LAPORAN KERJA PRAKTEK 004

LAYANAN PROVIDER INDONET DARI SISI

KEAMANAN JARINGAN.

DIVISI ENGINEERING CENTER PT INDOINTERNET

Laporan Kerja Praktek

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menempuh pendidikan pada Program Studi

Sarjana Teknik Telekomunikasi

Oleh :

Joel Andri Prasetya Saragih

1101124341

PROGRAM STUDI TEKNIK TELEKOMUNIKASI

FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO

LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

LAYANAN PROVIDER INDONET DARI SISI

KEAMANAN JARINGAN.

Program Studi Teknik Telekomunikasi Fakultas Teknik

Elektro Universitas Telkom

Oleh :

Joel Andri Prasetya Saragih

1101124341

Menyetujui,

Pembimbing Kerja Praktek

Okie Arimawan

(NIP. )

LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING AKADEMIK

LAPORAN KERJA PRAKTEK

LAYANAN PROVIDER INDONET DARI SISI

KEAMANAN JARINGAN.

Program Studi Teknik Telekomunikasi Fakultas Teknik

Elektro Universitas Telkom

Oleh :

Joel Andri Prasetya Saragih

1101124341

Dosen Pembimbing Kerja Praktek

Uke Kurniawan Usman, Ir. MT.

(NIP. )

Ketua Program Studi Teknik

Telekomunikasi

Dr. Arfianto Fahmi, ST. MT.

(NIP. )

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkah dan nikmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kerja praktek dan penyusunan laporan kerja praktek yang berjudul Layanan Provider Indonet dari sisi Kemananan Jaringan di Program Studi Teknik Telekomunikasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Telkom.

Kerja praktek ini dilaksanakan pada tanggal 1 Juni 2015 – 1Agustus 2015 sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan mata kuliah kerja praktek. Penyusunan laporan kerja praktek dapat terlaksana dengan bantuan dan dukungan beberapa pihak, yaitu:

1. Orang tua yang selalu mendoakan dan memberi semangat serta dukungan penulis dalam melakukan apapun termasuk penyusunan laporan kerja praktek.

2. Bapak Uke Kurniawan Usman, Ir., MT selaku pembimbing akademik yang memberikan bimbingan dan motivasi untuk melaksanakan kerja praktek.

3. Bapak Okie , Bapak Dimas dan Bapak Nanto selaku pembimbing lapangan yang sudah memberikan arahan, bimbingan, dan masukan selama penulis melakukan kerja praktek.

4. Para dosen dan staf administrasi Fakultas Teknik Elektro, Universitas Telkom.

5. Teman-teman yang melaksanakan kerja praktek bersama penulis di Program Studi Teknik Telekomunikasi, Universitas Telkom.

6. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam melaksanakan dan menyusun laporan kerja praktek.

Bandung, 30 Juli 2015

Penulis

Contents

KATA PENGANTAR...3

DAFTAR TABEL...5

DAFTAR GAMBAR...6

BAB I PENDAHULUAN...7

I.1

Latar Belakang Penugasan...7

I.2.

Lingkup Penugasan...8

I.3.

Target Pemecahan Masalah...8

I.4.

Metode Pelaksanaan Tugas/Pemecahan Masalah...9

I.5.

Rencana Dan Penjadwalan Kerja...10

I.6.

Ringkasan Sistematika Laporan...11

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN...12

II.1

Profil Perusahaan/Instansi...12

II.2. Struktur Organisasi...12

II.3. Lokasi/Unit Pelaksanaan Kerja...12

BAB III LANDASAN TEORI...13

III.1

Akreditasi Perguruan Tinggi...13

III.2

ISO...14

III.3

Dokumen dan Dokumentasi...15

BAB IV LAPORAN PELAKSANAAN KERJA...17

IV.1

Rapat Audit...17

IV.2

Mengumpulkan Dokumen...17

IV.3

Menerapkan Dokumentasi Manajemen Mutu...18

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...19

V.1

KESIMPULAN...19

V.2

SARAN...19

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

No table of figures entries found.

BAB I

PENDAHULUAN

I.1

Latar Belakang

I.2.

Lingkup Penugasan

Penugasan pada kerja praktek dilakukan sebagai Tim Dokumentasi Mutu Borang Akreditasi pada Program Studi Teknik Industri, Universitas Telkom.Kegiatan penugasan berupa mengumpulkan seluruh dokumen yang diperlukan untuk kegiatan akreditas berdasarkan borang dan menerapkan Dokumentasi Manajemen Mutu berdasarkan ISO

9001:2008

.

I.3.

Target Pemecahan Masalah

Kegiatan yang akan diselenggarakan pada Program Studi Teknik Industri membutuhkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penilaian pada borang akreditas. Kegiatan mencari (search) yang termasuk dalam non-added value merupakan suatu masalah yang terjadi dalam memenuhi seluruh dokumen dalam borang akreditasi. Dokumentasi Manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001:2008 akan diterapkan dalam hal pendokumentasian seluruh dokumen untuk memecahkan masalah tersebut. Target yang diharapkan adalah pengumpulan dokumen dan sistem pendokumentasian yang baik dan berstandar dan menghilang kegiatan mencari yang merupakan salah satu waste.

I.4.

Metode Pelaksanaan Tugas/Pemecahan Masalah

Metode yang dilakukan untuk memecahkan masalah dan penugasan kerja praktek

adalah sebagai berikut:

1

Audit akreditasi (setiap

standar) mengenai

dokumen-dokumen yang diperlukan.

Pengumpulan dokumen yang

dibutuhkan sesuai hasil audit

akreditasi.

Menerapkan dokumentasi

manajemen mutu pada

dokumen-dokumen borang

akreditasi.

Dokumen-dokumen

berdasarkan borang akreditasi

dengan dokumentasi

Gambar I.1 Metode Pelaksanaan Tugas/Pemecahan Masalah

I.5.

Rencana Dan Penjadwalan Kerja

Secara umum, rencana dan penjadwalan kerja pada Tim Dokumentasi Mutu

Program Studi Teknik Industri, Universitas Telkom adalah:

a. Minggu I : Perkenalan mengenai pekerjaan dan standar pada borang. b. Minggu II : Melakukan audit standar 1 dan 2 serta mengumpulkan

dokumen.

c. Minggu III : Melakukan audit standar 3 dan 4 serta mengumpulkan dokumen.

d. Minggu IV : Melakukan audit standar 5 dan 6 serta mengumpulkan dokumen.

e. Minggu V : Melakukan audit standar 7 dan 8 serta mengumpulkan dokumen.

f. Minggu VI :Menerapkan Dokumentasi Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Tabel I.1 Rencana dan Penjadwalan Kerja

Dokumentasi

NO . KEGIATAN JULI AGUSTUS SEPTEMBE R I I I II I I V I I I II I I V I I I II I IV 1

Melakukan diskusi mengenai tugas dengan pembimbing lapangan dan Perkenalan mengenai

pekerjaan dan standar pada borang. 2 Rapat audit standar 1 dan 2 .

3

Mengumpulkan dokumen standar 1 dan 2.

4

Rapat audit standar 3 dan 4 .

5

Mengumpulkan dokumen standar 3 dan 4.

6

Rapat audit standar 5 dan 6 .

7

Mengumpulkan dokumen standar 5 dan 6.

8

Rapat audit standar 7 dan 8 .

9

Mengumpulkan dokumen standar 7 dan 8.

10

Mencari informasi mengenai dokumentasi

sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

11

Menerapkan dokumentasi manajemen mutu.

12 Akreditasi

I.6.

Ringkasan Sistematika Laporan

Sistematika penulisan pada penelitian ini sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan

Pada bab ini berisi penjelasan mengenai latar belakang, lingkup penugasan, target

pemecahan masalah, metode pelaksanaan tugas, rencana dan penjadwalan kerja,

dan sistematika penulisan.

BAB II Tinjauan Umum Perusahaan

Pada bab ini berisi penjelasan mengenai teori dasar untuk lingkup kerja praktek

yang ditugaskan, profil dan sejarah singkat perusahaan, lokasi perusahaan, dan

struktur organisasi.

BAB III Landasan Teori

Pada bab ini berisi penjelasan mengenai teori yang digunakan untuk memecahkan

masalah dalam kerja praktek.

BAB IV Laporan Pelaksanaan Kerja

Pada bab ini memberikan penjelasan mengenai pekerjaan yang diberikan atau

ditugaskan dari perusahaan.

BAB V Analisis Hasil Pelaksanaan kerja

Pada bab ini menjelaskan mengenai pelaksanaan kerja atau pemecahan masalah

yang ada di perusahaan.

BAB VI Kesimpulan dan Saran

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

II.1 Profil Perusahaan/Instansi

II.2 Struktur Organisasi

Gambar II.1 Susunan Organisasi Fakultas Universitas Telkom

[image:15.595.152.475.81.194.2]

Gambar II.2 Susunan Organisasi Wakil Dekan I Universitas Telkom

Gambar II.3 Susunan Organisasi Wakil Dekan II Universitas Telkom

II.3. Lokasi/Unit Pelaksanaan Kerja

[image:15.595.168.459.262.385.2]

BAB III

LANDASAN TEORI

III.1 Akreditasi Perguruan Tinggi

Akreditas suatu perguruan tinggi merupakan suatu cermin atas kinerja perguruan tinggi yang bersangkutan, dan menggambarkan mutu, efisiensi, serta relevansi dari program studi yang diselenggarakan. Saat ini, terdapat dua jenis akreditasi yang diberikan kepada program studi oleh pemerintah melalui BAN-PT, yaitu:

1. Status terdaftar, Diakui, dan Disamakan untuk Perguruan Tinggi Swasta (PTS).

2. Status Terakreditasi atau Nir-Akreditasi yang diberikan kepada seluruh perguruan tinggi (Perguruan Tinggi Negeri, Swasta, dan Kedinasan)

Awal mulanya sistem penentuan status suatu perguruan tinggi didasarkan pada SE Dirjen Dikti No. 470/D/T/1996.Beberapa PTS masih menggunakan kedua status di atas yang masih berlaku. Hal ini dikarenakan proses pemberian status yang dilakukan melalui dua jalur setelah terbentuknya BAN-PT. Pemerintah menetapkan bahwa pelaksanaan akreditasi terhadap suatu PTS/unit PTS didasarkan pada:

1. Jika suatu PTS belum dievaluasi (akreditasi) oleh BAN-PT, maka akan dilakukan evaluasi yang akan menghasilkan dua status akreditasi yang masih aktif.

2. Jika suatu PTS telah dievaluasi oleh BAN-PT, maka pelaksanaan akreditasi akan dilaksanakan dengan pedoman pada kriteria atau borang akreditasi dari BAN-PT.

BAN-PT dibentuk untuk membantu pemerintah dalam upaya melakukan tugas dan kewajiban melaksanakan pengawasan mutu dan efisiensi pendidikan tinggi.Hal ini merupakan wujud nyata kepedulian pemerintah dalam pembinaan penyelenggarakan perguruan tinggi, melayani kepentingan masyarakat, dan kemajuan ilmu pengetahan serta teknologi yang berguna untuk meningkatkan derajat kehidupan masyarakat, dan memperkaya kebudayaan nasional.

Akreditasi perguruan tinggi yang diterapkan dalam sistem pendidikan di Indonesia bertujuan untuk menilai penyelenggaraan pendidikan tinggi yang diarahkan pada dua tujuan, yaitu menginformasikan kinerja perguruan tinggi kepada publik/masyarakat, dan

mengemukakan langkah pembinaan yang perlu dilakukan oleh perguruan tinggi, dan pemerintah dengan partisipasi masyarakat.

Peringkat pengakuan yang diberikan oleh pemerintah melalui BAN-PT kepada perguruan tinggi didasarkan pada hasil akreditasi yang meliputi akreditasi lembaga, dan akreditasi program studi. Berikut adalah kriteria penilaian untuk akreditasi lembaga:

1. Izin penyelenggaraan pendidikan tinggi;

2. Persyaratan dan kelayakan penyelenggaraan pendidikan tinggi;

3. Relevansi penyelenggaraan program pendidikan dengan pembangunan;

4. Kinerja perguruan tinggi;

5. Efisiensi pengelolaan perguruan tinggi.

Sedangkan, kriteria penilaian untuk akreditasi program studi terdiri dari:

1. Identitas;

2. Izin penyelenggaraan program studi;

3. Kesesuaian penyelenggaraan program studi dengan peraturan perundang-undangan;

4. Relevansi penyelenggaraan program studi;

5. Sarana dan prasarana;

6. Efisiensi penyelenggaraan program studi;

7. Produktivitas program studi.

8. Mutu lulusan.

III.2 ISO

9001:2000. Prosedur yang harus terdokumentasi dirubah dari 20 klausa wajib dari versi sebelumnya menjadi 6 klausa, yaitu:

a. Procedure control of document

b. Procedure control of record

c. Procedure control of non-conforming product

d. Internal Audit

e. Corrective Action

f. Preventive Action

ISO 9001:2008 terlahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Perbedaan antara tahun 2000 dan 2008 adalah efektivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi yang bersangkutan. Pada tahun 2008, corrective dan preventive action harus secara efektif memberikan dampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam suatu organisasi agar dapat bersaing dengan standar internasional yang telah ditetapkan.

ISO memiliki delapan prinsip manajemen kualitas dalam Standar ISO.Prinsip-prinsip tersebut merupakan kumpulan pengalaman dan pengetahuan dari para pakar dalam ISO Technical Committee ISO/TC 176. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Customer Focus;

2. Leadership;

3. Involvement of People;

4. Process Approach;

5. System Approach to Management;

6. Continual Improvement;

7. Factual Approach to decision making;

8. Mutually Beneficial Supplier Relationship.

Prinsip-prinsip tersebut dapat digunakan oleh manajemen organisasi sebagai acuan untuk membangun, dan meningkatkan performa yang berkelanjutan (continuous). ISO 9001:2008 fokus pada efektivitas proses continual improvement, dengan proses yang berdasarkan:

a. Perencanaan yang matang;

b. Implementasi yang terukur dengan jelas;

c. Evaluasi dan analisis data yang akurat;

d. Tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya secara efektif dapat memecahkan masalah organisasi.

III.3 Dokumen dan Dokumentasi

Definisi dokumen dalam ISO 9000:2005 klausal 3.7.2 dijelaskan dengan menggunakan contoh yang berupa kertas, elektronik atau optik disk komputer, dan foto.

Dokumentasi merupakan sebuah alat/tanda bukti aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi. Tujuan utama dari dokumentasi organisasi adalah sebagai:

a. Komunikasi informasi

Dokumentasi sebagai alat untuk transmisi informasi dan komunikasi. Jenis dan luasnya komunikasi dipengaruhi oleh sifat proses organisasi, tingkat formalitas sistem komunikasi, tingkat keterampilan komunikasi dalam organisasi, dan budaya organisasi.

b. Bukti kesesuaian

Dokumentasi bertujuan untuk menyediakan bukti bahwa rencana yang telah dibuat telah dilaksanakan.

c. Berbagai pengetahuan

Dokumentasi dalam implementasi ISO 9001 selalu menjadi hal yang penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti penerapan, serta bagian dari persyaratan ISO 9001. Dokumentasi seharusnya memberikan suatu nilai tambah bagi kemajuan organisasi. Dokumentasi memberikan kesempatan kepada suatu organisasi untuk melakukan evaluasi maupun melakukan rencana-rencana bagi proses kegiatan di masa yang akan datang. Konsep plan-do-check-action memberikan syarat mengenai adanya dokumentasi yang baik dalam setiap aktivitas yang dilakukan oleh organisasi.

Standar ISO 9001 dalam sub klausal 4.2.1 disebutkan bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:

a. Kebijakan dan sasaran mutu;

b. Manual/pedoman mutu;

c. Prosedur yang sesuai standar;

d. Rekaman/catatan mutu yang sesuai standar;

e. Dokumen yang diperlukan organisasi untuk memastikan efektifitas perencanaan, operasi, dan kendali proses.

Hirarki dokumentasi ISO 9001 digambarkan seperti gambar di bawah.

Gambar III.1 Hirarki Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

BAB IV LAPORAN PELAKSANAAN KERJA

Berikut adalah tabel

Pelaksanaan Kerja selama masa KP di Program Studi Teknik

Industri, Universitas Telkom . Secara detil disebutkan satu per-satu kegiatan apa

saja yang dilakukan perhari.

Tabel IV.1 Tabel Laporan Pelaksanaan Kerja

No Tanggal Pelaksanaan Kerja

1 01-Jul-14 Melakukan diskusi mengenai tugas dengan pembimbing lapangan. 2 02-Jul-14 Rapat audit standar 1 dan 2 .

3 03-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 1 dan 2. 4 04-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 1 dan 2. 5 07-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 1 dan 2.

6 08-Jul-14 Rapat audit standar 3 .

7 09-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 3, serta melanjutkan standar 1 dan 2. 8 10-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 3, serta melanjutkan standar 1 dan 2. 9 11-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 3, serta melanjutkan standar 1 dan 2. 10 14-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 3, serta melanjutkan standar 1 dan 2.

11 15-Jul-14 Rapat audit standar 4

12 16-Jul-14 Membuat daftar dokumen standar 4

13 17-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 4, serta melanjutkan standar 1,2, dan 3. 14 18-Jul-14 Mengumpulkan dokumen standar 4, serta melanjutkan standar 1,2, dan 3. 15 04-Agust-14 Mencari informasi mengenai dokumentasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. 16 05-Agust-14 Menerapkan dokumentasi manajemen mutu.

17 06-Agust-14 Mengumpulkan dokumen standar 1,2,3, dan 4 18 25-Agust-14 Menerapkan dokumentasi manajemen mutu. 19 26-Agust-14 Menerapkan dokumentasi manajemen mutu. 20 27-Agust-14 Menerapkan dokumentasi manajemen mutu.

Setelah terlaksananya KP ini, ditemukan bahwa ada beberapa kegiatan yang tidak sejalan dengan rencana yang telah ditetapkan di awal pelaksanaan KP. Rapat audit semasa KP, hanya dilakukan hingga standar 4.

IV.1 Rapat Audit

belum. Jika belum, akan dibahas dimana sumber untuk mendapatkan dokumen tersebut. Dalam satu hari, biasanya akan ada 2 standar yang diaudit.

 Rapat audit standar 1 dan 2

Rapat audit yang dilakukan pertama kali adalah untuk standar1 dan 2 yang dilakukan pada tanggal 02-Juli-14dengan dosen penanggung jawab standar 1 adalah Bpk, xxx.Dan dosen penanggung jawab standar2 adalah Ibu Pratya Poeri.

Dalam pengumpulannya, standar1 termasuk yang paling sedikit dokumen yang dibutuhkan.Standar1 berkenaan dengan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran serta Strategi Pencapaian. Di dalamnya, kitamelihat apkah visi dan misi Prodi TI sudah ada pada instrument-instrumen Telkom University, seperti (web, kalender dan buku panduan akademik), hal lain yang berkenaan dengan visi misi adalah keterlibatan instansi luar dalam hal ini industry, untuk menyusun visi dan misi Prodi TI.

Kontras dengan standar 1, standar 2 merupakan standar dengan dokumen yang palling banyak diminta. Hal ini karena standar 2 berkenaan tentang Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan dan Penjaminan Mutu, yang sangat luas cakupannya.Hal ini dapat dilihat dari daftar dokumen yang harus dipenuhi berdasarkan rapat audit standar2.

 Rapat audit standar 3

Rapat audit dijadwalkan setiap hari Kamis, namun dalam pelaksanaannya tidak demikian karena ada beberapa faktor yang menghalangi seperti dosen tidak hadir, atau ruang rapat sedang digunakan untuk rapat yang lain.

Rapat audit standar3 dilaksanakan pada 08-Juli-14. Dengan dosen penanggung jawab adalah Ibu Ameliawati Kurniawan.Rapat berjalan tanpa kendala karena beberapa dokumen yang dibutuhkan sudah sebelumnya dipersiapkan.Standar3 berkenaan dengan Mahasiswa dan Lulusan.Data-data yang dibutuhkan rata-rata sudah ada di dalam buku ‘Teknik Industri dalam Statistik’.Buku yang berisi data-data statistik Prodi Teknik Industri, seperti jumlah mahasiswa pertahun, data lulusan, dll.

 Rapat audit standar 4

Rapat audit standar 4 dilaksanakan pada 15-Juli-14. Dengan dosen pembimbing Ibu xxx.Standar 4 berisi tentangSumber Daya Manusia.Didalamnya dibicarakan hal-hal menganai rekruitasi dosen, dan kualitas staff yang berada di bawah naungan Prodi TI.Mulai dari staff administrasi, laboran, dan Cleaning Service.

IV.2 Mengumpulkan Dokumen

Setelah mendapatkan hasil dari rapat audit yang berupa list dokumen yang harus dipenuhi, kemudianlisttersebut disortir berdasarkan nomor butirannya dilengkapi dengan sumber dokumenitu sendiri.

Tidak sebatas mengumpulkan, tetapi kami juga diminta untukmenyempurnakan dokumen yang telah ada.Karena beberapa dokumen dari masa lalu, hanya tersedia seadanya saja.Mungkin terselip atau rusak beberapa halamannya. Maka dari itu pelaksana tugas magang juga memperbaiki dokumen tersebut dengan cara membuat cover untuk dokumen yang belum ada covernya, print untuk dokumen yang hanya berupa soft copy, dan jilid agar dokumen tidak berceceran.

 Daftar dokumen standar1

 Daftar dokumen standar2

Berikut adalah daftar dokumen standar 2 berdasarkan rapat audir standar 2.

Buti

r

Dokumen

Sumber

Statu

s

2.1

Statuta yang belum dijilid

Sudah ada

Perubahan statuta dari versi lama

Sudah ada

bukti proses pemilihan dekan Pak wiyono

Pak Teguh

Prose

s

bukti proses pemilihan dekan Bu Dida

Pak Rohmat

Prose

s

Latri

Pak Rino

Prose

s

Surat peringatan dosen perihal pemasukan nilai

akhir

Pak Rino

Prose

s

SK pengajaran

Sudah ada

FDP

Pak Rohmat

Prose

s

Kuesioner kesempatan pengembangan diri

Pak Rohmat

Blog, milis

Web

2.2

Dokumen kerjasama dengan asosiasi di luar

(ALI, IMA, Pemkab)

Standar 4

SOP, Jobdesc

Sudah ada

2.3

Bukti pelaksanaan SOP

Di belakang SOP

Action Plan

Pak Rino

Prose

s

Buku panduan TA

Admin

Aplikasi kesesuaian pengajar

Pak Nasir

Prose

s

Laporan bukti kehadiran

Admin

Prose

s

Buku kemajuan TA

Admin

Evaluasi mengidentifikasi kekurangan dari proses

pengarahan

Pak Rino

Prose

s

FDP

Pak Rohmat

Prose

s

Evaluasi pelaksanaan pengembangan staff

Pak Rohmat

Prose

s

RKM, RKA

Pak Rohmat

Prose

s

2.4

Dokumen external

Sudah ada

SK TA berkelompok

Tejo

Capaian sasaran mutu, ISO 9000

Sudah ada

2.5

Kuesioner umpan balik

-MOU PT DI

-Surat Tugas

Sudah ada

Hasil penilaian kinerja dosen

Pak Haris

Prose

s

Berkas pelatihan b. inggris, foto-foto kelas

Pak Rino

Prose

s

SK, KK Surat tugas keprofesian

Pak Rino

Prose

s

Foto-foto aktivitas SCL

Bu Tya, Bu nia

Prose

s

Bukti pelatihan communicaton skill, personal

goal setting, critical thinking

Bu Lita

Foto-foto kelas Internasional

Tejo

2.6

SMB web

Web

workshop jajaran manajemen (Rapim, Nota

Admin

Rapi

Dinas)

m

Research Topic Exchange

Pak Deden

Suda

h

Roadmap KK I

Bu Dida

Roadmap KKII

Bu Yati

Roadmap KK III

Bu Lusi

Proposal-proposal dana hibah, PPM

Igracias

 Daftar dokumen standar3

Berikut adalah daftar dokumen standar 2 berdasarkan rapat audir standar 3.

Buti

r Dokumen Sumber Status

3.1

Mahasiswa reguler(1) dan lulusannya dalam lima tahun

terakhir Pak Rino

Suda

h

Mahasiswa non-reguler(2) dalam lima tahun terakhir Pak Rino

Suda

h

Prestasi/reputasi mahasiswa dalam tiga tahun terakhir di

bidang akademik dan non-akademik Pak Rino

Suda

h

Jumlah mahasiswa reguler tujuh tahun terakhir Pak Rino

Suda

h

3.2

Bimbingan dan konseling Bu Lita

Suda

h

Ekstrakurikuler Bu Lita

Suda

h

Softskill Bu Lita

Suda

h

Beasiswa Bu Lita

Suda

h

Kesehatan Bu Lita

Suda

h

Lainnya Bu Lita

Suda

h

3.3

Tracer study (Integritas (etika dan moral), Keahlian berdasarkan bidang ilmu (profesionalisme), Bahasa Inggris,

Penggunaan Teknologi Informasi, Komunikasi, Kerjasama tim, Pengembangan diri

Borang

Suda

h

Rata-rata waktu tunggu lulusan untuk memperoleh pekerjaan

yang pertama Borang

Suda

h

Persentase lulusan yang bekerja pada bidang yang sesuai

dengan keahliannya Borang

Suda

h

3.4

Aktivitas dan hasil kegiatan dari himpunan alumni untuk

kemajuan program studi dalam kegiatan akademik Alumni Proses Aktivitas dan hasil kegiatan dari himpunan alumni untuk

 Daftar dokumen standar4

Berikut adalah daftar dokumen standar 2 berdasarkan rapat audir standar 4.

Buti

r Dokumen Sumber Status

4.1

Surat Keterangan Sudah ada

Bukti Pelaksanaan proses rekruitment :

Sudah ada, Sistem Seleksi dan Pengembangan TPA Psycology Kesehatan Wawancara Praktek Mengajar Pengumuman 4.2

SOP Monev (adanya yang lama), bukti SAP, bukti hasil monitoring, SK Pengajaran, BAP, NKI

Minta SOP yang baru Bu Sanka

Evaluasi kesesuain(Aplikasi) Pak Nashir

BKD (2009-2012) Sudah ada

Diwordkan, dibuat grafik, ttd pak Wiyono Sudah ada _lengkapBelum

4.3

Ada tabel dosen dan pendidikannya, dihitung disen dan pendidikannya, dihitung dan kumpulkan data dosen

barunya. (56 dosen)

Borang

Data sama dengan point 4.3.1a yang S2 dan S3 yang

sejalan dengan TI Sudah ada

Data sama (rektor) Sudah ada

Sertifikasi Dosen Sudah ada

Rasio mahasiswa dosen Borang

Beban dosen per semester (ganjil 2009-genap 2012) Igracias Kesesuaian keahlian dosen dengan MK yang diajarkan

(ada di borang/SK pengajaran) hitung yang tidak sesuai dengan mata kuliah, max 5 MK

Sudah ada

Tingkat kehadiran dosen dalam mengajar (Igracias/BAP) Sudah ada

4.4

Presentasi Dosen tidak tetap terhadap dosen tetap (SK

Pengajaran) Sudah ada

Kesesuaian dosen tidak tetap dengan MK yang diampu

(Bandingkan Ijajah terakhir dengan MK yang diampu) Sudah ada

Dosen tetap Sudah ada

4.5 Kuliah umum, seminar (CV, daftar hadir,materi) Sudah ada SK, Surat tugas studi lanjut Sudah ada Bukti surat tugas seminar, sertifikat minta ke dosen,

kegiatan seminar yang pernah diikuti

Sudah ada

Prestasi dalam mendapatkan penghargaan hibah (3 tahun

terakhir) Borang

Lihat borang SK surat tugas ada Sudah ada Reputasi keleluasaan jejaring dosen

Keanggotaan keprofesian :

ALI (Budi Santosa) Sudah ada

Maystel Bu Yati/Bu Farda)

IMA Bu Yati

HIMPSI Bu Fida/Bu Lita

IRCA Bu Sri Widaningrum

Persatuan Insyur indonesia Pak Yusuf HEPI (Himpunan Evaluasi Pendidikan Indonesia) Pak Adrian

4.6

Pustakaan di borang ada (ijazahnya sudah ada) Sudah ada

Kualitas laboran, teknisi, operator, programmer Sudah ada

IV.3 Menerapkan Dokumentasi Manajemen Mutu

Dokumentasi berkenaan dengan proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang ilmu pengetahuan.

Penerapan dokumentasi manajemen mutu menyangkut pengaplikasian syarat syarat bagaimana sebuah sistem dapat dikategorikan sebagai sistem yang memiliki dokumentasi manajemen mutu yang baik. Sebuah sistem dokumentasi manajemen mutu dapat dikategorikan sebagai sistem yang baik apabila memilki tiga syarat penting, yakni :

a. SOP (Standard Operating Procedure)

b. Petunjuk pelaksanaan / Instruksi pelaksanaan c. Formulir

SOP merupakan gambaran, uraian langkah – langkah kegiatan secara berurutan untuk menghasilkan sesuatu. Biasanya dengan menggunakan SOP dapat menggambarkan aktivitas – aktivitas kegiatan yang harus dilakukan ketika melakukan sebuah proses.

Demikian halnya dengan apa yang terjadi sistem dokumentasi Program Studi Teknik Industri. Tatanan prosedur yang menggambarkan langkah langkah kegiatan untuk segala aktivitas yang berlangsung sudah terbakukan dalam sebuah SOP. SOP yang digunakan dapat membantu memberi gambaran untuk setiap bisnis proses yang ada. Keadaan yang ada sekarang menunjukkan bahwa SOP yang digunakan adalah SOP yang lama.

baru belum dapat ditemukan di kelengkapan manajemen mutu untuk digunakan sebagai pedoman untuk setiap bisnis proses.

Kelengkapan yang kedua yang menjadi faktor pendukung lancarnya segala aktivitas dalam bisnis proses adalah petunjuk pelaksanaan. Penerapan adanya suatu petunjuk pelaksanaan

Formulir juga merupakan faktor penting yang menjadi salah satu syarat dalam terbentuknya sistem dokumentasi manajemen mutu yang baik. Keberadaan formulir dalam sistem dokumentasi Program Studi Teknik Industri sudah diterapkan dengan baik. Penggunaan formulir dapat ditemui dalam rangkaian aktivitas yang beralngsung di Prodi ini. Formulir digunakan sebagai bukti aktivitas yang terjadi Program Studi Teknik Industri. Aktivitas tersebut, dapat berupa Surat Keterangan, Surat Tugas Studi Lanjut, danberita acara perkuliahan yang menunjukkan bahwa setiap kegiatan dapat berlangsung dengan baik.

Setelah dokumen terkumpul, maka dimulailahpendokumentasian. Beberapa dokumen yang belum terkumpul menyulitkan dalam hal pendokumentasian karena ada beberapa dokumen yang berkaitan stau sama lain, misalnya dokumen FDP yang ada di standar 2 dan standar4.

Masing-masing dokumen diberi tanda pengenal atau label, agar mudah dikenali dan tidak mepersulit ketika hendak dicari. Dokumen yang berada di dalam file holder diberi daftar dokumen-dokumen apa saja yang berada di dalamnya, sehinggakita hanya perlu membuka daftar isinya saja untuk mengetahui apakah dokumen yang dicari berada dalam holder tersebut.

Sedangkan untuk dokumen yang hanya terdiri dari beberapa lembar saja, maka dibuatkan cover untuk dokumen tersebut agar lebih rapih, dan diclip sesuai dengan nomor butiran standarnya.

Secara umum, sebuah dokumen harusnya berisi :

 Cover

 Halaman pengesahan

 Halaman perubahan

 Daftar distribusi

 Daftar isi

 Daftar lampiran

 Isi

 Lampiran

 Data pendukung

Sumber :http://lsih.ub.ac.id/wrp-con/uploads/2011/12/doksistu_smm.pdf

Untuk dokumen yang terdiri dari beberapa dokumen, maka dibuatlah cover dan daftar isinya.Sedangkan selebihnya tidak dibuat karenaketerbatasan pengetahuan mahasiswa terkait dengan dokumen tersebut.

Dokumen yang sudah diberi label, kemudian dikumpulkan bersama dengan dokumen lainnya yang berasal dari butir standar yang sama. Lemari dokumen sudah sebelumnya diberi tanda pengenal untuk pembagian tata letak dokumen-dokumen tersebut.Dokumen-dokumen tersebut kemudian dimasukkan ke dalam lemari sesuai dengan nomer butir standarnya.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

V.1

KESIMPULAN

V.2

SARAN