TUGAS AKHIR
PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. TOR GANDA MEDAN
OLEH :
NOVITASARI 112103051
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan, kesempatan kepada kita khususnya pada penulis, serta selawat dan salam kehadirat Nabi besar Muhammad SAW yang kita harapkan syafaatnya di hari akhirat nanti, sampai saat ini Penulis telah dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. TOR GANDA MEDAN”.
Penulis menyadari bahwa sesungguhnya penulisan dan penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan dan nasihat serta pengarahan dari berbagai pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati, tulus dan iklas penulis mengucapkan terimakasih kepada :
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak dan pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H., M.Sc. (C.T.M), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak.CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE., MM selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan fikiran untuk memberikan arahan serta bimbingan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena L L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan
5. Seluruh staf pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, terutama di Program Studi DIII Kesekretariatan yang telah memberikan ilmu pengetahuan, bantuan bagi Penulis selama perkuliaiahan dan penulisan Tugas Akhir ini. 6. Pimpinan, staf dan segenap karyawan/i di PT. Tor Ganda Medan yang
telah membantu Penulis didalam memperoleh data selama melakukan
i
penelitian di perusahaan tersebut serta banyak memberikan bantuan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
7. Terimakasih kepada Ibu Very Tethy Hutagalung , SH , selaku mentor saat magang yang memberikan arahan dan bimbingan serta motivasi kepada Penulis.
8. Terima kasih jugak kepada Ibu Rostiwati selaku HRD bagian MSDM di PT. Tor Ganda yang telah memberikan data-data yang di butuhkan selama magang dan juga membuatkan surat-surat keperluan magang. 9. Terima kasih kepada Mawar, Sarah, telah menjadi teman saat Penulis
melakukan magang.
10.Ayahhanda tersayang Zainuddin dan Ibunda Suliana serta Arianto, Nuraini, Filza Athailah Hrp yang telah memberikan dukungan, doa dan harapan sehingga Penulis berhasil menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.
11.Teman 4 tahun sampai saat ini Rahdiansyah yang dengan segala kesabaran menghadapi, memotivasi, mendoakan, memberi sayangnya kepada Penulis agar lancar dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 12.Teman seperjuangan di kampus Grace V Hutapea yang sering
berselisih paham dengan Penulis tetapi sebenarnya kami saling pengertian terima kasih atas saling dukungannya.
13.Rekan – rekan mahasiswa/i. di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, khususnya di Program Studi DIII Kesekretariatan yang tidak mungkin Penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu penulis menerima saran dan kritik dari semua pihak. Dengan kerendahan hati, penulis berharap agar Tugas Akhir ini berguna bagi kita semua.
Akhir kata Penulis berserah kepada Allah SWT, semoga senantiasa melimpahkan petunjuk dan rahmat-Nya kepada kita semua serta semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi banyak pihak.
DAFTAR ISI
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI A. Pengertian dan Jenis-jenis Sekretaris ... 25
B. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris ... 29
C. Persyaratan Sekretaris ... 34
D. Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan ... 38
E. Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan ... 41
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 14
V
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar BelakangSetiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki seorang pimpinan. Seorang pimpinan didalam perusahaan pasti sangat memerlukan bantuan dari seorang sekretaris yang handal dan pfofesional guna untuk membantunya dalam melaksanakan tugas-tugasnya yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan.
Sekretaris itu sendiri adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia, kemudian mengurus surat keluar dan masuk kepada tata usaha lainnya, seperti memelihara dokumen, telepon, membuat perjanjian, sehingga sekarang sekretaris merupakan asisten yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menunaikan tugas-tugasnya (Acmad, 2007 : 18 )
pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan.
Menurut Sedianingsih dalam Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan ( 2008 : 6 ) Fungsi sekretariat adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunnya melakukan kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Di samping terdapat beberapa pengertian tentang sekretaris diantaranya ada yang disebut dengan sekretaris pimpinan dalam lingkungan organisasi yang lebih besar melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal sekretaris ditambah dengan segala kegiatan bantuan yang membantu pimpinan baik dalam hal bantuan teknis maupun administratif.
Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya. Peran pertama adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada pemimpin, di dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya menunggu perintah dari atasan. Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor sekretaris dituntut untuk berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi.
Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan, harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Disamping pengetahuan umum dan khusus yang dimiliki oleh sekretaris, sekretaris juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya. (Yatimah, 2013 : 7)
Dengan ini peran sekretaris bagi pimpinan sangatlah penting karena sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasi, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas
pokok organisasinya. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri.
PT. Tor Ganda Medan memilki Sekretariat Pimpinan yang mempunyai peran dan fungsi dalam membantu memperlancar tugas pimpinan. Sekretaris pimpinan berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dengan karyawan lain maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan dan juga sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi dalam membantu pimpinan dalam mengerjakan tugasnya, apabila pimpinan memerlukan data-data dari divisi lain maka sekretaris lah yang bertugas untuk mengambil data yang di perlukan oleh pimpinan.
Peran yang di miliki sekretaris pimpinan di PT. Tor Ganda ini juga sangat komplek, apabila pimpinan sedang tidak berada di dalam kantor maka sekretaris pimpinan harus dapat menghandel keperluan yang berhubungan dengan pimpinan seperti menerima laporan keuangan dari bagian keuangan, menerima laporan dari bagian SDM ataupun menerima surat-surat penting yang harus segera di tandatangani oleh pimpinan. Apabila pimpinan sedang berada di kantor sekretaris harus segera mempersiapkan hal-hal dan keperluan apa yang di butuhkan pimpinan, jika ada jadwal rapat untuk pimpinan maka sekretaris pimpinan harus segera memeberitahukan kepada pimpinan pukul berapa jadwal rapat akan berlangsung dan sekretaris juga berperan mendampingi pimpinan saat rapat dan juga mempersiapkan ruang rapat dan memesan kebutuhan saat rapat misalnya makanan dan minuman yang di butuhkan para peserta rapat.
pertimbangan kepada perusahaan dan semoga memberi hal positive kepada keberlangsungan perusahaan.
Pentingnya peran dan fungsi sekretaris di dalam perusahaan membuat sekretaris menjadi sebuah elemen penting dari sebuah perusahaan, bahkan juga sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang di percaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas pimpinannya. Bedasarkan pengamatan dan uraian penulis selama berada di PT. Tor Ganda, maka judul dari pengamatan ini adalah
“PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA PT. TOR GANDA MEDAN “
B. Perumusan Masalah
Bedasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “ Bagaimana Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Tor Ganda Medan?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui Peranan dan fungsi Sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada PT. Tor Ganda Medan.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis
a. Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi peneliti untuk dapat mengerti dan memehami lebih jauh tentang
peran dan fungsi sekretaris dalam membantu tugas pimpinan.
b. Meningkatkan kreatifitas dan profesionalitas peneliti agar mampu mempersiapkan diri dalam dunia kerja sesungguhnya.
2. Bagi pembaca
a. Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dan sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.
b. Memperkaya penelitian tentang Peranan dan Fungsi Sekretaris dalam Membantu Tugas Pimpinan.
3. Bagi Perusahaan
a. Sebagai bahan perbaikan-perbaikan tentang peranan dan fungsi sekretaris di perusahaan.
E. Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal Penelitian
Tabel 1.1.
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No. Keterangan Maret April Mei
1. Persiapan
2. Pengumpulan data
3. Penulisan laporan
Sumber Penulis (2014)
Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data pada bulan Mei 2014 di kantor Sekretaris Pimpinan PT. Tor Ganda Medan.
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi menjadi dua sumber, yaitu :
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan tanya jawab.
b. Data Sekunder
Yaitu data dari sumber – sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku – buku, internet, dan media lainnya yang relevan dengan masalah yang di teliti.
3. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan rencana isi.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian peranan dan fungsi sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada PT. Tor Ganda Medan.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas PT. Tor Ganda
PT.Tor Ganda yang berdiri pada tahun 1979 adalah perusahaan yang bergerak pada bisnis perkebunan kelapa sawit dan industrinya. Kantor pusat berada di Jl. Abdullah Lubis No 26 Medan. Pada saat ini memiliki perkebunan di Riau yang berada di Kabupaten Rokan Hulu.
a. Kabupaten Labuhan Batu Utara
Kebun Tahuan Ganda dibuka tahun 1979 berlokasi di desa Aek Korsik Kecamatan Aek Kuo dengan luas areal 8512 Ha (HGU No.24/HGU/BPN/2003). Kebun ini memiliki 1 (satu) Unit PKS dengan kapasitas 60 ton / jam yang sumber bahan bakunya disamping dari kebun sendiri kami juga menerima TBS dari masyarakat sekitar Kebun.
b. Kabupaten Labuhan Batu Selatan
Kebun Sibisa Mangatur dibuka tahun 1980 berlokasi di desa Torganda, Kecamatan Torganda, dengan luas areal 9348,62 Ha (HGU No.56 /HGU/BPN/1995). Kebun ini juga memiliki 1 (satu) Unit PKS dengan kapasitas 60 ton / jam yang sumber bahan bakunya disamping dari kebun sendiri kami juga menerima TBS dari masyarakat sekitar Kebun.
Bedasarkan Akte Notaris Agoes Salim No. 70 tahun 1979, PT. Tor Ganda didirikan pada tanggal 31 Desember 1979 yang disahkan oleh Mentri Kehakiman RI dengan surat Keputusan No. Y.A.S/A29/II tanggal 03 Oktober 1980 serta diumumkan dalam berita Negara No. 408 tahunn 1986. Anggaran Dasar perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan dan yang terakhir adalah
7
dengan Akte Notaris No. 10 tanggal 13 Juli 1990 oleh Notaris Leo Hutabarat,SH mengenai perubahan Anggaran Dasar atas penambahan modal dasar perseroan.
Sesuai dengan pasal 2 Akte pendirian perusahaan, ruang lingkup kegiatan perusahaan adalah :
a. Mengembangkan perkebunan, pertanian, dan perikanan.
b. Menjalankan usaha pemborong bangunan, jembatan, jalan, irigasi, pemasangan instalasi air dan listrik.
c. Perdagangan umum termasuk ekspor, impor, investasi, grosir, distribusi, dan eceran.
d. Menjalankan usaha industri dalam arti yang seluas-luasnya.
Adapun hasil usaha yang mendatangkan penghasilan lebih besar adalah diperoleh dari perkebunan kelapa sawit, yang kemudian tandan buah kelapa sawit itu diolah menjadi minyak sawit CPO dan inti kelapa sawit serta menjual produknya secara lokal.
PT. Tor Ganda mempunyai tiga belas perkebunan , yaitu : 1) Kebun Sibisa Mangatur
2) Kebun Tahuan Ganda 3) Kebun Rantau Kasai 4) Kebun Patogu Janji 5) Kebun Bukit Harapan I 6) Kebun Bukit Harapan II 7) Kebun Karya Perdana 8) Kebun Parsub
9) Kebun Tambusai Timur 10) Kebun Batang Kumu 11) Kebun Maju Bersana 12) Kebun Pangkatan
Dan pada tahun 2005 yang lalu PT. Tor Ganda membuka tiga perkebunan baru di Sulawesi , yaitu :
1) Kebun Wiwirano 2) Kebun Kolaka dan 3) Kebun Pasir Pangarayan
PT. Tor Ganda juga telah banyak membantu pemerintah dalam berbagai bidang antara lain :
1. Pendidikan
PT. Tor Ganda telah mendirikan TK, SD, SLTP, SMA, STM, SMIP, LKP/BLK dan sebuah Universitas Satya Negara Indonesia di Jakarta.
Unit-Unit pendidikan di daerah yang belum dapat dijangkau oleh Pemerintah yang tergabung dalam wadah Yayasan Perguruan Indonesia Membangun (YAPIM) yang telah berdiri di beberapa Kabupaten seperti:
a. Yapim Air Bersih, Medan b. Yapim Belawan, Mabar c. Yapim Tanjung Anom d. Yapim Sibiru-biru, Delitua
e. Yapim Batang Kuis, Tanjung Morawa f. Yapim Tembung, Sei Rotan
g. Yapim Marelan h. Yapim Tebing i. Yapim Lima Puluh
j. Yapim Merek, Tanah Karo k. Yapim Simpang Kawat, Kisaran l. Yapim Perdagangan
m. Yapim Bragas, Paluta n. Yapim Pinang awan o. Yapim Rantau prapat
p. Yapim Laguboti
q. Yapim Pasir Putih Rantau Kasai
Sebagai informasi untuk saat ini seluruh biaya operasional unit sekolah tersebut masi di subsidi oleh PT. Tor Ganda.
2. Kesehatan
PT. Tor Ganda mendirikan Rumah Bersalin di Ciputat Jawa Barat, Rumah Sakit Ibu dan Anak di Pondok Bambu Jakarta Timur, dan rencanannya akan mendirikan Rumah Sakit berlantai 4.
3. Olahraga
PT. Tor Ganda telah mengelola sebuah Sport Center yang terdiri dari Fitnes Center (dilengkapi dengan sauna), kolam renang, 3 unit lapangan teknis dan sebuah gedung serba guna untuk ruangan pertemuan maupun lapangan olahraga, basket, voli, dan bulu tangkis dikawasan Karang Tengah , Cileduk, Tanggerang Jawa Barat.
4. Kerohanian
PT. Tor Ganda telah membangun beberapa Gereja dan Mesjid di berbagai daerah di Indonesia.
a. Bantuan Rutin Perayaan Maulid Nabi Muhammad Saw , Isra Miraj, Hari Natal dan Tahun Baru, berupa dukungan moril maupun materil, khususnya untuk masyarakat tempatan.
5. Kebudayaan
PT. Tor Ganda telah mendirikan Rumah Persakitan (tempat penyimpanan benda-benda antik produk kebudayaan Batak) di Parsambial, Kecamatan Silaen Tapanuli Utara, mendirikan Ruma Antik di kota Pinang-Labuhan Batu, dan mendirikan Rumah Gorga Mangampu Tua di Tanjung Duren-Jakarta Barat dan Duren Sawit-Jakarta Timur.
Visi utama perusahaan dirumuskan sebagai berikut: “Menjadikan Panca Putra Ganda Group dalam hal ini yang menangani perkebunan kelapa sawit ( PT. Tor Ganda Medan) dalam program jangka menengah, menyediakan stok minyak kelapa sawit untuk kebutuhan pasar domestik dalam bentuk produksi minyak goreng, dan dalam program jangka panjang, memasuki pasar global (eksport).
Visi kedua adalah menjadikan Pancaputra Ganda menjadi salah satu perusahaan yang terdepan yang dapat memimpin sejumlah perusahaan kelapa sawit yang ada di Indonesia, bukan hanya dalam hal produksi dan pengolahan namun juga di bidang manajemen organisasi perusahaan.
Sedangkan misi utama perusahaan adalah menjadi perusahaan yang dapat berjalan dengan lancar dan sukses serta dapat menjadi perusahaan yang sangat maju sesuai dengan yang diproduksi perusahaan.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi sudah dapat dipastikan mempunyai tujuan untuk mencapai tujuan perusahaan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang diperlukan adanya pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang tercermin dalam struktur organisasi. Suatu struktur organisasi perusahaan yang telah disusun biasanya mencerminkan garis-garis otorisasi, dan tanggung jawab yang akan dilaksanakan oleh para anggota organisasi tersebut. Tanggung jawab secara keseluruhan akhirnya tertumpu pada pucuk pimpinan perusahaan yang mengurus dan mewujudkan kerjasama yang harmonis di antara para karyawan
dengan harapan agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara tepat guna dan berhasil guna.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang. 2. Memudahkan pemngembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Struktur organisasi PT. Tor Ganda didasarkan pada hasil pemikiran dan pertimbangan atasa sifat usaha perusahaan, kondisi organisasi yang sedang berjalan, serta mengolah informasi dari staf inti perusahaan. Kegiatan utama pada perusahaan ini dibagi dalam dua kelompok, yaitu :
Gambar 2.1
GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI PT TORGANDA MEDAN Sumber PT.Tor Ganda 2014
C. Job Description
Adapun tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing bagian struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Dewan Komisaris
Dewan komisaris merupakan pimpinan tertinggi di perusahaan, diantara semua laporan mengenai operasi perusahaan harus diserahkan kepada komisaris. Tugas wewenang, dan tanggung jawab Dewan Komisaris adalah sebagai berikut:
a. Menyetujui rencana-rencana yang dilakukan.
b. Menciptakan pelaksanaan kerja dan pelaksanaan operasi perusahaan.
c. Mengevaluasi tentang hasil yang diperoleh perusahaan.
d. Komisaris bersama-sama maupun masing-masing setiap saat berhak untuk memeriksa surat-surat pembukuan, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang kas dan sebagainya, serta mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan.
e. Menetapkan tujuan perusahaan dan politik dagang yang akan dilaksanakan.
2. Direktur Utama
Direktur Utama membawahi langsung Direksi Komersil/Umum dan Direktur Produksi yang bekerja dalam suatu lembaga. Direksi Utama juga membawahi Internal Audit dan Sekretaris. Adapun tugas, wewenang, dan tanggung jawab Direktur Utama adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh perusahaan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Mengadakan koordinasi terhadap bawahan dari seluruh departemen agar terjalin kerjasama yang baik sehingga mempermudah pencapaian tujuan perusahaan.
d. Menetapkan kebijakan perusahaan didalam operasinya sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh Dewan Komisaris.
3. Internal Audit
Internal Audit di pegang oleh Auditor Intern. Adapun tugas Auditor Intern tersebut adalah memeriksa dan mengevaluasikan memadai atau tidaknya pengendalian intern perusahaan dan membuat rekomendasi peningkatannya. Auditor Intern bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama atas pengendalian intern perusahaan karena Direktur Utama merupakan pihak utama yang bertanggung jawab atas pengendalian intern perusahaan.
4. Sekretaris
Sekretaris bertanggung jawab atas seluruh aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan surat-menyurat, pengekspedisiannya, mengigatkan direksi atas perjanjian dengan langganan, mencatat pesanan langganan selama direksi berada ditempat, menerima atau mengirim phone atas instruksi direksi tersebut.
5. Direktur Komersil/Umum
Direktur Komersil/Umum bertugas untuk melaksanakan kebijaksanaan dan tugas yang meliputi bagian proyek, bagian personalia/umum, bagian pembelian, bagian penjualan, bagian anggaran, dan bagian keuangan serta bertanggung jawab atas :
a. Merencanakan, mengkoordinasikan, menyatakan, dan mengendalikan SDM perusahaan untuk mencapai sasaran usaha baik jangka panjang maupun jangka pendek sesuai dengan ketentuan Akte pendirian ataupun keputusan Dewan Komisaris.
b. Bertanggung jawab atas pengamanan investasi perusahaan. c. Mengatur kegiatan bidang hukum dan hubungan masyarakat
yang berkaitan dengan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak luar.
d. Menentukan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan kepemimpinan (leader ship) dan pengelolaan (manajemen) e. Membuat anggaran perusahaan yang dibutuhkan perusahaan
yang berkaitan dengan operasi keuangan pemasaran dan pengadaaan untuk mencapai sasaran jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.
f. Mengurus seksi tenaga kerja.
g. Mengembangkan program pendidikan dan latihan pegawai.
6. Direktur Produksi
Direktur Produksi bertugas dan bertanggung jawab :
a. Membantu Direksi Utama dan mewakili perusahaan keluar, apabila Direktur Umum berhalangan.
b. Melaksanakan manajemen perkebunan, meliputi administrasi dan teknis tanaman.
c. Mengadakan hubungan kepada pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh si pembeli dan meminta persetujuan dari Direktur Umum.
d. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan sehingga dapat diketahui pesanan yang belum diketahui.
e. Mengawasi dan menyetujui surat keluar.
f. Mengkoordinasi pelaksanaan dan rencana kegiatan perusahaan. g. Bertanggung jawab atas pengadaan bahan, peralatan serta
7. Bagian Proyek
Bagian Proyek mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Mengawasi proyek-proyek yang dilakukan oleh perusahaan. b. Mengawasi bahan-bahan yang masuk dan yang akan digunakan
untuk keperluan proyek.
c. Mengawasi para pekerja yang ada di proyek.
8. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bagian Akuntansi dan Keuangan bertugas dan bertanggung jawab : a. Melaksanakan kebijakan yang ditetapkan Direktur Komersil
dan Keuangan yang meliputi perencanaan, pengarahan, dan pengawasan dibidang keuangan system informasi akuntansi, perpajakan, dan asuransi secara keseluruhan.
b. Mengkoordinasi dan mengarahkan pelaksanaan penyusunan laporan keuangan perusahaan dan laporan manajemen secara keseluruhan.
c. Mengkoordinasi, menindak-lanjuti saran perbaikan yang diajukan atau kebijakan management, aspek operasi, dan akuntansi.
d. Membantu akuntan pabrik untuk mempersiapkan data sehubungan dengan pelaksanaan umum laporan keuangan perusahaan.
9. Bagian Pembelian
Tugas dan tanggung jawab Bagian Pembelian adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan kebijakan yang meliputi perencanaan dan
pengelolaan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa keperluan perusahaan.
b. Memberikan pertanggung jawaban terhadap jalannya program pengadaan barang dan jasa kepada atasan.
10. Bagian Penjualan
Bagian Penjualan mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Mengurus surat-surat pesanan yang diterima dari langgan.
b. Mengawasi pesanan dan pembuatan tanggal pengiriman pembelian.
11. Bagian Anggaran
Tugas dan tanggung jawab Bagian Anggaran meliputi : a. Melaporkan anggaran kepada pimpinan
b. Membandingkan anggaran denga realisasi sehingga diketahui surplus atau defisit anggaran perusahaan.
c. Mengkoordinir dan menyusun anggaran perusahaan mencakup anggaran pendapatan dan pengeluaran.
12. Bagian Personalia / Umum
Tugas dan tanggung jawab Bagian Personalia/Umum meliputi :
a. Mengkoordinasikan bawahan sehingga segala pekerjaan yang dikerjakan dapat diselesaikan dengan baik dan benar.
b. Melaksanakan kebijakan Direksi untuk menyediakan tenaga kerja yang cakap dan terampil sesuai kebutuhan perusahaan. c. Melaksanakan pendidikan dan bimbingan karyawan untuk
meningkatkan mutu pegawai sesuai dengan bidangnya. 13. Bagian Tanaman
Tugas dan tanggung jawab Bagian Tanaman meliputi : a. Mengkoordinasi seluruh aldeling.
14.Bagian Teknik/Teknologi
Adapun tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan tugas dan kebijakan administrasi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan perbaikan fasilitas kebun reparasi pabrik dan alat-alat listrik serta transportasi.
b. Menerima tugas dan bimbingan serta bertanggung jawab kepada Direktur Produksi.
c. Mengevaluasi rencana kerja dan program kegiatan yang dianjurkan oleh unit kebun sebelum diusulkan untuk pengesahan pelaksanaannya.
d. Mengkoordinir dalam mengarahkan sususnan dan prasarana produk perusahaan agar tujuan program kerja tercapai efektif dan efisien.
15 Bagian Pengembangan
Tugas dan wewnang serta tanggung jawab Bagian Pengembangan adalah :
a. Mengetahui keadaan hutan yang ada hubungan dengan perluasan perkebunan.
b. Memenuhi kebutuhan pabrik akan bahan baku sesuai dengan kesanggupan pengambilan dan kesanggupan hutan.
c. Menjalin kerja sama dengan Dinas Kehutanan setempat dan instansi lain yang terkait.
16. Seksi Keuangan Pajak / Asuransi
Tugas Seksi Keuangan Pajak / Asuransi meliputi :
a. Mengurus masalah pembukuan secara keseluruhan.
b. Bertanggung jawab atas pengawasan secara menyeluruh mengenai realisasi anggaran.
17. Kasir
Tugas Kasir adalah sebagai berikut :
a. Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan. b. Menyimpan uang perusahaan.
c. Mengecek atau memeriksa kebenaran dari pengeluaran uang perusahaan yang akan dikeluarkan.
18. Seksi Penjualan
Tugas Seksi Penjualan adalah :
a. Mengatur dan mengelola segala yang berhubungan dengan pembelian.
b. Meminta persetujuan pemebelian dari Bagian Personalia/Umum
19. Seksi Penagihan
Adapun tugas Seksi Penagihan sebagai berikut :
a. Menagih piutang atas penjualan yang telah dilakukan.
b. Mencatat dan membukukan tagihan-tagihan perusahaan yang ditagih dari para debitur.
20. Seksi Budi Daya
Tugas Seksi Budi Daya adalah sebagai berikut:
a. Membuat rencana di kebun secara efektif dan efisien.
c. Memeriksa pekerjaan karyawan dilapangan agar tercapai target dengan baik.
21. Seksi Teknologi
Tugas Seksi Teknologi adalah sebagai berikut :
a. Membuat laporan atas perlunya pembangunan untuk melengkapi bangunan yang telah ada.
b. Melaporkan dan mengorganisir segala bentuk transportasi yang baik yang akan digunakan didalam maupun diluar perusahaan keperluan perusahaan.
22. Seksi Personalia
Tugas Seksi Personalia adalah sebagai berikut :
a. Melakukan pencatatan waktu hadir bekerja dan waktu hadir bekerja dan waktu bekerja di perusahaan.
b. Membuat daftar gaji dan upah seluruh karyawan sesuai dengan daftar hadir.
c. Melakukan pemeliharaan dokumen-dokumen pengajian dan membuat laporan pengajian dan pengupahan.
23. Seksi Urusan Tata Usaha / Umum
Tugas Seksi Urusan Tata Usaha/Umum adalah sebagai berikut :
a. Membuat anggaran jangka panjang dan jangka pendek untuk kebutuhan operasi perusahaan diproyek.
b. Mengkoordinasi pekerjaan bawahan sehingga tugas dapat segera diselesaikan.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua, PT. Tor Ganda terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja. Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah :
a. Pelaksanaan kegitan disesuaikan dengan kemampuan tenaga dan waktu yang tersedia, pelaksanaan kegiatan dilakukan secara uji petik/sampel.
b. Hasil pelaksanaan kegiatan komite audit secara periodic dan disampaikan kepada Komisaris untuk digunakan sebagai masukan dalam tugasnya.
c. Pembagian tugas kegiatan kepada masing – masing anggota Komite Audit diterapkan oleh ketua sesuai dengan kemapuan dan kesediaan waktu masing – masing anggota.
d. Pelaksanaa tugas dari komite audit didasarkan pada surat penugasan dari ketua komite audit. Informasi dan laporan hasil pelaksanaan tugas hanya disanpaikan kepada komisaris melalui ketua komite audit.
E. Rencana Kegiatan
Untuk melaksanakan tugas Komite Audit perlu disusun program kerja tahunan. Rencana kerja tahunan PT. Tor Ganda yang di maksud antara adalah :
a. Memonitor juga mengevaluasi proses penyelesaian laporan keuangan tahunan dan penetapan laporan pertanggung jawaban keuangan perusahaan.
b. Melakukan evaluasi atas efektifitas satuan pengawasan intern kegiatan tertentu.
c. Mengevaluasi dan memonitor atas laporan direksi.
d. Melakukan evaluasi atas laporan manajemen triwulan Direksi. e. Melakukan atas laporan kinerja bulanan Group Unit Usaha
tertentu.
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diminta komisaris. g. Ketentuan pelaksanaan program kerja Komite Audit.
BAB III
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN DAN JENIS – JENIS SEKRETARIS 1. Pengertian Sekretaris
Dalam Saiman (2000:24) bahwa sekretaris yaitu sebagai berikut : 1. Secretarium yang mempunyai arti rahasia.
2. Secretarium atau secretaries yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia.
3. Sedangkan dari bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris.
4. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan secretary
yang berarti sekretaris.
Berikut ini ada beberapa defenisi sekretaris menurut beberapa ahli adalah :
1) Menurut Braum dan Ramon dalam Yatimah (2013:33)
Ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang atasan yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan atasannya mengenai kewajiban yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas atasan.
2) Menurut. Nanassy dalam Yatimah (2013:30)
telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lainnya. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu pimpinan.
3) Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25)
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
Bedasarkan pengertian beberapa ahli di atas, dapat disebutkan bahwa sekretaris adalah seorang yang dapat dipercaya oleh pimpinannya dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Adapun pengertian sekretaris di PT. Tor Ganda adalah seorang pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan karena di anggap dapat dipercaya untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja pimpinan dalam perusahaan, dan sekarang ruang lingkup sekretaris di PT. Tor Ganda tidak hanya dalam bidang tata usaha saja melainkan lebih luas lagi seperti menyiapkan meja kerja pimpinan, menyusun pelaksanaan rapat, melaksanakan kearsipan, dan menjadi penghubung antara pimpinan dengan karyawan lainnya.
2. Jenis-jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalannya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adannya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan
karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Dalam Yatimah (2013:35) Sekretaris dapat dibedakan bedasarkan ruang lingkup dan tanggung jawabnya.
1. Sekretaris Organisasi (executive secretary)
Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi, disamping bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan sebagai `pemimpin pelaksana`, yang memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Sekretaris organisasi memiliki ciri –ciri sebagai berikut : a. Memimpin suatu unit kerja / pimpinan sekretariat perusahaan. b. Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan.
c. Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen . d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak.
2. Sekretaris pribadi (private secretary) dan sekretaris pimpinan A. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi tidak bersetatus sebagai manajer, walapun dia harus menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas- tugas dari pimpinan yang bersifat pribadi. Ciri-ciri sekretaris pribadi di antarannya :
c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan perkantoran.
d. Bertanggung jawab pada pimpinan tertentu. B. Sekretaris pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan tertentu dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan.
3. Bedasarkan kemampuan dan pengalaman kerjannya , sekretaris dibedakan menjadi dua.
a. Sekretaris junior, yaitu sekretaris yang baru memulai karirnya sebagai seorang sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris sehinnga masih harus banyak belajar dan mendapatkan bimbingan dari sekretaris yang sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu ada.
b. Sekretaris senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan kerja dan memiliki banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris. Dalam bekerja ia tidak lagi harus mendapatkan perhatian dan pengawasan yang saksama seperti sekretaris junior, karena dapat bekerja secara mandiri sesuai dengan tugas yang diberikan kepadannya.
4. Bedasarkan Spesialisasi Bidang Keahlian
Jenis sekretaris ini bisa dilihat bedasarkan spesialisasi bidang keahlian yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris jenis ini selain harus memiliki kemampuan dan keterampilan kerja sebagai seorang sekretaris, dia jga harus kapabel, terampil, dan memiliki pengetahuan khusus sesuai dengan bidang keahlian yang dimilikinya. Contahnya sekretaris bidang hukum, sekretaris bidang farmasi, dan sebagainya.
Adapun jenis sekretaris yang dimiliki oleh PT. Tor Ganda adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada PT. Tor Ganda dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Sekretaris di PT. Tor Ganda juga memiliki sekretaris senior dan sekretaris junior, dimana sekretaris junior masi harus banyak belajar dari pengalaman sekretaris senior yang ada, dan didalam pekerjaannya sekretaris junior masi di awasi oleh sekretris senior untuk dapat menghasilkan pekerjan yang di harapkan.
B. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal , pertama tugas – tugas yang berhubungan dengan tugas keseretarisannya, kedua yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih profesional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.
Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif). Dalam Sedarmayanti (2000:23) umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 (delapan) kriteria :
1. Tugas - tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi :
a.Membuka surat b. Menerima dikte
c.Menerima Menerima telepon. d. Menyimpan arsip/surat.
2. Tugas - tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi :
a.Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
b. Menyusun surat rahasia.
c.Menyusun acara pertemuan bisnis d. Pembelian kado atau cindera mata
Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini, pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman – pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas- tugas tersebut.
3. Tugas - tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain :
a.Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
c.Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
e.Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f.Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi :
a. Mengurusi
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
5. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain :
a. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
6. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu :
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
7. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi :
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
Adapun tugas Sekretaris di PT. Tor Ganda adalah :
a. Membangun jaringan kerja sama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak Stakeholder.
b. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal perusahaan.
c. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal dan eksternal.
d. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.
e. Melaksanakan kegiatan identifikasi resiko, pengukran resiko dan perumusan risk profile serta pemantauan dan pengendalian resiko.
f. Mengelola dan mengembangkan system informasi perusahaan. g. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku. h. Mengkoordinasikan bahan –bahan laporan untuk Rapat Komisaris
dan Rapat Umum Pemegang Saham.
i. Melakukan pembinaan kepada pegawai sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku
j. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretariat Perusahaan secara benar dan tepat waktu.
k. Melakukan penyelesaian perkara perusahaan baik dalam maupun diluar perusahaan.
l. Menyelenggarakan seleksi calon rekanan untuk dimasukkan dalam daftar rekanan aktif dan menyiapkan daftar rekanan yang akan dimasukkan dalam daftar hitam perusahaan untuk diserahkan kepada Direksi.
m. Membina hubungan dengan investor /mitra bisnis dan anak perusahaan.
n. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagiannya.
o. Mengadministrasikan dan menyimpan :
a) Notulen dan risalah rapat direksi/komisaris
b) Keluhan dan tuntutan dari pihak luar beserta tanggapan perusahaan.
c) Laporan tahunan dan notulen/risalah Rapat Umum pemegang Saham
d) Korespondensi perusahaan.
e) Kontrak/perikatan perusahaan yang ditandatangni Direksi. p. Membuat :
a) Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri Direksi.
c) Daftar khusus yang berkaitan dengan direksi komisaris dan keluargannya mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis dan peran lainnya yang dapat menimbulkan benturan jaringan.
C. PERSYARATAN SEKRETARIS
Bagi seorang sekretaris, keperibadian yang menarik adalah sngat menentukan. Seorang pimpinan akan mencari seorang sekretaris yang dapat dipercaya, yang penuh pertimbangan, yang inisiatif dan dapat bekerja dengan cepat tetapi penuh ketelitian. Terlebih dari itu keperibadin yang sesuai dengan tugas-tugas sekretaris.
Keperibadian yang dibutuhkan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris ini tidak mungkin seketika dapat diperoleh pada saat seorang sekretaris mulai melangkahkan kaki ketempat pekerjaannya. Untuk mengembangkan keperibadian yang dimaksud diperlukan waktu.
Seorang sekretaris yang baik harus mengetahui bagaimana ia harus bersikap dalam setiap suasana kantor, ia harus menunjukkan sikap yakin, percaya diri, tenang, waspada, dan selalu bersedia untuk menolong pada setiap keadaan. Ia hendaknya tahu bahwa ia bertanggung jawab terhadap tindakannya dan untuk apa ia melakukan suatu tindakan, ia harus yakin bahwa ia melakukan semuanya itu secara tepat dan pada tempatnya.
Bagaimana seorang sekretaris dapat berhasil dengan baik? Untuk apa dapat memangku jabatan sebagai sekretaris maka harus memenuhi beberapa persyaratan tertentu. Dalam Saiaman (2002:25) adapun persyaratan yang harus dimiliki sekretaris adalah :
1.Persyaratan Jasmani
Suatu kenyataan bahwa kesehatan merupakan kebutuhan dari setiap orang. Sedemikian pentingnya kesehatan bagi setiap orang, sehingga hampir setiap organisai baik pemerintah maupun swasta selalu menjaga kesehatan para pegawai karyawannya, agar dengan denikian dapat meaksanakan tugasnya sebaik-
baiknya. Mereka melakukan pengecekan agar diketahui dengan segera apabila ada terdapat kelaianan pada kesehatan pegawainya. Keadaan kesehatan yang baik dapat diusahakan dengan memperhatikan beberapa hal seperti:
a. Pemilihan makananan yang seimbang dengan ketuhan hidup. b. Istirahat yang cukup.
c. Mempunyai daya tahan yang tangguh terhadap penyakit. d. Energik.
e. Tidak mempunyai rasa gugup dan kaku.
2. Persyaratan Keperibadian
Istilah keperibadian sering kita dengar dengan keadaan seorang atau karakter seorang, keperibadian dapat diartikan identitas seseorang, sehingga banyak menyangkut masalah watak, sifat yang tercermin nyata dalam perbuatan serta tindakan seseorang. Orang yang mempunyai keperibadian adalah orang yang sadar akan dirinya dan mengerti dengan keperibadiannya.
Yang dimaksud dengan keperibadian adalah pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang, baik dari segi mental, rohani maupun emosi, yang ditata dalam suatu cara yang baik dan khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut berwujud dalam tingkah laku dalam usaha menjadi manusia yang sesuai dengan yang dikehendaki. Keperibadian yang di harapkan dari seorang sekretaris adalah :
A. Penampilan
Dalam menjalankan tugas sehari-hari seorang sekretaris harus selalu menunjukkan sikap yang simpatik terhadap siapapun dan yang perlu diperhatikan dalam pembinaan sikap yang berhubungan dengan pekerjaan adalah sebagai berikut :
a. Kebersihan dan Kerapihan
kerapian pekerjaan kantor, sekretaris hendaknya rapi dalam penampilan.
b. Sikap badan
Sikap berdiri, duduk dan berjalan yang kurang sempurna, selain berpengaruh terhadap kesehatan, berpengaruh pula terhadap tata karma waktu bekerja dan tata kerama pergaulan. Karena itu sikap badan harus diperhatiakn dengan baik agar menunjukkan etika dan kesan yang baik.
B. Kemampuan Berkomunikasi
Kemampuan berbicara hendaknya membiasakan dan melatih diri untuk mampu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan jelas.
Faktor yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah : a.Suara
Agar suara dapat memberikan kesan yang positif, maka suara hendaknya jelas sehingga tidak menimbulkan salah pengertian.
b.Ekspresi Wajah
Berbicara harus diimbangi dengan ekspresi wajah yaitu gerak atau mimik supaya menarik dan lebih meyakinkan.
c. Gaya Berbicara
Maksudnya adalah cara membawakan atau cara menampilkan diri diwaktu pembicaraan berlangsung. Sebaiknya saat berkomunikasi dengan orang hilangkan perasaan gugup dan harus percaya diri.
C. Sikap dan Tingkah Laku
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari harus juga diperhatikan tingkah laku ataupun sikap terhadap atasan maupun terhadap orang lain. Sikap yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah :
a. Bijaksana. b. Pertimbangan. c. Taktis.. d. Kesetiaan e. Objektif. f. Ketelitian. g. Inisitif.
3. Persyaratan Pengetahuan
Seorang sekretaris yang baik harus memiliki pengetahuan tentang kesekretariatan. Disamping itu untuk menambah wawasan berfikir ia sebaiknya banyak membaca surat kabar atau edisi resmi mengenai peraturan baru dan berita yang ada hubungannya dengan dunia bisnis misalnya prekonomian, perdagangan, perbankan, pajak dan lainnya sebagainya.
4. Persyaratan Keterampilan
Syarat keterampilan, yaitu keterampilan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan seorang sekretaris. Syarat ini menuntut sekretaris untuk melakukan pekerjaan dengan cermat, teliti, dan berhasil. Setidaknya ada tujuh keterampilan yang dapat mendukung pekerjaan sekretaris, anatara lain yaitu :
a. Kemampuan bahasa Indonesia dan bahasa asing b. Penguasaan teknologi
c. Keterampilan mengelola SDM d. Penguasaan computer
e. Teknik mengajar f. Pengelolaan keuangan.
g. Kemampuan memecahkan masalah
Adapun syarat-syarat khusus untuk menjadi sekretaris pada PT. Tor Ganda adalah :
b. Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan dan menguasai Teknologi Informasi (TI).
c. Memiliki pengetahuan luas tentang bisnis perusahaan.
d. Tidak pernah mendapat sanksi kepegawaian atas pelanggaran berat.
Sekretaris di PT. Tor Ganda sendiri mempunyai keterampilan yang menunjang dari segi pekerjaan, sekretaris di PT. Tor Ganda mahir berbahasa Indonesia dan bahasa Inggris lisan maupun tulisan, dan juga menguasai teknologi yang terkini, yang sangat di perlukan dalam dunia kerja yang sudah modern seperti saat ini. Sekretaris juga bisa dalam mengelola keuangan seperti mengatur pengeluaran untuk keperluan atasan ataupun keperluan yang dibutuhkan oleh kantor itu sendiri.
D. PERAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya.
Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan, guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat.
Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinnya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya.
Dalam Saiman (2002:37) peran sekretaris secara umum :
1. Peran sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peran sekretaris bagi bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancer dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Adapun peran sekretris dalam memperlancar tugas pimpinan pada PT. Tor Ganda Medan adalah :
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinannya.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide
5. sebagai faktor penunjang dalam keberhasilam pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan
6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
Sekretaris pada PT. Tor Ganda mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan seketaris dalam perusahaan semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang komplek. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan itu sendiri.
Seorang sekretaris pada PT. Tor Ganda mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan pekerjaan.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretaris pada PT. Tor Ganda karena sekretaris dapat membantu pimpinan dlam memberikan ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat tenaga dan waktu.
Jadi peran sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikasi tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan. Sehingga segala permasalahan kirannya dapat didiskusikan dari dicari jalan keluarnya.
Perlu ditambahkan bahwa seoraang sekretaris yang baik harus dapat bekerja secara efisien. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih hemat dalam
menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikitpun mengurangi mutu hasil kerja.
Disamping itu peran sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peran sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.
E. HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN PIMPINAN
Membina hubungan dengan pimpinan perlu dilakukan karena sekretaris merupakan orang yang selalu dekat dengan pimpinan dan siap membantu pimpinan dalam penyelesaian tugas pimpinan. Tidak dapat dibayangkan bila hubungan antara pimpinan dan sekretaris kurang harmonis. Efektivitas pelaksanaan tugas pasti sulit tercapai. Bisa jadi pimpinan banyak mencela hasil tugas sekretaris dan sekretaris enggan untuk minta penjelasan mana yang kurang atau mana yang perlu dibenahi. Untuk itu sekretaris harus mengenal pimpinan lebih dalam, bagaimna cara berfikir dan cara pandang akan suatu hal, bagaimana pola kepemimpinannya, bagai mana keperibadiannya, bagai mana pimpinan menjalin hubungan baik dengan relasi pimpinan atau rekan kerja, dan masi banyak lagi yang harus diketahui oleh sekretaris.
Dalam Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris agar mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain :
1) Tanggung jawab hukum seorang sekretaris
sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab.
2) Mengenal sifat pekerjaan sekretaris
Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai seorang sekretaris professional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan lebih efisien.
3) Minat
Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukkan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang diketahui.
4) Sikap percaya diri
Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapaimya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman dilokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun demikian sikap percaya diri yang berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperlihatkan.
5) Belajar mandiri
Rasa tanggung jawab dapat ditunjukkan dengan bekerja tanpa dibantu. Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha sendiri, dengan menggunakan inisiatif, pimpinan tidak repot-repot membuatpembentulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa sekretaris mau bekerja dengan baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan.
Hubungan sekretaris dengan pimpinan di PT. Tor Ganda terjalin secara baik dan harmonis , dimana sekretaris sudah memahami benar tentang bagaimana pimpinannya berpikir, bagaimana keperibadiannya, bagaimana pimpinan menjalin hubungan baik dengan relasi atau rekan kerja.
Hubungan sekretaris PT. Tor Ganda dengan beberapa pihak :
01 Dengan Pemegang Saham
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkitan dengan kinerja perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya.
02 Dengan Komisaris
Sekretaris di PT. Tor Ganda merupakan penghubung dalam komunikasi anatara Direksi denga Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan terhadap perusahaan.
03 Dengan Direksi
A. Penyelenggaraan rapat Direksi
Penyelenggaraan Rapat Direksi dan Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi:
a. Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat. b. Menyediakan bahan rapat, termasuk data-data pendukung
yang diperlukan.
c. Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat. d. Menyediakan daftar hadir peserta rapat.
B. Korespondensi Direksi
Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya diperiksa sekretaris perusahaan dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.
04 Dengan bagian Unit
Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahaan membangun hubungan baik dengan bagian lain/unit lain dilingkungan perusahaan agar dapat memperoleh informasi/data penting dari masing-masing unit kerja.
05 Dengan Publik
Sekretaris perusahaan PT. Tor Ganda merupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan. Sekretaris perusahaan juga bertanggung jawab menyediakan informasi untuk menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir yaitu : Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Tor Ganda Medan yaitu sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Pimpinan pada PT. Tor Ganda Medan memiliki sekretaris yang membantu tugas pimpinan dalam menangani tugas-tugasnya, dan sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada pimpinan. Sekretaris tersebut bertugas membantu pimpinan menangani tugas perkantoran, tugas terkait dengan kegiatan yang meyangkut hubungan perusahaan ke pihak internal dan eksternal.
2. Peranan sekretaris di PT. Tor Ganda sangat penting disamping sebagai pembatu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dan pekerjaan –pekerjaan serta seluruh staff dan publik di mana peran penghubung ini menjadikan sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor dengan lancar.
3. Sekretaris pimpinan di PT. Tor Ganda adalah sebagai seorang pembantu pimpinan yang pekerjaannya antara lain surat-menyurat, membuat jadwal dan janji-janji resmi, menjalin hubungan dengan instansi luar serta melaksanakan tugas-tugas lain yang sifatnya membantu pimpinan dan melaksanakan fungsi manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
B. Saran
Bedasarkan kesimpulan di atas dan melihat yang terjadi pada bagian sekretaris pimpinan PT. Tor Ganda Medan. Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada sekretaris di PT. Tor Ganda Medan sebagai berikut:
1. Sekretaris senior hendaknya agar memberikan arahan dalam pekerjaan yang di lakukan sekretaris junior karena sekretaris junior masi perlu pengawasan dan arahan dalam melaksanakan pekerjaan. 2. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas
kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara menganalisa dan memperbaiki pekerjaan yang salah agar tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain.
3. Sekretaris pimpinan hendaknya diberi kesempatan untuk mengikuti pengembangan diri sekretaris maupun seminar-seminar mengenai kesekretriatan guna menambah wawasan dibidang sekretaris itu sendiri.
4. Ada baiknya hubungan kerja sama antara sesama karyawan maupun dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya tetap terpelihara demi kelancaran bagi perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan bersama.
DAFTAR PUSTAKA
Achmad, Zaenudin. 2007. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Sedianingsih, 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Yatimah, Durotul. 2013. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia Bandung.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.
