdiri dari sistem penggerak, sistem rem, sistem suspensi dan sistem penerangan. Berikut merupakan struktur dari sistem chasis

dan body:

Chasis & Body Sistem Penggerak Sistem Rem Sistem Suspensi Sistem Penerangan Sistem Kopling Sistem Transmisi Sistem Power Steering Gardan Pedal Kopling Minyak Kopling Oli Transmisi Minyak Transmisi Roda dan Lengan Kemudi Minyak Power Steering Ban

Oli Gear Differential

Pedal Rem Kanvas & Tromol

Pad &

Piringan Rem Minyak Rem

Pipa dan Saluran Minyak Rem

Ball Joint & Penutup Debu Lampu Lampu Tanda Belok Lampu Rem Lampu Jauh-Dekat

(16)

14

2.6.Inventaris

Dalam proses inventarisasi menurut peraturan mentri keuangan nomer 109/PMK.06/2009 tentang pedoman pelaksanaan inventarisasi, penilaian dan pelaporan penertiban barang milik negara. Terdapat tiga tahap yakni tahap persiapan, tahap pelaksanaan dan tahap pelaporan.

1. Tahap persiapan

Mengumpulkan dokumen sumber seperti BPKB dan STNK kendaraan dan dokumen-dokumen terkait.

2. Tahapan pelaksanaan

Menurut pasal 21 ayat 3 dilakukan dengan urutan aktivitas di mulai dari meneliti keberadaan barang, menghitung jumlah barang (sesuai atau tidak sesuai dengan dokumennya, pengkodean dan pelabelan, meneliti keberadaan surat-surat dokumen barang, meneliti status penguasaan barang (digunakan, dimanfaatkan,

(17)

Gambar 2.3 Pengkodean Barang Milik Negara Keterangan gambar :

1. UAPB : Unit Akuntansi Pengguna Barang.

2. UAPPB-E1 : Unit Akuntansi Pembantu Pengguna barang-Eslon 1. 3. UAPPB-E1 : Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang-Wilayah. 4. UAKPB : Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang.

3. Tahap Pelaporan

Persediaan dicatat dalam buku persediaan untuk setiap jenis barang. Berdasarkan saldo per jenis persediaan pada buku persediaan disusun laporan persediaan. Laporan persediaan disusun menurut subkelompok barang dan dilaporkan setiap semester. Laporan persediaan memberikan informasi jumlah persediaan yang rusak atau usang.

(18)

16

yuridis/legal, kemudian dilakukan kodefikasi atau labelling dan mendokumentasikannya untuk kepentingan pengelolaan aset bersangkutan dalam bentuk laporan. Inventarisasi aset dalam perkembangannya sangat diperlukan bagi suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah untuk mengetahui jumlah dan kondisi aset riil pada saat itu.

2.7.Aset

Menurut (Siregar, 2004) Asset (Aset) adalah barang, yang dalam pengertian hukum disebut benda, yang terdiri dari benda tidak bergerak dan benda bergerak, baik yang berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud

(intangible), yang tercakup dalam aktiva atau kekayaan atau harta kekayaan dari

suatu instansi, organisasi, badan usaha atau individu perorarangan.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomer 24 tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintah(SAP), pernyataan nomer 07 Aset adalah sumber daya ekonomi dikuasai dan atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum. Manfaat ekonomi masa depan yang terwujud dalam aset adalah potensi aset tersebut untuk memberikan sumbangan, baik langsung maupun tidak langsung.

(19)

mencakup aset yang bersifat jangka panjang, dan aset tak berwujud yang digunakan baik langsung maupun tidak langsung.

Aset nonlancar diklasifikasikan menjadi investasi jangka panjang, aset tetap, dana cadangan, dan aset lainnya. Investasi jangka panjang merupakan investasi yang diadakan dengan maksud untuk mendapatkan manfaat ekonomi dan manfaat sosial dalam jangka waktu lebih dari satu periode akuntansi.

Aset tetap meliputi tanah, peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi, dan jaringan, aset tetap lainnya, dan konstruksi dalam pengerjaan. Aset nonlancar lainnya diklasifikasikan sebagai aset lainnya. Termasuk dalam aset lainnya adalah aset tak berwujud dan aset kerja sama (kemitraan).

Pengertian asset atau aset secara umum adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai:

1. Nilai ekonomi (economic value),

2. Nilai komersial (commercial value) atau

3. Nilai tukar (exchange value); yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu (perorangan).

2.8.System Development Life Cycle

Menurut (Pressman, 2001) Model System Development Life Cycle

(SDLC) ini biasa disebut juga dengan model waterfall atau disebut juga classic

life cycle. Adapun pengertian dari SDLC ini adalah suatu pendekatan yang

sistematis dan berurutan. Tahapan-tahapannya adalah Requirements (analisis sistem), Analysis (analisis kebutuhan sistem), Design (perancangan), Coding

(20)

18

Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak, berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall,

seperti terlihat pada Gambar 2.4 berikut.

Gambar 2.4 System Development Life Cycle (SDLC) Model Waterfall

Penjelasan-penjelasan SDLC Model Waterfall, adalah sebagai berikut:

a. Requirement (Analisis Kebutuhan Sistem)

(21)

contohnya seperti informasi mengenai visi dan misi perusahaan, sejarah perusahaan, latar belakang perusahaan. Ketiga, Kebutuhan user. Dalam hal ini dilakukan analisa terkait kebutuhan user dan kategori user. Dari analisa yang telah disebutkan di atas, terdapat satu hal lagi yang tidak kalah pentingya dalam tahap analisa di metode SDLC, yaitu analisa biaya dan resiko. Dalam tahap ini diperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan seperti biaya implementasi, testing

dan maintenance.

b. Design (Perancangan)

Selanjutnya, hasil analisa kebutuhan sistem tersebut akan dibuat sebuah

design database, DFD, ERD, antarmuka pengguna/Graphical User Interface

(GUI) dan jaringan yang dibutuhkan untuk sistem. Selain itu juga perlu dirancang

struktur datanya, arsitektur perangkat lunak, detil prosedur dan karakteristik tampilan yang akan disajikan. Proses ini menterjemahkan kebutuhan sistem ke dalam sebuah model perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi.

c. Implementation (Coding)

(22)

20

d. Testing (Pengujian)

Pengujian program dilakukan untuk mengetahui kesesuaian sistem berjalan sesuai prosedur ataukah tidak dan memastikan sistem terhindar dari error

yang terjadi. Testing juga dapat digunakan untuk memastikan kevalidan dalam proses input, sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai. Pada tahap ini terdapat 2 metode pengujian perangkat yang dapat digunakan, yaitu: metode black

box dan white box. Pengujian dengan metode black box merupakan pengujian

yang menekankan pada fungsionalitas dari sebuah perangkat lunak tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam perangkat lunak tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji menggunakan metode black box dikatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada telah memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian dengan menggunakan metode white box yaitu menguji struktur internal perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan oleh perangkat lunak.

e. Maintenance (Perawatan)

Tahap terakhir dari metode SDLC ini adalah maintenance. Namun, proses maintenance ini tidak dilakukan karena merupakan batasan pada Tugas Akhir.

2.9.Pengujian Black Box

(23)

perangkat lunak adalah operasional bahwa input diterima dengan baik dan output

dihasilkan dengan tepat.

2.10. Desain

Tahap desain adalah tahapan merancang pemodelan data yang dapat divisualisasikan melalui Entitity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Data

Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM), dan pemodelan proses yang

dapat divisualisasikan melalui Data Flow Diagram (DFD) atau melalui Unified

Modeling Language (UML). Dalam tahap ini juga mentransformasikan hasil dari

analisis kebutuhan menjadi kebutuhan yang sudah lengkap yang difokuskan pada bagaimana memenuhi fungsi-fungsi yang dibutuhkan. Desain tersebut mencakup desain form dan laporan, desain antarmuka dan dialog, desain basis data dan file

(framework), dan desain proses atau desain struktur proses.

Menurut (Jogiyanto, 2005) sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagian alir formulir (paperwork flowchart

atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Berikut ini simbol-simbol dalam sistem maupun data flow diagram.

1. Flowchart

a. Flow Direction Symbols

Tabel 2.1 Flow Direction Symbols

Arus / Flow Penghubung antara prosedur / proses.

Connector Simbol keluar / masuk prosedur atau proses

(24)

22

Off-Line

Connector

Simbol keluar / masuk prosedur atau proses dalam lembar / halaman yang lain.

b. Processing Symbol

Tabel 2.2 Processing Symbol

Process Penghubung antara prosedur / proses.

Decision Simbol decision, yaitu menyatakan suatu

tindakan (proses) yang tidak dilakukan komputer.

Preparation Simbol preparation, yaitu menyatakan

penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal.

Terminal Simbol terminal, yaitu menyatakan permulaan

atay akhir suatu program.

Manual

-input

Simbol manual-input, memasukkan data secara manual dengan menggunakan online

keyboard.

manual Simbol manual, yaitu menyatakan suatu

tindakan yang tidak dilakukan oleh komputer.

offline

-storage

(25)

c. Input / Output Symbol

Tabel 2.3 Input / Output Symbol

Input-output Simbol yang menyatakan proses input dan

output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya

Storage Simbol untuk menyatakan input berasal dari

disk atau output di simpan ke disk.

Document Simbol yang menyatakan input berasal dari

dokumen dalam bentuk kertas atau output di cetak dikertas.

Display Simbol display mencetak keluaran dalam

layar monitor.

2. Data Flow Diagram

Menurut (Kendall, 2003), Data Flow Diagram (DFD) fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut.

a. External Entity

Suatu external entitity atau entitas merupakan orang, kelompok, depratemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat. Pada gambar 2.4 merupakan simbol entitas dalam DFD.

(26)

24

b. Data Flow

Data flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 2. Merupakan simbol data flow.

Gambar 2.6 Simbol Data Flow

c. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 2.6 Merupakan simbol process.

0

Pros es

Gambar 2.7 Simbol Process

d. Data Store

Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan process

penyimpanan data. Gambar 2. Merupakan simbol file penyimpanan atau data

store.

Gambar 2.8 Simbol Data Store

3. Entity Relationship Diagram

Atribute adalah kolom di sebuah relasi. Macam-macam atribute yaitu:

0

Proces s

(27)

a. Simple Atribute

Atribute ini merupakan atribute yang unik dan tidak dimiliki oleh atribute

lainnya, misalnya entity kendaraan yang atribute-nya Kode_Kendaraan.

b. Composite Atribute

Composite atribute adalah atribute yang memiliki dua nilai harga, misalnya

nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).

c. Single Value Atribute

Atribute yang hanya memiliki satu nilai harga, misalnya entity mahasiswa

dengan atribute-nya umur (tanggal lahir).

d. Multi Value Atribute

Atribute yang banyak memiliki nilai harga, misalnya entitiy mahasiswa dengan

atribute-nya pendidikan (SD, SMP, SMA).

e. Null Value Atribute

Atribute yang tidak memiliki nilai harga, misalnya entity tukang becak dengan

atibute-nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).

Menurut (Kadir, 2003) ERD diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity

dan partisipasi antar entitiy, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.

Untuk itu ERD dibagi menjadi 2 jenis model, yaitu :

a. Conceptual Data Model (CDM)

(28)

26

b. Physical Data Model (PDM)

Merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

ERD mempunyai 4 jenis hubungan antara lain :

a. Hubungan one-to-one ( 1:1 ) menyatakan bahwa setiap entitas pada tiap entitas A paling banyak berpasangan dengan satu entitas pada tipe entitas B. Begitu pula sebaliknya.

Gambar 2.9 Hubungan One-to-One

b. Hubungan one-to-many ( 1:M ) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe entitas A bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe entitas B, sedangkan setiap entitas pada B hanya berpasangan dengan satu entitas pada entitas B.

Gambar 2.10 One-to-Many

c. Hubungan many-to-one ( M:1 ) menyatakan bahwa setiap entitas pada tipe entitas A paling banyak berpasangan dengan satu entitas pada tipe entitas B dan setiap entitas B bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe entitas A.

(29)

d. Hubungan many-to-many ( M:M ) menyatakan bahwa setiap entitas pada suatu tipe entitas A bisa berpasangan dengan banyak entitas pada tipe entitas B dan begitu pula sebaliknya.

(30)

28 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Kondisi internal perusahaan akan dijelaskan pada tahap ini berdasarkan hasil survey dilapangan dengan tujuan untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi saat ini, sehingga dapat diajukan suatu usulan perbaikan. Untuk mengetahui kondisi atau informasi tentang perusahaan dilakukan dengan cara pengumpulan data. Kegiatan pengumpulan data mengikuti:

1. Observasi

[image:30.595.93.509.299.651.2]

Pada tahap ini melakukan proses pengamatan dan mengidentifikasi mengenai informasi dan kondisi pada MPC POS. Dari data yang terhimpun akan dijadikan pedoman untuk memperoleh gambaran umum tentang pengadaan suku cadang kendaraan. Berikut ini merupakan hasil observasi untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.

Tabel 3.1 Hasil Observasi No Sumber Data Yang Didapat 1. Manajer Transport

dan Sarana

1. Data kendaraan. 2. Data suku cadang.

3. Data penggunaan atau ikhtisar pemakaian kendaraan.

4. Proses Pengadaan

(31)

2. Wawancara

Wawancara dilakukan kepada manajer transport dan sarana serta manajer antaran MPC PT Pos Indonesia. Wawancara dilakukan pada penelitian ini dilaksanakan secara terencana dengan perpedoman daftar pertanyaan yang telah disiapkan, dalam istilahnya disebut wawancara terstruktur. Tujuan wawancara ini adalah memudahkan peneliti untuk menggali informasi mengenai kebutuhan sistem sehingga dapat memberikan solusi kepada perusahaan. Daftar pertanyaan wawancara tertera di lampiran.

3. Studi Pustaka

Pada tahap ini peneliti mengumpulkan informasi dan literatur yang berkaitan dengan penelitian. Sumber informasi dapat berupa jurnal, karya ilmiah dan buku pendukung. Adapun karya ilmiah yang pernah di baca adalah karya ilmiah yang berupa tugas akhir yang mempunyai permasalahan yang hampir sama dengan yang akan dibahas. Studi pustaka tersebut antara lain:

a. Tono Hartono, dalam tugas akhirnya dengan judul : “Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Kereta Pada PT. Kereta Api Indonesia (PERSERO) Daerah Operasi II Bandung”.

b. Mita Musoffa dan Yudha Prasetyawan dalam jurnal teknis dengan judul : “Penjadwalan Preventive Maintenance berdasarkan Prespektif Service Center

dan Customer”.

3.1.1 Identifikasi Masalah

(32)

30

disingkat MPC adalah unit pelaksanaan teknis yang mengelola surat dan barang untuk mengantarkan kiriman pos ke wilayah kerjanya. Rata-rata total dalam sebulan surat dan barang yang diolah dan di distribusikan sebesar 30.000 ton. Sehingga di MPC sendiri dibuka hingga 24 jam untuk melayani pelanggan. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, MPC mengoprasionalkan 35 kendaraan. Fungsi kendaraan sendiri adalah mengantarkan paket ke kantor delivery center atau disingkat DC. DC yang tersebar di kota Surabaya terdapat empat wilayah yakni Surabaya Utara, Surabaya Timur, Surabaya Tengah dna Surabaya Barat.

Berdasarkan wawancara dengan manajer transportasi dan sarana, selama ini dalam mengontrol operasional kendaraan baik dalam mencatat kerusakan, penggantian suku cadang dan biaya pemeliharaan kendaraan kedalam form ikhtisar pemakaian kendaraan. Untuk mengetahui kerusakan atau keluhan, manajer mendapatkan informasi dari driver. Setelah mengetahui kerusakan maka terdapat dua proses pengambilan keputusan yakni yang pertama jika biaya penggantian suku cadang dibawah satu juta rupiah maka akan segera bisa ditangani dengan membeli suku cadang yang dibutuhkan dan proses yang kedua adalah jika biaya penggantian diatas satu juta rupiah maka manajer terlebih dahulu membuat surat pengajuan kepada kepala regional POS VII Jatim. Menurut kewenangan unit pelaksana teknis hanya kategori servis ringan yang diperbolehkan karena anggaran yang dikeluarkan jika hanya terdapat penggantian suku cadang ringan saja.

(33)

informasi stok suku cadang dan kapan melakukan pengadaan suku cadang karena waktu tunggu hingga pengeluaran dana membutuhkan waktu satu hingga dua bulan maka perencanaan pengadaan harus dilakukan. Jika menunggu dana hingga satu bulan maka kendaraan akan berhenti beroperasi dan mengakibatkan operasional perusahaan terganggu.

Berdasarkan identifikasi masalah diatas maka dibutuhkan aplikasi yang dapat memberikan pemberitahuan kepada manajer mengenai status tiap kendaraan.

Warning system sendiri akan berfungsi memberikan informasi mengenai stok suku

cadang dan kendaraan yang akan mengalami kerusakan. Sehingga setiap kali kendaraan mengalami kerusakan akan selalu tercatat ke dalam log history

kendaraan.

Proses Pengadaan Suku Cadang Saat Ini

Driver Manajer sarana Kepala Regional

P h ase Start Kerusakan dan Kebutuhan Suku Cadang

Cek Kerusakan Mencatat kerusakan Mencairkan biaya kerusakan 1-2 bulan Melakukan penggantian suku cadang Ikhtisar Penggunaan Kendaraan Laporan Penerimaan Suku Cadang Cek Stok Fisik

Gudang Biaya > 1 Juta

Membuat Permintaan Suku Cadang Ya Permintaan Suku Cadang Selesai Tidak Kerusakan dan Kebutuhan Suku Cadang Daftar Kerusakan dan Kebutuhan Suku Cadang

Stok Fisik Ada?

[image:33.595.94.505.308.729.2]

Ya Melakukan Pengadaan Suku Cadang Melakukan Pengadaan Secara Terpusat Membuat Laporan Penerimaan Suku Cadang Tidak

(34)

32

Gambar 3.1 merupakan proses bisnis saat ini yang merupakan gambaran secara umum proses pengadaan dan pencatatan penggantian suku cadang pada perusahaan. Berikut penjelasan proses bisnis dapat dilihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2 Penjelasan Alir Sistem

Nama Proses Kegiatan Output

Cek Kerusakan Driver melakukan cek fisik kendaraan dan mencatat kerusakan dan kebutuhan suku cadang. Laporan kerusakan dan kebutuhan suku cadang Mencatat Kerusakan

Setelah menerima laporan kerusakan dari driver, manajer mencatat daftar kerusakan dan kebutuhan penggantian suku cadang.

Laporan ikhtisar penggunaan kendaraan. Cek Stok Fisik

Gudang

Setelah diketahui kerusakan dan kebutuhan suku cadang dibawah satu juta maka melakukan cek fisik apakah suku cadang yang dibutuhkan masi tersedia di gudang.

-

Pengadaan Suku Cadang

Setelah diketahui kerusakan dan kebutuhan suku cadang dibawah satu juta maka melakukan cek fisik apakah suku cadang yang dibutuhkan masi tersedia di gudang.

-

Membuat Laporan Penerimaan Suku Cadang

Setelah melakukan pembelian suku cadang atau talah diberikan dari kepala regional, maka suku cadang yang telah dibeli di catat terlebih dahulu sebagai bukti telah melakukan pengadaan.

Laporan

Penerimaan Suku Cadang

Membuat permintaan Suku Cadang

Jika biaya penggantian suku cadang lebih dari satu juta maka manajer terlebih dahulu melakukan pengajuan kepda kepala regional dengan membuat permintaan pengadaan suku cadang.

Permintaan Suku Cadang

Memproses Permintaan Kebutuhan Suku Cadang

Pada proses ini menunggu persetujuan hingga satu sampai dua bulan guna terealisasikan kebutuhan suku cadang.

-

Melakukan Pengadaan Secara Terpusat

Pada proses ini kepala regional

melakukan pengadaan secara terpusat. -

Melakukan Penggantian Suku Cadang

Setelah suku cadang diterima maka

(35)

3.1.2 Analisis Kebutuhan

Sebelum memasuki tahapan perancangan sistem terlebih dahulu menganalisis kebutuhan dari aplikasi yang dibuat. Kebutuhan dari hasil analisis ini harus dapat dilaksanakan, diukur, diuji terkait dengan kebutuhan bisnis yang teridentifikasi, serta mendefinisikan dengan detail sesuai dengan sistem. Kebutuhan informasi manajemen sebagai berikut:

1. Informasi mengenai hasil dari warning system kebutuhan penggantian suku cadang.

2. Informasi mengenai hasil dari perhitungan metode reorder point yang kemudian diimplementasikan menjadi warning system stok suku cadang. 3. Informasi log activity penggunaan kendaraan mulai dari pemasangan hingga

penggantian suku cadang tiap kendaraan.

3.1.3 User Requirement

Kebutuhan pengguna (user requirement) pada tabel 3.3 di bawah adalah kebutuhan yang telah disesuaikan dan menunjang tugas pengguna terkait dengan aplikasi pengadaan suku cadang kendaraan pada MPC PT POS Surabaya. Tugas pengguna yang dicantumkan pada tabel 3.3 Berasal dari hasil wawancara dan observasi dengan pihak perusahaan.

Tabel 3.3 User Requirement

No Pengguna Tugas User Requirement

1 Staf

Operasional

1.1Dapat melakukan pencatatan data kendaraan

1.2Dapat melakukan pencatatan data suku cadang.

1.1Mampu mencatat data kendaraan

1.2Mampu mencatat data suku cadang

1.3Dapat melihat hasil

warning system

(36)

34

No Pengguna Tugas User Requirement

1.3Membuat perencanaan penggantian suku cadang.

1.4Membuat laporan pengadaan suku cadang 1.5Membuat laporan log

activity.

1.6Membuat laporan penerimaan suku cadang.

1.4Dapat melihat hasil

warning system

pengadaan suku cadang. 1.5Mampu membuat

laporan pengadaan kebutuhan suku cadang. 1.6Mampu mencatatat data

kerusakan kendaraan. 1.7Mampu membuat

laporan penerimaan suku cadang.

2 Manajer Transport dan Sarana

1.1Menandatangani hasil setiap laporan

perbaikan kendaraan dan pengadaan suku cadang.

1.1Dapat melihat stok suku cadang.

1.2Dapat melihat kebutuhan suku cadang.

1.3Dapat melihat hasil dari

reorder point.

1.4Dapat melihat laporan pengadaan.

1.5Dapat melihat riwayat perbaikan kendaraan.

3.2 Perancangan Sistem

Pada tahap ini menjelaskan tentang gambaran dari analisis sistem sebelum pembuatan aplikasi tersebut dibuat. Hal ini bertujuan agar program aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, yaitu dapat membantu manajer transport dan sarana untuk mengambil keputusan yang tepat.

Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah merancang System Flow, Input-Proces-Output Diagram, Context

Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan

(37)

3.2.1 Input Process Output Diagram (IPO Diagram)

IPO Pengadaan Suku Cadang Kendaraan Angkut Barang

INPUT PROSES OUTPUT

P

h

ase

Inventarisasi Aset Kendaraan dan Suku

Cadang

Log Activity

Penggantian Suku Cadang

Pengadaan Suku Cadang Berdasarkan ROP

Laporan Kendaraan Terinventarisasi

Laporan Suku Cadang Terinventarisasi

Laporan Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang

Log Activity Penggantian

Suku Cadang

Ketentuan Penggantian Suku Cadang

Data Kerusakan Kendaraan Dokumen Sumber Kendaraan

Daftar Suku Cadang Kendaraan

Laporan Stok Suku Cadang

KebutuhanPenggantian Suku Cadang

Safety Stock

Lead Time

Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang

[image:37.595.95.505.94.490.2]

Laporan Pengadaan Suku Cadang

Gambar 3.2 Input-Proces-Output (IPO) Diagram Pengadaan Suku Cadang

Berikut ini merupakan penjelasan mengenai input, process, dan output

yang terdapat pada gambar 3.2 di atas.

1. Input

Pada aplikasi pengadaan suku cadang kendaraan terdapat inputan

(masukan) yang dibutuhkan beberapa variabel yakni:

a. Dokumen Sumber Kendaraan

(38)

36

kendaraan yang dimiliki perusahaan, mulai dari tahun pembelian, nomer rangka, merek dan sebagainya.

b. Daftar Suku Cadang Kendaraan

Data ini berisi komponen suku cadang yang dimiliki tiap kendaraan angkut barang terdiri dari kode suku cadang, nama suku cadang, kategori dan merek. c. Ketentuan Penggantian Suku Cadang

Inputan ini berisi parameter penggantian suku cadang yang didapat dari pabrik pembuat suku cadang bisa dengan kilometer kendaraan atau bulan penggunaan. d. Data Kerusakan Kendaraan

Data kerusakaan kendaraan merupakan history penggantian suku cadang sebelumnya pada tiap kendaraan milik perusahaan.

e. Safety Stock

Safety Stock merupakan inputan bahan pengaman yang beefungsi menjaga agar

suku cadang tidak kosong sebelum suku cadang yang dipesan tiba.

f. Lead Time

Data Lead Time merupakan inputan jangka waktu berapa lama barang sampai ditempat dari waktu pemesanan ke supplierbisa bisa berupa hari hingga bulan. g. Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang

Inputan yang merupakan jumlah dari kebutuhan penggunaan suku cadang

selama periode tertentu.

2. Process

Berdasarkan inputan yang ada, maka data tersebut diolah dan diproses untuk menghasilkan output. Proses-proses yang terjadi adalah sebagai berikut:

(39)

Proses inventarisasi aset kendaraan adalah proses kegiatan untuk melakukan pendataan dan pencatatan kendaraan dan suku cadang yang telah dimiliki oleh perusahaan. Setelah mengumpulkan dokumen sumber kendaraan dan daftar suku cadang maka dilakukan pemberian kode registrasi seperti primary key

kepada setiap kendaraan dan suku cadang. Pemberian kode registrasi akan secara otamatis lewat sistem.

b. Warning System Penggantian Suku cadang

Proses ini terjadi pada saat penggantian suku cadang ketika pengguna memasukkan data kilometer kendaraan atau tanggal penggantian. Maka akan tampil warning suku cadang yang semestinya harus diganti.

c. Log Activity Penggantian Suku Cadang

Proses ini mencatat tiap penggantian suku cadang pada setiap kendaraan sehingga setiap kendaraan memiliki riwayat penggantian.

d. Pengadaan Suku Cadang Berdasarkan Reorder Point

Proses reorder point ini didapatkan dari perhitungan rumus yang memiliki variabel yakni kebutuhan suku cadang, lama waktu tenggang dan safety stock. Hasil dari perhitungan ROP menjadi acuan dilakukannya pengadaan.

3. Output

Output yang dihasilakan dari aplikasi pengadaan suku cadang adalah

sebagai berikut ini:

1. Laporan Kendaraan Terinventarisasi

(40)

38

(mesin, rangka, polisi), tahun pembuatan, silinder, warna, jumlah sumbu/roda, bahan bakar, kilometer awal, dan keterangan.

2. Laporan Suku Cadang Terinventarisasi

Laporan suku cadang terinventarisasi adalah output dari proses inventarisasi kendaraan dan suku cadang. Laporan ini merupaka daftar suku cadang yang dimiliki oleh perusahaan.

3. Laporan Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang

Laporan ini didapatkan dari proses warning system, berisi informasi mengenai kebutuhan suku cadang pada tiap kendaraan sepert nama suku cadang dan jumlah suku cadang yang dibutuhkan.

4. Log Activity Penggantian Suku Cadang

Pada setiap kendaraan akan memiliki laporan data tanggal penggantian suku cadang, kode kendaraan, kode suku cadang, nama suku cadang, model, kategori, kilometer penggantian, kilometer pemasangan dan kilometer tempuh. Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah agar setiap kendaraan memiliki rincian catatan tanggal penggantian dan nama suku cadang yang telah diganti. Segala aktifitas penggantian yang dilakukan terhadap kendaraan akan dicatat. 5. Laporan Stok Suku Cadang

Laporan ini berisi stok suku cadang yang dimiliki saat ini. 6. Laporan Pengadaan Suku Cadang

(41)

3.2.2 System Flow

System Flow menggambarkan tentang alur sistem pengadaan suku cadang

kendaraan pada MPC PT POS Surabaya yang dibuat sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini merupakan system flow pengadaan suku cadang kendaraan:

a. Sistem Flow Log Activity Penggantian Suku Cadang

Log Activity Penggantian Suku Cadang

Staf Operasional Manajer Transport dan

Sarana Ph ase Start Mengganti Kerusakan Kendaraan dan Pemakaian Suku Cadang Data Ke nd ar aan Data Suku Cadang Membuat Laporan Log Activity 1 End Data Log Activity 2 Laporan Log Activity 2 Laporan Log Activity Input Kerusakan Kendaraan Display Form Log Penggantian

Suku Cadang Display Laporan Activity Tampil data warning penggantian suku cadang Mengganti Suku Cadang Tidak YA

Gambar 3.3 Log Activity Penggantian Suku Cadang Tabel 3.4 Penjelasan Log Activity Penggantian Suku Cadang

Nama Proses Kegiatan Output

Input Data Kerusakan Kendaraan

Manajer menginputkan data kerusakan

kendaraan kedalam database log activity. -

Display Menampilkan formlog activity penggantian

suku cadang.

- Mencatat

Pemakaian Suku Cadang dan

Kerusakan

Pada proeses ini mencatat setiap kebutuhan penggunaan suku cadang dan kerusakan yang dialami. Data kemudian disimpan ke dalam database log activity.

(42)

40

Display Menampilkan form warning penggantian

suku cadang.

-

Decission Jika ingin mengganti suku cadang maka

melakukan proses pencatatan kembali jika tidak ingin mengganti maka melanjutkan ke proses selanjutnya.

-

Membuat Laporan Log Activity

Manajer dapat membuat laparoan log

activity sesuai dengan periode yang

diinginkan. Laporan tersebut kemudian diserahkan kepada pusat.

Laporan Log Activity

b. Sistem Flow Kebutuhan Penggantian Suku Cadang

Kebutuhan Penggantian Suku Cadang

Staf Operasional Sistem Manajer Transport dan Sarana

Ph ase Pilih Periode Kebutuhan Data Kebutuhan Suku Cadang End Tampil Form Kebutuhan Mulai Perhitungan ROP Laporan Kebutuhan Suku Cadang Tampil Form Kebutuhan Detil Log Activity Suku Cadang Data Lead Time Data Safety Stock Data Reorder Point Cetak Laporan Kebutuhan Suku Cadang Data Kebutuhan Suku Cadang

Gambar 3.4 Kebutuhan Penggantian Suku Cadang Tabel 3.5 Penjelasan Kebutuhan Penggantian Suku Cadang

Tampil form

kebutuhan

Pada proses pertama ini muncul form

kebutuhan penggantian.

-

Display Tampilan form kebutuhan memilih periode

kebutuhan yang ingin ditampilkan

kebutuhan penggantian suku cadangnya. - Piih periode

kebutuhan

Pengguna memilih periode bulan awal dan bulan akhir. Data diperoleh dari tabel detil

(43)

memilih periode kebutuhan maka akan menghasilkan data kebutuhan dan disimpan ke dalam tabel data kebutuhan suku cadang. Perhitungan

reorder point

Setelah mendapat data kebutuhan suku cadang proses selanjutnya adalah perhitungan reorder point. Proses ini mengambil pada tabel data lead time, safety

stock dan kebutuhan suku cadang.

Selanjutnya hasil dari perhitungan disimpan kedalam tabel reorder point.

-

Cetak laporan kebutuhan suku cadang

Setalah mendapat hasil kebutuhan maka data dicetak dan di serahkan kepada manajer.

Laporan

kebutuhan suku cadang

c. Sistem Flow Pengadaan Suku Cadang

Pengadaan Suku Cadang

Staf Operasional Manajer Transportasi dan Sarana

Ph

ase

Start

[image:43.595.112.512.85.300.2]

Data Reorder Point Memilih Kebutuhan Periode Data Kebutuhan Membuat Pengajuan Pengadaan 1 2 Laporan Pengadaan Suku Cadang 1 Laporan Pengadaan Suku Cadang End Mencetak LaporanPengadaan Suku Cadang Data Pengadaan Suku Cadang Data Deti l Pengadaan Su ku Cad ang Supplier

Gambar 3.5 System Flow Pengadaan Suku Cadang Tabel 3.6 Penjelasan System Flow Pengadaan Suku Cadang

Memilih Periode Kebutuhan

Pada pemilihan periode kebutuhan, pengguna memilih hasil dari proses

[image:43.595.92.507.192.614.2]

(44)

42

yang berisi nama suku cadang dan jumlah kebutuhan. Jumlah kebutuhan merupakan hasil dari perihitungan reoder point. Membuat

Pengajuan Pengadaan

Setelah mendapatkan hasil kebutuhan dan perhitungan ROP maka pengguna dapat melanjutkan ke proses pengajuan pengadaan. Setiap suku cadang dapat memilih supplier. Setelah memilih supplier data akan disimpan kedalam data pengadaan suku cadang dan data detil pengadaan suku cadang.

-

Mencetak Laporan Pengadaan Suku Cadang

Setelah data siap maka melakukan proses mencetak laporan pengadaan suku cadang.

Laporan

pengadaan suku cadang

d. Sistem Flow Safety Stock

System Flow Safety Stock

Staf Operasional

Ph

ase

Data Safety Stock Input Data Stock

Minimal

Mulai

Display Form Safety Stock

Cari data Suku Cadang

Selesai

[image:44.595.94.507.89.725.2]

Data Suku Cadang

(45)

[image:45.595.95.507.251.640.2]

Tabel 3.7 Penjelasan Sistem Flow Safety Stock

Display Form Safety Stock

Menampilkan data safety stock per suku cadang.

- Cari Data

Suku Cadang

Memilih suku cadang yang akan diberi nilai

safety stock.

Laporan Suku Cadang Masuk

Input data

stock minimal

Memberi nilai safety stock setiap suku cadang dan disimpan ke dalam data safety stock.

-

e. Sistem Flow Inventaris Kendaraan dan Suku Cadang

Inventaris Kendaraan dan Suku Cadang

Manajer Transport dan Sarana Staf Operasional

P h ase Start Dokumen Kendaraan

Data Stok Suku Cadang Memasukkan Data Kendaraan Memasukkan Data Kendaraan ID kendaraan Otomatis Memasukkan Data Kendaraan Data K end ar aan Menyimpan Data Kendaraan

ID Suku Cadang Otomatis

Memasukkan Data Suku Cadang

Menyimpan Data Suku Cadang

Otomatis _{Data S}

uku

Cad

ang

End

(46)

44

Tabel 3.8 Penjelasan Inventaris Kendaraan dan Suku Cadang

Pembuatan ID kendaraan otomatis

Pada proses ini system langusng memberikan ID otomatis kedalam kendaraan ketika diinputkan pertama kali. Memasukkan

data kendaraan

Manajer memasukkan data kendaraan sesuai dengan dokumen yang dimiliki kendaraan.

Menyimpan data

kendaraan

System menyimpan data kendaraan kedalam database kendaraan.

Laporan Inventaris Kendaraan.

ID Suku

Cadang Otamatis

Pada proses ini system langusng memberikan ID otomatis ketika diinputkan pertama kali.

Memasukkan Data Suku Cadang

Manajer memasukkan data suku cadang sesuai dengan data yang dimiliki kendaraan. Menyimpan

Data Suku Cadang Kendaraan

System menyimpan data kendaraan kedalam database suku cadang.

Laporan

Inventaris Suku cadang.

3.2.3 Context Diagram

(47)

Gambar 3.8 Context Diagram Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan

3.2.4 Hierarchy Input-Process-Output (HIPO)

Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan Pemeliharaan File Master Pemeliharaan Transaksi Pemeliharaan Laporan Pemeliharaan Data Kendaraan Pemeliharaan Data Supplier Pemeliharaan Data User Pemeliharaan Data Suku Cadang Pemeliharaan Data Safety Stock Pemeliharaan Data Lead TIme Log Activity Penggantian Penentuan Kebutuhan Suku Cadang Perhitungan Reorder Point Pengadaan Suku Cadang Laporan Inventaris Suku Cadang Laporan Kebutuhan Suku Cadang Laporan Inventaris Kendaraan Laporan Log Activity Penggantian Laporan Stok Laoran Pengadaan Suku Cadang

Gambar 3.9 HIPO Aplikasi Pengadaan Suku Cadang

Data Kendaraan

Data Suku Cadang

Data Pengadaan Suku Cadang Data Penggantian Suku

Cadang

Data Kebutuhan

Data Kilometer Kendaraan

Data Lead Time Data Safety Stock

Laporan Log Activiy Penggantian Laporan Kebutuhan Suku Cadang Laporan Inventaris Kendaraan Laporan Pengadaan Suku Cadang Laporan Inventaris Suku Cadang Laporan Stok Data User Data Supplier

Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan

Staf Operasinal

Manajer Transport dan Sarana

(48)

46

HIPO atau yang biasa disebut dengan diagram jenjang merupakan diagram yang menggambarkan hierarki proses-proses yang ada dalam data flow diagram. Gambar 3.9 adalah HIPO dari rancang bangun aplikasi pengadaan suku cadang angkut barang pada MPC PT POS Surabaya.

3.2.5 Data Flow Diagram (DFD)

Pada bagian data flow diagram dijelaskan detail mengenai proses pengadaan suku cadang. Sub sistem level 0 dari data flow diagram (DFD) yang dirancang dan dibangun ini terdiri dari 3 fungsional yakni pemeliharaan file master, pemeliharaan transaksi, pembuatan laporan. Didalam level 0 akan digambarkan secara detail interaksi antara pengguna dengan sistem nantinya. Untuk keterangan lebih jelas dapat dilihat pada gambar 3.10

Gambar 3.10 Data Flow Diagram Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan

Data User Data Suku Cadang

Data Suppl i er Data Kendaraan

Pemel i haraan T ransaksi Pemel i haraan Fi l e Master

Pembuatan Laporan Staf Operasi nal

Manaj er T ransport dan Sarana

Laporan Log Acti vi y Pengganti an Laporan Inventari s

Kendaraan Laporan Kebutuhan

Suku Cadang Laporan Inventari s

Suku Cadang

Laporan Stok

Laporan Pengadaan Suku Cadang Data Kebutuhan

Data Detai l Kebutuhan

Data Detai l Log Acti vi ty Pengganti an Data Log Acti vi ty

Pengganti an

Data Kendaraan

Data Suku Cadang

1 Data Kendaraan

2 Data Suku Cadang

3 Data User

4 _{Pengganti an}Log Acti vi ty

5 _{Suku Cadang}Kebutuhan

6 Safety Stock

7 Lead T i me

8 Data Reorder _{Poi nt}

9 Data Suppl i er

10 Detai l Log Acti vi ty _{Pengganti an}

11 Data Pengadaan _{Suku Cadang}

12 Detai l Kebutuhan Suku Cadang

13 _Kendaraan2Data

14 Data Suku Cadang2

Data Suku Cadang Data User

Data Suppl i er Data Kendaraan

Data Kendaraan

Data Suppl i er

Data User Data Suku Cadang Data Safety Stock

Data Lead T i me

Data Safety Stock Data Lead T i me

Data Detai l Log Acti vi ty Pengganti an

Data Log Acti vi ty Pengganti an

Data Detai l Kebutuhan

Data Kebutuhan

Data Reorder Poi nt

Data Pengadaan Suku Cadang

Data Reorder Poi nt

[image:48.595.91.507.317.720.2]

(49)

a. DFD Level 1 Pemeliharaan File Master

Seperti pada gambar 3.11 merupakan proses yang terjadi pada proses pemeliharaan file master. Proses yang terjadi adalah pemeliharaan data kendaraan, pemeliharaan data supplier, pemeliharaan data user, pemeliharaan data suku cadang, pemeliharaan data safety stock, pemeliharaan data lead time.

Gambar 3.11 DFD Level 1 Pemeliharaan File Master

b. DFD Level 1 Sub-Proses Pemeliharaan Transaksi

Pada gambar 3.12 akan menjelaskan mengenai sub-proses pemeliharaan transaksi. Proses pemeliharaan transaksi terdiri dari log activity penggantian, penentuan kebutuhan penggunaan suku cadang, perhitungan reorder point, pengadaan suku cadang.

Pemeliharaan Data Kendaraan

Pemeliharaan Data Supplier

Pemeliharaan Data User

Pemeliharaan Data Suku Cadang

Pemeliharaan Data Safety Stock

Pemeliharaan Data Lead Time Staf Operasinal Data Kendaraan

Data Supplier

Data User

Data Suku Cadang

Data Kendaraan

Data Supplier

Data Suku Cadang ₂ _{Data Suku Cadang} 3 Data User 9 Data Supplier 1 Data Kendaraan

6 Safety Stock

7 Lead Time Data Safety Stock

Data Lead Time 1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6 Data Safety Stock

(50)

48

Gambar 3.12DFD Level 1 Sub-Proses Pemeliharaan Transaksi c. DFD Level 1 Sub-Proses Pembuatan Laporan

Pada gambar 3.13 akan menjelaskan mengenai sub-proses pembuatan laporan. Pada proses pembuatan laporan terdiri dari pembuatan laporan inventaris kendaraan, laporan inventaris suku cadang, laporan log activity penggantian, laporan stok, laporan kebutuhan suku cadang, laporan pengadaan.

Staf Operasional Data Kendaraan

Data Suku Cadang Data Penggantian Suku

Cadang

Data Penggantian Suku Cadang

Data User

Data Kendaraan

Data Suku Cadang

Data Kendaraan

Data Safety Stock

Data Lead Time

Data Reorder Point

Data Kendaraan

Data Suku Cadang

Data User Data Supplier

Cadang 1 Data Kendaraan

9 Data Supplier

3 Data User 2 Data Suku Cadang

6 Safety Stock

7 Lead Time 10 Detail Log Activity

Penggantian 4 Log Activity

Penggantian

12 Detail Kebutuhan _{Suku Cadang} 5 Kebutuhan Suku _Cadang

8 Data Reorder Point

11 Data Pengadaan Suku _Cadang

Log Activity Penggantian

Perhitungan Reorder Point

Pengadaan Suku Cadang Penentuan Kebutuhan

Penggunaan Suku Cadang

Data Suku Cadang Data User

Data User

Data Reorder Point Data Penggantian Suku

Cadang Data Penggantian Suku

(51)

Gambar 3.13 DFD Level 1 Sub-Proses Pembuatan Laporan Manajer Transport dan Sarana Manajer Transport dan Sarana2 Manajer Transport dan Sarana3 Manajer Transport dan Sarana4 Manajer Transport dan Sarana5 Manajer Transport dan Sarana6 Data Kendaraan

Data Suku Cadang

Laporan Inventaris Kendaraan

Laporan Inventaris Suku Cadang

Laporan Log Activiy Penggantian Laporan Stok Laporan Kebutuhan Suku Cadang Laporan Pengadaan Suku Cadang

8 Data Reorder Point

11 Data Pengadaan Suku Cadang 5 Kebutuhan Suku

Cadang

12 Detail Kebutuhan Suku Cadang 10 Detail Log Activity _Penggantian

4 _PenggantianLog Activity 13 Data Kendaraan2

14 Data Suku Cadang2

Laporan Inventaris Kendaraan

Laporan Inventaris Suku Cadang

Laporan Log Activity Penggantian

Laporan Stok

Laporan Kebutuhan Suku Cadang

Laporan Pengadaan Data Kendaraan

Data Reorder Point

Cadang

Data Penggantian Suku Cadang Data Suku Cadang

Data Kendaraan

Data Suku Cadang

Data Kendaraan

Data Kebutuhan

Data Suku Cadang

(52)

50

3.2.6 Conceptual Data Model (CDM)

PDM dari aplikasi pengadaan suku cadang kendaraan terdapat 14 tabel yakni tabel user, kendaraan, suku cadang, lead time, safety stock, log activity, detil

log activity, kebutuhan penggantian, detil kebutuhan penggantian, rop, detil rop,

pengadaan dan detil pengadaan. Untuk penjelesalan lebih detail dapat dilihiat pada gambar 3.14

Gambar 3.14 Conceptual Data Model

dt_suku_cadang Relationship_11 Relationship_13 Relationship_14 Relationship_15 Relationship_16 Relationship_23 Relationship_25 Relationship_26 Relationship_27 Relationship_29 Relationship_31 Relationship_33 Relationship_19 Relationship_20 Relationship_21 Relationship_22 Relationship_24 Relationship_28 Relationship_30 Relationship_32 Relationship_34 Relationship_35 Relationship_36 Relationship_38 Relationship_37 Data Kendaraan kode_kendaraan nomer_registrasi merek type jenis model tahun_pembuatan silinder warna nomer_rangka nomer_mesin Bahan_bakar jumlah_sumbu jumlah_roda tahun_pembelian kilometer keterangan

<pi> Variable characters (15) Variable characters (15) Variable characters (15) Variable characters (15) Variable characters (15) Variable characters (15) Date Characters (10) Variable characters (10) Variable characters (15) Variable characters (15) Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (10) Date Integer Variable characters (30)

<M> Identifier_1 <pi> Suku Cadang kode_suku_cadang nama_suku_cadang kategori merek jumlah tanggal_aus keterangan kilometer_aus

<pi> Variable characters (15) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (15) Integer Date Variable characters (30) Integer

<M> Data Pengadaan Suku Cadang

kode_pengadaan tanggal_pengadaan keterangan

<pi> Variable characters (10) Date Variable characters (30)

<M> Identifier_1 <pi> Log Activity kode_log_activity kerusakan keterangan

<pi> Variable characters (10) Variable characters (30) Variable characters (30) <M> Identifier_1 <pi> Users kode_user nama_user password level

<pi> Variable characters (10) Variable characters (30) Variable characters (10) Integer <M> Identifier_1 <pi> rop kode_rop kebutuhan tanggal

<pi> Variable characters (10) Integer Date <M> Identifier_1 <pi> safety_stock kode_safety stock_minimal

<pi> Variable characters (10) Integer <M> Identifier_1 <pi> detail_log_activity kode_detail_log_activity keterangan jumlah kerusakan status <pi> Integer Variable characters (30) Integer Variable characters (30) Integer <M> Identifier_1 <pi> detail_kebutuhan_penggantian kode_detil_kebutuhan jumlah <pi> Integer Integer <M> Identifier_1 <pi> detil_rop kode_detil_rop kebutuhan rop <pi> Integer Integer Integer <M> Identifier_1 <pi> kebutuhan_penggantian kode_kebutuhan bulanawal bulanakhir jumlah keterangan

<pi> Variable characters (10) Date Date Integer Variable characters (30)

<M> Identifier_1 <pi> Lead Time kode_lead_time lead_time <pi> Integer Integer <M> Identifier_1 <pi> Supplier kode_supplier nama_supplier alamat kota nomer_telp nomer_hp keterangan <pi> Integer Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50) Integer Integer Variable characters (30)

(53)

3.2.7 Physical Data Model (PDM)

PDM dari aplikasi pengadaan suku cadang merupakan hasil generate dari CDM pengadaan suku cadang kendaraan. Didalam PDM terdapat 14 tabel. Untuk penjelesalan lebih detail dapat dilihiat pada gambar 3.15

Gambar 3.15 Physical Data Model

Detil Pengadaan IDDetilPengadaan kode_pengadaan kode_supplier kode_user rop int varchar(10) int varchar(10) int <pk> <fk1> <fk3> <fk2> Data Kendaraan kode_kendaraan kode_user nomer_registrasi merek type jenis model tahun_pembuatan silinder warna nomer_rangka nomer_mesin Bahan_bakar jumlah_sumbu jumlah_roda tahun_pembelian kilometer keterangan varchar(15) varchar(10) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) datetime char(10) varchar(10) varchar(15) varchar(15) varchar(10) varchar(10) varchar(10) datetime int varchar(30) <pk> <fk> Suku Cadang kode_suku_cadang kode_user nama_suku_cadang kategori merek jumlah tanggal_aus keterangan kilometer_aus varchar(15) varchar(10) varchar(30) varchar(30) varchar(15) int datetime varchar(30) int <pk> <fk>

kode_pengadaan kode_supplier kode_user kode_rop tanggal_pengadaan keterangan varchar(10) int varchar(10) varchar(10) datetime varchar(30) <pk> <fk3> <fk2>

<fk1> _{Log Activity}

(54)

52