RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRATIF SURAT
MENYURAT PADA DINAS PEKERJAAN UMUM CIPTA
KARYA DAN TATA RUANG PROVINSI JAWA TIMUR
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Moh. Haris Ginanjar 10.41010.0086
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
x
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR...viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR TABEL ...xviii
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1Latar Belakang Masalah...1
1.2Perumusan Masalah ...3
1.3Pembatasan Masalah ...3
1.4Tujuan ...4
1.5Sistematika Penulisan ...4
BAB II LANDASAN TEORI ...6
2.1 Aplikasi ...6
2.2 Tata Kearsipan daerah...6
2.3 Tata Naskah Dinas ...6
2.4 Azas Naskah Dinas ...7
2.5 Prinsip Tata Naskah Dinas ...8
2.6 Jenis Naskah Dinas ...8
2.7 Pengkodean Nomor Urut Surat Masuk ...10
2.8 Penomeran Surat keluar ...10
2.9 Jenis Surat ...11
xi
2.11 Klasifikasi ...12
2.12 Pengolahan Naskah Dinas...15
2.12.1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk ...15
2.12.2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar ...18
2.12.3 Peminjaman Arsip...19
2.13 Jadwal Retensi Arsip...20
2.14 Penyusutan Arsip ...20
2.15 Sarana Pengolahan Surat...23
2.15.1 Daftar Kendali...23
2.15.2 Lembar Disposisi ...23
BAB III AN ALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...24
3.1 Analisa Permasalahan ...24
3.1.1 Komunikasi ...24
3.1.2 Perencanaan Kebutuhan ...38
3.2 Perancangan Sistem ...40
3.2.1 Perancangan Proses...41
3.2.2 Perancangan Basis Data ...55
3.2.3 Desain User Interface ...62
3.2.4 Rancangan Pengujian dan Evaluasi Sistem ...73
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...82
4.1 Kebutuhan Sistem ...82
4.1.1 Kebutuhan Server...82
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras...83
xii
4.2 Pembuatan Sistem ...83
4.3 Implementasi Sistem ...84
4.3.1 Halaman Login ...84
4.3.2 Halaman Dashboard ...85
4.3.3 Halaman Master Pegawai ...87
4.3.4 Halaman Master Jenis Surat...89
4.3.5 Halaman Master Sifat Surat ...90
4.3.6 Halaman Master Klasifikasi Surat ...92
4.3.7 Halaman Mencatat Surat Masuk...93
4.3.8 Halaman Disposisi Surat...95
4.3.9 Halaman Histori Disposisi ...97
4.3.10 Halaman Mencatat Surat Keluar ...98
4.3.11 Halaman Permohonan Salinan Surat ...100
4.3.12 Halaman Approve Salinan Surat ...101
4.3.13 Halaman Penyusutan Arsip ...102
4.3.14 Halaman Laporan Surat Masuk ...103
4.3.15 Halaman Laporan Surat Keluar...104
4.3.16 Halaman Laporan Salinan Surat ...106
4.3.17 Halaman Laporan Penyusutan Arsip ...107
4.4 Uji Coba dan Evaluasi Sistem...109
4.4.1 Uji Coba Login...109
4.4.2 Uji Coba Data Pegawai ...110
4.4.3 Uji Coba Data Jenis Surat ...110
xiii
4.4.5 Uji Coba Data K lasifikasi Surat...112
4.4.6 Uji Coba Data Surat Masuk ...113
4.4.7 Uji Coba Data Surat Keluar ...114
4.4.8 Uji Coba Data Permohonan Salinan Surat ...114
4.4.9 Uji Coba Penyusutan Arsip...115
4.4.10 Uji Coba Laporan...116
BAB V PENUTUP...117
5.1 Kesimpulan ...117
5.2 Saran...117
DAFTAR PUSTAKA ...118
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur
(DPUCKTR) merupakan bidang yang mempunyai peran penting dalam hal alokasi
dana pengeluaran pemerintah di bidang pekerjaan umum. Lingkup bidang
pekerjaan umum diantaranya adalah perbaikan sarana lingkungan pemukima n,
perbaikan tata ruang, penanggulangan kebersihan lingkungan permukima n,
penataan pertamanan dan pemakaman umum serta pembangunan sarana
perkantoran pemerintah daerah yang terus meningkat sesuai dengan tuntutan
masyarakat. Selain itu dinas ini juga menangani masalah pemadam kebakaran dan
menunjang kegiatan lain yang berkaitan dengan bidang keciptakaryaan.
Dalam struktur organisasi DPUCKTR memiliki sub bagian tata usaha.
Adapun tugas dan tanggung jawab sub bagian tata usaha yaitu pengelolaan dan
pelayanan administrasi umum dalam hal pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Pengelolaan surat saat ini mengalami kesulitan dikarenakan penggunaan cara
manual dalam mengelola data surat masuk dan keluar.
Urutan pengelolaan surat secara manual di DPUCKTR terbagi menjadi 2
yaitu proses surat masuk dan surat keluar. Dimulai dari masuknya surat dibagian
tata usaha dengan jumlah surat masuk sekitar 30-40 surat setiap hari yang dicatat
oleh staff ke dalam daftar pengendali. Setelah itu surat diberikan tanggal terima dan
kode klasifikasi. Ketika ada surat rahasia maka surat tersebut langsung ditujukan
kepada yang bersangkutan. Surat masuk tersebut dicopy untuk diarsipkan dalam
rak penyimpanan, sedangkan surat yang asli beserta lembar disposisi diserahkan
kepada kepala sekretariat untuk dilakukan distribusi surat. Kepala sekretariat
menuliskan disposisi yang ditujukan sesuai dengan isi surat. Surat tersebut dikirim
oleh Office Boy untuk diserahkan kepada bagian yang sesuai dengan isi disposisi
tersebut. Surat yang telah diserahkan bisa saja dilakukan disposisi kembali sesuai
kebutuhan.
Untuk surat keluar terdapat 20-30 surat setiap harinya yang dikirim. Tiap
bidang yang mengirim surat selanjutnya diberikan kepada kepala sekretariat untuk
dilakukan verifikasi dan diberikan kepada kepala dinas untuk diverifikasi dan
ditandatangani. Selanjutnya diberi nomor surat oleh bagian tata usaha dan dicopy
untuk diarsipkan dalam rak penyimpanan, setelah itu surat bisa dikirim ke dinas
atau kantor lain.
Adapun permasalahan yang terjadi terletak pada proses pengelolaan surat
yang panjang dan kurang efektif mengingat banyaknya surat yang masih perlu
dicatat. Begitu juga dalam penyimpanan arsip surat yang rentan terjadi kehilanga n
arsip sehingga menghambat pencarian surat. Kesulitan lain yang muncul yaitu
dalam menghasilkan laporan surat tiap bulan dan atau tahunan, petugas harus
mengecek dan mengelompokkan data surat satu persatu sesuai jenis laporan yang
akan dibuat.
Pada proses distribusi surat, yaitu disposisi surat juga masih secara manual
dengan cara mendatangi secara langsung stakeholder sesuai disposisi. Karena
banyak stakeholder yang diberikan disposisi, maka penyampaian surat yang
memerlukan tindak lanjut beresiko menimbulkan keterlambatan dan ketidakpastian
Berdasarkan uraian di atas, maka perlu dibangun suatu aplikasi
administratif surat menyurat. Dengan adanya aplikasi ini, maka dapat
mempermudah bagian sekretariat dalam mengolah surat masuk dan keluar serta
pendistribusian surat, sehingga kinerja pengolahan surat pada Dinas Pekerjaan
Umum Cipta Karya dan Tata Ruang Provinsi Jawa Timur dapat meningkat.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuska n
permasalahan sebagai berikut, yaitu : Bagaimana merancang dan membangun
sistem yang dapat membantu sub bagian tata usaha dalam pengelolaan surat dan
pendistribusian surat?
1.3 Pembatasan Masalah
Dalam sistem ini, agar tidak menyimpang dari tujuan yang akan dicapai
maka pembahasan masalah dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :
1. Aplikasi ini hanya membahas pengelolaan data surat masuk dan keluar hingga
distribusi surat di DPUCKTR.
2. Sistem menggunakan upload dokumen surat dalam web.
3. Sistem mempunyai fitur notifikasi email kepada stakeholder yang mendapatkan
disposisi.
4. Sistem diselesaikan dengan berbasis web menggunakan Bahasa pemrograman
Hypertext Preprocessor (PHP) dan perancangan database menggunaka n
1.4 Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan tugas akhir ini adalah merancang dan membangun
aplikasi administratif surat menyurat di DPUCKTR yang mampu mengelola surat ,
membuat laporan surat masuk dan keluar, proses distribusi surat dengan adanya
notifikasi email dan mengarsipkan surat secara digital.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir yang berjudul “Rancang Bangun Aplikasi
Administratif Surat Menyurat Pada Dinas Pekerjaan Umum Cipta Karya Dan Tata
Ruang Provinsi Jawa Timur” sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan
masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan, antara lain latar belakang,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, kontribusi, dan
sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori antara lain tata
kearsipan daerah, tata naskah dinas, pengkodean nomor urut surat
masuk, penomoran surat keluar, jenis surat, sifat surat, klasifikas i,
prosedur pengolahan naskah dinas, peminjaman arsip dan
penyusutan arsip sebagai acuan yang mendukung dalam pembuatan
Rancang Bangun Aplikasi Administratif Surat Menyurat.
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Untuk merumuskan permasalahan pada Sistem Administrasi Surat
Menyurat dibutuhkan Analisis Sistem yang digambarkan dengan
Document Flow Diagram. Setelah itu membuat perancangan sistem
dapat dibuatkan:, System Flow, Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Desain User
Interface, struktur tabel, desain input/output dan desain uji coba dan
analisis.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang hasil implementasi aplikasi dengan
mengembangkan fungsi dalam hal pengelolaan surat masuk dan
surat keluar, dilanjutkan dengan evaluasi terhadap aplikasi yang
telah dibuat.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari penggunaan program aplikasi dan
saran terhadap kekurangan dari aplikasi untuk pengembanga n
LANDASAN TEORI
2.1 Aplikasi
Definisi aplikasi adalah penggunaan dan penerapan suatu konsep yang
menjadi suatu pokok pembahasan (Eka Noviansyah, 2008 : 4). Aplikasi dapat
diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia
dalam melakukan tugas tertentu.
2.2 Tata Kearsipan Daerah
Sesuai dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009
Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang
dimaksud dengan arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh
semua perangkat daerah di lingkungan pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok untuk
pelaksanaan tugas. Arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur meliputi:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan dalam
menyelenggarakan administrasi dan pelaksaan tugas.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan dalam pelaksanaan tugas
dan disimpan sebagai arsip instansi yang menguasainya untuk kemudian
disimpan dalam depo badan perpustakaan dan kearsipan Provinsi Jawa Timur
sesuai dengan Peraturan yang berlaku.
2.3 Tata Naskah Dinas
Pedoman dalam tata naskah dinas pemerintahan ini telah tertulis dalam
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah
Dinas Di Lingkungan Pemerintahan Provinsi Jawa Timur. Tata Naskah Dinas
adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyampaian naskah dinas
serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2.4 Azas Naskah Dinas
Azas-azas naskah dinas terdiri atas beberapa sub:
1. Azas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien
dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikas i
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan
lugas.
2. Azas Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah
dibakukan.
3. Azas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi,
format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Azas keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Azas Kecepatan dan Ketepatan
Kegiatan untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau
dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan
prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi.
2.5 Prinsip Tata Naskah Dinas
Prinsip-prinsip penyelenggaraan tata naskah dinas terdiri atas :
1. Prinsip ketelitian, adalah penyelenggaraan tata naskah dinas secara teliti dan
cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan
penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
2. Prinsip kejelasan, adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dengan
memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode
yang tepat dan cepat.
2.6 Jenis Naskah Dinas
Naskah dinas di lingkungan pemerintah provinsi, dirumuskan dalam bentuk
dan susunan produk-produk hukum serta dalam bentuk dan susunan surat.
1. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum di lingkunga n
pemerintah provinsi terdiri dari :
a. Peraturan Daerah
b. Peraturan Gubernur
c. Peraturan Bersama Gubernur
d. Keputusan Gubernur
2. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat di lingkungan pemerinta h
provinsi terdiri dari:
a. Intruksi
c. Surat Biasa
d. Surat Keterangan
e. Surat Perintah
f. Surat Izin
g. Surat Perjanjian
h. Nota Kesepakatan
i. Surat Perintah Tugas
j. Surat Perintah Perjalanan Dinas
k. Surat Kuasa
l. Surat Undangan
m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas
n. Surat Panggilan
o. Nota Dinas
p. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
q. Lembar Disposisi
r. Telaahan Staf
s. Pengumuman
t. Laporan
u. Rekomendasi
v. Surat Pengantar
w. Telegram
x. Lembaran Daerah
y. Berita Daerah
aa. Notulen
bb.Memo
cc. Daftar Hadir
dd.Piagam
ee. Sertifikat
ff. STTPL
2.7 Pengkodean Nomor Urut Surat Masuk
Pengkodean nomor urut surat masuk adalah nomor urut naskah dinas yang
dimulai dari angka 01 hingga angka 99, nomor urut dimulai kembali dengan angka
01 sebagai sarana inventarisasi jumlah naskah dinas. Halaman daftar kendali di
mulai dari angka 00. Setiap permulaan tahun, halaman daftar kendali dimula i
kembali dengan angka 00. Berikut ini adalah contoh penomoran :
Gambar 2.1 Contoh Pengkodean Nomor Urut Surat Masuk
2.8 Penomoran Surat Keluar
Penomeran surat keluar terdiri dari nomor jenis klasifikasi, nomor urut
surat, kode wilayah dinas dan tahun. nomor urut naskah dinas yang dimulai dari
angka 01 hingga angka 99, nomor urut dimulai kembali dengan angka 01 sebagai
angka 00. Setiap permulaan tahun, halaman daftar kendali dimulai kembali dengan
angka 00. Berikut ini adalah contoh penomoran :
Gambar 2.2 Contoh Penomoran Surat Keluar
2.9 Jenis Surat
Tingkat Keamanan surat jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan
yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
1. Sangat Rahasia (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat
erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun
negara.
2. Rahasia (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan
keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun negara.
3. Konfidensial (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubunga n
dengan keamanan dan keselamatan pemerintah maupun negara.
4. Biasa (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam
butir a sampai c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat
2.10 Sifat Surat
Sifat Surat adalah tingkatan derajat surat yang menjelaskan tentang proses
kecepatan proses penyampaian.
1. Sangat Segera atau Kilat, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan
disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 1 hari.
2. Segera, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang
diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau
kurir, batas waktu 2 x 24 jam.
3. Penting, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang
diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau
kurir, batas waktu 3 x 24 jam.
4. Biasa, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang
diterima oleh bagian pengiriman sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau
kurir dengan batas waktu 5 hari.
2.11 Klasifikasi
Klasifikasi kearsipan merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan
masalah, dan mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur
klasififikasi yang diperinci secara desimal dengan mempergunakan tiga angka dasar
dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama SKPD.
1. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului
ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam
menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
2. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 kelompok masalah,
diberi kode 000 s.d 900 Dari 10 pokok masalah tersebut terlebih dahulu
dibedakan antara tugas substantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang)
dengan ketentuan bahwa :
a. Kode 100 s.d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif.
b. Kode 000, 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif khusus.
Kode 000 dapat menampung masalah-masalah fasilitatif di luar masalah
pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Disamping itu juga ditampung
masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumahtanggaan seperti protokol,
urusan dalam dan masalah- masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam
kelompok lainnya yaitu Perjalanan Dinas, Peralatan, Lambang
Negara/Daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.
c. Sepuluh kelompok masalah adalah sebagai berikut :
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
900 Keuangan
Adapun fungsi dari kode masalah digunakan sebagai :
a. Alat pengenal masalah yang terdapat dalam arsip.
b. Alat penentu letak arsip.
c. Petunjuk urutan sistematis dari masalah- masalah arsip dan kartu kendali
dalam file.
3. Kode Pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang
merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah lainnya,
ditambah tiap kode yang memerlukan rincian lebih lanjut, untuk dapat
memberikan dimensi ekstra pada arsip.
Kode pembantu tersebut meliputi :
01. Perencanaan
02. Penelitian
03. Pendidikan
04. Laporan
05. Panitia
06. Seminar, Lokakarya, Workshop
07. Statistik
08. Peraturan Perundang – undangan
09. ………..
4. Kode wilayah kearsipan untuk Provinsi Jawa Timur adalah 35.
Singkatan akronim nama atau nomenklatur SKPD di lingkungan Pemerintah
2.12 Pengolahan Naskah Dinas
2.12.1 Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya
dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungs i
kesekretariatan. Jika surat masuk disampaikan langsung kepada pejabat yang
membidangi urusannya, pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak
sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surat
tersebut. Mengacu pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum
Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum.
Berikut prosedur surat masuk menurut Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113
Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintahan Provinsi
Jawa Timur sebagai berikut :
1. Pengurusan Surat Di Unit Pengarsipan 1. Penerima mempunyai tugas :
a. Menerima naskah dinas yang disampaikan pengantar pos.
b. Meneliti kebenaran alamat naskah dinas.
c. Membubuhkan paraf pada bukti penerima.
d. Menyortir naskah dinas.
e. Membuka sampul atau mengeluarkan naskah dinas dari dalam sampul.
f. Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas, sampul
diikutsertakan bersama naskah dinasnya.
g. Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.
i. Menyampaikan naskah dinas tertutup kepada pencatat.
2. Pengarahan mempunyai tugas :
a. Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah
dinas biasa.
b. Mencantumkan disposisi pengarahan pada bagian kanan atas naskah dinas.
c. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.
d. Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat.
3. Pencatat mempunyai tugas :
a. Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas.
b. Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali.
c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta empat lembar kartu kendali
kepada pengendali.
d. Menyampaikan naskah dinas penting beserta empat lembar kartu kendali
kepada pengendali.
e. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua
rangkap lembar pengantar kepada pengendali.
4. Pengendali mempunyai tugas :
a. Menerima naskah dinas penting beserta empat lembar kartu kendali dan
naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta dua rangkap lembar
pengantar dari pencatat.
b. Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta menelit i
c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali lembar ke II
berwarna kuning dan lembar III berwarna merah kepada Tata Usaha
Pengolah.
d. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua
rangkap lembar pengantar kepada Tata Usaha Pengolah.
e. Menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam almari katalog
berdasarkan urutan nomor kode. Dalam susunan kode, kartu kendali disusun
berdasarkan urutan abjad pada indeks.
f. Menyusun kartu kendali lembar II berwarna kuning dalam almari katalog
berdasarkan Instansi dan menurut urutan waktu.
5. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar ke III berwarna
kuning yang diterima kembali dari Tata Usaha Pengolah ke dalam file sebagai
pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di Unit Pengolah.
2. Pengurusan Surat Di Unit Pengolah
1. Menerima naskah dinas dan kartu kendali lembar III dan IV berwarna kuning
dan merah dari Pengendali.
2. Membubuhkan paraf pada kartu kendali lembar III warna kuning sebagai tanda
bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.
3. Mengembalikan kartu kendali lembar III berwarna kuning kepada Pengendali.
4. Menyimpan kartu kendali lembar IV berwarna merah dalam almari katalog
berdasarkan urutan nomor kode.
5. Mengisi lembar disposisi dua rangkap.
6. Menyampaikan naskah dinas yang diterima dari unit kearsipan kepada pengolah
7. Menyimpan 1 (satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang ada pada
pengolah.
8. Menerima naskah dinas biasa beserta dua rangkap lembar pengantar dari
pengendali.
9. Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah
dinas sudah diterima.
10.Mengembalikan 1 (satu) lembar pengantar kepada Pengendali.
2.12.2 Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat
yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperti penanganan
surat masuk, mencatat, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar
sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungs i
kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Kegiatan
penanganan surat keluar meliputi :
1. Pengurusan Surat Di Unit Pengolah
1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna putih,
kuning dan merah.
2. Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada Unit
Kearsipan.
3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode.
4. Mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahannya dan
menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya kepada
2. Pengurusan Surat Di Unit Pengarsipan 1. Pengendali mempunyai tugas:
a. Memberikan nomor urut pada kartu kendali.
b. Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode.
c. Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada penyimpan.
d. Mengembalikan kartu kendali warna merah kepada Tata Usaha Pengolah.
e. Mengembalikan konsep yang diterima dari Pengirim kepada Tata Usaha
Pengolah.
2. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning
menurut nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih
berada di Unit Pengolah.
3. Pengirim mempunyai tugas
a. Mengirim net kepada alamat.
b. Menyampaikan konsep kepada pengendali.
2.12.3 Peminjaman Arsip
1. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan tanda bukti pinjaman.
2. Peminjam mengisi tanda bukti pinjaman tiga rangkap.
a. Lembar I, disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
b. Lembar II, disertakan pada arsip yang dipinjam.
c. Lembar III, disimpan sebagai sarana penagihan.
3. Tanda bukti pinjam ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani
peminjaman dan Kepala Unit Kearsipan.
4. Peminjam wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya pada batas waktu
5. Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu
yang telah ditentukan.
2.13 Jadwal Retensi Arsip
Suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpa na n
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan, yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
2.14 Penyusutan Arsip
Maksud dan tujuan penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan
biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan.
Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1. Tata Cara Penyusutan 1. Tata usaha pengolah
a. Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif ;
b. Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim
ke penyimpan.
c. Menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpan dalam file
tersendiri.
d. Pada waktu yang telah ditentukan, mengirim arsip inaktif tersebut kepada
penyimpan.
2. Unit kearsipan
2. Tata Cara Penyerahan Ke Unit Kearsipan 1. Tata usaha pengolah
a. Mengirimkan arsip inaktif yang tidak dipergunakan di Unit Pengolah ke
Penyimpan dengan menukar kartu kendali warna merah dengan kartu
kendali warna kuning.
b. Menyimpan kartu kendali warna kuning.
2. Unit kearsipan
a. Menerima arsip inaktif dari Tata Usaha Pengolah beserta kartu kendali
warna merah.
b. Menyimpan arsip inaktif di dalam file dimana kartu kendali warna kuning
semula disimpan.
c. Menyerahkan kartu kendali warna kuning kepada Tata Usaha Pengolah.
d. Mencatat dalam daftar pengendali bahwa arsip telah disimpan.
3. Pemusnahan dan penyerahan arsip ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
1. Tata Cara pemusnahan Arsip
A. Penyimpanan sekali dalam setahun berkewajiban.
a. Meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang
telah ditentukan dalam Jadual Retensi Arsip.
b. Membuat daftar arsip yang berdasarkan Jadual Retensi Arsip dapat
dimusnahkan.
d. Memberitahukan kepada Unit Pengolah dengan daftar arsip, bahwa arsip
telah memenuhi jangka waktu yang ditetapkan dalam jadwal retensi dan
telah disetujui oleh Tim Peneliti untuk dimusnahkan.
B. Proses pemusnahan arsip.
a. Tim Peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnaha n
arsip kepada Gubernur Jawa Timur.
b. Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat Berita Acara tentang
pelaksanaan pemusnahan arsip.
2. Tata Cara Penyerahan Arsip ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
a. Penyimpan menentukan arsip yang akan dikirim ke Badan Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
b. Kartu kendali warna putih dari arsip tersebut dikumpulkan.
c. Arsip tersebut dibuatkan daftar.
d. Kartu kendali warna putih beserta daftar penyerahan tersebut disampaika n
kepada Tim peneliti.
e. Tim Peneliti menentukan arsip yang dikirim ke Badan Perpustakaan dan
Kearsipan.
f. Arsip yang telah dinilai Tim Peneliti beserta kartu kendali berwarna putih
dan daftarnya dikirim ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan.
g. Penyerahan ke Badan Perpustakaan dan Kearsipan, dilengkapi Berita Acara
Penyerahan ditanda tangani oleh pejabat di lingkungan Pemerinta h
Provinsi Jawa Timur yang ditunjuk dan pejabat dari Badan Perpustakaan
2.15 Sarana Pengolahan Surat 2.15.1 Daftar Kendali
Daftar pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk
menginventarisasi naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai
alat kontrol.
2.15.2 Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembar untuk menuliskan disposisi Mengacu pada
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di
1.
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Tahap implementasi sistem adalah tahap yang mengkonversi hasil analisis
dan perancangan sebelumnya ke dalam sebuah bahasa pemrograman yang
dimengerti oleh komputer. Analisa dan perancangan tersebut akan diterjemahka n
ke dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh
komputer untuk diolah, kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang
telah didefinisikan sehingga mampu memberikan layanan- layanan kepada
penggunanya.
4.1 Kebutuhan Sistem
Dalam tahap ini kebutuhan aplikasi administratif surat menyurat dibagi
menjadi tiga yaitu kebutuhan server, kebutuhan perangkat keras dan kebutuhan
perangkat lunak.
4.1.1 Kebutuhan Server
Rancang bangun aplikasi administratif surat menyurat ini diletakkan di
server milik penyedia jasa layanan. Pihak dinas tidak perlu menyediakan server
namun membutuhkan perangkat keras untuk mengakses layanan yang disediakan.
Adapun spesifikasi server yang dibutuhkan oleh pihak dinas agar dapat
mengimplementasikan aplikasi ini dengan baik adalah sebagai berikut :
1. Hardisk Minimal 1 GB
2. Physical Memory 1024 MB
3. Shared Hosting / Virtual Private Server
4. MySQL Database
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk mengakses aplikasi administratif surat menyurat pihak dinas hanya
membutuhkan perangkat keras sebagai berikut :
1. Komputer, laptop, tablet atau smartphone
2. Printer
3. Scanner
4. Koneksi Internet
4.1.3 Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk mengakses aplikasi administratif surat menyurat pihak dinas hanya
membutuhkan Browser seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari Browser,
dan lain-lain. Sedangkan untuk sistem operasinya menggunakan Windows.
4.2 Pembuatan Sistem
Aplikasi administratif surat menyurat ini dibangun dengan menggunaka n
framework CodeIgniter dan database MySQL. Pembangunan sistem ini dibantu
juga oleh library-library seperti JQuery, Bootstrap, Highcharts, Font Awesome dan
reCAPTCHA API. Library-library ini memiliki fungsi khusus yang dapat
membantu menyempurnakan sistem yang dibuat. JQuery digunakan untuk
mempermudah operasi-operasi javascript. Bootstrap digunakan untuk tampila n
control beserta operasinya ke pengguna, seperti grid, auto-complete, datetime
picker dan lainnya. Highchart digunakan untuk menampilkan laporan grafis dalam
mempercantik tampilan sistem. ReCAPTCHA API digunakan untuk membedakan
antara manusia dan komputer agar menghindari spam yang dapat merusak sistem.
4.3 Implementasi Sistem 4.3.1 Halaman Login
Proses login dilakukan oleh admin yaitu sekretariat sebelum masuk ke
dalam sistem. Sekretariat perlu mengakses halaman login terlebih dahulu agar
sistem dapat menampilkan halaman login seperti pada Gambar 4.1. Pada halaman
ini, pengguna dapat melakukan login dengan mengisi username yang telah
didaftarkan sebelumnya dan password untuk diverifikasi oleh sistem.
Gambar 1.1 Form Login
Jika admin mengisi username dan password yang salah, maka akan
muncul pesan error seperti pada Gambar 4.2.
4.3.2 Halaman Dashboard
Halaman ini berfungsi untuk menampilkan halaman awal apabila user
berhasil login kedalam sistem. Halaman dashboard dibagi menjadi lima hak akses
yaitu :
a. Halaman Dashboard Admin
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i
hak akses sebagai sekretariat Dalam halaman ini user mengelola data master
melalui menu master pegawai, master jenis surat, master sifat surat, dan master
klasifikasi surat, data surat masuk, laporan surat masuk, data surat keluar, laporan
surat keluar, data pemohon salinan surat, penyusutan arsip dan laporan penyusutan
arsip. Halaman dashboard admin dapat dilihat pada gambar 4.3.
Gambar 1.3 Halaman Dashboard Admin
b. Halaman Dashboard Kepala Sekretariat
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i
hak akses sebagai kepala sekretariat. Dalam halaman ini user dapat melihat data
surat masuk hari ini, memberikan disposisi dan melakukan pengajuan salinan surat.
Gambar 1.4 Halaman Dashboard kepala sekretariat
c. Halaman Dashboard Kepala Dinas
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i
hak akses sebagai kepala dinas. Dalam halaman ini user dapat melihat data surat
masuk hari ini, memberikan disposisi, melakukan pengajuan salinan surat, dapat
melihat laporan berupa laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan
permohonan salinan surat dan laporan penyusutan arsip. Halaman dashboard
kepala dinas dapat dilihat pada gambar 4.5.
Gambar 1.5 Halaman Dashboard Kepala Dinas
d. Halaman Dashboard Kepala Bidang
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i
hak akses sebagai kepala bidang. Dalam halaman ini user dapat melihat data surat
masuk hari ini, memberikan disposisi dan melakukan pengajuan salinan surat.
Gambar 1.6 Halaman Dashboard Kepala Bidang
e. Halaman Dashboard Staff
Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses user yang memilik i
hak akses sebagai staff. Dalam halaman ini user dapat melihat data surat masuk hari
ini dan melakukan pengajuan salinan surat. Halaman dashboard kepala bidang
dapat dilihat pada gambar 4.7.
Gambar 1.7 Halaman Dashboard Staff
4.3.3 Halaman Master Pegawai
Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
pegawai. Untuk menambah data pegawai pengguna dapat memilih menu master
pegawai. Setelah memilih menu tersebut sistem akan menampilkan halaman master
Gambar 1.8 Halaman Master pegawai
Untuk menambah data pegawai, user dapat menekan tombol tambah data.
Untuk mengubah data pegawai, user dapat menekan tombol ubah pada salah satu
data pegawai. Dalam form ini diperlukan data nama, jabatan, bagian, alamat, no.
telp, email, username dan password. Untuk menyimpannya dapat menekan tombol
simpan. Tampilan form tambah dan ubah data pegawai dapat dilihat pada gambar
Gambar 1.9 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Pegawai
4.3.4 Halaman Master Jenis surat
Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
jenis surat. Untuk menambah data jenis surat pengguna dapat memilih menu master
jenis surat. Setelah memilih menu tersebut sistem akan menampilkan halaman
master jenis surat. Tampilan halaman master jenis surat dapat dilihat pada Gambar
Gambar 1.10 Halaman Master jenis surat
Untuk menambah data jenis surat dapat menekan tombol tambah jenis.
Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah nama jenis surat. Untuk
menyimpan dapat menekan tombol simpan. Tampilan form tambah dan ubah data
jenis surat dapat dilihat pada gambar 4.11.
Gambar 1.11 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Jenis Surat
4.3.5 Halaman Master Sifat Surat
Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
sifat surat. Untuk menambah data sifat surat pengguna dapat memilih menu master
Setelah memilih menu tersebut sistem akan menampilkan halaman master
sifat surat. Tampilan halaman master sifat surat dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 1.12 Halaman Master Sifat Surat
Untuk menambah data sifat surat dapat menekan tombol tambah sifat. Data
yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah nama sifat surat. Untuk
menyimpan dapat menekan tombol simpan. Tampilan form tambah dan ubah data
sifat surat dapat dilihat pada gambar 4.13.
4.3.6 Halaman Master Klasifikasi Surat
Halaman ini digunakan untuk menambah, mengubah dan menghapus data
klasifikasi surat. Untuk menambah data klasifikasi surat pengguna dapat memilih
menu master klasifikasi surat. Setelah memilih menu tersebut sistem akan
menampilkan halaman master klasifikasi surat. Tampilan halaman master
klasifikasi surat dapat dilihat pada Gambar 4.14.
Gambar 1.14 Halaman Master Klasifikasi Surat
Untuk menambah data klasifikasi surat menekan tombol tambah
klasifikasi. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah nomor dan nama
klasifikasi surat. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan. Tampilan form
Gambar 1.15 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Klasifikasi Surat
4.3.7 Halaman Mencatat Surat Masuk
Halaman ini merupakan halaman yang diakses user yang memiliki hak
akses sebagai sekretariat. Dalam halaman ini user dapat menambah data surat
masuk. Untuk mengolah data surat masuk, user perlu masuk kedalam menu surat
masuk. Setelah memilih menu surat masuk akan menampilkan halaman data surat
masuk. Halaman mencatat data surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.16.
Untuk menambah data surat masuk pengguna menekan tombol tambah
surat. Tampilan form tambah surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.17. Data
yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah jenis surat, sifat surat, klasifikas i
surat, tgl. surat, no. surat, tgl. terima, asal surat, tujuan surat, perihal, dan dokumen
surat. Untuk menyimpan dapat menekan tombol simpan.
4.3.8 Halaman Disposisi Surat
Halaman ini merupakan halaman yang yang dapat diakses oleh kepala
sekretariat, kepala dinas dan kepala bidang. Dalam menerima disposisi surat pihak
terkait akan menerima notifikasi email dari pengirim disposisi. Dapat dilihat
notifikasi email pada gambar 4.18 Dalam halaman ini user dapat mendisposis ika n
surat masuk. Untuk mendisposisikan surat masuk, user perlu masuk kedalam menu
surat masuk hari ini. Setelah memilih menu surat masuk hari ini akan menampilka n
halaman data surat masuk yang akan didisposisi. Halaman data surat masuk hari ini
dapat dilihat pada gambar 4.19.
Gambar 1.19 Data Surat Masuk Hari Ini
Untuk mendisposisikan surat masuk dapat pengguna menekan tombol
disposisi surat. Tampilan form disposisi surat masuk dapat dilihat pada Gambar
4.20. Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah tgl. penyelesaian, isi
disposisi, harap di, catatan dan kepada. Untuk menyimpan dapat menekan tombol
Gambar 1.20 Tampilan Form Disposisi Surat Masuk
4.3.9 Halaman Histori Disposisi
Halaman ini merupakan halaman yang diakses user yang memiliki hak
akses sebagai sekretariat. Dalam halaman ini user dapat melihat histori disposisi
surat untuk memonitor posisi surat apakah telah diterima yang bersangkutan atau
tidak. Untuk melihat disposisi surat ini, User mengisi periode tanggal yang ingin
Gambar 1.21 Histori Disposisi Surat
4.3.10 Halaman Mencatat Surat Keluar
Halaman ini merupakan halaman yang diakses user yang memiliki hak
akses sebagai sekretariat. Dalam halaman ini user dapat menambah data surat
keluar. Untuk mengolah data surat keluar, user perlu masuk ke dalam menu surat
keluar. Setelah memilih menu surat keluar akan menampilkan halaman data surat
Gambar 1.22 Data Surat Keluar
Untuk menambah data surat keluar dapat pengguna menekan tombol
tambah surat. Tampilan form tambah surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.23.
Data yang diperlukan untuk pengisian form ini adalah jenis surat, sifat surat,
klasifikasi surat, tgl. surat, no. surat, tgl. keluar, asal surat, tujuan surat, perihal, dan
Gambar 1.23 Tampilan Form Tambah dan Ubah Data Surat Keluar
4.3.11 Halaman Permohonan Salinan Surat
Halaman ini digunakan untuk melakukan permohonan salinan surat oleh
staff, kepala bidang, kepala sekretariat dan kepala dinas. Untuk melakukan proses
muncul form permohonan salinan surat. Data yang diperlukan untuk pengisian form
ini adalah surat masuk/keluar, surat, asal surat, perihal, alasan. Untuk menyimpa n
dapat menekan tombol simpan. Tampilan form permohonan salinan surat dapat
dilihat pada Gambar 4.24.
Gambar 1.24 Tampilan Form Data Permohonan Salinan Surat
4.3.12 Halaman Approve Salinan Surat
Halaman ini digunakan untuk melakukan approve salinan surat oleh
secretariat, yang telah diajukan oleh staff, kepala bidang, kepala sekretariat dan
kepala dinas. Untuk melakukan approve salinan surat ini dapat menekan menu data
pemohon salinan surat. Tampilan halaman data pemohon sailnan surat dapat dilihat
pada Gambar 4.25. Untuk melakukan approve salinan surat dapat menekan menu
Gambar 1.25 Data Pemohon Salinan Surat
4.3.13 Halaman Penyusutan Arsip
Halaman ini digunakan untuk melakukan penyusutan arsip. Tampila n
halaman penyusutan arsip dapat dilihat pada Gambar 4.26. Untuk melakukan
penyusutan arsip diharuskan mencari terlebih dahulu memilih surat mana yang akan
dilakukan penyusutan setelah itu akan dilakukan penyusutan dengan cara menekan
tombol simpan.
4.3.14 Halaman Laporan Surat Masuk
Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan surat masuk kepada
sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih sesuai dengan
periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna dapat
menekan menu surat masuk kemudian memilih sub menu laporan surat masuk.
Tampilan halaman laporan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.27 dan
Gambar 4.28.
Gambar 1.28 Tampilan Laporan Surat Masuk
4.3.15 Halaman Laporan Surat keluar
Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan surat keluar kepada
sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih sesuai dengan
periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna dapat
menekan menu surat keluar kemudian memilih sub menu laporan surat keluar.
Gambar 1.29 Tampilan Halaman Laporan Surat Keluar
4.3.16 Halaman Laporan Salinan Surat
Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan permohonan salina n
surat kepada sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih
sesuai dengan periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna
dapat menekan data pemohon salinan surat kemudian memilih sub menu laporan
salinan surat. Tampilan halaman laporan salinan surat dapat dilihat pada Gambar
4.31 dan 4.32 .
Gambar 1.32 Tampilan Laporan Salinan Surat
4.3.17 Halaman Laporan Penyusutan Arsip
Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan penyusutan arsip
kepada sekretariat dan kepala dinas. Laporan yang ditampilkan dapat dipilih sesuai
dengan periode waktu yang diinginkan. Untuk melihat halaman ini pengguna dapat
menekan penyusutan arsip kemudian memilih sub menu laporan penyusutan arsip.
Tampilan halaman laporan penyusutan arsip dapat dilihat pada Gambar 4.33 dan
Gambar 1.33 Tampilan Halaman Laporan Penyusutan Arsip
4.4 Uji Coba dan Evaluasi Sistem
Setelah sistem diimplementasikan, langkah selanjutnya adalah melakuka n
uji coba dan evaluasi sistem. Tujuan dari uji coba dan evaluasi sistem adalah untuk
mengetahui apakah sistem yang telah dibangun sudah berjalan dengan baik sesuai
dengan tujuan atau output yang diharapkan. Uji coba dan evaluasi sistem dilakukan
sesuai dengan rancangan yang dibuat pada bab 3 dan menggunakan metode black
box testing. Uji coba dan evaluasi dilakukan terhadap fungsi-fungsi sistem yang
telah ditulis pada rancangan di bab 3.
4.4.1 Uji Coba Login
Proses uji coba login dilakukan terhadap dua test case. Test case pertama
adalah melakukan login ke dalam sistem dengan mengisi kode user dan password.
Test case kedua adalah melakukan login ke dalam sistem dengan format yang salah
sehingga sistem harus menampilkan pesan kesalahan. Hasil uji coba login dapat
4.4.2 Uji Coba Data Pegawai
Proses uji coba data pegawai dilakukan untuk menguji CRUD (Create,
Read, Update, Delete) pada data pegawai. Hasil uji coba data pegawai dapat dilihat
pada Tabel 4.2.
Proses uji coba data jenis surat dilakukan untuk menguji CRUD (Create,
Read, Update, Delete) pada data jenis surat. Hasil uji coba data jenis surat dapat
Test
4.4.5 Uji Coba Data Klasifikasi Surat
Proses uji coba data klasifikasi surat dilakukan untuk menguji CRUD
(Create, Read, Update, Delete) pada data klasifikasi surat. Hasil uji coba data
klasifikasi surat dapat dilihat pada tabel 4.5.
Tabel 1.5 Uji Coba Data Klasifikasi Surat
4 Menghapus data
dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data surat masuk dengan benar
dan menampilkan dalam tabel data surat masuk. Test case kedua adalah melakukan
disposisi surat. Proses disposisi surat dinyatakan berhasil jika sistem telah
menyimpan data disposisi surat masuk dengan benar. Hasil uji coba data penjualan
catatan dan
mencatat data surat keluar. Proses pencatatan surat keluar dinyatakan berhasil
ketika sistem telah menyimpan data surat keluar dengan benar dan menampilka n
4.4.8 Uji Coba Data Permohonan Salinan Surat
Proses uji coba data permohonan salinan surat dilakukan terhadap dua test
case. Test case pertama adalah permohonan salinan surat. Proses permohonan
salinan surat dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data permohonan
Approve salinan surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan Approve
salinan surat dengan benar. Hasil uji coba data permohonan salinan surat dapat
dilihat pada tabel 4.8.
Tabel 1.8 Uji Coba Permohonan Salinan Surat
Test
Proses uji coba data permohonan salinan surat dilakukan terhadap dua test
case. Test case pertama adalah permohonan salinan surat. Proses permohonan
salinan surat dinyatakan berhasil ketika sistem telah menyimpan data permohonan
salinan surat dengan benar. Test case kedua adalah Approve salinan surat. Proses
Approve salinan surat dinyatakan berhasil jika sistem telah menyimpan Approve
4.4.10 Uji Coba Laporan
Proses uji coba laporan dilakukan terhadap laporan-laporan yang
dihasilkan oleh sistem, yaitu laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan
salinan surat, laporan penyusutan arsip. Uji coba laporan dinyatakan berhasil jika
laporan yang dihasilkan sesuai dengan parameter yang dimasukkan ke dalam
1.
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uji coba dan evaluasi terhadap rancang bangun aplikasi
administratif surat menyurat, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi administratif surat menyurat yang dibuat dapat membantu sekretariat
dalam dalam penerimaan surat masuk hingga mengirimkan surat keluar serta
pendistribusian surat.
2. Aplikasi administratif surat menyurat ini dapat melakukan peminjaman surat
berupa permohonan salinan surat.
3. Aplikasi administratif surat menyurat dapat menghasilkan output berupa
laporan surat masuk, surat keluar, salinan surat dan penyusutan arsip.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya adalah :
1. Aplikasi administratif surat menyurat masih bisa dikembangkan menjadi
sistem informasi yang lebih kompleks.
2. Pengiriman surat masuk dan surat keluar bisa dilakukan secara online tanpa
menyerahkan surat fisik sehingga lebih mudah dan lebih efisien.
3. Sistem penyusutan dalam aplikasi ini bisa dikembangkan dengan cara
menghubungkan dengan depo arsip.
4. Kedepannya sistem ini dapat dikembangkan dalam bentuk mobile application
berbasis android.
DAFTAR PUSTAKA
Noviyansyah, Eka, 2008. Aplikasi Website Museum Nasional Menggunakan
Macromedia Dreamweaver Mx4, STIK, Bandung
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 40 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi
Arsip Fasilitatif Non Keuangan Dan Non Kepegawaian Di Lingkungan
Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor:10/PRT/M/2011 tentang Tata Naskah
Dinas Kementrian Pekerjaan Umum.
