TINJAUAN PUSTAKA
4.8 Kendali Proses
Kendali proses COBIT 4.1 merupakan proses-proses yang harus dilalui untuk dapat mengukur tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID. Untuk dapat menentukan kendali proses mana saja yang akan digunakan, maka dilakukan beberapa tahap seperti pada gambar 6.
Gambar 7 Alur Penentuan Kendali Proses
Penyusunan CSF merupakan titik awal pengukuran tingkat kemapanan penerapan teknologi RFID. Pemetaan CSF teadap Business Goals yang telah didefinisikan pada COBIT 4.1 ditujukan untuk mendapatkan business goals yang sesuai dengan strategi bisnis Perpusnas RI terutama yang berhubungan dengan RFID. Tabel 8 menunjukkan Business Goals COBIT 4.1 berdasarkan IT Governance Institut tahun 2001, yang akan dipetakan dengan CSF.
Tabel 8 Business Goals COBIT 4.1
Perspektif Keuangan
1 Memberikan pengembalian investasi TI melalui investasi bisnis aktif
2 Mengelola TI terkait dengan risiko bisnis 3 Meningkatkan tatakelola dan transparansi
organisasi
Perspektif Pelanggan
4 Meningkatkan orientasi kepada pelanggan dan pelayanan
5 Menawarkan produk dan layanan yang kompetitif
6 Membangun kesinambungan dan ketersediaan layanan
Sambungan
Perspektif Pelanggan
7 Membuat terobosan dalam menanggapi perubahan kebutuhan bisnis 8 Mencapai optimasi biaya pelayanan
9 Memperoleh informasi yang handal dan berguna untuk mengambil keputusan strategis
Perspektif Internal
10 Meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis
11 Biaya proses lebih rendah
12
Menjalankan kepatuhan (compliance) pada regulasi, kontrak yang berjalan, atau aturan eksternal yang digunakan.
Mematuhi hukum eksternal, regulasi, dan kontrak
13 Mematuhi kebijakan internal 14 Mengelola perubahan bisnis
15 Meningkatkan dan mempertahankan produktifitas operasional dan staf Perspektif
pembelajaran dan peningkatan
16 Mengelola inovasi produk dan bisnis
17 Mendapatkan dan mempertahankan orang-orang terampil dan bermotivasi
Hasil pemetaan CSF dengan business goals COBIT 4.1 dapat dilihat pada tabel 9.
Tabel 9 Hasil Pemetaan CSF dengan Business Goals COBIT 4.1
NO CSF Business Goals
COBIT 4.1
1 Pembangunan prosedur operasional yang baku untuk sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
15
2 Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
12
3 Melakukan pelatihan penggunaan sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi;
17
4 Pendampingan operasional selama 1 (satu) tahun sejak berita acara serah terima peralatan dan pengujian peralatan dilakukan guna mendukung sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi hingga beroperasi penuh.
15
5 Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan system pengamanan koleksi dan inventaris koleksi berbasiskan teknologi RFID
Sambungan
NO CSF Business Goals
COBIT 4.1
6 Pembangunan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak sistem pengamanan koleksi dan inventaris koleksi dengan frequency open standard platform;
10
7 Memastikan RFID system dapat berjalan dengan sistem yang ada yaitu sistem informasi manajemen Perpusnas RI dan pengembangan kedepannya menggunakan RFID open standard platform.
15
8 Pembangunan layanan cetak mandiri bagi pengguna perpustakaan dilingkungan Perpustakaan Nasional RI yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen Perpustakaan Nasional RI;
4
9 Menyediakan dan melakukan instalasi perangkat lunak dan keras RFID;
10
Pemetaan CSF terhadap BG COBIT 4.1 pada table 8 didasarkan pada latar belakang sebagai berikut:
1. Pemetaan CSF 1 terhadap BG 15
Pembangunan prosedur operasional yang baku ditujukan untuk membentuk prosedur operasional kegiatan bisnis organisasi. Selain itu dengan adanya prosedur operasional baku, proses peningkatan produktifitas operasional dan sumber daya manusia dapat dikembangkan. Hal ini sejalan dengan dengan business goal nomor 15
2. Pemetaan CSF 2 terhadap BG 12
Penyusunan petunjuk teknis pengoperasian sistem ditujukan untuk membuat suatu petunjuk pelaksanaan sistem secara teknis. Fungsi petunjuk teknis tersebut adalah untuk memberikan petunjuk agar terdapat kesamaan pemahaman dalam pengoperasian sistem. Sedangkan manfaatnya adalah untuk mempermudah proses pengoperasian sistem. 3. Pemetaan CSF 3 terhadap BG 17
Pelatihan penggunaan sistem berlaku untuk karyawan baik yang terlibat langsung ataupun tidak dalam pengoperasian fungsi sistem tersebut. Hal tersebut ditujukan untuk mendapatkan generasi baru yang trampil dan juga mempertahankan kemampuan staf yang memang sudah ahli di bidangnya.
4. Pemetaan CSF 4 terhadap BG 15
Pendampingan operasional terhadap sebuah sistem baru sangat penting karena akan banyak terjadi proses penyesuaian, baik dari sisi sistem maupun staf sebagai pengelola. Produktivitas sebuah sistem baru harus dipastikan dapat beradaptasi sengan sistem yang ada dan berjalan dengan baik. Staf sebagai pengelola bukan hanya diperkenalkan fungsi-fungsinya saja tapi juga harus memahami setiap kendala yang mungkin terjadi. 5. Pemetaan CSF 5 terhadap BG 4
Proses bisnis suatu organisasi dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis suatu organisasi. Oleh karena itu ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung pembangunan sistem baru sangatlah penting sehingga proses bisnis organisasi dapat berjalan dengan baik. 6. Pemetaan CSF 6 terhadap BG 10
Pembangunan infrastruktur perangkat lunak dan perangkat keras sangat diperlukan untuk menjaga agar proses bisnis tetap berjalan bengan baik sehingga tujuan strategis organisasi dapat tercapai
7. Pemetaan CSF 7 terhadap BG 15
Memastikan RFID sitem dapat berjalan dengan sistem yang ada merupakan bagian yang sangat penting. Kondisi tersebut berhubungan langsung dengan produktifitas operasional dan staf. Bila sistem tersebut mengalami kerusakan maka produktifitas operasional dan stafpun akan terganggu.
8. Pemetaan CSF 8 terhadap BG 4
Layanan cetak mandiri merupakan salah satu fungsi RFID yang berhubungan langsung dengan pengguna. Oleh karena itu pembangunan layanan tersebut diharapkan dapat meningkatkan orientasi kepada pelanggan dan pelayanan.
9. Pemetaan CSF 9 terhadap BG 10
Menyediakan dan melakukan instalasi perangkat lunak dan perangkat keras RFID dilakukan untuk dapat meningkatkan dan mempertahankan fungsi proses bisnis organisasi sehingga dapat berjalan bengan baik.
Dari hasil pemetaan CSF terhadap BG COBIT 4.1 seperti pada table 9, maka diperoleh lima BG COBIT 4.1 yang berhubungan dengan penerapan teknologi RFID.
Setelah diperoleh hasil pemetaan SCF dengan BG COBIT 4.1 selanjutnya dilakukan pemetaan Business Goals dengan IT goals COBIT 4.1. Tabel 10 menunjukkan IT Goals yang akan dipetakan dengan Business Goals yang sudah terpilih.
Tabel 10 IT Goals COBIT 4.1 IT Goals
1 Menanggapi kebutuhan bisnis sejalan dengan strategi bisnis 2 Menanggapi kebutuhan pemerintahan sejalan dengan arah papan 3 Menjamin kepuasan pengguna akhir dengan penawaran layanan dan
tingkat layanan
4 Mengoptimalkan penggunaan informasi 5 Membuat kelincahan TI
6 Mendefinisikan bagaimana bisnis kebutuhan fungsional dan kontrol otomatis diterjemahkan dalam efektif dan efisien
7 Mendapatkan dan memelihara sistem aplikasi yang terintegrasi dan standar
8 Mendapatkan dan memelihara infrastruktur TI yang terintegrasi dan standar
9 Memperoleh dan mempertahankan kemampuan IT yang merespon strategi TI
10 Menjamin kepuasan bersama pihak ketiga hubungan 11 Memastikan integrasi aplikasi ke dalam proses bisnis
12 Memastikan transparansi dan pemahaman saya biaya, manfaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan
13 Memastikan penggunaan yang tepat dan kinerja solusi aplikasi dan teknologi
14 Account untuk dan melindungi semua aset TI
15 Mengoptimalkan infrastruktur TI, sumber daya dan kemampuan 16 Mengurangi cacat solusi dan jasa pengiriman dan pengerjaan ulang 17 Melindungi pencapaian tujuan TI
18 Membangun kejelasan dampak bisnis risiko untuk tujuan TI dan sumber daya
Sambungan
IT Goals
19 Memastikan bahwa informasi penting dan rahasia yang disembunyikan dari mereka yang tidak harus memiliki akses ke sana
20 Memastikan bahwa transaksi bisnis otomatis dan pertukaran informasi dapat dipercaya
21 Memastikan bahwa layanan TI dan infrastruktur benar dapat melawan dan pulih dari kegagalan karena kesalahan, serangan yang disengaja atau bencana
22 Memastikan dampak bisnis minimum dalam hal terjadi gangguan layanan TI atau mengubah
23 Memastikan bahwa layanan TI yang tersedia seperti yang diperlukan 24 TI meningkatkan efisiensi biaya dan kontribusi terhadap profitabilitas
bisnis
25 Memberikan proyek tepat waktu dan anggaran, memenuhi standar kualitas
26 Menjaga integritas infrastruktur informasi dan pengolahan 27 Memastikan kepatuhan dengan hukum TI, peraturan dan kontrak 28 Memastikan bahwa TI hemat biaya menunjukkan kualitas layanan,
perbaikan terus-menerus dan kesiapan untuk mengubah masa depan Pemetaan Business Goals terhadap IT Goals telah ditetapkan secara baku dalam COBIT 4.1 yang terdapat dalan IT Governance Institut tahun 2007. Hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada tabel 11.
Tabel 11 Hasil Pemetaan Business Goals dengan IT Goals
BUSINESS GOALS IT GOALS
Perspektif Keuangan
1
Memberikan pengembalian investasi TI melalui investasi bisnis aktif
24
2 Mengelola TI terkait dengan
risiko bisnis 2 14 17 17 19 20 21 22 3 Meningkatkan tatakelola dan
transparansi organisasi 2 18
Perspektif Pelanggan
4 Meningkatkan orientasi kepada
pelanggan dan pelayanan 3 23 5 Menawarkan produk dan layanan
yang kompetitif 5 24
6 Membangun kesinambungan dan
ketersediaan layanan 10 16 22 23 7
Membuat terobosan dalam menanggapi perubahan kebutuhan bisnis
1 5 25
8 Mencapai optimasi biaya
pelayanan 7 8 10 24
9
Memperoleh informasi yang handal dan berguna untuk mengambil keputusan strategis
Sambungan
Perspektif Internal
10
Meningkatkan dan
mempertahankan fungsi proses bisnis
6 7 11 11 Biaya proses lebih rendah 7 8 13 15 24
12
Menjalankan kepatuhan (compliance) pada regulasi, kontrak yang berjalan, atau
aturan eksternal yang digunakan. 2 19 20 21 22 26 27 Mematuhi hukum eksternal,
regulasi, dan kontrak
13 Mematuhi kebijakan internal 2 13 14 Mengelola perubahan bisnis 1 5 6 11 28 15
Meningkatkan dan
mempertahankan produktifitas operasional dan staf
7 8 11 13
Perspektif pembelajaran
dan peningkatan
16 Mengelola inovasi produk dan
bisnis 5 25 28
17
Mendapatkan dan
mempertahankan orang-orang terampil dan bermotivasi
9
Berdasarkan hasil pemetaan CSF dengan Business Goals COBIT 4.1, diperoleh 5 Business Goals yang kemudian dipetakan kepada IT Goals COBIT 4.1. Hasil pemetaan 5 Business Goals tersebut terdapat pada tabel 12
Tabel 12 Pemetaan BG terhadap ITG COBIT 4.1
BUSINESS GOALS IT GOALS
BG4 Meningkatkan orientasi kepada
pelanggan dan pelayanan 3 23 BG10 Meningkatkan dan mempertahankan
fungsi proses bisnis 6 7 11
BG12 Mematuhi hukum eksternal,
peraturan, dan kontrak 2 19 20 21 22 26 27 BG15 Meningkatkan dan mempertahankan
produktifitas operasional dan staf 7 8 11 13 BG17
Mendapatkan dan mempertahankan orang-orang terampil dan
bermotivasi
9
Berdasarkan hasil pemetaan pada tabel 12 diperoleh 15 IT Goals COBIT 4.1 yang akan digunakan. Tabel 13 menunjukkan 15 IT Goals COBIT beserta kendali prosesnya yang sudah ditetapkan pada COBIT 4.1.
Tabel 13 Kendali Proses COBIT 4.1
IT GOALS PROCESSES
2 Respon terhadap persyaratan tatakelola sesuai dengan petunjuk
PO1, PO4, PO10, ME1, ME4
3 Menjamin kepuasan pengguna melalui penawaran layanan dan tingkat layanan
PO8, AI4, DS1, DS2, DS7, DS8, DS10, DS13
6
Menetapkan bagaimana fungsi dan control terhadap bisnis diterjemahkan secara otomatis melalui selusi yang efektif dan efisien
AI1, AI2, AI6
7
Mendapatkan dan memelihara sistem aplikasi yang terintegrasi dan
terstandardisasi
PO3, AI1, AI5 8 Mendapatkan dan memelihara infrasruktur
TI yang terintegrasi dan terstandar AI3, AI5 9
Memperoleh dan mempertahankan kemampuan TI yang dapat merespon strategi TI
PO7, AI5 11 Memastikan integrasi aplikasi untuk proses
bisnis PO2, AI4, AI7
13 Memastikan bahwa penggunaan dan kinerja
solusi aplikasi dan teknologi adalah tepat PO6, AI4, AI7, DS7, DS8 19
Memastikan bahwa informasi penting dan rahasia tidak dimiliki oleh mereka yang tidak seharusnya memiliki akses kesana
PO6, DS5, DS11, DS12 20 Memastikan bahwa transaksi bisnis otomatis
dan pertukaran informasi dapat dipercaya PO6, AI7, DS5 21
Memastikan bahwa layanan dan
infrastruktur TI benar-benar dapat bertahan dan pulih akibat dari kegagalan karena kesalahan, serangan yang disengaja, atau bencana
PO6, AI7, DS4, DS5, DS12, DS13, ME2
22
Memastikan dampak bisnis minimum apabila terjadi gangguan atau perubahan layanan TI
PO6, AI6, DS4, DS12 23 Memastikan bahwa layanan TI tersedia
ketika diperlukan DS3, DS4, DS8, DS13
26 Menjaga integritas infrastruktur informasi
dan pengolahan AI6, DS5
27 Memastikan bahwa TI memenuhi ketentuan
Berdasarkar hasil pemetaan pada table 13, diperoleh 30 kendali proses COBIT 4.1 yang relefan dengan penerapan teknologi RFID. Tabel 14 menunjukkan 30 proses COBIT 4.1 yang relefan dan akan diukur tingkat kemapanannya
Tabel 14 Tiga Puluh Kendali Proses COBIT 4.1
NO PROCESSES
1 PO1 Menetapkan rencana strategis IT 2 PO2 Menetapkan arsitektur sistem informasi 3 PO3 Menetapkan arah teknologi
4 PO4 Menetapkan proses TI, organisasi dan hubungannya 5 PO6 Mengkomunikasikan tujuan dan arah manajemen 6 PO7 Mengelola sumberdaya manusia
7 PO8 Mengatur kualitas 8 PO10 Mengatur proyek
9 AI1 Identifikasi solusi-solusi otomatis
10 AI2 Mendapatkan dan memelihara perangkat lunak aplikasi 11 AI3 Mendapatkan dan memelihara infrastruktur teknologi 12 AI4 Menjalankan operasi dan menggunakannya
13 AI5 Pengadaan sumberdaya TI 14 AI6 Mengelola perubahan
15 AI7 Instalasi dan akreditasi solusi serta perubahan 16 DS1 Menetapkan dan mengatur tingkat layanan 17 DS2 Mengatur layanan dengan pihak ketiga 18 DS3 Mengatur kinerja dan kapasitas
19 DS4 Memastikan ketersediaan layanan 20 DS5 Memastikan keamanan sistem 21 DS7 Mendidik dan melatih pengguna
22 DS8 Mengelola bantuan layanan dan insiden 23 DS10 Mengelola masalah
24 DS11 Mengelola data 25 DS12 Mengelola fasilitas 26 DS13 Mengelola operasi
27 ME1 Monitor dan evaluasi kinerja TI
28 ME2 Monitor dan evaluasi pengendalian internal
29 ME3 Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan eksternal 30 ME4 Menyediakan tatakelola TI