KANDATEL SURABAYA BARAT CABANG MERGOYOSO
Oleh :
Nama : YENNY PUSPITOSARI
NIM : 97.41010.4104
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFOMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
Halaman
ABSTRAKSI... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR PROGRAM ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Pembatasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Antrian (Queue) ... 5
2.2 Sistem ... 7
2.3 Data dan Informasi ... 8
2.4 Sistem Informasi ... 10
2.5 Sistem Flow ... 13
2.6 Database ... 14
2.7 Analisis Sistem ... 17
BAB III PERANCANGAN SISTEM ... 22
3.1 Analisis Sistem Lama ... 22
4.1 Kebutuhan Hardware dan Software ... 53
4.2 Instalasi Hardware dan Software ... 55
4.3 Evaluasi Sistem. ... 56
BAB V PENUTUP ... 81
5.1 Kesimpulan ... 81
5.2 Saran ... 82
DAFTAR PUSTAKA ... 83
LAMPIRAN ... 84
Lampiran 1. Biodata Penulis ... 84
Lampiran 2. Listing Program... 85
Halaman
Gambar 2.1 Queue ... 7
Gambar 2.2 Model Umum Sistem Informasi ... 7
Gambar 3.1 Model Antrian Berbanjar ... 23
Gambar 3.2 Model Antrian dengan Satu Antrian ... 24
Gambar 3.3 Sistem Flow Lama ... 26
Gambar 3.4 Sistem Flow Pengambilan Nomer Antrian ... 28
Gambar 3.5 Context Diagram Pengambilan Nomer Antrian ... 30
Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Pengambilan Nomer Antrian ... 31
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Pengambilan Nomer Antrian ... 32
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian ... 33
Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan ... 33
Gambar 3.10 ERD Sistem Pengambilan Nomer Antrian ... 34
Gambar 3.11 Rancangan Model Jaringan ... 37
Gambar 3.12 Contoh IP Address ... 38
Gambar 3.13 Rancangan Input Form Aktivasi Sistem Antrian ... 39
Gambar 3.14 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian ... 40
Gambar 3.15 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama ... 41
Gambar 3.16 Rancangan Output Kertas Nomer Antrian ... 41
Gambar 3.17 Rancangan Output Form Display Panggilan ... 42
Gambar 3.18 Rancangan Input Form Login ... 43
Gambar 3.19 Rancangan Output Form Pembayaran Telepon ... 44
Gambar 3.22 Rancangan Input Form Registrasi Customer Service ... 46
Gambar 3.23 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal ... 47
Gambar 3.24 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal ... 47
Gambar 3.25 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service ... 48
Gambar 3.26 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service ... 49
Gambar 3.27 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 50
Gambar 3.28 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 50
Gambar 3.29 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan ... 51
Gambar 3.30 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan ... 52
Gambar 4.1 Struktur Form Sistem Pengambilan Nomer Antrian ... 57
Gambar 4.2 Form Aktivasi Sistem Antrian ... 58
Gambar 4.3 Pesan Informasi Counter Pembayaran Telepon ... 58
Gambar 4.4 Pesan Informasi Counter Layanan Terpadu ... 59
Gambar 4.5 Pesan Informasi IP Display ... 59
Gambar 4.6 Pesan Informasi Password ... 59
Gambar 4.7 Pesan Kesalahan Password ... 60
Gambar 4.8 Form Pengambilan Nomer Antrian ... 61
Gambar 4.9 Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama ... 62
Gambar 4.10 Kertas Nomer Antrian ... 63
Gambar 4.13 Pesan Kesalahan Login ... 65
Gambar 4.14 Form Pembayaran Telepon ... 66
Gambar 4.15 Form Layanan Terpadu ... 67
Gambar 4.16 Form Registrasi Counter ... 68
Gambar 4.17 Pesan Hapus Data Counter ... 68
Gambar 4.18 Form Registrasi Customer Service ... 69
Gambar 4.19 Pesan Informasi NIP ... 70
Gambar 4.20 Pesan Kesalahan Password ... 70
Gambar 4.21 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Tanggal ... 71
Gambar 4.22 Form Tanggal ... 72
Gambar 4.23 Pesan Kesalahan Tanggal Akhir ... 72
Gambar 4.24 Pesan Informasi Laporan ... 73
Gambar 4.25 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal ... 74
Gambar 4.26 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Customer Service ... 75
Gambar 4.27 Pesan Informasi Customer Service ... 75
Gambar 4.28 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service ... 76
Gambar 4.29 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 77
Gambar 4.30 Pesan Informasi Jenis Pelayanan ... 77
Gambar 4.31 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 78
Gambar 4.32 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Lama Pelayanan ... 79
Gambar 4.33 Pesan Informasi Lama Pelayanan ... 79
Gambar 4.34 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan ... 80
Halaman
Program Frmaktivasi.frm ... 85
Program Frmantrian.frm ... 86
Program Frmdisplay.frm ... 87
Program Frmlogin.frm ... 88
Program Frmservice.frm ... 89
Program Frmcounter.frm ... 93
Program Frmcs.frm ... 94
Program Frmlaporan.frm ... 96
Program Frmlprntgl.frm ... 97
Program Frmlprncs.frm ... 99
Program Frmlprjenis.frm ... 99
Program Frmlprwaktu.frm ... 98
Program ModuleAntrian.bas ... 100
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Telkom adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang
jasa telekomunikasi. Perusahaan ini melayani masyarakat untuk melakukan
komunikasi antara satu tempat dengan tempat yang berbeda baik secara lokal,
interlokal maupun internasional. Di Indonesia perusahaan ini memiliki pelanggan
kurang lebih 60 % dari penduduk Indonesia.
Bagian customer service melayani masyarakat untuk pembayaran
telepon, pemasangan telepon baru, pengaduan terhadap gangguan telepon dan
fitur-fitur yang dimiliki PT. Telkom. Untuk mendapatkan pelayanan tersebut
masyarakat harus datang langsung ke kantor PT. Telkom dan melakukan antrian.
Salah satu permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan ini adalah pada bagian
customer service yaitu proses pembayaran telepon. Proses pembayaran telepon
setiap bulan dilakukan pada tanggal 1 - 20. Untuk melakukan pembayaran telepon
masyarakat harus membentuk antrian secara fisik. Masa waktu pelayanan yang
dibutuhkan untuk setiap pelanggan adalah 4 menit, sehingga dapat diperhitungkan
lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan antrian sebanyak 50 orang.
Proses antrian secara fisik tersebut menimbulkan ketidaknyamanan bagi
para pelanggan. Terkadang sering terjadi desak-desakan bahkan penyerobotan
Pemanfaatan teknologi informasi untuk mengatur proses antrian
pembayaran telepon dan pelayanan bidang telekomunikasi diharapkan dapat
meningkatkan pelayanan kepada masyarakat serta membiasakan budaya antri.
1.2 Perumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas, diketahui bahwa
permasalahan yang timbul adalah bagaimana membuat sistem antrian
terkomputerisasi pada bagian customer service di PT. Telkom Kandatel Surabaya
Barat cabang Mergoyoso.
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah dari pembuatan sistem pengambilan nomer antrian pada
bagian customer service di PT. Telkom Kandatel Surabaya Barat cabang
Mergoyoso adalah sebagai berikut :
1. Proses yang ditangani oleh sistem adalah antrian mulai dari proses
pengambilan nomer antrian hingga terlayani.
2. Sistem ini digunakan bagi pihak manajemen perusahaan untuk melakukan
maintenance data dan mengevaluasi kinerja bagian customer service
berdasarka laporan lamanya waktu pelayanan yang dihasilkan.
1.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari pembuatan tugas akhir ini adalah
mengkomputerisasikan sistem pengambilan nomer antrian pada bagian customer
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini dibagi
menjadi beberapa bab dan sub bab. Adapun pembagian bab dalam tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah,
pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan tugas akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi penjelasan tentang berbagai teori yang menunjang
pembuatan aplikasi dalam tugas akhir ini, meliputi teori tentang
sistem, data dan informasi, sistem informasi, sistem flow, database,
analisis sistem dan antrian (Queue)..
BAB III : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi penjelasan tentang proses perancangan sistem yang
berisi kelemahan sistem yang lama dan rencana desain sistem baru
yang akan menggantikan sistem lama meliputi pembuatan sistem
flow, data flow diagram, entity relational diagram, basis data, serta
rancangan input output.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini membahas tentang perancangan sistem aplikasi yang dibuat,
yang mencakup desain proses dengan menggunakan Data Flow
Diagram (DFD), desain data dengan menggunakan Entity
Relationship Diagram (ERD), struktur file yang digunakan serta
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini diuraikan tentang kesimpulan dari pembuatan aplikasi
sistem pengambilan nomer antrian dan saran untuk pengembangannya
2.1 Antrian (Queue)
Antrian sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari contohnya dalam
sistem pembelian karcis kereta api atau bioskop, dimana orang yang datang
pertama akan diberi kesempatan pertama kali untuk mendapatkan karcis
sedangkan orang yang datang terakhir akan mendapatkan kesempatan terakhir
untuk mendapatkan karcis. Menurut Robertus (1999 : 30) Antrian atau Queue
merupakan Tipe Data Abstrak (TDA) yang sering digunakan dalam ilmu
komputer. Dalam bahasa Inggris, Queue didefinisikan sebagai “Waiting Line” (jalur
tunggu), sedangkan dalam komputer Queue didefinisikan sebagai struktur data
linear (Linear list) yang penambahan data ke dalamnya hanya dapat dilakukan pada
salah satu ujungnya sedangkan penghapusan data hanya dapat dilakukan pada
ujung yang lain.
Menurut Sumantri (1988 : 46) Antrian mengenal dua prosedur utama
yaitu : memasukkan elemen baru dan mengeluarkan / menghapus elemen yang
sudah ada. Elemen baru dimasukkan sebagai elemen terakhir dalam antrian dan
hal ini dilakukan dengan prosedur ADD. Elemen yang dapat dihapus adalah elemen
pertama dalam antrian dan hal ini dilakukan dengan prosedur DELETE. Berikut ini
adalah suatu contoh proses memasukkan serta mengeluarkan data dari suatu
antrian. Misalnya diberikan suatu antrian Q yang kosong lalu diberikan beberapa
operasi ADD Q dan DELETE Q berikut ini. Maka isi dari Q dapat ditulis sebagai
Operasi
QQ awal kosong
ADD Q ("a")
ADD Q ("b")
ADD Q ("c")
DELETE Q
ADD Q ("d")
ADD Q ("e")
DELETE Q
a
b a
c b a
c b
d c b
e d c b
e d c
Pembagian Queue berdasarkan lokasi penghapusan data adalah :
1. First In First Out (FIFO), dimana data yang masuk pertama akan keluar
pertama; dengan kata lain urutan keluar elemen sama dengan urutan
masuknya.
2. Last In First Out (LIFO), dimana data yang masuk terakhir akan keluar
pertama.
Operasi-operasi yang berhubungan dengan Queue adalah :
1. Add : Penambahan data ke dalam Queue.
2. Delete : Penghapusan data ke dalam Queue.
3. Empty : Data yang ada pada Queue kosong (tidak ada).
4. Full : Data yang ada pada Queue penuh (terisi semua).
5. Initialize : Inisialisasi data pada Queue.
Queue
Add Delete
Rear Front
Gambar 2.1 Queue
Front selalu menunjuk pada elemen pertama yang ada di dalam Queue, sedangkan
Rear selalu menunjuk pada elemen terakhir yang ada di dalam Queue. Jadi data
yang akan diinputkan ke dalam Queue akan dimasukkan di bagian belakang (Rear)
dan data yang akan dihapus akan dihapus dari depan (Front). Keadaan awal Queue
adalah Front = Rear = 0. Jika ada masukan elemen baru, nilai Rear akan bertambah
satu sedangkan jika ada element yang dihapus, nilai Front akan bertambah satu.
Suatu Queue yang kosong dapat diketahui jika Front = Rear = 0.
2.2 Sistem
Menurut Jogiyanto (1999 : 2) sistem adalah suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain secara terpadu, jelasnya sistem
adalah kumpulan beberapa elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab
memproses input untuk mendapatkan output sehingga tujuan dari sistem tersebut
dapat tercapai.
INPUT PROSES OUTPUT
Gambar 2.2 adalah model umum suatu sistem yang terdiri dari Input, Proses dan
Output. Input adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem, Proses adalah
tahapan mengolah data yang telah diinputkan dan Output adalah hasil dari data
yang telah diproses.
2.3 Data dan Informasi
Sebagian besar orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian
yang sama, namun bagi kajian ilmiah dua pengertian ini mengandung perbedaan
mendasar. Data merupakan bentuk jamak dari data-item (datum). Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata dimana
kejadian tersebut adalah sesuatu yang terjadi dalam waktu tertentu. Data
ditunjukkan dengan fakta-fakta baik berupa angka, teks, dokumen, gambar, bagan,
suara yang mampu mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan semacamnya.
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi
yang menerimanya. Jadi apabila data ini telah disaring dan diolah melalui suatu
sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu
akan berubah fungsi menjadi informasi. Menurut Jogiyanto (1999 : 10)
syarat-syarat yang menentukan kualitas suatu informasi adalah :
1. Ketersediaan
Ketersediaan adalah tersedianya informasi itu sendiri dimana informasi harus
dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkannya.
2. Mudah dipahami
Informasi harus mudah dipahami oleh para pemakai, baik itu keputusan yang
menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat
3. Relevan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Misalnya informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada
akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila
ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai
harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang
relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
4. Bermanfaat
Sebagai konsekuensi dari syarat relevan, informasi juga harus bermanfaat bagi
pengguna.
5. Tepat waktu
Tepat waktu berarti informasi yang datang harus tepat pada waktunya (up to
date) tidak boleh terlambat, karena informasi yang sudah lewat tidak akan
mempunyai nilai. Informasi merupakan landasan dalam pengambilan
keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal
bagi organisasi. Dewasa ini salah satu hal yang menentukan mahalnya nilai
informasi adalah kecepatan informasi tersebut diperoleh, sehingga diperlukan
teknologi tinggi untuk mendapatkan, mengolah dan mendistribusikannya.
6. Keandalan
Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan
kebenarannya. Pengolahan data atau pemberian informasi harus dapat
7. Akurat
Akurat berarti informasi yang disajikan bersih dari suatu kesalahan dan
kekeliruan. Informasi harus akurat karena perjalanan dari sumber informasi
sampai kepada penerima informasi kemungkinan besar mengalami gangguan
yang dapat mengubah bahkan merusak informasi tersebut.
8. Konsisten
Informasi hendaknya tidak mengandung pertentangan di dalam penyajiannya.
2.4 Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (1999 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat majerial dan kegiatan strategi dari suatu
sistem organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
2.4.1 Komponen sistem informasi
Sistem Informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. Menurut Jogiyanto (1999 : 12)
komponen-komponen tersebut adalah :
1. Masukan : mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Termasuk
ke dalam kategori masukan adalah metode-metode dan media
untuk menangkap data yang akan diolah.
2. Model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data masukan dengan cara tertentu
3. Keluaran : merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Teknologi : digunakan untuk menerima data-data masukan, menjalankan
model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirim keluaran serta membantu mengendalikan proses
keseluruhan sistem.
5. Basis Data : merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya, tersimpan di dalam perangkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
6. Kendali : merupakan komponen sistem informasi yang bertugas untuk
selalu mengontrol dan mengendalikan sistem, sehingga keluaran
sistem sesuai dengan yang diinginkan.
2.4.2 Perangkat pengolah sistem informasi
Perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam mengolah
komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah :
1. Hardware, terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.
2. Software, merupakan kumpulan dari perintah / fungsi dengan aturan tertentu
untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut untuk menghasilkan informasi.
4. Manusia, yang termasuk dalam komponen manusia misalnya operator,
supervisor dan sebagainya. Oleh sebab itu, perlu suatu rincian tugas yang
5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur / proses sistem, bukan penuntun
operasional (aplikasi) dan teknis.
2.4.3 Kegiatan sistem informasi
Kegiatan sistem informasi meliputi :
1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk
diproses.
2. Process, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan
suatu informasi yang memiliki nilai tambah.
3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan-laporan dari proses yang
telah dilakukan.
4. Storage, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
5. Control, salah satu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut
berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
2.4.4 Peranan sistem informasi
Manusia merupakan sumber informasi yang penting. Sepanjang
umurnya, segala kegiatan sehari-hari akan berkaitan dengan informasi, mulai dari
kelahiran, kesehatan, sekolah dan sebagainya. Sistem informasi seringkali
digunakan untuk tujuan-tujuan sebagai berikut :
1. Membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas perencanaan operasi
serta pengontrolan. Tugas-tugas ini hanya dapat diselesaikan dengan baik
apabila didasarkan atas informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin, sebanyak mungkin dilakukan oleh
dihilangkan sekaligus menghindari kebosanan kerja sehingga para pekerja
dapat mengembangkan kreatifitas dalam bekerja.
2.5 Sistem Flow
Sistem Flow (Flow Chart) adalah pemodelan dari sistem yang mengatur
dan menjelaskan cara kerja sistem atau alur kerja sistem secara keseluruhan pada
sebuah sistem, sedangkan alur dokumen atau sistem kerja adalah bagan alur yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Alur dokumen ini dikerjakan secara manual. Sistem flow menunjukkan alur flow
di dalam program / prosedur sistem logika. Sistem tersebut terdiri dari tahap-tahap
yang saling berhubungan dan untuk menghindari masalah jika terjadi perubahan
maka setiap tahap harus disekat sehingga timbul metode pembagian tugas.
Simbol-simbol yang digunakan pada Sistem flow antara lain :
1. Event Digunakan untuk menggambarkan
awal / akhir dari suatu proses.
2. Manual Operation Digunakan untuk menggambarkan
pemrosesan manual.
3. Document Digunakan untuk menggambarkan
dokumen.
4. Input Digunakan untuk menggambarkan
input data pada keyboard.
5. Decision Digunakan untuk menggambarkan
logika keputusan yang bernilai Ya
6. Process Digunakan untuk menggambarkan
pemrosesan dengan komputer.
7. Display Digunakan untuk menggambarkan
tampilan pada monitor.
2.6 Database
Menurut Harianto (2000 : 1) database adalah kumpulan file-file yang
mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu
bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan
tertentu.
Tujuan dibentuknya database adalah untuk mempermudah serta
meningkatkan efisiensi dalam proses manipulasi data, baik pada saat
penyimpanan maupun pengambilan kembali informasi yang telah disimpan ke
dalam database.
2.6.1 Istilah-istilah dalam database
Berikut ini adalah istilah yang biasa digunakan dalam database, yaitu :
1. Entity
Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam.
Pada bidang pengambilan nomer antrian misalnya, entity adalah Pelanggan
dan Cust om er Service.
2. Atribut
Atribut adalah data elemen, data field atau data item. Setiap entity mempunyai
atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang customer service
3. Record
Record adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili
satu data atau informasi tentang seseorang, misalnya Nama Customer, Nomer
Pegawai dan Alamat.
4. File
File adalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen
dan atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.
5. Data value
Data value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data
elemen atau atribut. Atribut Nam a_Pelanggan menunjukkan tempat dimana
informasi nama pelanggan disimpan. Data valuenya adalah Budi, Ani atau yang
lainnya.
6. Relational Database Management System
Relational Database Management System (RDBMS) adalah suatu sistem
manajemen yang digunakan untuk menyimpan informasi dimana setiap orang
dapat melihatnya dengan cara yang berbeda. RDBMS terdiri dari suatu
database, tabel, record, field, indeks, query dan view.
2.6.2 Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokan data elemen menjadi
tabel-tabel yang menunjukkan entity relasinya. Dalam proses normalisasi selalu diuji
dalam beberapa kondisi yaitu menambah, melihat, mengubah dan membaca pada
sebuah database. Menurut Harianto (2000 : 24) bentuk normalisasi terdiri dari
1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan
mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau
terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatanganya.
2. Bentuk Normalisasi kesatu (1NF)
Bentuk normalisasi kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk pada flat
file (File datar / rata) dalam satu demi satu record dan nilai dari field-field
berupa “Atomic value”. Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut
yang bernilai ganda (Multi value). Tiap field hanya satu pengertian bukan
merupakan kumpulan data yang memiliki arti mendua dan juga bukan pecahan
kata-kata yang artinya mendua.
3. Bentuk Normalisasi kedua (2NF)
Bentuk normalisasi kedua ini memiliki syarat yaitu bentuk data telah
memenuhi kriteria dari bentuk normalisasi kesatu. Atribut yang bukan kunci
haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama (Primary Key) sehingga
untuk membentuk normalisasi kedua harus sudah ditentukan field kuncinya.
Field kunci harus unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi
anggotanya.
4. Bentuk Normalisasi ketiga (3NF)
Untuk menjadi bentuk normalisasi ketiga maka relasi harus sudah dalam
bentuk normalisasi kedua dan semua atribut bukan primary key dan tidak
memiliki hubungan yang transitif dengan kata lain setiap atribut bukan kunci
2.7 Analisis Sistem
Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Langkah- Langkah yang dilakukan dalam tahap analisis sistem adalah :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.7.1 Data Flow Diagram
Menurut Robertus (1999 : 15) Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah
alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol untuk
menggambarkan aliran data melalui proses-proses yang saling berhubungan. DFD
seringkali digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut akan mengalir dan disimpan.
Komponen-komponen dari DFD yaitu :
1. Persegi empat melambangkan external entity atau kesatuan luar.
Contoh : External Entity dari Customer Service.
2. Persegi empat dengan sudut-sudut tumpul melambangkan proses yang terjadi
dalam sistem.
Contoh : Proses Pengisian Data Counter.
1
Pengisian Data Counter
3. Sepasang garis horisontal paralel yang tertutup salah satu ujungnya
melambangkan data store (simpanan data).
Contoh : Data store TNom erant rian.
1 T Nomerantri an
4. Garis dengan salah satu ujung berbentuk panah melambangkan arus data.
Contoh : Arus data Nomer Antrian.
Nomer Antrian
2.7.2 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah data model yang diciptakan
berdasarkan pada persepsi dari sebuah dunia nyata yang terdiri atas sekumpulan
objek-objek dasar yang disebut entity dan hubungan (relationship) diantara
objek-objek tersebut. Model ini ditujukan terutama bagi proses perancangan database.
1. Persegi empat, melambangkan himpunan entity.
Contoh : TCustomerservice merupakan nama dari entity.
TCustomerservice
2. Record di dalam persegi empat melambangkan atribut.
Contoh : Entity TCustomerservice memiliki atribut NI P, Nama, Alamat.
TCustomerservice NIP
Nama Alamat
3. Garis lurus melambangkan hubungan antara entity dengan entity lainnya.
4. Relationship melambangkan hubungan / relasi antar file dalam pengaksesan
data. Menurut Harianto (2000 : 35) Relationship terdiri dari empat macam,
yaitu :
a. One to One Relationship
Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan satu
berbanding satu.
b. One to Many Relationship
Nomer Antrian
Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan satu
berbanding banyak.
c. Many to One Relationship
Nomer Antrian
Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan
banyak berbanding satu.
d. Many to Many Relationship
Nomer Antrian
Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan
banyak berbanding banyak.
a. Mandatory
Nomer Antrian
A B
Hubungan ini berarti bahwa semua atribut yang dimiliki entity A pasti juga
dimiliki entity B.
b. Optional
Nomer Antrian
A B
Hubungan ini berarti bahwa ada atribut yang dimiliki entity A yang tidak
BAB III
PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem Lama
Sistem antrian adalah sekelompok obyek berupa benda atau orang yang
penambahan elemennya hanya bisa dilakukan pada suatu ujung dan penghapusan
dilakukan lewat ujung yang lainnya. Setiap hari sering kali dijumpai bentuk
sistem antrian yang dilakukan masyarakat misalnya sopir mobil mengambil karcis
parkir merupakan bentuk dari sistem antrian, dimana mobil yang datang pertama
akan diberi kesempatan pertama kali untuk mendapatkan karcis parkir, sedangkan
mobil yang datang terakhir akan mendapatkan kesempatan terakhir untuk
mendapatkan.karcis parkir.
Pada umumnya di setiap tempat pelayanan masyarakat atau khususnya
pada kantor pelayanan PT. Telkom dapat dijumpai beberapa bentuk antrian,
namun bentuk antrian yang diterapkan biasanya ditentukan oleh kebijaksanaan
perusahaan sesuai dengan ruang lingkup kantor tersebut. Bentuk dari sistem
antrian tersebut adalah :
1. Sistem antrian secara fisik
Sistem antrian secara fisik adalah antrian yang dibentuk oleh sekelompok
orang pada sesuatu yang dituju misalnya loket penyetoran uang di bank yang
terdiri dari beberapa loket. Bentuk sistem antrian ini tidak efisien karena
membutuhkan tenaga untuk berdiri antri dan sering kali orang yang telah
masuk dalam kelompok antrian sulit untuk keluar. Hal ini disebabkan karena
antrian tersebut. Selain itu bentuk antrian ini membutuhkan ruangan yang
sangat besar. Sistem antrian secara fisik dibagi lagi menjadi dua model bentuk
antrian yaitu :
a. Model antrian berbanjar
Bentuk antrian ini adalah bentuk antrian yang paling sederhana dan lazim
digunakan dimana saja dan biasanya dibentuk dalam beberapa antrian
sesuai dengan jumlah loket yang tersedia. Pada antrian model berbanjar,
orang yang antri harus menunggu hingga orang di depannya selesai
terlayani. Seseorang tidak bisa pindah ke loket yang lain. Apabila ingin
pindah ke loket yang lain, orang tesebut harus melakukan antrian mulai
dari belakang lagi pada barisan baru.
Gambar dibawah ini adalah bentu dari model antrian berbanjar.
12 11 10 9
Loket 1
Loket 2
Loket 3
8 7 6 5 4 3 2 1
12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
b. Model antrian dengan satu antrian
Bentuk antrian ini adalah bentuk antrian pengembangan dari model antrian
berbanjar. Kelebihan dari model antrian ini adalah orang yang melakukan
antrian tidak harus tertuju pada loket yang sama tetapi dapat langsung
menuju loket yang telah kosong.
Loket 1
Loket 2
Loket 3
1
12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2
3
Gambar 3.2 Model Antrian dengan Satu Antrian
2. Sistem antrian dengan menggunakan kartu nomer antrian
Bentuk sistem antrian ini sebenarnya hampir sama dengan sistem antrian fisik
model satu antrian. Perbedaannya orang yang melakukan antrian tidak perlu
berdiri di depan loket. Hal ini dilakukan karena antrian telah diwakili oleh
kartu nomer antrian. Bentuk sistem antrian ini tidak efisien karena
membutuhkan petugas untuk membagikan kartu nomer antrian. Selain itu
3. Sistem antrian dengan menggunakan mesin cetak nomer antrian
Sejalan dengan kemajuan teknologi, dikembangkan sebuah mesin cetak nomer
antrian. Mesin cetak nomer antrian dapat mencetak nomer antrian dengan
jumlah yang banyak sejumlah orang yang melakukan antrian. Kelemahan dari
mesin cetak ini adalah memerlukan perawatan secara berkala untuk mengganti
pita cetaknya. Selain itu mesin ini tidak dapat membuat laporan untuk
mengetahui lamanya waktu pelayanan per customer. Konsep pengaturan
sistem antrian dengan menggunakan mesin cetak sama dengan konsep
pengaturan model satu antrian perbedaanya terletak pada bentuk antriannya
saja. Untuk antrian dengan menggunakan mesin cetak, antriannya telah
diwakilkan oleh kertas nomer antrian sehingga tidak perlu lagi melakukan
antrian fisik di depan loket.
3.1.1 Sistem flow pada sistem lama
Sistem flow pada sistem lama menggambarkan aliran kerja sistem secara
keseluruhan dari bentuk sistem antrian yang sudah ada dengan menggunakan
kartu nomer antrian. Prosesnya dimulai dari pengambilan kartu nomer antrian
hingga pelayanan pelanggan dengan simbol-simbol yang biasa dipakai pada
perancangan flow chart. Sistem flow di bawah ini menggambarkan aliran data
PETUGAS JAGA CUSTOMER SERVICE
Mulai
Ambil Nomer Antrian
Kartu Nomer Antrian
Membagi Nomer Antrian
Kartu Nomer Antrian
Panggil Nomer Antrian
Layani Pelangggan
Selesai Meninggalkan
ruangan
PELANGGAN
Gambar 3.3 Sistem Flow Lama
Alur proses dimulai pada saat pelanggan mengambil kartu nomer antrian
kemudian menunggu hingga kartu nomer antrian tersebut dipanggil oleh petugas
yang membagikan nomer antrian. Setelah kartu nomer antrian dipanggil oleh
petugas jaga, selanjutnya pelanggan tersebut akan mendapatkan pelayanan dari
customer service.
3.1.2 Kelemahan sistem lama
Berdasarkan analisa sistem lama tersebut ditemukan beberapa
kelemahan, yaitu :
1. Kartu antrian yang dibuat sangat terbatas sehingga apabila jumlah pelanggan
datang selanjutnya tidak akan memperoleh kartu tersebut. Hal ini
menyebabkan proses antrian tidak dapat berjalan.
2. Pelanggan harus berdiri antri menunggu hingga dilayani terutama pada bentuk
sistem antrian secara fisik. Hal ini sangat tidak efisien karena menghabiskan
tenaga dan terkadang harus berdesak-desakan.
3. Sistem lama tidak dapat membuat laporan untuk menganalisa banyaknya
orang yang melakukan antrian dan lamanya waktu pelayanan per customer.
4. Customer service tidak bisa memantau banyaknya pelanggan yang telah
dilayani.
3.2 Desain Sistem Baru
Sebelum sistem informasi ini dirancang dan dikembangkan maka
diperlukan kebijaksanaan pengembangan sistem agar sistem baru yang dibuat
dapat berjalan dengan baik. Pengembangan sistem merupakan solusi atau
pemecahan masalah yang selama ini timbul dari sistem yang terdahulu.
Pengembangan sistem dilakukan untuk memperoleh kemudahan-kemudahan yang
tidak terdapat pada sistem lama karena mempunyai banyak kekurangan dan
kelemahan. Penggunaan sistem terkomputerisasi dapat mempermudah
pekerjaan-pekerjaan yang dianggap sulit. Selanjutnya akan dijelaskan tahapan-tahapan
proses analisa dan perancangan sistem baru yang terdiri dari :
1. Sistem Flow.
2. Data Flow Diagram (DFD).
3. Entity Relationship Diagram (ERD).
4. Perancangan struktur database.
3.2.1 Sistem flow pengambilan nomer antrian
Sistem flow pengambilan nomer antrian menggambarkan aliran kerja
sistem secara keseluruhan mulai dari pelanggan melakukan pengambilan nomer
antrian hingga pelanggan tersebut dilayani dengan menggunakan simbol-simbol
yang biasa dipakai pada perancangan sistem flow. Sistem flow berikut ini
menggambarkan aliran data pada proses pengambilan nomer antrian :
PELANGGAN CUSTOMER SERVICE / SUPERVISOR PIMPINAN
Mulai
Laporan Nomer Antrian per Customer Service Laporan Nomer Antrian per
Jenis Pelayanan
Laporan Nomer Antrian per Lama Layanan
Alur proses dimulai pada saat pelanggan akan melakukan pembayaran
telepon dan pelayanan customer service, pelanggan harus mengisi nama
pelanggan agar dapat mencetak nomer antrian. Setelah sistem mencetak nomer
antrian, pelanggan harus menunggu hingga nomer antriannya dipanggil oleh
bagian customer service. Apabila pelanggan yang dipanggil berdasarkan nomer
antrian tersebut tidak ada, customer service dapat memanggil nomer antrian
selanjutnya. Apabila ada, proses perhitungan waktu pelayanan akan berjalan
hingga pemanggilan selanjutnya. Proses pembuatan laporan kepada pimpinan
sistem akan dilakukan berdasarkan tanggal, nama customer service, jenis
pelayanan dan lama pelayanan.
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Setelah mengidentifikasi permasalahan yang telah dianalisa, selanjutnya
adalah membuat rancangan sistem baru dengan bagan berjenjang yang berguna
untuk mempermudah dan mempersiapkan penggambaran DFD dari level 0 hingga
Laporan No Antrian
Nomer Counter Data Pribadi
Nomer Antrian
Nama Pelanggan
Pelanggan Customer Service
Pimpinan 1
Sistem Pengambilan Nomer Antrian
+
Gambar 3.5 Context Diagram Sistem Pengambilan Nomer Antrian
Pada gambar 3.5 dijelaskan bahwa pelanggan mengisi nama pelanggan
untuk mendapatkan nomer antrian. Customer service adalah orang yang bertugas
untuk memanggil nomer antrian yang dimiliki oleh pelanggan. Customer service
juga harus mengisi data pribadi customer service. Laporan adalah proses untuk
membuat laporan nomer antrian berdasarkan tanggal dan customer service.
Data Customer Service
Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Pengambilan Nomer Antrian
DFD level 0 memiliki lima proses yaitu proses pengambilan nomer
antrian, panggil dan tampilkan nomer antrian, pengisian data customer service,
pembuatan laporan dan pengisian data counter.
Proses pengambilan nomer antrian adalah proses mencetak nomer
dengan memilih jenis pelayanan pembayaran telepon atau pelayanan customer
service; proses ini disimpan pada data store TNom erant rian.
Proses panggil dan tampilkan nomer antrian adalah proses yang
dimiliki pelanggan. Selain itu proses ini dapat menampilkan nomer antrian pada
layar yang disediakan agar mudah dilihat oleh pelanggan.
Proses pengisian data customer service adalah proses penginputan data
customer service yang akan melayani pelanggan; proses ini dilakukan agar pada
pembuatan laporan nomer antrian berdasarkan customer service dapat diketahui
nama petugas customer service yang bersangkutan. Penginputan data customer
service disimpan di dalam data store TCust om erservice.
Proses pengisian data counter adalah proses untuk melakukan registrasi
nomer meja yang akan digunakan untuk melayani pelanggan. Data dari proses ini
disimpan ke dalam data store TCount er.
Proses pembuatan laporan adalah proses untuk membuat laporan nomer
antrian berdasarkan nama customer service yang melayani dan berdasarkan
tanggal pelayanan. Laporan ini diberikan kepada pimpinan untuk digunakan
sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan terhadap kinerja customer
service dalam memberikan pelayanan.
Nomer Antrian
[Nomer Antrian]
[No Antrian]
[Nama Pelanggan]
[Nomer Antrian] Pelanggan
Pelanggan
1 TNomerantrian
Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian 1.1.1
Cetak Nomer Antrian
1.1.2
Simpan Nomer Antrian
Pada proses pengambilan nomer antrian ini pelanggan mengisi nama
pelanggan dan selanjutnya sistem akan mencetak nomer antrian. Data yang
diinputkan oleh pelanggan tersebut akan disimpan ke dalam data store
TNom erant rian.
Proses Panggil Nomer Antrian
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian
Proses panggil dan tampilkan nomer antrian adalah proses pemanggilan
nomer antrian yang telah diinputkan pelanggan dengan menghasilkan informasi
berupa suara ( Voice Recorder) dan data tersebut ditampilkan pada layar display
panggilan.
[Data Antrian]
[Nomer Antrian] [Laporan]
1 TNomerantrian Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian Pimpinan
1.4.1
Cetak Laporan No Antrian per Customer Service
Pada gambar 3.9 terdapat proses cetak laporan nomer antrian berdasarkan
tanggal. Tujuan dari cetak laporan ini adalah untuk pembuatan laporan yang
menampilkan nomer antrian berdasarkan tanggal yang diinginkan dan lamanya
waktu pelayanan untuk setiap nomer antrian.
3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah tampilan model data yang ada
pada sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity merupakan obyek yang
ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi dalam bentuk abstrak maupun
nyata, misalnya berupa orang, obyek atau waktu kejadian. Setiap entity
mempunyai atribut atau karakteristik. Relationship adalah hubungan antar entity.
CID = CID
3.2.4 Struktur Database
Berdasarkan Entity Relationship Diagram yang telah dibuat dengan
menentukan relasi, atribut dan tipe data maka diperlukan struktur database.
Struktur database adalah penjelasan dari isi ERD yang telah didefinisikan
sebelumnya. Tabel-tabel yang diperlukan untuk struktur database adalah :
1. Nama Tabel : TCust om erservice
Primary Key : NI P
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data customer service.
Nama Field Type Size Const Keterangan
N I P Text 15 PK Nomer Induk Pegawai
Nam acs Text 35 Nama customer service
Passw ord Text 35 Password customer service
Alam at Text 40 Alamat customer service
Supervisor Boolean Level kepegawaian
2. Nama Tabel : TCount er
Primary Key : CI D
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data meja counter.
Nama Field Type Size Const Keterangan
CI D Text 4 PK Nomer counter
3. Nama Tabel : TNom erant rian
Primary Key : Nourut
Foreign Key : NI P, CI D
Fungsi : Menyimpan data nomer antrian.
Nama Field Type Size Const Keterangan
N ou r u t Numeric 4 PK Nomer urut cetak kertas
NI P Text 15 FK Nomer Induk Pegawai
CI D Text 4 FK Nomer counter
Tgl Date Tanggal cetak kertas
Nom er Numeric 4 Nomer antrian
Nam a Text 35 Nama pelanggan
Jam dt g Time Jam datang
Tunda Numeric 1 Tunda pelayanan
Jam aw al Time Jam awal pelayanan
Jam ak hir Time Jam akhir pelayanan
Lam alay an Numeric 3 Lama pelayanan
Jpelay anan Boolean Layanan terpadu /
pembayaran telepon
3.2.5 Rancangan jaringan
Sistem pengambilan nomer antrian membutuhkan rangkaian jaringan
yaitu rangkaian standar / minimal hardware yang direkomendasikan untuk
menjalankan sistem tersebut sehingga nantinya dapat berjalan dengan baik dan
stabil. Jaringan (network) terdiri dari beberapa hardware berupa server, workstation,
Card LAN, Hub, kabel Ultra Transfering Protocol (UTP) dan printer. Gambar 3.11
menampilkan rancangan jaringan dari sistem pengambilan nomer antrian yang
HUB Customer Service 1
Server
Printer Cetak Nomer Antrian
Customer Service 2 Customer Service 3 Display Nomer Antrian
Gambar 3.11 Rancangan Model Jaringan
Komputer server diidentifikasikan sebagai komputer yang menampung
semua data nomer antrian yang telah diinputkan oleh customer sedangkan
komputer customer service diidentifikasikan sebagai komputer workstation yang
berfungsi memanggil data nomer antrian pada komputer server. Semua perangkat
komputer dihubungkan dengan menggunakan kabel UTP. Hub berfungsi untuk
mengatur lalu lintas pengambilan data yang dilakukan oleh komputer workstation.
3.2.6 Konfigurasi Jaringan Terminal Connection Protocol / Internet Protocol (TCP /IP)
Konfigurasi jaringan TCP / I P adalah proses untuk menghubungkan
komputer server dengan komputer workstation atau dengan sesama komputer
workstation lainnya dengan menentukan I P Address. I P Address adalah alamat yang
diberikan pada jaringan komputer dan peralatan jaringan lainnya yang
menggunakan protocol TCP / I P. I P Address terdiri atas 32 bit angka biner yang
tanda titik [ 192.168.0.1]. Langkah-langkah pemberian I P Address adalah sebagai
berikut :
1. Dimulai dengan klik menu Start → Setting → Network and Dial-up Connections.
2. Di dalam jendela Network and Dial-up Connections pilih icon Local Area
Connection lalu klik kanan kemudian pilih Properties.
3. Melalui kotak dialog Local Area Connection Properties centang check box
I nternet Protocol (TCP / I P) lalu klik tombol Properties.
4. Melalui kotak dialog I nternet Protocol (TCP / I P) pilih tab General lalu klik
option button Use the following I P Address.
5. Setelah text box I P Address aktif masukkan nomer I P Addres yang telah
ditentukan contoh : 192.168.0.1 lalu arahkan dan klik mouse pada text box
Subnet mask, sistem akan menampilkan nomer 255.255.255.0 lalu klik tombol
OK.
I P Address terdiri atas dua bagian yaitu network I D dan host I D, dimana
network I D menentukan alamat jaringan komputer, sedangkan host I D menentukan
alamat host (komputer, router atau switch). Oleh sebab itu I P Address memberikan
alamat lengkap suatu host beserta alamat jaringan dimana host itu berada.
Network ID
Host ID
192
168
0
1
3.2.7 Rancangan Interface
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai rancangan antar muka
(interface) program beserta input yang harus dimasukkan maupun output yang
akan diperoleh. Adapun bentuk dari rancangan interface adalah sebagai berikut :
1. Rancangan form aktivasi sistem antrian
Form Aktivasi Sistem Antrian merupakan tampilan awal pada saat program baru
berjalan. Fungsi form ini adalah untuk mengaktifkan form-form lain dengan
memilih option menu. Sebelum mengaktifkan form yang dipilih, supervisor
harus mengisi password. Option menu yang disediakan pada form ini adalah
Pengambilan Nomer Antrian, Display Panggilan, Pembayaran Telepon, Layanan
Terpadu, Registrasi Counter, Registrasi Customer Service dan Pembuatan Laporan.
2. Rancangan form pengambilan nomer antrian
Form Pengambilan Nomer Antrian adalah form yang disediakan bagi pelanggan
untuk mengambil nomer antrian yang dicetak pada kertas antrian. Untuk
mendapatkan kertas antrian, pelanggan harus memilih salah satu jenis
pelayanan yang disediakan. Jenis pelayanan tersebut adalah Pembayaran
Telepon dan Layanan Terpadu. Gambar 3.14 di bawah ini adalah bentuk dari
form Pengambilan Nomer Antrian.
Gambar 3.14 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian
Setelah memilih salah satu jenis pelayanan, pelanggan harus mengisi nama
pada tempat yang telah disediakan. Data nama yang telah diinputkan oleh
Gambar 3.15 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama
Sistem akan mencetak kertas nomer antrian yang berisi data nomer antrian,
nama pelanggan, tanggal dan jam datang, jumlah antrian serta jenis pelayanan.
Jumlah antrian yang ditampilkan tidak termasuk banyaknya antrian yang telah
terlayani.
INFO PELANGGAN IDENTITAS PERUSAHAAN
NOMER
ANTRIAN
INFO JENIS PELAYANAN TANGGAL
Nomer Antrian Anda
3. Rancangan form display panggilan
Form Display Panggilan berfungsi untuk memberikan informasi kepada
pelanggan dengan menampilkan nomer antrian, nama pelanggan dan lokasi
counter yang dituju. Form ini dibagi menjadi dua informasi nomer antrian
yaitu untuk Layanan Tepadu dan Pembayaran Telepon. Nomer antrian
ditampilkan berdasarkan nomer yang dipanggil oleh customer service melalui
form Layanan Terpadu atau Pembayaran Telepon.
Gambar 3.17 Rancangan Output Form Display Panggilan
4. Rancangan form login
Form Login adalah form yang ditampilkan sebelum mengaktifkan form
Pembayaran Telepon atau Layanan Tepadu. Form Login menyediakan input box
NI P dan Password. Fungsi dari input box ini adalah untuk melakukan verifikasi
data login dengan data yang ada di dalam tabel TCust om erservice. Gambar
Gambar 3.18 Rancangan Input Form Login
5. Rancangan form pembayaran telepon
Form Pembayaran Telepon adalah form untuk melakukan proses pemanggilan
nomer antrian yang dilakukan oleh operator bagian customer service dengan
menghasilkan informasi berupa suara (Voice Recorder). Untuk menghasilkan
data suara, sistem akan mengubah data nomer antrian dan data lokasi counter
yang dituju menjadi suara dalam bentuk Voice Recorder. Contoh Voice Recorder
yang dihasilkan oleh sistem adalah : “Nomer Antrian...[ Data Nomer Antrian]…
silahkan menuju counter…[ Nomer Counter]…”. Data suara tersebut diulang sebanyak dua kali. Apabila pelanggan yang dipanggil tidak datang, customer
service dapat menunda nomer antrian dengan menekan tombol Tunda. Data
nomer antrian yang ditunda tersebut akan dipindahkan pada antrian terakhir.
Jika nomer antrian yang tertunda tersebut dipanggil lagi namun pelanggan
yang memiliki nomer antrian tunda tersebut tidak datang, sistem akan
menghapus nomer antrian dari daftar antrian pada saat customer service
Gambar 3.19 Rancangan Output Form Pembayaran Telepon
6. Rancangan form layanan terpadu
Form Layanan Terpadu adalah form untuk melakukan proses pemanggilan
nomer antrian untuk pelanggan yang akan melakukan layanan terpadu dengan
menghasilkan informasi berupa suara (Voice Recorder). Proses kerja form
Layanan Terpadu ini sama dengan proses kerja form Pembayaran Telepon.
7. Rancangan form registrasi counter
Form Registrasi Counter adalah form untuk mengisi data counter (meja) yang
akan digunakan untuk melayani pelanggan, data tersebut disimpan pada tabel
TCount er. Untuk melakukan registrasi counter, supervisor harus mengisi
Nomer Counter dan Jenis Layanan pada datagrid Registrasi Counter. Jenis layanan
terdiri dari Pembayaran Telepon dan Layanan Terpadu.
Gambar 3.21 Rancangan Input Form Registrasi Counter
8. Rancangan form registrasi customer service
Form Registrasi Customer Service adalah form untuk mengisi data karyawan
customer service. Data yang diinputkan oleh supervisor adalah NI P, Nama,
Alamat dan Password. Data tersebut disimpan pada tabel TCust om erservice.
Data ini digunakan oleh customer service untuk verifikasi data pada saat
Gambar 3.22 Rancangan Input Form Registrasi Customer Service
9. Rancangan form pembuatan laporan
Form Pembuatan Laporan adalah form untuk menampilkan dan mencetak
laporan yang digunakan oleh pimpinan untuk menganalisa dan mengevaluasi
data nomer antrian. Laporan data nomer antrian dibagi berdasarkan Tanggal,
Customer Service, Jenis Pelayanan dan Lama Pelayanan. Data yang ditampilkan
dalam laporan ini diambil dari tabel TNom erant rian. Form ini juga memiliki
tombol Tutup dan Proses.
a. Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal
Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal berfungsi untuk menampilkan
semua data nomer antrian berdasarkan tanggal yang dipilih pada combo
Gambar 3.23 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal
Data yang ditampilkan di dalam laporan ini adalah data nomer antrian,
nama customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama
pelayanan, j enis pelayanan, customer service dan counter. Gambar 3.24 adalah
bentuk rancangan Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal.
Tanggal : [...]
NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG
JAM MULAI JAM AKHIR
JENIS
PELAYANAN CUSTOMER SERVICE COUNTER LAMA
Total Antrian : [...] Antrian Lama Pelayanan : [...] Menit [...]
b. Laporan nomer antrian berdasarkan customer service
Laporan nomer antrian berdasarkan customer service berfungsi untuk
menampilkan data nomer antrian berdasarkan nama customer service yang
dipilih pada combo box Customer Service sehingga apabila terjadi
permasalahan pada pelanggan dapat segera diketahui nama customer
service yang bertugas pada saat itu. Form ini memiliki combo box Tanggal
Mulai dan Tanggal Akhir. Data yang ditampilkan pada laporan ini diambil
dari tabel TNom erant rian.
Gambar 3.25 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service
Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah data nomer antrian, nama
customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan,
Tanggal : [...]
NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG
JAM MULAI JAM AKHIR
JENIS PELAYANAN COUNTER LAMA
Total Antrian : [...] Antrian Lama Pelayanan : [...] Menit [...]
LAPORAN BERDASARKAN CUSTOMER SERVICE
PELAYANAN
Tanggal Cetak : [...] Customer Service : [...]
Gambar 3.26 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service
c. Laporan nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan
Laporan nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan berfungsi untuk
menampilkan data nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan Pembayaran
Telepon atau Layanan Terpadu. Dengan adanya laporan ini pimpinan dapat
menganalisa banyaknya jumlah jenis pelayanan pembayaran telepon atau
layanan terpadu sehingga dapat diambil keputusan untuk melakukan
penambahan counter pada jenis pelayanan yang paling sibuk pada hari-hari
tertentu. Fungsi combo box Jenis Pelayanan adalah untuk memilih jenis
Gambar 3.27 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan
Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah data nomer antrian, nama
customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan,
customer service dan counter. Gambar 3.28 adalah bentuk dari rancangan
Laporan nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan.
Tanggal : [...]
NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG
JAM MULAI JAM AKHIR
CUSTOMER SERVICE COUNTER Jenis Pelayanan : [...]
[...]
LAPORAN BERDASARKAN JENIS PELAYANAN
LAMA
Lama Pelayanan :[...] Menit
d. Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan
Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan berfungsi untuk
menampilkan data nomer antrian berdasarkan lamanya pelayanan. Lama
pelayanan adalah perhitungan jumlah waktu dimulai dari jam awal hingga
jam akhir pelayanan yang dihitung oleh sistem dalam satuan menit.
Berdasarkan laporan ini pimpinan dapat menganalisa dan mengevaluasi
kecepatan kerja maupun lamanya pelayanan bagian customer service
dalam melayani customer.
Gambar 3.29 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan
Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah data nomer antrian, nama
customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan,
Tanggal : [...]
NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG
JAM MULAI JAM AKHIR
CUSTOMER SERVICE COUNTER Waktu Pelayanan : [...]
[...]
LAPORAN BERDASARKAN LAMA PELAYANAN
JENIS
Sistem pengambilan nomer antrian yang dibangun ini disesuaikan dengan
sistem lama yang manual. Dengan perubahan-perubahan yang diberikan pada alur
sistem yang lama, maka dengan alur sistem yang baru ini dapat menunjang
rancang bangun sistem pengambilan nomer antrian.
Dalam implementasinya, pembuatan rancang bangun sistem yang baru
ini berpijak pada alur sistem lama dan ditunjang dengan rancangan konseptual
pada alur sistem (Sistem Flow), diagram alur data (Data Flow Diagram), serta
diagram relasi antar entity (Entity Relat ionship Diagram) yang telah dibahas pada bab
III, sehingga sesuai dengan sistem yang akan dibangun.
Pada bab ini akan dibahas tentang proses kerja sistem dengan
menampilkan bentuk antar muka dari sistem pengambilan nomer antrian.
Tampilan itu berupa bentuk form input / output serta laporan yang dihasilkan dari
proses yang terjadi di dalam sistem.
4.1 Kebutuhan Hardware dan Software
Sistem pengambilan nomer antrian membutuhkan minimum sistem yaitu
rangkaian standar / minimal prangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software) yang dibutuhkan dan direkomendasikan untuk menjalankan sistem
sehingga nantinya sistem ini dapat berjalan dengan baik dan stabil. Di bawah ini
4.1.1 Hardware
1. Komputer Server dengan spesifikasi minimum :
a. Prosessor Pentium III - 800 Mhz.
b. Memory SDRAM 128 Mhz.
c. Hard Disk 10 GB.
d. Monitor SVGA.
e. Printer.
f. LAN card.
g. Hub.
2. Komputer Workstation dengan spesifikasi minimum :
a. Prosessor Pentium 166 MMX.
b. Memory 64 Mhz.
c. Hard Disk 3,2 GB.
d. Monitor SVGA.
e. LAN Card.
4.1.2 Software
Sebelum sistem pengambilan nomer antrian diinstal, pada komputer yang
akan digunakan harus sudah terinstal software :
1. Sistem operasi Windows 98 Second Edition atau yang lebih baru.
2. Microsoft Media Player versi 7.
4.2 Instalasi Hardware dan Software
Setelah semua kebutuhan hardware dan software minimum terpenuhi
selanjutnya dilakukan instalasi sistem. Instalasi sistem ini terbagi menjadi dua
bagian yaitu instalasi hardware dan instalasi software.
Instalasi hardware adalah pemasangan perangkat keras yang terdiri dari
server dan workstation yang terhubung pada jaringan dengan menggunakan Hub
dan kabel Ultra Transfering Protocol (UTP) sebagai koneksinya. Setelah semua
perangkat keras terpasang perlu dilakukan pemberian nomer I P Address pada
setiap komputer dengan menggunakan langkah-langkah konfigurasi jaringan TCP /
I P yang telah dijelaskan pada bab III. Nomer TCP / I P yang diberikan pada setiap
komputer harus berbeda agar masing-masing komputer dapat terkoneksi.
Instalasi software adalah proses instalasi sistem aplikasi pengambilan
nomer antrian pada komputer server / client. Langkah awal untuk proses instalasi
dan menjalankan aplikasi adalah dengan cara mengcopy folder Software pada
drive C: \ kemudian klik dua kali file yang bernama Sistem Antrian.Exe.
Pada komputer server yang sudah dicopykan folder Software, sharing
folder Database yang terdapat di dalam root directory Software. Pada komputer
client lakukan proses Mapping Network yaitu dengan cara : klik menu Tools pada
Windows Explorer lalu pilih Map Network Drive. Pada layout Map Network Drive pilih
X: pada combo box Drive lalu klik tombol Browse. Pada layout Browse For Folder
pilih file Database yang terdapat di komputer server lalu tekan tombol OK
4.3 Evaluasi Sistem
Evaluasi Sistem adalah proses untuk menjalankan sistem pengambilan
nomer antrian. Pada sub bab ini akan dijelaskan fungsi dan kegunaan dari form
input / output yang terdapat di dalam aplikasi. Sistem ini menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access sebagai database
dengan resolusi minimal 800 x 600 pixel.
Untuk selanjutnya akan dijelaskan fungsi dan cara menjalankan aplikasi
sistem pengambilan nomer antrian dengan menampilkan form input / output.
4.3.1 Form Aktivasi Sistem Antrian
Form Aktivasi Sistem Antrian adalah form yang pertama kali aktif pada saat
menjalankan file Sistem Antrian.exe. Form ini memiliki menu-menu pilihan berupa
Option Button yang berfungsi untuk membuka form aplikasi lainnya yang terdiri
dari :
1. Pengambilan Nomer Antrian.
2. Display Panggilan.
3. Pembayaran Telepon.
4. Layanan Terpadu.
5. Registrasi Counter.
6. Registrasi Customer Service.
7. Pembuatan Laporan.
AKTIVASI SISTEM ANTRIAN
PENGAMBILAN NOMER ANTRIAN
DISPLAY PANGGILAN
PEMBAYARAN TELEPON
LAYANAN TERPADU
REGISTRASI COUNTER BERDASARKAN
TANGGAL
BERDASARKAN CUSTOMER SERVICE
BERDASARKAN JENIS PELAYANAN
BERDASARKAN LAMA PELAYANAN
REGISTRASI CUSTOMER SERVICE
PEMBUATAN LAPORAN
Gambar 4.1 Struktur Form Sistem Pengambilan Nomer Antrian
Untuk menampilkan form dari menu yang dipilih, supervisor harus
mengisi password kemudian tekan tombol Aktifkan. Supervisor adalah karyawan
yang bertugas mengaktifkan menu pilihan yang terdapat di dalam form Aktivasi
Sistem Antrian. Nomer TCP / I P diisi pada text box I P Display ketika menu pilihan
Pembayaran Telepon atau Layanan Terpadu dipilih. Tujuan pemberian nomer TCP / I P
adalah untuk mengirim dan menampilkan data nomer antrian pada komputer yang
memiliki nomer TCP / I P tersebut. Data nomer antrian yang dikirim ditampilkan
Gambar 4.2 Form Aktivasi Sistem Antrian
Pada combo box No. Counter pembayaran telepon terdapat nomer counter
yang akan digunakan sebagai tempat pembayaran telepon sedangkan nomer
counter layanan terpadu tersedia di dalam combo box No. Counter layanan terpadu.
Apabila supervisor tidak memilih nomer counter pembayaran telepon, sistem akan
menampilkan pesan seperti pada gambar 4.3.
Sistem juga akan menampilkan pesan informasi jika nomer counter pada menu
pilihan Layanan Terpadu tidak diisi. Gambar 4.4 di bawah ini merupakan bentuk
dari pesan informasi counter layanan terpadu.
Gambar 4.4 Pesan Informasi Counter Layanan Terpadu
Apabila nomer TCP / I P pada text box I P Display tidak diisi, sistem akan
menampilkan pesan seperti pada gambar 4.5.
Gambar 4.5 Pesan Informasi IP Display
Jika supervisor tidak mengisi password pada text box Password, sistem juga akan
menampilkan pesan seperti pada gambar 4.6.
Dan yang terakhir apabila supervisor salah mengisi password, sistem akan
menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Pesan Kesalahan Password
Semua pesan diatas akan ditampilkan ketika menekan tombol Aktifkan (Alt + A).
4.3.2 Form Pengambilan Nomer Antrian
Form Pengambilan Nomer Antrian adalah form yang aktif pada saat
memilih menu Pengambilan Nomer Antrian pada form Aktivasi Sistem Antrian. Form
ini digunakan oleh customer untuk mencetak kertas nomer antrian dengan
memilih jenis pelayanan yang diinginkan. Di dalam form ini terdapat dua tombol
yaitu Pembayaran Telepon (Alt+ P) dan Layanan Terpadu (Alt+ L), fungsi dari
masing-masing tombol ini adalah untuk memilih pelayanan yang akan diterima dari
Gambar 4.8 Form Pengambilan Nomer Antrian
Setelah memilih salah satu tombol jenis pelayanan, sistem akan
mengaktifkan text box I si Nama Anda ! yang berfungsi untuk mengisi nama
customer. Nama customer yang telah diinputkan tersebut akan disimpan di dalam
tabel TNom erant rian. Pada sudut kanan atas terdapat tombol silang (X) yang
Gambar 4.9 Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama
Setelah nama customer diinputkan, sistem akan mencetak kertas nomer
antrian. Kertas nomer antrian ini digunakan sebagai bukti bahwa customer telah
mendaftar dan masuk ke dalam antrian pelayanan. Kertas nomer antrian tersebut
harus ditunjukkan pada customer service ketika nomer antrian yang tertera pada
kertas tersebut dipanggil. Data yang dicetak pada kertas nomer antrian terdiri dari
tanggal / jam, nomer antrian, nama customer, jumlah antrian dan jenis pelayanan.
Jumlah antrian yang dicetak pada kertas nomer antrian adalah jumlah antrian
PT. TELKOM INDONESIA, Tbk
Kandatel Surabaya Barat
Nomer Antrian Anda
12 A
Nama : Yenny Puspitosari Antrian ke : 9
Counter : Layanan Terpadu 30/06/2004 21:36:30
Gambar 4.10 Kertas Nomer Antrian
4.3.3 Form Display Panggilan
Form Display Panggilan adalah form untuk menampilkan data nomer
antrian yang telah dipanggil oleh customer service. Form ini dibagi menjadi dua
bagian yaitu data yang menampilkan nomer antrian pembayaran telepon dan data
yang menampilkan nomer antrian layanan terpadu. Data yang ditampilkan itu
adalah nomer antrian, nama dan counter. Data nomer antrian ini akan tampil setelah
customer service menekan tombol Speaker pada form Pembayaran Telepon atau
Gambar 4.11 Form Display Panggilan
4.3.4 Form Login
Form Login adalah form untuk melakukan verifikasi data NIP dan
password customer service sebelum mengaktifkan form Pembayaran Telepon atau
Layanan Terpadu. Di dalam form ini terdapat tombol Tutup (Alt+ T) dan Login (Alt+ L).
Fungsi dari tombol Tutup adalah untuk menutup form Login dan kembali pada
form Aktivasi Sistem Antrian sedangkan fungsi tombol Login adalah untuk
mengaktifkan form Pembayaran Telepon atau Layanan Terpadu. Namun sebelum
diaktifkan, sistem akan melakukan verifikasi data login dengan data yang ada
