TA : Rancang Bangun Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa Pada Stikes Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya Berbasis Web.

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI WORKFLOW SELEKSI PENERIMA BEASISWA PADA STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO

SURABAYA BERBASIS WEB

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

YASON NOVRIANTO 08410100216

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

xi

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Batasan Masalah ... 5

1.4 Tujuan ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Workflow System ... 8

2.2 Beasiswa Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (DIKTI) ... 8

2.3 Web dan PHP ... 11

2.3.1 Client Side Scripting ... 12

2.3.2 Server Side Scripting ... 12

2.4 Metode SDLC Model Waterfall ... 11

2.6 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 14

BAB III ANALISIS_DAN_PERANCANGAN_SISTEM ... 16

3.1 Identifikasi Permasalahan ... 16

(3)

xii

3.1.3 Studi Literatur ... 18

3.1.4 Analisis Permasalahan ... 19

3.2 Analisis Kebutuhan ... 21

3.3 Perancangan Sistem ... 22

3.3.1 Blok Diagram ... 23

3.3.2 System Flow ... 25

3.3.3 Data Flow Diagram ... 30

3.3.4 Data Flow Diagram Level 0 ... 32

3.3.5 Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Transaksi ... 34

3.3.6 Entity Relationship Diagram (DFD) ... 35

3.3.7 Conceptual Data Model (CDM) ... 35

3.3.8 Physical Data Model (PDM) ... 36

3.3.9 Struktur Basis Data ... 37

3.3.10 Desain Input/Output ... 45

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 52

4.1 Implementasi Sistem ... 52

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 52

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 53

4.1.3 Instalasi Program dan Perangkat Lunak ... 54

4.1.4 Kebutuhan Implementasi Sistem ... 54

4.1.5 Penjelasan Alur Aplikasi ... 55

4.2 Evaluasi Sistem ... 63

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 64

(4)

xiii

5.1 Kesimpulan ... 80

5.2 Saran ... 80

(5)

1

1.1 Latar Belakang

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya merupakan sebuah

perguruan tinggi swasta di bawah naungan Yayasan RSUD Dr. Soetomo

Surabaya. Berkembang dari APIKES PENA HUSADA SURABAYA, yaitu

Akademi Rekam Medis dan Informatika Kesehatan,saat ini STIKES Yayasan

RSUD Dr. Soetomo Surabaya telah memiliki dua jurusan, yakni: D-III Rekam

Medis dan Informatika Kesehatan, dan S1 Administrasi Rumah Sakit.

Untuk meringankan biaya pendidikan, maka STIKES Yayasan RSUD Dr.

Soetomo memberikan beasiswa kepada mahasiswa. Pembagian beasiswa STIKES

Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya dibagi dalam dua kategori, yakni beasiswa

prestasi atau oleh Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) disebut sebagai

Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) yang dilihat dari nilai Indeks

Prestasi Kumulatif (IPK) per semester dengan minimal IPK = 3,0 dan beasiswa

peningkatan prestasi akademik yang ditinjau dari aspek ekonomi keluarga

mahasiswa), yakni di bawah Upah Minimum Kota (UMK) Surabaya tahun 2014

sebesar Rp 2.200.000,- (dua juta dua ratus ribu rupiah) atau oleh Dikti disebut

Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM). Pertama-tama pihak kemahasiswaan meminta

usulan kuota kepada Dikti. Jika usulan kuota sudah didapat, maka pihak

kemahasiswaan membuat pengumuman pendaftaran beasiswa. Mahasiswa yang

berminat untuk menerima beasiswa harus mendaftarkan diri ke pihak

(6)

mengajukan surat permohonan penerima beasiswa dan wajib

melampirkan/memberikan fotokopi sertifikat penghargaan, fotokopi Kartu Tanda

Mahasiswa, fotokopiKartu Keluarga, transkrip nilai, Surat Keterangan

Berkelakuan Baik dari kepolisian, bukti pembayaran tagihan listrik, surat Pajak

Bumi dan Bangunan, surat keterangan penghasilan dari pihak yang berwenang,

fotokopi buku tabungan dan surat pernyataan penerima beasiswa. Khusus bagi

pemohon beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) perlu ditambahkan surat

keterangan miskin dari kelurahan setempat. Seluruh dokumen persyaratan tersebut

di atas diserahkan kepada pihak kemahasiswaan STIKES Yayasan RSUD Dr.

Soetomo Surabaya. Bila syarat-syarat tersebut telah dipenuhi, maka pihak

kemahasiswaan memverifikasi data/dokumen persyaratan penerima beasiswa

dibandingkan dengan data/dokumen saat penerimaan mahasiswa baru yang

menyangkut penghasilan keluarga dan Indeks Penilaian Kumulatif (IPK) dengan

minimal tiga semester terakhir.

Hasil verifikasi oleh pihak kemahasiswaan yang dianggap layak untuk

menerima beasiswa diberikan kepadatim dari STIKES yang beranggotakan

Bagian Kemahasiswaan, Bidang Administrasi & Kemahasiswaan, dan Wakil

Ketua I Bidang Akademik untuk dilakukan verifikasi lebih lanjut. Dalam hal ini,

verifikasi oleh tim STIKES berfungsi untuk menentukan mana yang layak

menerima dan mana yang tidak layak menerima beasiswa dengan cara

memberikat bobot di tiap-tiap beasiswa. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik

(PPA) penghitungannya IPK: 50%, Ekonomi: 30% dan Sertifikat: 20%. Untuk

Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) penghitungannya Ekonomi: 50%,

(7)

dikirim ke Dikti. Setelah Dikti menerima nama-nama tersebut dan telah sesuai

dengan persyaratan yang telah ditentukan, maka beasiswa akan diberikan kepada

mahasiswa melalui rekening masing-masing mahasiswa penerima beasiswa.

Selanjutnya mahasiswa wajib menyerahkan fotokopi buku tabungan dengan

transaksi terbaru dan menyerahkan fotokopi tersebut kepada pihak

kemahasiswaan.

Dalam pelaksanaan pelayanan beasiswa tersebut, pihak STIKES Yayasan

RSUD Dr. Soetomo Surabaya hanya memiliki dua orang tenaga kerja di bagian

kemahasiswaan dan jeda waktu hanya satu minggu untuk menentukan siapa yang

berhak menerima beasiswa, sedangkan mahasiswa yang mengajukan permohonan

untuk mendapatkan beasiswa dari semester gasal dan genap mulai 30(tiga puluh)

hingga 36(tiga puluh enam) orang. Hal ini membuat kerja pihak kemahasiswaan

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya semakin kesulitan.Selain itu

dalam menentukan bobot penerima beasiswa seluruh sistem yang diperlukan

belum terintegrasi sehingga proses rekap data dilakukan berulangkali agar data

yang diperoleh tidak salah.

Kerja pihak kemahasiswaan yang menumpuk menyebabkan pengumpulan

berkas-berkas ke pihak Dikti mendekati dengan jadwal pengumpulan nama-nama

penerima beasiswa. Bila hal ini terus berlanjut, maka dapat terjadi keterlambatan

pengumpulan ke pihak Dikti dan dapat terjadi pula pihak STIKES Yayasan RSUD

Dr. Soetomo Surabaya tidak mendapat kesempatan untuk mendapatkan Beasiswa

Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa

(8)

harus memverifikasi ulang mulai dari faktor penghasilan keluarga hingga IPK

mahasiswa.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuatkan aplikasi penentuan

penerima beasiswa pada STIKES Yasayan Dr. Soetomo Surabaya berbasis web.

Dengan adanya aplikasi penerima beasiswa, diharapkan dapat membantu pihak

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya untuk mengevaluasi dan

mengetahui sasaran pemberian beasiswa tersebut.Salah satunya adalah untuk

mengetahui jumlah mahasiswa yang sesuai dengan persyaratan yang diberikan

oleh pihak Dikti. Dan diharapkan dengan aplikasi ini pihak Stikes Yayasan RSUD

Dr. Soetomo akan lebih cepat memberikan sebuah penilaian karena seluruh

pedoman penilaian sudah dimasukkan kedalam aplikasi.Dari aplikasi tersebut,

maka pihak STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabayalebih mudah untuk

memutuskan pemberianbeasiswa kepada mahasiswa yang berhak menerimanya,

selain itu aplikasi ini dapat memberikan batasan pengambilan berapa kali

mahasiswa telah mendapatkan beasiswa sehingga pihak kemahasiswaan dapat

bekerja/mengambil keputusan lebih cepat. Oleh sebab itu dalam Tugas Akhir ini

dibuatkan aplikasi penerima beasiswa berbasis web yang dapat menangani

kebutuhan STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya dalam mengambil

keputusan pemberian beasiswa.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka

(9)

aplikasi yang mampu menghasilkan informasi penerima beasiswa bagi pihak

STIKES.

1.3 Batasan Masalah

Batasan-batasan masalah yang digunakan di dalam Tugas Akhir ini yaitu:

1. Aplikasi ini hanya menangani mahasiswa penerima beasiswa Peningkatan

Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM).

2. Aplikasi ini menggunakan cara perhitungan dari pihak STIKES.

3. Bobot kriteria bersifat dinamis

4. Kriteria penilaian meliputi 3, yaitu Nilai IPK (Indeks Penilaian Kumulatif),

Ekonomi/penghasilan keluarga dan Sertifikat.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka didapatkan tujuan dari Tugas

Akhir ini, yaitu dapat menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat membantu pihak

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya dalam menentukan penerima

beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa

(BBM).

1.5 Sistematika Penulisan

Secara garis besar sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai

(10)

Bab I : Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang

terjadi, perumusan permasalahan yang didapat dari latar belakang,

pembatasan permasalahan, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat yang

akan diberikan kepada stakeholder, serta penjelasan mengenai

sistematika penulisan pada penelitian ini.

Bab II : Landasan Teori

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai teori-teori yang mendukung atau

digunakan sebagai acuan pada saat atau sebelum melakukan penelitian.

Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini

dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh

melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data, identifikasi

permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta

dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem, seperti document flow,

system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual data model

maupun physical data model, struktur basis data, dan interface.

Bab IV : Implementasi dan Evaluasi

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi program atau

aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan hasil analisis hingga

perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non

fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Tahap akhir adalah

(11)

Bab V : Penutup

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan yang diperoleh dari

penelitian ini, yaitu hasil dari evaluasi, serta saran terkait dengan sistem

(12)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Workflow System

Workflow system merupakan pengembangan dari sebuah perangkat lunak

yang mengotomasi proses bisnis dengan menyediakan sebuah rangka kerja

terstruktur untuk membantu sebuah proses (Chaffey, 1996).

Workflow system membantu pengaturan sebuah proses bisnis dengan

memastikan bahwa sebuah tugas yang paling prioritas harus didahulukan:

1. Sesegera mungkin

2. Oleh orang yang tepat

3. Dengan perintah yang tepat

Workflow biasanya mengikutsertakan rekan kerja yang mengerjakan

beberapa bagian dari keseluruhan proses, jadi bisa disebut ini merupakan bagian

penting dalam berkolaborasi. Workflow bukanlah sebuah metode dalam suatu

kelompok kerja, tetapi lebih kepada pengurangan waktu dan biaya dalam

pelaksanaan proses bisnis dan memastikan bahwa tugas-tugas tetap berjalan

secara konsisten untuk meningkatkan kualitas

Fungsi utama workflow system sebagai pengingat kepada para pekerja untuk

menjalankan peringtah atau tugas-tugas yang tepat di saat yang tepat.Hal ini dapat

dicapai melalui rancangan workflow yang mengatur tiap-tiap tugas mana sajakah

yang perlu dilakukan berdasarkan prioritas tugas dan siapa yang dapat

(13)

9

Dalam penggunaannya, Workflow System dibagi menjadi 4 tipe yang sesuai

untuk penyelesaian masalahnya. Berikut adalah tipe-tipe Workflow System:

1. Administrative Workflow Systems

Ini adalah bentuk umum yang berdasar workflow system yang menggunakan

perangkat elektronik tersambung ke e-mail. Aplikasi administratif melakukan

tugas-tugas rutin seperti persetujuan cuti atau proses pembelian. Mesikipun

rutin, hal ini dapat menghemat biaya yang banyak bagi perusahaan.

2. Production Workflow Systems

Sistem produksi merupakan suatu struktur tertinggi dalam workflow system

yang menjelaskan aturan bisnis secara jelas dan diprioritaskan. Ini diperlukan

sebab resiko penjualan diikutsertakan apabila tahapan-tahapan yang telah

ditentukan tidak diikuti dibawah dalam melakukan misi bisnis yang kritis.

3. Push and Pull Workflows

Dua istilah lain yang sering digunakan untuk mendeskripsikan workflow

adalah “push” dan “pull” workflow. Dalam model push pengguna secara

otomatis memberikan tugas-tugas dengan perangkat lunak biasanya dari

barisan workflow. Dengan model pull tanggung jawab berada di pengguna

paling akhir untuk memilih tugas-tugas yang tersedia dalam kolom kerja dan

mengurutkannya dalam urutan yang dirasa paling pas. Hal ini berarti jelaslah

bahwa model pull begitu dekat berhubungan dengan aturan-aturan workflow

(14)

4. Object Oriented Workflow Systems

Sistem ini paling sering digunakan untuk memecahkan masalah-masalah

dalam sebuah bisnis. Sedikit sekali contoh model sistem object oriented yang

ada, tetapi suatu saat sistem ini akan berkembang pesat.

2.2 Beasiswa Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (DIKTI)

Pemerintah melalui Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan berupaya mengalokasikan dana untuk memberikan

bantuan biaya pendidikan kepada mahasiswa yang orang tuanya tidak mampu

untuk membiayai pendidikannya, dan memberikan beasiswa kepada mahasiswa

yang mempunyai prestasi tinggi, baik kurikuler maupun ekstrakurikuler. Agar

program bantuan biaya pendidikan dan beasiswa dapat dilaksasnakan sesuai

dengan prinsip 3T, yaitu: Tepat Sasaran, Tepat Jumlah, dan Tepat Waktu, maka

Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi menerbitkan pedoman.

Dijelaskan lebih lanjut di dalam penjelasan, yang dimaksud dengan

“beasiswa” adalah dukungan biaya Pendidikan yang diberikan

kepadaMahasiswa untuk mengikuti dan/atau menyelesaikan Pendidikan

Tinggiberdasarkan pertimbangan utama prestasi dan/atau potensi

akademik.Sedangkan “bantuan biaya pendidikan” adalah dukungan biaya

Pendidikanyang diberikan kepada Mahasiswa untuk mengikuti dan/atau

menyelesaikanPendidikan Tinggi berdasarkan pertimbangan utama

keterbatasankemampuan ekonomi.

Mengacu kepada Undang-undang dan Peraturan Pemerintah tersebut,

(15)

11

(Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi), mengupayakan pemberianbeasiswa

bagi yang berprestasi dan bantuan biaya pendidikan bagimahasiswa yang

memiliki keterbatasan kemampuan ekonomi.

Dan berikut adalah peraturan atau undang-undang yang mendasari

dibentuknya beasiswa bagi para peserta didik:

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional.

2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan

Pendidikan.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan

Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

5. Peraturan Menteri Nomor 30 Tahun 2010 tentang pemberian bantuan biaya

pendidikan kepada peserta didik yang orang tua atau walinya tidak

mampu membiayai pendidikan.

2.3 Web dan PHP

World Wide Web (W3) atau yang dikenal juga dengan istilah web adalah

suatu sistem yang berkaitan dengan dokumen digunakan sebagai media untuk

menampilkan teks, gambar, multimedia dan lainnya pada jaringan tersebut

(Alexander, 2014). Proses kerja saat pemanggilan halaman web terbagi menjadi

dua bagian, yaitu proses pada sisi klien atau dikenal dengan istilah Client Side dan

(16)

2.3.1 Client Side Scripting

Pada sisi klien, proses menjalankan suatu script seperti Javascript,

VBScript, dll dapat berjalan dengan baik.Script yang dijalankan umumnya adalah

pengolahan tampilan halaman web serta validasi control input. Melihat dari sisi

kecepatan, proses sisi klien sangat membantu mengurangi lalu lintas data pada

server, hal ini dikarenakan pada sisi klien proses menampilkan halaman web

diolah menggunakan sumber daya dari komputer yang menjalankan halaman web

tersebut.

2.3.2 Server Side Scripting

Proses yang dijalankan pada sisi server memiliki tingkat pengolahan yang

lebih kompleks seperti pengolahan data, hak akses dan pengolahan lainnya yang

memerlukan ketelitian dan sumber daya yang besar. Beberapa bahasa

pemrograman yang berjalan pada sisi server antara lain PHP, ASP, Java Servlet,

JSP, ColdFusion, dll.

2.4 Metode SDLC Model Waterfall

Menurut Pressman (2015), System Develoment Life Cycle (SDLC) ini

biasanya disebut juga dengan model waterfall. Menurut Pressman (2015), nama

lain dari Model Waterfall adalah Model Air Terjun kadang dinamakan siklus

hidup klasik (classic life cyle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang

sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak.

Pengembangan perangkat lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan

(17)

13

(modeling), konstruksi (construction), serta penyerahan sistem perangkat lunak ke

para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan

berkelanjutan pada perangkat lunak yang dihasilkan.

Communication

Project iniiation Requirement

gathering

Planning

Estimating Scheduling Tracking

Modeling

Analysis Design

Deployment

Delivery Support Feedback

Construction

Code Test

Gambar 2.1 Model pengembangan Waterfall (Pressman, 2015)

Gambar 2.1 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall.

Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus

menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi,

Pressman (2015) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan

tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.

Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software

Engineering.Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai

dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap Communication, Planning,

Modeling, Construction, dan Deployment.

Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam

(18)

a. Communication

Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna.

Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut

pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna.

b. Planning

Setelah proses communication ini,kemudian menetapkan rencana untuk

pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan,

risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat,

dan jadwal pengerjaan.

c. Modeling

Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah

perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.

Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software,

representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.

d. Construction

Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding

atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa

dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang

diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata

dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan

dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan

(19)

15

menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian

bisa diperbaiki.

e. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau

sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang

sudah jadi akan digunakan user.Kemudian software yang telah dibuat harus

(20)

16

3.1 Identifikasi Permasalahan

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya merupakan sebuah

perguruan tinggi swasta di bawah naungan Yayasan RSUD Dr. Soetomo

Surabaya. Berkembang dari APIKES PENA HUSADA SURABAYA, yaitu

Akademi Rekam medik dan Informatika Kesehatan, saat ini STIKES Yayasan

RSUD Dr. Soetomo Surabaya telah memiliki dua jurusan, yakni: D-III Rekam

medik dan Informatika Kesehatan, dan S1 Administrasi Rumah Sakit.

Identifikasi dan analisis permasalahan yang terdapat dalm STIKES Yayasan

RS Dr. Soetomo Surabaya diawali dengan dilakukan wawancara serta observasi

terhadap pihak perusahaan. Sebelum melakukan identifikasi masalah yang

terdapat pada penentuan penerima beasiswa, pemahaman tentang proses

penentuan penerima beasiswa merupakan langkah yang penting.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, proses

penentuan penerima beasiswa ini memiliki masalah pada proses penentuan nama

calon penerima beasiswa. Penentuan nama tersebut seringkali hanya berdasarkan

emosi pegawai kemahasiswaan yang merasa kasihan kepada calon penerima

beasiswa sehingga menyingkirkan nama-nama yang lain yang sebenarnya lebih

berhak menerima.

Masalah lain yang timbul adalah ketika proses akreditasi bertepatan dengan

jadwal penentuan penerima beasiswa. Selain hanya ditangani dua orang pegawai,

(21)

Untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang dibangun, dibagi menjadi

beberapa tahapan yaitu wawancara, observasi, studi literatur, identifikasi serta

analisis permasalahan yang terkait dengan penelitian yang dilakukan.

3.1.1 Wawancara

Wawancara adalah teknik pengambilan data melalui pertanyaan yang

diajukan secara lisan kepada responden.Dalam pelaksanaan wawancara, terdapat

dua orang responden yang menjadi narasumber dari wawancara ini.

1) Kepala Laboratorium Komputer STIKES yayasan Dr. Soetomo Surabaya,

sebagai penanggung jawab kegiatan pada laboratorium komputer.

2) Staff Kemahasiswaan sebagai penanggungjawab penerima beasiswa.

3.1.2 Observasi

Observasi adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut

lingkungan fisiknya dan pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang

berjalan.Pada kasus, observasi dilakukan pada laboratorium komputer dan bagian

rekam medik, yang bertujuan untuk mendapatkan data-data penunjang rekam

medik yang diperlukan.Dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan,

didapatkan beberapa data yang dihasilkan dalam penelitian yang tampak pada

Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Data Penelitian

No. Jenis Data Metode Pengumpulan

Data

Instrumen Pengumpulan Data

1. Data Mahasiswa

pendaftar beasiswa

Dokumentasi Nama-nama mahasiswa

(22)

No. Jenis Data Metode Pengumpulan Data

Instrumen Pengumpulan Data

2. Data alur pendaftaran

beasiswa

Wawancara Pertanyaan diajukan

kepada staff

Kemahasiswaan yakni

sebagai penanggungjawab beasiswa.

3.1.3 Studi Literatur

Studi literatur dalam sebuah penelitian pada dasarnya dilakukan untuk

mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang apa yang sudah dikerjakan oleh

orang lain dan bagaimana mengerjakannya. Hal ini penting agar dapat

menghindari usaha yang sebenarnya sudah pernah dilakukan orang lain dan bisa

digunakan pada penelitian ini untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Di dalam melaksanakan studi literatur dapat dilakukan dengan mencari dan

mempelajari literatur yang terkait dengan penelitian yang akan dilaksanakan.

Literatur tidak hanya berupa buku, namun dapat berupa jurnal ilmiah, paper,

skripsi mahasiswa sebelumnya, serta artikel blog dari para akademisi dengan

tahun terbit lebih dari sepuluh tahun.

Penelitian mengenai Rancang Bangun Aplikasi Workflow Penentuan

Penerima Beasiswa pada STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO

SURABAYA akan membutuhkan literatur yang berkaitan dengan hal berikut :

1. Beasiswa

2. Workflow System

3. SDLC (System Development Life Cycle)

Dalam penelitian ini akan dilakukan studi literatur yang lebih banyak

(23)

mengandung materi yang telah disebutkan di atas. Selain itu, materi dan daftar

litertur yang digunakan akan dituliskan di bagian Landasan Teori dan Daftar

Pustaka.

3.1.4 Analisis Permasalahan

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan sebelumnya,

maka selanjutnya dapat dilakukan identifikasi dan analisis permasalahan.Adapun

langkah identifikasi dan analisis permasalahan pada tahap awal ini merupakan

langkah untuk menemukan permasalahan utama, serta bagaimana sebaiknya solusi

yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Alur proses penentuan

beasiswa pada STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya terdiri pendaftaran

beasiswa dan proses evaluasi data mahasiswa.

Alur proses penentuan beasiswa pada STIKES dinilai dapat

menimbulkan manipulasi data. Adapun gambaran alur sistem yang sudah ada di

(24)

Gambar 3.1 Gambaran Sistem Lama di STIKES

Pada Gambar 3.1 di atas menggambarkan garis besar sistem yang sudah ada

dalam penetuan penerima beasiswapada STIKES Yayasan Dr.Soetomo Surabaya.

1. Dikti selaku penyelenggara beasiswa membuka kuota beasiswa.

2. Pihak STIKES mengambil beasiswa yang diberikan DIKTI.

3. 2 (dua) jenis beasiswa Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa dan

Peningkatan Prestasi Akademik diserahkan kepada Kemahasiswaan.

4. Kemahasiswaan membuka penawaran kepada mahasiswa.

5. Mahasiswa mendaftar dan mengambil jenis beasiswa yang dipilih dengan

memberikan syarat-syarat yang ditentukan.

6. Nama-nama yang sudah masuk akan dievaluasi pihak Kemahasiswaan yang

(25)

7. Tim STIKES akan memeriksa ulang jika ditolak maka pihak

Kemahasiswaan wajib mengevaluasi ulang, jika diterima maka nama-nama

tersebut dikembalikan kepada pihak Kemahasiswaan untuk diumumkan.

Adapun solusi yang ditawarkan adalah merancang membangun Rancang

Bangun Aplikasi Workflow Penentuan Penerima Beasiswa pada STIKES

YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA.dengan adanya solusi tersebut

diharapkan dapat membantu pihak Kemahasiswaan dalam menentukan penerima

beasiswa.

Proses pertama mulai dari pendaftaran beasiswa oleh mahasiswa kepada

pihak Kemahasiswaan. Setelah mendaftar dan memilih jenis beasiswa yang

diambil maka data-data mahasiswa akan dievaluasi oleh pihak Kemahasiswaan.

Pada proses ini, terdapat beberapa kekurangan, antara lain:

1. Data-data mahasiswa dipegang secara mutlak oleh pihak

Kemahasiswaan.

2. Data-data mahasiswa belum terintegrasi pada proses penentuan beasiswa.

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan analisis permasalahan di atas Aplikasi ini berbasis web agar

penggunaan atau aksesnya dapat digunakan oleh beberapa user.Aplikasi ini dapat

menangani perubahan standar penilaian dari Dikti selaku direktorat pendidikan

yang menyelenggarakan beasiswa mahasiswa.

Dalam aplikasi ini terdapat user admin sebagai kepala keamanan aplikasi

(26)

Sebab dalam aplikasi ini terdapat data-data pendaftar beasiswa yang bisa saja di

salahgunakan oleh pihak Kemahasiswaan.

Dalam proses evaluasi aplikasi ini telah terdapat data mahasiswa yang akan

langsung disambungkan dalam database, sehingga prihak Kemahasiswaan tidak

lagi harus cek ulang apakah IPK mahasiswa tersebut benar tau sama dengan yang

diisi dalam formulir.

Aplikasi ini juga melihat mahasiswa mana sajakah yang diterima atau

ditolak oleh pihak STIKES. Dan data tersebut dapat diprint dan dijadikan hasil

evaluasi oleh pihak STIKES.

Untuk menjalankan Rancang Bangun Aplikasi Workflow Penentuan

Penentuan Penerima Beasiswa ini diperlukan dukungan software dan hardware

sebagai berikut:

1. Software

a. Sistem operasi Windows XP Professional service pack satu atau lebih tinggi.

b. Microsoft .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.

c. Microsoft MYSQL (SQLyog Ultimate).

2. Hardware

a. Processor Intel Pentium IV 1.6 GHz atau yang lebih tinggi.

b. RAM 1 GB atau lebih tinggi.

c. Monitor, mouse,keyboard, dan printer untuk bagian-bagian yang terkait.

3.3 Perancangan Sistem

Berdasarkan identifikasi permasalahan yang telah dibahas sebelumnya, maka

(27)

diagram,system flow, diagram konteks, data flow diagram (DFD), struktur tabel,

dan desain input output.

3.3.1 Blok Diagram

Pada Gambar 3.6 menjelaskan kebutuhan perangkat lunak berupa blok

diagram yang menggambarkan input, proses dan ouput sebagai berikut :

IPO(Input Process Output)

Proses

Input Output

Seleksi Pendaftar Beasiswa

Perhitungan Beasiswa

Peretujuan Nama-Nama Pendaftar

Beasiswa

List Pendaftar Beaiswa Data IPK 3(tiga)

semester terakhir minimal 3,0

Data Gaji/ pendapatan orangtua(ekonomi)

Data Sertifikat-sertifikat terlampir

Lst Pendaftar Hasil Perhitungan

Daftar Penerima Beasiswa

Gambar 3.2 Blok Diagram

a. Input

1. 3 (tiga) IPK terakhir dengan minimal 3,0 merujuk pada prestasi mahasiswa.

2. Gaji/pengapatan orang tua sebagai factor ekonomi keluarga.

(28)

b. Proses

Inputan lalu diolah melalui proses-proses. Proses-proses yang dilakukan yaitu :

1. Menyimpan Data Pendaftar Beasiswa

Proses ini dilakukan untuk menyimpan data-data para mahasiswa yang

mendaftar beasiswa, nama-nama tersebut nantinya akan dievaluasi.

2. Proses Validasi Sertifikat

Proses ini dilakukan untuk memberikan penilaian bagi sertifikat mahasiswa

yang telah diberikan sebagai syarat pendukung.

3. Seleksi Penerima Beasiswa

Proses ini dilakukan oleh pihak Kemahasiswaan dan Tim STIKES sebagai

proses utama dalam pemilihan atau memutuskan siapa sajakah yang layak

untuk menerima beasiswa.

c. Output

1. List Pendaftar Beasiswa

List atau daftar para pendaftar akan terlihat setelah para mahasiswa

mendaftar. Di sini akan terlihat nama-nama serta data-data yang teah

disertakan oleh mahasiswa

2. Hasil Validasi

Hasil penilaian Kemahasiswaan ini sebagai bahan acuan atau pendukung

dari beasiswa yang diambil oleh mahasiswa.

3. Daftar Penerima Beasiswa

Daftar ini merupakan hasil akhir dari proses penilaian. Nama-nama yang

terlihat atau keluar merupakan nama-nama yang berhak menerima beasiswa

(29)

3.3.2 System Flow

System flow menggambarkan alur dari sebuah sistem atau aplikasi atau

program yang akan dibuat. Alur sistem yang akan digambarkan sesuai dengan

interaksi pengguna dengan sistem yang akan dibuat. Berikut ini gambar alur

sistem yang terdapat dalam aplikasi penentuan penerima beasiswa yang

akandibangun pada gambar 3.3 hingga 3.7:

Title

Mahasiswa Aplikasi

P

h

a

se

Start

Isi Formulir Pendaftaran Beasiswa

Simpan Data Pendaftaran

End

Mahasiswa

Pendaftar

Gambar 3.3 System Flow Aplikasi dengan User Mahasiswa

Pada Gambar 3.3 merupakan sisflow dari user mahasiswa. Mahasiswa

pertama-tama harus mengisi formulir pendaftaran beasiswa, setelah itu data-data

akan disimpan. Dalam penyimpanan ini akan mengambil data dari tabel

mahasiswa untuk memferivikasi IPK dan faktor ekonomi mahasiswa. Kemudian

(30)

Title

Aplikasi Admin

P

h

a

se

Start

Update Data-Data Master

Input Data Master

Ubah Syarat dan Ketentuan

Update Syarat dan ketentuan

Ubah User

Pengaturan user

End

Mahasiswa

Kota

Syarat Ekonomi

Syarat IPK

Syarat Sertifikat

[image:30.595.112.508.89.689.2]

Headmaster

(31)

Pada Gambar 3.4 menggambarkan user admin sebagai keamanan aplikasi

dapat meng-update data data master yang ada dan disimpan dalam hal ini

data-data mahasiswa. Dan jika ada perubahan kebijakan dari DIKTI tentang syarat

pengambilan beasiswamaka admin dapat merubah syarat-syarat yang ada, hal itu

berhubungan dengan syarat ekonomi, syarat IPK, dan syarat sertifikat.Pihak

admin dapat memberikan atau mencabut hak akses pada user tertentu untuk

(32)

Title

Kemahasiswaan Aplikasi

P

h

a

se

Start

Evaluasi data-data pendaftar beasiswa

Evaluasi Pendaftar

Nama-nama yang dievaluasi

Cek dan Cetak nama yang disetujui Tim

dan Pimpinan

Print data-data penerima beasiswa Nama-nama yang

disetujui

End

Di ACC 1

Tidak

Ya 3

Syarat Ekonomi Syarat IPK Syarat Sertifikat

Pendaftar Proses

[image:32.595.125.501.86.683.2]

Evaluasi Pendaftaran

(33)

User Kemahasiswaan dalam Gambar 3.5 ditugaskan mengevaluasi

data-data mahasiswa, data-data-data-data yang sesuai dengan kriteria akan dilanjutkan kepada

Tim STIKES apakah disetujui atau tidak. Jika tidak setuju maka Kemahasiswaan

akan memeriksa ulang, jika setuju maka akan diteruskan pada Pimpinan untuk

disetujui dan dikembalikan untuk membuat pengumuman

Title

Tim STIKES Aplikasi

P

h

a

se

Start

Cek data-data Pendaftar

ACC data-data pendaftar 1

ACC Tidak

Ya

2

End Pendaftar

Proses

Evaluasi

Gambar 3.6 System Flow Aplikasi dengan User Tim STIKES

Dalam Gambar 3.6 Tim STIKES menerima nama-nama yang telah dicek

oleh pihak Kemahasiswaan nama-nama tersebut kemudian akan dicek atau ditolak

oleh Tim STIKES. Jika nama-nama tersebut tertolak maka akan dikembalikan

pada Kemahasiswaan, tetapi jika disetujui maka nama-nama tersebut akan

(34)

Title

Pimpinan Aplikasi

P

h

a

se

Start

2

Cek dan ACC Daftar yang disetujui

ACC data pendaftar

[image:34.595.151.469.86.532.2]

End 3 Evaluasi

Gambar 3.7 System Flow Aplikasi dengan User Pimpinan

Pada Gambar 3.7 user pimpinan hana memeriksa atau membaca nama-nama

yang telah disetujui dan diberikan acc untuk diteruskan kepada Kemahasiswaan

supaya dibuat pengumuman penerima beasiswa.

3.3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan

(35)

lebih lanjut proses yang terdapat pada diagram berjenjang dengan data yang

terjadi pada setiap proses.

A. Diagram Konteks

Dalam context diagram ini menjelaskan proses yang terjadi dalam aplikasi

ini. Dimulai dari mahasiswa masuk ke dalam website untuk login dalam aplikasi

kemudian mengisi syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi, setelah itu pihak

kemahasiswaan akan mengevaluasi data-data mahasiswa yang telah masuk.

Data-data yang telah dievaluasi oleh kemahasiswaan kemudian diberikan kepada tim

STKES yang akan menerima atau menolak nama tersebut untuk dikaji ulang oleh

pihak kemahasiswaan. Nama-nama yang sudah disetujui kemudian diberikan ke

pihak kemahasiswaan untuk di publikasikan agar mahasiswa dapat melihat

nama-nama yang telah diterima oleh pihak STIKES.

Data Pendaftaran

Data Perhitungan Pendaftar

Data Perhiitungan Pendaftar

Data Seleksi Tim Data Seleksi Tim

Data Pendaftar Disetujui

Data Seleksi Tim

Data Seleksi Pimpinan

Data Seleksi Pimpinan Data Pendaftar

Disetujui

Syarat IPK

Syarat Ekonomi Syarat Sertifikat

Flow_15

1

Aplikasi Workflow Seleksi Penerima

Beasiswa Mahasiswa

Kemahasiswaan

Tim Pimpinan

[image:35.595.116.499.317.708.2]

Admin

(36)

3.3.4 Data Flow Diagram Level 0

Dalam DFD level 0 ini menjelaskan lebih detail aliran data dan proses yang

dilakukan dalam aplikasi. Dalam DFD level 0 ini terdapat 3 (tiga) proses utama,

yaitu mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat laporan. Proses

mengelola master ini merupakan proses yang menghasilkan sebuah data yang

akan diolah dalam proses transaksi kemudian menghasilkan sebuah output dalam

(37)

Syarat IPK Syarat Ekonomi Syarat Sertifikat Data IPK Data Ekonomi Data Sertifikat Data Pendaftaran Data-Data Pendaftar Data Mahasiswa Data_Mahasiswa Data Perhitungan Pendaftar Data Perhitungan Pendaftar Data Seleksi Pendaftar

Data Seleksi Pendaftar

Data Seleksi Tim

Data_Pendaftar_Seleksi _Tim Data Pendaftar Seleksi

Tim

Data Persetujuan Tim

Data Persetujuan Tim data Persetujuan

Pimpinan Data Seleksi Pimpinan Syarat IPK

Syarat Ekonomi

Syarat Sertifikat Syarat Beasiswa

Data Seleksi Pimpinan Data Seleksi Pimpinan

Data Persetujuan Pimpinan Data Mahasiswa Data Persetujuan Pimpinan Laporan Pengumuman Penerima Laporan Data Pendaftaran Data-data pendaftaran Mahasiswa Kemahasiswaan Tim Pimpinan Admin 1.1 Mengelola Master 1.2 Mengelola Transaksi 1 Syarat IPK

2 Syarat Ekonomi

3 Syarat Sertifikat

4 Pendaftar

5 Mahasiswa

6 Pendaftar Proses

7 Evaluasi

1.3 Mengelola

Laporan

(38)

3.3.5 Data Flow diagram Level 1 Mengelola Transaksi

Dalam DFD level 1 mengelola transaksi ini memberikan detail proses

transaksi yang terdapat dalam aplikasi. Proses ini diawali dengan pihak

kemahasiswaan mengevaluasi data-data mahasiswa yang membutuhkan data calon

penerima beasiswa, setelah dievaluasi nama-nama tersebut diberikan kepada Tim

STIKES dan pimpinan untuk dicek dan disetujui. Nama-nama yang telah disetujui

disimpan dalam database penerima beasiswa, kemudian nama-nama yang

disetujui tersebut diserahkan kepada pihak kemahasiswaan.

Data Mahasiswa Data Mahasiswa Syarat Beasiswa Data Pendaftaran Syarat IPK Syarat Ekonomi Syarat Sertifikat Data Pendaftaran Data-Data Pendaftar Data-Data Pendaftar Data Perhitungan Pendaftar Data Perhitungan Pendaftar

Data Seleksi Pendaftar Data Seleksi Pendaftar

Data Seleksi Tim

Data Persetujuan Tim

Data Seleksi Tim

Data Persetujuan Tim Data Persetujuan

Pimpinan Data Seleksi Pimpinan

Data Persetujan Pimpinan

Data Seleksi Pimpinan

Data Perbaikan Pimpinan Data Perbaikan Pimpinan Mahasiswa Kemahasiswaan Tim Pimpinan 4 Pendaftar 5 Mahasiswa

6 Pendaftar Proses 1 Syarat IPK 2 Syarat Ekonomi 3 Syarat Sertifikat

7 Evaluasi 1.2.1 Daftar Beasiswa 1.2.2 Evaluasi Pendaftar Beasiswa 1.2.3 Persetujuan Data Pendaftar

(39)

3.3.6 Entity Relationship diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam suatu pemodelan data konseptual yang

mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD juga menunjukkan struktur

keseluruhan akan kebutuhab data yang diperlukan untuk membangun sebuah

sistem atau aplikasi. Di dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan

menggunakan simbol entity. ERD dibagi menjadi dua, yaitu:

3.3.7 Conceptual Data Model (CDM)

CDM merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar

table secara konseptual. Conceptual Data Model (CDM) menjelaskan hubungan

kardinalitas antar table.Tabel yang terdapat pada CDM rancang bangun aplikasi

workflow seleksi penerima beasiswa pada STIKES Yayasan DR. Soetomo

(40)

Memiliki Mempunyai

Mempunyai

Memiliki Dapat Menjadi

Di Evaluasi Oleh Di ACC Oleh

Menghasilkan

Di ACC oleh PENDAFTAR # o o o o o o o o o o o o o NO NIM SERTIFIKAT1 SERTIFIKAT1_KATEGORI SERTIFIKAT1_SCAN SERTIFIKAT2 SERTIFIKAT2_KATEGORI SERTIFIKAT2_SCAN SERTIFIKAT3 SERTIFIKAT3_KATEGORI SERTIFIKAT3_SCAN FILE_BERKAS TANGGAL JENIS_BEASISWA Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Integer

Variable characters (300) Variable characters (300) Date

Variable characters (50)

PENDAFTAR_PROSES # o o o o o o o o o o o o o NO_PROSES NIM SERTIFIKAT1 SERTIFIKAT1_KATEGORI SERTIFIKAT1_SCAN SERTIFIKAT2 SERTIFIKAT2_KATEGORI SERTIFIKAT2_SCAN SERTIFIKAT3 SERTIFIKAT3_KATEGORI SERTIFIKAT3_SCAN TANGGAL JENIS_BEASISWA STATUS Integer

Variable characters (300) Date

Variable characters (50) Variable characters (50) MAHASISWA # o o o o o o o o o o o NO_MAHASISWA NIM NAMA FOTO ALAMAT KOTA NEGARA TELPON IPK1 IPK2 IPK3 GAJI Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (300) Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (50) Decimal (10,2) Decimal (10,2) Decimal (10,2) Integer KEMAHASISWAAN # o o o ID_KEMAHASISWAAN NAMA ALAMAT TELEPON Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) TIMSTIKES # o o o ID_TIM NAMA ALAMAT JABATAN Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50)

PIMPINAN # o o o ID_PIMPINAN NAMA ALAMAT TELEPON Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) SYARAT_EKONOMI # o o o ID_EKONOMI PENGHASILAN1 PENGHASILAN2 NILAI Integer Decimal (10,2) Decimal (10,2) Integer SYARAT_IPK # o o o ID_IPK IPK1 IPK2 NILAI Integer Decimal (10,2) Decimal (10,2) Integer SYARAT_SERTIFIKAT # o o ID_SERTIFIKAT JENIS_SERTIFIKAT NILAI Integer

Variable characters (50) Integer HEADMASTER # o o o HEADMASTER_ID HEADMASTER_USER_NAME HEADMASTER_PASSWORD ROLE Integer

Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (11) EVALUASI # o o o o o o ID_EVALUASI NIM ACC_KMHS ACC_TIM_STIKES NILAI TANGGAL_ACC_KMHS TANGGAL_ACC_TIM Integer

Variable characters (50) Variable characters (1) Variable characters (1) Integer

[image:40.595.116.505.95.515.2]

Date Date

Gambar 3.11 CDM Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa STIKES

3.3.8 Physical Data Model (PDM)

Jenis model data yang menggambarkan hubungan antar table secara fisikal

disebut Physical Data Model (PDM). PDM merupakan detail dari CDM. PDM

menjelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field, serta primary

keydan foreign key-nya. Tabel yang terdapat pada PDM rancang bangun aplikasi

(41)

Surabaya berjumlah 6(enam) tabel. Detail hubungan antar struktur table dapat

dilihat pada Gambar 3.11.

FK_MEMILIKI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI2 FK_MEMILIKI2 FK_MEMILIKI3 FK_DAPAT _MENJADI FK_DAPAT _MENJADI2 FK_DI_EVALUASI_OLEH FK_DI_ACC_OLEH FK_MENGHASILKAN FK_MENGHASILKAN2 FK_DI_ACC_OLEH2 PENDAFT AR NO NO_MAHASISWA NO_PROSES NIM SERT IFIKAT 1 SERT IFIKAT 1_KAT EGORI SERT IFIKAT 1_SCAN SERT IFIKAT 2 SERT IFIKAT 2_KAT EGORI SERT IFIKAT 2_SCAN SERT IFIKAT 3 SERT IFIKAT 3_KAT EGORI SERT IFIKAT 3_SCAN FILE_BERKAS T ANGGAL JENIS_BEASISWA int int int varchar(50) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) varchar(300) date varchar(50) <pk> <fk2> <fk1> PENDAFT AR_PROSES NO_PROSES ID_KEMAHASISWAAN ID_T IM NO NIM SERT IFIKAT 1 SERT IFIKAT 1_KAT EGORI SERT IFIKAT 1_SCAN SERT IFIKAT 2 SERT IFIKAT 2_KAT EGORI SERT IFIKAT 2_SCAN SERT IFIKAT 3 SERT IFIKAT 3_KAT EGORI SERT IFIKAT 3_SCAN T ANGGAL JENIS_BEASISWA ST AT US

int int int int varchar(50) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) date varchar(50) varchar(50) <pk> <fk2> <fk3> <fk1> MAHASISWA NO_MAHASISWA ID_SERT IFIKAT NO ID_EKONOMI ID_IPK NIM NAMA FOT O ALAMAT KOT A NEGARA T ELPON IPK1 IPK2 IPK3 GAJI int int int int int varchar(50) varchar(50) varchar(300) varchar(50) varchar(30) varchar(30) varchar(50) decimal(10,2) decimal(10,2) decimal(10,2) int <pk> <fk3> <fk4> <fk2> <fk1> KEMAHASISWAAN ID_KEMAHASISWAAN ID_EVALUASI NAMA ALAMAT T ELEPON int int varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> T IMST IKES

ID_T IM ID_EVALUASI NAMA ALAMAT JABAT AN int int varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> <fk> PIMPINAN ID_PIMPINAN NAMA ALAMAT T ELEPON int varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> SYARAT _EKONOMI ID_EKONOMI PENGHASILAN1 PENGHASILAN2 NILAI int decimal(10,2) decimal(10,2) int <pk> SYARAT _IPK ID_IPK IPK1 IPK2 NILAI int decimal(10,2) decimal(10,2) int <pk>

SYARAT _SERT IFIKAT ID_SERT IFIKAT JENIS_SERT IFIKAT NILAI int varchar(50) int <pk> HEADMAST ER HEADMAST ER_ID HEADMAST ER_USER_NAME HEADMAST ER_PASSWORD ROLE int varchar(20) varchar(20) varchar(11) <pk> EVALUASI ID_EVALUASI ID_PIMPINAN ID_T IM ID_KEMAHASISWAAN NIM ACC_KMHS ACC_T IM_ST IKES NILAI

T ANGGAL_ACC_KMHS T ANGGAL_ACC_T IM

[image:41.595.114.509.142.543.2]

int int int int varchar(50) varchar(1) varchar(1) int date date <pk> <fk>

Gambar 3.12 PDM Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa STIKES

3.3.9 Struktur Basis Data

Struktur basis data menjelaskan struktur dan relasi data yang digunakan

untuk menyimpan data.Struktur ini didapatkan setelah Physical Data Model

(PDM) selesai dirancang.Berikut ini merupakan struktur basis data yang

(42)

1. Nama Tabel : PENDAFTAR

Primary Key : NO

Foreign Key : NO_MAHASISWA, NO_PROSES

[image:42.595.114.513.225.748.2]

Fungsi : Menyimpan data pendaftar beasiswa

Tabel 3.2 Pendaftar

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 NO Integer Primary

Key No Pendaftar

2 NIM Varchar(50) Null NIM

mahasiswa

3 SERTIFIKAT1 Varchar(50) Null

Sertifikat Terlampir yang diperlukan

4 SERTIFIKAT1_KATE

GORI Integer Null

Kategori Sertifikat yang

dilampirkan

5 SERTIFIKAT1_SCAN Varchar(300) Null Gambar

Sertifikat

7 SERTIFIKAT2_KATE

dilampirkan

Sertifikat

10 SERTIFIKAT3_KATE

dilampirkan

Sertifikat

(43)

No Field Tipe Data Constraint Keterangan syarat yang diperlukan

13 TANGGAL Date Null Tanggal

mendaftar

14 JENIS_BEASISWA Varchar(50) Null

Jenis beasiswa yang dipilih

2. Nama Tabel : PENDAFTAR_PROSES

Primary Key : NO_PROSES

Foreign Key : NO, ID_TIM, ID_KEMAHASISWAAN

[image:43.595.112.511.171.741.2]

Fungsi : Menyimpan data pendaftar yang sedang diproses

Tabel 3.3 Data Pendaftar Proses

No Field Tipe Data Const

raint Keterangan

1 NO_PROSES Integer

Prima ry Key

No Pendaftar

mahasiswa

4 SERTIFIKAT1_KATE

dilampirkan

Sertifikat

7 SERTIFIKAT2_KATE

dilampirkan

(44)

No Field Tipe Data Const

raint Keterangan

Sertifikat

10 SERTIFIKAT3_KATE

dilampirkan

Sertifikat

12 TANGGAL Date Null Tanggal

mendaftar

13 JENIS_BEASISWA Varchar(50) Null

Jenis beasiswa yang dipilih

14 STATUS Varchar(50) Null Status data

3. Nama Tabel : MAHASISWA

Primary Key : NO_MAHASISWA

Foreign Key : NO, ID_EKONOMI, ID_IPK, ID_SERTIFIKAT

Fungsi : Menyimpan data mahasiswa

Tabel 3.4 Data Mahasiswa

No Field Tipe Data Constrai

nt Keterangan

1 NO_MAHASISWA Integer Primary

Key

No

mahasiswa

3 NAMA Varchar(50) Null Nama

mahasiswa

4 FOTO Varchar(300) Null Foto

mahasiswa

5 ALAMAT Varchar(50) Null

Alamat tinggal Mahasiswa

6 KOTA Varchar(30) Null Kota tinggal

[image:44.595.112.510.91.730.2]

(45)

nt Keterangan

7 NEGARA Varchar(30) Null Negara asal

8 TELPON Varchar(50) Null Telpon

Mahasiswa

9 IPK1 Decimal(10,2) Null IPK pertama

10 IPK2 Decimal(10,2) Null IPK kedua

11 IPK3 Decimal(10,2) Null IPK ketiga

12 GAJI Integer Null Gaji

Orangtua

4. Nama Tabel : KEMAHASISWAAN

Primary Key : ID_KEMAHASISWAAN

Foreign Key : ID_EVALUASI

Fungsi : Menyimpan data user Kemahasiswaan

Tabel 3.5 Data Kemahasiswaan

1 ID_KEMAHASISWA

AN Integer Primary Key

ID

kemahasiswa an

2 NAMA Varchar(50) Null

Nama staff kemahasiswa an

3 ALAMAT Varchar(50) Null Alamat staff

4 TELEPON Varchar(50) Null Nomor telpon

staff

5. Nama Tabel : TIMSTIKES

Primary Key : ID_TIM

Foreign Key : ID_EVALUASI

(46)

Tabel 3.6 Data Tim STIKES

1 ID_TIM Integer Primary Key

ID

kemahasiswa an

2 NAMA Varchar(50) Null

Nama staff kemahasiswa an

4 JABATAN Varchar(50) Null Jabatan staff

6. Nama Tabel : PIMPINAN

Primary Key : ID_PIMPINAN

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data user Pimpinan

Tabel 3.7 Data Pimpinan

1 ID_PIMPINAN Integer Primary Key ID

kemahasiswaan

2 NAMA Varchar(50) Null Nama staff

kemahasiswaan

4 TELEPON Varchar(50) Null Nomor telpon

staff

7. Nama Tabel : SYARAT_EKONOMI

Primary Key : ID_EKONOMI

Foreign Key : -

(47)

Tabel 3.8 Data Syarat Ekonomi

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_EKONOMI Integer Primary

Key

ID ekonomi

2 PENGHASILAN1 Decimal(10,2) Null Standart

gaji bawah

3 PENGHASILAN2 Decimal(10,2) Null Standart

gaji atas

4 NILAI Integer Null Nilai per

gaji

8. Nama Tabel : SYARAT_IPK

Primary Key : ID_IPK

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data syarat IPK

Tabel 3.9 Data Syarat IPK

1 ID_IPK Integer Primary

Key ID IPK

2 IPK1 Decimal(10,2) Null Standart IPK

bawah

3 IPK2 Decimal(10,2) Null Standart IPK

atas

4 NILAI Integer Null Nilai per IPK

9. Nama Tabel : SYARAT_SERTIFIKAT

Primary Key : ID_SERTIFIKAT

Foreign Key : -

(48)

Tabel 3.10Data Syarat Sertifikat

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_SERTIFIKAT Integer Primary

Key

ID sertifikat

2 JENIS_SERTIFIKAT Varchar(50) Null Jenis

sertifikat

3 NILAI Integer Null Nilai per

sertifikat

10.Nama Tabel : HEADMASTER

Primary Key : HEADMASTER_ID

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data user aplikasi

Tabel 3.11Data Headmaster

nt

Keteranga n

1 HEADMASTER_ID Integer Primary

Key ID user

2 HEADMASTER_USER_NAME Varchar(20) Null Username

3 HEADMASTER_PASSWORD Varchar(20) Null Password

4 ROLE Integer Null

User sebagai apa

11.Nama Tabel : EVALUASI

Primary Key : ID_EVALUASI

Foreign Key : ID_TIM, ID_KEMAHASISWAAN, ID_PIMPINAN

(49)

Tabel 3.12Tabel Evaluasi

1 ID_EVALUASI Integer Primary

Key ID evaluasi

mahasiswa

3 ACC_KMHS Varchar(1) Null

Status ACC kemahasiswa an

4 ACC_TIM_STIKES Varchar(1) Null Status ACC

Tim STIKES

5 NILAI Integer Null

Poin yang didapat mahasiswa

6 TANGGAL_ACC_KMHS Date Null

Tanggal ACC Kemahasisw aan

7 TANGGAL_ACC_TIM Date Null

Tanggal ACC Tim STIKES

3.3.10 Desain Input/Output A. Desain Input

A.1. Form Beasiswa

Desain Form Beasiswa digunakan mahasiswa untuk mengisi syarat dan

ketentuan yang harus dipenuhi untuk mengambil beasiswa.Dapat dilihat

(50)

Form Beasiswa

PERHATIAN! PERHATIAN!

08xxxxxxxxx Sebut saja bunga

Jl.xxx No.xxx Xxxxxxxxx xxxxxxxxx Surabaya xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx NIM Nama Alamat Sertifikat Cari

Surat Penghasilan Orang Tua Cari

IPK 1 IPK 2 IPK 3 Kota

Pendapatan orang tua (AYAH)

Selesai

APAKAH DATA YANG ANDA MASUKKAN BENAR? OK

ANDA TELAH MENGAMBIL SEBANYAK 3X OK

Beasiswa PPA BBM

Pendapatan orang tua (IBU) Pekerjaan orang tua (AYAH) Pekerjaan orang tua (IBU)

Pembayaran Listrik Cari Surat Keterangan Miskin (Jika ada) Cari Fotocopy buku tabungan BRI Cari Fotocopy Kartu Keluarga Cari

Gambar 3.13 Form Beasiswa

A.2. Form Login

Untuk memasuki halaman aplikasi, pengguna dalam hal ini admin harus

melewati formlogin untuk memverifikasi siapa yang memasuki aplikasi

tersebut.Terdapat 3(tiga) bagian yang bisa masuk, yaitu Kemahasiswaan,

(51)

Aplikasi Penerima Beasiswa

Login

[image:51.595.226.397.88.216.2]

Masuk Enter ID Password

Gambar 3.14 Form Login Admin

A.3. Halaman Kemahasiswaan

Bagian Kemahasiswaan dapat memasuki Halaman Awal aplikasi seperti

terlihat di Gambar3.16, kemudian mengoperasikan menu Syarat dan

Ketentuan untuk memverifikasi dan memberikan penilaian pada sertifikat

seperti di Gambar 3.17.diform syarat dan ketentuan pada Gambar 3.18

Kemahasiswaan dapat merubah batas IPK dan penghasilan orangtua jika

nantinya terdapat perubahan kebijakan dari DIKTI selaku pemberi beasiswa.

Dan menu terakhir adalah form Nama-nama yang disetujui pada Gambar

3.19, form ini hanya muncul jika Tim STIKES dan Pimpinan menyetujui

nama-nama yang diajukan.

Halaman Awal

Nama-Nama yang Disetujui Pendaftar Beasiswa

Syarat dan Ketentuan

Keluar

(52)

Halaman Pendaftar Beasiswa

Gambar

NIM NAMA Syarat-Syarat Surat Terlampir Sertifikat

Text Text Text

OK

Kembali Simpan Proses

Gambar 3.16 Halaman Menu Pendaftar Beasiswa

Syarat dan ketentuan

PERHATIAN!

XX,X

X.XXX.XXX Minimal IPK:

Minimal Pendapatan:

Ubah

Kembali

ANDA YAKIN DATA DIUBAH?

OK

(53)

A.4. Halaman Tim STIKES

Nama-nama yang disetujui

NIM NAMA

Text Text Text

Publikasikan

[image:53.595.126.495.120.714.2]

Kembali

Gambar 3.18 Halaman ACC Untuk User Tim STIKES dan Pimpinan

Halaman Gambar 3.19 keluar jika nama-nama calon penerima sudah

diproses oleh Kemahasiswaan dan Tim STIKES akan mengecek dan

menyetujui nama-nama tersebut, setelah itu Pimpinan akan memberikan

persetujuannya.

ACC Tim STIKES

NIM NAMA Syarat-Syarat Surat Terlampir Sertifikat

Text Text Text

Setujui Tolak Keluar

Nama-Nama Tim yang sudah setuju Pimpinan

(54)

B. Desain Output

B.1 Laporan Nama yang di setujui

Dalam laporan ini terdapat nama-nama yang telah disetuji oleh Tim

STIKES. Nama-nama tersebut nantinya akan disimpan sebagai berkas dan

[image:54.595.137.492.242.520.2]

dijadikan pengumuman.

(55)

B.2 Nama-nama yang ditolak

Nama-nama yang ditolak akan terlihat di halaman Kemahasiswaan dan

[image:55.595.150.476.198.523.2]

dapat dicetak dan dijadikan bahan evaluasi bagi STIKES Dr.Soetomo.

(56)

52

4.1 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan hasil penerapan dari analisis dan desain

sistem yang telah dibuat sebelumnya. Diharapkan dengan adanya implementasi ini

dapat dipahami jalannya suatu Aplikasi Simulasi Rekam Medik Instalasi Rawat

Jalan pada STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA.

Tahap ini merupakan pembuatan perangkat lunak yang disesuaikan

dengan rancangan atau desain sistem yang telah dibuat. Sebelumnya pengguna

harus mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan

diimplementasikan baik dari segi perangkat keras (hardware) maupun perangkat

lunak (software) komputer.

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Agar dapat menjalankan aplikasi Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam

Medis pada Instalasi Gawat Darurat ini, dibutuhkan perangkat keras (hardware)

dengan persyaratan minimal adalah sebagai berikut:

A. Kebutuhan perangkat keras untuk server

Berikut spesifikasi minimal perangkat keras untuk server adalah :

1. Processor Intel Core 2 duo 2,00 GHz,

2. RAM 2 Gigabytes DDR2,

(57)

4. Display VGA 128 MB,

5. Monitor, printer, mouse dan keyboard.

B. Kebutuhan perangkat lunak untuk server

Berikut spesifikasi minimal perangkat lunak untuk server adalah :

1. Sistem Operasi Windows Server 2008,

2. Dot Net Framework versi 4.0,

3. My SQLyog Ultimate.

C. Kebutuhan perangkat keras untuk client

Berikut spesifikasi minimal perangkat keras untuk client adalah :

1. Processor Intel IV 1,7 GHz atau di atasnya,

2. RAM 1 Gigabytes DDR2,

3. 40 Gigabytes Hard disk Drive,

4. Display VGA 128 MB

5. Monitor, printer, mouse dan keyboard.

D. Kebutuhan perangkat lunak untuk client

Berikut spesifikasi minimal perangkat lunak untuk client adalah :

1. Sistem Operasi Windows XP,

2. Dot Net Framework versi 4.0.

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini

adalah:

1. Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows XP Professional,

(58)

3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP

4. Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer 6.

5. Untuk perancangan desain input/output serta dokumentasi menggunakan

Microsoft Office Word 2007.

4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem

Pengembangan Aplikasi Simulasi Rekam Medik Instalasi Rawat Jalan pada

STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA. membutuhkan

perangkat lunak yang telah terinstalasi, adapun tahapan-tahapan instalasi dan

pengaturan sistem adalah:

1. Install sistem operasi Microsoft Windows XP Professional,

2. Install aplikasi XAMPP, kemudian jalankan aplikasi pengolahan database

MySQL, lalu attach import data halaman .sql,

3. Copy folder aplikasi kedalam folder htdocs

4.1.4 Kebutuhan Implementasi Sistem

Tujuan Pokok dari sistem komputer adalah untuk mengolah data dan

menghasilkan informasi.Perangkat keras dan perangkat lunak merupakan

elemen-elemen yang mendukung dalam melaksanaan tujuan pokok dari sistem komputer.

Kebutuhan perangkat keras yang direkomendasikan dalam implementasi

sistem adalah:

1. Processor Intel Core 2 Duo.

2. Random Acssess Memory (RAM) 2GB.

(59)

4. Monitor dengan resolusi 1024x768

5. Keyboard

6. Mouse

7. Printer

Kebutuhan perangkat lunak yang direkomendasikan dalam mendukung

implementasi sistem adalah

1. Sistem Operasi (Windows 7)

2. Adobe Dreamweaver CS5.5

3. Xampp

4.1.5 Penjelasan Alur Aplikasi

Implementasi aplikasi dilakukan setelah kebutuhan aplikasi terpenuhi.

Penjelasan implementasi Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa Pada

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya sebagai berikut:

A. Form Beasiswa

Form beasiswa berfungsi sebagai formulir beasiswa yang digunakan oleh

mahasiswa untuk mengisi syarat-syarat dan ketentuan yang dibutuhkan dalam

proses pengambilan beasiswa. Jika mahasiswa telah mengambil beasiswa

sebanyak 3(tiga) kali maka mahasiswa tidak dapat melanjutkan pengisian

(60)

Gambar 4.1 Tampilan Formulir Beasiswa

B. Form Login Beasiswa Mahasiswa

Di sini mahasiswa yang ingin mendaftar harus login terlebih dahulu

sebelum mengisi formulir pendaftaran beasiswa seperti yang terlihat pada Gambar

[image:60.595.111.499.190.617.2]

4.6 di bawah ini.

Gambar 4.2 Tampilan Login Formulir Pendaftaran

C. Halaman Formulir Beasiswa

Setelah mahasiswa login maka mahasiswa diwajibkan untuk mengisi

(61)

Gambar 4.3 Formulir Beasiswa

Jika Mahasiswa telah mengisi seluruh ketentuan di dalam formulir

selanjutnya Mahasiswa harus menyimpan data pengisisan beasiswa tersebut. Data

tersebut nantinya akan diterima oleh pihak Kemahasiswaan untuk dicek. Jika telah

tersimpan, Mahasiswa hanya dapat melihat formulir yang telah diisi untuk

menjaga data ganda. Setelah itu Mahasiswa dapat logout dari pengisian formulir

ini.

D. Form Login User Karyawan

Form login berfungsi sebagai verifikasi pengguna yang akan masuk ke

dalam aplikasi. Hanya ada 3(tiga) bagian yang dapat menggunakannya, yaitu

bagian Kemahasiswaan, Tim STIKES dan Pimpinan. Selain daripada ketiga

(62)

[image:62.595.226.401.104.197.2]

Gambar 4.4 Tampilan Login Aplikasi

E. Halaman Awal

Di halaman awal ini hanya pihak dengan ID tertentu yang dapat masuk dan

tampilan awal akan berbeda di tiap-tiap user, sebab di halaman ini terdapat

menu-menu yang dibuat untuk mengatur dan memproses nilai-nilai yang digunakan

dalam proses seleksi beasiswa himgga pengaturan user lain yang menggunakan

aplikasi ini.

Dalam Gambar 4.9 menunjukkan tampilan dari user Admin yang

bertanggungjawab sebagai pihak yang membuka pendaftaran online hingga

ketentuan yang harus diikuti oleh Mahasiswa.

(63)

Selanjutnya adalah tampilan dari user Kemahasiswaan dalam hal ini sebagai

pihak yang memeriksa data-data Mahasiswa yang telah mendaftar beasiswa dan

menyimpan data para pendaftar.

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Awal Kemahasiswaan

Pada Gambar 4.11 menunjukkan tampilan dari user Tim yang berperan

sebagai garis kedua pemeriksa data-data beasiswa yang telah diperiksa oleh

Kemahasiswaan. Jika dalam pemeriksaan ditemukan kekurangan maka data yang

salah akan dikembalikan kepada pihak Kemahasiswaan.

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Awal Tim Stikes

Berikutnya adalah tampilan dari user Pimpinan sebagai pemeriksaan

terakhir dan pemberian persetujuan nama-nama yang diseleksi dari

(64)

Gambar 4.8 Tampilan Ha