BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Penerapan teknologi informasi di dalam organisasi bisnis melalui konsep teleworking sudah menjadi kenyataan dibeberapa negara maju. Pada saat itu data maupun informasi yang dapat disimpan didalam media elektronik ternyata jauh lebih besar. Jika dibandingkan dengan pemakaian media tulis seperti kertas atau bentuk-bentuk manual lainya. Kini dengan CD-ROM yang berbentuk piringan kecil seukuran beberapa centimeter sudah dapat disimpan data sebesar 640 Megabyte (setara dengan 250.000 halaman teks). Dan satu hal yang jelas adalah bahwa teknologi semacam ini di masa depan akan terus berkembang. (Wahyu, 2000: 5).
Manajemen merupakan ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Wahyu, 2000: 2).
Perusahaan, karyawan dan masyarakat. Sedangkan fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian kerja. (Hasibuan, 2000: 10).
Dengan adanya perkembangan manajemen sumber daya manusia yang di dorong oleh kemajuan peradaban, pendidikan dan tuntunan daya saing produksi barang dan jasa yang dihasilkan. Perkembangan manajemen sumber daya manusia didorong oleh masalah-masalah ekonomis, politis dan sosial. (Hasibuan, 2000: 14).
PT. ISS Marindo Jakarta merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kapal laut, berlokasi di gedung Menara Anugrah lantai 22 kawasan Mega Kuningan Jakarta Selatan. Pada sistem pengajian yang sedang berjalan ini memiliki berbagai kelemahan yaitu: kurang akurat dalam memberikan informasi kehadiran/ absensi, mudah manipulasi kehadiran, kurang membantu khususnya pada bagian keuangan dalam membuat laporan mengolah data gaji karyawan, THR (tunjangan hari raya). Dengan masih mengunakan sistem tersebut pada perusahaan PT. ISS Marindo Jakarta memiliki masalah yang cukup besar seperti dalam absensi masih mudahnya untuk dapat memanipulasi kehadiran, kurang membantu dalam membuat sebuah laporan baik keuangan maupun yang berkaitan dengan izin cuti kepada manajer karena pengerjaannya masih terpisah sehingga dapat memakan waktu.
sebelumnya dengan aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sehingga dalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama.
Pada umumnya sistem informasi manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Data dapat dimanfaatkan sebagai penunjang pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi.
Berdasarkan permasalahan tersebut, peneliti menyadari bahwa perlu dibuatkan sebuah sistem yang mampu mengatasi masalah yang terjadi seperti aplikasi mampu mambantu memudahkan khususnya pada bagian keuangan, membuat cuti, absensi dan lain sebagainya.
Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem informasi laporan fasilitas ISS Marindo. Peneliti mengusulkan menggunakan program yang peneliti buat, khususnya pada bagian rancang bangun aplikasi kepegawaian PT. ISS Marindo Jakarta tersebut. Adapun judul skirpsi ini adalah
“RANCANG BANGUN APLIKASI KEPEGAWAIAN (STUDI KASUS: PT. ISS MARINDO JAKARTA)”.
1.2. Perumusan Masalah
Bagaimana membangun sistem informasi kepegawaian yang terdapat di PT. ISS Marindo Jakarta sehingga membantu divisi kepegawaian dalam mengolah, mencari dan menyajikan informasi fasilitas ISS Marindo.
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah dalam skripsi ini, maka ruang lingkup penelitian dibatasi pada:
1. Pengolahan laporan fasilitas data ISS Marindo. 2. Penyajian informasi data ISS Marindo.
5. Proses updating data berdasarkan waktu pengiriman tanpa evaluasi kebenaran data.
1.4. Tujuan Penelitian 1.4.1. Tujuan Umum
Tujuan dari penelitian ini adalah membangun sebuah sistem informasi kepegawaian serta pemanfaatan sumber daya manusia di lingkungan PT. ISS Marindo Jakarta, sesuai dengan permasalahan yang telah peneliti sebutkan dalam latar belakang dan perumusan masalah.
1.4.2. Tujuan Khusus
Adapun tujuan khusus dari penelitian ini adalah untuk dapat:
1. Mampu memberikan kemudahan dalam input data karyawan yang ada di ISS Marindo.
2. Menciptakan program data karyawan yang mempu menyimpan data yang sesuai dengan kebutuhan informasi.
3. Memberikan informasi karyawan di ISS Marindo secara akurat.
1.5. Manfaat Penelitian 1.5.1. Bagi Penelitian
1. Belajar menerapkan teori-teori yang telah didapat selama di bangku kuliah dan membandingkan dengan kenyataan di lapangan.
3. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1), Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
1.5.2. Bagi Perusahaan
Dapat digunakan sebagai acuan untuk membuat dan mengimplementasikan sistem informasi sumber daya manusia yang terdapat pada PT. ISS Marindo Jakarta.
1.6. Metode Penelitian
Pada penelitian ini peneliti menggunakan beberapa metode yang antara lain:
1.6.1. Metode Pengumpulan Data
Pada metode pengumpulan data peneliti menggunakan metode Fact-Finding Techniques. Fact-Finding Techniques merupakan proses pengembangan sistem, di dalam Fact Finding Technique dilakukan proses pencarian dan penemuan fakta serta pencarian data dari suatu kasus yang akan membantu proses pengembangan sistem suatu Organisasi.
1. Studi Pustaka
2. Wawancara
Pada tahap wawancara peneliti menyiapkan pertanyaan kepada staff yang terkait dalam hal ini divisi kepegawaian PT. ISS Marindo Jakarta yang bertujuan untuk mendapatkan bahan materi atau informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini yang dimulai pada tanggal 23 Februari 2010 jam 10:00 wib.
3. Observasi
Pada metode observasi ini, peneliti melakukan kegiatan penelitian selama tiga bulan, dimulai 21 Februari sampai 30 April 2010. Lokasi pelaksanaannya di PT. ISS Marindo Jakarta adapun yang peneliiti dapatkan dari observasi tersebut antara lain adalah belum memiliki sistem yang dapat memudahkan karyawan, sistem yang masih berjalan kurang efektif dalam menghindari terjadinya manipulasi kehadiran karyawan dan lain sebagainya.
1.6.2. Metode Pengembangan Sistem
1. Perencanaan
Sebelum membangun sebuah aplikasi, langkah awal yang perlu dilakukan adalah perancanan yang berfungsi melihat gambaran sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan.
2. Analisis
Tahap ini merupakan tahap proses membuat software. Tugas utama yang diharapkan dari tahapan ini adalah identifikasi masalah yang secara cepat. Tanpa adanya identifikasi masalah yang tepat maka akan sangat sulit untuk mendesain software yang sesuai dengan permintaan perusahaan.
3. Perancangan
Setelah mengetahui masalah secara tetap maka tugas selanjutnya adalah mendesain aplikasi. Membuat flow chart program, DFD dan perancangan antarmuka.
5. Testing
Setelah software jadi atau mendekati sempurna. Maka tahap selanjutnya adalah test atau uji software tersebut. Temukan dan perbaiki bug yang timbul.
6. Implementasi Program
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini secara garis besar menggambarkan keseluruhan dari isi skripsi yang terdiri atas lima (5) bab. Adapun kelima (5) bab tersebut yaitu:
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan gambaran secara umum mengenai penyusunan skripsi yang terdiri dari latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
Bab II : LANDASAN TEORI
Bab ini merupakan bab pembahasan tentang teori-teori yang berkaitan dengan tema penelitian.
Bab III : METODE PENELITIAN
Bab ini menjelaskan metode-metode yang digunakan dalam penelitian dari perencanaan, hingga implementasi program. Dalam hal ini peneliti membangun sistem pada PT. ISS Marindo Jakarta.
Bab IV : HASIL PEMBAHASAN
Bab V : PENUTUP
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem
Secara sederhana suatu sustem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu. (Lucos, 1987: 05). Teori sistem yang umum (The General System Theory) yang pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem. (Wahyudi, 2000: 8). Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik, antara lain yang terkenal adalah konsep sibernetika (sybernetics). Pada konsep atau bidang kajian ilmiah ini terutama berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan berbagai disiplin ilmu yaitu ilmu perilaku, fisika, biologi dan teknik. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). (Wahyudi, 2000: 9). Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. (Ladjamudin, 2005: 6). Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan yang saling berhubungan, melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batasan sistem, lingkungan luar sistem penghubung, masukan, keluaran, pengolahan dan sasaran atau tujuan. (Ladjamudin, 2005: 4).
1. Kompenen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling berkerja sama membentu suatu kesatuan.
2. Batasan Sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Pada bagian luar sistem dapat menguntungkan bisa pula dapat merugikan.
4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
5. Pengolahan Sistem
6. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem abstrak yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Contoh sistem alamiah yaitu sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang mengakibatkan dengan mesin contohnya human machine system. 3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sistem tertentu seperti sistem yang
dapat didideteksi dengan pasti seperti komputer yang tingkah lakunya dapat dipastikan karena sesuai dengan program yang dijalankan. Sistem tak tentu yaitu sistem yang masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas.
2.2 Pengertian Informasi
Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep
dan ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas
dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”.
Robert N. Anhony dan John Daerden menyebutkan “keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberhasilannya dengan istilah entropy”. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Informasi adalah data yang menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto, 2000: 8).
1. Test Kebutuhan Informasi
Terdapat empat test dalam menjelaskan sebuah persen yang spesifik dalam informasi, (Ladjamudin, 2005: 6) yakni sebagai berikut:
1) Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi yang ditunjukkan. 2) Untuk keputusan spesifik apa yang ditunjukan.
3) Sejauh mana informasi yang digunakan dan memecahkan masalah.
4) Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan. 2. Siklus Informasi
menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Siklus Informasi (Sumber: Ladjamudin, 2005: 11)
2.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau di tentukan oleh tiga hal yaitu:
1. Relevan (relevency), seberapa jauh tingkat relevensi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini dan kejadian yang akan datang.
2. Akurat (accuracy), suatu sistem dikatakan berkualitas jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan.
3. Tepat Waktu (timeliness).
4. Ekonomis (economy), informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi.
5. Efisien (efficiency), informasi yang berkualitas ataupun kalimat yang sederhana (tidak berbelit-belit, tidak juga puitis, bahkan romantis). 6. Dapat Dipercaya (reliability), infomasi tersebut berasal dari sumber
yang dapat percaya.
Input
(Data)
Proses (Pengolahan Data)
Output
2.2.2 Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila memanfaatkannya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat taksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai fektifitasnya. (Ladjamudin, 2005: 12).
2.2.3 Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkat menjemen, informasi dapat kelompokkan berdasarkan penggunannya, (Ladjamudin, 2005: 13) yakni sebagai berikut:
1. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan).
2. Informasi Tektis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah. 3. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari. 2.2.4 Pengertian Data
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka huruf-huruf, simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. (Jogiyanto, 2005: 2).
2.3 Pengertian Sistem Informasi
media, prosedur–prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. (Jogiyanto, 2000: 9).
2.3.1 Komponen Fisik Sistem Informasi
Adapun komponen-komponen fisik yang terdapat pada sistem informasi (Ladjamudin, 2005: 14) yaitu:
1. Perangkat Keras Komputer: CPU, Storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data.
2. Perangkat Lunak Komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa program), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dan lain-lain).
3. Basis Data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
5. Personil untuk Pengelolaan Operasi (SDM), yang meliputi:
a. Clerical Personnel yaitu untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator.
c. Staff Specialist digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
d. Management berfungsi untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.
Gambar 2.2 Komponen Fisik Sistem Informasi (Sumber: Ladjamudin, 2005: 15)
2.4 Manajemen
Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Hasibuan, 2000: 9).
2.4.1 Dasar-dasar Manajemen
Dasar-dasar manajemen, (Hasibuan, 2000: 10) adalah sebagai berikut: 1. Adanya kerja sama di antara sekelompok orang dalam ikatan formal. 2. Adanya tujuan bersama serta kepentingan yang sama yang akan dicapai. 3. Adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab yang teratur. 4. Adanya hubungan formal dan ikatan dan tata tertib yang terbaik. 5. Adanya sekelompok orang dan pekerjaan yang akan dikerjakaan.
2.5 Organisasi
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal dari dua orang atau lebih yang berkerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Hasibuan, 2000: 5). 2.5.1 Struktur dan Bagan Organisasi
Struktur dan bagan organisasi (Organization chart) memberikan manfaat dan informasi penting tentang hal-hal berikut. (Hasibuan, 2000: 19).
1. Pembagian kerja artinya setiap kotak akan mewakili tanggung jawab seseorang atau subunit untuk bagian tertentu dari beban kerja organisasi.
2. Informasi atasan dan bawahan artinya bagan organisasi akan menunjukkan garis komando atau siapa atasan atau siapa bawahan. 3. Jenis pekerjaan yang dilaksanakan artinya uraian kotak-kotak
menunjukkan tugas-tugas kerja organisasi atau bidang-bidang tanggung jawab yang berbeda.
4. Pengelompokan bagian-bagian kerja artinya keseluruhan bagan menunjukan dasar pembagian aktifitas organisasi organisasi (atas dasar wilayah, produksi, enterprise function dan lain sebagainya).
6. Pimpinan organisasi artinya bagan organisasi menunjukan sistem kepemimpinan organisasi, apakah pimpinan tunggal (segitiga), pimpimpinan kolektif (kerucut).
2.5.2 Tujuan Organisasi
Organisasi jika dilihat dari sudut tujuannya dikenal organisasi perusahaan (business organization) dan organisasi social (public organization). Organisasi perusahaan bertujuan untuk mendapatkan laba dan prinsip kegiatan ekonomis rasional. (Hasibuan, 2000: 23). Organisasi sosial bertujuan memberikan pelayanan, sedangkan prinsip kegiatannya adalah pengabdian sosial, misalnya organisasi republik Indonesia.
2.6 MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia)
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu bidang yang khusus yang mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Unsur MSDM adalah manusia yang merupakan tenaga kerja pada perusahaan.
Menurut DRS. Malayu S.P. “Adalah ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu
terwujudnya tujuan perusahaan karyawan dan masyarakat”. Fungsi-fugsinya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,pengarahaan, pengendalian, pengandaan, pengembangan dan kompensasi. (Hasibuan, 2000: 10).
Menurut Andrew F. Sikula. “Implementasi tenaga kerja manusaia adalah pengadaan, pemeliharaan, penempatan, latihan dan pendidikan sumber daya
manusia”. (Hasibuan, 2000: 11)
Dari pengertian manajemen sumber daya manusia menurut para ahli diatas, maka peneliti dapat menarik kesimpulan dengan fokus kajian manajemen sumber daya manusia adalah masalah tenaga kerja manusia yang diatur menurut urutan fungsi-fungsinya, agar efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Karyawan adalah perencana, pelaku dan selalu berperan aktif dalam setiap aktifitas perusahaan. (Hasibuan, 2000: 12). 2.6.1 Komponen Manajemen Sumber Daya Manusia
Tenaga kerja manusia pada dasarnya dibedakan atas pengusaha, karyawan dan pemimpin. (Hasibuan, 2000: 16).
1. Pengusaha
Adalah setiap orang menginvestasikan modalnya untuk memperolah pendapatan.
2. Karyawan
a. Karyawan Operasional
Adalah setiap orang yang secara langsung harus mengerjakan sendiri pekerjaannya sesuai dengan perintah atasan.
b. Karyawan Manajerial
Adalah setiap orang yang berhak memerintah bawahannya untuk mengerjakan sebagian pekerjaannya dan dikerjakan sesuai dengan perintah.
3. Manajer Lini
Adalah seorang pemimpin yang mempunyai wewenang lini (line authority), berhak dan bertanggung jawab langsung merealisasi tujuan perusahaan.
4. Manajer Staf
Adalah pemimpin yang mempunyai wewenang staf (staff authority) yang hanya berhak memberikan saran dan pelayanan untuk memperlancar penyelesaian tugas-tugas manajer lini.
5. Pemimpin atau Manajer
Pemimpin adalah seorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya untuk mengerahkan orang lain serta bertanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut dalam mencapai suatu tujuan.
2.6.2 Metode Pendekatan Manajemen Sumber Daya Manusia
Dalam mempelajari manajemen sumber daya manusia ada tiga pendekatan yang dapat dilakukan, (Hasibuan, 2000: 19) yaitu:
1. Pendekatan Mekanis
Adalah mengganti peranan tenaga kerja manusia dengan tenaga mesin untuk melakukan pekerjaan. Keuntungan spesialisasi ini, pekerjaan semakin trampil dan evektifitas semakin besar. Sedangkan kelemahannya adalah pekerjaan membosankan para pekerja, mematikan kreatifitas dan kebangaan mereka dalam bekerja mereka semakin berkurang.
2.Pendekatan Paternalis
Manajer untuk pengarahan bawahannya bertindak seperti bapak terhadap anak-anaknya. Keuntungannya para pekerja semakin senang dengan cara pendekatan seperti ini. Sedangkan kelemahannya adalah menjadikan karyawan menjadi manja dan malas.
3. Pendekatan Sistem Sosial
Pendekatan sistem sosial ini memandang bahwa organisasi/ perusahaan adalah suatu sistem yang kompleks yang beroperasi dalam lingkungan yang kompleks yang disebut sebagai sistem yang ada diluar.
Gambar 2.3 Konsep Pendekatan MSDM (Sumber: Hasibuan, 2000: 21)
2.6.3 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Fungsi manajemen sumber daya manusia meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian. (Hasibuan, 2000: 21).
1. Perencanaan
Adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya suatu tujuan.
2. Pengorganisasian
Yaitu kegiatan untuk mengorganisasi semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi dan koordinasi dalam bagan organisasi.
M S D M
Pendekatan Mekanis Pendekatan Paternalis
3. Pengarahan
Adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan agar mau berkerja sama dan bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.
4. Pengendalian
Adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. 5. Penggandaan
Adalah proses penarikan, seleksi, penempatan orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Pengembangan
Adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.
7. Kompensasi
Adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung, uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan.
8. Pengintegrasian
9. Pemeliharaan
Adalah kegiatan untuk memelihara dan mengingatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan, agar mereka tetap mau bekerja sama sampai pensiun.
10.Kedisiplinan
Adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peratuaran perusahaan dan norma-norma sosial.
11.Pemberhentian
Adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. 2.6.4 Pengertian Kepegawaian
Kepegawaian adalah satu-satunya aset perusahaan yang bernafas atau hidup yang mempunyai peranan penting pada suatu organisasi dalam mencapai tujuan, disamping aset lain yang tidak bernafas atau bersifat kebendaan yaitu seperti modal, bangunan gedung, mesin, peralatan atau barang–barang dan sebagainya. (Istijanto, 2005: 1).
2.7 SDLC (System Development Life Cycle)
Tahapan-tahapan siklus dalam SDLC adalah sebagai berikut: 1. Analisis Sistem (System Analysis)
a. Studi pendahuluan. b. Studi kelayakan.
c. Mengindetifikasi permasalahan dan kebutuhan pemakai. d. Memahami sistem yang ada.
e. Menganalisis hasil penelitian. 2. Perancangan Sistem (System Design)
a. Perancangan awal. b. Perancangan rinci.
3. Implementasi Sistem (System Implementation)
4. Operasi dan Perawatan Sistem (System Operation and Maintenance).
2.8 Alat Bantu Perancang Sistem yang Digunakan 2.8.1 DFD (Data Flow Diagram)
Merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. (Ladjamudin, 2005: 64).
Levelisasi atau tingkatan DFD (Data Flow Diagram). (Ladjamudin, 2005: 64).
1. Diagram Konteks
2. Diagram Nol/ Zero
Adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow. 3. Diagram Rinci
Adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau diagram level di atasnya.
DFD merupakan sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. DFD juga mempunyai arti memberikan indikasi mengenai bagaimana data di transformasi pada saat data bergerak melalui sistem dan menggambarkan fungsi-fungsi (dan sub fungsi) yang mentransformasikan aliran data. (Ladjamudin, 2005: 118).
Diagram yang menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan, secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan lain sebagainya) atau lingkungan fisik di mana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk, tape, disket dan lain sebagainya).
Tabel 2.1 DFD dan Flowchart
No. DFD Flowchart
1. Paralel Terurut
2. Arus data Arus prosedur atau arus algoritma 3. Tidak menunjukan proses
perulangan (loop) dan keputusan (decission)
menunjukan proses perulangan (loop) dan keputusan (decision
2.8.2 Flowchart
Merupakan bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. (Ladjamudin, 2005: 263).
Ada dua macam flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer, (Ladjamudin, 2005: 263) yaitu:
1. System Flowchart
Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input, oitput serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.
2. Program Flowchart
Bagan yang memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan sismbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program. 2.8.3 Normalisasi
Normalisasi file adalah suatu proses pengelompokan elemen data ke dalam tabel yang menyatakan hubungan antar entitas sehingga terwujud suatu bentuk yang memudahkan adanya perubahan dengan dampak terkecil. Proses pada pengolahan data yang mengakibatkan efek samping yang tidak diharapkan sering disebut dengan istilah anomali yang dapat terjadi akibat inserting, updating atau deleting.
Adapun teknik penyusunan normalisasi file, adalah dengan menentukan hal-hal sebagai berikut:
1. Kunci Atribut
Setiap file selalu mempunyai kunci berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili record. Sebagai contoh pada tabel barang terdapat field kunci berupa kode barang yang mewakili nama barang, harga barang, jumlah barang dan sebagainya.
2. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Kunci kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entiti. Jika kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka biasanya disebut sebagai kunci gabungan (Composite Key).
3. Kunci Primer (Primery Key)
Selain itu dapat melihat juga fungsi No. KTP, dapat digunakan bila sampai suatu saat mahasiswa harus memiliki Kartu Tanda Mahasiswa tetapi NIM belum keluar maka No. KTP dapat digunakan.
4. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer. Biasanya kunci ini digunakan hanya sebagai kunci pengurutan data, misalnya dalam pembuatan laporan.
5. Kunci Tamu (Foreign Key)
Kunci tamu adalah satu atribut (atau satu set atribut) yang menunjukkan ke tabel induknya. Kunci tamu biasanya ditempatkan dengan kunci primer induk yang direlasikan. Hubungan adalah (biasanya) hubungan satu ke banyak (one to many).
2.8.4 Kamus Data
Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara mendetail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem yang secara persis sehingga pemakai dan analisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, pengeluaran, penyimpanan dan proses. (Ladjamudin, 2005: 71).
2.8.5 ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut Peter Chen (1976) adalah “ERD adalah sebuah ilustrasi entitas secara grafik (juga dikenal sebagai objek), atribut dan relasi (relationship) yang
Menurut Fathansyah adalah “ERD merupakan model ERD yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan relasi masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari “dunia nyata” yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan
ERD”. (Bambang, 2005: 70).
Komponen-komponen yang ada dalam ERD, adalah: 1. Entity
Merupakan representasi dari sebuah objek tempat dimana sistem menyimpan data.
2. Himpunan Relasi
Himpunan relasi adalah perantara yang menghubungkan antara dua atau lebih entitas. Ada empat jenis relasi, yaitu:
a. Relasi one to one: relasi yang ada ketika kita menghubungkan tepat 1 data pada suatu tabel dengan 1 data lainnya pada tabel lain.
b. Relasi one to many: relasi yang terbentuk ketika kita menghubungkan secara tepat 1 data pada suatu tabel dengan 1 atau lebih data pada tabel lainnya.
c. Relasi many to one: relasi yang terbentuk ketika kita menghubungkan secara tepat 1 atau lebih data pada suatu table dengan 1 data pada tabel lainnya.
3. Atribut
Atribut adalah data yang dihubungkan dengan entitas. Atribut berguna menjelaskan, mengidentifikasi dan mengekspresikan hubungan antar entitas.
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) :
1. Satu ke satu (One to one)
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. 2. Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. 3. Banyak ke banyak (Many to many)
2.9 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemograman yang berbasis GUI (Graphic User Interface). Di dalamnya berisikan perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Tugas tersebut dapat dijalankan apabila ada respon dari pemakai. Respon tersebut berupa kejadian/ event tertentu, misalnya memilih tombol, memilih menu dan sebagainya.
Untuk menjalankan program VB di PC maka perlu diperhatikan spesifikasi peralatan minimal yang dibutuhkan untuk memulai Visual Basic (VB), di antaranya:
1. Komputer PC atau kompetibel dengan prosesor 486.
2. Monitor VGA atau layar yang mempunyai resolusi lebih tinggi.
3. RAM 16MB untuk Windows 95 ke atas atau RAM 32MB untuk Windows NT Workstations 4.0.
4. 485DX/66 MHz atau prosesor yang lebih tinggi (pentium atau prosesor lainnya), atau prosesor Alpha untuk Microsoft Windows NT Workstations. 5. CD-ROM drive (bila belum terinstal ke hardisk).
6. Hardisk, dengan perincian:
a. Untuk edisi Standard membutuhkan instalasi pilihan 48MB dan instalasi penuh 80MB.
b. Untuk edisi Profesional membutuhkan instalasi pilihan 48MB dan instalasi penuh 80MB.
d. Tambahan: MSDN (Help): 67MB, Internet Explorer. 7. Mouse dan Keyboard.
Beberapa kemampuan Visual Basic antara lain sebagai berikut: a. Membuat program aplikasi berbasis Windows.
b. Membuat objek-objek pembantu program, misalnya file Help, kontrol ActiveX dan sebagainya.
c. Menguji program dan menghasilkan program akhir berektensi EXE yang langsung dapat dijalankan.
Dengan Visual Basic ini, mudah untuk mempelajarinya, karena telah tersedia beberapa pilihan perintah yang dapat diambil sesuai dengan kebutuhan. 2.9.1 Menjalankan Visual Basic
Visual Basic merupakan salah satu yang berbeda dalam Windows, sehingga untuk menjalankanya terlebih dahulu harus mengaktifkan Windows. Berikut adalah cara menjalankan Visual Basic:
1. Klik tombol Start, kemudian arahkan pada pilihan All Programs.
Gambar 2.4 Kotak Dialog New Project
Kotak dialog tersebut tidak akan terlihat di layar saat menjalankan Visual Basic 6.0, apabila memberi tanda dengan cek list pada bagian Don’t show in the future.
1) Pada kotak dialog tersebut Gambar 2.5, klik pilihan Standard EXE, kemudian klik tombol Open. Di layar akan terlihat lembar kerja Project dari Microsoft Visual Basic 6.0.
Gambar 2.5 Tampilan Microsoft Visual Basic
Pada tampilan tersebut diatas terlihat beberapa elemen dari Visual Basic yaitu:
1. Menu Bar
Menu Bar pada Visual Basic ini terdiri dari beberapa pilihan yang berfungsi untuk melakukan tugas dan kegiatan tertentu. Menu Bar tersebut terdiri dari File, Edit, View, Project, Format, Debuging, Run, Query, Diagram, Tools, Add-Ins, Windows dan Help. Perhatikan tampilan Gambar 2.6.
Gambar 2.6 Tampilan Menu Bar Micorsoft Visual Basic
2. Control Menu
Control Menu merupakan salah satu bagian dalam baris judul (Title Bar) yang digunakan untuk memanipulasi jendela Visual Basic. Control Menu ini berada di pojok kiri atas dari jendela Visual Basic. Beberapa pilihan yaitu:
a. Restore: digunakan untuk mengembalikan ukuran jendela ke dalam ukuran sebelumnya.
b.Move: digunakan untuk memindahkan jendela sesuai dengan keinginan.
d.Minimize: digunakan untuk mengecilkan ukuran jendela, sehingga aplikasi akan terparkir.
e.Maximize: digunakan untuk memperbesar ukuran jendela dalam satu layar penuh.
f. Close: digunakan untuk mengakhiri/ menutup jendela.
Gambar 2.7. Control Menu
3. Toolbar
Gambar 2.8 Tampilan Toolbar Standard pada Visual Basic
Tabel 2.2 Menu Toolbar
Tombol Nama Fungsi
Add Project
Menambahkan proyek baru pada proyek yang ada.
Add Item
Menambah komponen atau objek ke dalam form.
Menu Editor
Menampilkan Menu Editor untuk merubah tampilan menu.
Open Project
Mengaktifkan/ membuka proyek yang pernah dibuat.
Save Project
Menyimpan proyek yang telah dibuat dalam komputer.
Cut
Memotong elemen yang dipilih pada layar, umumnya untuk dipindahkan.
Copy Menduplikat/ copy elemen yang dipilih.
Paste
Menempel elemen yang dipilih dengan perintah Cut atau Copy.
Rendo
Mengembalikan perintah yang dilakukan dengan Undo.
Start
Menjalankan proyek yang dibuat dalam Visual Basic.
Break
Menghentikan sementara proyek yang dijalankan.
Menmpilkan/ mengaktifkan jendela Project Explorer.
Properties Windows
Menampilkan / mengaktifkan jendela properties.
Form Layout Windows
Menampilkan/ mengaktifkan jendela Form Layout.
Data View Windows
Menampilkan/ mengaktifkan jendela Data View.
Visual Basic
Component Manager
4. Jendela Form
Jendela Form (Form Windows) merupakan jendela utama dalam bekerja dengan Visual Basic. Karena pada form inilah akan menempatkan beberapa objek, misalnya lebel atau teks, gambar, tombol-tombol, perintah dan sebagainya.
Semua objek yang ditempatkan pada form akan dijalankan atau ditampilkan pada layar window. Pada form inilah sebagai dasar dari aplikasi yang dibuat.
Gambar 2.9. Menempatkan Beberapa Objek pada Form
5. Toolbox
Toolbox merupakan salah satu fasilits pada Visual Basic yang berisi beberapa objek atau kontrol yang dibutuhkan dalam aplikasi yang yang akan di buat dan diletakan dalam suatu form. Kontrol inilah yang sebagai penghubung antara program aplikasi dengan pengguna.
Dalam keadaan standard toolbox ini diletakkan di sebelah kiri layar Visual Basic. Apabilah akan menambah objek pada toolbox ini, gunakan perintah Project | Components (Ctrl+T). Toolbox standard seperti pada Gambar 2.11.
Gambar 2.11 Control pada Visual Basic
6. Project Explorer
Gambar 2.12. Jendela Project Explorer
7. Jendela Propeties
Properties berisi semua informasi tentang sifat dari semua obyek. Setiap obyek dapat berbeda sifatnya sesuai dengan kebutuhan dari objek tersebut. Properties tersebut antara lain, nama obyek, warna, ukuran, posisi dan lain sebagainya.
8. Form Layout
Form layout adalah jendela yang menggambarkan posisi form dalam layar monitor dengan tampilan tersebut akan melihat posisi aplikasi yang dibuat saat dijalankan dalam layar monitor.
Gambar 2.14. Jendela Form Layout
Dapat menentukan posisi form tersebut dengan cara mengeserkan gambar form pada jendela Form Layout Windows. Selain itu menentukan posisi form dapat dilakukan dengan cara klik kanan pada gambar form, kemudian pilih menu sesuai dengan kebutuhan, menu tersebut adalah sebagai berikut:
a. Resolution Guides: Menampilkan garis panduan resolusi layar monitor.
c. Dockable: Membuat Form Layout Window bersifat menempel pada jendela lainya.
d. Hide: Menyembunyikan Form Layout Window. Untuk menampilkan kembali, klik menu bar View | Form Layout Window.
Gambar 2.15. Tampilan Menu pada Jendela Form Layout
2.9.3 Menyimpan Project
Langkah-langkah digunakan untuk menyimpan aplikasi yang telah di buat dengan Visual Basic adalah sebagai beriku:
1. Klik menubar File | Save Project. Di layar akan terlihat kotak dialog sebagai berikut.
2. Tentukan folder nama file pada kotak dialog Save File As dari form yang akan disimpan, kemudian klik tombol Save.
3. Dilayar akan terlihat kotak dialog Save Project As, kemudian tentukan folder dan nama file dari project yang akan disimpan, kemudian klik tombol Save.
Gambar 2.17. Kotak Dialog Save Project As
2.9.4 Membuka Aplikasi
Langkah yang digunakan untuk membuka kembali aplikasi Visual Basic adalah sebagai berikut:
1. Pilih menu bar File | Open Project atau tekan tombol Ctrl+O pada keyboard. Dilayar akan terlihat kotak dialog sebagai berikut:
2. Pada kotak dialog Open Project tersebut Gambar 2.18, klik tab Exiting.
3. Tentukan folder dan nama file project yang akan ditampilkan, kemudian klik tombol Open (file visual basic berekstensi *.vbp). Selain itu juga dapat membuka aplikasi yang pernah dibuka terakhir kali. Mengingat Visual Basic akan menyimpan daftar-daftar project yang pernah di buka dalam tempat tersendiri, yaitu pada bagian Recept. Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Klik menu bar File, kemudian pada bagian bawah sebelum pilihan Exit terdapat beberapa nama project terakhir yang pernah dibuka. 2. Klik salah satu nama project pada daftar tersebut sesuai dengan
keinginan.
Apabila pada daftar pilihan tersebut tidak terlihat, maka dapat menggunakan cara sebagai berikut:
1. Klik menu bar File, kemudian klik pilihan Open Project. Di layar akan terlihat kotak dialog seperti Gambar 2.19.
8. Pada kotak dialog Open Project, klik pilihan tab Recept.
9. Pada daftar pilihan tersebut, klik salah satu nama project yang diinginkan.
10.Klik tombol Open untuk membukanya.
Apabila ternyata dilayar masih ada project Visual Basic yang terbuka dan belum tersimpan, maka dalam membuka aplikasi yang pernah dibuat terlihat seperti Gambar 2.20.
Gambar 2.20 Kotak Dialog Konfirmasi Menyimpan Perubahan pada Project Visual Basic
Pada kotak dialog tersebut, pilih salah satu tombol yang diinginkan. 1.Klik tombol Yes, apabila akan menyimpan semua perubahan yang
dilakukan.
2. 9.5 Keluar dari Visual Basic
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk keluar dari Microsoft Visual Basic. Pilih salah satu cara berikut:
1. Klik menu bar File, kemudian klik pada pilihan Exit. 2. Tekan tombol Alt+Q.
3. Tekan tombol Alt+F4.
4. Klik tombol Close ( ) yang terdapat di pojok kanan atas dari jendela.
2.10 Mengenal Microsoft Office Access 2007
Microsoft Office Access 2007 merupakan salah satu software pengolah database. Alasan peneliti menggunakan Microsoft Office Access karena dapat mengelolah berbagai jenis data serta membuat hasil akhir berupa laporan dengan tampilan yang lebih menarik.
2.10.1 Memulai Microsoft Office Access 2007
Langkah untuk menjalan program Access 2007 adalah sebagai berikut: 1. Pada bagian taskbar, klik tombol Start .
2. Dari menu yang tampil, pilih All programs kemudian klik pilihan Microsoft Office dan klik Microsoft Office Access 2007.
Berikutnya, ditampilkan jendela Getting Started Microsoft Access 2007 seperti pada Gambar 2.22 Getting Started Microsoft Access 2007 merupakan tampilan awal dari Microsoft Office Accesss 2007. Jika ingin membuka lembar kerja Microsoft Office Access 2007, terlebih dahulu membuat atau membuka file database.
2.10.2 Lembar Kerja Microsoft Access 2007
Sebelum mengunakan aplikasi MS. Acces ada baiknya bila mengenal elemen–elemen yang terdapat pada Microsoft Office Access 2007 terlebih dahulu untuk mempermudah pengoperasian Microsoft Office Access 2007.
Elemen-elemen yang terdapat pada Microsoft Access 2007 antara lain: 1. Title Bar, merupakan judul program atau nama file yang sedang aktif
lihat Gambar 2.23.
2. Tombol Office , , merupakan tombol yang menampung perintah-perintah menu yang sering digunakan dalam Microsoft Office Access 2007, antara lain perintah: New, Open, Save, Save As, Close Database dan perintah lainnya lihat Gambar 2.23.
3. Quick Access Toolbar, merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu mengoprasikan Microsoft Office Access 2007 lihat Gambar 2.23. 4. Minimize Tool, tombol yang berfungsi untuk meminimalkan ukuran
jendala program Microsoft Office Access 2007. Sehingga, tampilannya berubah menjadi sebuah ikon yang diletakkan pada bagian tasbar Windows lihat Gambar 2.23.
6. Close Tool,tombol yang berfungsi untuk menutup jendela program atau keluar dari program Microsoft Office Access 2007 lihat Gambar 2.23.
Gambar 2.23 Beberapa Tampilan Baru Microsoft Access 2007
7. Status Bar, bagian yang digunakan untuk menampilkan informasi dan kondisi dari lembar kerja program Microsoft Office Access 2007. Misalnya: status aktif Caps Lock, Num Lock, Scrol Lock dan sebagainya lihat Gambar 2.23.
8. Ribbon , merupakan area di atas jendela program dimana Anda dapat memilih tombol perintah lihat Gambar 2.23.
9. Tab, merupakan kumpulan dari grup yang berbentuk tabulasi secara otomatis menyesuiakan dokomen aktif lihat Gambar 2.23 .
10. Contextual Command Tab, merupakan tab yang tampil secara otomatis berdasarkan dokumen aktif lihat Gambar 2.23.
Gambar 2.25 Grup dan Tombol Dialog
12.Tombol Dialog, merupakan suatu tombol yang terletak di sebelah kanan bawah suatu grup, yang jika diklik akan menampilkan kotak dialog lihat Gambar 2.24.
13. Navigation Pane, merupakan bagian pada sisi sebelah kiri jendela database yang menampilkan objek-objek database lihat Gambar 2.25.
Gambar 2.26 Navigation Pane
dalam bentuk tabulasi kartu jika kondisinya terbuka lihat Gambar 2.27.
Gambar 2.27. Tampilan Tabbed Documents
2.10.3 Menutup Microsoft Office Access 2007
Langkah untuk menutup Micorosoft Office Access 2007, dapat dilakukan pada salah satu perintah berikut:
1. Klik tombol Office , kemudian pilih tombol Exit Access. 2. Tekan tombol Close yang ada pada bagian sudut kanan atas jendela
Microsoft Office Access 2007.
2.11 Literatur
Dalam penelitian ini peneliti mengambil studi literatur pada sistem data kepegawaian dimana sistem informasi kepegawaian memiliki fasilitas menu yang memberikan informasi yang lebih jelas tetapi pada sistem ini kita tidak bisa mencari data secara otomatis dengan menuliskan keywoard yang diinginkan berdasarkan nama kepegawaian dan tidak ada download data.
Keunggulan sistem yang peneliti rancang yaitu memudahkan dalam menggunakan aplikasi seperti membuat data baru maupun meng-update. Dalam penyajikan informasi data kepegawaian sehingga lebih cepat dan mudah dalam mendapatkan data.
Pada penilitian skripsi ini, peneliti mencari informasi/ referensi mulai dari buku-buku yang berkaitan dengan skripsi peneliti, maupun dari sumber lain seperti karya tulis/ skripsi lain yang hampir memiliki persamaan dalam aplikasi yang peneliti buat. Berikut ini karya tulis atau skripsi lain yang peneliti dapatkan, di antaranya yaitu:
1. Doni Irawan, dkk (2009), seorang mahasiswa jurusan teknik informatika di salah satu perguruan tinggi negeri di Bogor yaitu Institut Pertanian Bogor, dalam judul TA yaitu “Membangun Aplikasi
Kepegawaian Sistem Informasi SMPN 1 Pamijahan Bogor”, dalam
2. Asep Suhendar, dkk (2009), seorang mahasiswa jurusan manajemen informatika di salah satu perguruan tinggi swasta di Bogor yaitu Bina
Sarana Informatika, dalam judul TA yaitu “Pengembangan Aplikasi
Sistem Informasi Pada PT. Selaras”, dalam penulisan skripsi tersebut
membahas tentang aplikasi yang memberikan layanan informasi karyawan yang terdapat di PT. Selaras di antaranya terdapat fasilitas data karyawan, profile perusahaan,.
3. Fitri Indah Lestari, dkk (2009), seorang mahasiswi jurusan manajemen informatika di salah satu perguruan tinggi swasta di Bogor yaitu Bina
Sarana Informatika, dalam judul TA yaitu “Perancangan Aplikasi
Kepegawaian Pada PT. Schenker Utama”, dalam penulisan skripsi
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Pengumpulan Data
Sebelum peneliti membuat sebuah aplikasi kepegawaian. Untuk tahap awal adalah metode pengumpulan data dan fakta untuk penelitian. Alasannya adalah agar dapat mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam membangun sebuah sistem informasi kepegawaian di ISS Marindo tersebut. Di dalam membangun sebuah sistem yang dapat berjalan dengan baik, maka pentingnya untuk melakukan tiga langkah awal dalam melakukan pengumpulan data yaitu: 3.1.1 Studi Pustaka
Pada studi pustaka ini peneliti membaca dan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan pembuatan sistem serta buku-buku yang mendukung dengan topik yang akan dibahas dalam penyusunan skripsi ini, untuk referensi buku–buku yang digunakan, ditunjukkan dalam Daftar Pustaka terdapat 10 buku yang referensi yang peneliti gunakan.
3.1.2 Wawancara
Pada tahap wawancara peneliti menyiapkan pertanyaan kepada staff yang terkait dalam hal ini divisi kepegawaian PT. ISS Marindo Jakarta. Pada tanggal 23 April 2010 mulai dari bagaimana cara kinerja sistem sedang berjalan hingga permasalahan apa saja yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan tersebut.
3.1.3 Observasi
Pada metode observasi ini, peneliti melakukan kegiatan penelitian selama tiga bulan di mulai 21 Februari sampai 30 April 2010. Lokasi pelaksanaannya adalah di PT. ISS Marindo Jakarta, yang beralamat di gedung Menara Anugerah Lantai 22 Kawasan Mega Kuningan Jakarta. Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh peneliti maka ditemukan bahwa di PT. ISS Marindo Jakarta masih menggunakan sistem yang kurang efektif seperti membuat data absensi yang masih dengan mudah dimanipulasi, sistem yang berjalan kurang efektif karena masih kurang membantu dalam pembuatan gajih karyawan, bonus kerja hingga tunjangan hari raya.
3.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi kepegawaian ini adalah menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle), Waterfall, dengan menggunakan pendekatan analisis terstruktur. SDLC adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem informasi dengan melalui beberapa langkah.
Siklus hidup pengembangan sistem dapat diuraikan dalam tahapan-tahapan sebagai berikut:
3.2.1 Tahap Perencanaan
1. Studi Kelayakan
Dalam membuat studi kelayakan untuk aplikasi yang akan dibuat, peneliti melakukan beberapa kegiatan seperti observasi yang ada pada metode pengumpulan data pada instansi yang bersangkutan.
2. Waktu
Waktu yang dapat menjadikan batasan dalam rencana penyelesaian dalam pembuatan aplikasi, langkah demi langkah mulai dari perencanaan sampai saat aplikasi dapat berjalan. 3. Cakupan (Scope)
Cakupan atau menentukan batasan ruang lingkup penelitian, dalam penelitian ini yaitu aplikasi pencatatan pegawai untuk dapat mengetahui informasi tentang data kepegawaian.
3.2.2 Tahap Analisis
Tahap analisis merupakan tahap untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, dimana pada sistem yang sedang berjalan terdapat masalah pada departemen kepegawaian.
a. Redefine the Problem
Masalah yang terdapat pada PT. ISS Marindo Jakarta khususnya pada departemen kepegawaian adalah penyediaan informasi data karyawan yang lambat, kesalahan dalam pembuatan jadwal kerja, perhitungan jumlah cuti, ketidak cocokan antara data karyawan yang telah resign dengan data karyawan yang masih aktif bekerja.
b. User Requirement and Constraint
Pada tahapan ini peneliti mengetahui permintaan dari staff kepegawaian untuk membuat sebuah sistem tersebut.
c. Logical Design
Peneliti membuatkan Logical Design dari penyelesaian usulan peneliti, dan desain dari fungsi-fungsi khusus yang akan peneliti usulkan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
3.2.3 Perancangan
Setelah tahap analisis selanjutnya adalah tahap perancangan. Dengan menempatkan letak yang terdapat pada aplikasi pencatatan pegawai, tata letak atau isi dari sebuah aplikasi dan menjelaskan fungsi-fungsi dari setiap menu yang ada di aplikasi pencatatan kepegawaian.
3.2.4 Testing
telah dibuat dapat memberikan kemudahan kepada pengguna? Jika terjadi kesalahan pada sistem maka kembali ketahap desain sistem.
3.2.5 Tahap Impelementasi
Pada tahapan akhir peninjauan implementasi, yaitu melihat ulang sistem apakah sudah layak dioperasikan?
3.3 Bahan dan Peralatan
Dalam menjalankan penelitian ini, peneliti mengunakan bahan dan peralatan yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut: 3.3.1 Bahan
Dalam penelitian ini data-data yang peneliti peroleh dari studi pustaka serta sumber-sumber lain yaitu:
1. Bahasa Pemograman:
a. Adi. 2002. Pandu Praktis Pemograman Visual Basic 6.0 Tingkat Lanjut. Wahana Komputer. Semarang.
b. Ir. Pamungkas. 2001. Tip dan Trik Microsoft Visual Basic 6.0. Elex Media Komputindo. Jakarta.
2. Analisis dan Desain Sistem: Edisi 2. Jogiyanto.
3. Sistem Informasi Manajemen: Gordon. 2002. Sistem Infromasi Manajemen.Sri Manajemen. Jakarta.
3.3.2 Peralatan
a. Processor AMD(R) Athlon(R) X2 CPU 2.7 Ghz
b. Monitor 12”
c. RAM DDR2 1 GB
d. Harddisk Seagate 160 GB e. DVD-ROM 24x
f. Keyboard g. Mouse 2. Software
a. Microsoft Windows XP b. Visual Basic 6.0
BAB IV
HASIL PEMBAHASAN
4.1. Perencanaan
Pada tahap perencanaan ini, peneliti menentukan waktu serta mempersiapkan pertanyaan seperti:
1. Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan penelitian: Hari / Tanggal : Senin, 21 Februari – 30 April 2010
Tempat : PT. ISS Marindo Jakarta Menara Anugerah Lantai 22
Kawasan Mega Kuningan Jakarta Selatan. 2. Mempersiapkan pertanyaan:
a. Bagaimana cara proses kerja sistem kepegawaian yang sedang berjalan?
b. Masalah apa yang sering terjadi pada sistem kepegawaian yang sekarang ini?
3. Mempersiapkan perangkat keras dan lunak atau hardware dan software:
a. Hardware (perangkat keras) 1) Satu unit komputer desktop 2) Perangkat alat tulis kantor b. Software (perangkat lunak)
1) Sistem operasi : Windows XP SP2
2) Aplikasi database : Microsoft Access 3) Aplikasi program : Visual Basic 6.0
4.1.1 Analisis Sistem 4.1.1.1 Profil Perusahaan
4.1.1.2 Jasa Layanan
Jasa layanan yang terdapat di ISS Marindo merupakan perkembangan dari awal sebuah perusahaan ISS berdiri yang hanya menangani sebuah pengurusan yang berkaitan dengan pengurusan segala jenis kapal laut, seperti penunjukan pengemudi kapal laut atau sering disebutnya sebagai kapten, hingga pengurusan alat-alat pengangkut barang pada kapal laut. Namun, seiring bertambahnya permintaan dari berbagai pelanggan, maka ISS Marindo pun mulai menyediakan fasilitas atau jasa layanan yang lebih. Berikut merupakan jasa layanan yang terdapat pada ISS Marindo Jakarta.
1. Pengurusan visa asing.
2. Pengurusan tempat tinggal check in and check out. 3. Antar jemput crew.
4. Penyewaan mobil.
5. Penyewaan telepon genggam (Heand Phone).
6. Informasi kapal-kapal laut yang bermuatan batubara. 7. Informasi kapal-kapal laut yang bermuatan timah. 8. Informasi kapal-kapal laut yang bermuatan tembaga. 9. Informasi kapal-kapal laut yang bermuatan minyak/ oil. 10.Informasi kapal-kapal laut yang bermuatan semen. 11.Penyewaan alat-alat pengangkut barang kapal laut. 12.Pengurusan suku cadang kapal laut.
4.1.1.3 Struktur Organisasi ISS Marindo
Ga
mbar
4.1 S
truktur O
rg
Berikut merupakan fungsi dari setiap masing-masing jabatan di PT. ISS Marindo Jakarta:
1. Managing Director: Bertugas sebagai pemimpim maupun bertanggung jawab di sebuah perusahaan ISS Marindo yang berada di Indonesia.
2. Secretaries: berfungsi dalam mengatur jadwal maupun segala kebutuhan kepegawaian yang ada di lingkungan ISS Marindo.
3. Agancy Manager: Bertugas sebagai wakil dari manajer yang mengawasi, memantau dari setiap perkembangan yang ada di lingkungan ISS Marindo, serta mambantu bila teradapatnya masalah di bagian operations.
4. Operation Manager: Memimpin dan bertanggung jawab ditingkat operator dengan fungsi sebagai memantau perkembangan yang ada dilingkungan operator, guna memantu dalam menyelesaikan permasalahan ketika terjadinya sebuah masalah yang tidak dapat di tanggani pada bagian operations.
5. Operations: Bertugas membantu menanggani masalah maupun melayani setiap pertanyaan yang sering diajukan oleh pelanggan serta mengurusi permintaan yang terdapat pada layanan di ISS Marindo. 6. Finance Manager: Berfungsi memimpin dan mengawasi setiap
perkembangan keuangan yang ada di ISS Marindo.
8. Disbursement Staff: Bertugas sebagai pelaksana dalam penarik atau penagih keuangan di setiap segala pembayaran khususnya yang melewat jatuh tempo.
Pengumpulan Data 4.1.2 Analisis Sistem
4.1.2.1 Uraian Sistem Berjalan
Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem yang Sedang Berjalan Proses Pengumpulan Data Pegawai
Pegawai Staff Kepegawaian
Mulai
Memberikan data pegawai yang akan
di olah/proses Menbuat Laporan data
Pegawai
Mengolah Data Pegawai
Data Pegawai PT. ISS Marindo Jakarta
Merekap Data Pegawai
Keterangan :
1. Pegawai masuk, pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut wajib mengisi data-data yang telah disediakan.
2. Membuat laporan data pegawai, dengan cara mengisi data-data secara lengkap yang memuat nama lengkap, alamat, agama hingga keterangan seputar pegawai tersebut.
3. Setelah selesai mengisi data dengan lengkap, selanjutnya menyerahkan data tersebut ke bagian sekertaris untuk dioleh atau diproses.
4. Setelah menerima data, selanjutnya proses pengolahan data pegawai yang telah di buat oleh pegawai.
5. Pengolahan data pegawai difungsikan untuk dapat disimpan ke dalam tempat pengumpulan data yang berbeda. Agar tidak tercampur dengan data-data yang lain.
6. Proses selanjutnya adalah tempat penyimpanan file atau data pegawai. Setelah mengolah data selesai selanjutnya adalah data tersebut disimpan ke tempat penyimpanan data. Fungsinya adalah utnuk memudahkan informasi data yang nantinya diperlikan.
4.1.2.2 Kelemahan Sistem Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di ISS Marindo, yaitu peneliti telah mewawancarai dan mendapatkan informasi bahwa ISS Marindo memang belum memiliki program yang dapat memudahkan dalam pendataan informasi kepegawaian. Selain daripada itu, permasalahan-permasalahan tersebut peneliti bahas melalui sub tentang pembahasan masalah. Di antaranya yaitu proses penginput data, pencarian data dan pembuatan laporan, dalam proses ini termungkinkan dapat terjadi kesalahan manusia, hal ini disebabkan karena proses data masih bersifat sederhana dan juga aplikasi yang digunakan masih sebatas aplikasi MS. Word dan Ms. Excel, sehingga dapat menghambat proses kerja pada bagian divisi kepegawaian dan mengurangi kualitas pelayanan kinerja. Adapun peneliti menguraikan beberapa kelemahan pada proses sistem di antaranya yaitu:
1. Pada sistem data absensi yang sedang berjalan masih sulitnya memberikan data absensi secara akurat dan aman karena tidak adanya fasilitas atau aplikasi yang belum memadai.
2. Sulitnya memengawasi atau menampilkan data cuti yang dapat memudahkan oleh karyawan setempat.
Dari uraian sebelumnya kelemahan-kelemahan yang ada pada PT. ISS Marindo Jakarta dapat peneliti simpulkan bahwa untuk memperoleh informasi yang diinginkan baik ketika pencarian data memungkinkan terjadinya kesalahan dan keterlambatan informasi yang diinginkan pada waktunya. Sehingga menghambat proses kerja pada bagian staff kepegawaian.
4.1.2.3 Kelebihan Sistem Berjalan
Di samping kelemahan yang ada pada sistem Informasi kepegawaian PT. ISS Marindo Jakarta, juga terdapat beberapa kelebihan pada sistem yang ada, di antaranya yaitu:
1. Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pemeliharaan dan perawatan perangkat keras maupun perangkat lunak
2. Tidak memerlukan biaya untuk pembelian program aplikasi atau tidak membutuhkan seorang programmer.
4.1.2.4 Solusi Masalah
Dari setiap perrmasalahan seperti di sebelumnya, maka peneliti memberikan solusi dari setiap masalah yang sedang terjadi di perusahaan tersebut. Adapun masalah-masalah yang dapat peneliti berikan solusi adalah sebagai berikut:
1. “Mengisi data absensi atau kehadiran yang kurang aman. Sehingga di khawatirkan didalam mengisi data absensi terdapat kecurangan atau
manipulasi kehadiran karyawan yang ada idperusahaan tersebut”. Itu
karena dalam proses pembuatannya masih menggunakan sistem yang sangat sederhana. Tetapi apabila dalam pengerjaanya telah menggunakan sistem komputerisasi, mungkin akan mengurangi kesalahan dalam pengisian absensi atau kehadiran.
yang ingin mengajukan cuti maka harus dicatat terlebih dahulu agar datanya tersimpan dalam sebuah buku. Kelemahan dari sistem ini adalah kurang membantu dalam memberikan laporan.
4.1.3 Analisis Sistem yang Diusulkan
Usulan merupakan salah satu jalan yang diberikan oleh peneliti untuk ISS Marindo, agar dapat dipertimbangkan. Alasan peneliti dalam membuat usulan ini karena melihat di perusahaan tersebut belum adanya program yang dapat memudahkan atau membantu dalam meng-input data informasi yang dibutuhkannya. Program yang usulkan merupakan program yang pertama diterapkan di perusahaan ISS Marindo.
4.1.3.1 Analisis Kebutuhan Pengguna
Dari hasil wawancara pada salah satu staff di ISS Marindo, peneliti mendapatkan masukan berupa hal-hal yang perlu diadakannya pada program di ISS Marindo tersebut, antara lain yaitu:
1. Dapat memudahkan dalam menjalankan program. 2. Program yang dibuat harus dapat menyimpan data.
3. Dapat memudahkan pengguna bila ingin menambah, menghapus, maupun memperbaharui data karyawan.
4.1.3.2 Definisi Persyaratan
1. Tujuan
Tujuan dari pengembangan program ini adalah agar dapat memberikan kemudahan dalam meng-input dan output data, menjadikan lebih mudah serta tidak memakan waktu.
2. Sasaran
Adapun sasaran dalam pembuatan program sistem informasi data karyawan adalah sebagai berikut:
a. Dapat mengurangi waktu pengerjaan.
b. Mampu meningkatkan kinerja para karyawan.
c. Mampu memperlancarkan proses pencatatan pegawai. 3. Batasan
Selain tujuan dalam merancang program kepegawaian, maka perlu diperhatikan juga adalah batasan-batasan dalam fungsi program sistem informasi yang peneliti buat, antara lain yaitu:
a. Pengembangan program informasi kepegawaian berdasarkan dengan rencana yang sesuai dengan keinginan dari perusahaan tersebut.
4. Kemampuan
Program yang peneliti buat ini adalah memiliki kemampuan untuk dapat bekerja sesuai dengan rancangan yang telah peneliti buat. Kemampuan dari program yang peneliti buat ini antara lain yaitu:
a. Dapat menyimpan data-data informasi kepegawaian. b. Memudahkan dalam pencarian nama pegawai.
c. Tidak sulit dalam menggunakan program yang peneliti buat. d. Mampu menambah data, merubah data serta menghapus data
apabila terjadinya kesalahan dalam membuat laporan.
4.1.4 Batasan Desain Sistem yang Diusulkan 4.1.4.1 Bagan Alir Sistem yang Diusulkan
Berhasil Tersimpan
Gagal Pengumpulan Data
Pegawai Staff Kepegawaian
Gambar 4.3 Bagan Alir Sistem yang Diusulkan dalam Proses Pengumpulan Data Pegawai
Keterangan:
1. Langkah pertama pegawai diminta untuk mengisi data yang sesuai dengan kebutuhan pegawai.
Sistem Informasi PT. ISS Marindo Jakarta
Periksa Data yang Telah Tersimpan
Finish Mengolah Data
Pegawai
Start
Membuat dan Mengumpulkan Data
Pegawai
2. Setelah selesai mengisi data secara lengkap, selanjutnya data yang telah diisi oleh pegawai dikumpulkan dalam satu tempat berupa file. 3. Setelah data telah terkumpul, proses selanjutynya adalah
memindahkan data ke dalam komputer. Tujuanya adalah agar dapat memudahkan dalam meng-update data serta membuat laporan.
4. Dalam proses pengisian data ke dalam sistem komputer, maka akan dicek kelengkapan serta kebenaran dalam mengisi data pegawai. Apabila pengisian data belum lengkap atau tidak benar, maka sistem memberikan laporan adanya kesalahan. Tetapi pengisian data benar, maka proses penyimpanan data berhasil maka data pun dapat tersimpan ke dalam database.
Keterangan:
Berhasil Tersimpan
Gagal Perincian Pengumpulan Data
Karyawan Staff Kepegawaian Manajer
Gambar 4.5 Bagan Alir Sistem dalam Mengolah Data pada Aplikasi Rancang Bangun Aplikasi Kegawaian
Mengolah Data Pegawai
Menjalankan Aplikasi Pencatatan Kepegawaian
Finish
Sistem Informasi Pegawai
Start
Menbuat Laporan Data
Pegawai
Melihat Data yang Ada Input Data Pegawai
yang Telah Terkumpul
