PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA BINUS CENTER MEDAN
OLEH:
LORITA MANDA TOBING 122103094
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2017
NAMA : LORITA MANDA TOBING
NIM : 122103094
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM
MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA BINUS CENTER MEDAN
Tanggal: April 2017 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dra. Marhayanie, M.Si) NIP: 19580427 198503 2 002
Tanggal: April 2017 DEKAN
(Prof. Dr. Ramli, SE, MS) NIP. 19580602 198803 1 001
NAMA : LORITA MANDA TOBING
NIM : 122103094
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM
MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA BINUS CENTER MEDAN
MEDAN, April 2017 Menyetujui Pembimbing,
(Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si) NIP. 19770214 200812 2 001
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kesehatan, kesempatan kepada kita khususnya penulis dan atas segala berkatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN PADA BINUS CENTER MEDAN”.
Penulis menyadari bahwa sesungguhnya dalam penulisan dan penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan dan nasihat serta pengarahan dari berbagai pihak, untuk itu dengan segala kerendahan hati dan hormat penu;lis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof.Dr Runtung Sitepu SH, M.Hum, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang banyak meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan serta memberikan pengarahan kepada penulis selama menyelesakan Tugas Akhir ini.
6. .Seluruh staf Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan BIsnis Universitas Sumatera Utara, terutama di Program Studi Diploma III Kesekretariatan yang telah memberikan ilmu pengetahuan, bantuan bagi Penulis selama perkuliahan dan penulisan Tugas Akhir ini.
7. Pimpinan, staf dan segenap karyawan/I di Binus Center Medan yang telah membantu penulis memperoleh data selala melakukan penelitian di perusahaan tersebut serta banyak memberikan masukan dan informasi dalam pebnulisan Tugas Akhir ini.
8. Ayahanda tersayang F.L. Tobing dan Ibunda R.D. Naibaho serta Yenni, Tina, Dedi, Novia, telah menjadi teman dan keluarga yang memahami kesulitan Penulis sehingga Penulis berhasil menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Teman seperjuangan di kampus Kamilah, Vani, dan Dinda yang sering berselisih paham dengan Penulis tetapi sebenarnya kami saling memahami, terima kasih atas semua dukungannya.
Penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat berbagai kekurangan-kekurangan, maka dengan segala kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran yang membangun dari semua pihak.
Akhir kata penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud dan tujuan yang diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan, 26 April 2017 Penulis
LORITA MANDA TOBING
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A Latar Belakang ... 1
B Perumusan Masalah ... 3
C TujuanPenelitian ... 3
D ManfaatPenelitian ... 4
BAB II PROFIL INSTANSI ... 5
A Sejarah Ringkas Binus Center Medan ... 5
B Struktur Organisasi ... 12
C Job Description ... 15
D Kinerja Usaha Terkini ... 17
E RencanaKegiatan... 18
BAB III PEMBAHASAN ... 19
A Pengertian Sekretaris ... 19
B Jenis-jenis Sekretaris ... 20
C Fungsi Sekretaris ... 23
D Persyaratan Sekretaris ... 24
E Tugas-tugas Sekretaris ... 29
F Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan... 38
G Hubungan Sekretaris Dengan Pimpinan ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 47
A Kesimpulan ... 47
B Saran ... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 49
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap perusahaan yang bergerak dibidang jasa maupun dagang memiliki seorang pemimpin. Seorang pimpinan didalam perusahaan pasti sangat memerlukan bantuan dari sekretaris yang handal dan professional guna untuk membantunya dalam melaksanakan tugas-tugasnya yang berkaitan dengan ruang lingkup perusahaan.
Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary ( Gie, 2000 :40 ).
Sekretaris itu sendiri adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia, mengurus surat keluar dan surat masuk kepada tata usaha lainnya, seperti memelihara dokumen, telepon, membuat perjanjian, sehingga sekarang sekretaris merupakan asisten yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menunaikan tugas-tugasnya ( Acmad, 2007 : 18 )
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu. Sekretaris yang dimaksud disini adalah pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan,
diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan juga disebut sekretaris eksekutif, yaitu sekretaris yang menyelenggarakan pekerjaan administarsi untuk suatu badan. Didalam melaksanakan tugasnya,sekretaris tersebut dapat dibantu oleh pegawai-pegawai lainnya sebagai bawahannya (seperti asisten, juru arsip atau juru ketik), apabila ruang lingkup pekerjaan terlampau luas. Jika dibandingkan dengan sekretaris pribadi, maka sekretaris eksekutif memiliki otoritas yang tegas. Bertindaksebagai manajer, maka sekretaris eksekutif secara fungsional tidak sekedar sebagai asisten pimpinan saja, sekretaris ini dituntut bertanggung jawab secara struktural. Contoh sekretaris pimpinan antara lain: Sekretaris Presiden, Sekretaris Direktur, Sekretaris Gubernur, Sekretaris Panglima dan lain lain.Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan dan orang modern, baik dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar.
Sekretaris memiliki peranan penting dalam perusahaan. Sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan, bahkan sebagai tangan kanan atasannya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasannya tersebut. Untuk itu sekretaris harus memiliki ketrampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai kepribadiaan yang menarik dan menguasai pengetahuan yang ada kaitanya dalam fungsinya sebagai sekretaris.
B. Perumusan Masalah
Seorang sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi.
Peranan utama sekretaris adalah sebagai patner kerja dari pimpinan, sebagai konsekuensinya seorang sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Seorang sekretaris harus mengetahui bagaimana kinerja dari pimpinannya, cara pimpinannya mengambil keputusan, sehingga seorang sekretaris dapat bekerja dengan maksimal dan sesuai dengan yang diharapkan pimpinan. Begitu pentingnya peran dan fungsi sekretaris sehingga sulit dibayangkan jika suatu perusahaan tanpa seorang sekretaris.
Mengingat begitu kompleksnya peranan dan fungsi sekretaris pada suatu perusahaan maka masalah pokok yang akan dibahas adalah “Bagaimana Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada Binus Center Medan ?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui Peranan dan Fungsi Sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada Binus Center Medan.
D. Manfaar Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Penulis
a. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi peneliti untuk dapat mengerti dan memahami lebih jauh tentang peran dan fungsi sekretaris dalam membantu tugas pimpinan.
b. Meningkatkan profesionalitas peneliti agar mampu mempersiapkan diri dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Bagi Pembaca
a. Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dan dan bahan referensi tentang peranan dan fungsi sekretaris.
b. Memperkaya penelitian tentang Peranan dan Fungsi Sekretaris dalam membantu Tugas pimpinan.
3. Bagi perusahaan
a. Memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Binus Center Medan.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Binus Center Medan
Di era globalisasi yang ketat dengan persaingan bisnis, keberhasilan suatu perusahaan sangat bergantung pada kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang menjalankan bisnis tersebut. SDM yang berkualitas dan mampu bersaing dalam era tersebut harus memiliki nilai tambah berupa soft skills, hard skills, pengalaman, serta komunitas / jaringan, selain pengetahuan yang diperolehnya melalui pendidikan formal.
Menjawab kebutuhan akan SDM yang berkualitas, sejak tahun 1991 Binus Center terus berupaya menyediakan berbagai program pelatihan bersertifikasi, yang berbasis kompetensi dan Teknologi Informasi & Komunikasi, didukung kurikulum khusus yang selalu diperbaharui sesuai tuntutan dunia bisnis, dunia pendidikan dan perkembangan teknologi paling mutakhir, serta metode pembelajaran yang mudah diserap oleh berbagai kalangan, mulai dari pelajar / mahasiswa hingga masyarakat umum.
Binus Center menyadari kebutuhan tenaga kerja tidak hanya dilihat dari kemampuan akademis saja, melainkan harus dibekali kemampuan non akademis.
Oleh karena itu, Binus Center memberikan pelatihan kepada para peserta berupa : a. Peningkatan hard skills (pengetahuan, keterampilan dan keahlian di bidang
bahasa atau Teknologi Informasi dan Komunikasi).
b. Peningkatan soft skills agar peserta memiliki etos kerja yang baik dan mampu beradaptasi / bersosialisasi dalam lingkungan kerjanya.
c. Pengarahan para peserta untuk mengerjakan berbagai studi kasus sesuai bidangnya untuk menambah pengalaman dalam menghadapi kasus / masalah dalam lingkungan kerja nyata.
Didukung sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pelaksanaan pelatihan, hal – hal tersebut menghasilkan lulusan Binus Center yang siap terap dan bermutu. Inilah alasan utama sehingga sertifikasi dari Binus Center diakui oleh berbagai perusahaan berskala nasional dan internasional.
Selain itu, setiap peserta pelatihan di Binus Center tergabung dalam komunitas Binusian yang memungkinkan terciptanya peluang kerja antar sesama Binusian, dengan demikian para lulusan Binus Center dapat disalurkan ke setiap perusahaan / institusi yang membutuhkan.
Hadirnya Binus Center di berbagai kota di seluruh Indonesia semakin memantapkan komitmen Binus Center untuk menjadi lembaga pelatihan, yang menjadi panutan bagi masyarakat di seluruh Indonesia dan mendukung terciptanya SDM Indonesia yang berkualitas.
Binus Center Medan juga membuat banyak kerjasama di bidang : 1. Nama sekolah yang menjalin kerjasama dengan Binus Center :
a. Jakarta
1) Abdi Siswa 2) Ananda
3) Saint John Bekasi 4) Saint John Jakarta 5) Dharmajaya 6) Diakonia
7) Kristen Yusuf 8) Lia Stephanie 9) Notre Dame
10) Bhinneka Tunggal Ika 11) Saint Caroline
12) Santa Patricia 13) Kalam Kudus 14) Kristoforus II 15) Kristoforus I 16) Mater Dei 17) Pangudi Luhur 18) Vianney 19) Damai 20) Sang Timur 21) Santa Patricia 22) Santo Lukas 23) Surya Bangsa 24) Tarsisius Vireta
25) Tarsisius 1 dan tarsisius 2 26) Tunas Bangsa
b. Bandung
1) Santo Aloysius Bandung 2) Tiara Bunda
c. Medan
1) SMP – SMA Kristen Kalam Kudus Pematang Siantar 2) TK – SD - SMP – SMA Wage Rudolf Supratman 1 Medan 3) TK – SD - SMP – SMA Wage Rudolf Supratman 2 Medan 4) SD – SMP – SMA Sutomo 1 Medan
5) SD – SMP – SMA Sutomo 2 Medan 6) Nanyang Zhi Hui
d. Jawa Barat 1) Al-Azhar e. Yogyakarta
1) Stella Duce I
2. Industri yang menjalin kerjasama dengan Binus Center : a. PT Argo Pantes
b. PT Arta Boga Cemerlang c. PT Bankrie Brothers d. Bank Buana Indonesia e. PT Bentoel Jakarta f. PT Cadbury
g. PT Coats Asia Pacific
h. PT Global Tech Computer Konsulindo i. PT Gramedia Media Asri
j. PT Gunung Agung k. PT Hero Supermarket l. IBM
m. PT Indofood Sukses Makmur n. Jakarta Hilton International o. PT Konimex
p. PT Krakatau Info Technology q. PT Lippo Cikarang
r. Mobil'88 s. Mulia Group t. Orang Tua Group u. PT Otsuka Indonesia v. PT P&G
w. PT Petrokimia Nusantara x. PT Philips Electronic Indonesia y. PT Quest International
z. PT Samudra Shipping Line aa. PT Sinar Sosro
bb. Standard Chartered Bank cc. PT Sucofindo
dd. PT Sumarecon Agung Tbk ee. Unika Atmajaya
ff. Universitas Trisakti
gg. PT Yamaha Indonesia Motor hh. Yayasan Kasih Mulia
3. Institusi Pemerintah yang menjalin kerjasama dengan Binus Center : a. Asean Aceh Fertilizer PT
b. Bank Indonesia c. Bank Exim d. BPKP – RI e. BPK – RI
f. DEPPARPOSTEL g. Dirjen Pajak
h. DIKTI – DEKDIPBUD i. DPA- RI
j. DEPNAKER Cevest-Jica k. Jasa Raharja Putera l. Jamsostek PT
m. Kantor Diklat Propinsi DKI Jakarta n. Komisi Pemilihan Umum (KPU) o. PLN PERSERO PT
p. Pertamina PT q. Perhubungan Laut r. Perum Pegadaian PT s. PERURI
t. Pertamina – Cirebon u. Pertamina –Balikpapan v. Polres Palmerah w. PPPSL
x. RS Jantung Harapan Kita y. Sarinah
z. SDNP
aa. Tambang Batu Bara bb. Telkom PT
cc. Unicef
4. Asosiasi/Organisasi/Yayasan :
a. Yayasan Cinta Anak Bangsa (YCAB) 5. Vendor yang bekerjasama dengan Binus Center :
a.
Visi utama Binus Centeryaitu: “To be recognized as the leading private education institute in the development and application of science and technology in Indonesia, especially as related to or supported by Information Technology”.
Sedangkan misi Binus Center adalah: “To preserve the relationship and the relevance of our academic activities in line with development of the socio- economic and industrial fields in Indonesia, and to anticipate the future impact of globalization on the lives of the people of Indonesia”.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins, 2007:284).
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu : 1. Kejelasan Tanggung Jawab
Setiap anggota dari organisasi harus dapat bertanggung jawab dan juga apa saja yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota suatu organisasi tentunya harus dapat bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut yang perlu di pertanggung jawabkan.
Itulah fungsi struktur organisasi tentang kejelasan tanggung jawab.
2. Kejelasan Kedudukan
Yang selanjutnya yaitu kejelasan mengenai kedudukan,disini artinya anggota atau seseorang yang ada didalam struktur organisasi sebenarnya dapat mempermudah dalam melakukan koordinasi dan hubungan, sebab adanya keterkaitan penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah di percayakan kepada seseorang atau anggota.
3. Kejelasan mengenai jalur hubungan
Fungsi selanjutnya yaitu sebagai kejelasan jalur hubungan maksudnya dalam melaksanakan pekerjaan dan tanggung jawab setiap pegawai didalam sebuah organisasi maka akan dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga dalam jalur penyelesaian suatu
pekerjaan akan semakin lebih efektif dan dapat saling memberikan keuntungan.
4. Kejelasan uraian tugas
Dan Fungsi lainnya yaitu kejelasan mengenai uraian tugas didalam struktur organisasi akan sangat membantu pihak atasan atau pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan maupun pengendalian, dan juga bagi bawahan akan dapat lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena uraian yang jelas. Itulah salah satu fungsi sebagai kejelasan uraian tugas.
Sumber Binus Center Medan (2016)
Gambar 2.1
STRUKTUR ORGANISASI BINUS CENTER MEDAN
Direktur
Research &
Development Manager
Business R&D Manager
Product R&D Manager
Secretary
Marketing General Manager
Sales Manager
Sales Support
PR &
Promotion Manager
Promo Support
System &
Procedure
Marketing General Manager
Academic &
Instructor Manager
FO Support
IT Support
Finance
GS Procurement
C. Job Description
Adapun tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing bagian struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Direktur
a. Berwenang dan bertanggung jawab memimpuin semua staff yang ada di Binus Center
b. Berwenang dan bertanggung jawab meningkatkan terus-menerus mutu program studi sesuai dengan visi dan misi dalam upaya mencapai target strategic Binus Center
c. Berwenang dan bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasi didalam penyusunan sasaran mutu, rencana kerja, dan anggaran tahunan.
2. Marketing General Manager
a. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi seluruh kegiatan promosi, sales, dan media relation.
b. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan peningkatan hubungan kerja dengan para mitra baik individual maupun organisasi
c. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi seluruh penerimaan dan perpanjangan seluruh staff yang berada dibawah Divisi Marketing.
3. Sales & Marketing Manager
a. Membantu membuat laporan track dan laporan penjualan mingguan,
b. Mengawasi penjualan produk di setiap cabang Binus Center
c. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pelayanan Customer di seluruh cabang Binus Center
d. Membuat laporan hambaatan atau kemajuan tentang tugas sales $ service berupa IOI (Item Of Interest)
e. Berwenang dan bertanggung jawab mengawasi kerja yang ada di bagian sales & service
4. PR & Promotion Manager
a. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi seluruh kegiatan promosi, dan media relation b. Membuat promotion tools untuk kegiatan Binus Center
c. Berwenang dan bertanggung jawab mengawasi kerja yang ada di bagian promotion support.
5. Operational General Manager
a. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi seluruh kegiatan bagian operational
b. Membuat prosedur pelaksanaan kursus di Binus Center
c. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi seluruh penerimaan dan perpanjangan seluruh staff yang berada di bawah Divisi Operational.
6. Operational Academic Support a. Melakukan perekrutan instruktur
b. Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan, pelaksanaan seluruh kegiatan training instructor, kontrak instruktur,
7. Finance
a. Membuat laporan mengenai pemasukan dan pengeluaran Binus Center Head Office
b. Membuat laporan royalty yang telah dibayarkan oleh Binus Center Outlet
D. Kinerja Usaha Terkini
Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu perusahaan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara legal, tidak melanggar hukum dan tidak bertentangan dengan moral dan etika. (Basri, 2004 : 16).
Kinerja perusahaan sangat penting untuk ditingkatkan, hal ini diperlukan guna mengetahui apakah perusahaan tersebut bekerja dengan baik atau tidak.
Maka untuk itu pada bagian berikut ini akan membahas mengenai kinerja pada Binus Center Medan. Kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah:
a. Pembagian tugas kepada masing-masing anggota ditetapkan oleh ketua sesuai dengan kemampuan dan kesediaan waktu masing-masing.
b. Pelaksanaan kegiatan disesuaikan dengan kemampuan tenaga dan waktu yang tersedia, pelaksanaan kegiatan dilakukan secara teratur.
c. Dimulainya kelas-kelas baru yang melatih pengetahuan dibidang komputer dan Graphic Desain.
d. Menjalani kelas Computer Installation with Microsoft Windows
E. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan perusahaan memang sangatlah penting dilakukan oleh perusahaan, untuk meningkatkan pendapatan perusahaan yang lebih besar. Oleh sebab itu pihak perusahaan perlu mengkaji cara-cara agar hasilnya memuaskan.sehingga dibuatlah rencana kegiatan kerja perusahaan selama ssatu tahun.
Adapun rencana kegiatan tersebut dimulai dari :
a. Melakukan evaluasi atas efektifitas satuan pengawasan intern kegiatan tertentu di Binus Center Medan.
b. Memonitor dan mengevaluasi proses penyelesaian laporan keuangan tahunan dan penetapan laporan pertanggung jawaban keuangan perusahaan di Binus Center.
c. Mengevaluasi dan memonitor laporan direksi.
d. Memonitor laporan kinerja bulanan Group Unit tertentu.
e. Melaksanakan tugas-tugas yang diminta manager ataupun pimpinan.
f. Ketentuan pelaksanaan program Binus Center.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Sekretaris berasal dari bahasa latin secratums, artinya rahasia dan secretarium artinya seseorang yang dipercaya untuk menyimpan rahasia. Dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia.
Sesuai dengan arti aslinya maka sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
Sesuai dengan asal katanya, sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oeleh orang atau pegawai lain. Dari pengertian tersebut, ada banyak defenisi dari pengertian sekretaris yang berkembang saat ini adalah :
Menurut Fowler, dalam bukunya Fowler The Concise Oxford Dictionary of Current English . “Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya”.
Menurut Gie (2007: 14-16), dalam bukunya Administrasi perkantoran cetakan ketujuh menyatakan bahwa :“Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu- tamu memeriksa dan mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektifitas dari kepala itu”.
Dari defenisi di atas, seorang sekretaris bukan hanya sekedar membantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan, dari mengurus perjanjian (appointment), administrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.
B. Jenis-jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Menurut Wursanto (2006 : 2), jenis-jenissekretaris dapat dibedakan menjadi:
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan.
Seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing
dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.
Contoh sekretaris organisasi adalah:
a. Sekretaris Jendral b. Sekretaris Kabinet c. Sekretaris Wilayah
d. Sekretaris Inspektorat Jendral e. Sekretaris Yayasan
f. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.
3. Sekretaris pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu.
Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
4. Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibedakan menjadi dua.
a. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki pengalaman,
baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris.
Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah :Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profersional.
Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam
pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.
5. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Keahlian
Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.
Misalkan:
a. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary) b. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary)
c. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary) d. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary)
C. Fungsi Sekretaris
Sekretaris adalah pembantu utuma pimpinan yang merupakan potensi menentukan dalam berbagai situasi pimpinan yang merupakan potensi menentukan dalam berbagai situasi kepemimpinan.Ini berarti sekretaris harus orang yang dapat memikul tanggung jawab, penuh pengabdian, bermutu karena latihan, berpengalaman, dan mempunyai kepribadian untuk melaksanakan kewajibannya dengan semangat dan tepat guna.
Adapun fungsi sekretaris adalahsebagai berikut:
a. Koordinasi dalam arti mengatur dan membina kerja sama, mengintegrasikan, dan mensikronisasikan seluruh administrasi kantor Perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, mengolah, menelaah, dan mengkoordinasikan perumusan kebijaksanaan sesuai dengan tugas pokok kantor.
b. Pembinaan administrasi dalam arti membina urusan tata usaha mengelola dan membina kepegawaian, mengelola keuangan, peralatan/perlengkapan seluruh kantor.
c. Pembinaan organisasi dan tatalaksana dalam arti membina dan memelihara seluruh kelembagaan dan ketatalaksanaan kantor serta pengembangannya.
d. Penelitian dan pengembangan dalam arti membina unit penelitian dan pengembangan sepanjang belum diselenggarakan oleh unit organisasi lainnya dalam lingkungan kantor.
e. Pendidikan dan latihan dalam arti membina unit pendidikan dan latihan sepanjang belum diselenggarakan oleh unit organisasi lainnya dalam lingkungan kantor.
f. Hubungan masyarakat dalam arti melakukan hubungan dengan lembaga resmi dan masyarakat.
g. Koordinasi penyusunan peraturan perundang-undangan dalam arti mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang menyangkut tugas pokok kantor.
h. Keamanan dan ketertiban dalam arti membina dan memelihar keamanan dan ketertiban dalam lingkungan kantor.
D. Persyaratan Sekretaris
Sekretaris identik dengan pekerjaan yang teratur dan menjadi ikon sebuah perusahaan. Seperti halnya publik relation, seorang sekretaris juga dituntut punya penampilan menarik dan profesional. Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya yang pekerjaannya membantu, memperlancar dan mempermudah pekerjaan pimpinan dalam bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan bisa tercapai.
Seorang sekretaris juga harus bisa menjaga kode etiknya sebagai sekretaris dan juga harus menjaga kepercayaan dan kerahasiaan perusahaan. Sebagai seorang sekretaris maka harus memiliki keterampilan, pengetahuan dan wawasan yang yang luas karena seorang sekretaris dituntut untuk bekerja keras, bekerja cerdas dan juga bekerja dengan teliti. Seorang sekretaris itu adalah otaknya perusahaan.
Jadi apa yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan perkembangan kegiatan organisasi atau perusahaan swasta pada saat ini, menuntut sekretaris untuk memenuhi syarat- syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, apabila tidak dipenuhi dengan baik, maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan kurang baik. Menurut Saiman (2002 : 26), syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah :
1. Syarat kepribadian
Sifat yang harus dimiliki oleh seorang yang menjadi seorang sekretaris, seperti sifat penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia dan lain- lain.
2. Syarat pengetahuan
Seorang sekretaris yang baik harus memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti dibidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya.
Pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris, sesuai tempat dimana dia bekerja, seperti dikantor pemerintah ataupun dikantor perusahaan swasta.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan
Kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretariatan, hal ini meliputi kemampuan mengetik, stenograph, korespondesi, dan kearsipan.
5. Syarat praktek
Kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, meliputi menerima tamu, telepon, membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa untuk menjadi seorang sekretaris harus memiliki syarat kepribadian sekretaris sangat penting. Seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik seperti memiliki kesabaran dalam mengerjakan semua tugas yang dilakukannya, sabar dalam menerima tamu atau menerima telepon yang tidak memberikan identitasnya dan lain-lain. Seorang sekretaris harus bijaksana, maksudnya adalah sekretaris tidak membawa permasalahan pribadi kedalam kantor, selain itu sekretaris harus dapat memegang rahasia perusahaan atau rahasia pimpinan dan tidak akan membocorkan rahasia tersebut kepada siapapun.
Syarat pengetahuan umum juga harus dimiliki oleh sekretaris, hal ini dimaksudkan agar pengetahuan sekretaris dapat bertambah. Seorang sekretaris juga harus mengetahui perkembangan ekonomi, misalnya harga dolar atau rupiah mengalami kenaikan atau mengalami penurunan.
Sekretaris harus memiliki pengetahuan khusus seperti mengerti dan memahami tentang tugas dan tanggung jawabnya dimana dia bekerja, menguasai tentang organisasinya dan lain-lain.
Selain itu, sekretaris juga harus memiliki skill atau kemampuan untuk mengerjakan tugas-tugasnya secara profesional. Sekretaris harus dapat mengetik dengan cepat dan benar dengan menggunakan 10 jari, memahami penulisan stenografi, mengetahui dan memahami mengenai korespondensi surat baik dalam bahasa indonesia, maupun bahasa inggris.
Sekretaris juga harus memiliki dan menguasai syarat praktek, seperti bagaimana cara menerima tamu atau telepon dengan baik, ramah, sopan dan menggunakan bahasa yang baik dan benar, membuat agenda kegiatan pimpinan, pengarsipan surat-surat dan lain-lain.
Menurut Ursula (2004 : 22), syarat-syarat sekretaris antara lain:
a. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.
b. Memilik i ilmu pengeyahuan khusus dan spesialisasi yang sesuai atau relavan dengan aktifitas kantornya.
c. Menguasai pengetahuan umum dengan banyak membaca, belajar maupun menyimpan siaran media massa.
d. Menguasai bahasa indonesia dengan baik dan benar, menguasai bahasa inggris, serta bahasa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
e. Memiliki pengetahuan dan mampu melaksanakan tugas-tugasnya yang membutuhkan keterampilan seperti korespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat.
f. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai seorang sekretaris.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa syarat menjadi seorang sekretaris harus berpendidikan sekurang-kurangnya SLTA, karena seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas dan pendidikan merupakan hal yang sangat penting untuk menjadi seorang sekretaris.
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan khusus, seperti: menguasai pengurusan kas kecil, pengurusan uang melalui bank dan lain-lain. Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan umum, hal ini dimaksudkan agar pengetahuan sekretaris dapat bertambah.
Seorang sekretaris juga harus menguasai bahasa indonesia, bahasa inggris dan bahasa lainnya dengan baik dan benar, karena bahasa merupakan hal yang sangat penting untuk berkomunikasi dengan lancar baik diperusahaan dalam negeri maupun perusahaan luar negeri.Sekretaris juga harus memiliki pengetahuan dan harus mampu melaksanakan tugas-tugasnya yang membutuhkan keterampilan seperti mengetik dengan cepat dan benar dengan menggunakan 10 jari, dapat menulis dan mengerti mengenai stenodrafi dan lain-lain.
Dari urgensi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa syarat menjadi seorang sekretaris tidaklah mudah, hal ini dapat dilihat bahwa seorang sekretaris harus mempunyai pendidikan sekurang-kurangnya SLTA, mampu menguasai berbagai bahasa dengan baik dan benar agar komunikasi dapat berjalan lancar, harus
menguasai pengetahuan yang luas, tidak hanya dalam bidang kesekretarisan, tetapi juga seorang sekretaris harus dapat menguasai pengurusan kas kecil, menguasai masalah bank dan sebagainya.
E. Tugas-tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dibagi sebagai berikut : 1. Tugas Rutin
Tugas Rutin, yaitu tugas yang dikerjakan setiap hari dan tidakmemerlukan perintah khusus dari pimpinan. Menurut Hadi(2000:6) “Tugas Rutin dilaksanakan tanpaharus menunggu perintah dari pimpinan. Walaupun demikian, tidakberarti sekretaris melakukan tugas tersebut dengan sikap yang mononton tanpa ada variasi. Kreativitas juga tetap diperlukan”.Sedangkan menurut Rosidah (2005:24)“Tugas Rutin yakni pekerjaan yang tidak memerlukan perintah, perhatian, atau pengawasan yang khusus”.
Tugas Rutin diantaranya adalah sebagai berikut : a. Menerima Tamu
Seorang sekretaris wajib memahami bahwa setiap tamu harusdiperlakukan dengan khas dan untuk itu seorang sekretaris perlumengetahui sifat, kedudukan/pangkat dan perilaku tamu yang datang.Walaupun demikian secara umum setiap tamu harus diperlakukandengan ramah, sopan, penuh perhatian, bijaksana, dan bersahabat.
Menurut Wursanto yang dikutip oleh Sedianingsih (2010:68),
“Tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga atau perusahaan, yaituorang, baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun
sebagaipribadi, yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingankedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.”
Berdasarkan pendapat diatas Sekretaris merupakan penyaring paratamu yang akan bertemu pimpinan, untuk itu sekretaris wajibmengetahui nama tamu yang datang, dari perusahaan mana, danmaksud kedatangannya agar apabila pimpinan sibuk dan jadwalnyapadat dapat mengontrol jadwal perjanjiannya dan menggunakanwaktunya secara efisien.
b. Pengurusan Surat Masuk
Tugas pertama seorang sekretaris setibanya di kantor memeriksaada tidaknya surat masuk. Biasanya pimpinan memulai kerjanyadengan membaca surat-surat yang masuk yang telah diproses olehsekretarisnya.
Surat-surat tersebut diletakkan di dalam map atau bila surat itu sifatnya penting/mendesak dan membutuhkan perhatianpimpinan dengan segera, diletakkan di atas meja pimpinan di tempatyang mudah dilihat oleh pimpinan. Jika sudah selesai ditindaklanjutioleh pimpinan, surat dibagikan kepada bawahan dengan menggunakanlembar disposisi.
c. Menerima telepon dan menelpon
Seperti yang sudah diketahui bahwa sekretaris sering kali menjadiorang pertama dalam suatu perusahaan yang berhubungan denganpihak lain, baik itu pelanggan, rekan bisnis ataupun salesman.Penampilan sekretaris yang menyenangkan sedikit banyak jugamenggambarkan keadaan perusahaan yang menyenangkan.
Itulahsebabnya, sangat penting untuk memperhatikan image yang
sekretarissampaikan melalui telepon dari cara sekretaris berbicara serta tingkahlaku dan sopan santun saat menelpon karena sering kali kesan pertamayang didapat banyak orang tentang perusahaan justru didapat daripembicaraan telepon.Sekretaris harus menganggap bahwa yang menelpon adalahsesorang yang penting yang harus dilayani dengan cara menelponyang baik. Karena kita semata-mata berkomunikasi dengan suara danuntuk menjelaskan sesuatu tidak dapat dilengkapi dengan mimik danekspresi maka apabila berbicara menggunakan telepon hendaklahdiperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Telepon yang berdering pada saat sibuk kerap membuatjengkel. Jangan biarkanemosi anda berbicara, terimalahtelepon dengan tenang.
2. Berikan perhatian sepenuhnya sepenuhnya pada saat anda mengangkat telepon supaya orang tidak perlu mengulangulangpembicaraannya.
3. Berhati-hatilah agar nada kesal, tidak sabar, tergesa-gesatidak kentara pada suara. (Hartiti 2003 : 54). Tugas seorang sekretaris dalam menerima telepon dan menelpontidak sama dengan yang dilakukan oleh operator telepon, karenasekretaris harus mencari informasi yang cukup sehingga sekretarismampu mengklarifikasi setiap penelepon yang masuk.
d. Mengatur Jadwal Kerja Pimpinan
Salah satu tugas rutin sekretaris mengatur agenda dan jadwalkegiatan pimpinan seefektif mungkin. Sekretaris bertugas menyusunjadwal kegiatan pimpinan selama satu hari, satu minggu, bahkanmungkin satu bulan. Berikut
beberapa hal yang perlu diperhatikandalam rangka mengatur jadwal kegiatan pimpinan menurut Shinta (2008:28) antara lain :
1. Menerima dan menghimpun surat/ bahan acara kegiatanpimpinan.
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk kepentinganharian, mingguan, dan bulanan.
3. Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang berkaitan dengan acara kegiatan pimpinan.
4. Meningkatkan setiap acara kegiatan pimpinan.
5. Selalu mengikuti kemungkinan perubahan acara kegiatanpimpinan.
Seorang pimpinan tentu mempunyai banyak tugas antara lain,memimpin rapat, menemui relasi, menandatangani surat-surat, membaca surat masuk, meneliti laporan bawahan, mengadakanperjalanan dinas, membuat perencanaan-perencanaan. Tugas-tugas itupasti tidak dapat diingat semuanya oleh pimpinan dan tidak dapatdiselesaikan tanpa membuat skala prioritas penggunaan waktu kerja. Oleh karena itu, sekretaris harus mampu menyusun jadwal kegiatanpimpinan, untuk mendukung suksesnya tugas pimpinan sehingga tidakmenumpuk antara tugas yang satu dengan tugas lainnya.
e. Mengelola Arsip
Arsip biasanya berbentuk salinan/asli dari surat masuk/keluar,memo, dll, yang isinya meliputi catatan yang hidup mengenaihubungan-hubungan, perjanjian-perjanjian dengan pihak lain.Menurut Rumsari (2000:68)arsip dibutuhkan oleh setiap pegawai dan tidak terkecualioleh pimpinan.
Pimpinan sangat membutuhkan arsip untukkepentingan manajemen
perusahaan, termasuk didalamnyauntuk bahan pertimbangan dalam proses pengambilankeputusan.Arsip yang efektif dan rapi bukan hanya akan membuatsekretaris mampu menyimpan dan menemukan kembali suatuinformasi dengan cepat dan mudah, akan tetapi juga akanmempermudah pimpinan apabila suatu saat mencari informasi yangdibutuhkan tanpa bantuan sekretaris.
f. Mengatur perjalanan dinas pimpinan.
Pimpinan yang berperan sebagai pengambil keputusan dalamsuatu organisasi tidak hanya diam dalam ruang kerjanya, tetapi juga mengadakan pertemuan dengan relasi atau mengunjungi cabangperusahaan. Hal yang biasanya dilakukan sekretaris dalam mengaturperjalanan dinas pimpinan menurut Hartiti (2003:111) antara lain :
1. Mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, dan transportasiyang digunakan.
2. Mengurus akomodasi.
3. Mempersiapkan jadwal perjalanan dan pertemuan yangakan diadakan pimpinan dalam perjalanan tersebut.
4. Mempersiapkan semua surat yang diperlukan.
5. Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Dalam menyusun jadwal dan acara kegiatan pimpinan, sekretarisharus mengatur supaya pimpinan merasa nyaman dalamperjalanannya.
Tugas Khusus
Tugas Khusus menurut Rosidah (2003 : 24) adalah “tugas yang memerlukan perintah atau sesekalipimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan danpengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya.” Tugas khusus yaitutugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretarisdengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karenaadanya unsur kepercayaan kepada sekretaris. Sedangkan menurutRumsari (2000:6) Tugas Khususadalah tugas yang tidak setiap hari dilakukan, tetapi merupakan instruksi dari pimpinan. Dengan demikian pekerjaan ini bisa datangsewaktu-waktu di saat sekretaris melakukan pekerjaan rutin.
Ada beberapa tugas khusus menurut Hartiti (2003 : 96), misalnya : a. Mengurus surat keluar
Surat keluar adalah semua tulisan yang sesuai perintahpimpinan dan dikirimkan kepada orang, perusahaan, diluar instansisendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas ataupada sampulnya. Pada surat biasanya berisikan berupapemberitahuan, undangan pertemuan/ rapat, undangan kerjasamaataupun jawaban (konfirmasi) dari surat yang telah dikirimkansebelumnya. Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintahtugas. Ini merupakan tugas khusus karena sekretaris yangmengerjakan dan biasanya ini menyangkut tentang perusahaanmaka dari itu sekretaris harus bisa menjaga rahasia.
b. Menyusun laporan
Sebuah laporan merupakan tujuan akhir dari setiap system pemrosesan data/informasi karena laporan merupakan kesimpulandari semua data yang sebelumnya dikumpulkan dan diproses dalamsuatu lembaga/perusahaan.
Laporan sebagai informasi umpan balikyang menjadi dasar penentuan kebijakan-kebijakan danpengambilan keputusan. Di samping itu laporan dapat dijadikansebagai titik tolak evaluasi terhadap segala sesuatu yang telah dilaksanakan melalui sebuah laporan akan dapat diketahuikeunggulan dan kelemahan dan pelaksanaan kegiatan.
Tugas sekretaris yang berhubungan dengan fungsi sekretaris di Binus Center :
Sekretaris Perusahaan merupakan pihak penghubung yang menjembatani kepentingan antara Perseroan dengan pihak eksternal, terutama dalam menjaga persepsi publik atas citra Perseroan dan pemenuhan tanggung jawab oleh Perseroan. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab kepada Direksi.
Fungsi Sekretaris Perusahaan mencakup tugas-tugas kesekretariatan Perseroan, hubungan investor dan masyarakat, legal dan penegakan kepatuhan terhadap otoritas industri dan pasar modal serta ketentuan Tata Kelola Perusahaan yang Baik. Melalui berbagai kegiatan yang berhubungan dengan publik, Sekretaris Perusahaan turut menjaga citra Kalbe dan mewakili Direksi dalam setiap kegiatan komunikasi eksternal, khususnya dengan pihak regulator, investor, komunitas pasar modal dan para pemangku kepentingan lainnya. Tugas dengan tanggung jawab sekretaris di Binus Center membuat fungsi sekretaris di dalam perusahaan menjadi maksimal , contohnya yaitu :
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola”
diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian- bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal- hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah
pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
F. Peran Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan
Sekretaris mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi perusahaan berjalan lambat.
Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang kurang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan terampil dan mampu mengetahui dengan tepat dan tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan tanggung jawab sendiri.
Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretarsi, karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam
memberikan ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat tenaga dan waktu.
Adapun peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan adalah:
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan.
f. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
g. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
h. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
i. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan.
Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya.
Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja.
Disamping itu peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan.
Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi. Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya.
Dalam Saiman (2002:37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
G. Hubungan Sekretaris Dengan Pimpinan
Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris diharapkan melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin dilakukan bila sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan terhadap sekretarisnya.
Pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, melainkan kerja yang berat yang memerlukan perhatian yang penuh. Tugas yang sifatnya rutin akan mendatangkan kebosanan dan apabila kebosanan timbul maka seorang sekretaris tidak akan pernah mencapai tingkat sekretaris profersional. Oleh sebab itu didalam melaksanakan tugas yang sifatnya rutin harus dicari teknik atau
inisiatif tertentu agar tidak terjadi kebosanaan dan kurangnya kebanggaan akan tanggung jawab yang telah dilaksanakan.
Dalam Sunarto (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain:
1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris
Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan transaksi.
Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan bisnis dengan pihak-pihak ketiga. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati- hati dan bertanggung jawab
2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris
Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan lebih efisien
3. Minat
Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang diketahui
4. Masa penyesuaian sebagai sekretaris junior
Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba
5. Sikap percaya diri
Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapainya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Tentu saja, seorang karyawan baru dalam bidang kesekretariatan tidak dapat bersikap tenang dan percaya diri sebagaimana dapat dilakukan oleh sekretaris yang sudah berpengalaman. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman didalam lokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun demikian sikap percaya diri yang berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperlihatkan. Menolak tugas yang sukar bukan hal yang bijaksana, tetapi berkata terus terang, “saya belum pernah mengetik laporan tentang statistik sebelumnyaPak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu.” Keberhasilan dalam melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri
6. Belajar mandiri
Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu.
Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha sendiri, dengan menggunakan inisiatif, pimpinan tidak repot-repot membuat pembetulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa
pimpinanSelain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari pimpinan
Penghormatan secara bersahaja terhadap semua rekan sekerja akan menghasilkan kerja sama yang baik di kantor. Ingatlah bahwa budi bahasa bila diucapkan dengan baik, maka akan mendapat sambutan yang baik dan jangan sekali-kali menggunakan ucapan dengan nada yang kasar. Seringkali terjadi apabila sedang berhadapan dengan petugas pengantar surat atau petugas bagian pemeliharan keamanan, budi bahasa sering kali terlupakan. Hal ini tidak dapat disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai staf yang terendah
Hubungan sekretaris Binus Center dengan beberapa pihak : 1. Dengan pemegang saham
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya.
2. Dengan Komisaris
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara
terhadap perusahaan. Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya. Korespondensi antar Direksi dan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan materi rapat, undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan Dewan Komisaris.
3. Penyelenggara rapat Direksi
Penyelenggaran Rapat Direksi dan Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan yang meliputi:
a. Menyusun jadwal dan agenda rapat, serta tata tertib rapat.
b. Menyediakan bahan rapat, termaksud data-data pendukung yang diperlukan.
c. Menyiapkan dan menyampaikan undangan rapat d. Menyediakan daftar hadir peserta rapat
e. Membuat notulen dan risalah rapat dengan mencantumkan pendapat yang berbeda dengan apa yang diputuskan dalam rapat.
f. Menyampaikan risalah rapat kepada ketua rapat dan salah seorang anggota Direksi yang hadir dalam rapat untuk mendapat persetujuan.
g. Risalah rapat asli setiap rapat diarsipkan oleh sekretaris perusahaan dan dijilid dalam kumpulan tahunan sehingga dapat dipergunakan sewaktu-waktu oleh Komisaris dan Direksi.
4. Korespondensi Direksi
Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya diperiksa sekretaris perusahaan dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.
5. Dengan Bagian/Unit lain
Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahan membangun hubungan baik dengan bagian lain/unit lain dilingkungan perusahaan agar dapat memperoleh informasi/data penting dari masing- masing bagian/unit kerja.
4. Dengan Publik
Sekretaris perusahaan meupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan. Sekretaris perusahaan bertanggungjawab menyediakan informasi untuk menanggapi keluhan dan mempublikasikannya kepada publik secara tepat waktu.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pimpinan pada Binus Center Medan memiliki sekretaris atau tangan kanan pimpinan yang membantu pimpinan dalam membantu tugas-tugasnya, dan sekretaris tersebut bertanggung jawab langsung kepada pimpinan untuk menangani tugas perkantoran, tugas terkait dengan kegiatan yang menyangkut hubungan perusahaan ke pihak internal dan eksternal.
2. Peranan sekretaris di Binus Center Medan sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dengan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staff dan public di mana peran penghubung ini menjadikan sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor dengan lancar.
3. Sekretaris memegang peranan dan fungsi terhadap diri sendiri dan upaya pengembangan kea rah yang lebih berkualitas dengan tanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
4. Sekretaris bertanggung jawab untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing.
5. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran yang dapat diberikan kepada sekretaris Binus Center Medan sebagai berikut:
1. Sekretaris harus menguasai seluruh peran dan tugasnya agar mendapatkan hasil pekerjaan yang maksimal di Binus Center.
2. Sekretaris di Binus Center sebaiknya lebih banyak belajar dan mempunyai wawasan yang luas agar dapat menjalankan salah satu perannya yaitu pemegang rahasia di Perusahaan Binus Center.
3. Ada baiknya hubungan kerja sama antara sesama karyawan dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan Binus Center hendaknya tetap terpelihara demi kelancaran bagi perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan bersama.
4. Ada baiknya sekretaris meningkatkan wawasan dan jalinan perusahaan dengan perusahaan lainnya agar tercipta adanya tujuan peningkatan daya saing.
