PROYEK SISTEM INFORMASI
Oleh :
Nama : DWI HANDONO
NIM : 02.39010.0060 Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
vii
ABSTRAKSI ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II HASIL SURVEY 2.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 7
2.2 Struktur Organisasi ... 7
2.3 Deskripsi Tugas ... 7
2.4 Analisis Sistem Lama ... 10
viii
3.2 Inventory ... 17
3.3 Analisis dan Perancangan Sistem ... 18
3.4 Dokumen Flow ... 18
3.5 Data Flow Diagram ... 18
3.6 Database Management System ... 21
3.7 Entity Relational Diagram ... 21
BAB VI ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 4.1 Analisis Sistem ... 23
4.2 Desain Sistem ... 24
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 5.1 Sistem yang Digunakan ... 46
5.2 Setup Program ... 47
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 47
BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan ... 63
6.2 Saran ... 63
DAFTAR PUSTAKA ... 64
ix
Gambar 2.1 Bagan Susunan Organisasi Yudhama Motor Surabaya ... … 8
Gambar 2.2 Dokumen Flow Manual Proses Pembelian... 12
Gambar 2.3 Dokumen Flow Manual Proses Penjualan ... 13
Gambar 2.4 Dokumen Flow Manual Proses Service ... 14
Gambar 2.5 Nota Penjualan ... 15
Gambar 2.6 Nota Order Pembelian ... 16
Gambar 3.1 Kesatuan Luar (External Entity) ... 20
Gambar 3.2 Arus Data ... 20
Gambar 3.3 Simpanan Data ... 21
Gambar 3.4 Proses ... 21
Gambar 4.1 Dokumen Flow Terkomputerisasi Proses Pembelian ... 25
Gambar 4.2 Dokumen Flow Terkomputerisasi Proses Transaksi Penjualan ... 26
Gambar 4.3 Dokumen Flow Terkomputerisasi Proses Service ... 27
Gambar 4.4 Context Diagram Sistem Informasi Bengkel ... 28
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Bengkel ... 29
Gambar 4.6 DFD Level 0 Sistem Informasi Bengkel ... 30
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Transaksi Penjualan ... 30
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Transaksi Pembelian ... 31
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Service ... 32
x
Gambar 4.13 Desain I/O Login Operator ... 38
Gambar 4.14 Desain I/O Maintenance Data Supplier ... 40
Gambar 4.15 Desain I/O Maintenance Data Mekanik ... 40
Gambar 4.16 Desain I/O Maintenance Data Barang ... 42
Gambar 4.17 Desain I/O Maintenance List Data Barang ... 42
Gambar 4.18 Desain I/O Transaksi Pembelian ... 43
Gambar 4.19 Desain I/O Maintenance Operator ... 44
Gambar 4.20 Desain I/O Laporan Penjualan ... 44
Gambar 4.21 Desain I/O Laporan Pembelian ... 45
Gambar 4.22 Desain I/O Laporan Service ... 45
Gambar 4.23 Desain IO Laporan Data Barang ... 45
Gambar 5.1 Form Login ... 46
Gambar 5.2 Form Utama ... 48
Gambar 5.3 Form Maintenance Supplier ... 48
Gambar 5.4 Form Maintenance Mekanik ... 50
Gambar 5.5 Form Maintenance Customer ... 50
Gambar 5.6 Form Maitenance SparePart ... 53
Gambar 5.7 Form Operator ... 51
Gambar 5.8 Form Order Pembelian ... 51
xi
Gambar 5.12 Form Service ... 53
Gambar 5.13 Form Penggajian ... 54
Gambar 5.14 Form Permintaan Barang ... 54
Gambar 5.15 Form Absensi Mekanik ... 55
Gambar 5.16 Form Grafik Permintaan Barang ... 55
Gambar 5.17 Form Grafik Informasi Stok Minimum ... 56
Gambar 5.18 Form Grafik Informasi Stok Barang ... 56
Gambar 5.19 Laporan Data Penjualan ... 57
Gambar 5.20 Laporan Data Mekanik ... 57
Gambar 5.21 Laporan Data Supplier ... 58
Gambar 5.22 Laporan Data Service ... 58
Gambar 5.23 Laporan Data Pembelian ... 59
Gambar 5.24 Laporan Data Barang ... 59
Gambar 5.25 Surat Order Pembelian ... 60
Gambar 5.26 Laporan Penggajian ... 60
Gambar 5.27 Surat Retur Pembelian ... 61
Gambar 5.28 Laporan Retur Pembelian ... 61
Gambar 5.29 Nota Service ... 62
Gambar 5.30 Nota Penjualan ... 62
xii
Tabel 4.1 Tabel Supplier ... 35
Tabel 4.2 Tabel Master Order ... 35
Tabel 4.3 Tabel Detil Order ... 36
Tabel 4.4 Tabel Mekanik ... 36
Tabel 4.5 Tabel Barang ... 37
Tabel 4.6 Tabel Detil Jual ... 37
Tabel 4.7 Tabel Master Jual ... 38
Tabel 4.8 Tabel Service Plus ... 38
Tabel 4.9 Tabel Service ... 39
Tabel 4.10 Tabel Keterangan ... 39
Tabel 4.11 Tabel Permintaan ... 39
1
1.1Latar Belakang Masalah
Perusahaan yang bekembang akan selalu berusaha ke arah penambahan
barang, guna melengkapi kebutuhan barang yang muncul tiap tahun. Hal ini akan
berakibat bahwa di suatu perusahaan yang barang penjualannya lengkap maka
pelanggan akan kembali ke tempat tersebut apabila membutuhkan barang lainnya.
Apabila terdapat suatu jenis barang yang sudah mencapai titik penyimpanan
terendah ( reorder – point) maka dapat diantisipasi dengan jalan melakukan
pemesanan kembali untuk menambah persediaan barang tersebut. Karena yang
tidak diinginkan pelanggan tidak dapat dilayani dikarenakan persediaan barang
dapat tersebut habis, hal ini sangat erat hubungannya dengan image dan daya
promosi perusahaan tersebut. Untuk melakukan pengelolaan stok barang tentu
saja membutuhkan ruang penyimpanan dan modal yang besar untuk
menyediakannya, oleh karena itu dibutuhkan perencanaan yang tepat agar ruang
yang terbatas bisa dimanfaatkan semaksimal mungkin.
Penekanan biaya untuk menyimpan stok barang sangat penting, ini
disebabkan tidak semua barang yang tersedia akan laku dijual, tergantung dari
barang yang diminta oleh para pelanggan. Untuk itu diperlukan perencanaan yang
baik sehingga perusahaan dapat memprediksi pemesanan barang yang
berhubungan dengan kapasitas gudang dan stok yang dibutuhkan pelanggan
dengan perencanaan yang baik. Maka perusahaan dapat memperoleh keuntungan
Yudhama Motor adalah usaha swasta yang berstatus badan usaha
perorangan, dan bergerak dibidang jasa .Perusahaan pertama berdiri bergerak
dibidang pergantian olie dan service motor dengan 4 orang karyawan dan
peralatannya masih begitu sederhana. Setelah satu tahun berjalan perusahaan ini
bergerak melaju lebih cepat. Kemudian memperluas usahanya dengan membuka
bidang baru yaitu melayani pembelian dan penjualan spare part.
Dengan semakin banyaknya pelanggan pada saat transaksi penjualan
dimana customer melakukan order barang, bagian penjualan harus memeriksa
dahulu barang yang dipesan dan harus memeriksa terlebih dahulu stok yang
dipesan memenuhi atau tidak sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk
memeriksa dan customer juga harus menunggu lama. Setiap transaksi penjualan
untuk mencatat data sering terjadi kesalahan yaitu hasil yang tidak sesuai dengan
kenyataan yang ada dan pencatatan barang yang tidak terkontrol, dengan jumlah
barang yang sangat banyak menyebabkan sering terjadi kesalahan antara lain
adanya data yang sama yang telah dicatat sebelumnya, pencatatan jenis dan
jumlah barang digudang sehingga arus keluar masuk dari barang kurang
terkontrol, serta juga sering kali terjadi data yang hilang sehingga perlu dilakukan
pemeriksaan ulang. Kurang tersedianya laporan yang benar, laporan yang diterima
oleh manajer pada kenyataannya banyak terjadi kekurangan- kekurangan, hal ini
disebabkan kurang akuratnya data mengenai data barang dan lambatnya proses
administrasi.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu dibuat sistem
informasi inventori yang terintegrasi dengan baik sehingga dapat membantu
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka dapat dirumuskan permasalahan
bagaimana membuat sistem informasi inventori yang dapat memberikan informasi
pembelian, penjualan dan service yang terintegrasi.
1.3Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi ini adalah:
a. Proses Penjualan, terdiri dari proses dibawah ini:
1. Pengecekan stock barang.
2. Pencatatan transaksi penjualan dan pembayaran secara tunai.
b. Proses Pembelian, terdiri dari proses dibawah ini:
1. Pencatatan order pembelian.
2. Pencatatan transaksi pembelian.
3. Pencatatan transaksi retur ke supplier.
4. Pencatatan transaksi pembayaran Hutang ke Supplier.
c. Proses Service, terdiri dari proses dibawah ini:
1. Pencatatan transaksi service.
2. Pencatatan transaksi penjualan dan pembayaran secara tunai.
d. Proses Penggajian, terdiri dari proses dibawah ini:
1. Pencatatan absensi karyawan.
1.4Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem informasi ini adalah:
a. Membuat sistem untuk memudahkan bagian administrasi untuk melakukan
pencatatan transaksi-transasksi dalam proses pembelian dan penjualan, data
supplier dan customer.
b. Membuat sistem untuk memudahkan bagian gudang untuk mengontrol
sirkulasi barang.
c. Membuat sistem untuk memudahkan bagian kasir untuk mengontrol
penggajian.
d. Membuat sistem untuk memudahkan manager untuk mengetahui peningkatan
service dan penjualan.
1.5Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan sistem ini adalah:
a. Bagian Administrasi Pembelian
Bagi bagian Administrasi Pembelian sistem ini dapat memudahkan
mengontrol persediaan barang sehingga mempercepat proses order pembelian,
retur pembelian sampai pembayaran hutang ke supplier serta mengurangi
terjadinya minimum stock.
b. Bagian Administrasi Penjualan
Bagi bagian Administrasi Penjualan sistem ini dapat mempermudah
dalam pencarian barang dan mempercepat proses transaksi penjualan dan service
dan membantu kasir dalam memproses penggajian mekanik.
c. Bagian Gudang.
Bagi bagian Gudang sistem ini dapat memudahkan pencarian barang dan
melakukan pengontrolan persediaan barang.
d. Bagian Kasir
Bagi bagian Kasir sistem ini dapat memudahkan dalam pembuatan rekap
penjualan, rekap pembayaran baik supplier mapun customer.
e. Manager
Bagi Manager sistem ini dapat mempermudah mengetahui peningkatan
service dan penjualan, pengadaan barang yang belum ada pada stok dengan
laporan rekap penjualan dan service per periode.
1.6Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan pada proyek sistem informasi ini adalah sebagai
berikut:
Bab pertama pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah,
rumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika
penulisan.
Bab kedua hasil survey menjelaskan tentang gambaran umum
perusahaan, struktur organisasi perusahaan serta deskripsi tugas dari
masing-masing bagian dalam perusahaan. Selain itu pada bab ini juga dijelaskan
mengenai analisa terhadap sistem yang lama.
Bab ketiga landasan teori menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan
sebagai landasan dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem yang dibuat.
Bab keempat Analisis dan Desain Sistem menjelaskan tentang prosedur
dan menjelaskan tentang perancangan sistem dengan menggunakan context
diagram, data flow diagram,conceptual database dan physical database.
Bab kelima Implementasi dan Pembahasan menjelaskan tentang sistem
apa yang digunakan, cara setup program serta penjelasan pemakaian program
yang dibuat.
Bab keenam penutup menjelaskan tentang kesimpulan dari keseluruhan
bab-bab sebelumnya(Bab I, Bab II, Bab III, Bab IV, Bab V), serta saran-saran
yang bermanfaat guna peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem
BAB II HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum Perusahaan
Yudhama Motor mulai berdiri pada tahun 1989 yang berlokasi di Jalan
Rungkut Mapan Utara AA/11. Yudhama motor merupakan usaha swasta yang
berstatus badan usaha perorangan, dan bergerak dibidang jasa. Perusahaan
pertama berdiri bergerak dibidang pergantian olie dan service motor dengan 4
orang karyawan dan peralatannya masih begitu sederhana.
Pada tahun 1993 memperluas usahanya dengan membuka bidang baru
yaitu melayani pembelian dan penjualan spare part. Bidang usaha yang dilakukan
perusahaan yaitu usaha service motor serta pembelian dan penjualan spare part
juga perlengkapan motor lainnya.
2.2Struktur Organisasi
Susunan Organisasi Perusahaan Yudhama Motor , terdiri atas:
a. Pimpinan.
b. Administrasi Penjualan.
c. Administrasi Pembelian.
d. Kasir.
e. Gudang.
Bagan Susunan Organisasi Perusahaan Yudhama Motor Surabaya pada
gambar 2.1.
MANAGER
ADMINISTRASI GUDANG
PENJUALAN PEMBELIAN MEKANIK KASIR
Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi Yudhama Motor Surabaya
2.3Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas dari masing-masing bagian antara lain sebagai berikut:
a. Pimpinan yaitu:
1. Sebagai penanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan.
2. Mengkoordinir serta melakukan pengawasan terhadap aktivitas bawahan.
b. Bagian Administrasi Penjualan yaitu:
1. Mengkoordinir aktivitas penjualan di dalam mencapai pasar.
2. Memberikan perintah kepada anggota salesman dan berhak melakukan
kontrol terhadap konsumen-konsumen yang telah dilaporkan pada
manajer.
3. Memberikan laporan kepada pimpinan tentang hasil penjualan yang telah
dicapai serta memberikan informasi-informasi penting tentang masalah
4. Bertanggung jawab kepada pimpinan di dalam melaksanakan kegiatannya
untuk menembus pasar.
c. Bagian Administrasi Pembelian yaitu:
1. Membuat laporan tentang persediaan sehingga dapat diketahui jumlah
stock setiap saat.
2. Bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan pembelian.
3. Dalam segala aktifitasnya selalu mengadakan konfirmasi dengan manager.
d. Bagian Kasir yaitu:
1. Merencanakan dan menetapkan anggaran di dalam kelancaran aktivitas
perusahaan.
2. Mengadakan kegiatan pembukuan dan pemeriksaan keuangan.
3. Melakukan pembayaran-pembayaran yang berhubungan dengan
tagihan-tagihan perusahaan.
4. Menangani biaya gaji karyawan.
5. Memberikan laporan dan mempertanggungjawabkan keuangan
perusahaan.
e. Bagian Gudang yaitu:
1. Melakukan pengecekan status barang digudang.
2. Memeriksa dan mengawasi keluar masuknya barang digudang.
3. Membuat laporan pengadaan barang digudang.
f. Bagian Mekanik yaitu:
1. Melaksanakan surat perintah kerja dari administrasi penjualan.
2. Mempertanggung jawabkan perkerjaan yang telah dilaksanakan.
2.4Analisis Sistem Lama
Sistem informasi inventory yang dibuat ini meliputi proses pembelian,
proses penjualan, proses service serta proses penggajian mekanik tiap bulan
berdasarkan kebijakan pembagian perusahaan.
Proses pembelian merupakan proses dimana pada saat barang habis atau
minimum stock, bagian pembelian membuat laporan persetujuan pembelian yang
kemudian laporan tersebut diajukan ke manager atau pimpinan. Pimpinan
kemudian memberikan persetujuan atau tidak. Jika laporan disetujui maka bagian
pembelian membuat nota order barang. Nota order barang tersebut selanjutnya
akan dikirimkan kepada supplier. Setelah barang diterima maka nota pengiriman
dari supplier akan diarsip oleh bagian pembelian kemudian membuat laporan data
barang baru dan laporan pembelian. Laporan data barang baru dan laporan
pembelian tersebut diberikan ke manajer atau pimpinan perusahaan.
Proses penjualan pada sistem informasi inventori ini digunakan untuk
melakukan pencatatan terhadap proses penjualan secara tunai. Pada saat customer
melakukan pembelian barang maka dilakukan pengecekan terhadap barang. Jika
barang yang dicari tidak ada maka nama barang tersebut akan dicatat oleh bagian
penjualan untuk diarsip. Hal ini digunakan untuk menentukan pembelian barang
baru pada saat order barang ke supplier. Jika barang tersebut dalam catatannya
banyak yang mencari maka bagian penjualan akan membuat laporan tentang
barang-barang yang dicari customer baik itu asesoris maupun sparepart.
Kemudian laporan tersebut akan diajukan ke pimpinan, jika pimpinan menyetujui
maka akan dilakuan order barang tersebut. Jika barang ada maka dilakukan
Proses perbaikan (service) digunakan untuk mencatat data-data yang
berhubungan dengan perbaikan. Pada proses perbaikanjuga bisa dilakukan proses
penjualan karena pada saat perbaikan terjadi kemungkinan membutuhkan
sparepart atau ada bagian yang perlu diganti. Maka proses ini bisa dilakukan
secara bersamaan. Pada saat customer melakukan perbaikan sepeda motor maka
mekanik memeriksa bagian mana yang perlu diganti. Jika barang yang perlu
diganti tersebut ada maka dilakukan perbaikan, jika tidak maka perbaikan tidak
jadi dilakukan. Setelah perbaikan selesai dilakukan maka bagian penjualan
mencatat data barang yang dibutuhkan tersebut, nomor polisi, siapa mekanik yang
menangani, perbaikan apa saja yang dilakukan, serta berapa biayanya.
Pada saat perbaikan ketika barang yang dicari oleh customer tidak ada
maka nama barang tersebut dicatat untuk dijadikan keputusan oleh perusahaan
pada saat order pembelian. Hal ini dilakukan supaya barang yang sudah dibeli dari
supplier tidak terlalu lama tersimpan digudang sehingga tidak ada barang yang
tidak laku pada proses penjualan barang.
Didalam proses perbaikan juga menentukan gaji dari mekanik karena
penghitungan gaji mekanik dihitung dari biaya perbaikan yang dilakukan oleh
masing-masing mekanik ditambah dengan biaya uang makan yang diberikan
perusahaan. Pembagian gaji tersebut tergantung dari kebijaksanaan perusahaan
dan termasuk juga bonus yang diberikan.
Setelah diadakan survei maka didapatkan dokumen flow manual dari
a. Proses Pembelian Manual
Gambar dari dokumen flow manual proses pembelian di Yudhama Motor
Surabaya adalah dapat dilihat pada gambar 2.2.
PENJUALAN BACK OFFICE SUPPLIER
Mulai Permintaan Barang dari Customer Buat Laporan Persetujuan Pembelian MANAGER Nota Penjualan Laporan Persetujuan Pembelian Buat Nota Order Barang 2 1 Nota Pengiriman Selesai A
Laporan data stok habis dan data permintaan barang Laporan Persetujuan Pembelian 2 1 Nota Order Barang Pembayaran Barang Simpan data barang Buat Laporan Pembelian 2 1 Laporan Pembelian 2 Laporan Pembelian 2 Nota Pengiriman 2 Nota Order Barang Laporan Persetujuan Pembelian Manajer Setujui Laporan Persetujuan Pembelian Yes N N N 2 1 Laporan Data Barang N 2 Laporan Data Barang
b. Proses Penjualan Manual
Gambar dari dokumen flow manual proses penjualan di Yudhama Motor
Surabaya adalah dapat dilihat pada gambar 2.3.
CUSTOMER FRONT OFFICE MANAGER
Mulai
Permintaan Barang
Cari barang digudang
Barang ada ?
PENJUALAN Buat Nota Penjualan 2 1 Nota Penjualan 2 Nota Penjualan Terima Barang Pembayaran Barang Membuat Laporan 2 1 Laporan Penjualan Laporan Barang Digudang Barang termasuk stok 2 Laporan Penjualan Selesai A No Yes Yes Data request dari customer 2 1 Data request dari customer Membuat data request dari customer N N N
c. Proses Perbaikan (Service) Manual
Gambar dari dokumen flow manual proses perbaikan di Yudhama Motor
Surabaya adalah dapat dilihat pada gambar 2.4.
CUSTOMER MEKANIK MANAGER
Mulai FRONT OFFICE 2 1 Jenis Kelompok dan Jenis service Data Keluhan
Buat Daftar Jenis Kelompok dan Service 2 1 Nota Service 2 Laporan Service Keluhan Customer Buat Nota Service 2 1 Laporan Service Daftar Permintaan
Barang Ada ? Butuh Spare part ? Service Kendaraaan Pembayaran Service Buat Laporan Pembayaran Service Yes No
Cari Barang ?
Yes Selesai 2 Nota Service Data barang N No N 2 Jenis Kelompok dan Jenis service N
2.5Dokumen I/O
Dokumen Input dan Output yang ada pada sistem lama antara lain adalah
sebagai berikut:
a. Nota Pembayaran
Gambar dari nota pembayaran sistem yang lama pada Yudhama Motor
Surabaya adalah dapat dilihat pada gambar 2.5.
b. Nota Order Pembelian
Gambar dari nota order pembelian sistem yang lama pada Yudhama Motor
Surabaya adalah dapat dilihat pada gambar 2.2.
17
BAB III LANDASAN TEORI
3.1Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu proses penyampaian informasi kepada
mereka yang membutuhkan, dimana sebelumnya terjadi proses pengolahan data
menjadi bentuk informasi yang lebih berguna.
3.2Inventory
Setiap badan usaha yang bergerak dalam bidang perdagangan tidak akan
lepas dari masalah inventori. Inventori adalah suatu hal yang berhubungan dengan
masalah persediaan barang, kegiatan penjualan maupun pembelian pada suatu
badan usaha, sehingga sangat berpengaruh terhadap perkembangan badan usaha
itu sendiri.
3.2.1 Proses Penjualan
Penjualan barang merupakan sumber terbesar pemasukan kas. Pada proses
penjualan suatu perusahaan, pembeli barang datang langsung keperusahaan
tersebut, melakukan order barang ke bagian penjualan, dan melakukan
pembayaran pada kasir.
3.2.2 Proses Pembelian
Proses pembelian terjadi apabila barang berada dibawah limit, maka harus
melakukan pemesanan barang ke supplier. Jika tidak ada perubahan harga maka
supplier langsung melakukan pengiriman barang. Barang yang diterima dari
3.2.3 Proses Pengelolaan Barang digudang
Walaupun perusahaan merupakan asset( kekayaan), tetapi bukan berarti
persediaan dalam jumlah banyak akan menguntungkan suatu perusahaan.
Persediaan banyak tetapi daya beli rendah akan menyebabkan perputaran uang
yang tidak sehat karena banyak tersita di perusahaan. Oleh sebab itu, harus
dilakukan kontrol terhadap persediaan dengan menentukan batas minimum dan
maksimum dari tiap jenis barang. Berapa jumlah maksimum dan minimum yang
harus disediakan tergantung dari analisan terhadap hasil penjualan selama periode
tertentu.
3.3Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian suatu sistem
informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan
yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem sebelum tahap
perancangan sistem. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisis:
A. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
B. Understand, yaitu mengenal masalah.
C. Analyze, yaitu menganalisa masalah.
D. Report, yaitu membuat laporan hasil analisa.
Setelah analisis sistem dilakukan, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem.
Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah:
A. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
Perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu memenuhi kebutuhan
kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun
yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat.
3.4Dokumen Flow
Menurut Hartono (1999:800) Bagan alir dokumen (document flowchart)
atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart
merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya. Dokumen flow berfungsi untuk menggambarkan aliran
suatu dokumen dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol sederhana.
3.5Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) berfungsi untuk menggambarkan proses aliran
data yang terjadi didalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah,
yang memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau
membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih
sederhana.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur (structured analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup
dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD merupakan dokumentasi dari
sistem yang baik (Hartono, 1999:700).
Beberapa simbol dalam DFD antara lain:
a. Eksternal entity (kesatuan luar) merupakan kesatuan di lingkungan luar dari
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari
sistem. Gambar dari kesatuan luar ini sebagaimana gambar 3.1.
b. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem. Gambar arus data ditunjukkan oleh
gambar 3.2.
c. Simpanan Data(Data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
suatu file atau database di sistem komputer. Gambar dari simpanan data
ditunjukkan oleh gambar 3.3.
d. Proses sebagaimana gambar 3.4 adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan
oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke
dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Gambar 3.1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)
Gambar 3.3. Simpanan Data (Data Store)
Gambar 3.4. Proses
3.6Database Management System
Menurut Lucas (1987:183) Sistem manajemen database adalah sebuah
sistem yang dapat kita gunakan untuk mendesain struktur file secara jauh lebih
mudah dan menyiapkan suatu data-base yang dapat digunakan oleh sejumlah
aplikasi yang berlainan.
3.7Entity Relational Diagram
Struktur logika secara keseluruhan dari sebuah basis data dapat dinyatakan
secara grafis melalui sebuah ER-Diagram yang terdiri atas komponen-komponen
sebagai berikut:
a. Persegi panjang, yang melambangkan himpunan entity.
b. Elips, yang melambangkan atribut.
c. Belah Ketupat, yang menandakan suatu proses persetujuan untuk menentukan
2 pilihan atau ya dan tidak.
d. Garis lurus, yang menghubungkan atribut-atribut pada himpunan entity dan
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1Analisis Sistem
Sistem informasi inventori yang dibuat ini meliputi proses pembelian,
proses penjualan, proses perbaikan serta proses penggajian mekanik tiap bulan
berdasarkan kebijakan pembagian perusahaan.
Proses pembelian merupakan proses dimana pada saat barang habis atau
minimum stock, bagian pembelian membuat laporan persetujuan pembelian yang
kemudian laporan tersebut diajukan ke manager atau pimpinan. Pimpinan
kemudian memberikan persetujuan atau tidak. Jika laporan disetujui maka bagian
pembelian membuat nota order barang. Nota order barang tersebut selanjutnya
akan dikirimkan kepada supplier. Setelah barang diterima maka nota pengiriman
dari supplier diarsip oleh bagian pembelian kemudian membuat laporan data
barang baru dan laporan pembelian. Laporan data barang baru dan laporan
pembelian tersebut diberikan ke manager atau pimpinan perusahaan.
Proses penjualan pada sistem informasi inventori ini digunakan untuk
melakukan pencatatan terhadap proses penjualan secara tunai. Pada saat customer
melakukan pembelian barang maka dilakukan pengecekan terhadap barang. Jika
barang yang dicari tidak ada maka nama barang tersebut akan dicatat oleh bagian
penjualan untuk diarsip. Hal ini digunakan untuk menentukan pembelian barang
baru pada saat order barang ke supplier. Jika barang tersebut dalam catatannya
banyak yang mencari maka bagian penjualan akan membuat laporan tentang
Kemudian laporan tersebut akan diajukan ke pimpinan, jika pimpinan menyetujui
maka akan dilakuan order barang tersebut. Jika barang ada maka dilakukan
transaksi penjualan.
Proses perbaikan digunakan untuk mencatat data-data yang berhubungan
dengan proses perbaikan. Pada proses perbaikan juga bisa dilakukan proses
penjualan karena pada saat perbaikan terjadi kemungkinan membutuhkan
sparepart atau ada bagian yang perlu diganti. Maka proses ini bisa dilakukan
secara bersamaan. Pada saat customer melakukan perbaikan maka mekanik akan
mengecek bagian mana yang perlu diganti. Jika barang yang perlu diganti tersebut
ada maka dilakukan perbaikan, jika tidak maka perbaikan tidak jadi dilakukan.
Setelah perbaikan selesai dilakukan maka bagain pembelian mencatat data barang
apa saja yang diambil, nomor polisi, siapa mekanik yang menangani, perbaikan
apa saja yang dilakukan, serta berapa biayanya.
4.2Desain Sistem
Berikut ini adalah desain sistem yang baru dari analisa terhadap
proses-proses yang manual di atas:
a. Dokumen Flow
1. Proses Pembelian Terkomputerisasi
Dokumen flow terkomputerisasi proses pembelian dari dapat dilihat pada
gambar 4.1. Pada proses ini pembelian dicatat berdasarkan informasi yang ada
pada nota pembelian yaitu tanggal pembelian, nama supplier serta detil barang
yang dibeli. Setelah data pembelian diinputkan maka secara otomatis akan
2 1
PENJUALAN BACK OFFICE SUPPLIER
Mulai Permintaan Barang dari Customer MANAGER Laporan Persetujuan Pembelian 2 1 Nota Pengiriman Selesai A
Laporan data stok habis dan data permintaan barang Laporan Persetujuan Pembelian 2 1 Nota Order Barang 2 1 Laporan Pembelian 2 Laporan Pembelian 2 Nota Pengiriman 2 Nota Order Barang Laporan Persetujuan Pembelian Manajer Setujui Laporan Persetujuan Pembelian Yes N N N Laporan Data Barang Membuat Persetujuan Pembelian
Buat Nota Order
Input Data Trans. Pembelian Data Pembelian Update Data Barang Data Barang Cetak Laporan Pembelian dan
Data Barang 2Laporan Data Barang
N
[image:33.595.97.529.81.663.2]No
2. Proses Transaksi Penjualan Terkomputerisasi
Dokumen flow terkomputerisasi proses pembelian dapat dilihat pada
gambar 4.2. Pada proses penjualan digunakan untuk mencatat proses penjualan
secara tunai, jika barang yang dicari tidak ada maka nama barang tersebut akan
diarsip untuk dijadikan keputusan pada saat order barang selanjutnya.
CUSTOMER FRONT OFFICE MANAGER
Mulai
Permintaan Barang
Barang ada ?
PENJUALAN 2 1 Nota Penjualan 2 Nota Penjualan 2 1 Laporan Penjualan Barang termasuk stok 2 Laporan Penjualan Selesai A No Yes Yes Data request dari customer 2 1 Data request dari customer N Cari Barang Data Barang
Input Trans. Penjualan Mencetak Nota dan Laporan Penjualan Penjualan
Update Data Barang
Data Barang
[image:34.595.95.531.253.696.2]Input data request customer Data Keluhan Mencetak data request customer N N No
3. Proses Perbaikan (Service) Terkomputerisasi
Dokumen Flow Terkomputerisasi dari proses perbaikan dapat dilihat pada
gambar 4.3. Pada proses service, sistem akan melakukan pencatatan mengenai
data-data service yaitu antara lain mekanik yang menangani perbaikan, nomor
polisi, biayanya, bagian mana saja yang diperbaiki serta barang yang diperlukan
pada saat perbaikan. Total biaya akan dijumlah secara otomatis dari barang dan
biaya perbaikan.
CUSTOMER MEKANIK MANAGER
Mulai FRONT OFFICE 2 1 Jenis Kelompok dan Jenis service Data Keluhan 2 1 Nota Service 2 Laporan Service Keluhan Customer 2 1 Laporan Service Daftar Permintaan
Barang Ada ? Butuh Spare part ? Yes No Yes Selesai 2 Nota Service Cari Barang Cari barang
Buat Daftar Jenis Kelompok Service
Data Jenis dan Kelompok
service
[image:35.595.96.511.296.660.2]Mencetak data jenis kelompok, nota service dan laporan service 2 Jenis Kelompok dan Jenis service N N N
b. Data Flow Diagram
1. Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi bengkel dapat dilihat pada gambar
4.4. berikut ini:
LAP REQ SERV PLUS LAP GAJI MEKANIK
TANDA TRM GAJI
TANDA TERIMA GAJI DT GAJI MEK
DT SERVICE MEK
DT REQ SERVICE PLUS NOTA SERVC PLUS
LAP SERVICE PLUS NOTA SERVICE PLUS
DT JUAL SERVICE PLUS
DT SERVICE
DT INF BRG SERVICE
LAP KELUHAN DATA KELUHAN
LAP PEMBELIAN BRG
DT TRM BRG
DT TERIMA BRG
NOTA KIRIM BRG NOTA ORDER BELI
NOTA ORD BELI
DT BRG
DT SUPPL
DT ORDER BELI LAP REQUEST NOTA PENJUALAN LAP JUAL NOTA JUAL DT REQUEST DT JUAL
DT INF BRG JUAL
0
SISTEM INFORMASI INVENTORY
[image:36.595.93.506.203.649.2]+ CUSTOMER SUPPLIER MANAGER BACK OFFICE MEKANIK FRONT OFFICE
Gambar 4.4. Context Diagram Sistem Informasi Bengkel
Pada context diagram terdapat enam eksternal entity yaitu Front office,
Customer, Manager, Backoffice, Mekanik, dan Supplier. Font Office melakukan
Backoffice melakukan pencatatan pembelian. Mekanik mendapatkan laporan data
keluhan dari customer dan mendapat nota gaji. Supplier mendapat nota order
pembelian dan tanda terima barang.
2. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang dari Sistem Informasi Bengkel dapat dilihat pada
gambar 4.5 berikut:
SISTEM INFORMASI INVENTORY
PEMBELIAN PENJUALAN
SERVICE GAJI MEKANIK
CARI BARANG CATAT TRANS JUAL CATAT REQUEST CEK BARANG DAN SUPPLIER CATAT ORDER BELI CATAT PENERIMAAN ORDER CATAT KELUHAN CARI BARANG CATAT REQUEST CATAT SERVICE CHECK SERVICE MEKANIK CATAT GAJI MEKANIK 0
1 2 3 4
[image:37.595.94.513.273.519.2]1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2
Gambar 4.5. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Bengkel
3. DFD Level 0
DFD Level 0 dari sistem informasi bengkel ini dapat dilihat gambar 4.6.
Pada Level ini terdapat 4 proses yaitu proses pembelian, proses penjualan, proses
service dan juga proses penggajian. Dan data store yang dihasilkan pada sistem
ini ada 12 buah data store yaitu supplier, detil order, master jual, request, barang,
LAP REQ SERV PLUS
ambil dt mekanik
simpan data gaji ambil data gaji
ambil data servic
simpan mekanik
ambil data service ambil data master jual
simpan data service
simpan data service plus ambil data detil jual
simpan master jual
ambil dt barang
simpan data keluhan
simpan data barang
ambil data barang simpan data detil jual simpan master jual
ambil master jual
simpan data request
simpan master order
ambil dt brg simpan detil order
ambil master order
ambil data brg ambil data supplier
TANDA TERIMA GAJI TANDA TRM GAJI
DT SERVICE MEK DT GAJI MEK
LAP GAJI MEKANIK
NOTA SERVC PLUS
LAP SERVICE PLUS
DT REQ SERVICE PLUS
DT INF BRG SERVICE
NOTA SERVICE PLUS
DT JUAL SERVICE PLUS
DT SERVICE
LAP KELUHAN DATA KELUHAN NOTA ORDER BELI
DT TRM BRG
LAP PEMBELIAN BRG DT TERIMA BRG DT BRG NOTA KIRIM BRG
DT SUPPL DT ORDER BELI
NOTA ORD BELI LAP REQUEST LAP JUAL NOTA JUAL NOTA PENJUALAN DT REQUEST DT JUAL DT INF BRG JUAL
FRONT OFFICE CUSTOMER MANAGER 1 PENJUALAN + BACK OFFICE SUPPLIER 2 PEMBELIAN + 3 SERVICE + MEKANIK 4 GAJI MEKANIK +
1 SUPPLIER 2
MASTER ORDER 3 DETIL ORDER
4 BARANG 5 MASTER JUAL
6 DETIL JUAL 7 REQUEST
8 SERVICE
9 SERVICE PLUS
10 MEKANIK
11 KELUHAN
[image:38.595.97.506.84.663.2]12 GAJI
4. DFD Level 1 Proses Transaksi Penjualan
DFD level 1 proses transaksi penjualan dapat dilihat pada gambar 4.7.
simpan master jual ambil master jual
simpan data detil jual
simpan data request
simpan data barang ambil data barang
LAP JUAL LAP REQUEST NOTA JUAL NOTA PENJUALAN DT REQUEST DT JUAL DT INF BRG JUAL
FRONT OFFICE CUSTOMER MANAGER 1 CARI BARANG 2
CATAT TRANS JUAL
3
CATAT REQUEST
7 REQUEST 5 MASTER JUAL
[image:39.595.93.516.141.693.2]6 DETIL JUAL 4 BARANG
Gambar 4.7. DFD Level 1 Transaksi Penjualan
5. DFD Level 1 Proses Transaksi Pembelian
DFD level 1 proses transaksi pembelian dapat dilihat pada gambar 4.8.
simpan detil order
ambil master order
simpan master order
ambil data brg ambil dt brg ambil data supplier
DT TERIMA BRG NOTA KIRIM BRG
DT ORDER BELI
LAP PEMBELIAN BRG DT TRM BRG
NOTA ORDER BELI NOTA ORD BELI
DT BRG DT SUPPL BACK OFFICE SUPPLIER MANAGER 1
CHECK BRG DAN SUPPLIER
2
CATAT ORDER BELI
3 CATAT PENERIMAAN BRG 1 SUPPLIER 2 MASTER ORDER
3 DETIL ORDER 4 BARANG
6. DFD Level 1 Proses Perbaikan
DFD level 1 proses perbaikan dapat dilihat gambar 4.9.
LAP REQ SERV PLUS
simpan mekanik
ambil data master jual simpan data service plus
ambil dt barang
ambil data detil jual
simpan data service
simpan master jual ambil data service
simpan data keluhan
DT SERVICE DATA KELUHAN
DT JUAL SERVICE PLUS DT REQ SERVICE PLUS
DT INF BRG SERVICE
NOTA SERVC PLUS LAP SERVICE PLUS
NOTA SERVICE PLUS LAP KELUHAN FRONT OFFICE MEKANIK CUSTOMER MANAGER 1 CATAT KELUHAN 2 CARI BRG 3 CATAT REQ 4 CATAT SERVICE 11 KELUHAN 4 BARANG
5 MASTER JUAL
6 DETIL JUAL
9 SERVICE PLUS 8 SERVICE
[image:40.595.96.510.151.728.2]10 MEKANIK
Gambar 4.9. DFD Level 1 Proses Service
7. DFD Level 1 Proses Penggajian
DFD level 1 proses penggajian dapat dilihat gambar 4.10.
ambil dt mekanik
simpan data gaji
ambil data gaji ambil data servic
TANDA TERIMA GAJI
LAP GAJI MEKANIK TANDA TRM GAJI
DT GAJI MEK DT SERVICE MEK
MANAGER FRONT OFFICE MEKANIK 1 CHECK SERVICE MEKANIK 2
CATAT GAJI MEKANIK
8 SERVICE
12 GAJI 10 MEKANIK
c. Entity Relational Diagram
1. Conceptual Data Model
[image:41.595.97.530.207.673.2]Conceptual data model dari sistem informasi bengkel ini dapat dilihat pada
gambar 4.11. RINCIAN SERVICE RETUR BELI KENDARAAN BAYAR KELUHAN SERVICE RINCIAN KELUHAN KELUHAN
DETIL BELI RINCIAN BELI PEMBELIAN
RINCIAN RETU R DETIL_RETUR
RETUR BARAN G
BAYAR SERVICE DATA REQUEST SPARE PART
PENGGAJIAN TOTAL SERVICE
DATA J UAL
UPDATE BARANG
TERIMA BARAN G
ORDER BARANG
PESAN BARAN G
S UP PLIE R IDSUPP LIE R NAMA A LAMAT K OT A T ELP NO FA X
S PA RE PA RT K ODE S PA REP ART NAMA
JMLRE TUR HARGA BE LI HARGA JUAL DET IL JUA L
JMLJUA L HARGA
S ERVICE S ERVICE TRANS T GL
JA M
GAJI T GL A MB IL JA M
MEK ANIK NIP NAMA A LAMAT K OT A UMUR GAJI MAS TE R ORDE R NO ORDER T GL ORDE R DET IL ORDER
JMLRE TUR
MAS TE R J UA L NO JUAL T GL T RA NS
P ERMINTA A N NAMA JUMLA H RE Q
S ERVICE PLUS MAS TE R_ RE TUR
NORET UR T GLRET UR IDSUPP LIE R
DET IL_RE T UR JMLRE TUR HARGA
MAS TE R_ BE LI NOB ELI T GLB ELI IDSUPP LIE R DET IL_BE LI
HARGA JMLRE TUR
CUS TOME R IDCUST OME R NAMA A LAMAT JNSK ELA MIN K OT A T ELP
MAS TE R_ KE LUHAN NOK ELUHAN T ANGGAL
DET IL_KE LUHA N K ELUHA N
P EMBA YA RAN NOT RA NS T GLB AY A R S TA TUS
MOT OR K ENDA RA A N NOP OLIS I
DET IL SE RVICE NMS ERVICE HARGA
2. Physical Data Model
[image:42.595.95.535.160.718.2]Physical data model dari sistem informasi bengkel ini dapat dilihat pada
gambar 4.12. dibawah ini:
NO_SERVICE = NO_SERVICE
NOBELI = NOBELI
IDCUSTOMER = IDCUSTOMER
NOBELI = NOBELI
NOKELUHAN = NOKELUHAN
NOKELUHAN = NOKELUHAN IDCUSTOMER = IDCUSTOMER
KODE_SPAREPART = KODE_SPAR EPART
NOBELI = NOBELI NO_ORDER = NO_ORDER
KODE_SPAREPART = KODE_SPAR EPART
KODE_SUPPLIER = KODE_SUPPLIER
NO_SERVICE = NO_SERVICE NO_JUAL = NO_JUAL
NO_SERVICE = NO_SERVICE NO_JUAL = NO_JUAL
NIP = NIP NIP = NIP
NO_JUAL = NO_JUAL
KODE_SPAREPART = KODE_SPAR EPART KODE_SPAREPART = KODE_SPAR EPART
NO_ORDER = NO_ORDER
KODE_SUPPLIER = KODE_SUPPLIER S UP PLIE R
K ODE_S UP P LIER V ARCHAR(10) NAMA V ARCHAR(50) A LAMAT V ARCHAR(50) K OT A V ARCHAR(30) T ELP V ARCHAR(20) NO_FA X V ARCHAR(20)
S PA RE PA RT K ODE_S PA REP ART V ARCHAR(10) NAMA V ARCHAR(50) J MLRE TUR INT HARGA _BE LI INT HARGA _J UA L INT DET IL_J UA L
NO_J UAL V ARCHAR(10) K ODE_S PA REP ART V ARCHAR(10) J MLJ UA L INT
HARGA INT
S ERVICE NOK ELUHA N V ARCHAR(10) NO_S ERVICE V ARCHAR(10) NIP V ARCHAR(10) T GL DAT E J A M T IME
GAJ I
NIP V ARCHAR(10) T GL_A MB IL DAT E J A M T IME
MEK ANIK NIP V ARCHAR(10) NAMA V ARCHAR(50) A LAMAT V ARCHAR(50) K OT A V ARCHAR(30) UMUR INT GAJ I INT MAS TE R_ORDE R NO_ORDER V ARCHAR K ODE_S UP P LIER V ARCHAR(10) T GL_ORDER DAT E DET IL_ORDER
K ODE_S PA REP ART V ARCHAR(10) NO_ORDER V ARCHAR J MLRE TUR INT
MAS TE R_J UA L NO_J UAL V ARCHAR(10) T GL_T RA NS DAT E
P ERMINTA A N NO_S ERVICE V ARCHAR(10) NO_J UAL V ARCHAR(10) NAMA V ARCHAR(50) J UMLA H_RE Q INT
S ERVICE_P LUS NO_S ERVICE V ARCHAR(10) NO_J UAL V ARCHAR(10) MAS TE R_RE TUR
K ODE_S UP P LIER V ARCHAR(10) NORET UR V ARCHAR(10) T GLRET UR DAT E IDSUPP LIER V ARCHAR(10) NOB ELI V ARCHAR(10)
DET IL_RE T UR K ODE_S PA REP ART V ARCHAR(10) J MLRE TUR INT
HARGA INT
MAS TE R_B E LI NOB ELI V ARCHAR(10) NO_ORDER V ARCHAR T GLB ELI DAT E IDSUPP LIER V ARCHAR(10)
DET IL_BE LI
NOB ELI V ARCHAR(10) K ODE_S PA REP ART V ARCHAR(10)
HARGA INT
J MLRE TUR INT
CUS TOME R IDCUST OME R V ARCHAR(10) NAMA V ARCHAR(50) A LAMAT V ARCHAR(50) J NSK ELA MI N V ARCHAR(1) K OT A V ARCHAR(30) T ELP V ARCHAR(20)
MAS TE R_K E LUHAN IDCUST OME R V ARCHAR(10) NOK ELUHA N V ARCHAR(10) T ANGGAL V ARCHAR(10)
DET IL_KE LUHA N NOK ELUHA N V ARCHAR(10) K ELUHA N V ARCHAR(30)
P EMBA YA RAN NOT RA NS V ARCHAR(10) NOB ELI V ARCHAR(10) T GLB AY AR DAT E S TA TUS V ARCHAR(1)
MOT OR
IDCUST OME R V ARCHAR(10) K ENDA RA A N V ARCHAR(50) NOP OLIS I V ARCHAR(10)
DET IL_SE RVICE NO_S ERVICE V ARCHAR(10) NMS ERVICE V ARCHAR(10) HARGA INT
d. Struktur File
Struktur file pada sistem informasi inventori ini adalah sebagai berikut:
1. Tabel Supplier
Nama tabel : Supplier
Primary key : Kode_Supplier
Fungsi : Menyimpan data master supplier.
[image:43.595.93.512.229.648.2]Foreign key : -
Tabel 4.1. Tabel Supplier
No. Field Type Length Key
1. Kode_Supplier Char 5 PK
2. Nama Varchar 50 NN
3. Alamat Varchar 50 NN
4. Kota Varchar 35 NN
5. Telp Varchar 2 NN
6. No. Fax Varchar 2 NN
2. Tabel Master Order
Nama tabel : Master_Order
Primary key : No_Order
Fungsi : Menyimpan data pembelian .
Foreign key : Kode_Supplier
Tabel 4.2. Tabel Master_Order
No. Field Type Length Key
1. No_Order Char 10 PK
2. Kode_Supplier Char 5 FK
3. Tgl_Order DateTime 50 NN
3. Tabel Detil Order
Nama tabel : Detil_Order
Primary key : No_Order, Kode_Barang
Fungsi : Menyimpan data detil pembelian barang
[image:44.595.95.514.125.597.2]Foreign key : No_Order,Kode_Barang
Tabel 4.3. Tabel Detil Order
No. Field Type Length Key
1. No_Order Char 10 PK1
2. Kode_Barang Char 5 PK2,FK
3. Jumlah TinyInt NN
4. Harga_Beli Integer NN
4. Tabel Mekanik
Nama tabel : Mekanik
Primary key : NIK
Fungsi : Menyimpan data mekanik
Foreign key : -
Tabel 4.4. Tabel Mekanik
No. Field Type Length Key
1. NIK Char 5 PK
2. Nama Varchar 50 NN
3. Alamat Varchar 50 NN
4. Kota Varchar 35 NN
5. Telp Varchar 20
5. Tabel Barang
Nama tabel : Barang
Primary key : Kode_Barang
Fungsi : Menyimpan data barang
Foreign key : -
Tabel 4.5. Tabel Barang
No. Field Type Length Key
1. Kode_Barang Char 5 PK
2. Nama Varchar 50 NN
3. Stock TinyInt NN
4. Harga_Beli Integer NN
5. Harga_Jual Integer NN
6. Tabel Detil Jual
Nama tabel : Detil_Jual
Primary key : Order_Jual, Kode_Barang
Fungsi : Menyimpan data detil penjualan
Foreign key : Order_B arang, Kode_Barang
Tabel 4.6. Tabel Detil Jual
No. Field Type Length Key
1. Order_Jual Char 10 PK
2. Kode_Barang Char 5 NN
3. Jumlah TinyInt NN
7. Tabel Master Jual
Nama tabel : Master_Jual
Primary key : Order_Jual
Fungsi : Menyimpan data transaksi penjualan
Tabel 4.7. Tabel Master Jual
No. Field Type Length Key
1. Order_Jual Char 10 PK
2. Tgl_Trans DateTime NN
3. Total TinyInt NN
8. Tabel Service Plus
Nama tabel : Service_Plus
Primary key : Order_Jual, No_Service
Fungsi : Menyimpan data nota penjualan dan nomor service
Foreign key : Order_Jual, No_Service
Tabel 4.8. Tabel Service Plus
No. Field Type Length Key
1. Order_Jual Char 10 PK1,FK
2. Service_Plus Char 10 PK2,FK
9. Tabel Service
Nama tabel : Service
Primary key : No_Service
Fungsi : Menyimpan data service
Foreign key : NIK
Tabel 4.9. Tabel Service
No. Field Type Length Key
1. Nomor_Service Char 5 PK
2. NIK Varchar 6 NN
3. Tanggal Date NN
4. Jam Time NN
5. Nomor_Motor Char 6 NN
10. Tabel Keterangan
Nama tabel : Keterangan
Primary key : No_Service
Fungsi : Menyimpan data keterangan service
Foreign key : No_Service
Tabel 4.10. Tabel Keterangan
No. Field Type Length Key
1. No_Service Char 10 FK
2. Keterangan Varchar 255 NN
11. Tabel Permintaan
Nama tabel : Permintaan
Primary key : -
Fungsi : Menyimpan data permintaan barang dari customer
Foreign key : No_Service, Order Jual
Tabel 4.11. Tabel Permintaan
No. Field Type Length Key
1. No_Service Char 10 FK
2. Order_Jual Char 10 FK
5. Nama Varchar 50 NN
6. Jumlah_Req Number NN
12. Tabel Gaji
Nama tabel : Gaji
Primary key : NIK, Tgl_Ambil
Fungsi : Menyimpan data gaji mekanik
Tabel 4.12.Tabel Gaji
No. Field Type Length Key
1. No_Service Char 10 PK1,FK
2. Tgl_Ambil DateTime PK2
3. Jam Time NN
4. Gaji Integer NN
e. Desain I / O
Desain I/O yang didapatkan dari hasil analisa permasalahan terhadap
Yudhama Motor Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Desain Form Login
Desain form login operator digunakan untuk otorisasi user berdasarkan
levelnya. Form ini terdiri atas dua isian yaitu nama user diisi dengan nama user
dari operator dan password diisi dengan password dari operator tersebut. Tombol
login digunakan untuk mengecek user dan password valid atau tidak, tombol batal
digunakan untuk membatalkan login. Desain form login dapat dilihat pada gambar
4.13.
Password
Form Login Operator
Nama User
Login Batal
Gambar 4.13. Gambar Desain I/O Form Login Operator
2. Desain Form Maintenance Supplier
Desain form maintenance data supplier digunakan untuk mengisikan dan
merubah data dari dari masing-masing supplier. Terdiri dari tujuh isian yaitu
tidak wajib untuk diisi serta terdapat 4 buah tombol untuk mengoperasikannya.
Isian Fax dan Telepon hanya dapat diisi dengan angka maksimal pengisian 20
digit. Desain form maintenance supplier dapat dilihat pada gambar 4.14.
MAINTENANCE DATA SUPPLIER
Simpan Batal Hapus Perbaiki Keluar
Kode Supplier
Nama
Kota Alamat
Telp.
Contact. Person
Fax
Gambar 4.14. Gambar Desain I/O Maintenance Supplier
3. Desan Form Maintenance Data Mekanik
Desain form maintenance data mekanik digunakan untuk mengisikan dan
merubah data dari dari masing-masing mekanik. Terdiri dari enam isian yaitu
NIK, Nama, Alamat, Kota,Umur harus diisi sedangkan Telp tidak wajib untuk
diisi serta terdapat 4 buah tombol untuk mengoperasikannya. Untuk isian Telp dan
Umur hanya bisa diisi dengan angka, Telp pengisian maksimal 20 digit sedangkan
umur hanya 2 digit saja. Isian umur hanya dapat diisi antara 17 sampai 50. Desain
MAINTENANCE DATA MEKANIK
Simpan Batal Hapus Perbaiki Keluar
NIK
Nama
Kota Alamat
Telp.
[image:50.595.89.510.311.655.2]Umur
Gambar 4.15. Gambar Desain I/O Maintenance Mekanik
4. Desain Form Maintenance Barang
Desain form maintenance data barang digunakan untuk mengisikan dan
merubah data dari barang. Terdiri dari tujuh isian yaitu Kode_Supplier, Nama,
Alamat, Kota harus diisi sedangkan Telp dan No. Fax tidak wajib untuk diisi serta
terdapat 4 buah tombol untuk mengoperasikannya. Desain form maintenance
dapat dilihat pada gambar 4.16.
MAINTENANCE DATA BARANG
Kode Barang
Nama
Harga Beli Rp. Stock
Harga Jual Rp.
Simpan Batal Hapus Perbaiki Keluar
5. Desain List Data Barang
Desain list data barang digunakan untuk memudahkan melakukan
pencarian data barang berdasarkan nama barang. Desain list data barang dapat
dilihat pada gambar 4.17.
LIST DATA BARANG
Kata Kunci Pencarian
Kode Nama
[image:51.595.96.508.197.730.2]Keluar
Gambar 4.17. Gambar Desain I/O Maintenance Data Barang
6. Desain Form Transaksi Pembelian
Desain form transaksi pembelian digunakan untuk melakukan pencatatan
transaksi pembelian. Desain form transaksi pembelian dapat dilihat pada gambar
4.18.
TRANSAKSI PEMBELIAN
No. Nota
Tanggal
Kode Barang
Nama
Jumlah Harga
Simpan Batal Keluar
Kode Supplier
KODE NAMA JUMLAH HARGA (Rp.) TOTAL (Rp.)
7. Desain Form Maintenance Operator
Desain form maintenance operator digunakan untuk membuat dan
menghapus user berdasarkan level yang dikehendaki. Desain form maintenance
operator dapat dilihat pada gambar 4.19.
MAINTENANCE OPERATOR
Simpan Batal Hapus Perbaiki Keluar
Password
Level Pilih Satu UserName
[image:52.595.92.503.184.592.2]USERNAME PASSWORD LEVEL
Gambar 4.19. Gambar Desain I/O Maintenance Operator
8. Desain Laporan Penjualan
Desain laporan penjualan digunakan untuk mencetak laporan data tiap
periode dan mengetahui total penjualan. Desain laporan data penjualan dapat
dilihat pada gambar 4.20.
LAPORAN DATA PENJUALAN
Periode
NO. NO. NOTA NAMA JUMLAH HARGA (Rp.) TOTAL (Rp.)
Gambar 4.20. Gambar Desain I/O Laporan Penjualan
9. Desain Laporan Pembelian
Desain laporan data penjualan digunakan untuk mencetak laporan data
penjualan tiap periode dan mengetahui total pembeliannya. Desain laporan data
LAPORAN DATA PEMBELIAN
Periode
NO. NO. NOTA NAMA JUMLAH HARGA (Rp.) TOTAL (Rp.)
Gambar 4.21. Gambar Desain I/O Laporan Pembelian
10. Desain Form Laporan Data Service
Desain laporan service digunakan untuk mencetak laporan service tiap
periode dan biaya total biaya service tiap mekanik. Desain laporan data service
dapat dilihat pada gambar 4.22.
LAPORAN DATA SERVICE
Periode :
NO. NO. SERVICE TANGGAL JAM MEKANIK BIAYA (Rp.)
Gambar 4.22. Gambar Desain I/O Laporan Service
11.Desain Form Laporan Data Barang
Desain laporan barang digunakan untuk mencetak laporan data barang tiap
periode dan mengetahui kenaikan harga barang serta memudahkan pengecekan
stock barang. Desain laporan data barang dapat dilihat pada gambar 4.23.
LAPORAN DATA BARANG
YUDHAMA MOTOR
KODE NAMA STOCK HARGA BELI HARGA JUAL Periode :
Jl. Rungkut Asri Utara AA/11 Telp. 031-5706743
46
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem Yang Digunakan
Sistem informasi bengkel ini telah diujicoba dengan spesifikasi perangkat
lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware) sebagai berikut:
a. Software
Untuk membangun sistem ini digunakan software-software sebagai berikut:
1. Power Designer 32 Bit
2. Microsoft Visio 2003
3. Borland Delphi 6.0
4. My SQL 5
5. My SQL Control Center
b. Hardware
Persyaratan minimal untuk menjalankan sistem ini adalah dengan minimal
menggunakan spesifikasi hardware sebagai berikut:
1. Prosessor Pentium III 500 Mhz keatas
2. Memory 64 Mb ke atas
3. Hardisk 40 G
4. VGA 8 Mb ke atas
5. Printer Epson Dot Matrik
46
Untuk menjalankan Sistem Informasi Bengkel ini dibutuhkan perangkat lunak
yang sudah terinstall pada sebuah komputer. Adapun tahapan intallasinya adalah
sebagai berikut:
a. Install Sistem Operasi Windows 9x , Windows 2000 Profesional,atau Windows
XP
b. Install Program Aplikasi Sistem Informasi Bengkel
Penjelasan Pemakaian Program
Setelah tahap-tahap instalasi selesai, pengguna dapat berinteraksi dengan
sistem ini melalui beberapa tampilan, antara lain:
1. Form Login
Form ini digunakan untuk mengisikan user id dan password sesuai dengan hak
akses tiap bagian. Tujuan dari dibuatnya form ini adalah untuk membuat batasan
antara pengguna yang satu dengan pengguna yang lainnya dalam mengakses sistem
[image:56.612.98.528.281.611.2]ini.
Gambar 5.1. Form Login
46
Form Menu Utama merupakan menu untuk menjalankan aplikasi yang ada di
sistem yang dibuat.
[image:57.612.100.540.135.509.2]
Gambar 5.2. Form Menu Utama
3. Form Maintenance Supplier
Form Maintenance Supplier berfungsi untuk memperbaiki dan menginputkan
data supplier, mulai dari input data baru, hingga koreksi. Form ini seperti terlihat
46
Gambar 5.3. Form Maintenance Supplier
4. Form Maintenance Mekanik
Form Maintenance Mekanik berfungsi untuk memperbaiki dan menginputkan
data mekanik, mulai input data baru hingga koreksi.
46
5. Form Maintenance Customer
Form Maintenance Customer berfungsi untuk memperbaiki dan
[image:59.612.98.507.156.612.2]menginputkan data customer, mulai input data baru hingga koreksi.
Gambar 5.5. Form Maintenance Customer
6. Form Maintenance SparePart
Form Maintenance SparePart berfungsi untuk memperbaiki dan
menginputkan data sparepart, mulai dari input data baru hingga koreksi.
46
7. Form Operator
Form Operator berfungsi untuk memperbaiki dan menginputkan data
[image:60.612.100.521.162.639.2]operator, dan menentukan hak akses tiap operator.
Gambar 5.7. Form Maintenance Operator
8. Form Order Pembelian
Form Order Pembelian berfungsi untuk melakukan order pembelian ke
supplier yang otomatis menghasilkan surat order pembelian.
46
9. Form Pembelian
Form Pembelian berfungsi untuk melakukan pencatatan transaksi pembelian
[image:61.612.102.541.160.655.2]dari barang yang telah dikirim supplier.
Gambar 5.9. Form Transaksi Pembelian
10.Form Retur Pembelian
Form Retur Pembelian berfungsi untuk melakukan pencatatan retur pembelian
ke supplier dari barang yang sudah dikirim supplier.
46
11.Form Penjualan
Form Penjualan berfungsi untuk melakukan pencatatan penjualan customer
[image:62.612.99.533.154.634.2]baik penjualan bebas maupun penjualan dengan service.
Gambar 5.11. Form Penjualan
12.Form Service
Form Service berfungsi untuk melakukan pencatatan transaksi service dari
customer.
46
13.Form Penggajian
Form Penggajian berfungsi untuk melakukan penggajian kepada mekanik
berdasarkan service yang dikerjakan.
Gambar 5.13. Form Penggajian.
14.Form Permintaan Barang
Form Permintaan Barang digunakan untuk mencatat permintaan barang dari
[image:63.612.96.524.161.624.2]customer yang dijadikan keputusan untuk melakukan order pembelian.
46
15.Form Absensi Mekanik
Form Absensi Mekanik berfungsi untuk mencatat absensi mekanik sebagai
[image:64.612.99.514.162.626.2]perhitungan untuk melakukan penggajian.
Gambar 5.15. Form Absensi Mekanik
16.Form Grafik Permintaan Barang
Form Grafik Permintaan Barang berfungsi untuk mengambil keputusan
penambahan order barang dari permintaan customer
46
17.Form Grafik Informasi Stok Minimum
Form Grafik Informasi Stok Minimum berfungsi untuk memudahkan
[image:65.612.103.546.152.633.2]mengontrol stok sparepat.
Gambar 5.17. FormGrafik Stock Minimum
18.Form Informasi Stok Barang
Form Informasi Stok SparePart berfungsi untuk melihat informasi tentang
stok sparepart yang sudah mencapai minimum stok.
46
19.Laporan Data Penjualan
Laporan Data Penjualan menampilkan informasi tentang data penjualan tiap
periode tertentu.
Gambar 5.19. Laporan Data Penjualan
20.Laporan Data Mekanik
Laporan Data Mekanik menampilkan semua data mekanik yang bekerja pada
[image:66.612.102.518.184.644.2]bengkel Yudhama Motor.
46
21.Laporan Data Supplier
Laporan Data Supplier menampilkan semua data supplier supaya mudah
dalam melakukan order pembelian.
Gambar 5.21. Laporan Data Supplier.
22.Laporan Data Service
Laporan Data Service menampilkan semua data service yang dilakukan oleh
masing-masing mekanik.
[image:67.612.105.524.210.680.2]
46
23.Laporan Data Pembelian
Laporan Data Pembelian menampilkan semua data pembelian dari supplier
[image:68.612.105.525.187.602.2]pada periode tertentu.
Gambar 5.23. Laporan Data Pembelian
24.Laporan Data Barang
Laporan Data Barang menampilkan semua data sparepart untuk memudahkan
mengontrol stok dan harga.
46
25.Surat Order Pembelian
Surat Order Pembelian berfungsi untuk melakukan order sparepart kepada
supplier pada saat transaksi order pembelian.
Gambar 5.25. Surat Order Pembelian
26.Laporan Penggajian
Laporan Penggajian berfungsi untuk melihat laporan penggajian dari mekanik
[image:69.612.104.513.163.455.2]tiap bulan atau pada periode tertentu
46
27.Surat Retur Pembelian
Surat Retur Pembelian berfungsi untuk melakukan retur pembelian ke
supplier pada saat melakukan transaksi retur.
Gambar 5.27. Surat Retur Pembelian
28.Laporan Retur Pembelian
Laporan Retur Pembelian menampilkan data retur pembelian tiap supplier
[image:70.612.105.519.162.455.2]dalam setiap periode tertentu.
46
29.Nota Service
Nota Service berfungsi sebagai bukti pembayaran service yang diberikan
kepada customer.
Gambar 5.29. Nota Service
30.Nota Penjualan
Nota Penjualan berfungsi untuk bukti pembayaran yang diberikan kepada
customer.
46
Laporan Penggajian
63
6.1Kesimpulan
Setelah melakukan analisa, perancangan serta implementasi untuk sistem
informasi inventori pada Yudhama Motor Surabaya, maka dapat diperoleh
kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan adanya sistem ini sangat membantu bagian front office dalam
melayani penjualan dari customer
2. Sistem ini mempercepat proses-proses transaksi sehingga sangat membantu
dan memperlancar pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
3. Pimpinan perusahaan dapat dengan cepat dalam pengambilan keputusan untuk
penambahan order pembelian dengan menggunakan sistem ini.
6.2Saran
Adapun saran untuk pengembangan lebih lanjut sehubungan dengan
peningkatan kualitas dalam pemrosesan data adalah sebagai berikut:
1. Pengembangan sistem informasi ini diharapkan dapat sefleksibel mungkin
sehingga sistem ini bisa digunakan untuk jangka panjang.
2. Sistem ini dikembangkan lagi sehingga dapat memudahkan penggunanya dan
DAFTAR PUSTAKA
Budi Permana, 1999, Microsoft Acces 2000, PT. Elex Media Komputindo,
Jakarta.
Lucas JR, Henry C., 1987, Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi,
Edisi Tiga, Erlangga, Jakarta.
Martin, Merle P., 1991, Analysis and Design of Business Information System,
Macmillan Publishing Company, New York.
Pohan, Husnaini Iskandar, 1989, Pengantar Perancangan Sistem, Erlangga,
Jakarta.
Soemarsono S.R., 1994, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi keempat, Cetakan
