BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 4.1
WIDIYATI KANIA
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Dengan ini saya menyatakan bahwa Tugas Akhir Pengukuran Tingkat Kemapanan Penerapan Teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI berdasarkan Framework COBIT 4.1, adalah karya saya dengan arahan komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apapun kepada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir Tugas Akhir ini.
Bogor, September 2011
WIDIYATI KANIA. Measuring the Maturity Level of the Implementation of RFID in National Library of Indonesia based on COBIT 4.1 Framework. Under direction of B. MUSTAFA M. and HENDRA RAHMAWAN.
National Library of Indonesia improved the library service by implementing RFID to support library service especially at Open Access System Group. The Object of this study is about governance of RFID technology in the National Library of Indonesia. While the goals are measuring the maturity level of the application of RFID, identify constraints that affect the success rate of application of RFID technology and make recommendations to improve maturity level of IT governance in further implementation of RFID technology. Data retrieved through interviews and questionnaire to the respondents who directly involved in the planning and implementation of RFID systems and then analyzed using six attributes of maturity of the COBIT 4.1 framework. As result of measuring process during the study, the maturity level of IT governance in implementation of RFID technology at National Library of Indonesia is level 2 (repeatable and intuitive). The targeted recommendation proposed to improve maturity level of further implementation including improvement for some aspect in IT processes and organization with its relations, as well as change management aspect.
WIDIYATI KANIA. Pengukuran Tingkat Kemapanan Penerapan Teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI berdasarkan Framework COBIT 4.1. Dibimbing oleh B. MUSTAFA M. dan HENDRA RAHMAWAN.
Perpustakaan Nasional RI sejak tahun 2008 telah memanfaatkan teknologi RFID untuk meningkatkan kualitas layanannya. Sejak diterapkannya teknologi RFID di Kelompok Layanan Terbuka hingga sekarang belum pernah dilakukan evaluasi maupun penelitian terhadap kinerja RFID. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI, kendala yang mempengaruhi tingkat keberhasilan penerapannya, dan menyusun rekomendasi untuk menciptakan tingkat kemapanan selanjutnya.
Ruang lingkup penelitian ini adalah tatakelola teknologi RFID dan pengukuran tingkat kemapanan teknologi RFID pada fungsi yang sudah berjalan yaitu di Kelompok Layanan Terbuka. Hasil penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan perpustakaan dengan memaksimalkan fungsi-fungsi teknologi RFID berdasarkan tingkat kemapanan selanjutnya, dapat pula dijadikan bahan pertimbangan bagi Perpustakaan Nasional RI untuk menentukan kebijakan tatakelola Teknologi RFID selanjutnya, serta dapat dijadikan sebagai bahan pelengkap teori bagi penelitian bidang Teknologi Informasi khususnya pada aspek layanan perpustakaan.
Penelitian ini bersifat evaluatif dengan pendekatan pada efektifitas dan efisiensi tatakelola TI yang dilaksanakan di Perpustakaan Nasional. Analisa dilakukan dengan menggunakan prosedur standar COBIT 4.1 (Control Objective for Information and Related Technology) yang menerapkan mekanisme control yang terdapat dalam 34 kendali proses dibawah 4 domain, yaitu PO (Plan and Organize), AI (Acquire and Implement), DS (Deliver and Support), dan ME (Monitor and Evaluate).
Data diperoleh melalui studi literatur, wawancara, kuesioner, dan dokumen lain yang merupakan produk kerja Perpustakaan Nasional RI. Wawancara ditujukan kepada para pengambil kebijakan , sedangkan kuesioner ditujukan kepada staf yang menangani penerapan teknologi RFID secara langsung. Deskripsi dari tingkat kematangan terdiri atas 6 level (0 sampai 5) yang menggambarkan tingkat kehandalan aktivitas-aktivitas pengendalian sistem informasi.
Hasil penghitungan tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasionla RI adalah 2.24 (Repeatable but Intuitive), yaitu termasuk dalam level 2 (Repeatable but Intuitive). Kondisi yang dapat digambarkan adalah proses dikembangkan kedalam tahap dimana terdapat prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian standard dan tenggung jawab diserahkan kepada individu. Sebagai rekomendasi adalah perlu adanya manajemen perubahan yang ditinjau dan diperbaharui secara teratur dan berkesinambungan.
Akreditasi Solusi serta Perubahan)
Peningkatan tingkat kemapanan tidak terlepas dari 6 atribut kematangan COBIT 4.1, yaitu Awareness and Communication (AC), Policies, Standards and Procedures (PSP), Tools and Automation (TA), Skill and Expertise (SE), Responsibilities and Accountabilities (RA), dan Goal Setting and Measurement (GSM)
© Hak Cipta milik IPB, tahun 2011 Hak Cipta dilindungi Undang-undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik atau tinjauan suatu masalah; dan Pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB
BERDASARKAN FRAMEWORK COBIT 4.1
WIDIYATI KANIA
G652080065Tugas Akhir
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan perkuliahan di Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui beasiswa yang penulis terima dari Perpustakaan Nasional RI, meskipun dengan perjuangan yang tidak mudah karena penulis harus mengerahkan segala daya, upaya, pikiran dan waktu untuk mencapainya. Penelitian ini berjudul Pengukuran Tingkat Kemapanan Penerapan Teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI berdasarkan Framework COBIT 4.1. Penelitian dilaksanakan selana bulan Juni 2011atau kurang lebih berlangsung selama 1 (satu) bulan. Lokasi penelitian ini bertempat di instansi dimana penulis bekerja yaitu di Perpustakaan Nasional RI yang berlokasi di jalan Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta Pusat.
Terima kasih penulis ucapakan kepada Bapak Drs. B. Mustafa M., M.Lib. dan Bapak Hendra Rahmawan, S.Kom., M.T. selaku pembimbing, serta seluruh keluarga dan rekan-rekan di kampus maupun di Perpustakaan Nasional RI, atas segala doa dan kasih sayangnya.
Penulis menyadari bahwa untuk memperoleh penulisan karya ilmiah yang sempurna tidaklah mudah, semoga Allah SWT selalu memberikan ridho-Nya pada setiap niat baik kita. Amin.
Bogor, September 2011
DAFTAR ISI
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. RFID 2.1.1. Definisi RFID ... 5
2.1.2. Sistem RFID ... 6
2.1.3. Penggunaan RFID di Perpustakan Nasional RI ... 7
2.2. Framework COBIT 4.1 2.2.1. Definisi ... 11
2.2.2. Tingkat Kematangan (Maturity Level) ... 14
2.2.3. Critical Success Factor (CSF) ... 17
2.3. Perpustakaan Nasional RI ... 17
2.3.1. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi ... 18
2.3.2. Pemanfaatan RFID di Perpustakaan Nasional RI ... 20
BAB III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran ... 23
BAB IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Profil Organisasi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi ... 30
4.2. Analisis Proses Bisnis ... 31
4.3. Analisis Portofolio Bisnis Organisasi ... 32
4.4. Analisis Portofolio SI/TI Organisasi ... 33
4.5. Analisis Stategi SI/TI Organisasi ... 33
4.6. Analisis Strategi Bisnis Organisasi ... 34
4.7. CSF (Critical Success Factor) ... 34
4.9. Analisis Tingkat Kemapanan ... 45 4.10. Hasil Pengukuran Tingkat Kemapanan ... 66
BAB V. SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan ... 69 5.2. Saran ... 70
DAFTAR PUSTAKA ... 71
DAFTAR TABEL
16 PO2 Menetapkan Arsitektur Sistem Informasi ... 46
17 PO3 Menetapkan Arah Teknologi ... 47
18 PO4 Menetapkan Proses TI, Organisasi dan Hubungannya ... 48
19 PO6 Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen ... 48
20 PO7 Mengelola Sumberdaya Manusia ... 49
21 PO8 Mengatur Kualitas ... 50
22 PO10 Mengatur Proyek ... 50
23 AI1 Identifikasi Solusi-solusi Otomatis ... 51
24 AI2 Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi ... 52
25 AI3 Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi ... 53
26 AI4 Menjalankan Operasi dan Menggunakannya ... 53
27 AI5 Pengadaan Sumberdaya TI ... 54
28 AI6 Mengelola Perubahan ... 55
29 AI7 Instalasi dan Akreditasi Solusi serta Perubahan ... 56
30 DS1 Menetapkan dan Mengatur Tingkat Layanan ... 56
31 DS2 Mengatur Layanan dengan Pihak Ketiga ... 57
32 DS3 Mengatur Kinerja dan Kapasitas ... 58
33 DS4 Memastikan Ketersediaan Layanan ... 58
34 DS5 Memastikan Keamanan Sistem ... 59
35 DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna ... 60
36 DS8 Mengelola Bantuan Layanan dan Insiden ... 60
37 DS10 Mengelola Masalah ... 61
38 DS11 Mengelola Data ... 61
39 DS12 Mengelola Fasilitas ... 62
40 DS13 Mengelola Operasi ... 63
41 ME1 Monitor dan Evaluasi Kinerja TI ... 63
42 ME2 Monitor dan evaluasi Pengendalian Internal ... 64
43 ME3 Memastikan kepatuhan terhadap Persyaratan Eksternal ... 65
44 Menyediakan Tatakelola TI ... 65
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1 COBIT 4.1 Framework ... 13
2 Tingkat Maturitas dalam Kerangka Kerja COBIT 4.1 ... 16
3 Struktur Organisasi Pusat Jasa ... 18
4 Alur Penelitian ... 25
5 Proses Bisnis Pusat Jasa Perpustakaan Nasional RI ... 32
6 Kendali Proses ... 36
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1 PO8 (Mengatur Kualitas) ... 73
2 PO10 (Mengatur Proyek) ... 76
3 AI3 (Mendapatkan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi) ... 78
4 AI4 (Menjalankan Operasi dan Menggunakannya) ... 80
5 AI6 (Mengelola Perubahan) ... 84
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Penerapan teknologi informasi dalam bidang perpustakaan semakin hari semakin berkembang mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Sajian teknologi baru dalam berbagai bentuk memungkinkan banyak kegiatan dalam jumlah besar bahkan rumit dapat dikerjakan secara mudah dan cepat dan menghasilkan pekerjaan secara optimal. Salah satunya adalah RFID (Radio Frequency Identification). RFID yang diasumsikan sebagai penerus teknologi barcode, merupakan salah satu pengembangan teknologi informasi dalam bidang dokumentasi dan informasi yang mulai dikembangkan juga pemakaiannya dalam dunia perpustakaan.
Pemanfaatan teknologi RFID tidak terbatas hanya pada perpustakaan saja. RFID di salahsatu rumah sakit di Taiwan telah berhasil menunjukkan adanya penurunan biaya operasi, peningkatan keselamatan pasien, dan peningkatan kualitas layanan medis. Di supermarket, RFID dapat dimanfaatkan sebagai alat pengenalan barang. Salahsatu produsen furniture terbesar di Lituania telah menggunakan RFID untuk melacak mebel yang dikirim, dengan tujuan untuk mengurangi kesalahan pengiriman dan biaya kerja saat pekerja memindahkan produk ke gudang dan kemudian ke truk. Masih banyak contoh lainnya pemanfaatan RFID di berbagai sektor industri.
bernilai baik secara kualitas maupun kuantitas sebagai perwujudan khasanah budaya intelektualitas bangsa.
Perpustakaan Nasional RI sejak tahun 2008 mulai memanfaatkan teknologi RFID dan sampai saat ini terus diperluas cakupannya ke berbagai jenis layanan yang ada. Pemanfaatan tekologi RFID di perpustakaan Nasional RI saat ini baru berjalan di Kelompok Layanan Terbuka. Teknologi tersebut merupakan pengembangan dari teknologi sebelumnya yaitu barcode dan tag anti-theft (pencurian). Teknologi RFID memberikan keunggulan yang signifikan bila dibandingkan dengan teknologi barcode dan tag anti-theft (pencurian). Keunggulan utama RFID adalah pada meningkatnya kualitas pelayanan serta penghematan biaya operasional tenaga petugas perpustakaan apabila teknologi RFID ini dapat dimanfaatkan kegunaannya secara maksimal.
Berdasarkan keunggulan-keunggulan yang dimiliki RFID, sangat penting untuk memastikan sudah sejauh mana tingkat kemapanan penerapan RFID di Kelompok Layanan Terbuka, sesuai dengan rencana pengembangan teknologi informasi yang telah ada. Sejak diterapkannya teknologi RFID di layanan terbuka pada tahun 2008 hingga sekarang belum pernah dilakukan evaluasi maupun penelitian terhadap kinerja RFID sehingga belum dapat diketahui tingkat kemapanan penerapan teknologi tersebut.
I.2. Perumusan Masalah
Tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI sejak digunakannya mulai pada tahun 2008 hingga sekarang belum pernah diukur sejauh mana kemapanan penerapan teknologi tersebut. Karenanya menjadi penting untuk mengukurnya sehingga dapat diketahui kesuksesan penerapan teknologi tersebut.
I.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan masalah yang ada, tujuan penelitian ini adalah:
1. Mengetahui tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI,
2. Mengetahui kendala yang mempengaruhi tingkat keberhasilan penerapan teknologi RFID,
3. Menyusun rekomendasi dan strategi sebagai masukan untuk menciptakan tingkat kemapanan tinggi tatakelola teknologi RFID.
1.4. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah:
1. Pengukuran tingkat kemapanan tatakelola teknologi informasi hanya dilakukan pada tatakelola teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI,
1.5. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini adalah:
1. Dapat meningkatkan kualitas layanan perpustakan dengan memaksimalkan fungsi-fungsi teknologi RFID berdasarkan tingkat kemapanan selanjutnya 2. Dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Perpustakaan Nasional RI untuk
menentukan kebijakan tata kelola Teknologi Informasi selanjutnya
3. Dapat dijadikan sebagai bahan pelengkap teori bagi penelitian bidang Teknologi Informasi khususnya pada aspek layanan perpustakaan selanjutnya.
1.6. Definisi Operasional
Batasan istilah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
COBIT 4.1 (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah kerangka kerja dalam melakukan audit sistem informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992. (Johnson dkk, 2007).
CSF (Critical Success Factor) adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh organisasi yang merupakan faktor-faktor penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi. (Ward J and Peppard J. 2005).
Maturity Level adalah alat untuk melakukan benchmarking dan self-assessment oleh manajemen teknologi informasi secara lebih efisien. (Pederiva, 2003) RFID (Radio Frequency Identificaion) adalah sebuah metode identifikasi dengan
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 RFID
2.1.1 Definisi RFID
RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi identifikasi berbasis gelombang. (Supriyanto, 2008) .Metode identifikasinya menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder (tag) untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. Teknologi ini mampu mengidentifikasi berbagai objek secara simultan tanpa diperlukan kontak langsung (atau dalam jarak pendek). Implementasi RFID secara efektif digunakan pada lingkungan manufaktur atau indistri yang memerlukan akurasi dan kecepatan identifikasi objek dalam jumlah yang besar serta berbeda di area yang luas. Namun kini RFID tidak hanya terbatas pada fasilitasi fungsi manufaktur atau industri saja lebih jauh lagi sudah merambah pada banyak bidang lain, diantaranya layanan perpustakaan.
Saat ini banyak sudah institusi atau organisasi baik profit maupun nonprofit yang menggunakan RFID sebagai alat bantu memperlancar kegiatan layanan , termasuk di dalamnya kegiatan layanan perpustakaan. Implementasi RFID di perpustakaan memberikan keunggulan yang signifikan bila dibandingkan dengan teknologi barcode dan tag anti-thift (pencurian). Keunggulan utama ada pada meningkatnya kualitas pelayanan serta penghematan biaya operasional tenaga perpustakaan.
Secara utuh sistem RFID terdiri dari 3 komponen, yaitu : 1. RFID Tag
Pada saat tag melewati wilayah sebaran antena, alat ini kemudian mendeteksi wilayah scanning. Selanjutnya setelah terdeteksi maka chip
yang ada di tag akan ”terjaga” untuk mengirimkan informasi kepada
antena.
2. RFID Terminal Reader
Terdiri atas RFID-reader dan antenna yang akan mempengaruhi jarak optimal identifikasi. Reader mengirim gelombang elektromagnet, yang kemudian diterima oleh antena pada label RFID. Label RFID mengirim data biasanya berupa nomor serial yang tersimpan dalam label, dengan mengirim kembali gelombang radio ke reader. Informasi dikirim ke dan di baca dari label RFID oleh reader menggunakan gelombang radio. Dalam sistem yang paling umum yaitu sistem pasif, reader memancarkan energi gelombang radio yang membangkitkan label RFID dan menyediakan energi agar beroperasi
3. Middleware
Mencatat dan mengirim informasi dari label ke pusat penyimpanan data. (Supriyanto, Wahyu, 2008). Middleware adalah prasarana yang diperlukan di antara interrogator dan database serta software system informasi manajemen yang ada. Interrogator adalah prasarana untuk membaca dan juga menulis label secara remote. Middleware terdiri dari hardware komputer dan software pemroses data terkoneksi ke pusat penyimpanan data atau sistem informasi manajemen. Paltform middleware menyediakan sistem operasi, penyimpanan data, dan software yang mengkoversi masukan dari banyak label menuju pelacakan atau identifikasi data yang terlihat jelas. Middleware dapat dijalankan oleh petugas perusahaan atau dikontrakkan ke penyedia jasa TI.
2.1.2 Sistem RFID
melakukan query untuk menentukan status keamanan atau RFID tag-nya berisi bit security yang bisa menjadi on atau off pada saat didekatkan ke reader station.
Kegunaan dari sistem RFID ini adalah untuk mengirimkan data dari piranti portable, yang dinamakan tag, dan kemudian dibaca oleh RFID reader dan kemudian diproses oleh aplikasi komputer yang membutuhkannya. Data yang dipancarkan dan dikirimkan tadi bisa berisi beragam informasi, seperti ID, informasi lokasi atau informasi lainnya seperti harga, warna, tanggal pembelian dan lain sebagainya. Penggunaan RFID untuk maksud tracking pertama kali digunakan sekitar tahun 1980 an. RFID. Seiring dengan perkembangan teknologi, maka teknologi RFID sendiripun juga berkembang sehingga nantinya penggunaan RFID bisa digunakan untuk kehidupan sehari-hari.
Dalam suatu sistem RFID sederhana, suatu object dilengkapi dengan tag yang kecil dan murah. Tag tersebut berisi transponder dengan suatu chip memori digital yang di dalamnya berisi sebuah kode produk yang sifatnya unik. Sebaliknya, interrogator, suatu antena yang berisi transceiver dan decoder, memancarkan sinyal yang bisa mengaktifkan RFID tag sehingga dia dapat membaca dan menulis data ke dalamnya. Ketika suatu RFID tag melewati suatu zone elektromagnetis, maka dia akan mendeteksi sinyal aktivasi yang dipancarkan oleh si reader. Reader akan men-decode data yang ada pada tag dan kemudian data tadi akan diproses oleh komputer.
2.1.3 Penggunaan RFID di Perpustakaan
Penggunaan teknologi RFID sudah banyak diterapkan di berbagai jenis perpustakan. Mulai dari perpustakaan perguruan tinggi, Perpustakaan Daerah, Perpustakaan Sekolah dan perpustakaan lainnya. Penggunaan RFID oleh Perpustakaan akan sangat mendukung hal berikut :
a. Sistem Inventori Berkecepatan Tinggi
tidak hanya dalam mengupdate inventori, tetapi juga mengenali item mana yang di luar pesanan, perpustakaan bisa menerapkan tracing kartu anggota perpustakaan. Dengan sistem ini seluruh pengguna, pengunjung dan karyawan yang memasuki perpustakaan diberi kartu anggota yang ditanami chip RFID.
b. Proses Sirkulasi yang Cepat
Penggunaan RFID akan mempercepatsuatu proses sirkulasi peminjaman danpengembalian. Efisiensi waktu terjadi karena informasi dapat dibaca dari tag RFID dengan lebih cepat daripada barcode dan dapat membaca tumpukan buku-buku pada waktu yang sama. Efisiensi lainnya diwujudkan dengan sirkulasi sederhana dimana tag RFID menggantikan sistem deteksi EM atau RF dan barcode pada sistem otomasi perpustakaan. Wujud lain berupa sistem RFID untukkeamanan dan pelacakan buku-buku perpustakaan atau sistem hybrid yang menggunakan EM untuk aspek sekuriti dan RFID untuk tujuan pelacakan secara bersamaan dengan menggunakan satu perangkat yang sama.
c. Penanganan Buku-buku Secara Otomatis
Penerapan lain dari teknologi RFID adalah penanganan buku-buku secara otomatis. Hal ini meliputi sistem sortir dan alat angkut yang dapat memindahkan buku-buku dan menyortirnya berdasarkan kategori menuju penyimpanannya atau ke dalam gerobak. Hal ini akan mengurangi waktu kerja petugas secara signifikan.
Terdapat konfigurasi yang umum dalam penerapan sistem RFID di perpustakaan di antara berbagai produsen yaitu :
a. RFID Tag
- Dapat ditulis ulang , label standar ISO mengidentifikasi dan melacak berbagai barang (materials)
- Menghilangkan garis pandang yang diperlukan untuk memproses barang
- Garansi
b. Conversion Station
- Konversi ID barang dari barcode ke label RFID - Secara otomatis menyalurkan / mengeluarkan label
- Mencakup layar sentuh, scanner barcode optic, RFID reader dan gerobak portable
- Memungkinkan programming / reprogramming (entri data) - Tidak memerlukan koneksi ke sistem sirkulasi terotomasi c. Self Check System
- Secara dramatis menyederhanakan proses checkout / check-in(peminjaman/pengembalian)
- Memproses barang dengan barcode dan label RFID
- Dapat memproses banyak barang sekaligus secara bersamaan - Kendali / operasi dengan layar sentuh
- Pilihan fleksibel : 4 bahasa standard tersedia tambahan, memungkinkan pembayaran biaya
d. Staff Workstation
- Meningkatkan efisiensi tempat kerja dan ergonomic - Memproses barang dengan barcode dan label RFID - Display dikombinasikan dengan display sistem otomasi - Bekerja dengan komputer di meja sirkulasi, scanner, printer
- Dapat memproses peminjaman (check-out) banyak barang sekaligus secara bersamaan
e. Digital Library Assistant
- Mampu membaca sendiri, shelving, pengurutan, pencarian, penyiangan, dan pencarian yang luar biasa
- Dapat digunakan untuk scan barang untuk status sekuriti dalam hal alarm berbunyi
- Secara bersamaan melakukan pembacaan, pencarian, dan scan persediaan
- Dapat memegang/menyimpan informasi lebih dari 1 juta barang - Antena mempermudah pembacaan pada rak yang tinggi dan rendah - Design yang mudah, tanpa kabel, dan ergonomis
f. Detection System
- Proteksi sekuriti yang tinggi untuk semua koleksi perpustakaan - Lebar koridor mengikuti standar ADA
- Pilihan suara alarm memainkan pesan pilihan - Penghitung trafik terintegrasi
- Tidak membutuhkan aplikasi server
- Tersedia dalam warna abu-abu gelap dan terang g. Self Return Books Drops
- Koleksi yang dikembalikan langsung diidentifikasi setelah melalui book drop, fungsi sekuriti anti pencurian (antitheft) diaktifkan kembali. - Pada saat bersamaan database perpusatakaan diperbaharui.
- Pengembalian mandiri (self return book drop) menyediakan servis pengembalian 24 jam.
2.2 Framework COBIT 4.1
2.2.1 Definisi
Keberhasilan implementasi teknologi informasi di dalam mendukung kebutuhan bisnis membuat manajemen harus dapat menempatkan sistem kendali internal atau framework pada tempatnya. COBIT Framework memberikan kontribusi terhadap kebutuhan tersebut dengan membuat hubungan dengan kebutuhan bisnis, mengorganisasi aktifitas teknologi informasi ke dalam proses model yang diterima secara umum, mengidentifikasi sumber teknologi informasi utama, mendefinisikan sasaran kontrol manajemen yang harus dipertimbangkan.
COBIT yaitu Control Objectives for Information and Related Technology yang merupakan audit sistem informasi dan dasar pengendalian yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992, meliputi (Johnson dkk, 2007) :
1. Business information requirements, terdiri dari : Information : effectiveness (efektifitas), efficiency (efisiensi), integrity (integritas), availability (ketersediaan), reliability (terpercaya).
2. Confidentiality compliance
3. Information Technology Resource, terdiri dari : People, applications, technology, facilities, data.
4. High - Level IT Processes.
COBIT merupakan salah satu kerangka kerja (framework) dalam mendukung tatakelola teknologi informasi. Prinsip dasar pada framework COBIT adalah menyediakan informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi perlu mengatur dan mengatur sumber daya teknologi informasi dengan menggunakan sekumpulan proses teknologi informasi yang terstruktur sehingga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan.
System Audit and Control Association) dan lembaga afiliasinya ITGI (Information Tecnology Governance Intitute) COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) adalah sebuah kerangka kerja (Framework) evaluasi terhadap sistem informasi yang dikeluarkan. COBIT memberikan domain proses TI yang penting untuk diperhatikan oleh setiap organisasi (ISACA-ITGI, 2000).
Sumber: IT Governance Institute, 2007
Gambar 1 COBIT 4.1 Framework
Pengukuran tersebut diterapkan pada 34 proses COBIT. Namun demikian, belum tentu semua organisasi memiliki atau mencakup keseluruhan proses-proses tersebut. Sehingga penilaian yang dilakukan hanya akan mencakup proses-proses yang didefinisikan pada organisasi tersebut.
2.2.2 Tingkat Kematangan (Maturity Level)
Model tingkat kematangan (maturity model) digunakan sebagai alat untuk melakukan benchmarking dan self-assessment oleh manajemen teknologi informasi secara lebih efisien. Model kemapanan untuk pengelolaan dan kontrol pada proses teknologi informasi didasarkan pada metoda evaluasi perusahaan atau organisasi, sehingga dapat mengevaluasi sendiri, mulai dari level 0 (non-existent) hingga level 5 (optimised).
Pengukuran tingkat kemapanan dengan model kemapanan yang disediakan COBIT 4.1 pada penelitian ini berbasis pada cara pengukuran yang digunakan oleh Pederiva (Pederiva, 2003). Detil pertanyaan yang dikembangkan dalam pengukuran tingkat kemapanan tersebut berlandaskan pada model kemapanan COBIT yang terdiri dari 34 proses.
Perlu diketahui bahwa penilaian tingkat kemapanan bukanlan merupakan tujuan akhir, akan tetapi digunakan sebagai pendukung hal-hal tertentu bagi organisasi (Guldentos, Erik. 2003), sebagai contoh:
Memperoleh kepedulian semua pihak yang terlibat dalam kendali proses COBIT 4.1.
Identifikasi kelemahan pada tiap bagian dalam kendali proses tersebut. Identifikasi prioritas peningkatan atau perbaikan pada tiap bagian dari
kendali proses tersebut.
(2), defined (3), managed (4), dan optimized (5) (IT Governance Institute 2008) dengan deskripsi sebagai berikut ;
1. Non-eksistent (0 = Management processes are not applied at all) Kekurangan yang menyeluruh terhadap proses apapun yang dapat dikenali. Perusahaan bahkan tidak mengetahui bahwa terdapat permasalahan yang harus diatasi.
2. Adhoc (1 = Processes are ad hoc and disorganized), Terdapat bukti bahwa perusahaan mengetahui adanya permasalahan yang harus diatasi. Bagaimanapun juga tidak terdapat proses standar, namun menggunakan pendekatan ad hoc yang cenderung diperlakukan secara individu atau per kasus. Secara umum pendekatan kepada pengelolaan proses tidak terorganisasi.
3. Repeatable (2 = Processes/allow a regular pattern), Proses dikembangkan ke dalam tahapan dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian prosedur standar dan tanggung jawab diserahkan kepada individu masingmasing. Terdapat tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pengetahuan individu sehingga kemungkinan terjadi error sangat besar.
4. Defined (3 = Processes are documented and communicated), Prosedur distandarisasi dan didokumentasikan kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan. Kemudian diamanatkan bahwa proses-proses tersebut harus diikuti. Namun penyimpangan tidak mungkin dapat terdeteksi. Prosedur sendiri tidak lengkap namun sudah memformalkan praktek yang berjalan 5. Managed (4 = Processes are monitored and measured), Manajemen
mengawasi dan mengukur kepatutan terhadap prosedur dan mengambil tindakan jika proses tidak dapat dikerjakan secara efektif. Proses berada dibawah peningkatan yang konstan dan penyediaan praktek yang baik. Otomatisasi dan perangkat digunakan dalam batasan tertentu
perbaikan berkelanjutan dan permodelan kedewasaan dengan perusahaan lain. Teknologi informasi digunakan sebagi cara terintegrasi untuk mengotomatisasi alur kerja, penyediaan alat untuk peningkatan kualitas dan efektifitas serta membuat perusahaan cepat beradaptasi.
Gambar 2 merupakan gambar peringkat dari maturitas dalam kerangka kerja COBIT 4.1
Gambar 2 Tingkat Maturitas COBIT 4.1
Adapun beberapa cara yang umum dilakukan dalam melaksanakan penilaian maturity diantaranya adalah (Guldentops, 2003):
a. Pendekatan multidisiplin kelompok orang yang mendiskusikan dan menghasilkan kesepakatan level maturity kondisi sekarang,
b. Dekomposisi deskripsi maturity menjadi beberapa pernyataan sehingga manajemen dapat memberikan tingkat persetujuannya,
c. Penggunaan atribut matriks sebagaimana didokumentasikan dalam
2.2.3 Critical Success Factors (CSF)
Critical Success Factors (CSF) adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh organisasi yang merupakan faktor-faktor penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi (Ward J and Peppard J. 2005). CSF adalah sesuatu hal yang harus dilaksanakan dengan baik untuk mendukung kesuksesan sebuah organisasi dan managemennya dan terlebih dari itu CSF mencerminkan managerial sebuah perusahaan yang dapat memberikan sesuatu yang special dan berlanjut pada sebuah performa yang tinggi. Dengan CSF, factor-faktor apa saja yang sangat krusial bagi kesuksesan sebuah organisasi dapat diidentifikasi lebih jauh lagi dan dapat membantu memdidik para eksekutif dan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu juga, CSF dapat membantu melihat sebuah bisnis dalam suatu konteks industri yang besar dan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi.
Pembentukan CSF diawali dengan pembentukan tujuan bisnis organisasi yang berbasis pada visi dan misi organisasi. Analisis yang dilakukan terhadap CSF digunakan dalam menentukan indikator produktifitas organisasi.Penentuan CSF dalam penelitian ini juga mengarahkan pada pemilihan kendali proses pada COBIT 4.1 yang berhubungan dengan strategi bisnis organisasi. Pemilihan kendali proses ini akan diawali dengan penentuan klasifikasi tujuan bisnis (generic business goals) dan hubungannya tujuan bisnis (IT goals) yang terdapat pada COBIT 4.1.
2.3 Perpustakaan Nasional RI
Visi: Terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca Misi:
1. Membangun koleksi perpustakaan di seluruh Indonesia
2. Mengembangkan layanan informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK), dan
3. Mengenbamgkan infrastruktur melalui penyediaan sarana dan prasarana serta kompetensi SDM
2.3.1. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi bertugas melaksanakan layanan perpustakaan dan informasi. Adapun fungsinya adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan layanan koleksi umum dan khusus b. Melaksanakan bimbingan pemakai
c. Melaksanakan pameran dan promosi
d. Melaksanakan kerjasama dan otomasi perpustakaan
Gambar 3 adalah struktur organisasi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi yang terdapat dalam Laporan Akuntabilitas Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tahun 2007 :
Tujuan kegiatan di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi:
1. Mewujudkan layanan prima untuk menunjang pembangunan nasional 2. Meningkatkan layanan informasi pada masyarakat sebagai manifestasi
layanan perpustakaan yang demokratis
3. Mewujudkan layanan informasi menuju terbentuknya masyarakat yang berkualitas
4. Meningkatkan layanan perpustakaan berorientasi kepada kepuasan pemakai
5. Meningkatkan daya saing jasa perpustakaan dan informasi
Sasaran kegiatan di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi: 1. Terwujudnya pola kemitraan antar perpustakaan dan lembaga 2. Tersedianya akses ke semua jenis koleksi
3. Terselenggaranya diversifikasi jasa perpustakaan dan informasi
4. Terwujudnya jaringan informasi dan kerjasama perpustakaan di dalam dan luar negeri
5. Terlaksananya penerapan Total Quality Management pada layanan perpustakaan
6. Terlaksananya penerapan standar ISO 11620 pada Perpustakaan Nasional RI
7. Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pengembangan jasa perpustakaan dan informasi
8. Meningkatkan pemanfaatan infrastruktur jaringan untuk produktifitas kerja dan kemajuan bersama
Untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut di atas dibutuhkan sebuah strategi untuk mencapainya. Cara atau strategi pencapaian tujuan dan sasaran adalah:
1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang layanan dan otomasi perpustakaan
2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana layanan perpustakaan 3. Meningkatkan promosi perpustakaan
4. Meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait di dalam dan luar negeri
5. Mengembangkan sistem layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi
6. Mengembangkan diversifikasi jasa perpustakaan
7. Pemanfaatan seluruh sumber daya yang ada secara maksimal 8. Menerapkan Total Quality Manajement pada layanan perpustakaan 9. Menerapkan standar ISO 11620 pada layanan perpustakaan
2.3.2. Pemanfaatan RFID di Perpustakaan Nasional RI
Perpustakaan Nasional RI memiliki berbagai jenis koleksi yang sangat bernilai tinggi. Sebagian dari koleksi tersebut dapat digunakan dan dipinjamkan kepada anggota perpustakaan, sebagian lainnya tidak. Dalam rangka pengamanan koleksi-koleksi tersebut, Perpustakaan Nasional RI membangun sistem pengamam koleksi dan intaris koleksi. Pengembangan sistem ini juga diharapkan mempunyai fungsi multiguna untuk kemudahan bagi Perpustakaan Nasional RI mendata koleksi dan inventory koleksi dalam kegiatan operasionla dan pelayanan Perpustakaan Nasional RI. Pengembangan sistem pengamanan ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas dan inventaris koleksi sekaligus dapat meningkatkan pelayanan kepada para pengguna perpustakaan.
Pembangunan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi ini bertujuan :
2. Mengamankan koleksi dan inventaris koleksi yang bernilai sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tetap dapat digunakan dan dimanfaatkan seluas2nya oleh masyarakat
3. Membangun sistem pengamanan dan inventory koleksi dengan menggunakan sistem RFID yang memiliki frequency open standard platform
4. Meningkatkan kualitas layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang berintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI
5. Menyediakan aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi yang dapat ditampilkan dan dioperasikan melalui display perangkat multifungsi dan berjalan melalui server pendukungnya
Hasil yang diharapkan :
1. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi berbasiskan teknologi RFID
2. Mendukung peningkatan pelayanan bagi pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI
3. Penggunaan sistem RFID dengan frequency open standard platform pada sistem yang digunakan untuk pengamanan koleksi dan intaris koleksi 4. Adanya suatu sistem cetak mandiri menggunakan perangkat keras mesin
multifungsi bagi pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RL guna meningkatkan kualitas layanan
5. Adanya aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi yang dapat ditampilkan dan dioperasikan melalui display perangkat multi fungsi
6. Tersedianya server untuk mendukung berjalannya aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multi fungsi
Tabel 1 Penerapan RFID dan perangkatnya di PNRI :
NO PERANGKAT KETERANGAN
1. RFID Frontdesk Station Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman,
pengembalian, dan
menghidupkan/mematikan security bit pada RFID tag. Peralatan ini juga dapat digunakan untuk mengisi data pada RFID tag.
2. RFID security gate Digunakan sebagai gerbang Pengaman yang memiliki alarm counter sekaligus dapat berfungsi sebagai patron counter 3. RFID portable station
(handheld station)
Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan pemeriksaan koleksi yang telah dilengkapi dengan RFID tag pada rak koleksi guna mendukung sirkulasi dan Pengaman koleksi dan inventaris koleksi. 4. Self check station Layanan peminjaman mandiri yang dapat
digunakan oleh pengguna perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi yang secara otomatis dapat melakukan update data peminjaman tersebut. 5. Aplikasi RFID tag dan
reader untuk sirkulasi dan Inventory koleksi (stock opname) koleksi
Perpustakaan Nasional RI
Aplikasi ini terintegrasi dengan INLIS yang telah dibangun sebelumnya oleh Perpusnas RI dan digunakan sebagai aplikasi
pengelolaan sirkulasi dan inventory koleksi yang berbasis pada RFID.
6. Workstation Digunakan sebagai alat dalam menjalankan aplikasi RFID
BAB 3
1. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Kerangka Pemikiran
Penelitian ini bersifat evaluatif dengan pendekatan melihat efektifitas dan efisiensi tata kelola IT yang dilaksanakan di Perpustakaan Nasional. Alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan prosedur standar COBIT 4.1 (Control Objective for Information and Related Technology) yang dikeluarkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association).
Data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dengan metode angket tentang penerapan teknologi informasi yang diperoleh dari beberapa responden yang dianggap terkait atau berhubungan dengan atau yang dianggap memahami tata kelola IT Perpustakaan Nasional RI sesuai dengan yang mewakili tabel RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed), yaitu pihak-pihak yang berkepentingan dengan tatakelola TI di suatu organisasi, pada proses pengolahan data (IT Governance Institute, 2007). Data sekunder yang digunakan sebagai pelengkap analisis berupa dokumen perencanaan, laporan-laporan, dan lain-lain yang merupakan produk kerja Perpustakaan Nasional RI
Pengukuran dilakukan terhadap fakta-fakta kematangan pengendalian proses-proses yang terjadi di dalam organisasi dengan menggunakan kuesioner yang dirancang melalui COBIT 4.1 Management Guidlines. Deskripsi tingkat kematangan dapat digambarkan sebagai suatu set of atomic statemen dimana masing-masing deskripsi level of maturity berisi pernyataan-pernyataan yang dapat bernilai sesuai atau tidak sesuai, dan sebagian sesuai atau sebagian tidak sesuai.
telah dijadikan sebagai standar internasional. Level maturity model berdasarkan IT Governance Institut tahun 2007 adalah seperti terdapat pada Tabel 2.
Tabel 2 Level Maturity Model
Level Kategori Deskripsi
0 Non-Existent Management processes are not applied at all 1 Initial Processes are ad hoc and disorganised 2 Repeatable but intuitive Processes/ allow a regular pattern
3 Defined Processed are documented and communicated 4 Managed Processes are monitored and measured 5 Optimised Best practices are followed and automated
Untuk mendukung analisis data yang dihasilkan dari kuesioner COBIT 4.1 Management Guidelines, sebagai langkah awal akan dilakukan analisis pendukung, yaitu analisis profil, portofolio organisasi, dan strategi organisasi. Selain itu juga dipaparkan mengenai strategi bisnis organisasi. Dari proses analisis profil, portofolio dan strategi organisasi juga dilakukan pemaparan strategi SI/TI organisasi.
Dari hasil analisis strategi bisnis organisasi dilakukan penentuan Critical Success Factor (CSF) tata kelola RFID. Berdasarkan CSF yang diperoleh, selanjutnya menentukan kendali proses COBIT yang sesuai dengan strategi bisnis organisasi, dengan melakukan pemetaan CSF pada COBIT business goals. Hasil dari pemetaan ini kemudian dilanjutkan dengan penentuan IT goals melalui hubungan antara business goals dengan IT goals yang terdapat pada COBIT. Kendali proses COBIT, yang sesuai dengan strategi bisnis organisasi, akan didapatkan melalui hubungannya dengan IT goals yang terdapat pada COBIT.
3.2. Alur Penelitian
Adapun alur penelitian yang akan digunakan, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini.
Alur Penelitian :
Gambar 4 Alur Penelitian
Alur penelitian seperti gambar 4 tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Setelah menentukan tujuan dan permasalahan penelitian, peneliti mulai melakukan penelitian yang didahului dengan tinjauan kepustakaan yang terdiri dari menelaah dokumen bisnis organisasi (Perpustakaan Nasional RI) dan studi literatur lainnya yang berkenaan dengan teori-teori yang akan digunakan dan dijelaskan dalam penelitian ini
Mulai
Studi Literatur Telaah dokumen
organisasi
Wawancara Kuesioner
Proses terkait pengelolaan data
Pengukuran tingkat
Analisis tingkat kemapanan
Selesai Kesimpulan dan
2. Pemilihan proses dilakukan untuk memfokuskan penelitian yang akan dilakukan. Pemilihan proses mengacu pada proses pengelolaan data COBIT serta proses yang terkait dengan pengendalian atas proses tersebut. 3. Pengumpulan data dilakukan lewat hasil wawancara dan kuesioner yang telah didistribusikan kepada responden yang telah ditentukan sebelumnya yaitu responden yang mewakili tabel RACI pada proses pengolahan data. 4. Data-data yang telah berhasil dikumpulkan kemudian diolah dan dianalisa
untuk menentukan tingkat kematangan (Maturity Level) tata kelola IT Perpustakaan Nasional RI
5. Setelah mengetahui tingkat kematangan tata kelola secara keseluruhan dengan variasi tingkat kematangan yang beragam bahkan diduga membutuhkan perbaikan, kemudian dilakukan analisa untuk mendefinisikan kondisi saat ini dan perbaikannya.
6. Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan dan saran dari seluruh hasil penelitian yang telah dilakukan.
3.3. Analisis Data
Analisis data dilakukan terhadap hasil kuesioner yang bersandar pada metode penilaian (scoring) dari skala nonexistent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5). Yaitu 0- Non Existen, 1-Initial, 2- Repetable, 3-Defined, 4- Managed dam 5- Optimized sehingga dari sini dapat dinilai proses-proses IT yang dimiliki oleh Perpustakaan Nasional RI sudah sejauhmana nilai level kematangannya.
COBIT 4.1 mengelompokkan semua aktivitas bisnis yang terjadi dalam organisasi menjadi 34 proses yang terbagi ke dalam empat buah domain proses, meliputi :
1. Plan and Organise (10 proses), meliputi strategi dan taktik yang berkaitan dengan identifikasi pemanfaatan IT yang dapat memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis.
diterapkan pada proses bisnis organisasi. Pada domain ini pula dilakukan pengelolaan perubahan terhadap sistem eksisting untuk menjamin proses yang berkesinambungan.
3. Deliver and Support (13 proses), yaitu domain proses yang berhubungan dengan pelayanan yang diberikan, mulai dari operasi tradisional terhadap keamanan dan aspek kesinambungan hingga pelatihan.
4. Monitor and Evaluate (4 proses), merupakan domain yang memberikan pandangan bagi pihak manejemen berkaitan dengan kualitas dan kepatuhan dari proses yang berlangsung dengan kendali-kendali yang diisyaratkan
3.3.1. Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data yang dilakukan adalah melakukan studi literature, wawancara dan kuesioner. Narasumber wawancara dan kuesioner yang dipilih adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam proses perencanaan dan operasionalisasi sistem RFID, baik pejabat maupun staf yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang secara langsung berhubungan dengan tata kelola RFID.
3.3.2. Pengolahan Data
Penilaian tingkat kemapanan (maturity level) dilakukan dengan mempertimbangkan nilai indek kematangan (maturity index) pada 6 atribut kematangan COBIT 4.1 yang meliputi:
a. Awareness and Communication (AC) b. Policies, Standards and Procedures (PSP) c. Tools and Automation (TA)
d. Skill and Expertise (SE)
Dari kuesioner yang ada maka dilakukan pembobotan berdasarkan nilai-nilai berikut:
Tabel 3 Pembobotan Kuesioner
JAWABAN NILAI
Tidak Setuju 0
Kurang Setuju 0.33
Agak Setuju 0,66
Setuju 1
Sumber. Cobit Maturity Scoring. Pederiva, Andrea.
Dari keseluruhan hasil pemetaan pernyataan kuesioner dengan bobot nilai di atas kemudian dijumlah dan dibagi sesuai jumlah pernyatan yang ada. Nilai yang diperoleh dari pembagian tersebutlah yang kemudian menjadi patokan tingkat kemapanannya sesuai dengan tabel dibawah ini.
Tabel 4 Kriteria Penilaian
Sumber: COBIT 4.1. IT Governance, 2007
3.4. Jadwal Penelitian
Tabel 5 Jadwal Penelitian
NO KEGIATAN JENIS 2010 2011
MEI JUN JUL AGU SEP OKT NOV DES JAN MAR APR MEI JUN JUL AGU SEP
1 Draf
Proposal
2 Sidang
komisi I
3 Perbaikan
proposal
4 Kolokium
5 Penelitian
6 Sidang
komisi 2
7
Perbaikan hasil penelitian
8 Seminar
9
Perbaikan & penyusunan TA
10 Sidang
Tugas Akhir 11 Administrasi
3.5 Pelaksanaan Penelitian
BAB 4
2. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Profil Organisasi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi
Penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI tidak lepas dari tujuannya untuk menunjang tugas dan fungsi perpustakaan nasional itu sendiri. Adapun tugas dan fungsi Perpustakaan Nasional adalah sebagai berikut.
Tugas
Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan Layanan perpustakaan dan informasi.
Fungsi
1. Pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus; 2. Pelaksanaan bimbingan pemakai;
3. Pelaksanaan pameran dan promosi;
4. Pelaksanaan kerjasama dan otomasi perpustakaan.
UraianTugas
a. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan layanan koleksi umum dan khusus. b. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan bimbingan pemakai.
c. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan pameran dan otomasi.
d. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan kerjasama antar perpustakaan baik dalam negeri maupun luar negeri.
e. Mengkoordinir kegiatan pelaksanaan otomasi perpustakaan.
f. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan terjemahan, transliterasi (alih aksara) dan konsultasi perpustakaan.
g. Mengkoordinir tugas Kepala Bidang dan Sub Bidang di lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi.
i. Melakukan penilaian (DP3) terhadap Kepala Bidang setiap akhir tahun. j. Melakukan koordinasi antar Kepala Pusat / Direktorat di lingkungan
Deputi Bidang Pengembangan bahan Pustaka dan Informasi.
k. Membantu tugas administrasi dan teknis Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Informasi.
4.2 Analisis Proses Bisnis
Proses bisnis adalah serangkaian atau sekumpulan aktifitas atau pekerjaan yang yang saling terkait dan dirancang untuk menyelesaikan tujuan strategik sebuah organisasi, seperti pelanggan dan pasar (Hollander, Denna, dan Cherrington, 2000). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Seringkali pemilik proses yaitu yang bertanggungjawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis.
Proses bisnis memiliki beberapa karakteristik antara lain (Sparx System, 2004)
1. Memiliki tujuan
2. Memiliki input tertentu 3. Memiliki output tertentu 4. Menggunakan sumberdaya
Proses bisnis Pusat Jasa Jasa Perpustakaan dan Informasi berdasarkan Laporan Akuntabilitas Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tahun 2007
Gambar 5. Proses Bisnis Pusat Jasa Perpustakaan Nasional RI
4.3 Analisis Portofolio Bisnis Organisasi
Perpustakaan Nasional RI sebagai lembaga Non profit memiliki beberapa produk/jasa yang memberikan layanan kepada pengguna yang disebut dengan layanan perpustakaan. Adapun jenis layanan yang dimiliki oleh Layanan Terbuka sebagai bisnis organisasinya adalah :
1. Layanan Peminjaman 2. Layanan Pengembalian 3. Layanan Book Drop 4. Self Check
4.4 Analisis Portofolio SI/TI Organisasi
Untuk memaksimalkan fungsi layanan yang terdapat di Layanan Terbuka, Perpustakaan Nasional RI telah memilih teknologi RFID untuk mendukung fungsi layanan perpustakaan baik yang berorientasi kepada pengguna maupun karyawan sebagai pengelola layanan perpustakaan. Secara garis besar dapat dijelaskan tentang fungsi dukung teknologi RFID seperti pada tabel 6.
Tabel 6 Fungsi RFID
NO PERANGKAT KETERANGAN
1. RFID Frontdesk Station Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman, pengembalian, dan
menghidupkan/mematikan security bit pada RFID tag. Peralatan ini juga dapat digunakan untuk mengisi data pada RFID tag.
2. RFID security gate Digunakan sebagai gerbang Pengaman yang memiliki alarm counter sekaligus dapat berfungsi sebagai patron counter
3. RFID portable station (handheld station)
Digunakan oleh staf perpustakaan untuk melakukan pemeriksaan koleksi yang telah dilengkapi dengan RFID tag pada rak koleksi guna mendukung sirkulasi dan Pengaman koleksi dan inventaris koleksi. 4. Self check station Layanan peminjaman mandiri yang dapat digunakan
oleh pengguna perpustakaan untuk melakukan proses peminjaman, perpanjangan, dan pengembalian koleksi yang secara otomatis dapat melakukan update data peminjaman tersebut.
5. Aplikasi RFID tag dan reader untuk sirkulasi dan Inventory koleksi (stock opname) koleksi Perpustakaan Nasional RI
Aplikasi ini terintegrasi dengan INLIS yang telah dibangun sebelumnya oleh Perpusnas RI dan digunakan sebagai aplikasi pengelolaan sirkulasi dan inventory koleksi yang berbasis pada RFID.
6. Workstation Digunakan sebagai alat dalam menjalankan aplikasi RFID
7. Server Digunakan sebagai server untuk aplikasi RFID
4.5 Analisis Strategi SI/TI Organisasi
sejalan dengan realisasi pelaksanaan pengembangan grand desain Perpustakaan Nasional RI. Sehingga fungsi dan pemanfaatan produk/ jasa layanan sebagai bisnis organisasi perpustakaan di Layanan Terbuka dapat dioptimalisasikan secara tepat dan cepat.
4.6 Analisis Strategi Bisnis Organisasi
Strategi bisnis Perpustakaan Nasional RI sebagai implementasi dari tujuan bidang pelayanan yang telah ditetapkan oleh Perpustakaan Nasional RI, berdasarkan Laporan Akuntabilitas Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tahun 2007 adalah :
1. Peningkatan kualitas layanan kepada pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI;
2. Pengamanan koleksi dan inventaris koleksi yang bernilai sehingga informasi yang terkandung didalamnya tetap dapat digunakan dan dimanfaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat;
3. Penggunaan sistem RFID dengan frequency open standard platform untuk pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
4. Peningkatan kualitas layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI;
5. Penyediaan aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi yang dapat ditampilkan dan dioperasikan melalui display perangkat multifungsi dan berjalan melalui server pendukungnya.
4.7 CSF (Critical Success Factor)
dengan staf Sub Bidang Otomasi Perpustakaan yang bertanggung jawab terhadap penerapan teknologi RFID di Perpustakaan Nasional RI.
Berdasarkan analisis strategi bisnis yang telah ditetapkan, ditentukan CSF sebagai faktor yang mempengaruhi keberhasilan “goal” organisasi. CSF disusun dengan cara merumuskan strategi bisnis dan menyesuaikannya dengan tujuan organisasi. Adapun CSF berdasarkan masing-masing strategi bisnis organisasi dapat dilihat pada tabel 7.
Tabel 7 CSF Stategi
Bisnis 1
Peningkatan kualitas layanan kepada pengguna perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Nasional RI
CSF 1 Pembangunan prosedur operasional yang baku untuk sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
CSF 2 Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
CSF 3 Melakukan pelatihan penggunaan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
CSF 4 Pendampingan operasional selama 1 (satu) tahun sejak berita acara serah terima peralatan dan pengujian peralatan dilakukan guna mendukung sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi hingga beroperasi penuh.
Strategi Bisnis 2
Pengamanan Koleksi dan inventaris koleksi yang bernilai sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tepat dapat digunakan dan dimanfaatkan selas-luasnya oleh masyarakat
CSF 5 Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan system pengamanan koleksi dan inventaris koleksi berbasiskan teknologi RFID
Strategi Bisnis 3
Penggunaan sistem RFID dengan frequency open standard platform untuk pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
CSF 6 Pembangunan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi dengan frequency open standard platform;
CSF 7 Memastikan RFID system dapat berjalan dengan sistem yang ada yaitu sistem informasi manajemen Perpusnas RI dan pengembangan kedepannya menggunakan RFID open standard platform.
Strategi Bibnis 4
Peningkatan kualitas layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan di lingkungan perpustakan nasional RI terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI
CSF 8 Pembangunan layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI;
Strategi Bisnis 5
Penyediaan aplikasi pendukung pencetakan mandiri pada perangkat multifungsi dan berjalan melalui server pendukungnya
4.8 Kendali Proses
Kendali proses COBIT 4.1 merupakan proses-proses yang harus dilalui untuk dapat mengukur tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID. Untuk dapat menentukan kendali proses mana saja yang akan digunakan, maka dilakukan beberapa tahap seperti pada gambar 6.
Gambar 7 Alur Penentuan Kendali Proses
Penyusunan CSF merupakan titik awal pengukuran tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID. Pemetaan CSF teadap Business Goals yang telah didefinisikan pada COBIT 4.1 ditujukan untuk mendapatkan business goals yang sesuai dengan strategi bisnis Perpusnas RI terutama yang berhubungan dengan RFID. Tabel 8 menunjukkan Business Goals COBIT 4.1 berdasarkan IT Governance Institut tahun 2001, yang akan dipetakan dengan CSF.
Tabel 8 Business Goals COBIT 4.1
Perspektif Keuangan
1 Memberikan pengembalian investasi TI melalui investasi bisnis aktif
2 Mengelola TI terkait dengan risiko bisnis 3 Meningkatkan tatakelola dan transparansi
organisasi
Perspektif Pelanggan
4 Meningkatkan orientasi kepada pelanggan dan pelayanan
5 Menawarkan produk dan layanan yang kompetitif
Sambungan
Perspektif Pelanggan
7 Membuat terobosan dalam menanggapi perubahan kebutuhan bisnis 8 Mencapai optimasi biaya pelayanan
9 Memperoleh informasi yang handal dan berguna untuk mengambil keputusan strategis
Perspektif Internal
10 Meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis
11 Biaya proses lebih rendah
12
Menjalankan kepatuhan (compliance) pada regulasi, kontrak yang berjalan, atau aturan eksternal yang digunakan.
Mematuhi hukum eksternal, regulasi, dan kontrak
13 Mematuhi kebijakan internal 14 Mengelola perubahan bisnis
15 Meningkatkan dan mempertahankan produktifitas operasional dan staf Perspektif
pembelajaran dan peningkatan
16 Mengelola inovasi produk dan bisnis
17 Mendapatkan dan mempertahankan orang-orang terampil dan bermotivasi
Hasil pemetaan CSF dengan business goals COBIT 4.1 dapat dilihat pada tabel 9.
Tabel 9 Hasil Pemetaan CSF dengan Business Goals COBIT 4.1
NO CSF Business Goals
COBIT 4.1
1 Pembangunan prosedur operasional yang baku untuk sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
15
2 Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
12
3 Melakukan pelatihan penggunaan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
17
4 Pendampingan operasional selama 1 (satu) tahun sejak berita acara serah terima peralatan dan pengujian peralatan dilakukan guna mendukung sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi hingga beroperasi penuh.
15
5 Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan system pengamanan koleksi dan inventaris koleksi berbasiskan teknologi RFID
Sambungan
NO CSF Business Goals
COBIT 4.1
6 Pembangunan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi dengan frequency open standard platform;
10
7 Memastikan RFID system dapat berjalan dengan sistem yang ada yaitu sistem informasi manajemen Perpusnas RI dan pengembangan kedepannya menggunakan RFID open standard platform.
15
8 Pembangunan layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI;
4
9 Menyediakan dan melakukan instalasi perangkat lunak dan keras RFID;
10
Pemetaan CSF terhadap BG COBIT 4.1 pada table 8 didasarkan pada latar belakang sebagai berikut:
1. Pemetaan CSF 1 terhadap BG 15
Pembangunan prosedur operasional yang baku ditujukan untuk membentuk prosedur operasional kegiatan bisnis organisasi. Selain itu dengan adanya prosedur operasional baku, proses peningkatan produktifitas operasional dan sumber daya manusia dapat dikembangkan. Hal ini sejalan dengan dengan business goal nomor 15
2. Pemetaan CSF 2 terhadap BG 12
Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem ditujukan untuk membuat suatu petunjuk pelaksanaan sistem secara teknis. Fungsi petunjuk teknis tersebut adalah untuk memberikan petunjuk agar terdapat kesamaan pemahaman dalam pengoperasian sistem. Sedangkan manfaatnya adalah untuk mempermudah proses pengoperasian sistem. 3. Pemetaan CSF 3 terhadap BG 17
4. Pemetaan CSF 4 terhadap BG 15
Pendampingan operasional terhadap sebuah sistem baru sangat penting karena akan banyak terjadi proses penyesuaian, baik dari sisi sistem maupun staf sebagai pengelola. Produktivitas sebuah sistem baru harus dipastikan dapat beradaptasi sengan sistem yang ada dan berjalan dengan baik. Staf sebagai pengelola bukan hanya diperkenalkan fungsi-fungsinya saja tapi juga harus memahami setiap kendala yang mungkin terjadi. 5. Pemetaan CSF 5 terhadap BG 4
Proses bisnis suatu organisasi dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis suatu organisasi. Oleh karena itu ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan sistem baru sangatlah penting sehingga proses bisnis organisasi dapat berjalan dengan baik. 6. Pemetaan CSF 6 terhadap BG 10
Pembangunan infrastruktur perangkat lunak dan perangkat keras sangat diperlukan untuk menjaga agar proses bisnis tetap berjalan bengan baik sehingga tujuan strategis organisasi dapat tercapai
7. Pemetaan CSF 7 terhadap BG 15
Memastikan RFID sitem dapat berjalan dengan sistem yang ada merupakan bagian yang sangat penting. Kondisi tersebut berhubungan langsung dengan produktifitas operasional dan staf. Bila sistem tersebut mengalami kerusakan maka produktifitas operasional dan stafpun akan terganggu.
8. Pemetaan CSF 8 terhadap BG 4
9. Pemetaan CSF 9 terhadap BG 10
Menyediakan dan melakukan instalasi perangkat lunak dan perangkat keras RFID dilakukan untuk dapat meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis organisasi sehingga dapat berjalan bengan baik.
Dari hasil pemetaan CSF terhadap BG COBIT 4.1 seperti pada table 9, maka diperoleh lima BG COBIT 4.1 yang berhubungan dengan penerapan teknologi RFID.
Setelah diperoleh hasil pemetaan SCF dengan BG COBIT 4.1 selanjutnya dilakukan pemetaan Business Goals dengan IT goals COBIT 4.1. Tabel 10 menunjukkan IT Goals yang akan dipetakan dengan Business Goals yang sudah terpilih.
Tabel 10 IT Goals COBIT 4.1 IT Goals
1 Menanggapi kebutuhan bisnis sejalan dengan strategi bisnis 2 Menanggapi kebutuhan pemerintahan sejalan dengan arah papan 3 Menjamin kepuasan pengguna akhir dengan penawaran layanan dan
tingkat layanan
4 Mengoptimalkan penggunaan informasi 5 Membuat kelincahan TI
6 Mendefinisikan bagaimana bisnis kebutuhan fungsional dan kontrol otomatis diterjemahkan dalam efektif dan efisien
7 Mendapatkan dan memelihara sistem aplikasi yang terintegrasi dan standar
8 Mendapatkan dan memelihara infrastruktur TI yang terintegrasi dan standar
9 Memperoleh dan mempertahankan kemampuan IT yang merespon strategi TI
10 Menjamin kepuasan bersama pihak ketiga hubungan 11 Memastikan integrasi aplikasi ke dalam proses bisnis
12 Memastikan transparansi dan pemahaman saya biaya, manfaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan
13 Memastikan penggunaan yang tepat dan kinerja solusi aplikasi dan teknologi
14 Account untuk dan melindungi semua aset TI
15 Mengoptimalkan infrastruktur TI, sumber daya dan kemampuan 16 Mengurangi cacat solusi dan jasa pengiriman dan pengerjaan ulang 17 Melindungi pencapaian tujuan TI
Sambungan
IT Goals
19 Memastikan bahwa informasi penting dan rahasia yang disembunyikan dari mereka yang tidak harus memiliki akses ke sana
20 Memastikan bahwa transaksi bisnis otomatis dan pertukaran informasi dapat dipercaya
21 Memastikan bahwa layanan TI dan infrastruktur benar dapat melawan dan pulih dari kegagalan karena kesalahan, serangan yang disengaja atau bencana
22 Memastikan dampak bisnis minimum dalam hal terjadi gangguan layanan TI atau mengubah
23 Memastikan bahwa layanan TI yang tersedia seperti yang diperlukan 24 TI meningkatkan efisiensi biaya dan kontribusi terhadap profitabilitas
bisnis
25 Memberikan proyek tepat waktu dan anggaran, memenuhi standar kualitas
26 Menjaga integritas infrastruktur informasi dan pengolahan 27 Memastikan kepatuhan dengan hukum TI, peraturan dan kontrak 28 Memastikan bahwa TI hemat biaya menunjukkan kualitas layanan,
perbaikan terus-menerus dan kesiapan untuk mengubah masa depan Pemetaan Business Goals terhadap IT Goals telah ditetapkan secara baku dalam COBIT 4.1 yang terdapat dalan IT Governance Institut tahun 2007. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 11.
Tabel 11 Hasil Pemetaan Business Goals dengan IT Goals
BUSINESS GOALS IT GOALS
Perspektif Keuangan
1
Memberikan pengembalian investasi TI melalui investasi bisnis aktif
24
2 Mengelola TI terkait dengan
risiko bisnis 2 14 17 17 19 20 21 22 3 Meningkatkan tatakelola dan
transparansi organisasi 2 18
Perspektif Pelanggan
4 Meningkatkan orientasi kepada
pelanggan dan pelayanan 3 23 5 Menawarkan produk dan layanan
yang kompetitif 5 24
6 Membangun kesinambungan dan
ketersediaan layanan 10 16 22 23
8 Mencapai optimasi biaya
pelayanan 7 8 10 24
9
Memperoleh informasi yang handal dan berguna untuk mengambil keputusan strategis
Sambungan kontrak yang berjalan, atau
aturan eksternal yang digunakan. 2 19 20 21 22 26 27 operasional dan staf
7 8 11 13
Perspektif pembelajaran
dan peningkatan
16 Mengelola inovasi produk dan
bisnis 5 25 28 4.1. Hasil pemetaan 5 Business Goals tersebut terdapat pada tabel 12
Tabel 12 Pemetaan BG terhadap ITG COBIT 4.1
BUSINESS GOALS IT GOALS
BG4 Meningkatkan orientasi kepada
pelanggan dan pelayanan 3 23 BG10 Meningkatkan dan mempertahankan
fungsi proses bisnis 6 7 11
BG12 Mematuhi hukum eksternal,
peraturan, dan kontrak 2 19 20 21 22 26 27 BG15 Meningkatkan dan mempertahankan
