BAB IV : ANALISIS HASIL PENELITIAN
3. Sistem dan Prosedur Penagihan Piutang. Pada
Reksa Cabang Medan
a. Klasifikasi Piutang
Piutang usaha disajikan terpisah antara pihak ketiga dan pihak yang mempunyai hubungan istimewa. Piutang ini disajikan sebesar jumlah yang dapat direalisasikan, setelah memperhitungkan penyisihan piutang yang diperkirakan tidak dapat ditagih.
Berdasarkan sumber terjadinya, PT. BGR mengklassifikasikan piutang sebagai berikut :
1. Piutang Usaha 2. Piutang Non Usaha
1. Piutang Usaha
Meliputi piutang yang timbul karena penyerahan jasa perusahaan seperti pergudangan , handling barang, jasa bagging (pengntungan), jasa pengurusan transportasi, jasa surveyor, jasa appraisal, jasa timbang ukur, jasa perparkiran, dan penyerahan jasa lainnya dalam rangka kegiatan normal perusahaan. Piutang usaha dicatat sebesar harga penyerahan, ditamba dengan PPN dan komponen lain yang disetujui oleh pembeli.
2. Piutang Non Usaha
Adalah piutang yang timbul bukan karena hasil kegiatan usaha pokok perusahaan, adalah sebagai berikut :
a. Piutang Karyawan, yaitu piutang yang timbul karena adanya pinjaman karyawan. Biasanya piutang ini diberikan perusahaan untuk membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan perumahan bagi karyawan yang dipindahtugaskan dari satu cabang ke cabang lainnya.
b. Piutang Direksi, yaitu piutang yang diberikan perusahaan kepada direksi untuk kepentingan operasional.
c. Piutang Koperasi yaitu piutang yang diberikan perusahaan kepada koperasi untuk memenuhi kebutuhan koperasi seperti pmbelian computer, ATK dan keperluan koperasi lainnya. Koperasi ini adalah koperasi oleh karyawan perusahaan yang sisa usahanya juga akan diberikan kepada karyawan. Hal ini dilakukan untuk menunjang kesejahteraan karyawan.
d. Uang Jaminan, adalah uang yang diberikan kepada pihak luar sebagai jaminan atas pelaksanaan operasional yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Prosedur Pencatatan Piutang
Dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang pada PT. BGR dinamakan Debet Nota / Nota Tagih (dapat dilihat pada lampiran), yaitu bukti tagih terhadap jasa sewa gudang yang diterbitkan oleh perusahaan untuk principal yang di dalamnya terdiri dari penjelasan tariff serta
PPn. Pada PT. BGR piutang dicatat dengan menggunakan program komputer yang bermula dari bukti transaksi yang diarsip kemudian dimasukkan ke dalam sistem dengan memasukkan no. piutang debitur dan jumlah pembayarannya dan secara otomatis sistem akan mengolah dan memposting piutang tersebut sesuai dengan postnya masing-masing.
Debet Nota Nota Tagih) adalah awal dari timbulnya pencatatan piutang . Debet Nota dibuat di bagian operasional berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan yang tertera pada kontrak (perjanjian) antara principal dan perusahaan. Debet Nota dibuat dalam rangkap 5 (lima), yang kemudian akan ditembuskan kepada :
1. Departemen Pergudangan 2. Departemen Keuangan 3. Departemen Akuntansi 4. Sekretaris
5. Departemen Pemasaran
Salah satu dari Debet not tersebut, ditembuskan ke bagian Keuangan untuk didaftarkan agar dapat dilakukan pencatatan di bagian akuntansi. Di bagian keuangan, debet nota akan diberi nomor dan kemudian didaftar ke dalam sistem pada computer. Maka sejak saat itu principal telah resmi terdaftar sebagai debitu pada PT. BGR Cabang Utama Medan. Setelah didaftar, Debet Nota tersebut ditembuskan ke bagian akuntansi. Di bagian Akuntansi, Debet Nota tersebut diarsip sesuai dengan nomor daftar, kemudian akan timbul pencatatan awal sesuai dengan tanggal terbitnya debet nota tersebut dengan jurnal sebagai berikut :
Piutang xxxx PPn xxxx
Pendapatan xxxx
Metode pencatatan dengan sistem komputer dijalankan oleh PT. BGR. Setelah principal membayar piutangnya, maka kasir akan mengeluarkan bukti kas / bank sebagai bukti dari penerimaan pembayaran piutang tersebut. Setelah itu, bukti kas / bank ditembuskan ke bagian akuntansi. Di bagian akuntansi, bukti tersebut langsung diangkat ke dalam komputer sebagai pencatatan ke dalam kartu piutang dan secara otomatis komputer juga akan mencatat posisi dan mutasi piutang yang ada, kemudian bukti diarsip sebagai pertinggal. Dengan pencatatan sistem komputer yang dilaksanakan oleh PT. BGR tersebut, data lebih online, yakni data piutang yang ada di satu cabang dapat dilihat di cabang lain dan mudah dilihat jumlah piutang debitur tanpa perlu membuka buku besarnya.
c. Prosedur Penagihan Piutang
Setelah terjadi piutang dan pencatatan nama principal di dalam register, maka tahapan selanjutnya adalah penagihan piutang. Penagihan piutang dilakukan oleh kolektor yang telah ditentukan perusahaan. Pembayaran dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Transfer ke Bank yang Ditunjuk Perusahaan
Pada PT. BGR, semua piutang yang beredar di setiap cabang atau sub cabang dapat langsung dibayarkan principal dengan cara mentransferkan pembayaran tersebut ke rekening A. Rekening A atau rekening kantor pusat
adalah rekening giro bank milik kantor pusat yang telah dibuka pada bank yang berada di wilayah kantor cabang maupun sub cabang yang kewenangan penggunaannya berada pada kantor pusat. Secara administrative rekening A merupakan rekening bank milik kantor cabang.
2. Pembayaran dengan Cek
Prinsipal dapat membayar piutangnya dengan cek yang langsung disetorkan ke perusahaan atau melalui kolektor yang telah ditugaskan oleh perusahaan, yang kemudian cek tersebut akan dicairkan dan pada akhirnya juga masuk ke dalam rekening A atau rekening kantor pusat. Dalam hal ini dapat timbul kemungkinan terlambatnya piutang disetorkan ke rekening A karena piutag ditangguhkan di tangan kolektor. Untuk itu perusahaan harus selektif dalam memilih kolektor yang akan ditugaskan dalam penagihan piutang, yaitu individu yang bertanggung jawab, jujur dan berdedikasi tinggi terhadap pekerjaannya.
Jika principal telah melakukan pembayaran, maka kasir akan membuat bukti kas bank sebagai bukti bahwa principal sudah melakukan pembayaran terhadap hutangnya. Kemudian bukti kas bank diberi nomor sesuai dengan nomor urut debet notanya atau nomor urut principal yang kemudian akan dicatatkan ke buku harian kas/ bank oleh kasir di bagian keuangan. Setelah itu bukti kas / bank tersebut akan ditembuskan ke bagian akuntansi agar dapat dilakukan pencatatan.
4. Kebijakan Akuntansi Piutang
Untuk dapat memastikan piutang pada PT. BGR dapat mencapai target yang telah direncanakan oleh PT. BGR yaitu agar piutang tak tertagih dapat diminimalisasikan, PT. BGR mengadakan beberapa kebijakan secara akuntansi maupun administratif sebagai berikut :
1. Perencanaan melalui penyusunan anggaran piutang yang dilakukan perusahaan. Perusahaan menetapkan piutang yang akan diberikan kepada debitur dan memiliki ketentuan berapa banyak piutang yang harus dapat ditagih per tahunnya. PT. BGR menganggarkan 11,25% dari piutang yang dianggarkan dalam setahun harus tercapai per bulannya. Penagihan yang dilakukan dengan 2 cara yaitu :
a. Transfer ke Bank yang telah ditunjuk oleh PT. BGR yang dalam hal ini disebut dengan rekening A atau rekening kantor pusat yang merupakan rekening giro bank milik kantor pusat yang dibuka pada cabang yang kewenangan penggunaannya berada pada kantor pusat. Secara administrative rekening A merupakan rekening bank milik kantor cabang.
b. Pembayaran melalui cek yang langsung disetorkan kepada perusahaan atau melalui kolektor yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Dalam hal ini dapat timbul kemungkinan terlambatnya piutang disetorkan oleh kolektor ke rekening A karena ditangguhkan oleh kolektor.
2. Pengawasan terhadap pencatatan piutang, yaitu menggunakan nomor urut piutang yang memudahkan pengawasan terhadap piutang dari
masing-masing debitur serta menggunakan sistem komputerisasi dalam pencatatannya. Melalui pengambilan data langsug dari bukti asli dan memasukkannya ke dalam jurnal pada sistem.
Piutang xxxx
PPn xxxx
Pendapatan xxxx 3. Pengawasan terhadap piutang tak tertagih
Pada PT. BGR pengawasan piutang tak tertagih adalah dengan melakukan penyisihan piutang berdasarkan analisis umur piutang dengan persentase sebagai berikut :
Umur Piutang (Melebihi Jatuh Temponya)
Persentase Penyisihan Kerugian Piutang Tak Tertagih
1-360 hari 0 %
Diatas 361 – 720 hari 50 %
Diatas 720 hari 100 %
Kerugian piutang tak tertagih ini nantinya akan dibebankan ke laba/rugi dengan pembentukan penyisihan piutang tak tertagih yang merupakan rekening off set bagi perusahaan.
Dalam pengawasannya terhadap piutang yang tak tertagih, PT. BGR Cabang Medan juga mengajukan permohonan kepada KP2LN (Kantor Pelayanan Piutang dan Lelang Negara) untuk mendapatkan bantuan agar piutang tersebut dapat ditagih kembali. KP2LN akan menerbitkan
pernyataan tak tertagih yang kemudian akan dikirim kepada Dewan Direksi. Setelah sampai kepada Dewan Direksi, maka Dewan Direksi akan mengeluarkan surat resmi yang menyatakan bahwa piutang tersebut secara resmi tidak dapat ditagih kembali. Kemudian, surat tersebut ditembuskan ke bagian akuntansi cabang yang bersangkutan dan akan dijurnal sebagai berikut :
Penyisihan Piutang Tak Tertagih xxxx
Piutang xxxx
4. Pemantauan terhadap piutang yang di dapat per tahunnya. Jika per bulannya bias didapatkan sesuai dari anggaran piutang per tahun, maka dianggap hasil dari piutang sesuai dengan apa yang direncanakan (dianggarkan).
5. Struktur organisasi pada PT. BGR Cabang Medan memisahkan pelaksanaan tugas sehingga karyawan dapat memahami sejauh mana tanggung jawab dan wewenang yang dimilikinya.