PENGELOLAAN ARSIP PADA KANWIL KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar ahli madya(Amd ) dalam bidang Perpustakaan dan Informasi
DISUSUN OLEH:
TAHIR TARMIZI DAULAY 112201023
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pengelolaan Arsip Pada Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Tahir Tarmizi Daulay
Nim : 112201023
Dosen Pembimbing : Ishak, SS. M.Hum Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pengelolaan Arsip Pada Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Tahir Tarmizi Daulay
Nim : 112201023
DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua Prodi : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU DBUDAYA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan :
PERSEMBAHAN
ِﻢﻴِﺣﱠﺮﻟﺍ ِﻦَﻤ ْﺣﱠﺮﻟﺍ ِ ﱠﷲ ِﻢْﺴِﺑ
Dengan mengucap Syukur alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT. atas segala nikmat serta
limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya. Sholawat beserta salam semoga tetap terlimpahkan
kepada Nabi Muhammad SAW. beserta keluarga dan para sahabatnya.
Dengan terselesaikannya Karya Ilmiah ini, penulis persembahkan kepada kedua
orang tua saya, Bapak Dahamad Daulay (Alm) dan Ibu Derwisah Harahap (Almh), yang telah
mengasuh, mendo’akan, mengorbankan, memberi dukungan, dan nasehat kepada penulis
demi kebahagiaan dan kesuksesan penulis.Do’amu hadirkan keridhaan untukku, petuahmu
tuntunkan jalanku, Pelukmu berkahi hidupku, diantara perjuangan dan tetesan do’a malammu
Dan sebait do’a telah merangkul diriku, menuju hari depan yang cerah . . .
Terima kasih Bapak, Ibu, untuk semuanya. . .
Untuk abang dan kakakku tercinta terima kasih atas do’a dan dukungan motivasi kepada
penulis. . . semoga selalu mendapatkan limpahan Rahmat dan Kenikmatan dari-Nya
Untuk abanganda Suryawan, S.Sos , dan seluruh staf pengajar D3 Ilmu Perpustakaan, semoga
ilmu yang telah diberikan bermanfaat . .terima kasih untuk segalanya, semoga silaturahmi kita
selalu terjaga. . .
Untuk bapak Sudarman dan keluarga yang selalu memberikan do’a dan motivasinya, do’aku
semoga sukses selalu dan selalu dalam lindungan-Nya, ,terima kasih . .
Untuk sahabat karibku terima kasih atas kebersamaan kita selama ini. . . Dan untuk teman-temanku angkatan 2011 yang tidak mungkin penulis sebutkan namanya satu
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, karena berkat
rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Terimakasih ya Allah
SWT atas pertolongan yang Engkau berikan.
Kertas karya ini berjudul “PENGELOLAAN ARSIP PADA KANWIL
KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA.”
Kertas karya ini ditulis untuk memenuhui persyaratan kelulusan Program
Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan
terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Dahamat Daulay (Alm), dan
Ibunda Derwisah Harahap (Almh), yang telah begitu banyak memberikan
dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan do’a serta yang telah bersusah
payah dengan cucuran keringat dan penuh rasa kasih sayang dalam mengasuh dan
membesarkan penulis.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis juga telah banyak
menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan
petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terimaksih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
3. Bapak Ishak, S.S, M. Hum., sebagai dosen pembimbing yang telah
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., sebagai dosen pembaca yang telah
meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan
dalam penyusunan kertas karya ini.
5. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum., sebagai dosen wali masa perkulihan yang
selalu memberikan arahan dan bimbingan di dalam mengikuti masa
perkuliahan di Universitas Sumatera Utara. Seluruh staf pengajar
beserta staf Administrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis
selama masa perkulihan.
7. H. Untung Nasution, S.Ag., selaku kepala Sub Bagian Umum Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara beserta seluruh staf
pegawai yang telah menginjinkan penulis melakukan observasi dan
mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya
ini dengan selesai.
9. Buat Abang dan Kakakku Tercinta Syafaruddin Daulay, Irham Daulay,
S.Sos, Hamzah Fansuri Daulay, S.Hi, MA, Masrohati Daulay, S.Pdi,
Rokiah Daulay, S.Pdi.
10. Buat Sahabat-sahabat penulis : Abang Suryawan, S.Sos, Baginda
Harahap, M Zul Fahmi, Zulham, Shinta Devi Purba dan Seluruh kawan
– kawan Angkatan 2011-2010.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita
semua.
Medan, 08 Juli 2014
Penulis
DAFTAR ISI
BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ... 6
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ...56
4.2 Saran ...56
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Sistem Abjad ...13
Gambar 2.2 Pokok Soal ...14
Gambar 2.3 Sistem Nomor Atau Angka ...15
Gambar 2.4 Sistem Wilayah Atau Daerah ...15
Gambar 2.5 Sistem Tunggal ...15
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kanwil Kementerian Agama Porv. Sumut ...27
Gambar 3.2 Meja Sortir ...29
Gambar 3.3 Kotak Kartu Kendali ...34
Gambar 3.4 Susunan Sekat Dan Folder Kartu Kendali ...34
Gambar 3.5 Bagan Surat Masuk Penting di Lingkungan Setjen ...36
Gambar 3.6 Bagan Surat Masuk Penting di Lingkungan Non setjen ...37
Gambar 3.7 Bagan Prosedur Surat Biasa Masuk ...37
Gambar 3.8 Bagan Prosedur Surat Rahasia Masuk ...38
Gambar 3.9 Proses Surat Penting dan Surat Biasa Masuk ...39
Gambar 3.10 Surat Biasa Keluar ...40
Gambar 3.11 Contoh Pencatatan Titel Dan Kode Klasifikasi ...47
Gambar 3.12 Cara Menata Arsip Menurut Penataan Penata Berkas Dossier Dan Ditata Dalam Folder ...48
Gambar 3.13 Susunan Boks Arsip Dalam Rak ...50
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kartu Kendali ...30
Tabel 3.2 Lembar Pengantar Surat Biasa ...31
Tabel 3.3 Lembar Pengantar Surat Rahasia ...32
Tabel 3.4 Lembar Disposisi...33
DAFTAR ISI
BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ... 6
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ...56
4.2 Saran ...56
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Sistem Abjad ...13
Gambar 2.2 Pokok Soal ...14
Gambar 2.3 Sistem Nomor Atau Angka ...15
Gambar 2.4 Sistem Wilayah Atau Daerah ...15
Gambar 2.5 Sistem Tunggal ...15
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kanwil Kementerian Agama Porv. Sumut ...27
Gambar 3.2 Meja Sortir ...29
Gambar 3.3 Kotak Kartu Kendali ...34
Gambar 3.4 Susunan Sekat Dan Folder Kartu Kendali ...34
Gambar 3.5 Bagan Surat Masuk Penting di Lingkungan Setjen ...36
Gambar 3.6 Bagan Surat Masuk Penting di Lingkungan Non setjen ...37
Gambar 3.7 Bagan Prosedur Surat Biasa Masuk ...37
Gambar 3.8 Bagan Prosedur Surat Rahasia Masuk ...38
Gambar 3.9 Proses Surat Penting dan Surat Biasa Masuk ...39
Gambar 3.10 Surat Biasa Keluar ...40
Gambar 3.11 Contoh Pencatatan Titel Dan Kode Klasifikasi ...47
Gambar 3.12 Cara Menata Arsip Menurut Penataan Penata Berkas Dossier Dan Ditata Dalam Folder ...48
Gambar 3.13 Susunan Boks Arsip Dalam Rak ...50
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kartu Kendali ...30
Tabel 3.2 Lembar Pengantar Surat Biasa ...31
Tabel 3.3 Lembar Pengantar Surat Rahasia ...32
Tabel 3.4 Lembar Disposisi...33
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah
Pada era informasi saat ini sebagian masyarakat hidup dengan cara
mengelola dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat
mendapatkan penghasilan dari pekerjaan mengumpulkan, memproses, serta
menyebarluaskan informasi. Sehingga tidak dapat dipungkiri besarnya peran
teknologi informasi, dalam hal ini pengunaan teknologi modern dan multi media
dalam pengumpulan, pengolahaan, penyimpanan dan penemuan kembali, serta
mengkomunikasikan informasi.
Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya
informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Karena pada
dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai
pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah
satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah
arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip bukan
hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh
organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti
kebijakan dalam aktivitasnya.
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu
arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada
suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya
arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna,
sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak
dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan.
Dengan demikian diperlukan berbagai usaha pengaturan volume arsip.
Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu
usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai
permasalahan yang akan ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan
dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya.
Berdasarkan kegunaan arsip yang sangat penting, maka diperlukan adanya
menyeluruh merupakan alat informasi dan referensi sistematik yang dapat
membantu pimpinan pada lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta guna
memperlancar kegiatannya. Selain itu, penataan arsip yang baik dan benar akan
memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan.
Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi,
pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya. Terkait dengan adanya Undang-Undang khusus tentang
kearsipan tersebut, arsip dalam suatu organisasi/ instansi merupakan bahan
pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan
pemerintah. Oleh sebab itu sebuah lembaga/ pencipta arsip memiliki
tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis
merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam
kegiatan sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan untuk dapat
mempertahankan arsip dinamis untuk masa tertentu.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada
pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor
tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang
berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah
kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip
dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut
sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan
potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga
dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan
dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian
dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang
pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan
pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi, pada
umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Disamping itu tanggung
jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.
Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih
lancar, tetapi hal ini juga yang sering kali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi
alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah
maupun swasta.
Seluruh kegiatan-kegiatan di Kanwil Kementerian Agama Provinsi
Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali
arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu
pengelolaan arsip yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan
sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang
tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwalnya jangka waktu retensi arsip, proses
pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak
terlaksana dengan baik.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu
organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana
pengelolaan arsip di Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan uraian di atas, penulis memilih judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA KANWIL KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA.
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini
adalah:
1) Untuk mengetahui pengelolaan arsip di Kanwil Kementerian Agama Provinsi
2) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip di Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
3) Untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip sebagai sumber
informasi.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini,
maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi : kegiatan pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan
pemusnahan arsip.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya di bidang kearsipan. b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis di bidang kearsipan dalam
bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu :
1. Penelitian kepustakaan ( Library Research )
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitanya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. Misalnya
melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan
dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan
2. Penelitian Lapangan ( Field Research )
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara untuk mendapatkan
BAB II
TINJAUAN TEORITIS 2.1Pengertian Arsip
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpana
surat-surat atau dokumen kantor lainnya. Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak
adanya sejarah manusia sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau
bergambar mengenai suatu hal, misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir,
Permaken (kulit domba).
Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari
Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche
berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah
menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa
Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah
arsip.
Pengertian arsip di Indonesia diatur kepada Undang-Undang No.43 Tahun
2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah,
bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya
Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula
Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam
rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang
No.43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI
sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut The Liang Gie “ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”. (Sutarto,1997: 200). Pada
Kepegawaian Arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat- surat penting
yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan di lemari arsip
yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat. (Surojo,2006:
32).
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa pengertian arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan
kembali.
2.1.1 Fungsi Arsip
Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip
sangat di perlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai
hal baik itu surat, berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada
yang membutuhkannnya dapat diketahui dengan mudah.
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991 : 18-19), yaitu :
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara
mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebgai sumber komunikasi
6. Arsip sebgai sumber pengambilan keputusan 7. Arsip sebgai sumber alat pembuktian. ( Mulyono , Sularso. 1985:11-14)
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa fungsi arsip yaitu arsip
dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi,
sumber penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber
2.1.2 Peranan Dan Tujuan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu
masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Sedarmayanti,
2003 : 19) adalah :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban
tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003 : 19).
Sesuai dengan Peranan dan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa
peranan arsip sangatlah penting sebagai alat utama ingatan organisasi atau bahan
alat pembuktian dan Tujuan Kearsipan Secara Umum sebagai pertanggung
jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
pemerintah.
2.2 Sistem Pengelolaan
2.2.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip memerlukan pedoman yang merupakan rambu
bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu
pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan
sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan,
dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan.Dilihat
dari aspek yang lebih sederhana, pedoman kearsipan sebenarnya merupakan suatu
kesepakatan dari suatu komunitas untuk menyeragamkan tata cara.
Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan
suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap
penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan
yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).
Menurut Sedarmayanti tujuan penataan arsip adalah :
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan
arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas)
peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun
pemerintah:
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun. 10.Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).
11.Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip ( Filing System).
Penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang ada pada saat penyimpanan
arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.
Karena dalam penyimpanan arsip di perlukan suatu penataan, maka tujuan
1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai
nilaipakai yang sewaktu-waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan
atau proses pekerjaan.
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem
tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan
kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar dan hilang.
(Widjaya, A.W.1990:141).
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70):
1. Sistem Abjad ( Alphabetical System)
Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu
pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan
kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat
digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
a) Indeks nama orang.
b) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta.
c) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya.
d) Indeks nama tempat atau wilayah.
Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah:
i. lembar petunjuk atau guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang
diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
ii. Folder.
Ada dua macam folder yaitu: a) Folder campuran atau umum.
masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima
masalah atau perihal/ subjek.
b) Folder individu atau folder khusus.
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau
surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah di khususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja.
Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara
kronologis berdasarkan urutan tanggal.
b) Kartu Tunjuk Silang.
Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau
nama-nama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.
Gambar 2.1 Sistem Abjad
2. Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System)
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk
dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka
harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi
dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut
dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar
yang disebut dengan “ Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu daftar
yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam
masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek
ini adalah:
1.Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.
2.Menetapkan hal secara rinci.
3.Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.
4.Memberi kode sesuai dengan daftar indeks.
5.Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.
6.Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat
Gambar 2.2 Sistem Pokok Soal
3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System)
Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam
penataan arsip terdiri dari:
1) Sistem Dewey.
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang
dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga
sistem desimal atau persepuluhan.
2) Sistem Terminal Digital.
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan
kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal,
3) Sistem Nomor Murni.
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut
catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.
Gambar 2.3 Sistem Nomor Atau Angka
4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System)
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik
memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang
potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk
mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang
bersangkutan.
Gambar 2.4 Sistem Wilayah atau Daerah
5. Sistem Tanggal (Choronological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat
atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling
akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.
2.3 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan
arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan
kembali arsip akan sulit pula.
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang
terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan
penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74).
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren (1996 :75):
Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini
mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas.
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.4 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna
arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
2.5Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen
terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut
tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen
arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor
perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak
mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan
dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110-113) :
a) Pemeliharaan
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 60-75 Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut. 4. Kebersihan
b) Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
c) Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain : Penggunaan Air Conditioner (AC)
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.
Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.
Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. iii. Mikrofilm
Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.
2.6Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya
serta menghemat waktu penenmuan kembali arsip yang di simpan. Penyusutan
dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979, penyusutan
arsip adalah (Sedarmayanti, 2003 : 102-103) :
1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
Menurut Wursanto dalam bukunya Kerasipan 2 menyatakan bahwa
“Penyusutan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah
berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna lagi. Penyusutan arsip tersebut
haruslah dilakukan secara total, yaitu dibakar secara habis, dicacah atau dengan
cara lain sehingga wujud dari arsip tersebut tidak terlihat lagi”.
Tujuan Penyusutan arsip adalah :
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan insentif- aktif )
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masi di perlukan dan bernilai tinggi.
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. ( Martono. 1994:39-40).
Sedarmayanti (2003: 104) berpendapat bahwa tujuan penyusutan arsip
adalah sebagai berikut :
Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan. Mempercepat proses temu kembali arsip.
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip
yang dilakukan oleh setiap instansi dan lembaga adalah untuk menghemat tempat
serta untuk mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai
guna.
2.7Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas
(Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) Jadwal Retensi Arsip (JRA)
merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) dalam bukunya Tata Kearsipan
Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
2.8Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas
atau dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki
nilai guna lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga
dapat memudahkan penemuan kembali arsip.
Pemusnahan arsip diatur dalam Peraturan kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 25 tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai
nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
Menurut Peraturan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25
tahun 2012 Lampiran Bab II ada prinsip ketentuan umum dalam pemusnahan
arsip yang harus diikuti yaitu:
1. Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
3. Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip dan atau Kepala ANRI. 4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan
atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit Kearsipan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-masing Unit Pengolah.
6. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya.
Sedangkan Kriteria Kriteria Arsip Yang Dimusnahkan adalah :
a. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
BAB III
PENGELOLAAN ARSIP PADA KANWIL KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI SUMATERA UTARA
3.1Sejarah Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
Pada saat berdirinya Kementrian Agama tahun 1946, Sumatera masih
merupakan satu Provinsi dengan Gubernurnya waktu itu Mr.Tengku
Moch.Hasan, berasal dari Aceh. Jawatan Agama Sumatera oleh Pemerintah
dipercayakan kepada H.Muchtar Yahya, kedudukannya masih berada di bawah
Gubernur. Pada tahun 1946 Sumatera dibagi menjdi 3 provinsi, yakni Provinsi
Sumatera Utara, Sumatera Tengah dan Sumatera Selatan, H.Muchtar Yahya
ditunjuk menjadi koordinator Jawatan-jawatan agama tersebut, bertempat di
Bukit Tinggi. Kepala-Kepala Jawatan Agama di ketiga wilayah Sumatera waktu
itu, Tengku Moch,Daud Beureuh Provinsi Sumatera Utara, Nazaruddin Thoha
Sumatera Tengah dan K.Azhari Sumatera Selatan. Mereka diangkat oleh
Gubernur Sumatera Utara yang mewakili Presiden untuk mengurus Pemerintahan
di wilayahnya. Sesudah kantor-kantor Jawatan Agama Provinsi Sumatera ada
hubungan dengan Kementrian Agama, yang berkedudukan di Yogyakarta,
H.Muchtar Yahya dipindahkan ke pusat bertindak sebagai Kepala Urusan
Keagamaan Wilayah Sumatera. Sementara itu pada tahun 1953, Provinsi
Sumatera Utara merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan
Tapanuli berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh). Jawatan Agama Provinsi
Sumatera Utara dipimpin oleh Tengku Abdul Wahab Silimeun, sedang
koordinator untuk Keresidenan Sumatera Utara H.M. Bustami Ibrahim.Pada
tahun 1956 struktur Pemerintahan berubah lagi, Pemerintah Provinsi Sumatera
Utara, sebagai gabungan dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli
berkedudukan di Medan dan Daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh
berkedudukan di Kotaraja (Banda Aceh).
Untuk memimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara ditunjuk
K.H.Muslich dan Pimpinan Jawatan Agama daerah istimewa Aceh tetap ditangan
Tengku Wahab Silimeun. Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi
berdasarkan peraturan-peratuaran yang ditetapkan Kementrian Pusat. Sejak
Provinsi Sumatera Utara berdiri sendiri, pernah menjabat Kepala (dengan
beberapa kali mengalami perubahan struktur) adalah :
1. K.H. MUSLICH
2. H. MISKUDDIN A. HAMID
3. H.M. ARSYAD THALIB LUBIS
4. PROF.DR. T.H. YAFIZHAM, SH
5. DR.H.A. DJALIL MUHAMMAD
6. DRS.H.A. GANI
7. DRS.H.M. ADNAN HARAHAP
8. DRS.H.A. BIDAWI ZUBIR
9. DRS. NURDIN NASUTION
10.PROF.DR.H. MOHD. HATTA
11.DRS.H.Z. ARIFIN NURDIN,SH, MKn
12.DRS.H. SYARIFUL MAHYA BANDAR, MAP
13.Drs. H. ABD. RAHIM, M. Hum
Perwakilan Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :
1. Unsur Pimpinan adalah Kepala Perwakilan;
2. Unsur Pembantu Pimpinan adalah Sekretariat Perwakilan; 3. Unsur Pelaksana ialah :
- Inspeksi Urusan Agama; - Inspeksi Pendidikan Agama; - Inspeksi Penerangan Agama; - Inspeksi Peradilan Agama.
1. Perkembangan pada tahun 1975 sampai dengan 1981
Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 tentang Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri
atas :
- Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi;
- Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota;
2. Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 (Disempurnakan) tanggal
16 April 1975, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama
Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Typologi IV, maka Kantor Wilayah
Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara tediri dari :
- Bagian Tata Usaha;
- Bagian Urusan Agama Islam;
- Bidang Pendidikan Agama Islam;
- Bidnag Penerangan Agama Islam;
- Bidang Urusan Haji;
- Pembimbing Masyarakat (Kristen) Protestan;
- Pembimbing Masyarakat Katholik;
- Pembimbing Masyarakat Hindu dan Buddha;
- Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota;
- Kantor Urusan Agama Kecamatan.
Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 45 Tahun1981
tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja kantor Wilayah Departemen Agama
Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I terdiri atas :
- Bagian Sekretariat;
- Bidang Urusan Agama Islam;
- Bidang Penerangan Agama Islam;
- Bidang Urusan Haji;
- Bidang Pembinaan Kelembagaan Agama Islam;
- Bidang Bimbingan Masyarakat (Kristen)Protestan;
- Pembimbing Masyarakat Katholik;
- Pembimbing Masyarakat Hindu;
- Pembimbing Masyarakat Buddha.
Selanjutnya terjadi perubahan struktur sesuai Keputusan Menteri Agama
Nomor 373 Tahun 2002. Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kanwil Departemen
Agama Provinsi Sumatera Utara termasuk pada Typologi I.B. dengan bagan
Struktur Typologi Kanwil Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara :
1. Bagian Tata Usaha;
2. Bidang Urusan Agama Islam;
3. Bidang Penyelenggaraan Haji, Zakat dan Wakaf;
4. Bidang Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada sekolah umum; 5. Bidang Pendidikan keagamaan, pondok pesantren, pendidikan agama
Islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid; 6. Bidang bimbingan Masyarakat Kristen;
7. Pembimbing Masyarakat Katholik; 8. Pembimbing Masyarakat Hindu; 9. Pembimbing Masyarakat Buddha; 10.Kelompok jabatan fungsional.
3.1.1 Tugas Dan Fungsi Kanwil Departemen Agama
1. Perumusan visi, misi dan kebijakan teknis dibidang pelayanan dan bimbingan
kehidupan beragama kepada masyarakat di provinsi
2. Pembinaan, pelayanan dan bimbingan masyarakat islam, pelayanan haji dan
umroh, pengembangan zakat dan wakaf, pendidikan agama dan keagamaan,
pondok pesantren, pendidikan agama islam pada masyarakat dan
pemberdayaan mesjid serta urusan agama, pendidikan agama, bimbingan
masyarakat kristen, katolik, hindu serta budha sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
3. Perumusan kebijakan teknis dibidang pengelolaan administrasi dan informasi
4. Pembinaan kerukunan umat beragama
5. Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian dan pengawasan program,
daerah, instansi terkait dan lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan
tugas departemen di provinsi.
6. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait dan
3.1.2 Langkah Strategis
Pokok-Pokok Kebijakan Strategis Kanwil Departemen Agama Provinsi
Sumatera Utara:
1. Menciptakan iklim kondusif bagi proses pemantapan peran, fungsi
dan kedudukan agama sebagai landasan moral spiritual dalam
pembangunan di daerah Sumatera Utara.
2. Mengupayakan peningkatan kualitas pelayanan kehidupan beragama
sebagai usaha memberikan kemudahan bagi umat beragama
melaksanakan ibadah dan mendorong peningkatan partisipasi
masyarakat dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan kehidupan
beragama.
3. Mengupayakan peningkatan pelayanan dan mutu pendidikan agama
dan pendidikan keagamaan dengan menitikberatkan kepada
peningkatan partisipasi masyarakat.
4. Mengupayakan pemberdayaan lembaga-lembaga sosial keagamaan
dan lembaga pendidikan keagamaan untuk semakin memantapkan
kehidupan beragama serta meningkatkan partisipasi masyarakat dalam
penyelenggaraan pendidikan dalam kehidupan beragama.
5. Mengupayakan peningkatan kualitas pemahaman penghayatan dan
pengamalan agama dan kerukunan umat beragama sebagai upaya
meningkatkan harmonis sosial dan integrasi bangsa.
6. Menata organisasi keagamaan di lingkungan Kanwil Departemen
Agama Provinsi Sumatera Utara sebagai respon terhadap adanya
perubahan struktural di tingkat pusat.
7. Meningkatan kualitas sumber daya di lingkungan Kanwil Departemen
Agama Provinsi Sumatera Utara sehingga dapat meningkatkan kinerja
untuk menghasilkan output dan outcome sesuai dengan yang
diharapkan.
8. Efisiensi pemanfaatan sumber daya di lingkungan Kanwil Departemen
Agama Provinsi Sumatera Utara sebagia respon terhadap berbagai
keterbatasan sehingga dapat dilakukan antisipasi kemungkinan
9. Menjalin koordinasi dan kerjasama dengan instansi-instansi baik
dilingkungan pemerintah maupun di swasta serta umat beragama.
10.Meningkatkan kehidupan kerukunan umat beragama baik intern, antar
dan antara umat beragama dengan pemerintah.
11.Memberdayakan forum kerukunan umat beragama dalam rangka
memelihara kerukunan dan kesejahteraan.
3.1.3 Visi Dan Misi Kantor Wilayah Kementrian Agama Prov. Sumut Visi
Terwujudnya masyarakat agamais yang berakhlak mulia rukun dan damai.
Misi
1. Meningkatkan bimbingan dan pelayanan kehidupan beagama
2. Meningkatkan pemahaman, penghayatan, pengamalan dan pengembangan
nilai-nilai agama.
3. Memperkokoh kerukunan umat beragama
4. Mengembangkan lembaga sosial keagamaan dan lembaga pendidikan
keagamaan
5. Meningkatkan kualitas pendidikan agama pada sekolah umum madrasah
6. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan haji.
3.1.4 Strukutur Organisasi Kantor Wilayah Kementrian Agama Prov. Sumut
Kantor Wilayah Kementrian Agama Prov. Sumut, yang berkedudukan
pada Eselon III dan membawahi Sub Bagian Tata Usaha dan 3 (Tiga) Seksi yaitu
Seksi perencanaan dan keuangan, Penyusunan organisasi dan tata laksana,
Penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum dan kerukunan
antar umat beragama
,
Informasi dan HUMAS dan Umum. Kepala KantorWilayah Kementrian Agama Prov. Sumut juga membawahi beberapa kepala
Bagan Struktur Organisasi Kepala Kantor Wilayah Kementrian Agama
Prov. Sumut sekaligus pejabat struktural pada saat ini dapat dilihat pada Bagan
berikut:
Dalam melaksanakan tugas Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi: a. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta
laporan;
b. Pelaksanaan urusan keuangan;
c. Penyusunan organisasi dan tata laksana; d. Pengelolaan urusan kepegawaian;
e. Penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum; f. Pelaksanaan bimbingan kerukunan umat beragama;
g. Pelaksanaan informasi dan hubungan masyarakat; dan
h. Pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan, dan pengelolaan barang milik / kekayaan negara pada Kantor Wilayah Kementerian Agama.
Susunan Organisasi Bagian Tata Usaha terdiri atas: a. Subbagian Perencanaan dan Keuangan;
b. Subbagian Organisasi, Tata Laksana, dan Kepegawaian; c. Subbagian Hukum dan Kerukunan Umat Beragama; d. Subbagian Informasi dan Hubungan Masyarakat; e. Subbagian Umum; dan
f. Kelompok Jabatan Fungsional.
Tugas Organisasi Bagian Tata Usaha :
1. Subbagian Perencanaan dan Keuangan sebagaimana dimaksud dalam mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan
rencana, program dan anggaran, evaluasi dan laporan, serta pelaksanaan
urusan keuangan.
2. Subbagian Organisasi, Tata Laksana, dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan organisasi dan tata laksana
serta pengelolaan urusan kepegawaian.
3. Subbagian Hukum dan Kerukunan Umat Beragama mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan peraturan perundang-undangan,
bantuan hukum, dan pelaksanaan urusan kerukunan umat beragama serta
pelayanan masyarakat Khonghucu.
4. Subbagian Informasi dan Hubungan Masyarakat mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi
dan hubungan masyarakat.
5. Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan, dan pemeliharan serta pengelolaan barang
3.2 Pengelolaan Arsip Di Kanwil Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.
3.2.1 Tata Kearsipan
A. Pengurusan Surat
1. Prinsip pengurusan surat
a. Semua surat masuk dan surat keluar untuk dan dari satuan unit organisasi melalui unit kearsipan sesuai tingkatan masing-masing satuan unit organisasi di lingkungan Kementerian Agama.
b. Penomoran surat keluar dan surat-surat masuk dilakukan secara sentral di unit kearsipan sesui tingkatan masing-masing satuan unit organisasi dilingkungan Kementerian Agama.
c. Surat-surat yang proses pengolahan informasinya melibatkan lebih dari satu unit organisasi penyampaiannya perlu dikoordinasikan dengan satuan unit organisasi terkait melalui TU Unit msing-masing satuan organisasi.
d. Pengurusan surat harus menjamin kecepatan, ketetapan penyampaian informasi kedinsan untuk proses penyelesaian pekerjaan unit kerja yang memiliki kewenangan penanganan informasi.
2. Sarana dan Perlengkapan a. Meja Sortir
Meja sortir digunakan un tuk menyimpan dan mensortir surat masuk, nseperti gambar dibawah ini:
Gambar 3.2 : Meja Sortir
Kartu Kendali
Tabel 3.1 Kartu Kendali
Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
Cara mengisi kartu kendali:
1. Mencantumkan tanggal penerimaan surat
2. Melingkari huruf M untuk surat masuk dam K untuk surat keluar 3. Memberikan nomor unrut surat masuk
4. Mengisi kolom isi ringkas sesuai dengan isi surat 5. Mengisi kolom lampiran, jika ada lampiran 6. Mengisi kolom dari sesuai dengan alamat surat
7. Mengisi kolom kepada sesuai dengan alamat yang dituju 8. Mengisi kolom tanggal sesuai dengan tanggal surat
9. Mengisi kolom nomor surat sesuai dengan nomor yang tertera dalam surat
10.Mengisi kolom pengolah sesuai dengan unit pengolah 11.Mengisi kolom catatan sebagai berikut:
a) Apabila isi surat memiliki dua kata tangkap atau lebih, kata tangkap kedua (sekunder) digunakan sebagai petunjuk hubungan dengan kata tangkap pertama (tunjuk silang)
b) Mencatat hubungan surat yang diterima atau yang dikirimkan (retro akta)
c) Mencatat kekurangan/ kelainan pada isi surat Indeks
Tgl M/K
No. Urut Kode....
Isi ringkas :
Lampiran :
Dari : Kepada :
Tanggal : No. Surat :
Pengolah : Paraf,
Catatan :
...
d) Mencatat jumlah surat dan tujuan pengiriman surat (untuk surat yang memiliki tembusan)
e) Mencatat jumlah dan nama berkas/orang dalam lampiran surat f) Mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu
b. Lembar Pengantar
Lembar Pengantar terbagi dua Jenis
1) Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB)
Tabel 3.2 Lembar Pengantar Surat Biasa
Unit Pengolah : Disampaikan Jam :
Tanda Tangan Penerima :...
Nama Terang :...
Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
Cara mengisi LPSB
a) Mengisi kolom unit pengolah sesuai dangan nomenlaktur unit pengolah penerima surat
b) Mengisi kolom jam dan tanggal sesuai dengan jam dan tanggal penerimaan surat
c) Mengisi kolom nomor urut surat
d) Mengisi kolom asal surat/ditunjukan kepada sesuai dengan surat masuk dan surat keluar
e) Mengisi kolom tanggal/nomor surat sesuai yang tercantum pada surat
f) Mengisi kolom perihal sesuai dengan perihal surat g) Mengisi kolom keterngan, jika perlu
2) Lembar Pengesaha Surat Rahasia (LPSR)
Tabel 3.3 Lembar Pengesahan Surat Rahasia
UNIT PENGOLAH
Disampaikan
Pukul…………...
Tanggal…………
Nomor Urut Asala
Surat/Ditujukan
Kepada
Tanggal/Nomor Keterangan
Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
Diterima Pukul :………
Tanggal…………....
Tanda Tangan Penerima :…………....
Nama Terang :………
Cara pengisian LPSR
a) Mengisi kolom unit pengolah sesuai dangan nomenlaktur unit pengolah penerima surat
b) Mengisi kolom jam dan tanggal sesuai dengan jam dan tanggal penerimaan surat
c) Mengisi kolom nomor urut surat
d) Mengisi kolom asal surat/ ditunjukan kepada sesuai dengan surat masuk dan surat keluar
e) Mengisi kolom tangga l/ nomor surat sesuai yang tercantum pada surat
f) Mengisi kolom keterngan, jika perlu
c. Lembar Disposisi
Tabel 3.4 Lembar Disposisi
Indeks, Pemindahan Kode:
Tanggal/Nomor :
Asal Surat :
Isi Ringkas :
Diterima Tanggal :
Penyelesaian :
………...
Isi Disposisi
………
………
………
Diteruskan Kepda
1. ………...
2. ………...
3. ………...
Setelah digunakan harap dikembalikan:
Kepada :
……….
Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
Cara Pengisian Lembar Disposisi
1) Mengisi keterangan indeks dan kode sesuai dengan yang tercantum pada Kartu Kendali
2) Mengisi keterangan tanggal/ nomor, sesuai dengan yang tercantum pada Kartu Kendali
3) Mengisi keterangan asal surat sesuai dengan asal surat 4) Mengisi keterangan isi ringkas sesuai dengan isi surat
5) Mengisi keterangan diterima tanggal sesuai dengan tanggal penerimaan surat
7) Mengisi kolom isi disposisi sesuai dengan yang tertulis oleh Pimpinan Unit Pengolah
8) Mengisi kolom diteruskan kepada sesuai dengan yang tertulis oleh Pimpinan Unit Pengolah
9) Mengisi keerangan sesudah digunakan harap dikembalikan kepada diisi oleh Unit Pengolah dan
10) Mengisi keterangan sesudah digunakan harap dikembalikan tanggal diisi sesuai dengan tanggal kembalinya surat.
Gambar 3.3 : Kotak Kartu Kendali
Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
Gambar 3.4 : Susunan Sekat dan Folder Kartu Kendali Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
B. Prosedur Pengurusan Surat Masuk a. Penerimaan
Proses penerimaan dilakukan sesudah surat diterima yaitu: 1)Memeriksa kebenaran surat masuk.
2)Mengembalikan surat salah alamat kepada alamat yang dituju.
4)Memberikan stempel jam dan tanggal diterima pada bagian surat yang dibuka.
5)Memberikan jam dan tanggal diterima pada belakang amplop surat tertutup/rahasia.
b. Penggolongan
1) Meisahkan surat dinas, surat pribadi dan surat salah alamat. 2) Menggolongkan surat rahasia/ tertutup dengan surat terbuka.
3) Menyerahkan surat tertutup/ rahasia pada pencatat surat dan menyerahkan surat terbuka pada pengarah surat.
4) Menyortir surat-surat sesuai dengan unit pengolah suratnya. c. Pencatatan
1) Membuka amplop untuk surat terbuka dengan hati-hati untuk menjaga agar surat jangan sampai rusak.
2) Menggolongka surat tertutup/ rahasia dan surat terbuka.
3) Meneliti surat sesuai dengan catatan yang tertera pada amplop, termasuk kelengkapan surat dan lampirannya.
4) Memberi catatan seperlunya terhadap surat yang tidak lengkap seperti kurang lampiran.
5) Membedakan surat penting dengan surat biasa dengan cara memberi tanda dengan pensil disudut kanan atas surat berdasarkan jenis surat, yaitu huruf P untuk surat penting dan huruf B untuk surat biasa.
Contoh:
(P Setjen artinya surat penting yang memerlukan kebijakan setjen. (P Rocan) artinya surat penting yang memerlukan kebijakan Kepala Biro Perencnaan. (B Rocan) artinya surat biasa yang dikirim ke Biro Perencanaan).
6) Memberi penomoran surat penting
7) Kencatat surat penting kedalam Kartu Kendali (KK) 8) Mencatat surat biasa kedalam LPSB
(Lampiran Pengantar Surat Biasa) 9) Mencatat surat biasa kedalam LPSR
(Lampiran Pengantar Surat Rahasia) d. Pendistribusian
1) Mendistribusikan surat penting dangan surat biasa dengan sarana pencatatan (KK atau Lembar Pengantar) ke Unit Pengolah sesuai tujuan surat.
2) Meminta tanda tangan pada penerima surat pada KK atau Lembar Pengantar (LPSB/ LPSR) pada petuga TU Unit Pengolah.
3) Menyimpan KK I (warna putih) sesuai dengan nomor urutan pencatatan, KK II (warna kuning) dan Lembar Pengantar (LPSB/ LPSR) pada unit kearsipan sesuai dengan klasifikasi arsip.
e. Pengarah
1) Mencatat surat penting dengan menggunakan Lembar Iisposisi rangkap dua.
2) Menyiapkan surat beserta Lembar Disposisi rangkap dua pada pimpinan unit pengolah.
3) Mengarahkan surat beserta Lembar Disposisi rangkap dua yang telah diberikan Disposisi oleh Pimpinan Unit Pengolah
4) Mengarahkan surat beserta lembar disposisi rangkap dua ke Unit Pengolah surat.
5) Meminta paraf tanda terima dari petugas pelaksana unit pengolah pada lembar disposisi rangkap dua.
6) Menyiapkan lembar disposisi II (warna kuning) pada TU unit pengolah sesuai tanggal penyelesaian.
f. Penyimpanan
1) Memeriksa tanda pelepas (File, Simpan, Dep) surat. 2) Menyimpan surat yang telah selesai diproses
3) Menyimpan sesuai klasifikasi.
Bagan Surat Masuk Penting di Lingkungan Setjen
Bagan Surat Masuk Penting di Lingkungan Satuan Organisasi Non Setjen
Gambar3.6: Bagan surat masuk penting di lingkungan Satuan Organisasi non Setjen
Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
Bagan Prosedur Surat Biasa Masuk
Bagan Prosedur Surat Rahasia Masuk
Gambar 3.8 : bagan prosedur Surat Rahasia Masuk Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
C. Prosedur pengurusan surat keluar a. Pembuatan Konsep
Pelaksanaan Unit Pengolah membuat konsep surat selesai dengan tata naskah yang berlaku.
b. Persetujuan
1) Pengajuan konsep surat keluar untuk memperoleh persetujuan Kepada Pimpinan Unit Pengolah sesuai dengan kewenangannya
2) Mendapatkan paraf persetujuan konsep surat
3) Mengetik konsep surat yang telah diparaf menjadi net surat
4) Mengajukan kembali net surat untuk ditanda tangani kembali oleh pimpinan Unit Pengolah
c. Penomoran
1) Meminta nomor surat ke Unit Kearsipan 2) Memberi nomor pada net surat
3) Memberi stempel pada surat d. Pencatatan
1) Mencatat surat penting kedalam Kartu Kendali pada Unit Pengolah 2) Mencatat surat biasa atau rahasia kedalam Lembar Pengantar (LPSB/
LPSR)
e. Penyampaian
1) Menyampaikan surat asli beserta Kartu Kendali atau Lembar Pengantar daru Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
2) Meminta paraf pada petugas/ pelaksana Unit Kearsipan pada Kartu Kendali
3) Mengambil KK III (warna merah) untuk disimpan pada Unit Pengolah f. Pengiriman
1) Menyiapkan amplop bekop satuan organisasi
2) Mengetik nomor dan alamat tujuan surat pada amplop 3) Memeriksa kelengkapan surat
4) Memasukkan surat kedalam amplop 5) Mengirim surat sesuai alamat yang dituju g. Penyimpanan
1) Menyimpan pertinggal net surat (copy surat) sesuai dengan klasifikasi 2) Menyimpan KK III (warna merah) pada kotak kartu kendali (Ticker File)
di unit pegolah
3) Menyimpan KK I dan KK II (warna putih dan kuning) pada kotak kartu kendali (Ticker File) di unit kearsipan
BAGAN PROSES SURAT PENTING KELUAR
Gambar 3.10 Surat Rahasia Keluar
Sumber : Kanwil Kem. Agama Provsu (2014)
D. Penataan Arsip
1. Prinsip Penataan
a. Arsip aktif disimpan secara desentralisasi disetiap unit pengolah sesuai jenjang structural di lingkungn Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ Kota
b. Penyimpanan arsip aktif dilakukan sesuai prosedur dan penataan dan pemberkasan
c. Setiap unit pengolah memiliki sentral file untuk penyimpanan arsip aktif
d. Penataan arsip Aktif dipusatkan di Unit Kearsipan dalam tiap satuan organisasi/ UPT, tetapi sebelum dipindahkan ke Unit Kearsipan disimpan sementara di masing-masing Tata Usaha Unit pengolah dalam tiap satuan Organisasi/ UPT
e. Telah melalui proses pemindahan arsip, penataan arsip in aktif dapat tetap mempertahankan penataan sewaktu masih aktif, apakah bentuk dossier, rubric atau seri.
f. Untuk kepentingan penemuan kembali arsip in aktif, maka perlu dibuatkan daftar indeks berkas (title)
2. Sarana
a. Klasifikasi Arsip Di Kanwil Kementrian Agama Provsu
Klasifikasi merupakan pengelompokan atas dasar perincian pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah. Contoh: kepegawaian (pokok masalah), pegadaan (sub masalah), formasi (sub-sub masalah).
Rincian klasifikasi
1) Klasifikasi arsip fasilitas KU.KEUANGAN
00.RENCANA DAN PENYUSUNAN ANGGARAN 00.1RENCANA AGGARAN
