TUGAS AKHIR
ANALISIS PELAKSANAAN TUGAS RUTIN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU ADMINISTRASI PADA BIDANG
LELANG DI KANTOR WILAYAH DJKN (DIREKTORAT JENDRAL KEKAYAAN NEGARA)
CABANG MEDAN OLEH:
LIDYA NINGSIH OKTAVIA
122103103
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
i
karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Shalawat beriring salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW yang telah
membawa umatnya dari alam kegelapan menuju alam yang penuh ilmu
pengetahuan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.
Penulis berharap penulisan Tugas Akhir ini tidak hanya sebatas penulisan
saja, tetapi mampu memberikan pengaruh positif bagi para pembacanya dan dapat
dijadikan sebagai suatu ilmu yang bisa dimanfaatkan bagi siapa saja.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, banyak bantuan yang diperoleh serta
dorongan dan dukungan dari semua pihak, untuk itu penulis menyampaikan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
3. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE.MSiselaku Sekretaris Program Studi
DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
ii
4. Bapak Fadli, SE,MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu
memberikan arahan dan membimbing penulis dalam penyusunan Tugas
Akhir ini.
5. Teristimewa kepada Orang Tua penulis yang penulis cintai Ayahanda
Muhammad Idris dan Ibunda Maharani Jempol Hasibuan serta Adik
penulis Muhammad Ardiansyah dan Riski Amalia yang selalu memberikan
doa serta dukungan baik moril maupun materil kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan laporan magang ini.
6. Terima kasih juga kepada Muhamad Ja’far Al-Farid yang telah
mendukung dan memberikan semangat kepada penulis dari awal masa
perkuliahan hingga penulis mampu menyelesaikan masa kuliah ini.
7. Seluruh sahabat Christin Nova Gultom, Febby Dwi Giofani, Anggi Sri
Hardiantisemasa kuliah dan sahabat seperjuangan semasa magang Dinda
Purnama Suci Rahmadani.
Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bisa berdoa semoga
kiranya bantuan, bimbingan, semangat dan dukungan yang telah diberikan kepada
penulis agar dapat dibalas dengan pahala yang berlipat ganda oleh Allah Swt.
Penulis menyadari masih banyaknya kekurangan didalam Tugas Akhir ini, maka
dengan segala kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran dari pembaca
untuk lebih baiknya isi dari Tugas Akhir ini dan semoga Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca.
Medan, Oktober 2015
Penulis
iii
BAB II PROFIL KANWIL DJKN SUMATERA UTARA …………... 7
2.1 Sejarah Singkat ………... 7
2.4Budaya Organisasi………... 18
BAB III PEMBAHASAN………. 22
3.1. Peranan Sekretaris dalam Membantu Administrasi……….... 22
3.1.1. Pengertian Sekretaris ……….. 25
3.1.2. Manfaat Kompetensi Bagi Sekretaris ……….…….... 27
3.1.3 Komponen Utama Sekretaris ………..25
3.1.4 Ciri-Ciri Sekreatris yang Kopetensi ……….... 33
3.1.5. Pengertian Administrasi ………... 36
3.1.6 Peranan Administrasi Bagi Lembaga Pemerintahan 39
3.2. Kinerja Administrasi Pegawai ………... 37
3.2.1. Pengertian Administrasi Pegawai………... 38
3.2.2. Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai ……... 41
3.2.3. Karakteristik Kinerja Karyawan.………... 43
3.2.4. Indikator Kinerja Karyawan……….... 44
3.2.5 Tujuan Penilaian Kinerja………... 45
3.2.6. Manfaat Penilaian Kinerja……….. 46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ………... 47
4.1. Kesimpulan ………... 47
4.2. Saran ……….... 48
iv
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
v
No Judul Halaman
Tabel 2.1 Struktur Organisasi
1 BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, maka lembaga
pemerintahdituntut untuk memberdayakan dan mengoptimalkan seluruh sumber
daya yang dimiliki, termasuksumber daya manusia. Mengelola sumber daya
manusiadengan berbagai ragam sifat, sikap dan kompetensi pegawaiagar mereka
dapat bekerja menuju satu tujuan yang direncanakan perusahaan. Sumber daya
organisasi tidak akan memberikan kontribusi yang optimal terhadap pencapaian
tujuan lembaga pemerintah seandainya sumber daya organisasi tersebut tidak
dikoordinasikan oleh suatu kegiatan manajemen yang memungkinkanlembaga
pemerintahmencapai tujuan yang diinginkan secara efektif dan efisien.
Administrasi sangat berpengaruh terhadap
kinerjaperusahaan.Administrasi merupakan salah satu dari kegiatan untuk
membantu pimpinan mengelola perusahaan,organisasi,yayasan.Administrasi
mencatat segala kegiatan,saran, dan prasarana perusahaan,organisasi,yayasan
dalam rangka mencapai tujuannya.Sekretarissebagai pelaku organisasi
mempunyai perbedaan dalam sikap dan pengalaman. Perbedaan tersebut
menyebabkanindividu yang melakukan kegiatan dalam lembaga
pemerintahmempunyai kompetensiatau kinerja yang masing-masing berbeda juga.
Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian atau pemikiran atas pekerjaan
tertentu.Untuk menangani ,mengurus,mengelola bidang yang diserahkan,seorang
Kompetensisekretarismerupakan keseluruhan pengetahuan, keterampilan,
perilaku, dan sikap yang ditampilkan oleh orang-orang yang sukses dalam
mengerjakan suatu tugas dengan prestasi kerja yang
optimal(Sanusi,2002).Kompetensi mempunyai peran utama dalam setiap kegiatan
organisasi.Kompetensi Sekretaris di segala bidangdalam membantu administrasi
merupakan salah satu upaya yang wajib dilakukan bagi terciptanya kompetensi
yang berkualitas, memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan
menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi.Peningkatan kompetensi Sekretaris
untuk dapat memenuhi tantangan peningkatan perkembangan yang semakin pesat,
efisien dan produktif, perlu dilakukan secara terus-menerus, kompetensi tinggi
sangat menunjang organisasi untuk maju dan berkembang pesat, Sedarmayanti
(2004 : 223).
Hal ini menunjukkan bahwa kompetensi sekretarismerupakan kunci pokok
yang harus diperhatikan dengan segala kebutuhannya. Sebagai kunci pokok,
kompetensi sekretarisakan menentukan keberhasilan pelaksanaan kegiatan
organisasi.Keikutsertaan kompetensi sekretarisdalamperusahaandiatur dengan
adanyapemberian wewenang dan tanggung jawab. Wewenang merupakan dasar
untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu
perusahaan sedangkan tanggung jawab keharusan untuk melakukan semua
kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang
yang diterimanya atau dimilikinnya. Merumuskan wewenang dan tanggung
jawabyang harus dicapai sekretaris dengan standar yang telah ditetapkan dan
disepakati oleh sekretarisdan atasandalam suatu struktur organisasi. Struktur
3
bersama atasan masing-masing dapat menetapkan sasaran kerja dan standar
kinerja yang harus dicapaisesuai dengan tujuan organisasi. Seorang
sekreatrisharus diberitahu tentang hasil pekerjaannya, dalam arti baik, sedang atau
kurang. Sekretaris akan terdorong untuk berperilaku baik atau memperbaiki serta
mengikis kinerja dibawah standart. Peningkatan kinerja Pegawai secara
perorangan akan mendorong kinerja secara keseluruhan, yang direkflesikan dalam
kenaikanproduktifitas.
Berdasarkan uraian di atas menunjukkan kinerja merupakan suatu hal yang
tidak dapat dipisahkan dengan organisasi. Dukungan dari tiap manajemen yang
berupa kompeten sekretaris dan teknologi informasi, dengan dukungan sumber
daya seperti, memberikan peralatan yang memadai sebagai sarana untuk
memudahkan pencapaian tujuan yang ingin dicapai akan lebih mudah.
2. Rumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas maka
terdapat permasalahan yang menjadi objek dalam penelitian ini yaitu ”Seberapa
Besar Peranan Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara ? ”.
3. Tujuan dan Manfaat Penelitian A. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Besarnya Peranan
Sekretaris dalam membantu Administrasi di Kantor wilayah (DJKN) Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara.
a. BagiPerusahan
Memberikan tambahan informasi tentang kinerja dan cara-cara untuk
meningkatkan kinerjasekreatris dalammembantu administrasi perkantoran agar
tercapainya tujuan yang efektif dan efesien.
b. BagiPenulis
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk menerapkan
teori-teori yang penulis dapatkan baik dari semasa kuliah maupun dari luar dan
memperdalam ilmu pengetahuan serta menambah wawasan dibidang Administrasi
khususnya menyangkut tentang praktek analisis tugas-tugas rutin sekretaris dalam
membantu administrasi perkantoran .
c. Bagi Pihak Lain
Sebagai pedoman atau bahan referensi dalam melakukan penelitian di
masa yang akan datang, khususnya penelitian yang berkaitan dengan kompetensi
pegawai dan kinerja seorang pegawai.
5
Penelitian ini dlakukan di Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan
Negara Jl.Diponegoro No.30A Medan Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya
jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada table 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
I II III IV V VI VII
1 Persiapan
2 Pengumpulan
Data
3 Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2015)
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I : Pendahuluan
Pada Bab I ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan,
tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana yang terdiri dari
jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
Pada Bab II ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan personalia, deskripsi pekerjaan (Job Description),
kinerja usaha terkini ,visi dan misi Kantor Wilayah Direktorat
Jendral Kekayaan Negara Medan.
BAB III : Pembahasan
Pada Bab III ini dilakukan penelitian pada Kantor Wilayah
Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan berkaitan dengan
tugas rutin sekretaris dalam membantu administrasi pada Kantor
Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan.
BAB IV : Kesimpulan Dan Saran
Pada Bab IV ini diberikan kesimpulan berdasarkan uraian
terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari
pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana
diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi
Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Medan
7 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
2.1. Sejarah Singkat Direktorat Jendral Kekayaan Negara
2.1.1 Sejarah Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara
Pada tahun 1971 struktur organisasi dan sumber daya manusia Panitia
Urusan Piutang Negara (PUPN) tidak mampu menangani penyerahan piutang
negara yang berasal dari kredit investasi. Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor
11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas
mengurus penyelesaian piutang negara sebagaimana Undang-Undang Nomor 49
Prp Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara, sedangkan PUPN yang
merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hukum dalam
pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keppres tersebut, maka Menteri
Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang
susunan organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang
Negara dilaksanakan oleh SatuanTugas (Satgas) BUPN.
Untuk mempercepat proses pelunasan piutang negara macet, diterbitkanlah
Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang
dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur
organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan
Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN). Sebagai tindak lanjut, Menteri
Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang Negara
tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN).
Selanjutnya, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 177 Tahun 2000 yang
ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 2/KMK.01/2001
tanggal 3 Januari 2001, BUPLN ditingkatkan menjadi Direktorat Jenderal Piutang
dan Lelang Negara (DJPLN) yang fungsi operasionalnya dilaksanakan oleh
Kantor Pengurusan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).
Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen Keuangan pada tahun
2006 menjadikan fungsi pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang
digabungkan dengan fungsi pengelolaan kekayaan negara pada Direktorat
Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara (PBM/KN) Direktorat Jenderal
Perbendaharaan (DJPb), sehingga berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 66
Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun
2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Republik
Indonesia, DJPLN berubah menjadi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
(DJKN), dan KP2LN berganti nama menjadi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara
dan Lelang (KPKNL) dengan tambahan fungsi pelayanan di bidang kekayaan
negara dan penilaian.
Penertiban Barang Milik Negara (BMN) yang terdiri dari kegiatan
inventarisasi, penilaian dan pemetaan permasalahan BMN mengawali tugas DJKN
dalam pengelolaan kekayaan negara, dilanjutkan dengan koreksi nilai neraca pada
Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP) dan Laporan Keuangan
Kementerian/Lembaga (LKKL). Dari kegiatan ini, LKPP yang sebelumnya
9
pengecualian. Pada periode pelaporan 2012, sebanyak 50 dari 93
kementerian/lembaga meraih opini wajar tanpa pengecualian.
Mengingat fungsi pengelolaan aset negara yang merupakan pos terbesar
neraca pada LKPP, dan sebagai kontributor perkembangan perekonomian
nasional, saat ini DJKN tengah melaksanakan transformasi kelembagaan sebagai
bagian dari Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan. Transformasi
kelembagaan di DJKN ini dimaksudkan untuk meningkatkan dan mempertajam
fungsi DJKN (DirektoratJendral Kekayaan Negara) yang terkait dengan
manajemen aset dan special mission pengelolaan kekayaan negara.
2.
Visi dan Misi DJKN (Direktorat Jendral Kekayaan Negara)
VISI Direktorat Jendral Kekayaan Negara
Menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk
sebesar-besar kemakmuran rakyat
MISI Direktorat Jendral Kekayaan Negara
1. Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan
efektivitas pengelolaan kekayaan negara.
2. Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.
3. Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi
pemerintah
4. Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan
5. Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien,
transparan, dan akuntabel.
6. Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan
kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi
kepentingan masyarakat.
Tugas dan Fungsi DJKN (Direktorat Jendral Kekayaan Negara)
Tugas
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mempunyai tugas merumuskan serta
melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan negara,
piutang negara, dan lelang.
Fungsi
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara menyelenggarakan fungsi:
a. perumusan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara,dan lelang;
b. pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;
c. penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang kekayaan negara
d. pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara, piutang
negara,danlelang.
e. pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) adalah salah satu eselon
satu di Kementerian Keuangan yang mempunyai visi menjadi pengelola kekayaan
negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besarnya kemakmuran
11
Tugas: Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang sesuai dengan kebijakan yang
ditetapkan oleh Menteri Keuangan, dan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Fungsi:
1. Penyiapan perumusan kebijakan Departemen Keuangan di bidang
kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan negara, piutang negara, dan
lelang;
3. Penyusunan standardisasi, norma, pedoman, kriteria, dan prosedur di
bidang kekayaan negara, piutang negara, dan lelang;
4. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan negara,
piutang negara, da
5. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal.
Image DJKN adalah suatu Direktorat Jenderal yang mempunyai tugas
merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang
kekayaan negara, piutang negara da
ditetapkan oleh Menteri Keuangan, dan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Panitia Urusan Piutang Negara (PUPN)
PUPN adalah panitia interdepartemental yang mengurus piutang negara yang
Anggota PUPN berasal dari Kantor Departemen Keuangan, Kepolisian,
Kejaksaan, Bank Indonesia, dan Pemerintah Daerah. PUPN Pusat berkedudukan
di Jakarta sedangkan PUPN Cabang mempunyai kedudukan di setiap Kantor
Operasional.
Hubungan PUPN Dengan DJKN
PUPN Mempunyai wewenang mengurus piutang negara berdasarkan
Undang-Undang Nomor 49 Prp. Tahun 1960.Pelaksanaan produk hukum (putusan)
wewenang PUPN dilakukan oleh DJKN yang mempunyai kantor operasional
yang dikoordinasi Kantor Wilayah.
2.2. Struktur Organisasi
Struktur OrganisasiKantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Provinsi Sumatera Utara.
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewnang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang tekah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu
wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut.
Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan .yang telah
ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi
dalam perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
13
tercapai. Suatu perusahaan terdiri dari beberapa unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Kantor Wilayah Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:
Sumber: Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (2015)
1. Pimpinan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
Direktur Jenderal Kekayaan Negara : Sonny Loho
Sekretaris Jenderal Kekayaan Negara : Dodi Iskandar
Direktur BMN : Chalimah Puthastuti
Direktur KND : Dedi Syarif Usman
Direktur PNKNL : Soepomo
Direktur PKNSI : Encep Sudarman
Direktur Penilaian : Meirual Nur
Direktur Lelang : Purnma T.Sianturi
Direktur Hukum danHumas : Tavianto Nogroho
Direktur Kekayaan Negara : Moechtar
2. Bidang Lelang
Kepala Bidang Lelang : Nyoman Hermawan
Staff Bidang LelangWilayah Medan :Pujosuma
Staff Bidang LelangWilayah P.Sidempuan :Pujosuma
Staff Bidang LelangWilayah Siantar : Hammam Tawaqal
Staff Bidang LelangWilayah Sibolga : Roster Hutagalung
Staff Administrasi : Helena
3. Bidang Penilaian
Kepala Bidang Penilaian : Hamidah Armaini
Staff Bidang PenilaianWilayah Medan : Aji Darmawan
Staff Bidang PenilaianWilayah MedanP.sidempuan : Gindo Panjaitan Staff Bidang Penilaian Wilayah Siantar : Juliawan
Staff Bidang LelangWilayah Sibolga : Halimah
4. Bidang Piutang Negara
Kepala Bidang Piutang Negara : Iswandi
Staff Bidang Piutang Wilayah Medan : Poltak.Manurung
Staff Bidang Piutang Wilayah P.Sidempuan : Siswandi
Staff Bidang Piutang Wilayah Siantar : Hermawan
Staff Bidang Piutang Wilayah Sibolga : Sandian Tobing
Staff Administrasi Piutang : Baharuddin
5. Bidang Pengelola Kekayaan Negara
15
Staff Bidang P.Kekayaan Negara Wil. Siantar : Miftasanti Staff Bidang P.Kekayaan Negara Wil. Sibolga : Andi Tobing
Staff Administrasi : Sarah
6. Bidang Kepatuhan Internal Hukum dan Informasi
Kepala Bidang KIHI : Tanto Hendrawan
Staff Bidang KIHI Wilayah Medan : Syarifuddin
Staff Bidang KIHI Wilayah P.Sidempuan : Dahlan Dalimunthe
Staff Bidang KIHI Wilayah Siantar : Denny suwandi
Staff Bidang KIHI Wilayah Sibolga : Janna Handina
2.3. Deskripsi Tugas
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada bagian Kantor
Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Medan :
A. Direktur Jendral Kekayaan Negara
1)Bertanggung jawab kepada General Manager
2)Mengomandoi:
a. Direktur Bidang BMN
b. Direktur Bidang KND
c. DirekturPNKNL
d. DirekturPKNSI
e. DirekturLelang
f. DirekturKekayaan Negara
g. DirekturHukum dan Humas
3)Tujuan: Menjadi pengelola kekayaan negara yang professional dan
akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
4)Peran:
b. Mengendalikan kegiatan operasi dan pemeliharaan.
c. Mengendalikan kegiatan penerimaan.
d. Mengendalikan kegiatan administrasi umum.
B.Kepala Seksi Operasi dan Pemeliharaan
1)Bertanggung jawab kepada Manager Area Medan.
2)Mengomandoi:
a. Staff pengendalian operasi.
b. SR Staff / Staff Operasional dan Pemeliharaan.
3)Tujuan: Melaksanakan sistem kinerja yang optimal
4)Peran:
a. Melakukan koordinasi, mengawasi dan mengevaluasi
pelaksaan,pemeliharaan di Kantor wilayah Direktorat Jendral
Kekayaan Negara.
C. Kepala Seksi Administrasi dan Layanan Umum
1)Bertanggung jawab kepada Manager Wilayah Medan.
2) Mengomandoi:
a. Staff Bidang Administrasi dan Layanan Umum
3) Tujuan: Mengelola transaksi keuangan
4) Peran:
a. Melaksanakan penyediaan pemeliharaan sarana atau prasarana kantor.
b. Melaksanakan penyediaan, pemeliharaan,serta pengaturan akomodasi
c. Melaksanakan administrasi SDM.
d. Melaksanakan administrasi dan layanan umum
17
1)Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Administrasi Layanan Umum.
2) Tujuan: Melaksanakan pembayaran dan pemeliharaan dana serta
pencatatannya secara akurat dan tepat waktu untuk mendukung kegiatan
operasional.
3)Peran:
a. Menginput data ke oracle dan menghitung saldo kas pagi dan sore hari.
b. Mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran pada buku kas.
c. Melakukan penarikan dan penyetoran uang di bank.
d. Melakukan entry uang jaminan pelanggan rumah tangga pada bidang
yang dilelang.
E. Staff Bidang Administrasi dan Layanan Umum
1) Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Administrasi LayananUmum.
2) Tujuan: Melaksanakan layanan di kantor area Medan untuk mendukung
pekerjaan secara efektif dan efisien.
3) Peran:
a. Mengidentifikasi kebutuhan dan menyediakan sarana dan prasarana.
b. Mengantur pemakaian kendaraan opersional dan mencatat pemakaian.
c. Mengidentifikasi kebutuhan dan melaksanakan pemeliharaan.
d. Melaksanakan inspeksi secara berkala atas asset tanah dan bangunan.
D. Budaya Organisasi
Budaya Direktorta Jendral Kekayaan Negara adalah Lembaga Pemerintah
yang kepanjangan dari Profesionalisme, Continuous,
A. Professionalisme (profesional)
1. Kompeten di Bidangnya.
Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :
a. Memberikan hasil kerja terbaik dengan didukung kompetensi yang
memadai.
b. Senantiasa meningkatkan kompetensi diri sesuai tuntutan pekerjaan
c. Berani menyampaikan gagasan/pandangan konstruktif sesuai
dengan keahlian yang dimiliki.
2. Bertanggung Jawab.
Setiap Insan Direktorat Jendral Kekayaan Negaraberperilaku :
a. Selalu bekerja tuntas serta bertanggung jawab atas tindakan.
b. Berani mengambil keputusan sesuai tanggung jawab dan
wewenang.
c. Memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara efektif dan
efisien.
B. Continuous Improvement (penyempurnaan terus-menerus)
1. Kreatif dan Inovatif.
Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :
a. Mampu mengantisipasi adanya peluang dan perubahan lingkungan.
b. Mampu mengidentifikasi dan mengembangkan peluang.
2. Adaptif Terhadap Perubahan.
19
a. Mampu melihat manfaat perubahan baik bagi diri sendiri, unit
kerjaperusahaan.
b. Berkomitmen untuk beradaptasi terhadap perubahan.
c. Berinisiatif untuk melaksanakan perubahan yang memiliki nilai
tambah.
C. Integrity (integritas)
1. Jujur, Terbuka dan Berpikir Positif.
Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :
a. Selalu berkata dan bertindak sesuai dengan kondisi yang
sebenarnya (sesungguhnya).
b. Selalu mengutamakan kepentingan dan tidak melakukan hal-hal
yang dapat mengakibatkan benturan kepentingan.
c. Selalu terbuka terhadap masukan, pendapat dan kritik.
2. Disiplin dan Konsisten.
Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :
a. Selalu mematuhi kebijakan, sistem, prosedur dan ketentuan lainnya
yang berlaku.
b. Teguh dalam memegang prinsip sesuai dengan kaidah dan norma
yang berlaku.
c. Melaksanakan komitmen yang sudah disepakati.
D. Safety (keselamatan kerja)
1. Mengutamakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
a. Selalu mematuhi ketentuan keselamatan dan kesehatan kerja.
b. Senantiasa memelihara seluruh sumber daya perusahaan dalam
rangka menjaga kelangsungan sistem, keselamatan dan kesehatan
kerja.
c. Mengambil tindakan preventif untuk memastikan tingkat
keselamatan dan kesehatankerja.
2. Peduli lingkungan Sosial dan Alam.
Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :
a. Peka dan peduli terhadap situasi dan kondisi perubahan
lingkungan.
b. Selalu berperan aktif dan berkontribusi terhadap perbaikan
lingkungan alam dan lingkungan sosial di sekitar wilayah operasi.
E. Excellent Service (pelayanan prima)
1. Mengutamakan Kepuasan Pelanggan.
Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :
a. Memahami betul kebutuhan dan harapan pelanggan.
b. Selalu melayani dengan tulus, ramah dan santun.
c. Selalu memberikan pelayanan terbaik bahkan melampaui harapan.
2. Proaktif dan Cepat Tanggap.
Setiap Insan Dirktorat Jendral Kekayaan Negara berperilaku :
a. Selalu proaktif dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik
21 BAB III PEMBAHASAN
3.1.1. Peranan Sekretaris Dalam Membantu Administrasi Perkantoran Organisasi memerlukan sumber daya manusia yang mampu mengimbangi
dinamika organisasi tersebut, yaitu sumber daya manusia yang memiliki nilai
yang kuat, fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Untuk
itu sumber daya manusia harus memiliki kapasitas yang dibangun di atas pondasi
yang kuat, yang sesuai dengan tuntutan usaha. Sumber daya manusia yang
berbasis kompetensi dapat meningkatkan kapasitas dan membangun pondasi
karena apabila orang-orang yang bekerja dalam organisasi memiliki kompetensi
yang tepat sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, maka dia akan mampu baik dari
segi pengetahuan, keterampilan maupun mental serta karakter produktifnya.
Dengan kepemilikan nilai yang kuat, mereka akan selalu siap menghadapi
perubahan sesuai dengan tuntutan organisasi tanpa menghilangkan jati dirinya.
Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan
kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaaan (surat-menyurat,
pendiktean, stenografi). Sekretaris juga membantu pimpinan dalam menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaannya, denga kata lain sekretaris adalah pembantu seorang
pimpinan. Sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi seorang
dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangant tinggi.
Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat besar
dalam memimpin dan menjalankan roda perusahaan atau organisasi.
sekretaris. Sekretaris di masa sekarang ini harus dapat menyesuaikan diri
dengan perkembangan teknologi sekaligus memahami cara pandang
pimpinanya.
1. Pengertian Sekretaris
Chozana (2001) menyimpulkan sekretaris berasal dari kata secretum
dalam bahasa Latin artinya something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin,
orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarium atau secretaries,
dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut
secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Berdasarkan arti
katanya maka seorang sekretaris dihubungkan dengan secret atau rahasia,
yaitu orang yang bisa menyimpan rahasia.
Selanjutnya untuk menjadi seorang sekretaris , ada beberapa
persyaratan yang harus terpenuhiNunung (2001) adalah typing skill yaitu
kemampuan mengetik cepat merupakan syarat mutlak, dan harus memiliki
typing speed yaitu mengetik cepat sampai dengan 60 wpm (words per
minute). Computer skill yaitu sekretaris dalam mengoperasikan dan Apa yang
dapat diungkapkan mengenai kompetensi-kompetensi yang diperlukan untuk
menghadapi tantangan-tantangan baru di tempat bekerja di masa mendatang. Lyle
& Signe Spencer bersama David McClelland (2000) berpendapat bahwa profil
kompetensi akan semakin penting bagi sekretaris pada lembaga pemerintah masa
23
Menurut Mitrani dalam Usmara (2002) mengemukakan bahwa kompetensi
sekretaris adalah bagian kepribadian yang mendalam dan melekat kepada
seseorang serta perilaku yang dapat diprediksi pada berbagai keadaan dan tugas
pekerjaan. Malthis dan Jackson (2006) bahwa kompetensi sekretaris adalah
karakteristik-karakteristik dasar yang dapat dihubungkan dengan kinerja yang
meningkat dari individu-individu atau tim. Ada semakin banyak organisasi yang
menggunakan beberapa segi analisis kompetensi. Tigaalasan utama organisasi
menggunakan pendekatan kompetensi untuk mengomunikasikan perilaku yang
dihargai di seluruh organisasi, untuk meningkatkan tingkat kompetensi di
organisasi tersebut, dan untuk menekankan kapabilitas karyawan guna
meningkatkan keunggulan kompetitif organisasional. Memiliki sumber daya
manusia yang kompeten adalah keharusan bagi perusahaan. Mengelola sumber
daya manusia berdasarkan kompetensi diyakini bisa lebih menjamin keberhasilan
mencapai tujuan. Sebagian besar perusahaan memakai kompetensi sebagai dasar
dalam memilih orang, mengelola kinerja, pelatihan dan pengembangan serta
pemberian kompensasi.
Proses rekrutmen dan seleksi diarahkan untuk mencari orang yang
mendekati kompetensinya, demikian pula halnya untuk pengembangan kinerja
dan karir pegawai. Setiap diadakan uji kompetensiuntuk mencocokkan apakah
karyawan bisa memenuhi model kompetensinya atau tidak. Bila terjadi
kekurangan maka karyawan tersebut harus dilatih dan dibina lebih lanjut.
Kelalaian atau mengabaikan pelatihan bisa berakibat karyawan menjadi tidak
kompeten sehingga kinerja tidak maksimal. Kompetensi dalam manajemen
merupakan Human capital dan Active agent bagi pengembangan suatu organisasi,
di sisi lain merupakan faktor determinan kapabilitas yang merupakan sekumpulan
keahlian dan keterampilan dalam mengkoordinasikan dan mengintegrasikan
serangkaian sumber daya yang ada dalam suatu sistem organisasi sehingga
menghasilkan serangkaian kompetensi yang akan membentuk kompetensi inti
(core competency).
Kompetensi sebagai kemampuan seseorang untuk menghasilkan pada
tingkat yang memuaskan di tempat kerja, termasuk di antaranya kemampuan
seseorang untuk mentransfer dan mengaplikasikan keterampilan dan pengetahuan
tersebut dalam situasi yang baru dan meningkatkan manfaat yang disepakati.
2. Manfaat Kompetensi bagi Sekretaris dalam membantu Administrasi Mengacu pada pendapat Rylatt dan Lohan (2000) kompetensi memberikan
beberapa manfaat kepada karyawan, organisasi sebagai berikut :
1. Pegawai
a. Kejelasan relevansi pembelajaran sebelumnya, kemampuan untuk
mentransfer keterampilan, nilai, dari kualifikasi yang diakui, dan potensi
pengembangan karir.
b. Adanya kesempatan bagi pegawai untuk mendapatkan pendidikan dan
pelatihan melalui akses sertifikasi nasional berbasis standar yang ada.
c. Penempatan sasaran sebagai sarana pengembangan karir
d. Kompetensi yang ada sekarang dan manfaatnya akan dapat memberikan
25
e. Pilihan perubahan karir yang lebih jelas untuk berubah pada jabatan baru
seseorang dapat membandingkan kompetensi mereka sekarang dengan
kompetensi yang diperlukan untuk jabatan baru.
f. Penilaian kinerja yang lebih obyektif dan umpan balik berbasis standar
kompetensi yang ditentukan dengan jelas.
g. Meningkatnya ketrampilan dan ‘marketability’ sebagai pegawai.
2. Organisasi ( Lembaga Pemerintah)
a. Pemetaan yang akurat mengenai kompetensi angkatan kerja yang ada yang
dibutuhkan.
b. Meningkatnya efektifitas rekrutmen dengan cara menyesuaikan
kompetensi yang diperlukan dalam pekerjaan dengan yang dimiliki
c. Pendidikan dan pelatihan difokuskan pada kesenjangan keterampilan dan
persyaratanketerampilan perusahaan yang lebih khusus.
d. Akses pada pendidikan dan pelatihan yang lebih efektif dari segi biaya
berbasis kebutuhan industri dan identifikasi penyedia pendidikan dan
pelatihan internal dan eksternal berbasis kompetensi yang diketahui.
e. Pengambil keputusan dalam organisasi akan lebih percaya diri karena
pegawai telah memiliki keterampilan yang akan diperoleh dalam
pendidikan dan pelatihan.
f. Penilaian pada pembelajaran sebelumnya dan penilaian hasil pendidikan
dan pelatihan akan lebih reliable dan konsisten.
g. Mempermudah terjadinya perubahan melalui identifikasi kompetensi yang
3.1.3 Komponen Utama Kompetensi
Memiliki sumber daya manusia adalah keharusan bagi lembaga
pemerintah. Mengelola sumber daya manusia berdasarkan kompetensi diyakini
bisa lebih menjamin keberhasilan mencapai tujuan. Sebagian besar perusahaan
menggunakan kompetensi sebagai dasar dalam memilih pegawai, mengelola
kinerja, pelatihan dan pengembangan serta pemberian kompensasi.
Prihadi (2004) mengatakan bahwa komponen utama kompetensi adalah
seperangkat pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang saling terkait
mempengaruhi sebagian besar jabatan (peranan atau tanggung jawab), berkorelasi
dengan kinerja pada jabatan tersebut, dan dapat diukur dengan standar-standar
yang dapat diterima, serta dapat ditingkatkan melalui upaya-upaya pelatihan dan
pengembangan.
Kemudian Hutapea dan Thoha (2008) mengungkapkan bahwa ada empat
komponen utama pembentukan kompetensi yaitu pengetahuan yang dimiliki
seseorang, kemampuan, pengalaman, dan perilaku individu. Keempat komponen
utama dalam kompetensi dapat dijelaskan lebih rinci sebagai berikut :
1. Pengetahuan
Pengetahuan adalah informasi yang dimiliki oleh seseorang. Pengetahuan
adalah komponen utama kompetensi yang mudah diperoleh dan mudah
diidentifikasi. Yuniarsih dan Suwatno (2008) bahwa : ”Pengetahuan adalah suatu
informasi yang dimiliki seseorang khususnya pada bidang spesifik.”
Pengetahuan pegawai turut menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan tugas yang
dibebankan kepadanya,pegawai yang mempunyai pengetahuan yang cukup akan
27
pengetahuan cukup, maka akan bekerja tersendat-sendat. Pemborosan bahan,
waktu dan tenaga serta faktor produksi yang lain akan diperbuat oleh pegawai
berpengetahuan kurang. Pemborosan ini akan mempertinggi biaya dalam
pencapaian tujuan organisasi. Atau dapat disimpulkan bahwa pegawai yang
berpengetahuan kurang, akan mengurangi efisiensi. Maka dari itu, pegawai yang
berpengetahuan kurang harus diperbaiki dan dikembangkan melalui pelatihan
sumber daya manusia, agar tidak merugikan usaha-usaha pencapaian tujuan
organisasi yang sudah ditentukan sebelumnya. Pengetahuan dikategorikan sebagai
berikut :
a) Informasi yang didapatkan dan diletakkan dalam ingatan kita
(Deklaratif).
b) Bagaimana informasi dikumpulkan dan digunakan ke sesuatu hal yang
sudah kita ketahui (Procedural).
c) Mengerti tentang how, when dan why informasi tersebut berguna dan
dapat digunakan (Strategic).
2. Keterampilan
Faktor yang juga ikut mensukseskan pencapaian tujuan organisasi adalah
faktor keterampilan pegawai. Bagi pegawai yang mempunyai keterampilan kerja
yang baik, maka akan mempercepat pencapaian tujuan organisasi, sebaliknya
pegawai yang tidak terampil akan memperlambat tujuan organisasi. Untuk
pegawai-pegawai baru atau pegawai dengan tugas baru diperlukan tambahan
keterampilan guna pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
Keterampilan merupakan kemampuan seseorang untuk melakukan suatu aktivitas
sebagai kapasitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu rangkaian tugas
yang berkembang dari hasil pelatihan dan pengalaman. Keahlian seseorang
tercermin dengan seberapa baik seeorang dalam melaksanakan suatu kegiatan
yang spesifik, seperti mengoperasikan suatu peralatan, berkomunikasi efektif atau
mengimplementasikan suatu strategi bisnis. Yuniarsih dan Suwatno (2008) bahwa
Keterampilan (skill) merupakan kemampuan untuk mampu melaksanakan
tugas-tugas fisik dan mental.
3. Perilaku
Disamping pengetahuan dan ketrampilan pegawai, hal yang perlu
diperhatikan adalah sikap perilaku kerja pegawai. Apabila pegawai mempunyai
sifat yang mendukung pencapaian tujuan organisasi, maka secara otomatis segala
tugas yang dibebankan kepadanya akan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Menurut Gitosudarmo dan Sudita (2008) mengemukakan bahwa Perilaku kerja
adalah sikap keteraturan perasaan dan pikiran seseorang dan kecenderungan
bertindak terhadap aspek lingkungannya. Amirullah (2002) bahwa Perilaku kerja
sebagai status mental dan syaraf sehubungan dengan kesiapan untuk
menganggapi, yang diorganisasi melalui pengalaman dan memilih pengaruh yang
mengarahkan dan atau dinamis terhadap perilaku.
4. Pengalaman kerja
Banyak perusahaan atau organisasi yang sering sekali menganggap bahwa
pengalaman sebagai indikator yang tepat dari kemampuan dan sikap yang
berhubungan dengan pekerjaan.
Pengalaman adalah keseluruhan pelajaran yang diperoleh seseorang dari
29
membentuk kompetensi seseorang misalnya pengalaman yang diperoleh dari
bekerja dan berorganisasi. Baik pengalaman manis maupun pahit berperan penting
dalam pembentukan kompetensi dari individu. Mengingat pengalaman seseorang
memiliki peran yang cukup besar dalam pembentukan kompetensi, maka sudah
sewajarnya seorang pemimpin mengetahui latar belakang sumber daya
manusianya.
Menurut Manullang (2002) bahwa Pengalaman kerja adalah proses
pembentukan pengetahuan atau keterampilan tentang metode suatu pekerjaan
karena keterlibatan karyawan tersebut dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.
Sedangkan Knoers dan Hadinoto (2001) mengemukakan bahwa Pengalaman kerja
adalah sebagai suatu proses pembelajaran dan pertambahan perkembangan potensi
bertingkah laku baik dari pendidikan formal maupun non formal atau atau bisa
diartikan sebagai suatu proses yang membawa seseorang kepada suatu pola
tingkah laku yang lebih tinggi.
Selanjutnya Boyatzis (Sudarmanto, 2009) mengemukakan bahwa
komponen-komponen kompetensi terdiri dari motive (dorongan), traits (ciri, sifat,
karakter pembawaan), self image (citra diri), social role (peran sosial), dan skills
(keterampilan).
Untuk lebih jelasnya komponen-komponen kompetensi tersebut akan diuraikan
satu persatu sebagai berikut :
1. Motive (Dorongan)
Motif seringkali diartikan dengan istilah dorongan. Dorongan atau tenaga
tersebut merupakan gerak jiwa dan jasmani untuk berbuat. Jadi motif tersebut
bertingkah-laku, dan di dalam perbuatannya itu mempunyai tujuan tertentu. Setiap tindakan
yang dilakukan oleh manusia selalu dimulai dengan motivasi (niat). Sedangkan
menurut Mitchell (Winardi,2002) motivasi mewakili proses persistensi
kegiatan-kegiatan sukarela yang diarahkan ke tujuan tertentu. Sedangkan menurut Gray
(Winardi,2002) motivasi merupakan sejumlah proses, yang bersifat internal, atau
eksternal bagi seorang individu, yang menyebabkan timbulnya sikap antusiasme
dan persistensi, dalam hal melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu. Morgan
(Soemanto,1987) mengemukakan bahwa motivasi bertalian dengan tiga hal yang
sekaligus merupakan aspek-aspek dari motivasi. Ketiga hal tersebut adalah :
keadaan yang mendorong tingkah laku (motivating states), tingkah laku yang
didorong oleh keadaan tersebut (motivated behavior), dan tujuan dari pada tingkah
laku tersebut, (Goals or ends of such behavior).
Motivasi merupakan masalah kompleks dalam organisasi, karena
kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi berbeda satu dengan yang
lainnya. Hal ini berbeda karena setiap anggota suatu organisasi adalah unik secara
biologis maupun psikologis, dan berkembang atas dasar proses belajar yang
berbeda pula (Suprihanto,dkk. 2003).
Lebih lanjut motivasi sebagai suatu perubahan tenaga yang ditandai oleh
dorongan efektif dan reaksi-reaksi pencapaian tujuan. Karena kelakukan manusia
itu selalu bertujuan, kita dapat menyimpulkan bahwa perubahan tenaga yang
memberi kekuatan bagi tingkah laku lmencapai tujuan, telah terjadi di dalam diri
seseorang. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah energi
aktif yang menyebabkan terjadinya suatu perubahan pada diri seseorang yang
31
individu untuk bertindak atau melakukan sesuatu dikarenakan adanya tujuan,
kebutuhan, atau keinginan yang harus terpuaskan.
2. Traits (Ciri, sifat, karakter pembawaan)
Trait adalah elemen dasar dari kepribadian yang berperan vital dalam
usaha meramalkan tingkah laku. Hal ini tampak definisi kepribadian menurut
Cattell. Menurutnya, kepribadian adalah struktur kompleks yang tersusun dalam
berbagai kategori yang memungkinkan prediksi tingkah laku seseorang dalam
situasi tertentu, mencakup seluruh tingkah laku baik yang konkrit atau yang
abstrak.
3. Self image (Citra diri)
Menurut Brisset (Burn,2000) self image merupakan suatu gambaran dan
keadaan diri yang dimiliki oleh individu yang bersangkutan. Self image berkenaan
dengan karakteristik fisik dan mentalnya. Proses perkembangan self image
merupakan gambaran diri yang dimiliki individu melalui interaksi dengan
lingkungan. Individu mendapat umpan balik dan persetujuan mengenai
perilakunya dari orang-orang di sekitar individu tersebut.
4. Social role (Peran sosial)
Social role merupakan seperangkat harapan dan perilaku atas status sosial.
Menurut Soerjono Soekanto (2002), peran sosial merupakan tingkah laku individu
yang mementaskan suatu kedudukan tertentu. Dalam peranan yang berhubungan
dengan pekerjaannya,seseorang diharapkan menjalankan kewajiban-kewajibannya
3. Ciri-ciri Sekretaris Yang Memiliki Kompetensi
Kompetensi menurut Sutrisno (2009) merupakan landasan dasar
karakteristik orang dan mengindikasikan cara berperilaku atau berpikir,
menyamakan situasi, dan mendukung untuk periode waktu cukup lama.
Ada lima karakteristik kompetensi, yaitu sebagai berikut :
1. Motif (Motive), apa yang secara konsisten dipikirkan atau keinginan -
keinginan yang menyebabkan melakukan tindakan. Apa yang mendorong
perilaku mengarah dan dipilih terhadap kegiatan atau tujuan tertentu.
Contoh motif berprestasi akan memotivasi orang-orang secara terus
menerus untuk merancang tujuan yang cukup menantang serta mengambil
tanggung jawab atas pekerjaannya dan menggunakan umpan balik untuk
menjadi lebih baik.
2. Sifat/ciri bawaan (Trait), ciri fisik dan reaksi-reaksi yang bersifat konsisten
terhadap situasi atau informasi. Contoh, reaksi waktu, luas pandangan
yang baik merupakan kompetensi bagi seorang pilot.
3. Konsep diri (Self concept), sikap, nilai atau self image dari orang-orang.
Contoh, percaya diri (self confidence), keyakinan bahwa ia akan efektif
dalam berbagai situasi, merupakan bagian dari konsep dirinya.
4. Pengetahuan (Knowledge), yaitu suatu informasi yang dimiliki seseorang
khususnya pada bidang spesifik. Pengetahuan merupakan kompetensi yang
kompleks. Biasanya tes pengetahuan mengukur kemampuan untuk
memilih jawaban yang paling benar, tetapi tidak bisa melihat apakah
seseorang dapat melakukan pekerjaan berdasarkan pengetahuan yang
33
5. Keterampilan (Skill), kemampuan untuk mampu melaksanakan
tugas-tugas fisik dan mental tertentu. Contohnya seorang sekretaris mampu
mengatur jadwal pimpinan tanpa harus mengganggu pekerjaan yang lain.
Kompetensi pengetahuan dan keterampilan cenderung lebih tampak dan relatif
berada di permukaan sebagai salah satu karakteristik yang dimiliki manusia.
Kompetensi konsep diri, sifat dan motif lebih tersembunyi dan berada pada titik
sentral kepribadian seseorang. Kompetensi pengetahuan dan kompetensi
keterampilan relatif lebih mudah untuk dikembangkan dan program pelatihan
adalah cara yang paling efektif untuk menjamin kemampuan karyawan. Inti
kompetensi motif dan sifat berada pada dasar ”Personality Iceberg” sehingga sulit
untuk dinilai dan dikembangkan serta memakan biaya yang besar untuk memilih
karakteristik tersebut. Sedangkan konsep diri berada diantara keduanya. Sikap dan
nilai seperti percaya diri dapat diubah melalui pelatihan dan psikoterapi atau
pengalaman pengembangan yang positif, walaupun memerlukan jangka waktu
yang lebih lama dan sulit.
Kompetensi merupakan dimensi perilaku yang berada di belakang kinerja
kompeten. Sering dinamakan kompetensi perilaku karena dimaksudkan untuk
menjelaskan bagaimana orang berperilaku ketika mereka menjalankan perannya
dengan baik. Perilaku apabila didefinisikan sebagai kompetensi dapat
diklasifikasikan sebagai :
1. Memahami apa yang perlu dilakukan dalam bentuk alasan kritis
2. Membuat pekerjaan dilakukan melalui; dorongan prestasi, pendekatan
proaktif,percaya diri, kontrol, fleksibilitas, berkepentingan dengan
efektivitas, persuasi danpengaruh.
3. Membawa serta orang dengan motivasi, keterampilan antarpribadi,
berkepentingandengan hasil, persuasi, dan pengaruh.
Menurut Thoha (2008) bahwa ciri-ciri kompetensi karyawan adalah memiliki
pengetahuan, kapabilitas dan sikap, inisiatif dan inovatif berupa :
1. Keterampilan dan sikap dalam memecahkan masalah yang berorientasi
pada efisiensi, produktivitas, mutu dan kepedulian terhadap dampak
lingkungan.
2. Keterampilan dan sikap dalam pengendalian emosi diri, membangun
persahabatan dan obyektivitas persepsi.
3. Keterampilan dalam berkomunikasi, membangun persahabatan
4. Sikap untuk mau belajar secara berkelanjutan
5. Keterampilan dan sikap dalam mengembangkan diri
6. Keterampilan dan sikap maju untuk mencari cara-cara baru dalam
mengoptimumkan pelayanan mutu kepada pelanggan.
7. Keterampilan dan sikap saling mempererat hubungan antar karyawan
untuk meningkatkan mutu produk/pelayanan pada pelanggan.
5. Pengertian Administrasi
Kata adminstrasi berasal dari bahasa latin,yaitu Ad dan Ministrare. Ad
berarti ‘Intensif’ dan Ministrare berarti ‘Melayani, Membantu, atau Memenuhi’ .
35
usaha’. Sementara itu, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan
yang berakaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan
kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor
dan tata usaha.
Dalam arti sempit, adminstrasi adalah suatu kegiatan catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan, dan kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Sementara itu, dalam arti luas administrasi adalah kegiatan kerja sama yang
dilakukan dua orang atau lebih berdasarkna pembagian kerja yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang
ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan beberapa pengertian administrasi tersebut, dapat disimpulkan
bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata
usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai
tujuan bersama.
Soewarno HandayaningratMengungkapkan bahwa administrasi adalah
kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik
penghitungan, pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya
administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat
6. Peranan Administrasi Bagi Lembaga Pemerintah. Fungsi Administrasi
Fungsi administrasi dan manajemen menurut Luther M. Gullick adalah
sebagaisuatu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian),staffing (
pengadaantenagakerja), directing (pemberianbimbingan),coordinating (pengko
ordinasian), reporting (pelaporan), dan budgeting(penganggaran). Adapun
penjelasannya adalah sebagai berikut :
1. Planning (perencanaan)
Yaitu dalam kegiatan administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan
sebuah perencanaan yang baik dan matang. Contohnya pengumpulan data,
penyusunan perencanaan, pengolahan data dls, dimana dalam kegiatan
tersebut administrasi sangat dibutuhkan.
2. Organizing ( pengorganisasian)
Begitu juga dengan pengorganisasian, dimana setiap melakukan kegiatan
organisasi pasti sangat membutuhkan administrasi seperti contoh dalam
penetapan petugas atau pekerja.
3. Directing
Fungsi yang bekaitan dengan usaha dalam membimbing, memberikan
saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang
dilakukan agar tugasnya dapat dilakukan semaksimal mungkin, dengan
hasil yang memuaskan.
4. Coordinating (pengkoordinasian)
37
dari organisasi yang dilaksanakan bisa bersatu dan dapat sinkron dengan
tempat dan waktunya.
5. Reporting (pelaporan)
Yakni bagaimana cara menginformasikan dari apa yang telah dilakukan
dalam seluruh kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban.
6. Budgeting (penganggaran)
Yaitu bagaimana cara merencanakan keuangan, berapa anggaran yang
diperlukan, darimana pembiayaannya, perhitungan uang masuk dan
keluarnya, serta pengawasan yang dilakukan.
Fungsi ini dikenal dengan istilah "POSDCORB". Dimana hal terpenting dari
fungsi-fungsi tersebut yakni directing sebagai suatu konsep yang lebih lunak
dari commanding.
Sedangkan fungsi administrasi menurut George R. Terry dikenal dengan istilah
"POAC"
3.2.KINERJA ADMINISTRASI PEGAWAI 3.2.1 Pengertian Kinerja Administrasi Pegawai
Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang
berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai
tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan
seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun
menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan
Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi
diantaranya fungsi manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan
dengan menggunakan pikiran,misalnya seperti: perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian. Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan
berbagai macam kegiatan yang dilakukan menggunakan fisik misalnya seperti:
pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun
pemensiunan.
Perencanaan pegawai, dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan
berbagai macam kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari
perubahan yang terjadi dan persediaan pegawai yang sudah ada. Perencanaan
pegawai merupakan hal yang sangat penting, sebab dapat membantu suatu
perusahaan atau organisasi dalam menentukan sumber yang di butuhkan serta
dapat membantu menentukan apa saja yang bisa dicapai dari sumber yang
tersedia.
Kinerja sebagai hasil-hasil fungsi pekerjaan/kegiatan seseorang atau
kelompok dalam suatu organisasi yang dipengaruhi oleh berbagai faktor untuk
mencapai tujuan organisasi dalam periode waktu tertentu. (Tika, 2008)
Menurut Rivai dan Basri (2005) pengertian kinerja adalah kesediaan
seseorang atau kelompok orang untuk melakukan sesuatu kegiatan dan
menyempurnakannya sesuai dengan tanggung jawab dengan hasil seperti yang
diharapkan.
Guritno dan Waridin (2005) kinerja merupakan perbandingan hasil kerja
yang dicapai oleh karyawan dengan standar yang telah ditentukan. kinerja sebagai
39
individu tersebut dalam suatu perusahaan pada suatu periode tertentu, yang
dihubungkan dengan suatu ukuran nilai atau standar tertentu dari perusahaan
dimana individu tersebut bekerja. Kinerja merupakan perbandingan hasil kerja
yang dicapai oleh karyawan dengan standar yang telah ditentukan.
Dalam kerangka organisasi terdapat hubungan antara kinerja perorangan
(Individual Performance) dengan kinerja organisasi (Organization Performance).
Suatu organisasi pemerintah maupun swasta besar maupun kecil dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan harus melalui kegiatan-kegiatan yang digerakkan
oleh orang atau sekelompok orang yang aktif berperan sebagai pelaku, dengan
kata lain tercapainya tujuan organisasi hanya dimungkinkan karena adanya upaya
yang dilakukan oleh orang dalam organisasi tersebut.
Kinerja organisasi akan sangat ditentukan oleh unsur karyawannya karena
itu dalam mengukur kinerja suatu organisasi sebaiknya diukur dalam tampilan
kerja dari karyawannya. terdapat beberapa pengertian dari kinerja yang
diungkapkan oleh beberapa pakar berikut ini.
Adapun pengertian kinerja, yang dikemukakan oleh Agus Dharma dalam bukunya
“Manajemen Prestasi” yaitu Kinerja karyawan adalah sesuatu yang dicapai oleh
karyawan, prestasi kerja yang diperhatikan oleh karyawan, kemampuan kerja
berkaitan dengan penggunaan peralatan kantor.(Dharma,2005)
Sejalan dengan pengertian tersebut, Mangkunegara dalam bukunya
“Evaluasi Kinerja SDM”, mengatakan bahwa Kinerja Karyawan (Prestasi Kerja)
adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang
karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang
Sedangkan pengertian Kinerja karyawan menurut Bambang Kusriyanto
yang dikutip oleh Harbani Pasolong dalam bukunya “Teori Administrasi Publik”
adalah Kinerja karyawan adalah hasil kerja perseorangan dalam suatu
organisasi.(Pasolong, 2008)
1. Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai
Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001) faktor-faktor yang
memengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:
1. Kemampuan mereka
2. Motivasi
3. Dukungan yang diterima
4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan
5. Hubungan mereka dengan organisasi.
Berdasarkaan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa kinerja
merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun
kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami
atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk
berprestasi.
Menurut Mangkunegara (2000) menyatakan bahwa faktor yang
memengaruhi kinerja yaitu:
a. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability) pegawai terdiri dari
kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu
pegawai perlu dtempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya.
b. Faktor motivasi yang terbentuk dari sikap (attiude) seorang pegawai dalam
41
menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental
merupakan kondisi mental yang mendorong seseorang untuk berusaha
mencapai potensi kerja secara maksimal. Mangkunegara (2001), berpendapat
bahwa Ada hubungan yang positif antara motif berprestasi dengan pencapaian
kerja. Motif berprestasi dengan pencapaian kerja. Motif berprestasi adalah
suatu dorongan dalam diri seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau
tugas dengan sebaik baiknya agar mampu mencapai prestasi kerja (kinerja)
dengan predikat terpuji.
Menurut Prawirosentono (2000) faktoryang mempengaruhi kinerja adalah sebagai
berikut:
a. Efektifitas dan efisiensi
Bila suatu tujuan tertentu akhirnya bisa dicapai, kita boleh mengatakan bahwa
kegiatan tersebut efektif tetapi apabila akibat-akibat yang tidak dicari kegiatan
menilai yang penting dari hasil yang dicapai sehingga mengakibatkan kepuasan
walaupun efektif dinamakan tidak efesien. Sebaliknya, bila akibat yang dicari-cari
tidak penting atau remeh maka kegiatan tersebut efesien.
b. Otoritas (wewenang)
Otoritas menurut adalah sifat dari suatu komunikasi atau perintah dalam suatu
organisasi formal yang dimiliki seorang anggota organisasi kepada anggota yang
lain untuk melakukan suatu kegiatan kerja sesuai dengan kontribusinya. Perintah
tersebut mengatakan apa yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dalam
c. Disiplin
Disiplin adalah taat kepda hukum dan peraturan yang berlaku. Jadi, disiplin
karyawan adalah kegiatan karyawan yang bersangkutan dalam menghormati
perjanjian kerja dengan organisasi dimana dia bekerja.
d. Inisiatif
Inisiatif yaitu berkaitan dengan daya pikir dan kreatifitas dalam membentuk ide
untuk merencanakan sesuatu yang berkaitan dengan tujuan organisasi.
2. Karakteristik Kinerja Karyawan
Karakteristik orang yang mempunyai kinerja tinggi adalah sebagai berikut
(Mangkunegara, 2002):
1. Memiliki tanggung jawab pribadi yang tinggi.
2. Berani mengambil dan menanggung resiko yang dihadapi.
3. Memiliki tujuan yang realistis.
4. Memiliki rencana kerja yang menyeluruh dan berjuang untuk merealisasi
tujuannya.
5. Memanfaatkan umpan balik (feed back) yang konkrit dalam seluruh
kegiatan kerja yang dilakukannya.
6. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana yang telah
diprogramkan.
3. Indikator Kinerja Karyawan
Indikator untuk mengukur kinerja karyawan secara individu ada enam
43
1. Kualitas
Kualitas kerja diukur dari persepsi karyawan terhadap kualitas pekerjaan
yang dihasilkan serta kesempurnaan tugas terhadap keterampilan dan
kemampuan pegawai.
2. Kuantitas
Kuantitas kerja merupakan jumlah yang dihasilkan dinyatakan dalam
istilah seperti jumlah unit, jumlah siklus aktivitas yang diselesaikan.
3. Ketepatan waktu
Ketepatan waktu kerja merupakan tingkat aktivitas diselesaikan pada awal
waktu yang dinyatakan, dilihat dari sudut koordinasi dengan hasil output
serta memaksimalkan waktu yang tersedia untuk aktivitas lain.
4. Efektivitas
Efektivitas kerja merupakan tingkat penggunaan sumber daya organisasi
(tenaga, uang, teknologi, bahan baku) dimaksimalkan dengan maksud
menaikkan hasil dari setiap unit dalam penggunaan sumber daya.
5. Kemandirian
Kemandirian kerja merupakan tingkat seorang karyawan yang nantinya
akan dapat menjalankan fungsi kerjanya Komitmen kerja. Merupakan
suatu tingkat dimana karyawan mempunyai komitmen kerja dengan
instansi dan tanggung jawab karyawan terhadap kantor.
4. Tujuan Penilaian Kinerja
Menurut Syafarudin Alwi (2001) secara teoritis tujuan penilaian
dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development yang
1. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar pemberian kompensasi.
2. Hasil penilaian digunakan sebagai staffing decision
3. Hasil penilaian digunakan sebagai dasar meengevaluasi sistem seleksi.
Sedangkan yang bersifat development penilai harus menyelesaikan :
1. Prestasi riil yang dicapai individu
2. Kelemahan - kelemahan individu yang menghambat kinerja
3. Prestasi- prestasi yang dikembangkan.
5. Manfaat Penilaian Kinerja
Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan suatu yang sangat bermanfaat
bagi perencanaan kebijakan organisasi adapun secara terperinci penilaian kinerja
bagi organisasi adalah :
1. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi
2. Perbaikan kinerja
3. Kebutuhan latihan dan pengembangan
4. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, dan
45 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari uraian pada bab-bab terdahulu yang berdasarkan data yang didapat
dari Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekayaan Negara Cabang Medan dapat
disimpulkan bahwa :
1. Dalam administrasi lembaga pemerintahan terdapat metode tersendiri
dalam mengambil keputusan dan sangat berperan penting terhadap kinerja
pegawai Kantor Wilayah Direktorat Jendral Kekeayaan Negara Cabang
Medan.
2. Kompetensi pegawai tercermin dari pekerjaan yang dilakukan oleh
pegawai itu sendiri, bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, menerima
tantangan pekerjaan, disiplin, serta jujur dalam bekerja, Menciptakan
hubungan kerja yang baik dengan atasan,rekan kerja, serta bawahan dalam
menyelesaikan tugas,memiliki kemampuan memanfaatkan,
mengembangkan dan menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Selalu menciptakan perilaku yang baik dan mampu meningkatkan kinerja
secara perorangan demi tercapainnya produktifitas yang baik.
4. Agar terciptanya produktifitas yang baik maka diperlukan dukungan dari
tiap manajemen yang berupa kompeten sekretaris dan teknologi informasi,
dengan dukungan sumber daya seperti, memberikan peralatan yang
memadai sebagai sarana untuk memudahkan pencapaian tujuan yang ingin
B. Saran
Pada akhir penulisan tugas akhir ini, penulis akan memberikan saran yang
mungkin dapat menjadi bahan pertimbangan pegawai dalam meningkatkan
kompetensinya. Adapun saran-saran penulis sebagai berikut:
1. Pegawai harus memperhatikan kompetensi dirinya, karena apabila
pegawai kompeten terhadap pekerjaannya maka pegawai memberikan
kontribusi yang optimal terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
2. Pegawai harus memiliki kemampuan memanfaatkan, mengembangkan dan
menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi untuk mendapatkan informasi.
3. Pegawai harus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, menerima
tantangan pekerjaandan sasaran kerja yang harus dilakukan atau dicapai
agar pegawai dapat berprestasi dengan baik.
4. Pegawai yang kompeten harus meningkatkan kapasitas dan membangun
pondasi karena apabila pegawai yang bekerja dalam perusahaan memiliki
kompetensi yang tepat sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, maka
pegawai akan mampu baik dari segi pengetahuan, keterampilan maupun
47
DAFTAR PUSTAKA
Chozanah. 2001. Paket Keahlian Sekretaris.Bandung: CV.Armico
HasibuanMalayu. 2001.Manajemen:Dasar,pengertian,dan Masalah.
Jakarta:BumiAksara.
Kinerja
Marakas M. George dan James A.O’Brien. 2000. Sistem Informasi
Manajemen.Jakarta Selatan:Salemba Empat.
Nuraida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta: Penerbit
Kanisius.
Riadi Muchlisin. 2014.Pengertian, Indikator dan Faktor yang Mempengaruhi.
Terry R.George dan Lelie W. Rue. 2000. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta:Bumi
