Oleh:
Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi
NIM : 08.41010.0112
Program Studi : Strata 1
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Oleh:
Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi
NIM : 08.41010.0112
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
When there is a will
there is a way
STIKOM
Ditujukan untuk
Ayah, Ibu, dan Adikku tercinta
Beserta semua yang telah mengkritik, menempa dan menjadikanku lebih tegar
Terima kasih setulus-tulusnya...
STIKOM
Disusun Oleh:
Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi
NIM : 08.41010.0112
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
Surabaya, Oktober 2013
Disetujui:
Pembimbing I Pembimbing II
Tutut Wurijanto, M.Kom.
NIDN. 0703056702
Tony Soebijono, S.E., S.H., M.Ak.
NIDN . 0703127302
Mengetahui:
Kaprodi S1 Sistem Informasi
Erwin Sutomo, S.Kom.
NIDN. 0722057501
STIKOM
vii
melayani jasa pengolahan untuk perusahaan lain seperti: Lintang Visikusuma,
Green Field, Garuda Food, dan lain-lain. Saat ini PKIS Sekar Tanjung memiliki
kurang lebih 604 tenaga kerja yang terdiri dari pegawai tetap, pegawai kontrak
dan pegawai outsourcing. Dengan banyaknya jumlah pegawai, maka PKIS Sekar
Tanjung tidak terlepas dari permasalahan sumber daya manusia. Kondisi awal
pada PKIS Sekar Tanjung terutama terkait dengan pengolahan data pegawai
masih dilakukan secara manual, kegiatan yang dilakukan secara manual ini masih
memungkinkan terjadinya kesalahaan saat pencatatan, pembuatan laporan dan
membutuhkan waktu yang lama dalam penyusunan laporan.
Guna mengatasi permasalahan tersebut maka PKIS Sekar Tanjung perlu
mengaplikasikan sistem informasi kepegawaian sebagai pendukung kegiatan
bagian Human Resource Department (HRD) di PKIS Sekar Tanjung. Uji coba
dilakukan pada sistem dengan memasukkan data-data tentang pegawai antara lain
data pegawai, lama masa kontrak kerja untuk pegawai lama, training yang telah
diikuti, pelanggaran, mutasi jabatan, perusahaan outsourcing.
Berdasarkan implementasi dan uji coba sistem, sistem informasi
kepegawaian di PKIS Sekar Tanjung telah dapat memberikan hasil informasi yang
diharapkan oleh pihak manajemen. Laporan-laporan yang dihasilkan seperti
laporan absensi, laporan penilaian kinerja, laporan pelanggaran, laporan training,
dan laporan pegawai.
Kata Kunci: informasi, kepegawaian, mutasi, pelanggaran, training.
STIKOM
viii
persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Strata Satu di Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STMIK STIKOM
Surabaya).
Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak
yang telah memberikan banyak masukan, nasehat, saran, kritik dan dukungan
moriil maupun materiil kepada Penulis. Untuk itu Penulis mengucapkan banyak
terima kasih kepada:
1. Abah, Umi, adikku yang telah mendoakan dan mendukung saya dalam
melewati proses kehidupan ini.
2. Bapak Tutut Wurijanto, M.Kom. selaku Pembimbing I yang telah meluangkan
waktu untuk memberikan bimbingan dan mengarahkan pembuatan program
selama proses pembuatan Tugas Akhir ini.
3. Tony Soebijono, S.E., S.H., M.Ak., selaku Pembimbing II yang juga telah
meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan mengarahkan pembuatan
laporan selama proses pembuatan Tugas Akhir ini.
4. Mas Wanto, selaku pihak Sekar Tanjung yang telah meluangkan waktunya
untuk dapat melakukan wawancara dan memberikan data-data kepegawaian
kepada penulis selama proses pembuatan Tugas Akhir.
5. Saudari Prasintia yang selalu memberikan segala bantuan, motivasi dan
semangat agar cepat terselesainya penyusunan Tugas Akhir ini.
STIKOM
ix
7. Serta semua pihak yang telah membantu pelaksanaan Tugas Akhir dan
penyelesaian laporan Tugas Akhir, yang tidak dapat penulis sebutkan satu per
satu.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan balasan yang setimpal kepada
semua pihak yang telah memberikan bantuan,semangat, bimbingan, dan nasehat
dalam kelancarannya proses pengerjaan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari
bahwa Tugas Akhir yang penulis kerjakan masih banyak terdapat kekurangan
sehingga kritik dan saran dari semua pihak sangatlah diharapkan. Semoga Tugas
Akhir ini dapat diterima dan bermanfaat bagi semua pihak yang
membutuhkannya.
Surabaya, September 2013
Penulis
STIKOM
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor untuk
meningkatkan produktivitas kinerja dari suatu organisasi atau perusahaan. Oleh
karena itu, diperlukan SDM yang mempunyai kompetensi dan berprestasi tinggi
yang diharapkan dapat mendukung peningkatan kinerja perusahaan.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat
berpengaruh terhadap peningkatan produksi pada perusahaan. Tidak sedikit
perusahaan yang memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk melengkapi
dan mendukung usahanya. Hal tersebut mendorong perusahaan baik instansi
pemerintah maupun swasta untuk melakukan berbagai cara mulai berlomba
memanfaatkan kemajuan teknologi informasi guna mendukung semakin
efektifnya kegiatan manajemen, khususnya dalam hal penyajian informasi.
Dalam kegiatan perusahaan perangkat lunak memberikan suatu peran yang
sangat penting dalam kelancaran kegiatan perusahaan, seperti kemampuan untuk
melakukan pengolahan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi yang
diperlukan dengan cepat dan tepat. Dengan adanya perangkat lunak diharapkan
data yang ada dapat disimpan secara teratur dan pengolahan data dapat dengan
lebih mudah.
Pusat Koperasi Industri Susu (PKIS) Sekar Tanjung, berlokasi di Desa
Martopuro-Purwosari Pasuruan, PKIS Sekar Tanjung berdiri pada 15 Desember
STIKOM
2000. PKIS ini terbentuknya awalnya diadakan rapat oleh beberapa Koperasi
Sekunder yang dihadiri oleh sembilan koperasi yaitu KPSP “Setia Kawan”
Nongkojajar, KUTT “Suka Makmur” Grati, KUD “Dadi Jaya” Purwodadi, KUD
“Sembada” Puspo, Dinas Koperasi Kabupaten Pasuruan, Kop “SAE” Pujon, KUD
“DAU” Malang, Dinas Koperasi Kabupaten Malang, Kepala Dinas Koperasi Jawa
Timur. Di dalam rapat tersebut telah disepakati untuk membentuk Pusat Koperasi
Industri Susu (PKIS) “Sekar Tanjung” Jawa Timur, dengan usaha pokoknya
adalah industri pengelolaan susu dan minuman. PKIS Sekar Tanjung merupakan
jasa mengolah susu segar menjadi susu ultra high temperature (UHT) dengan
pola usaha business to consumer dan business to business. Kapasitas produksi
pabrik susu mencapai ±10 ton liter susu perhari untuk produksinya. Di dalam
produksinya PKIS Sekar Tanjung kebanyakan melakukan jasa pengolahan susu
UHT untuk perusahaan lain diantaranya seperti : Lintang Visikusuma, Green
Field, Garuda Food, Indolakto, Danone dan Kalbe Farma.
PKIS Sekar Tanjung saat ini memiliki pegawai kurang lebih 604 tenaga
kerja yang terdiri dari pegawai tetap, pegawai kontrak dan pegawai outsourcing,
data keseluruhan pegawai pada PKIS Sekar Tanjung dapat di lihat pada tabel 1.1.
Tabel 1.1 Data Jumlah Pegawai
No. Departemen Jumlah
1 Utility 22
2 Warehouse 31
3 Process 77
4 Filling 50
5 Laboratory 83
6 Packing 65
7 PPIC 5
8 Technician 17
9 Laundry 3
STIKOM
No. Departemen Jumlah Outsourcing :
11 Office boy, cleaning services 10
12 Security 18
13 Packing 187
Total pegawai 604
Sumber: PKIS Sekar Tanjung Tahun 2012
Pembagian kerja dibagi atas 3 shift, yaitu shift I dengan jam kerja 06.00 –
14.00 WIB, shift II dengan jam kerja 14.00 – 22.00 WIB dan shift III dengan jam
kerja 22.00 – 06.00 WIB. Dengan banyaknya jumlah pegawai, maka PKIS Sekar
Tanjung tidak terlepas dari permasalahan SDM yang ada. Beberapa hal yang
menyebabkan permasalahan SDM di PKIS Sekar Tanjung antara lain terkait
dengan data pegawai, terbatasnya aplikasi, serta belum tersedianya database
pegawai untuk dapat menyimpan data dan mengolah menjadi informasi.
Pada PKIS Sekar Tanjung, untuk pencarian data informasi pegawai dan
pembuatan laporan sebagai sarana untuk evaluasi pegawai masih dilakukan secara
manual. Dengan cara manual ini masih memungkinkan terjadinya kesalahaan saat
pencatatan dan pembuatan laporan. Selain itu dengan pencarian secara manual
akan memakan waktu yang cukup lama, maka dari itu akan dapat menyebabkan
kerugian bagi PKIS Sekar Tanjung. Dampak lain dengan lamanya pengolahan
data pegawai akan membuat pihak manajemen kesulitan dalam pengambilan
keputusan. Banyaknya data pegawai yang ada, serta masih terpisah-pisahnya
antara satu data dengan data lainnya membuat Human Resource Department
(HRD) kesulitan dalam menyajikan data menjadi informasi. Hal ini disebabkan
karena sistem yang ada masih sederhana belum dapat mengolah data pegawai
STIKOM
dengan baik, serta belum dapat mengintegrasikan berkas-berkas (file) hardcopy
dengan pengolah data pegawai yang ada.
Kelemahan yang ada pada sistem sekarang mengakibatkan pihak HRD
membutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu dalam mengelola data
pegawai menjadi sebuah informasi. Sehubungan dengan hal tersebut, sebaiknya
diadakan perbaikan pada sistem yang sudah berjalan dengan mempertimbangkan
kebutuhan-kebutuhan HRD sehingga dari kebutuhan-kebutuhan itu dibuat sebagai
suatu sistem yang dapat menghasilkan suatu informasi tentang pegawai.
Guna mengatasi permasalahan data pegawai tersebut PKIS Sekar Tanjung
perlu melakukan implementasi Teknologi Informasi (TI) yaitu dengan
mengaplikasikan sistem informasi kepegawaian sebagai pendukung kegiatan pada
bagian HRD PKIS Sekar Tanjung. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi
kepegawaian pada PKIS Sekar tanjung akan mampu membantu dan memudahkan
dalam melihat riwayat pegawai yang ada serta mampu menyajikan laporan atau
informasi yang dibutuhkan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan
sebagai berikut: Bagaimana merancang bangun sistem informasi kepegawaian
pada PKIS Sekar Tanjung yang dapat membantu mengolah data pegawai serta
membuat laporan dari seluruh proses yang ada secara terkomputerisasi.
STIKOM
1.3 Pembatasan Masalah
Dalam sistem ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang akan dicapai,
maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Pembuatan laporan yang dihasilkan adalah lama masa kontrak kerja, training
yang telah diikuti, pelanggaran, absensi, dan penilaian kinerja.
2. Aplikasi ini hanya dapat diakses di dalam PKIS Sekar Tanjung.
3. Sistem keamanan jaringan, sebatas pemberian hak akses user di dalam kantor.
4. Informasi yang dikumpulkan dan diolah dalam sistem ini terbatas pada seluruh
data pegawai yang ada pada PKIS Sekar Tanjung.
5. Tidak membahas rekrutmen dan seleksi pegawai baru, tetapi membahas histori
masa kontrak kerja untuk pegawai lama.
6. Tidak membahas penggajian.
1.4 Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka tujuan yang hendak dicapai
adalah merancang bangun sistem informasi kepegawaian pada PKIS Sekar
Tanjung yang dapat membantu mengolah data pegawai serta pembuatan laporan
dari seluruh proses yang ada.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan tugas akhir ini terdiri dari 5 (lima) bab, dimana masing-masing
bab terdiri dari sub-sub bab yang menjelaskan isi dari bab-bab tersebut. Adapun
sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:
STIKOM
BAB I PENDAHULUAN
Bab Pendahuluan menguraikan tentang latar belakang permasalahan
yang terjadi pada PKIS Sekar Tanjung, inti dari permasalahan
digambarkan dalam perumusan masalah, sedangkan pembatas masalah
menjelaskan batasan-batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak
keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penilitian berupa
harapan dari hasil yang akan dicapai dari sistem informasi tersebut.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab Landasan Teori bersifat penunjang yang diharapkan dapat
menjelaskan secara singkat mengenai landasan teori terkait tentang
permasalahan yang dihadapi. Pada Bab Landasan Teori meliputi:
Sumber Daya Manusia, Kepegawaian, Human Resource Information
System (HRIS), Hypertext Preprocessor (PHP), MySQL, Cascading
Style Sheets, dan CodeIgniter.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab Analisa dan Perancangan berisi tentang proses analisa masalah,
perancangan sistem, pembuatan program serta evaluasi yang dijelaskan
dangan Document Flow Diagram, Use case diagram, Flow of event,
Sequence diagram, Class diagram, Component diagram, Deployment
diagramdan Entity Relationship Diagram (ERD).
STIKOM
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab Implementasi dan Evaluasi berisi tentang kebutuhan akan
perangkat keras, perangkat lunak serta tampilan halaman utama login
sampai dengan tampilan akhir dari sistem yang dibuat berupa laporan
yang dibutuhkan.
BAB V PENUTUP
Bab Penutup berisi tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan
saran yang ada pada bab ini didapatkan dari hasil evaluasi sistem,
sedangkan saran akan menjelaskan saran atau masukkan untuk
pengembangan aplikasi lebih lanjut.
STIKOM
8
2.1Sumber Daya Manusia
Menurut Ardana (2012) Sumber Daya Manusia (SDM) adalah kemampuan
potensial yang dimiliki oleh manusia yang terdiri dari kemampuan berfikir,
berkomunikasi, bertindak, dan bermoral untuk melaksanakan suatu kegiatan baik
bersifat teknis maupun managerial. Kemampuan yang dimiliki tersebut akan
dapat mempengaruhi sikap dan perilaku manusia dalam mencapai tujuan hidup
baik individual maupun bersama. SDM adalah semua potensi yang dimiliki oleh
manusia yang dapat disumbangkan atau diberikan kepada masyarakat untuk
menghasilkan barang atau jasa.
2.1.1 Mutasi
Menurut Nasution (1994) mutasi adalah kegiatan memindahkan pegawai
dari unit atau bagian yang kelebihan tenaga ke unit atau bagian yang kekurangan
tenaga atau yang memerlukan. Mutasi atau pemindahan pegawai dapat terjadi
karena keinginan sendiri dan dapat pula karena keinginan perusahaan.
1. Keinginan pegawai sendiri terjadi dikarenakan sebagai berikut:
a. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak sesuai dengan bidang tugasnya
atau jabatannya.
b. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak dapat bekerja sama dengan teman
sekerjanya atau dengan atasannya.
STIKOM
c. Pegawai yang bersangkutan merasa bahwa tempat atau lingkungan kerja
tidak sesuai dengan kondisi fisik atau keinginannya.
2. Keinginan perusahaan terjadi dikarenakan sebagai berikut:
a. Perusahaan ingin menunjukkan kepada pegawai yang bersangkutan bahwa
mutasi tersebut bukan merupakan hukuman, melainkan upaya untuk
menjamin kelangsungan pekerjaan pegawai tersebut.
b. Perusahaan ingin meyakinkan pegawai bahwa ia tidak akan diberhentikan
karena kekurangmampuan atau kekurangcakapan pegawai yang
bersangkutan.
c. Perusahaan ingin menghindari rasa jenuh pegawai pada jenis pekerjaan,
jabatan, maupun tempat kerja yang sama.
2.1.2 Training
Menurut Ardana (2012) training atau pelatihan merupakan bagian
pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan
keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat
dan dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori. Pelatihan
dan pendidikan ini dilaksanakan untuk pegawai baru agar dapat menjalankan
tugas-tugas baru yang dibebankan dan untuk pegawai lama guna meningkatkan
mutu pelaksanaan tugasnya sekarang maupun masa depan.
STIKOM
2.1.3 Penilaian Prestasi Kerja
Menurut Ardana (2012) penilaian prestasi kerja (Performance appraisal)
adalah proses melalui organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi
kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia
dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang pelaksanaan kerja
mereka. Kegunaan penilaian prestasi kerja dapat adalah sebagai berikut: perbaikan
prestasi kerja, keputusan-keputusan penempatan, kesempatan kerja yang adil,
perencanaan dan pengembangan karier, tantangan-tantangan eksternal.
Pada PKIS Sekar Tanjung saat ini cara mengisi kuisioner penilaian kinerja
pegawai yang ada cukup sederhana, dimana shift leader bagian hanya perlu
memberikan penilaian “Ya” atau “Tidak” untuk setiap poin pertanyaan yang
diberikan didalam angket tersebut. Shift leader memberikan “Ya” untuk setiap
poin jika pegawai melakukan hal-hal tersebut sesuai aspek penilaian (dapat dilihat
pada lampiran 2) dan diberikan “Tidak” untuk setiap poin jika pegawai tidak
melakukan hal-hal tersebut sesuai aspek penilain (dapat dilihat pada lampiran 2).
Pada 9 aspek penilaian yang ada pada lampiran 2 dapat dikatakan penilaian
tersebut ada yang bersifat negatif dan ada yang bersifat positif sesuai dengan
pertanyaan kuisioner, bersifat negatif untuk penilaian “Tidak” dan bersifat positif
untuk penilaian “Ya” dan ada ada pengecualian untuk poin 3 dan 9, yaitu: “Tidak
” dapat dikatakan positif dan “Ya” dapat dikatakan negatif. Langkah selanjutnya
dari penilaian ini adalah menghitung dan memberikan nilai A atau B untuk setiap
pegawai dari penilaian yang telah dilakukan. Pegawai mendapatkan nilai “A” jika
STIKOM
ada hal-hal yang bersifat negatif kurang dari tiga (3), sedangkan nilai “B” jika ada
hal-hal yang bersifat negatif lebih dari sama dengan 3.
2.1.4 Kontrak Kerja
Kontrak kerja adalah suatu perjanjian antara pekerja dan pengusaha secara
lisan atau tulisan, baik untuk waktu tertentu maupun untuk waktu yang tidak tentu
yang memuat syarat-syarat kerja, hak dan kewajiban. Setiap perusahaan wajib
memberikan kontrak kerja di hari pertama anda bekerja. Dalam kontrak kerja
biasanya terpapar dengan jelas pekerja memiliki hak mendapat kebijakan
perusahaan yang sesuai dengan Undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku di
Indonesia. Di dalamnya juga memuat mengenai prosedur kerja dan kode disiplin
yang ditetapkan perusahaan.
Menurut Djumialdji (2006) kontrak kerja adalah suatu perbuatan hukum
yang terjadi karena adanya kesepakatan antara dua orang atau lebih dengan
maksud untuk menimbulkan kewajiban-kewajiban antara satu pihak dengan yang
lainnya. Kontrak kerja yang berisikan poin-poin kesepakatan para pihak dalam
upaya pelaksanaan kegiatan bisnis dalam dunia kontruksi tersebut tidak terjadi
begitu saja. Hal tersebut akan sangat didasari oleh penghitungan-penghitungan
ataupun pertimbangan-pertimbangan yang disadari kepentingan dan upaya
perlindungan hak para pihak dari pelaksanaan kesepakatan tersebut. Pada
dasarnya setiap kontrak selalu mengandung dua hal yang bertentangan yaitu:
1. Peluang atau hak (peluang dapat menjadi hak)
2. Resiko atau kewajiban (resiko dapat menjadi kewajiban)
STIKOM
Kontrak yang diperoleh melalui suatu negoisasi, harus menerapkan suatu
strategi negoisasi untuk memaksimalkan peluang dan hak. Dalam proses
pelaksanaan kontrak yang ada harus dikendalikan, untung menghindari resiko dan
memperoleh peluang baru.
Dengan demikian dapat didefinisikan secara umum bahwa kontrak adalah
suatu perjanjian yang di buat atas dasar kemauan bersama antara dua pihak (pihak
I dan pihak II) yang bernilai hukum.
2.1.5 Kehadiran
Kehadiran atau absensi adalah suatu kegiatan atau runtinitas yang
dilakukan oleh pegawai untuk membuktikan dirinya hadir atau tidak hadir dalam
bekerja disuatu instansi. Absen ini berkaitan dengan penerapan disiplin yang
ditentukan oleh masing-masing perusahaan atau institusi. Menurut Heriawanto
(2004), pelaksanaan pengisian daftar atau absensi secara manual akan menjadi
penghambat bagi organisasi untun memantau kedisiplinan pegawai dalam hal
ketepatan waktu kedatangan dan jam pulang pegawai setiap hari. Hal tersebut
dikhawatirkan akan membuat komitmen pegawai terhadap pekerjaan dan
organisasi menjadi berkurang.
2.2 Kepegawaian
Ada beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para ahli diantaranya,
yaitu: menurut Manullang (1967) mengemukakan bahwa, “Administrasi
Kepegawaian adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan
STIKOM
tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu, dengan
meningalkan kepuasan hati pada diri para pekerja”.
Sedangkan menurut Soedjadi (1977) menyatakan, “Kepegawaian adalah
proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pimpinan agar tercapainya
tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat
dan hakikat para anggotanya”.
Pada umumnya administrasi kepegawaian mempunyai sasaran yang sama
yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota organisasi
yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan itu
sendiri dengan baik.
2.3 Human Resource Information System
Menurut Handoko (2001) mendefinisikan Human Resource Information
System (HRIS) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah
suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan
kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi
tentang sumber daya manusia, kegiatan-kegiatan personalia dan
karakteristik-karakteristik satuan kerja. Sistem ini sering juga disebut sistem informasi
karyawan, sistem informasi personalia, sistem pemrosesan data personalia dan
banyak nama lainnya.
HRIS sangat efektif untuk menangani sumber daya manusia. Biasanya,
sumber daya manusia memanfaatkan komputer dan teknologi canggih lainnya
untuk memelihara dan memproses informasi setiap hari. Diperlukan 3 (tiga)
komponen fungsional utama yang harus ada dalam SISDM, yaitu:
STIKOM
1. Masukan (input)
Meliputi dua konsep dasar sistem yaitu database dan pemasukan data
yang memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi personalia ke
dalam sistem informasi sumber daya manusia
2. Pemeliharaan data
Setelah data diproses fungsi masukan, fungsi pemeliharaan mengelola
kualitas data yang disimpan. Fungsi ini membaharui, menambah data baru dan
menghilangkan data yang sudah tidak diperluas pada database.
3. Keluaran (output)
Keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan penghubung penting
antara SISDM dengan para pemakaianya. Kriteria penting untuk mengevaluasi
efektivitas sistem sebagai alat bantu manajemen adalah apakah sistem mampu
memproduksi informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan.
HRIS dirancang untuk membantu dan mempermudah tugas-tugas pegawai
yang berkaitan dengan kepegawaian. Tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Menyediakan informasi kepegawaian yang cepat akurat dan up to date
2. Menyediakan proses pencarian data berdasarkan kreteria-kreteria tertentu.
3. Melakukan tugas-tugas rutin update data kepegawaian, misalnya update data
kegiatan pegawai, menangani kenaikan pangkat, penilaian kinerja, dan
kenaikan jabatan.
STIKOM
2.4 MySQL
MySQL adalah Relational Database Management Sistem (RDBMS) yang
didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License).
Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh
dijadikan produk turunan yang bersifat closed source atau komersial (Prasetyo,
2003).
Berikut ini beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL yaitu :
1. Portability : dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi (windows,
Linux, Mac OS dan lain-lain).
2. Open Source : didistribusikan secara gratis, di bawah lisensi GPL.
3. Multiuser : dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan
tanpa mengalami masalah atau konflik.
4. Performance Tuning : memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam
menangani query sederhana.
5. Column Types : memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti
signed/unsigned integer, fload, double, char, varchar, text, blob, date, time,
datetime, timestamp, year, set serta enum.
6. Command dan Functions : memiliki operator dan fungsi secara penuh yang
mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam query.
7. Security : memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmark, nama
host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta
password terenkripsi.
STIKOM
8. Scalability dan Limits : mampu menangani database dalam skala besar, dengan
jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu table serta 5 miliar baris. Selain
itu, batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
9. Connectivity : dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol
TCP/IP, Unixsoket (Unix), atau Named Pipes (NT).
10. Localisation : dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada client
dengan mengunakan lebih dari dua puluh bahasa.
11. Interface : memiliki interface terhadap berbagai aplikasi dan bahasa
pemrograman dengan mengunakan fungsi API (Aplication Programming
Interface).
12. Lients dan Tools : dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan
untuk administrasi database, dan pada setiap tools yang ada disertakan
petunjuk online.
13. Struktur tabel : memiliki struktur tabel yang lebih lebih fleksibel dalam
menangani ALTER TABLE, dibandingkan database lainnya semacam
PostgreSQL ataupun Oracle.
2.5 System Development Life Cycle (SDLC)
Pengembangan sistem SDLC diperlukan untuk menyusun suatu sistem
yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang ada, hal ini dikarenakan adanya permasalahan di sistem
lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, adanya instruksi.
Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
STIKOM
peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan yaitu :
1. Performance (kinerja)
Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi
lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time.
Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat
tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua
transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi
pekerjaan tersebut.
2. Information (informasi)
Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis)
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau
penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian)
Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki
kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
5. Efficiency (efisiensi)
Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis.
Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan,
efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut.
STIKOM
Menurut Kendall & Kendall (2006) System Development Life Cycle
(SDLC) adalah pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun
rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan
pengguna dalam membangun sistem informasi. Dalam sebuah siklus SDLC,
terdapat enam (6) langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin
berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah-langkah tersebut yaitu:
identifikasi masalah, menentukan kebutuhan informasi, analisis kebutuhan sistem,
perancangan sistem, implementasi sistem, perawatan dan pengembangan sistem.
2.5.1 Identifikasi masalah
Pada kegiatan pertama ini, Seluruh kebutuhan software harus bisa
didapatkan analis sistem, termasuk di dalamnya kegunaan software yang
diharapkan pengguna dan batasan software. Mengidentifikasi tujuan merupakan
salah satu komponen yang penting karena analis sistem harus mengetahui apa
yang ingin dicapai oleh perusahaan tersebut. Selain itu, analis sistem juga harus
mengetahui bila ada aspek-aspek aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan
untuk membantu mencapai tujuan perusahaan dengan merumuskan masalah yang
spesifik. Keluaran dari tahap ini adalah informasi kelayakan yang berisikan
definisi masalah dan rangkuman dari tujuan.
2.5.2 Menentukan Kebutuhan Informasi
Pada tahap selanjutnya menentukan informasi apa saja yang dibutuhkan.
Cara-cara yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan adalah
STIKOM
seperti wawancara, membuat sampel dan menginvestigasi hard data, dan
kuesioner. Orang-orang yang ikut serta dalam tahap ini adalah analisis sistem dan
pengguna (manajer operasi dan pegawai). Analis sistem harus mengetahui detail
dari sistem yang sudah berjalan sekarang, siapa saja orang yang terlibat, apa jenis
aktivitas bisnisnya, dimana pekerjaan ini akan dilakukan, waktunya, dan
bagaimana prosedur yang sekarang dijalankan. Inti dalam fase ini adalah analis
sistem harus bisa mengetahui bagaimana fungsi bisnis yang sudah berjalan dan
mempunya informasi yang lengkap atas orang, tujuan, data, dan prosedur yang
bersangkutan.
2.5.3 Analisis sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai pengguna dari suatu sistem
informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan
penting karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap
berikutnya. Langkah-langkah dasar yang harus dilaksanakan oleh analis sistem
yaitu :
1. Memahami sistem dan membatasinya.
2. Alternatif-alternatif apa saja yang ada untuk mencapai sasaran dan untuk
memodifikasi atau mengubah sistem.
a. Pilih satu dari alternatif yang telah diidentifikasikan pada tahap sebelumnya.
STIKOM
b. Implementasikan alternatif yang dipilih.
c. Evaluasi masalah dari perubahan yang kita buat dalam sistem.
2.5.4 Perancangan sistem
Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analisa sistem merupakan
dasar dari perancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana suatu
sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini menyangkut
konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak
sistem sehingga setelah menginstalasi sistem akan benar-benar akan memuaskan
spesifikasi sistem yang telah ditetapkan pada akhir analisa sistem.
2.5.5 Implementasi sistem
Aplikasi yang telah selesai dibuat oleh programmer harus diuji dan siap
diimplementasikan kedalam sistem pengguna. Tahap dari implementasi sistem
yaitu:
1. Membangun dan menguji jaringan database
2. Membangun dan menguji program
3. Instalasi dan menguji sistem yang baru
4. Penyerahan sistem yang telah dibuat
2.5.6 Perawatan dan pengembangan sistem
Diperlukan adanya kegiatan tambahan setelah sistem yang baru
dijalankan, seperti merawat dan menjaga agar sistem tetap berjalan sesuai dengan
STIKOM
apa yang dikehendaki. Perlu juga diperhatikan akibat adanya kebijaksanaan yang
baru yaitu perubahan-perubahan prosedur, agar sistem tetap menjalankan
fungsinya sehingga pengembangan sistem diperlukan.
2.6 HypertextPreprocessor
Personal Home Page tools (PHP) adalah script bersifat server-side yang
ditambahkan ke dalam HyperText Markup Language (HTML). Script ini akan
membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu
halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat
server-side berarti pengerjaan skrip akan dilakukan di server, baru kemudian
hasilnya dikirim ke browser (Kurniawan, 2002).
Keunggulan dari sifatnya yang server-side tersebut antara lain :
1. Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser
tertentu, karena serverlah yang akan mengerjakan skrip PHP. Hasil yang
dikirimkan kembali ke browser umumnya bersifat teks atau gambar saja
sehingga pasti dikenal oleh browser apa pun.
2. Dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh server,
misalnya koneksi ke database.
3. Skrip tidak dapat dilihat dengan menggunakan fasilitas view HTML sourcode.
4. Kelebihan PHP dapat melakukan semua aplikasi program CGI (Common
Gateway Interface), seperti mengambil nilai form, menghasilkan halaman web
yang dinamis, serta mengirim dan menerima cookie. PHP juga dapat
berkomunikasi dengan layanan-layanan yang mengunakan protokol Internet
STIKOM
Message Access Protocol (IMAP), Simple Network Management Protocol
(SNMP), NNTPPOP3, Hypertext Transfer Protocol (HTTP), dan lain-lain.
2.7 CascadingStyleSheets
Cascading Style Sheets (CSS) adalah suatu bahasa stylesheet yang
digunakan untuk mengatur tampilan suatu dokumen yang ditulis dalam bahasa
markup Penggunaan yang paling umum dari CSS adalah untuk memformat
halaman web yang ditulis dengan HTML dan Extensible HyperText Markup
Language (XHTML). Walaupun demikian, bahasanya sendiri dapat dipergunakan
untuk semua jenis dokumen Extensible Markup Language (XML) termasuk
Scalable Vector Graphics (SVG) dan XUL. Spesifikasi CSS diatur oleh World
Wide Web Consortium (W3C).
2.8 JavaScript
Java script diperkenalkan pertama kali oleh Netscape pada tahun 1995.
Pada awalnya bahasa ini dinamakan “LiveScript” yang berfungsi sebagai bahasa
sederhana untuk browser Netscape Navigator 2. Javascript adalah bahasa yang
berbentuk kumpulan skrip yang pada fungsinya berjalan pada suatu dokumen
HTML, sepanjang sejarah internet bahasa ini adalah bahasa skrip pertama untuk
web. Bahasa ini adalah bahasa pemrograman untuk memberikan kemampuan
tambahan terhadap bahasa HTML dengan mengijinkan pengeksekusian perintah
perintah di sisi user, yang artinya di sisi browser bukan di sisi server web.
Javascript bergantung kepada browser (navigator) yang memanggil halaman web
STIKOM
yang berisi skrip-skrip dari Javascript dan tentu saja terselip di dalam dokumen
HTML.
2.9 CodeIgniter
Menurut Hakim (2010) codeIgniter adalah sebuah framework PHP yang
dapat membantu mempercepat developer dalam pengembangan aplikasi web
berbasis PHP dibanding jika menulis semua kode program dari awal. CodeIgniter
pertama kali dibuat oleh Rick Ellis, CEO Ellislab, nc. (http://ellislab.com), sebuah
perusahaan yang memproduksi CMS (Content Management System ) yang cukup
handal, yaitu Expression Engine. Saat ini, codeIgniter dikembangkan dan
dimaintain oleh Expression Engine Development Team. Adapun beberapa
keuntungan menggunakan codeIgniter, yaitu:
1. Gratis
CodeIgniter berlisensi dibawah Apache/BSD open sorce.
2. Ditulis menggunakan PHP 4
Meskipun codeIgniter dapat berjalan di PHP 5, namun sampai saat ini code
program codeIgniter masih dibuat dengan menggunakan PHP 4.
3. Berukuran kecil
Ukuran codeIgniter yang kecil merupakan keunggulan tersendiri. Dibanding
dengan framework lain yang berukuran besar.
4. Menggunakan konsep Model-View-Controller (MVC)
CodeIgniter menggunakan konsep MVC yang memungkinkan pemisahan layer
application - logic dan presentation.
STIKOM
5. URL yang sederhana
Secara default, URL yang dihasilkan codeIgniter sangat bersih dan Serach
Engine Friendly (SEF).
6. Memiliki paket library yang lengkap
CodeIgniter mempunyai library yang lengkap untuk mengerjakan
operasi-operasi yang umum dibutuhkan oleh sebuah aplikasi berbasis web, misalnya
mengakses database, mengirim email, memvalidasi form, menangani session
dan sebagainya.
7. Extensible
Sistem dapat dikembangkan dengan mudah menggunakan plugin dan helper,
atau dengan menggunakan hooks.
8. Tidak memerlukan template engine
Meskipun codeIgniter dilengkapi dengan template parser sederhana yang dapat
digunakan, tetapi hal ini tidak mengharuskan kita untuk menggunakannya.
9. Dokumentasi lengkap dan jelas
Dari sekian banyak framework, codeIgniter adalah satu-satunya framework
dengan dokumentasi yang lengkap dan jelas.
2.10 Model-View-Controller
CodeIgniter adalah framework PHP yang dibuat berdasarkan kaidah
model-view-controller (MVC). Dengan MVC, maka memungkinkan pemisahan
antara layer application-logic dan presentation. Sehingga, dalam sebuah
pengembangan web, seorang programmer bisa berkonsentrasi pada core-system,
STIKOM
sedangkan web designer bias berkonsentrasi pada tampilan web. Menariknya,
skrip PHP, query MySQL, Javascript dan CSS bisa saling terpisah, tidak dibuat
dalam satu skrip berukuran besar yang membutuhkan resource besar pula untuk
mengesekusinya (Hakim, 2010).
Adapun alur program aplikasi berbasis framework codeIgniter dapat
dilihat pada gambar 2.1. Pada gambar tersebut menerangkan bahwa ketika datang
sebuah user request, maka akan ditangani oleh controller, kemudian controller
akan memanggil model jika memang diperlukan operasi database.
Gambar 2.1 Model-View-Controller
Hasil dari query oleh model kemudian akan dikembalikan ke controller.
Selanjutnya controller akan memanggil view yang tepat dan
mengkombinasikannya dengan hasil query model. Hasil akhir dari operasi ini
akan ditampilkan di browser, Dalam konteks codeIgniter dan aplikasi berbasis
web, maka penerapan konsep MVC mengakibatkan kode program dapat dibagi
menjadi tiga kategori (Hakim, 2010), yaitu:
1. Model
Kode program (berupa Object Oriented Programming (OOP) class) yang
digunakan untuk memanipulasi database.
STIKOM
2. View
Berupa template HTML/XML atau php untuk menampilkan data pada browser.
3. Controller
Kode program (berupa OOP class) yang digunakan untuk mengontrol aliran
aplikasi (sebagai pengontrol, model dan view).
STIKOM
24
Dalam pengembangan sistem ini menggunakan konsep Systems
Development Life Cycle (SDLC) yang berfungsi untuk menggambarkan urutan
alur langkah-langkah dari setiap tahapan. Langkah-langkah yang akan dilakukan
dalam pembuatan sistem informasi kepegawaian yaitu: identifikasi masalah,
analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, perawatan dan
pengembangan sistem.
3.1 Analisis Masalah 3.1.1 Identifikasi Masalah
Pada langkah identifikasi masalah dilakukan tahapan-tahapan untuk
mengetahui permasalahan yang ada yaitu dengan melakukan pengamatan kegiatan
pada perusahaan, wawancara langsung dengan pihak terkait khususnya bagian
Human Resource Departmen (HRD) di PKIS Sekar Tanjung, mencatat kegiatan
saat ini, serta mempelajari sistem yang berjalan di PKIS Sekar Tanjung. sehingga
bisa dilakukan tindakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan
tersebut.
Hasil observasi dan wawancara dengan Bapak Wanto selaku bagian HRD
di PKIS Sekar Tanjung, menceritakan bahwa bagian HRD selama tidak memiliki
sistem yang baku untuk mengolah data-data pegawai yang ada. Semua dilakukan
STIKOM
secara manual sehingga sangat menyita banyak waktu untuk pembuatan laporan
yang dibutuhkan.
HRD di PKIS Sekar Tanjung merupakan bagian yang memiliki peran
penting pada perusahaan karena bagian HRD merupakan sebuah bagian yang
mengelola seluruh data tentang pegawai mulai dari masuk dalam perusahaan
sampai pegawai tersebut keluar dari perusahaan. Untuk menjalankan perannya
tersebut, bagian HRD melakukan beberapa aktivitas, antara lain: menangani
pelanggaran, menangani kontrak kerja, menangani mutasi atau perpindahan posisi
jabatan dan bagian, menangani training kerja, dan memantau kehadiran pegawai,
serta memantau prestasi pegawai dengan melakukan penilaian kinerja.
Saat ini, bagian HRD dalam melakukan pencatatan data dan kegiatan
pegawai masih dilakukan manual dengan menggunakan Microsoft Excel,
data-data pegawai tersebut kebanyakan hanya diarsipkan kedalam file dan dokumen.
Penggunaan Microsoft excel dalam pengolahan data pegawai di PKIS Sekar
Tanjung masih kurang membantu, khususnya dalam penyajian informasi
kepegawaian karena Microsoft excel tidak bisa menampilkan histori data pegawai
secara lengkap untuk masing-masing pegawai seperti informasi habis masa
kontrak kerja, histori pelanggaran yang dilakukan, training yang telah diikuti,
perpindahan jabatan atau bagian (mutasi), serta kehadiran saat bekerja untuk
setiap pegawai. Hal ini dikarenakan banyaknya jumlah data pegawai yang ada,
serta masih terpisah-pisahnya antara satu data dengan data lainnya, seperti data
pegawai, data pelanggaran, data mutasi, data training, data kontrak kerja. Maka
dari itu manajemen membutuhkan sebuah sistem yang mampu menyimpan dan
STIKOM
mengolah data pegawai menjadi sebuah laporan yang bermanfaat bagi
perusahaan.
Dengan adanya sistem yang dibangun untuk mendukung kerja HRD pada
PKIS Sekar Tanjung, maka akan membantu kerja HRD dalam menyajikan
informasi, pencarian data maupun penyusunan laporan. Data-data yang
dibutuhkan dalam sistem ini terdiri dari data kontrak kerja, data pindah jabatan,
data pelanggaran, data pegawai, data training, dan data absensi. Data-data tersebut
nantinya akan dijadikan sebagai sebuah informasi yang berguna bagi manajemen.
Laporan-laporan yang dibutuhkan yaitu: laporan habis masa kontrak kerja,
laporan pelanggaran yang telah dilakukan, laporan training yang telah diikuti,
laporan penilaian kinerja, serta laporan kehadiran saat bekerja untuk setiap
pegawai.
Berdasarkan permasalahan di atas, bagian HRD sangat membutuhkan
aplikasi yang mampu mendukung dalam pengembangan kepegawaian di PKIS
Sekar Tanjung dengan mengaplikasikan sistem informasi kepegawaian sebagai
pendukung kegiatan di PKIS Sekar Tanjung.
3.1.2 Dokumen Flow Sistem Yang Berjalan
Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari identifikasi yang sedang
berjalan pada PKIS Sekar Tanjung, yang di gambarkan dalam dokumen flow
dibawah ini.
STIKOM
1. Mencatat Pegawai
Pada gambar 3.1 merupakan proses untuk mencatat pegawai yang sedang
berjalan, menjelaskan bahwa HRD menyerahkan formulir data pegawai kosong
kepada pegawai, kemudian pegawai mengisi data diri pegawai, setelah di isi
kemudian dikembalikan kembali kepada HRD, selanjutnya HRD mengecek
kelengkapan data kemudian data tersebut disimpan dan diarsipkan.
Gambar 3.1 Diagram Alir Mencatat Data Pegawai.
STIKOM
2. Mencatat Mutasi Jabatan
Merupakan proses untuk mencatat mutasi jabatan yang dapat dilihat pada
gambar 3.2 yang menjelaskan mengenai proses pencatatan manual histori mutasi
kemana saja pernah dipindahkan selama bekerja di PKIS Sekar Tanjung. Pada
document flow mencatat mutasi jabatan, HRD membuat recomendasi pegawai
yang mendapatkan mutasi. Setelah membuat recomendasi HRD mengecek apakan
ada bagian yang membutuhkan pegawai. Setelah itu HRD memberikan daftar
pegawai kepada supervisor bagian. Selanjutnya HRD membuat surat
pemberitahuan mutasi untuk pegawai yang mendapatkan mutasi jabatan.
STIKOM
Gambar 3.2 Diagram AlirMutasi
STIKOM
3. Mencatat Pelanggaran
Gambar 3.3 merupakan proses untuk mencatat pelanggaran terhadap tata
tertib yang sedang berjalan di PKIS Sekar Tanjung. Pada document flow
pelanggaran, dimulai supervisor/shift leader bagian membuat laporan pelanggaran
pegawai, kemudian laporan pelanggaran tersebut diberikan HRD untuk dibuat
surat peringatan. Surat peringatan itu diberikan kepada pegawai setelah pegawai
melakukan sebanyak lima (5) kali kesalahan secara berterus-menerus. Setelah
pegawai mendapatkan surat peringatan selanjutnya HRD merekap seluruh laporan
pelanggaran.
STIKOM
Gambar 3.3 Diagram Alir Mencatat Pelanggaran
4. Mencatat Training Kerja
Merupakan proses untuk mencatat training kerja yang pernah diikuti
pegawai dapat dilihat pada gambar 3.4. Histori training ini digunakan untuk
mengetahui training apa saja yang telah dilakukan agar dapat melatih displin kerja
dan meningkatkan kinerja pegawai. Pada document flow mencatat data training,
supervisor mmberikan daftar rekomendasi pegawai yang mengikuti training,
STIKOM
kemudian HRD membuatkan jadwal. Setelah pegawai melakukan training HRD
mencatat training tersebut untuk menjadi histori rekapan.
Gambar 3.4 Diagram Alir Training Kerja
5. Mencatat Kontrak Kerja
Merupakan proses untuk mencatat kontrak kerja untuk pegawai lama yang
dapat dilihat pada gambar 3.5. HRD dan pegawai baru melakukan kontrak kerja,
HRD memberikan pernyataan persetujuan kontrak kerja kepada pegawai. Jika
STIKOM
pegawai tersebut menyetujui semua yang ada pada kontrak kerja maka bagian
HRD akan mencatat kontrak sebagai histori.
Doc Flow Mencatat Data Kontrak Kerja
Pegawai HRD
Start
End Menyetujui
kontrak kerja
Melakukan perjanjian kontrak kerja kontrak kerja
Pengesahan kontrak kerja
Data pegawai kontrak
Gambar 3.5 Diagram Alir Kontrak Kerja
6. Proses Absensi
Merupakan proses untuk mencatat kehadiran pegawai saat akan masuk
kerja di PKIS Sekar Tanjung dapat dilihat pada gambar 3.6. Selama ini proses
absensi yang dilakukan di PKIS Sekar Tanjung masih sederhana, yaitu
menggunakan mesin absensi check clock. Aktivitas pegawai dimulai dengan
STIKOM
melakukan check clock, kemudian setelah pegawai check clock pada mesin, HRD
mengambil kartu absensi tersebut dan merekap kehadiran pegawai.
Doc Flow Mencatat Kehadiran Pegawai
Pegawai HRD
Start
Melakukan absensi
Data absensi pegawai
End Data absensi
pegawai
Merekap absensi
Data rekapan absen
Gambar 3.6 Diagram Alir Absensi
7. Proses Penilaian Kinerja
Merupakan proses untuk menilai kinerja pegawai yang dapat dilihat pada
gambar 3.7. Supervisor pada masing-masing bagian melakukan penilaian kinerja
pegawai. Penilaian kinerja pegawai ini dilakukan supervisor setiap 1 bulan sekali.
Langkah awal dalam melakukan penilaian kinerja adalah supervisor
masing-masing bagian mendapatkan form penilaian pegawai dari HRD yang selanjutnya
diisi oleh shift leader. Setelah form itu selesai diisi dapat langsung dikembalikan
STIKOM
pada HRD yang selanjutnya diinputkan ke dalam Microsoft excel untuk dihitung.
Terdapat sembilan (9) aspek penilaian yang dapat dinilai oleh supervisor, 9 aspek
menilaian tersebut dapat dilihat pada lampiran 2.
Doc Flow Melakukan Penilaian Kinerja
supervisor HRD
Start
Memberikan lembaran
angket
Melakukan penilaian Lembaran angket
yang telah diisi dan di ttd
End
Lembaran angket
Tanda tangan & pengembalian
lembaran penilaian yang
telah diisi
Data Penilaian kinerja
1 Menghitung dan merekap penilaian
kinerja
Gambar 3.7 Diagram Alir Penilaian Kinerja
Setelah dilakukan penilaian oleh shift leader bagian selajutnya adalah
pemberian nilai untuk karyawan. Karyawan bisa mendapatkan nilai A atau nilai B
STIKOM
tergantung penilaian yang telah dilakukan oleh shift leader. Pegawai mendapatkan
nilai “A” jika jumlah poin yang bersifat negatif kurang dari tiga (3), sedangkan
nilai “B” jika jumlah poin yang bersifat negatif lebih dari sama dengan 3. Untuk
penjelasn nilai yang bersifat negatif dan positif dapat dilihat pada bab landasan
teori.
8. Membuat Laporan
Untuk proses pembuatan laporan, bagian HRD mengumpulkan data-data
yang dibutuhkan secara manual dengan melihat data-data pegawai pada file-file
berkas yang ada, kemudian bagian HRD membuat laporan secara manual kedalam
komputer yang hasilnya diberikan kepada GM maupun. Laporan-laporan yang
sering dibutuhkan yaitu laporan pegawai, laporan pelanggaran, laporan training,
laporan absensi, laporan penilaian kinerja. Dapat dilihat pada gambar 3.8 doc flow
membuat laporan.
STIKOM
Gambar 3.8 Diagram Alir Prosedur Pembuatan Laporan
3.1.3 Hasil Analisis Sistem
Dari identifikasi masalah di atas, didapatkan kelemahan-kelemahan sistem
yang lama dan untuk memperbaiki kelemahan tersebut sistem yang dibuat
disesuaikan dengan kebutuhan pihak manajemen. Hasil identifikasi masalah yang
didapat sebagai berikut:
1. Kelemahan dari sistem yang lama antara lain:
a. Data-data kepegawaian yang tersimpan dalam berkas-berkas file belum
dapat menjadi informasi yang dapat mendukung manajemen dalam
mengambil keputusan.
STIKOM
b. Masih memungkinkan terjadinya kesalahaan saat pencatatan data pegawai
dan pembuatan laporan dikarenakan database dan aplikasi belum
mendukung.
2. Kebutuhan informasi pemakai atau manajemen
1. Informasi untuk mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan
seperti informasi pelanggaran, informasi training yang diikuti, informasi
outsoucing, informasi absensi, dan informasi penilaian kinerja.
2. Membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat mendukung informasi agar
kegiatan kepegawaian dapat berjalan sebagai mana mestinya.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem akan memberikan gambaran tentang langkah-langkah
dalam membangun sistem yang akan dibuat. Gambaran umum mengenai sistem
yang akan dibangun dapat dilihat pada gambar 3.9. Blok diagram tersebut
menjelaskan tentang apa saja yang menjadi input, proses dan output yang akan
diperlukan sistem.
STIKOM
PROSES OUTPUT INPUT Data pegawai Data Absensi Laporan profile pegawai Laporan absensi Laporan penilaian kinerja Laporan Training Laporan perusahaan outsourcong Proses Absensi Proses Kontrak kerja Proses Penilaian kinirja Data Pelanggaran Data Pindah Jabatan Data training Data kontrak kerja Perusahaan
outsourcing Proses data pegawai
Proses Training Proses pelanggaran Laporan pelanggaran Data Penilaian
Gambar 3.9 Blok Diagram Sistem Informasi Kepegawaian
Pada gambar 3.9 menjelaskan bahwa masukan yang diperlukan oleh sistem
antara lain adalah data absensi, data pelanggaran, data mutasi, data kontrak kerja,
data penilaian dan data pegawai. Data-data tersebut selanjutnya akan diproses
pada sistem yang nanti keluarannya yang didapat berupa: laporan pegawai, lama
masa kontrak kerja, pelanggaran yang dilakukan, absensi, penilaian kinerja.
3.2.1 Model Pengembangan
Model pengembangan yang disarankan dalam tugas akhir ini yaitu berupa
rancang bangun dengan mengumpulkan data mutasi, data pelanggaran, data
STIKOM
kontrak, data training, data absensi dan penilaian kinerja sebagai input dalam
rancang bangun ini. Selanjutnya data tersebut akan diproses dan dianalisa sesuai
dengan informasi yang dihasilkan. Secara garis besar dapat digambarkan dengan
menggunakan arsitektur seperti pada gambar 3.10.
Gambar 3.10 Arsitektur Sistem Informasi Kepegawaian
3.2.2 Use case Diagram Sistem Informasi Kepegawaian
Diagram use case memperlihatkan hubungan-hubungan yang terjadi antara
aktor-aktor dengan use case dalam sistem. Pada use case diagram 3.11 terdapat
tiga (3) pekerja bisnis untuk Sistem Informasi Kepegawaian. Pekerja bisnis atau
bussiness worker adalah peranan di dalam organisasi, bukan posisi. Seseorang
bisa memainkan banyak peran tetapi hanya memegang satu posisi, sedangkan
aktor bisnis atau bussiness actor adalah seseorang atau sesuatu yang ada di luar
STIKOM
organisasi dan berinteraksi dengan organisasi yang terlibat dalam kegiatan bisnis
organisasi (Sholiq, 2006).
Pegawai
(f rom Actors)
GM
(f rom Actors)
Supervisor
(f rom Actors)
melakukan Absensi
mencatat data pelanggaran
mengelola data karyawan <<include>>
mencatat data Mutasi <<include>>
mencatat data kontrak kerja <<include>>
mencatat data training
<<include>> Login
Laporan kepegawaian
penilaian kinerja
<<include>> HRD
(f rom Actors)
<<include>>
Gambar 3.11 Use case Diagram Sistem informasi kepegawaian
Pada gambar 3.11 terdapat tiga pekerja bisnis yaitu HRD, Supervsior dan
General Manager (GM) sedangkan pegawai berada di luar organisasi sehingga
disebut sebagai aktor bisnis. Menerima seluruh laporan kepegawaian yang diolah
oleh HRD diperankan oleh GM dan supervisor bagian, selain itu supervisor
bagian berperan dalam menilai pegawai yang dibawahinya. Sedangkan HRD
berperan dalam menangani kepegawaian data pegawai di dalam sistem, data yang
dapat diolah yaitu: data training, data kontrak kerja, data pelanggaran, data
mutasi, absensi dan data penilaian kinerja.
STIKOM
3.2.3 Flow Of Events
Flow of events bertujuan untuk mendokumentasikan alur logika dalam use
case yang menjelaskan secara lengkap apa yang akan pemakai lakukan dan apa
yang sistem itu sendiri lakukan (Sholiq, 2010). Flow of events login disajikan
pada tabel 3.1 dengan kondisi akhir yang diinginkan atau kondisi akhir gagal,
serta alur alternatif untuk menangani kondisi salah.
1. Flow of events Use CaseLogin
Langkah awal dalam kegiatan ini adalah proses login. Proses login
dilakukan untuk memulai seluruh aktivitas aplikasi kepegawaian pada PKIS Sekar
Tanjung. Flow of events dari use case login disajikan dalam tabel 3.1.
Tabel 3.1 Flow Of EventLogin
Nama Use Case Login
Kebutuhan terkait Salah satu proses untuk memulai sistem informasi
kepegawaian adalah login pada sistem yang dilakukan
oleh HRD. HRD memasukkan username dan
password yang harus diverifikasi oleh sistem agar bagian HRD dapat melakukan proses bisnis pada sistem kepegawaian.
Tujuan Menangani proses login yang dilakukan oleh bagian HRD.
Prasyarat Tidak ada.
Kondisi akhir sukses Pengguna yang berhasil login dapat mengakses menu-menu yang telah disediakan menu-menurut peran pengguna tersebut.
Kondisi akhir gagal Apabila login yang dilakukan oleh pengguna gagal,
maka pengguna harus menginputkan username dan
password yang mereka miliki dengan benar.
STIKOM
Nama Use Case Login Aktor utama HRD.
Aktor sekunder Tidak ada.
Pemicu Aktor memilih menu “login” untuk dapat mengakses seluruh menu pada sistem.
Alur utama Langkah Aksi
1. Membuka halaman utama website sistem
informasi kepegawaian.
2. Menampilkan halaman login dengan
inputan yang diperlukan adalah username
dan password.
3. Mengisi username dan password
kemudian menekan tombol login.
4. Melakukan koneksi ke database.
5. Melakukan validasi inputan login.
6. Mengambil password berdasarkan
username yang telah diinputkan ke
database
7. Menampilkan pesan login sukses/berhasil.
8. Mengarahkan pada web halaman utama
9. Use case berakhir.
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
5.1. Menampilkan pesan login gagal,
kemudian aktor kembali ke langkah 3.
2. Flow Of Events Use Case Data Pegawai
STIKOM
Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram data pegawai.
Dimulai dari pegawai memberikan form biodata yg telah lengkap kepada HRD,
kemudian bagian HRD memasukkan biodata tersebut ke dalam sistem. Flow of
events dari use case data pegawai disajikan dalam tabel 3.2.
Tabel 3.2 Flow Of Events Data Pegawai
Nama Use Case Mencatat Data Pegawai
Kebutuhan terkait Pegawai mengisi form biodata pegawai terlebih dahulu kemudian HRD memasukkan data pegawai tersebut kedalam sistem.
Tujuan Menangani data pegawai.
Prasyarat Tidak ada
Kondisi akhir sukses HRD yang benar mengisi data pegawai dapat disimpan dan dapat memasukkan data pegawai lainnya kedalam tabel pegawai.
Kondisi akhir gagal • Jika kegagalan ada pada: database, maka input data pegawai tidak bisa dilakukan.
• Jika kegagalan ada pada saat input data maka data pegawai tidak bisa disimpan.
Aktor utama HRD.
Aktor sekunder Tidak ada.
Pemicu Aktor HRD memilih menu “Master Pegawai” untuk memasukkan data pegawai baru.
Alur utama Langkah Aksi
1. Memilih menu master pegawai.
2. Mengarahkan aktor ke halaman master
pegawai.
3. Aktor mengisikan data-data yang
diperlukan untuk pegawai baru seperti nama, alamat, TTL, jabatan awal,
STIKOM
Nama Use Case Mencatat Data Pegawai
pendidikan, dan lain-lain
4. Aktor menekan tombol simpan
5. Melakukan validasi inputan aktor.
6. Mengirimkan data-data pegawai yang
telah divalidasi sistem ke server.
7. Menyimpan data pegawai ke dalam
database
8. Menampilkan pesan simpan pegawai baru
berhasil.
9. Use case berakhir.
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
2.1. Menekan tombol edit untuk mengubah
data pegawai yang ada di dalam database.
2.2. Mengarahkan pengguna kepada halaman
untuk mengedit data pegawai.
2.3. Membaca data pegawai yang ada di dalam
database.
2.4. Mengubah data-data yang diperlukan.
2.5 Menekan tombol simpan.
5.1 Memeriksa seluruh inputan yang
diperlukan, apabila ada yang kosong, maka menampilkan pesan bahwa ada data yang kosong kemudian kembali ke langkah yang ke-3
3. Flow Of Events Use Case Data Pelanggaran
STIKOM
Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram mencatat data
pelanggaran. HRD memasukan data pelanggaran apabila terjadi sebuah
pelanggaran yang dilakukan pegawai melanggar tata tertib aturan yang ada pada
PKIS Sekar Tanjung. Flow of events dari use case mencatat data pelanggaran
disajikan dalam tabel 3.3.
Tabel 3.3 Flow Of Events Data Pelanggaran
Nama Use Case Mencatat Pelanggaran
Kebutuhan terkait Pegawai yang melakukan pelanggaran tata tertib saat bekerja akan diberi surat peringatan(SP) oleh HRD. HRD akan memasukkan data pelanggaran tersebut kedalam sistem untuk menjadi histori.
Tujuan Menangani pelanggaran yang dilakukan pegawai.
Prasyarat Tidak ada
Kondisi akhir sukses HRD yang benar menginputkan data pelanggaran maka dapat disimpan di dalam tabel pelanggaran.
Kondisi akhir gagal Jika kegagalan tidak ditemukan NIK pegawai pada tabel pegawai, maka pencatatan pelanggaran tidak dapat dilakukan.
Aktor utama HRD.
Aktor sekunder Tidak Ada
Pemicu Aktor HRD memilih menu “Pelanggaran” untuk mencatat pelanggaran yang dilakukan.
Alur utama Langkah Aksi
1. Memilih menu pelanggaran.
2. Mengarahkan aktor ke halaman
pelanggaran.
3. Aktor memasukkan dalam sistem
data-data pelanggaran pegawai seperti NIK,
STIKOM
Nama Use Case Mencatat Pelanggaran
nama pegawai, tanggal kejadian,
keterangan.
4. Aktor menekan tombol simpan.
5. Melakukan validasi inputan aktor.
6. Mengirimkan data-data pelanggaran yang
telah divalidasi ke server.
7. Menyimpan data pelanggaran ke dalam
database
8. Menampilkan pesan simpan pelanggaran
berhasil.
9. Use case berakhir.
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
2.1. Menekan tombol edit pelanggaran untuk
mengubah data pelanggaran yang ada di dalam database.
2.2. Mengarahkan pengguna kepada halaman
untuk mengedit pelanggaran.
2.3. Membaca data pelanggaran yang ada di
dalam database.
2.4. Mengubah data-data yang diperlukan.
2.5. Menekan tombol simpan.
5.1. Memeriksa seluruh inputan yang
diperlukan, apabila ada yang kosong, maka menampilkan pesan bahwa ada data yang kosong kemudian kembali ke langkah yang ke-3
STIKOM
4. Flow Of Events Use Case Data Mutasi
Berikut ini disajikan flow of events dari use case diagram mencatat data
mutasi. Pencatatan data mutasi dilakukan setelah pegawai mendapatkan surat
pindah ke bagian lain di PKIS Sekar Tanjung setelah itu HRD memasukkan data
mutasi tersebut kedalam database sebagai histori. Flow of events dari use case
mencatat data mutasi disajikan dalam tabel 3.4.
Tabel 3.4 Flow Of Events Data Mutasi
Nama Use Case Mencatat Mutasi
Kebutuhan terkait HRD mengelola perpindahan pegawai atas permintaan
supervisor yang membutuhkan tambahan pegawai
pada bagiannya.
Tujuan Menangani perpindahan pegawai.
Prasyarat Tidak ada
Kondisi akhir sukses HRD yang benar menginputkan data mutasi maka dapat disimpan di dalam tabel mutasi.
Kondisi akhir gagal Jika kegagalan tidak ditemukan NIK pegawai
