UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 Ekstensi MEDAN
SKRIPSI
KEBIJAKSANAAN PENAGIHAN PIUTANG UNTUK
MENEKAN PIUTANG TAK TERTAGIH PADA
PT. BHANDA GHARA REKSA CABANG MEDAN
Oleh :
Nama
: SUHANA SALMAN
NIM
: 070522055
Departemen
: Akuntansi
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :
Kebijaksanaan Penagihan Piutang Untuk Menekan Piutang Tak Tertagih
Pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan.
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.
Medan, Juni 2010 Yang membuat pernyataan
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb. Alhamdulillah !!
Segala puji dan syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala kebesaran-Nya menitipkan kemampuan kepada saya untuk berpikir dan berkarya, atas segala keagungan-Nya memberikan kesempatan kepada saya untuk menggapai cita, dan atas segala rahmat-Nya yang tiada henti mengalir di setiap hembusan nafas dalam menjalani kehidupan ini. Tiada daya dan upaya jiwa ini jika tanpa segala bantuan-Nya.
Sembah sujud kepada kedua orang tua terkasih. Tiada kata yang mampu saya ungkapkan atas beribu cinta dan limpahan kasih sayang yang tak terhingga.
Dengan penuh hormat, ucapan terima kasih atas bantuan penyelesaian skripsi ini saya tujukan kepada :
1. Bpk. Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bpk. Drs. Hasan Sakti Siregar,M.Si,Ak , selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara serta Ibu Dra. Mutia Ismail,MM, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi dan juga selaku dosen pembimbing yang banyak memberikan masukan dalam penyusunan skripsi ini dengan penuh kesabaran dan bersedia meluangkan waktu untuk membantu saya.
5. Bapak/ Ibu serta seluruh pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberi bantuan kepada penulis selama di bangku perkuliahan.
6. Bpk. Hadi Rooseno, selaku Kepala Cabang PT. Bhanda Ghara Reksa
Cabang Medan, yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk mengadakan riset pada perusahaan ini.
7. Seluruh karyawan PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan yang telah banyak membantu penulis dalam memperoleh data, khususnya buat Bapak Selamet , Ibu Neni, Bapak Bonaser dan teman-teman lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu namanya pada kesempatan ini.
8. Seluruh keluarga besar, saudara-saudaraku, Alilar , Fina dan Wais. Hati ini penuh cinta untuk kalian.
9. Untuk teman-temanku, Siti Dini, Irmasyarah, Noviana dan seluruh
teman-teman kampus. Terima kasih atas seluruh kerjasama, seluruh cinta, dan kehangatan yang tercipta.
Penulis tidak terlepas dari kesalahan dalam menyusun Skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang dapat menyempurnakan Skripsi ini. Akhirnya semoga Allah mencurahkan Rahmat dan berkah Nya kepada kita semua, semoga Skripsi ini bermanfaat bagi para pembacanya.
Wassalam Wr. Wb.
Medan, Juni 2010 Penulis
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Kebijaksanaan Penagihan Piutang pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan untuk meminimalisasi jumlah piutang tak tertagih.
Penelitian dilakukan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan pada bulan Januari 2010 sampai dengan bulan Maret 2010. Data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder dengan teknik dokumentasi dan wawancara. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dan metode komparatif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Bhanda Ghara Reksa telah melaksanakan kebijaksanaan yang memadai dalam penagihan serta melakukan pengawasan yang sesuai dengan prosedur guna memantau dan menekan piutang yang tak tertagih pada perusahaan., namun belum cukup efektif untuk menekan jumlah piutang tak tertagih setiap bulannya karena masih terdapat pelanggan yang melakukan penuggakan pembayaran setiap bulannya dan kurangnya sumber daya manusia yang berkompetitif untuk melaksanakan penagihan. Solusi yang diberikan yaitu dengan meningkatkan kebijaksanaan penagihan serta pengawasan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia untuk kinerja perusahaan yang lebih maksimal khususnya di bidang akuntansi dan keuangan untuk penagihan piutang pelanggan.
ABSTRACT
The aim of this research is to know how is the policy of account receivables collection at PT. Bhanda Ghara Reksa Branch Medan to minimize the allowance for bad debt.
This research took place at PT. Bhanda Ghara Reksa Branch Medan from January 2010 to March 2010. The data used is primary and secondary data with documentation and interview techniques. The methods used in this research is descriptif methode.
The result of this research shows that PT. Bhanda Ghara Reksa has done the sufficient policy in collecting the account receivables and done the procedural control for controlling and minimize the allowance for bad debt at the company, but it is not effective enough yet to minimize the allowance for bad debt every month due to there are still customers who postponed the payment every month and less of competitive human resources to do the collecting. The solution given is to increase the policy of the collecting and control as well as increasing the quality of the human resources for a more maximum tenure to the company especially for accounting and financial department for collecting the principles’ account receivables.
DAFTAR ISI
PERNYATAAN………...…...……… i
KATA PENGANTAR………ii
ABSTRAK……….….iv
ABSTRACT……...………..…v
DAFTAR ISI………..vi
DAFTAR GAMBAR……….ix
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………. 1
B. Perumusan Masalah……… 2
C. Tujuan Penelitian……… 3
D. Manfaat Penelitian ………. 3
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Piutang 1. Pengertian Piutang………... 4
2. Klasifikasi Piutang……… 5
a. Piutang Usaha ………6
b. Wesel Tagih ……….. 6
c. Piutang Lain-lain ……….. 6
4. Pengakuan dan Pencatatan Beban Piutang Tak Tertagih.. 7
a. Metode Cadangan ………. 7
b. Metode Penghapusan Langsung ………8
5. Kebijakan Akuntansi Piutang……… 8
B. Pengawasan Piutang……...…………... 9
C. Kebijaksanaan Penagihan Piutang untuk Menekan Jumlah Piutang Tak Tertagih………10
D. Kerangka Konseptual………...12
BAB III : METODE PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian………..13
B. Jenis dan Sumber Data……….13
C. Teknik Pengumpulan Data……….. 13
a. Dokumentasi ……… 13
b. Teknik Wawancara ……….. 14
D. Metode Analisis Data………. .15
a. Metode Deskriptif ………15
3. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang. Pada
PT. Bhanda Ghara Reksa ………..26
a. Klasifikasi Piutang………. 26
b. Prosedur Pencatatan Piutang………. 27
c. Prosedur Penagihan Piutang………...29
4. Kebijakan Akuntansi Piutang………...31
5. Pengawasan Piutang Pada PT. BGR Cabang Medan ………33
6. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang untuk meminimalisasi jumlah Piutang Tak Tertagih……….. 35
B. Analisis Hasil Penelitian 1. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang ………36
2. Kebijakan Akuntansi Piutang Pada PT. BGR Cabang Medan……… ……..………..37
3. Pengawasan Piutang Pada PT. BGR Cabang Medan ……….……..37
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan………39
B. Saran…...………. 40
DAFTAR GAMBAR
.
No. Judul
Halaman
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Kebijaksanaan Penagihan Piutang pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan untuk meminimalisasi jumlah piutang tak tertagih.
Penelitian dilakukan pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan pada bulan Januari 2010 sampai dengan bulan Maret 2010. Data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder dengan teknik dokumentasi dan wawancara. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dan metode komparatif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Bhanda Ghara Reksa telah melaksanakan kebijaksanaan yang memadai dalam penagihan serta melakukan pengawasan yang sesuai dengan prosedur guna memantau dan menekan piutang yang tak tertagih pada perusahaan., namun belum cukup efektif untuk menekan jumlah piutang tak tertagih setiap bulannya karena masih terdapat pelanggan yang melakukan penuggakan pembayaran setiap bulannya dan kurangnya sumber daya manusia yang berkompetitif untuk melaksanakan penagihan. Solusi yang diberikan yaitu dengan meningkatkan kebijaksanaan penagihan serta pengawasan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia untuk kinerja perusahaan yang lebih maksimal khususnya di bidang akuntansi dan keuangan untuk penagihan piutang pelanggan.
ABSTRACT
The aim of this research is to know how is the policy of account receivables collection at PT. Bhanda Ghara Reksa Branch Medan to minimize the allowance for bad debt.
This research took place at PT. Bhanda Ghara Reksa Branch Medan from January 2010 to March 2010. The data used is primary and secondary data with documentation and interview techniques. The methods used in this research is descriptif methode.
The result of this research shows that PT. Bhanda Ghara Reksa has done the sufficient policy in collecting the account receivables and done the procedural control for controlling and minimize the allowance for bad debt at the company, but it is not effective enough yet to minimize the allowance for bad debt every month due to there are still customers who postponed the payment every month and less of competitive human resources to do the collecting. The solution given is to increase the policy of the collecting and control as well as increasing the quality of the human resources for a more maximum tenure to the company especially for accounting and financial department for collecting the principles’ account receivables.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan memiliki tujuan yang sama yaitu memperoleh laba yang maksimal. Baik itu perusahaan jasa, dagang maupun industri. Untuk itu perusahaan melakukan berbagai kebijakan salah satunya dengan melakukan penjualan barang atau jasa secara kredit yang nantinya akan menimbulkan piutang bagi perusahaan.
PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan yang selanjutnya disebut dengan PT. BGR adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pergudangan dan logistik yang menekuni bisnis penyediaan, penyewaan,dan pengelolaan ruangan gudang baik tertutup maupun terbuka, serta jasa pergudangan lainnya yang mencakup stock management dan collateral management.
Melengkapi bisnis utamanya, PT. BGR juga menyelenggarakan jasa pengurusan transportasi nasional maupun internasional melalui darat, laut dan udara. Pendapatan PT. BGR bersumber dari penerimaan pendapatan pergudangan, handling barang, bagging, pengurusan transportasi dan penerimaan pendapatan jasa lain. Penerimaan pendapatan tersebut berupa piutang usaha.
Penagihan piutang dilakukan dengan cara :
Penagih melakukan konfirmasi pelanggan via telepon
Rekanan yang tidak tepat waktu dalam melakukan pembayaran piutang mengakibatkan jumlah piutang yang tidak tertagih setiap bulannya menjadi besar. Untuk itu perusahaan menggunakan suatu metode yang berdaya guna demi terwujudnya tujuan perusahaan. Salah satu metode itu adalah kebijaksanaan pengelolaan piutang yang baik sesuai dengan sistem dan prosedur penagihan piutang yang ditetapkan oleh PT. BGR
Tetapi apakah PT. BGR telah melakukan kebijaksanaan pengelolaan penagihan piutang yang baik dan benar sesuai dengan sistem dan prosedur karena menyangkut keberhasilan dan kelancaran operasional perusahaan agar dapat meminimalisasi jumlah piutang tak tertagih serta untuk menjaga keseimbangan antara arus kas masuk dan arus kas keluar ?
Untuk itu, penulis tertarik untuk melakukan penelitian di PT. BGR dengan judul “Kebijaksanaan Penagihan Piutang untuk Menekan Piutang Tak Tertagih
Pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan”.
B. Perumusan Masalah
Masalah pokok yang dibahas dalam skripsi ini adalah mengenai kebijaksanaan penagihan piutang dan kendala yang dihadapi oleh PT. BGR Cabang Medan. Berdasarkan uraian tersebut perumusan masalah yang dikemukakan adalah :
“Apakah kebijaksanaan penagihan piutang dapat menekan piutang
tak tertagih pada PT. Bhanda Ghara Reksa”
C. Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui apakah kebijaksanaan penagihan piutang umum dan rekanan yang dilakukan oleh PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan dalam kegiatan operasionalnya dapat menekan jumlah piutang tak tertagih.
D. Manfaat Penelitian
1. Untuk memberikan sumbangan ilmiah dan diharapkan dapat dijadikan bahan masukan dan informasi yang bermanfaat bagi PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan untuk menilai apakah kebijaksanaan penagihan piutang yang dilakukan PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan dapat menekan jumlah piutang tak tertagih. 2. Untuk menambah dan memperluas pengetahuan penulis mengenai
sistem dan prosedur penagihan piutang.
3. Bagi pihak lain, diharapkan dapat digunakan sebagai bahan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Piutang
1. Pengertian Piutang
Setiap penulis memberikan definisi yang berbeda tentang piutang tergantung sudut pandangnya, namun demikian definisi-definisi tersebut memiliki pengertian yang hampir sama. Dalam arti luas piutang (receivables) digunakan untuk semua hak atau klaim atas uang, barang dan jasa. Namun untuk tujuan akuntansi, istilah ini pada umumnya diterapkan dalam pengertian yang lebih sempit yaitu berupa klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan kas. Bila kegiatan operasional perusahaan pada umumnya bergerak di bidang penjualan barang atau jasa secara kredit maka piutang-piutang yang timbul merupakan unsur paling penting dari aktiva lancar.
Menurut Simamora (2000:228) Piutang (receivable) adalah “klaim yang muncul dari penjualan barang dagangan, penyerahan jasa, pemberian pinjaman dana atau jenis transaksi lainnya yang membentuk suatu hubungan dimana satu pihak berutang kepada pihak lainnya”.
penjualan dalam bentuk kredit/pinjaman yang pada akhir periode dana tersebut kemudian dapat dicairkan dalam bentuk kas (uang).
2. Klasifikasi Piutang
Piutang diklasifikasikan dalam berbagai cara, misalnya sebagai piutang usaha dan wessel tagih, sebagai piutang dagang dan piutang non dagang, sebagai piutang lancar dan piutang non lancar. Sementara menurut IAI (PSAK No.1 : 2002) menyatakan “perusahaan menyajikan aktiva lancar terpisah dari aktiva tidak lancar dan kewajiban jangka pendek terpisah dari kewajiban jangka panjang, kecuali untuk industri tertentu yang diatur dalam PSAK khusus”.
Simamora (2000:228) menyatakan bahwa terdapat dua jenis piutang yaitu piutang dagang dan piutang wesel. Piutang dagang (account receivable) merupakan klaim yang muncul dari penjualan barang dagangan atau jasa dan tidak didukung dengan surat tertulis. Piutang dagang hendaknya dibedakan dari akrual, wesel tagih dan aktiva lainnya karena piutang dagang hanya berkaitan dengan penjualan barang dagangan atau pendapatan jasa yang merupakan urat nadi perusahaan.
Menurut Soemarso (2002:257), berdasarkan sumbernya piutang terbagi atas :
a. Piutang Usaha
Adalah semua piutang yang berasal dari penjualan barang dan jasa-jasa kredit yang berasal dari kegiatan utama perusahaan. Biasanya piutang usaha akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari 1 (satu) tahun dalam kegiatan normal perusahaan. Piutang usaha dikelompokkan dalam aktiva lancar dan biasanya tidak mencakup bunga atau biaya jasa yang dapat ditambahkan bilamana pembayaran tidak dilakukan dalam periode tertentu.
b. Wesel Tagih
Adalah piutang yang didukung oleh satu janji tertulis dari si penerima kredit untuk membayar sejumlah uang tertentu pada tanggal yang telah ditetapkan. Piutang dalam bentuk wesel biasanya berakhir setelah 30 hari atau paling lama 90 hari.
c. Piutang Lain – lain
Piutang lain-lain merupakan piutang yang timbul bukan dari penjualan barang atau jasa yang merupakan kegiatan utama perusahaan . Piutang ini timbul karena adanya pinjaman yang diberikan perusahaan kepada seseorang tanpa adanya hubungan langsung dengan penjualan barang-barang atau jasa yang merupakan produksi dari kegiatan utama perusahaan.
3. Pengakuan dan Pencatatan Piutang
Machfoedz (2004:128) menyatakan bahwa ada tiga cara melakukan pengakuan penjualan yang berpengaruh terhadap pengakuan jumlah piutang yaitu : metode kotor, metode bersih dan metode cadangan.
Metode Kotor mengakui jumlah piutang sebesar penjualan tanpa
dipengaruhi oleh potongan yang akan diberikan. Apabila ternyata debitur mengambil potongan, maka akan diakui sebagai pengurangan jumlah penjualan, bukan sebagai pengurangan jumlah piutang.
Metode Bersih mengakui jumlah piutang setelah dikurangi potongan
penjualan. Apabila ternyata potongan penjualan tidak dimanfaatkan oleh debitor, maka akan mengakibatkan timbulnya kelebihan pembayaran atas jumlah piutang. Kelebihan tersebut sebagai penghasilan lain-lain atau penghasilan di luar operasi.
Metode Cadangan mengakui jumlah sebesar jumlah sebelum dikurangi
potongan, tetapi penjualan diakui sebesar jumlah setelah dikurangi potongan penjualan. Selisih antara pengakuan piutang dengan penjualan dicatat sebagai “Cadangan Potongan Penjualan”.
4. Pengakuan dan Pencatatan Beban Piutang Tak Tertagih
Perusahaan biasanya mempunyai pelanggan yang tidak sanggup membayar atau tidak melunasi utang mereka. Pelanggan seperti ini umumnya disebut Piutang Tidak Tertagih (Uncollectible Accounts) atau Piutang Ragu-ragu (Bad Debts) dan merupakan suatu kerugian atau beban penjualan secara kredit. Beban piutang ragu-ragu mempunyai implikasi laporan laba-rugi dan neraca bagi perusahaan.
Menurut Machfoedz (2002:155) terdapat dua metode untuk mengukur piutang ragu-ragu yaitu :
a. Metode Cadangan (Allowance Method)
Metode Cadangan (Allowance Method) yaitu mensyaratkan pengakuan beban piutang ragu-ragu dalam periode dimana terjadi penjualan, bukan dalam periode terjadinya penghapusan sesungguhnya. Metode cadangan ini mencatat kerugian piutang dagang berdasarkan estimasi. Estimasi ini sangat dibutuhkan karena mustahil mengetahui dengan pasti piutang-piutang mana saja pada tahun ini yang kelak tidak akan tertagih pada tahun berikutnya. Estimasi ini biasanya dicatat melalui ayat jurnal penyesuaian pada akhir tahun.
• Untuk mencatat taksiran piutang ragu-ragu berdasarkan pengalaman penagihan masa lalu :
Beban Piutang Ragu-ragu Rp. 20.000,- Cadangan Piutang Ragu-ragu Rp. 20.000,- • Untuk mencatat piutang yang benar-benar tidak tertagih : Cadangan Piutang Ragu-ragu Rp. 20.000,-
Piutang Usaha Rp. 20.000,-
• Terhadap Debitur yang piutangnya telah dihapus kemudian membayar kembali, maka catatan yang dibuat adalah :
Piutang Usaha Rp. 20.000,- Cadangan Piutang Ragu-ragu Rp. 20.000,-
b. Metode Penghapusan Langsung (Direct Write – Off Method)
Metode penghapusan langsung mengakui dan mencatat kerugian piutang ketika debitur sudah mampu membayar utangnya.
Berdasarkan metode penghapusan langsung, beban piutang tak tertagih tidak dicatat sampai piutang tersebut diputuskan tidak akan ditagih lagi, jadi akun penyisihan dan ayat jurnal penyesuaian tidak diperlukan pada akhir periode. Ayat jurnal untuk menghapus piutang yang telah diputuskan tidak akan ditagih lagi adalah sebagai berikut :
Beban Piutang Tak Tertagih xxxx Piutang Usaha xxxx
Bagaimana jika pelanggan ternyata membayar piutang yang telah dihapus itu di kemudian hari ? Jika ini terjadi , maka piutang harus ditimbulkan kembali dengan membalik ayat jurnal penghapusan sebelumnya. Sebagai contoh, asumsikan bahwa piutang yang telah dihapus pada tanggal 10 Mei ternyata dapat ditagih pada bulan November tahun fiscal yang sama. Ayat jurnal untuk menimbulkan kembali piutang adalah sebagai berikut :
Piutang Usaha xxxx
Beban Piutang tak tertagih xxxx
5. Kebijakan Akuntansi Piutang
APB dalam Opini 22, Disclosure of Acceding Policies terbitan April 1972 (Sumber : Belkoui, Ahmed Riahi, 2000, Teori Akuntansi, Edisi pertama, PT. Salemba Empat, Jakarta), paragraf 6 mendefinisikan kebijakan akuntansi sebagai berikut :
Kebijakan penagihan piutang suatu perusahaan merupakan prosedur yang harus dipatuhi dalam pengumpulan piutangnya yang dapat dilihat dari jumlah kerugian piutang. Sehubungan dengan itu perusahaan perlu melakukan pengelompokan terhadap customer berdasarkan pola pembayaran atau kredit, misalnya dapat dikategorikan sebagai berikut :
• Kredit Lancar
Customer yang membayar kewajibannya sesuai dengan jatuh tempo. • Kredit Tidak Lancar
Bila customer melakukan pembayaran 3 – 6 bulan dari tanggal jatuh tempo dan sebab-sebab ketidak lancaran harus diteliti lebih lanjut.
• Kredit Diragukan
Bila customer tidak membayar kewajibannya selama batas waktu yang diberikan perusahaan, dimana kemungkinan customer dapat diberi kelonggaran yaitu perpanjangan masa kredit.
• Kredit Macet
Bila usaha penyelesaian pembayaran kredit tidak berhasil sampai dengan batas waktu maksimal misalnya saja 10 hari setelah masa perpanjangan terakhir yang diberikan perusahaan sebelum menyita barang jaminan.
B. Pengawasan Piutang
sistem pengawasan yang efektif dan mengaudit sistem tersebut untuk meyakinkan tercapainya tujuan dengan efektif.
Usry dan Hammer (2000:5) mendefinisikan bahwa : “Pengawasan adalah usaha sistematis perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting”. Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengawasan merupakan kegiatan dalam mengadakan penilaian pengukuran dan perbaikan mengenai pelaksanaan dari bawahan untuk mengetahui sampai sejauh mana pelaksanaan rencana telah dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Tujuan pengawasan adalah untuk mengusahakan agar apa yang direncanakan sesuai dengan kenyataan. Untuk dapat merealisasikan tujuan tersebut, maka pengawasan pada tahap awal bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang ditentukan. Tahap berikutnya untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana. Berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan-tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu maupun pada masa yang akan datang. Pengawasan bukan hanya untuk mencari kesalahan tetapi berusaha untuk menghindarkan terjadinya kesalahan itu.
C. Kebijaksanaan Penagihan Piutang untuk Menekan Jumlah Piutang
tak Tertagih
tersebut akan dilakukan pada saat piutang tersebut telah jatuh tempo, namun menimbulkan masalah jika pembayarannya tidak tepat waktu sehingga menyebabkan umur piutang semakin bertambah dan jumlah piutang tak tertagih semakin bertambah juga. Penagihan piutang berdasarkan lamanya umur piutang ini akan terjadi pemborosan waktu dan biaya penagihan yang akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk menjaga hal tersebut tidak terjadi sebaiknya dilakukan pengelolaan penagihan piutang yang baik. Untuk itu perlu dibuat kebijakan mengenai sistem dan prosedur penagihan piutang pada sebuah perusahaan. Jika proses panagihan tersebut telah dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur penagihan piutang maka jumlah piutang tak tertagih dapat diminimalisasikan sehingga perputaran piutang berjalan dengan lancar dan untuk menjaga keseimbangan antara arus kas masuk dengan arus kas keluar.
Sistem dan prosedur penagihan piutang dibuat untuk mengetahui piutang mana yang termasuk ke dalam piutang lancar, tidak lancar, diragukan dan piutang macet. Dengan demikian perusahaan dapat mengantisipasi sebab-sebab timbulnya piutang tidak dapat ditagih lebih lanjut
Perputaran piutang usaha dihitung sebagai berikut :
Perputaran piutang usaha = Penjualan
Rata-rata piutang usaha
D. Kerangka Konseptual
Gambar 1. Kerangka Konseptual Sumber : Penulis
Kemampuan perusahaan dalam mengelola penagihan piutang sesuai dengan kebijakan penagihan piutang yang diterapkan pada PT. BGR untuk dapat menekan jumlah piutang tak tertagih. Sehingga dapat menjaga keseimbangan antara arus kas masuk dengan arus kas keluar.
Apabila hal tersebut di atas diterapkan oleh perusahaan maka piutang yang akan ditagih akan dapat diminimalisasi sehingga tidak ada lagi modal perusahaan yang tertanam di luar, hal tersebut bisa terjadi apabila perusahaan benar – benar mengelola piutangnya tersebut dengan baik sesuai aturan perusahaan yang ditetapkan
PT. BGR Cabang Medan
Piutang
Kebijaksanaan Penagihan
Piutang
Menekan Piutang Tak
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan pada Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan yang berloksai di Jl. Titi Pahlawan no. 100, Medan - Marelan. Penelitian dimulai pada bulan Januari 2010 sampai dengan bulan Maret 2010.
B. Jenis dan Sumber Data
Data yang dikumpulkan adalah data yang data kuantitatif dan kualitatif. Data tersebut mencakup :
1. Data Primer 2. Data Sekunder
1. Data Primer
Data yang didapat dari sumber pertama yaitu responden dengan memberikan kuesioner atau pertanyaan kepada karyawan (Umar:2004:42)
2. Data Sekunder
Data yang diperoleh melalui penelitian kepustakaan yaitu berasal dari buku-buku bacaan untuk memperoleh data-data yang diperlukan. (Umar:2004:42)
C. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut :
Adalah metode pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data yang ada pada catatan-catatan dan laporan. Dalam hal ini laporan yang ada adalah laporan keuangan PT. BGR periode 2008 dan 2009.
b. Teknik Wawancara
Adalah metode pengumpulan data dengan cara bertanya secara langsung. Dalam wawancara ini terjadi interaksi komunikasi antara pihak peneliti dengan responden yang dalam hal ini adalah kepala seksi beserta staff yang ada di departemen Akuntansi dan Keuangan.
Adapun beberapa pertanyaan yang akan diajukan adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana proses penjualan jasa yang dilakukan sehingga menimbulkan
piutang usaha pada perusahaan ?
2. Adakah kriteria khusus dalam pemberian jasa secara kredit yang dilakukan perusahaan ?
3. Berapa banyak principal yang dimiliki perusahaan dalam pemberian
jasanya selama periode tahun 2008 dan 2009?
4. Bagaimana proses penagihan yang dilakukan oleh PT. BGR terhadap principal-principalnya ?
5. Siapa saja yang bertanggung jawab atas penagihan piutang pada principal?
6. Bagaimana trend yang terjadi pada piutang tak tertagih periode 2008 dan 2009 ?
D. Metode Analisis Data
Metode Deskriptif
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Sejarah Umum Perusahaan
PT. Bhanda Ghara Reksa didirikan pada tanggal 11 April 1977 berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 26/1976, PT. Bhanda Ghara Reksa adalah sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang mengemban misi untuk menunjang kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang Ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya di bidang penyelenggaraan jasa penyewaan dan pengelolaan ruangan serta pengurusan transportasi dengan tetap memperhatikan prisip-prinsip pengelolaan yang sehat dan Undang-Undang Perseroan Terbatas. Dalam melaksanakan misi tersebut, visi yang dicanangkan PT. BGR adalah menjadi perusahaan pergudangan modern terpadu dalam pola tetap logistik manajemen yang terkemuka di Indonesia.
PT. BGR memiliki jaringan kerja nasional yang kuat, didukung kantor cabang di kota-kota besar seperti Padang, Dumai, Palembang, Bandar Lampung, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surakarta, Surabaya, Makassar, Denpasar, Banjarmasin, Balikpapan, Mataram, Kupang dan Sorong. BGR mengelola gudang sebanyak 310 unit dengan total kapasitas tampung sebesar 101.524 ribu ton terdiri, dari :
Gudang milik sebanyak 123 unit dengan kapasitas 390.950 ribu ton, tersebar di Medan, Palembang, Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Selatan, Sulawesi, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur dan Maluku. Gudang yang berada di Medan, Palembang dan Jakarta merupakan komplek pergudangan. Sedangkan sisanya terbesar di kabupaten-kabupaten yang merupakan sentra industri pertanian. Gudang sewa sebanyak 76 unit dengan kapasitas 308.817 ribu ton, terletak di Medan, Sumatera Barat, Dumai, Lampung, Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur dan Sulawesi Selatan. Gudang Manajemen sebanyak 93 unit dengan kapasitas 266.178 ribu ton tersebar di Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Sumatera Selatan, Jambi, Lampung, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan, Sulawesi, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Maluku dan Papua.
kepemilikan armada truk yang tersebar di Kantor Cabang DKI Jakarta, Medan, Padang, Kupang, Lampung dan Bandung.
Sebagai upaya untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan kepada pelanggan kepada pelayanan satu atap, BGR juga menyelenggarakan jasa-jasa yang terkait dengan usaha utamanya di bidang pergudangan dan trasportrasi. Jasa-jasa tersebut mencakup pengendalian hama, survey, penilaian dan pengepakan. Untuk mendekatkan diri kepada pelanggan, BGR mengoperasikan kantor-kantor cabang di seluruh Indonesia, yang sebagian besar berada di kota-kota utama serta sentra-sentra industri dan pertanian. Semua kantor cabang tersebut sudah menggunakan sistim in-line sehingga proses pelayanan menjadi mudah, cepat dan akurat. Sedangkan untuk melayani pelanggan internasional, BGR menjalin kerjasama dengan perusahaan logistik terkemuka di seluruh belahan dunia.
Adapun misi PT. BGR adalah mengembangkan peusahaan pergudangan dan pengiriman barang yang kompetitif dan memberikan manfaat kepadda stake holeder, sedangkan visi PT. BGR adalah menjadikan perusahaan yang modern yang terpadu dalam pola total logistik manajemen yang dikelola secara profesional dan didukung dengan peralatan serta sistim kerja yang canggih.
2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas
Struktur Organisasi yang efisien dan efektif akan mendorong pertumbuhan, perkembangan dan kemajuan perusahaan dan pada akhirnya akan menciptakan prestasi yang maksimal.
saham, Dewan Komisaris juga berfungsi sebagai pengawas atas jalannya manajemen perusahaan seta diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham.
Struktur organisasi PT. BGR didasarkan atas Keputusan Direksi PT. Bhanda Ghara Reksa No. SK. DUT/085/OM/IX.2003 tanggal 6 September 2003 tentang penetapan struktur organisasi Kantor Pusat PT. BGR mengganti struktur lama berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. SK. DUT/090/PN/XII/1999 tanggal 23 September 1999 tentang perubahan struktur organisasi PT. BGR
PT. BGR mempunyai kantor pusat di Jakarta yang membawahi beberap cabang utama dengan kegiatan serupa yaitu :
Cabang DKI
Cabang Semarang
Cabang Surabaya
Cabang Medan
Berdasarkan struktur organisasi pada lampiran, adapun tanggung Jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
a. General Manager
1. Menyusun program / rencana kerja anggaran tahunan perusahaan
di lingkungan unit / wilayah opersional cabangnya.
2. Mengupayakan secara maksimal pencapaian target omzet penjualan dan laba usaha di wilayahnya.
4. Melakukan penelitian dan analisa pengembangan segmen pasar / jasa baru di wilayah usahanya.
5. Melakukan verifikasi terhadap penerimaan dan pengeluaran serta permintaan droping atau setoran dana dari dan ke kantor pusat atau instansi yang terkait di cabang / wilayahnya.
6. Menyampaikan kepada kantor pusat lapora-laporan bulanan, triwulan, semester dan tahunan serta rencana arus kas, yang menyangkut tentang laporan keuangan, laporan operasional, laporan umum / SDM.
7. Melakukan pembinaan sumber daya manusia di cabang wilayahnya.
8. Melakukan supervisi / pembinaan operasional dan pemasaran cabang / sub cabang di wilayahnya.
9. Melakukan peningkatan dan pembinaan serta pengawasan atas
pelaksanaan tugas bawahannya.
10. Dan lain-lain yang sifatnya rutin serta hal-hal khusus atas wewenang, dan atau instruksi Direksi cq. Direktur Utama.
b. Kabag Pemasaran
1. Membantu pelaksanaan tugas yang diemban oleh General
Manager, dalam rangka pelaksanaan fungsi pemasaran di tingkat cabang.
c. Staf Pemasaran
1. Mencari order pekerjaan
2. Menghubungi client atau relasi supaya tetap memakai jasa perusahaan PT. BGR
3. Memberikan pelayanan atau service kepada calon pelanggan 4. Membuat kontrak kerja
5. Dan lain-lain sesuai instruksi atasan.
d. Kabag Ops. Pergudangan dan Jasa Lain
1. Memonitor atas kelancaran kegiatan, hasil dan biaya di bagian
Operasi Pergudangan dan Jasa Lain
2. Membantu kelancaran kegiatan di bagian FF khususnya di bagging processing.
e. Kasie Pergudangan
1. Membantu Kabag Pergudangan dan Jasa Lain dalam pelaksanaan
tugas-tugas operasional
2. Membuat laporan perincian hasil gudang milik gudang atau gudang sewa untuk diteruskan di bagian akuntansi setiap awal bulan
3. Menyusun dan menyiapkan laporan aktivitas bulanan cabang
Medan setia bulan
4. Membuat laporan cabang khususnya penjelasan kegiatan fisik opeasional cabang Medan
6. Menghitung sewa pupuk untuk lampiran debet nota.
f. Kasie Administrasi Gudang (ADM Gudang)
1. Membuat kelengkapan administrasi mutasi stock baik pemasukan maupun pengeluaran.
2. Membuat laporan mingguan dan bulanan baik administrasi maupun fisik di gudang yang dikelolanya.
g. Kasie Jasa Lain
1. Membantu Kepala Bagian Operasi dalam pelaksanaan kegiatan operasional di luar jasa-jasa lain pergudangan di lingkungan wilayah kerjanya.
2. Membina dan mengawai pelaksanaan tugas bawahannya 3. Dan lain-lain sesuai instruksi atasan
h. Kasie Pengendalian Mutu
1. Membantu General Manager dalam pelaksanaan kegiatan
management mutu / ISO
2. Membantu General Manager dalam mempersiapkan dan menyusun laporan ISO
3. Membina dan mengawasi pelaksanaan tugas ISO yang dilakukan semua unit yang terkait.
4. Dan lain-lain yang sifatnya rutin serta hal-hal khusus atasan wewenang dan atau instruksi atasan.
i. Kepala Bagian Logistik
2. Membantu General Manager dalam meneliti dan mengevaluasi kegiatan operasional
3. Membantu General Manager dalam membuat dan mengusulkan tentang masalah teknis operasional.
4. Membantu General Manager dalam mempersiapkan dan menyusun laporan kegiatan operasional
5. Dan lain-lain yang sifatnya rutin serta hal-hal khusus atau wewenang dan atau instruksi General Manager
j. Kasie Angkutan Laut & Udara
1. Membantu Kabag Logistik dalam pelaksanaan kegiatan operasional
2. Membantu Kabag Logistik dalam mempersiapkan dan menyusun laporan operasional
3. Membina dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahannya
4. Dan lain-lain yang sifatnya rutin dan hal-hal khusu atas wewenang dan atau instruksi Kabag logistic
k. Kasie Angkutan Darat
1. Membantu Kabag Logistik dalam mempersiapkan dan menyusun laporan operasional
2. Membantu Kabag Logistik dalam mempersiapkan dan menyusun laporan operasional
3. Membina dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahannya
l. Kabag Keuangan dan Akuntansi
1. Membantu General Manager dalam penyusunan pengendalian anggaran likuiditas lainnya di lingkungan kerja cabangnya
2. Membantu General Manager dalam hal pengamanan uang dan
surat-surat berharga lainnya di lingkungan wilayah kerja cabangnya.
3. Membantu genaral Manager dalam hal penagihan hutang, penyelesaian pengurusan pajak-pajak, asuransi, dan klaim serta administrasi pelaporannya di lingkungan unit kerja cabangnya 4. Membina dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahannya
5. Dan lain-lain yang sifatnya rutin serta hal-hal khusus atas wewenagn atau instruksi General Manager.
m. Kasie Keuangan
1. Menyusun anggaran kas dan pengelolaan administrasinya 2. Pengurusan pembayaran hutang dan tagiha
3. Memonitoring pengendalian piutang dan penerimaan piutang 4. Penyetoran / penarikan dari Bank serta menyelesaikan rekening
bank
5. Masalah pajak, asuransi dan claim.
n. Kasie Akuntansi
o. Kabag Umum / SDM
1. Membantu General Manager dalam sarana dan prasarana demi lancarnya kegiatan perusahaan
2. Membantu General Manager dalam hal-hal yang berhubungan
dengan pihak luar (relasi) perusahaan
3. Membina dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahannya
4. Dan lain-lain yang sifatnya rutin serta hal-hal khusus atas wewenang dan atas instruksi General Manager
p. Kasie Umum / SDM
1. Membantu Kabag Umum / SDM dalam pelaksanaan pengadaan, perawatan dan pengamanan barang-barang yang ada di perusahaan 2. Membantu Kabag Umum / SDM dalam pelaksanaan pelayanan
umum untuk kelancaran kegiatan di kantor cabangnya.
3. Dan lain-lain yang sifatnya rutin serta hal-hal khusus atas
wewenang dan atau instruksi Kabag Umum / SDM
q. Kasie SDM
1. Membantu Kabag Umum / SDM dalam pelaksanaan tertib adiministrasi karyawan.
2. Dan lain-lain yang sifatnya rutin serta hal-hal khusus atas
wewenang dan atau instruksi Kabag Umum/SDM.
r. Kepala Seksi Pemeliharaan
4. Meminta penggantian suku cadang yang rusak di bagian umum.
s. Koordinator Keamanan
1. Pengaturan penjagaan dengan adil dan tertib
2. Pembinaan disiplin dan tata tertib seluruh anggota keamanan
3. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang Pada PT. Bhanda Ghara
Reksa Cabang Medan
a. Klasifikasi Piutang
Piutang usaha disajikan terpisah antara pihak ketiga dan pihak yang mempunyai hubungan istimewa. Piutang ini disajikan sebesar jumlah yang dapat direalisasikan, setelah memperhitungkan penyisihan piutang yang diperkirakan tidak dapat ditagih.
Berdasarkan sumber terjadinya, PT. BGR mengklassifikasikan piutang sebagai berikut :
1. Piutang Usaha 2. Piutang Non Usaha
1. Piutang Usaha
2. Piutang Non Usaha
Adalah piutang yang timbul bukan karena hasil kegiatan usaha pokok perusahaan, adalah sebagai berikut :
a. Piutang Karyawan, yaitu piutang yang timbul karena adanya
pinjaman karyawan. Biasanya piutang ini diberikan perusahaan untuk membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan perumahan bagi karyawan yang dipindahtugaskan dari satu cabang ke cabang lainnya.
b. Piutang Direksi, yaitu piutang yang diberikan perusahaan kepada
direksi untuk kepentingan operasional.
c. Piutang Koperasi yaitu piutang yang diberikan perusahaan kepada koperasi untuk memenuhi kebutuhan koperasi seperti pmbelian computer, ATK dan keperluan koperasi lainnya. Koperasi ini adalah koperasi oleh karyawan perusahaan yang sisa usahanya juga akan diberikan kepada karyawan. Hal ini dilakukan untuk menunjang kesejahteraan karyawan.
d. Uang Jaminan, adalah uang yang diberikan kepada pihak luar sebagai jaminan atas pelaksanaan operasional yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Prosedur Pencatatan Piutang
PPn. Pada PT. BGR piutang dicatat dengan menggunakan program komputer yang bermula dari bukti transaksi yang diarsip kemudian dimasukkan ke dalam sistem dengan memasukkan no. piutang debitur dan jumlah pembayarannya dan secara otomatis sistem akan mengolah dan memposting piutang tersebut sesuai dengan postnya masing-masing.
Debet Nota Nota Tagih) adalah awal dari timbulnya pencatatan piutang . Debet Nota dibuat di bagian operasional berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan yang tertera pada kontrak (perjanjian) antara principal dan perusahaan. Debet Nota dibuat dalam rangkap 5 (lima), yang kemudian akan ditembuskan kepada :
1. Departemen Pergudangan 2. Departemen Keuangan 3. Departemen Akuntansi 4. Sekretaris
5. Departemen Pemasaran
Piutang xxxx PPn xxxx
Pendapatan xxxx
Metode pencatatan dengan sistem komputer dijalankan oleh PT. BGR. Setelah principal membayar piutangnya, maka kasir akan mengeluarkan bukti kas / bank sebagai bukti dari penerimaan pembayaran piutang tersebut. Setelah itu, bukti kas / bank ditembuskan ke bagian akuntansi. Di bagian akuntansi, bukti tersebut langsung diangkat ke dalam komputer sebagai pencatatan ke dalam kartu piutang dan secara otomatis komputer juga akan mencatat posisi dan mutasi piutang yang ada, kemudian bukti diarsip sebagai pertinggal. Dengan pencatatan sistem komputer yang dilaksanakan oleh PT. BGR tersebut, data lebih online, yakni data piutang yang ada di satu cabang dapat dilihat di cabang lain dan mudah dilihat jumlah piutang debitur tanpa perlu membuka buku besarnya.
c. Prosedur Penagihan Piutang
Setelah terjadi piutang dan pencatatan nama principal di dalam register, maka tahapan selanjutnya adalah penagihan piutang. Penagihan piutang dilakukan oleh kolektor yang telah ditentukan perusahaan. Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Transfer ke Bank yang Ditunjuk Perusahaan
adalah rekening giro bank milik kantor pusat yang telah dibuka pada bank yang berada di wilayah kantor cabang maupun sub cabang yang kewenangan penggunaannya berada pada kantor pusat. Secara administrative rekening A merupakan rekening bank milik kantor cabang.
2. Pembayaran dengan Cek
Prinsipal dapat membayar piutangnya dengan cek yang langsung disetorkan ke perusahaan atau melalui kolektor yang telah ditugaskan oleh perusahaan, yang kemudian cek tersebut akan dicairkan dan pada akhirnya juga masuk ke dalam rekening A atau rekening kantor pusat. Dalam hal ini dapat timbul kemungkinan terlambatnya piutang disetorkan ke rekening A karena piutag ditangguhkan di tangan kolektor. Untuk itu perusahaan harus selektif dalam memilih kolektor yang akan ditugaskan dalam penagihan piutang, yaitu individu yang bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi terhadap pekerjaannya.
4. Kebijakan Akuntansi Piutang
Untuk dapat memastikan piutang pada PT. BGR dapat mencapai target yang telah direncanakan oleh PT. BGR yaitu agar piutang tak tertagih dapat diminimalisasikan, PT. BGR mengadakan beberapa kebijakan secara akuntansi maupun administratif sebagai berikut :
1. Perencanaan melalui penyusunan anggaran piutang yang dilakukan perusahaan. Perusahaan menetapkan piutang yang akan diberikan kepada debitur dan memiliki ketentuan berapa banyak piutang yang harus dapat ditagih per tahunnya. PT. BGR menganggarkan 11,25% dari piutang yang dianggarkan dalam setahun harus tercapai per bulannya. Penagihan yang dilakukan dengan 2 cara yaitu :
a. Transfer ke Bank yang telah ditunjuk oleh PT. BGR yang dalam hal ini disebut dengan rekening A atau rekening kantor pusat yang merupakan rekening giro bank milik kantor pusat yang dibuka pada cabang yang kewenangan penggunaannya berada pada kantor pusat. Secara administrative rekening A merupakan rekening bank milik kantor cabang.
b. Pembayaran melalui cek yang langsung disetorkan kepada perusahaan atau melalui kolektor yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Dalam hal ini dapat timbul kemungkinan terlambatnya piutang disetorkan oleh kolektor ke rekening A karena ditangguhkan oleh kolektor.
masing-masing debitur serta menggunakan sistem komputerisasi dalam pencatatannya. Melalui pengambilan data langsug dari bukti asli dan memasukkannya ke dalam jurnal pada sistem.
Piutang xxxx
PPn xxxx
Pendapatan xxxx 3. Pengawasan terhadap piutang tak tertagih
Pada PT. BGR pengawasan piutang tak tertagih adalah dengan melakukan penyisihan piutang berdasarkan analisis umur piutang dengan persentase sebagai berikut :
Umur Piutang (Melebihi Jatuh Temponya)
Persentase Penyisihan Kerugian Piutang Tak Tertagih
1-360 hari 0 %
Diatas 361 – 720 hari 50 %
Diatas 720 hari 100 %
Kerugian piutang tak tertagih ini nantinya akan dibebankan ke laba/rugi dengan pembentukan penyisihan piutang tak tertagih yang merupakan rekening off set bagi perusahaan.
pernyataan tak tertagih yang kemudian akan dikirim kepada Dewan Direksi. Setelah sampai kepada Dewan Direksi, maka Dewan Direksi akan mengeluarkan surat resmi yang menyatakan bahwa piutang tersebut secara resmi tidak dapat ditagih kembali. Kemudian, surat tersebut ditembuskan ke bagian akuntansi cabang yang bersangkutan dan akan dijurnal sebagai berikut :
Penyisihan Piutang Tak Tertagih xxxx
Piutang xxxx
4. Pemantauan terhadap piutang yang di dapat per tahunnya. Jika per
bulannya bias didapatkan sesuai dari anggaran piutang per tahun, maka dianggap hasil dari piutang sesuai dengan apa yang direncanakan (dianggarkan).
5. Struktur organisasi pada PT. BGR Cabang Medan memisahkan pelaksanaan tugas sehingga karyawan dapat memahami sejauh mana tanggung jawab dan wewenang yang dimilikinya.
5. Pengawasan Piutang Pada PT. BGR Cabang Medan
PT. BGR telah melaksanakan kegiatan administratif dan akuntansi yang terkendali. Dengan adanya berbagai langkah yang telah dilakukan oleh PT. BGR dalam upaya mencapai suatu pengawasan internal yang baik, yaitu :
perusahaan, ini tercermin dengan adanya struktur organisasi yang baik yakni pemisahan fungsi dan tugas antara bagian pencatatan, penagihan serta pengawasan.
b. Pembukuan pada kartu piutang langsung diambil dari buktinya.
c. Perusahaan memiliki auditor internal yang bertugas untuk memverifikasi kartu piutang secara periodik serta mengkonfirmasikan saldo piutang kepada masing-masing debitur. d. Perusahaan membuat daftar analisa umur piutang secara periodik. e. Nomor cetak digunakan pada nota debet, invoice dan nota kredit
yang digunakan dalam system pencatatan yang baik.
f. Rekonsiliasi silang antara semua bagian yang terkait terhadap piutang pun dilakukan umumnya setiap bulan. Dengan adanya rekonsiliasi tersebut, maka pengawasan internal tersebut dapat dilaksanakan dengan baik serta meminimalkan resiko penyelewengan.
g. Melakukan pemantauan terhadap semua langkah di atas dan mengidentifikasi dimana kelemahannya dan memperbaiki efektifitas pengawasan.
Tujuan pengawasan piutang pada PT. BGR adalah sebagai berikut : a. Menjamin agar piutang dapat ditagih tepat pada waktunya sesuai dengan
yang direncanakan oleh perusahaan sehingga beban piutang ragu-ragu dapat diminimalisasikan.
b. Menjaga keamanan piutang yang dimiliki oleh PT. BGR Cabang Medan c. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
d. Membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
e. Memajukan efisiensi operasi pada PT. BGR Cabang Medan
f. Mengambil tindakan – tindakan yang dianggap tepat ketika diketahui adanya ketidakberesan yang berkaitan dengan piutang.
6. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang untuk Meminimalisasi
Jumlah Piutang Tak Tertagih
saldo RP 498.607.549 (Empat Ratus Sembilan Puluh Delapan juta Enam Ratus Tujuh Ribu Lima Ratus Empat Puluh Sembilan Rupiah). Hal ini dapat membuktikan bahwa pelaksanaan penagihan piutang yang sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan dapat meminimalisasi jumlah piutang yang tidak dapat ditagih.
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang
PT. BGR Cabang Medan akan menagih piutangnya dari principal (debitur) setelah Debet Nota (Nota Bayar) timbul dan di daftar pada buku piutang.
Penagihan piutang usaha dilakukan oleh kolektor yang telah ditentukan perusahaan. Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Transfer ke Bank yang Ditunjuk Perusahaan, yaitu pembayaran
dengan cara transfer ke rekening A atau rekening kantor pusat.
2. Pembayaran melalui cek, yakni pemabayaran dengan cek yang
disetorkan langsung kepada kolektor piutang dari PT. BGR Cabang Medan.
2. Kebijakan Akuntansi Piutang pada PT. BGR Cabang Medan
PT. BGR dalam aktivitas usahanya melakukan kebijakan akuntansi diantaranya :
1. Perencanaan melalui penyusunan anggaran piutang yang dilakukan
perusahaan yang menetapkan piutang yang dapat diberikan kepada principal atau debitur hanya 11,25% dari piutang yang dianggarkan yang harus tercapai dalam tiap bulannya.
2. Menggunakan nomor urut piutang yang memudahkan pengawasan terhadap piutang dari masing-masing debitur serta menggunakan sistem komputerisasi dalam pencatatannya.
3. Melakukan penyisihan piutang berdasarkan analisis umur piutang. 4. Memantau piutang yang di dapat per tahunnya.
5. Memisahkan pelaksanaan tugas sehingga karyawan dapat memahami sejauh mana tanggung jawab dan wewenang yang dimilikinya.
3. Pengawasan Piutang pada PT. BGR Cabang Medan
Pengawasan piutang pada PT. BGR sudah cukup efektif karena dalam kegiatan operasionalnya PT. BGR Cabang Medan telah melakukan unsur-unsur pengawasan yang lazim yaitu pemisahan tugas yang cukup, dokumen dan catatan yang memadai, monitoring piutang yang dibuat oleh bagian penagihan serta pengawasan langsung.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan hasil analisis yang telah diuraikan pada bab- bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa :
1. Sistem pembayaran yang digunakan oleh PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan adalah dengan pembayaran terpusat, namun terkadang terjadi keterlambatan piutang yang masuk ke rekening pusat dikarenakan sumber daya manusia yang terbatas untuk memaksimalkan penagihan piutang.
2. Pada pencatatan piutangnya, PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan menggunakan dokumen yang dipakai sebagai dasar mencatat timbulnya piutang . Dokumen ini dinamakan Debet Nota / Nota Tagih yaitu bukti tagih terhadap jasa sewa gudang yang diterbitkan oleh perusahaan untuk principal yang di dalamnya terdiri dari penjelasan tariff serta PPn.
3. Dalam menekan piutang tak tertagihnya, PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan melakukan kebijaksanaan sebagai berikut :
Perencanaan melalui penyusunan anggaran piutang
Menggunakan nomor urut piutang
Melakukan penyisihan piutang berdasarkan analisis umur
piutang.
Memisahkan pelaksanaan tugas sehingga karyawan dapat
memahami sejauh mana tanggung jawab dan wewenang yang dimilikinya.
4. Dalam Pengawasan internalnya, selain seksi pengawasan internal (SPI),
PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan juga menggunakan jasa auditor internal untuk memeriksa laporan keuangan setiap tahunnya dan meminta bantuan KP2LN untuk turut dapat menangani penyelesaian piutang tak tertagih yang ada pada perusahaan.
B. Saran
Setelah mengumpulkan data, mencatat dan melakukan analisa terhadap Kebijaksanaan penagihan piutang pada PT. Bhanda Ghara Reksa Cabang Medan, maka penulis mencoba memberikan saran – saran yang mungkin bermanfaat bagi perusahaan yaitu :
1. Sebaiknya perlu ditinjau kembali mengenai jangka waktu pembayaran tagihan bagi rekanan yang menunggak pembayaran dan mencari tahu sebab-sebabnya kemudian mencari solusinya, misalnya dengan mengeluarkan kebijakan-kebijakan khusus bagi rekanan yang menunggak pembayaran.
3. Sebaiknya perusahaan dapat lebih selektif dalam memilih kolektor yang akan bertugas, harus individu yang jujur, bertanggung jawab, dan memiliki dedikasi yang tinggi terhadap pekerjaan.
4. Sebaiknya perusahaan selalu mengadakan konfirmasi saldo piutang
DAFTAR PUSTAKA
Belkoui, Ahmed Riahi, 2000. Teori Akuntansi, Edisi Pertama.Terjemahan PT.Salemba Empat,Jakarta.
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Terjemahan PT. Salemba Empat, Jakarta.
Machfoedz, Mas’ud, 1999. Akuntansi Keuangan Menengah, Buku I,BPFE UGM,
Yogyakarta.
Mulyadi, 2002. Auditing, PT. Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, PT. Salemba Empat, Jakarta.
Nazir, Moh, 2005. Metode Penelitian, Cetakan Keenam, Galia Indonesia, Bogor.
Simamora, Henry, 2000. Akuntansi Bisnis Pengambilan Keputusan Bisnis, PT. Salemba Empat, Jakarta.
Skousen dan Stice, 2001.Akuntansi Keuangan Konsep dan Aplikasi, Terjemahan PT. Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso S.R, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku 1, Edisi Kelima, PT. Salemba Empat, Jakarta
Umar, Husein, 2004. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis, Edisi
Keenam, PT. Raya Grafindo Persada, Jakarta.
