SEKOLAH TINGGI PARIWISATA BANDUNG
2009
Oleh : Faisal Kasim
MICE
SUBJECT PLAN :
I. ICE BREAKING AND SUBJECT PLAN II. PERKEMBANGAN MICE GLOBAL, ASIA FASIFIK, ASEAN DAN INDONESIA III. KONSEP, POTENSI, RELEVANSI DAN DAMPAK BISNIS MICE IV. POSITIONING, SWOT DAN PENILAIAN, PENTING DAN KRITERIA BISNIS MICE V. DIREKTORAT KIP VI. PERBEDAAN, KARAKTERISTIK, TUJUAN, MANFAAT DAN PERANAN BISNIS MICE VII. STAKEHOLDER, FAKTOR DAN UKURAN BISNIS MICE VIII. MEETING PLANNER, INSENTIVE HOUSES, PCO, DAN PEO
IX. IMPRESARIAT DAN EO X. PERIJINAN, PERSYARATAN DAN ORGANIGRAM BISNIS MICE XI. MEMILIH SITE DAN VENUE SERTA PERLENGKAPAN BISNIS MICE XII. MENYUSUN LAYOUT BISNIS MICE XIII. MENYUSUN AGENDA MEETING, INSENTIVE, PCO, PEO
XIV. MENYUSUN ANGGARAN DAN KONTRAK BISNIS MICE XV. MENYUSUN ALAT EVALUASI DAN TUGAS BISNIS MICE
UTS
I. STRATEGIC DAN OPERASIONAL PLAN EVENT II. TAHAPAN PERENCANAAN EVENT III. PROSES OPERASIONALISASI EVENT
IV. TAHAPAN PERENCANAAN MEETING V. TAHAPAN PERENCANAAN CONFRENCE DAN EXHIBITION VI. PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN SUATU EVENT VII. PERENCANAAN TRAVEL MART VIII. BIDDING DAN NEGOSIASI PROPOSAL EVENT
IX. SPONSORSHIP EVENT X. TEKNIK MENCARI SPONSOR EVENT
XI. MARKETING DAN PROMOSI EVENT XII. EVALUASI DAN REPORTING EVENT XIII. RISK MANAGEMENT EVENT
Sangat Identik dengan negara yang tidak aman, sarang teroris dan masih banyak lagi
julukan yang kurang mengenakan sebagai sebuah bangsa.
Travel Warning diberlakukan oleh banyak negara.
Itulah salah satu keterpurukan Industri Pariwisata di Indonesia.
Hanya berkutat dengan mengeksploitasi Wisatawan dengan tujuan Leisure saja,
wisatawan jenis ini sangat rentan dengan isu-isu politik dan keamanan.
Sungguh sangat Ironis, Indonesia yang merupakan negara dengan beragam kekayaan
alam dan budaya tertinggal dengan negara tetangga seperti Malaysia dan Singapura.
Malaysia dinobatkan sebagai “The world‟s Best Destination” 2007 oleh majalah Global
Traveler.
Kita sudah seharusnya melirik kunjungan wisatawan non-leisure, yaitu wisatawan dengan
tujuan mengikuti kegiatan MICE (Meeting, Incentive Travel, Convention and Exhibition)
PERKEMBANGAN WISATA MICE
No Region 2003 2004 2005 2006 2007
1 Europe 234 2.191 2.309 2.227 1.660
2 Asia 605 651 675 564 530
3 North America 488 397 452 369 324 4 Latin America 270 266 198 231 189 5 Australia/Pacific 204 173 144 139 121
6 Africa 100 91 106 87 67
A. PERKEMBANGAN GLOBAL/INTERNATIONAL
No Region 2003 2004 2005 2006 2007
1 Latin America 1.169 831 742 1.034 895 2 North America 1.380 1.163 1.133 953 1.443 3 Australia 777 638 719 887 838
4 Africa 733 799 568 876 850
5 Asia 773 631 651 676 1.023
6 Europe 758 684 652 639 935
Jumlah Mice
Berskala
Internasional
Rata-rata
Jumlah Peserta
RANK NEGARA 2003 2004 2005 2006 2007 TOTAL
1 AMERIKA SERIKAT 362 292 323 275 243 1.495
2 JERMAN 263 203 193 178 152 989
3 SPANYOL 186 180 216 230 157 969
4 INGGRIS 258 179 199 192 121 949
5 PERANCIS 226 183 168 138 141 856
6 ITALIA 171 188 173 165 130 827
7 JEPANG 141 175 175 116 123 730
8 AUSTRALIA 183 147 130 121 107 688
9 BELANDA 159 135 107 122 71 594
10 KANADA 126 103 127 94 81 531
PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS
PENYELENGGARAAN
MICE
BERSKALA INTERNASIONAL
18 REPUBLIK KOREA 39 91 86 63 74 353
21 R. R. CINA 66 56 62 39 77 300
24 THAILAND 55 34 68 63 47 267
25 SINGAPURA 54 48 57 76 28 263
27 MALAYSIA 29 41 60 52 55 237
34 TAIWAN 33 38 39 27 13 150
36 INDIA 19 30 31 22 24 126
38 RUSIA 12 15 29 23 18 97
39 FILIPINA 30 23 13 17 8 91
45 INDONESIA 18 15 17 11 7 68
RANK NEGARA 2003 2004 2005 2006 2007 TOTAL
Pasar Wisata Utama Indonesia Pasar Wisata Potensial Indonesia
PERKEMBANGAN NEGARA-NEGARA YANG MEMILIKI KUANTITAS
PENYELENGGARAAN
MICE
BERSKALA INTERNASIONAL (lanjutan)
CINA, AUSTRALIA, INDIA, DAN HONG KONG : DESTINASI PALING FAVORIT.
CINA : INVESTASI BESAR-BESARAN TERFOKUS PADA INTERNATIONAL MARKETING MELALUI BADAN PENGEMBANGAN PARIWISATA DENGAN SASARAN PADA PENINGKATAN INCENTIVE TOURISM DAN INDUSTRI EVENT.
POIN PENTING YANG MENJADIKAN CINA SEBAGAI DESTINASI FAVORIT ADALAH :
• SAFETY,
• INFRASTRUCTURE,
• INTERNATIONAL QUALITY OF SERVICE,
• CULTURAL & HISTORICAL HERITAGE,
• TOURIST ATTRACTIONS.
B. PERKEMBANGAN DI WILAYAH ASIA TENGGARA
RANK 1
RANK 2
RANK 3
RANK 4
TREN PERKEMBANGAN WISATA MICE DI ASEAN
ASIA TENGGARA : DESTINASI POTENSIAL DALAM WISATA INSENTIF (MALAYSIA, SINGAPURA, DAN THAILAND).
BALI (INDONESIA) DAN PHUKET (THAILAND) TETAP MENJADI RESORT YANG SANGAT POTENSIAL DALAM PENYELENGGARAAN WISATA MICE, MESKIPUN KEDUANYA MENGALAMI TRAGEDI BOM DAN BENCANA TSUNAMI.
NATURAL BRAND EQUITY SEBAGAI DESTINASI YANG MENGETENGAHKAN SPIRITUAL DAN BUDAYA MELATARBELAKANGI BALI SEBAGAI DESTINASI WISATA INSENTIF.
KEKUATAN SINGAPURA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE FAVORIT DI ASIA TENGGARA ADALAH EKSISTENSI SINGAPORE AIRLINES MERUPAKAN MASKAPAI PENERBANGAN YANG MEMILIKI JALUR PENERBANGAN DI SELURUH DUNIA SERTA DUKUNGAN CHANGI AIRPORT SEBAGAI HUB WISATAWAN.
SINGAPORE TOURISM BOARD MENARGETKAN KENAIKAN WISATA MICE RATA-RATA SEBESAR 15% PADA 10 TAHUN KE DEPAN DAN MEMILIKI KONTRIBUSI SEBESAR 35% TERHADAP PARIWISATA DI TAHUN 2015. TARGET TERSEBUT SEJALAN DENGAN TARGET KUNJUNGAN WISATAWAN SEBESAR 17 JUTA DI TAHUN 2015.
THAILAND CONVENTION AND EXHIBITION BUREAU (TCEB) MENGALOKASIKAN DANA SEBESAR LEBIH DARI US$7,5 JUTA UNTUK MENINGKATKAN WISATA MICE DI THAILAND.
JUMLAH KUNJUNGAN WISMAN KE INDONESIA BERDASARKAN MAKSUD KUNJUNGAN KEGIATANKONVENSI
ASAL WISMAN DAN LoS DALAM MELAKUKAN KEGIATAN MICE DI INDONESIA
JEPANG 20,43% 9.83 hari
SINGAPURA 19,29% 3.73 hari
KORSEL 15,62% 3.33 hari
USA 14,81% 4.09 hari
MALAYSIA 13,35% 4.81 hari
II. PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA
0,46% 0,29% 0,38% 0,42%
41,61%
0% 10% 20% 30% 40% 50%
Yogyakarta 14,6%
Jakarta 24,0% Bali
61,3%
Lainnya 0,1%
3 DESTINASI UTAMA YANG MENJADI TUJUAN WISATA MICE
1. BATAM
2. BANDUNG
3. SURABAYA
4. SEMARANG
5. MANADO DESTINASI POTENSIAL
SEBAGAI TUJUAN WISATA MICE
TINGKAT PARTISIPASI TERHADAP KEGIATAN
Alasan Industri MICE sangat berkembang di era Global :
•
Pertama, Karakteristik Wisatawan MICE tidak terlalu terpengaruh pada keputusan
untuk bepergian, karena alasan tugas bukan pribadi. Ini sangat berbeda dengan
karakteristik wisatawan Leisure yang harus berpikiran ulang untuk pergi dengan
alasan keamanan atau lainnya.
•
Kedua, Wisatawan MICE adalah high level economy, lebih royal membelanjakan , 1 :
10 orang dengan wisatawan Leisure.
•
Ketiga, Length of stay wisatawan MICE relative lebih lama.
•
Keempat, Dapat menarik sejumlah wisatawan hanya dalam sekali penyelenggaraan
Event tertentu.
PADA TAHUN-TAHUN SELANJUTNYA JUMLAH WISATA MICE MENGALAMI PENURUNAN YANG CUKUP SIGNIFIKAN SEBAGAI AKIBAT :
– TURUNNYA PEREKONOMIAN DUNIA SECARA GENERAL AKIBAT PENGARUH KRISIS EKONOMI DUNIA YANG BERKEPANJANGAN;
– LAMBATNYA REAKSI BEBERAPA SEKTOR DALAM MENANGKAP PELUANG; PENGEMBANGAN AKTIVITAS BISNIS;
– PERISTIWA 11 SEPTEMBER 2001 DAN ANCAMAN TERORISME; – KEKHAWATIRAN AKAN ISU SARS/AVIAN FLU;
– PERANG IRAK;
– KETERBATASAN BUDGET YANG BANYAK DITERAPKAN PADA SEKTOR FARMASI YANG
MERUPAKAN SPONSOR BESAR PENYELENGGARAAN MICE (TERUTAMA UNTUK EVENT-EVENT DI BIDANG KEDOKTERAN).
– KRISIS FINANCIAL GLOBAL – GLOBAL WARMING
– PERANG PALESTINA DAN ISRAEL
DAMPAK PERKEMBANGAN WISATA MICE DI INDONESIA
PENINGKATAN CITRA INDONESIA SEBAGAI NEGARA TUJUAN YANG AMAN
PENGUATAN KERJASAMA ANTAR NEGARA DAN ANTAR DAERAH
MEMACU INVESTASI DI BERBAGAI BIDANG KHUSUSNYA PARIWISATA DAN PERDAGANGAN
PENGUATAN INFRASTRUKTUR DI MASING-MASING DESTINASI MICE
PENINGKATAN FASILITAS PENUNJANG WISATA MICE, MISAL: HOTEL, VENUE, TRANSPORTASI, DLL.
MEMBUKA PENDAPATAN, LAPANGAN KERJA, DAN KEAHLIAN BAGI MASYARAKAT
POTENSI BISNIS MICE DI INDONESIA :
POTENSI DESTINASI
1. TOPOGRAFI : TERLETAK DI GARIS KATULISTIWA DARI SABANG SAMPAI MERAUKE ANTARA BENUA ASIA DAN AUSTRALIA. PULAU UTAMA : JAWA, SUMATERA, KALIMANTAN, SULAWESI, PAPUA, BALI DAN MALUKU
2. DEMOGRAFI : BERPENDUDUK 240 JUTA,18.110 PULAU, 370 SUKU DAN 67 BAHASA INDUK 3. MEMILIKI KEINDAHAN ALAM, KEANEKARAGAMAN BUDAYA DAN KARYA BUATAN MANUSIA 4. TERSEDIA FASILITAS FISIK DI DESTINASI PRIMER (JAKARTA, JOGJA DAN BALI) DAN SEKUNDER (BANDUNG,
SEMARANG, SURABAYA, BATAM, UJUNG PANDANG, MEDAN, MANADO DAN BUKIT TINGGI) 5. BERKEMBANGNYA INVESTASI DI BIDANG MICE (COMPANY/VENUE)
POTENSI PASAR
1. TAHUN 2020 FORCAST WISATAWAN DUNIA 1, 6 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK 438 JUTA. DEVISA WISATAWAN DUNIA U$ 475 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK U$ 94,7 MILYAR. 2. MENURUT ICCA (International Congress and Convention Association Amsterdam)TAHUN 2007 : 75 JUTA
SEBAGAI DAERAH YANG STRATEGIS DARI SISI EKONOMI DI KAWASAN ASIA TENGGARA KARENA MEMILIKI POPULASI YANG TINGGI
JUMLAH KUNJUNGAN WISATAWAN DENGAN TUJUAN MICE MENGALAMI PERKEMBANGAN YANG SANGAT SIGNIFIKAN DI TAHUN 2003
INTENSITAS PEMBANGUNAN YANG TINGGI KHUSUSNYA PADA INFRASTRUKTUR DAN SARANA PENDUKUNG DI KOTA-KOTA BESAR SEPERTI JAKARTA, BALI, BATAM YANG SANGAT MENDUKUNG KEGIATAN MICE TERMASUK PEMBANGUNAN
CONVENTION MAUPUN EXHIBITION CENTER
MEMILIKI JARINGAN INDUSTRI HOTEL INTERNASIONAL DI BERBAGAI DAERAH KHUSUSNYA JAKARTA, BALI, SURABAYA, YOGYAKARTA
BERVARIASINYA PILIHAN DESTINASI UNTUK TUJUAN MICE YANG MAMPU DISESUAIKAN DENGAN BUDGET YANG TERSEDIA
KECENDERUNGAN GAYA HIDUP MASYARAKAT YANG MENUNTUT BANYAKNYA HIBURAN, MISAL: KONSER MUSIK, PAMERAN DLL
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI, INFORMASI, DAN TRANSPORTASI YANG CUKUP PESAT
TUMBUHNYA PERUSAHAAN PENGELOLA MICE, BAIK PCO, PEO MAUPUN EVENT ORGANIZERS
1. BANYAK PILIHAN LOKASI DENGAN BERBAGAI ATRAKSI/KEINDAHAN; 2. VARIASI MAKANAN & AKOMODASI;
4. TUMBUHNYA FASILITAS KONFERENSI & PAMERAN DI BEBERAPA DAERAH; 5. VARIASI VENUES & FASILITAS YANG DAPAT DISESUAIKAN DENGAN BUDGET.
6. BALI SEBAGAI ICON PARIWISATA INDONESIA SUDAH DIKENAL BAIK DI MANCANEGARA
KEKUATAN
PELAYANAN KURANG MEMADAI : PENERBANGAN, IMIGRASI, BEA CUKAI, AIRPORT, DSB.;
TERBATASNYA JALUR PENERBANGAN INTERNASIONAL;
MANAJEMEN DESTINASI;
FAKTOR KEAMANAN DALAM NEGERI & KESELAMATAN;
INFORMASI TERTINGGAL DIBANDING NEGARA TETANGGA;
BIRO KONVENSI BELUM BERFUNGSI OPTIMAL
SDM BELUM MEMADAI.
KELEMAHAN
PELUANG :
1. PERTUMBUHAN EKONOMI
2. PERTUMBUHAN KUNJUNGAN WISMAN KE ASIA PASIFIK (07 : 377 JUTA, 08 : 401 JUTA, PATA FORECAST)
KRITERIA SEBAGAI DESTINASI MICE
1.
KETERSEDIAAN FASILITAS
2.
REPUTASI LAYANAN YANG BERKUALITAS TINGGI
3.
JARAK WISATA BAGI PESERTA
4.
KUALITAS PROMOSI
5.
CITRA TEMPAT PENYELENGGARAAN
6.
HARGA
7.
NILAI MATA UANG
8.
CUACA
9.
KEGIATAN YANG DITAWARKAN
PASAR POTENSIAL INDUSTRI MEETING AND CONVENTIONS :
1.
PEMERINTAHAN
2.
AKADEMISI
3.
ASOSIASI/PROFESI
4.
NGO (NON GOVERNMENT ORGANIZATION) ATAU LSM (LEMBAGA
SWADAYA MASYARAKAT)
5.
PARTAI POLITIK
6.
PERUSAHAAN-PERUSAHAAN MULTINASIONAL
APA YANG DICARI PASAR :
1.
SECURITY
2.
PRICING
3.
ACCESSIBILITY
4.
FRESH/NEW DESTINATION
5.
INFRASTRUCTURE
6.
LEISURE/CULTURAL OPTION
PEMBENTUKAN
DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF & PAMERAN (KIP)
1. UNTUK MEMPERCEPAT PENCAPAIAN VISI DAN MISI DEPBUDPAR MEMBENTUK DIREKTORAT
KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN DENGAN PERATURAN MENTERI KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA NO. PM.30/OT.001/MKP-2006 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN MENTERI BUDPAR NO.
PM.17/HK.001/MKP-2005 TENTANG ORG & TATA KERJA DEPBUDPAR
2. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN RUMUSAN, KEBIJAKAN, STANDAR, NORMA, KRITERIA DAN PROSEDUR SERTA PEMBERIAN BIMBINGAN TEKNIS DAN EVALUASI DI BIDANG KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN (MICE)
BAGAN ORGANISASI
DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN
1. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN
2. SUBBAG TU
3. SUBDIT ASOSIASI : SEKSI ASOSIASI DALAM NEGERI DAN SEKSI ASOSIASI LUAR NEGERI
4. SUBDIT KORPORASI : SEKSI KORPORASI DALAM NEGERI DAN SEKSI KORPORASI LUAR NEGERI 5. SUBDIT PEMERINATH DAN NON PEMERINTAH : SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM
PROGRAM KERJA DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP) 2007
A. SUBDIT ASOSIASI : BERPARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI l EBITM DAN IMEX,
PENYUSUNAN DATABASE ASOSIASI DALAM DAN LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE BIDANG ASOSIASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER DI INDONESIA
B. SUBDIT KORPORASI : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI : IT & CMA, ITME DAN ICCA, PENYUSUNAN DATABASE KORPORASI DALAM & LUAR NEGERI, SOSIALISASI PENYELENGGARAAN MICE BIDANG KORPORASI DAN PEMBINAAN PCO/ORGANIZER
C. SUBDIT PEMERINTAH DAN NON PEMERINTAH : PARTISIPASI PADA KEGIATAN EVENT DI LUAR NEGERI UNTUK FASILITASI BIDDING INTERNASIONAL, MENGADAKAN FORUM KONSULTASI MICE DI LUAR NEGERI, PENYUSUNAN DATABASE PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM DAN LUAR NEGERI, DUKUNGAN PADA EVENT MICE DI INDONESIA DAN WORKSHOP MICE
TUPOKSI DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN (KIP)
1. DUKUNGAN EVENT
2. DUKUNGAN BIDDING
3. PEMBINAAN/PELATIHAN
4. SOSIALISASI
5. PILOT PROJECT
6. STUDI BANDING
UPAYA STRATEGIS PENGEMBANGAN MICE DI INDONESIA
1. AKTIF DAN MENINGKATKAN KEANGGOTAAN INDONESIA PADA ASOSIASI-ASOSIASI INTERNASIONAL SEBAGAI UPAYA NETWORKING DAN MENINGKATKAN KEPERCAYAAN INTERNASIONAL TERHADAP INDONESIA
2. USAHA LOBBYING DAN KEMUNGKINAN UNTUK BIDDING BERSAMA STAKEHOLDERS UNTUK MENJADIKAN INDONESIA SEBAGAI TEMPAT PELAKSANAAN EVENT MICE
3. MELAKUKAN UPAYA-UPAYA DALAM RANGKA PENINGKATAN SDM SERTA KEBUTUHAN-KEBUTUHAN DALAM NEGERI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT BERSKALA INTERNASIONAL (SDM PCO, EVENT EQUIPMENT DLL) 4. MENGEMBANGKAN LOKASI-LOKASI UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT KE SEJUMLAH DESTINASI DI
INDONESIA
5. KEMUDAHAN UNTUK PENYELENGGARAAN EVENT INTERNASIONAL BAIK DALAM PERIJINAN DAN PELAKSANAAN EVENTS
6. PEMBERIAN INSENTIF INVESTASI DI BIDANG MICE (PEMBANGUNAN CONVENTION CENTER, EXHIBITION HALL) MENGACU RANCANGAN UU PENANAMAN MODAL DIHARAPKAN INVESTOR MENINGKATKAN MINATNYA
UNTUK BERINVESTASI
7. MENGUPAYAKAN SEMAKSIMAL MUNGKIN PENYELENGGARAAN EVENTS BERSKALA INTERNASIONAL DI INDONESIA, MAUPUN EVENT LOKAL DI DAERAH
8. MENGUNDANG PAKAR DI BIDANG MICE UNTUK MENGADAKAN SEMINAR/PELATIHAN DI INDONESIA 9. MENINGKTKAN PERAN SERTA INDUSTRI MICE DI INDONESIA
10. MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN STAKEHOLDER BAIK DARI INSTANSI PEMERINTAH MAUPUN SWASTA 11. MELAKUKAN PROMOSI MELALUI 2 SISI : LANGSUNG KE PASAR (DALAM BENTUK LOBBY, PRESS CONFRENCE
& RELEASE, PENYEBARAN INFORMASI DLL) DAN ATAU MENGUNDANG ORGANIZER DAN PLANNERS UNTUK MELAKUKAN KUNJUNGAN EDUKASI DAN PENGENALAN KE LOKASI-LOKASI MICE DI INDONESIA
REVIEW SISTEM REGULASI YANG MAMPU MENGGERAKKAN PENYELENGGARAAN EVENT;
PEMBERIAN INSENTIF GUNA KEMUDAHAN & PENINGKATAN PELAYANAN;
SINERGI ANTAR SEKTOR PEMERINTAH DI DALAM PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN;
PENINGKATAN KAPASITAS SEBAGAI KATALISATOR PENGEMBANGAN WISATA MICE;
JOINT PROMOTION DAN KOOPERASI ANTAR DAERAH MAUPUN LINTAS SEKTOR;
MENGGERAKKAN BIRO DAN ASOSIASI PENGELOLA WISATA MICE MAUPUN PARA SUPPLIERS;
PENGUATAN PELAYANAN PUBLIK YANG TERKAIT DENGAN PENYELENGGARAAN MICE;
ALOKASI PAD BAGI PEMERINTAH DAERAH UNTUK PEMBUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS PENYELENGGARAAN EVENT
KEIKUTSERTAAN DALAM KEGIATAN MICE DI NEGARA NEGARA YANG MENJADI PASAR WISATAWAN UTAMA, MISAL: SINGAPURA, AUSTRALIA, JEPANG YANG JUGA MEMILIKI KEDEKATAN DENGAN SEKTOR PERDAGANGAN DAN INVESTASI.
KERJA SAMA YANG KUAT ANTARA PEMERINTAH DAN SEKTOR SWASTA: REGULASI, PEMBUATAN PROGRAM, IMPLEMENTASI;
POSITIONING BALI DAN JAKARTA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE BERKELAS INTERNASIONAL SERTA DESTINASI WISATA SEKUNDER LAINNYA;
PENGUATAN KAPASITAS ASOSIASI (KONFERENSI& PAMERAN) DAN BIRO KONVENSI
PENCIPTAAN SISTEM/ PUSAT DATA DAN INFORMASI (PEMANFAATAN WEBSITE) SERTA MELAKUKAN PEMETAAN POTENSI WISATA MICE SEKUNDER;
PENGUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS MICE;
FAM TOUR BAGI MEETING PLANNERS DAN DECISIONMAKERS/PENGAMBIL KEPUTUSAN DARI ORGANISASI-ORGANISASI DAN ASOSIASI INTERNASIONAL/REGIONAL, MISAL : BOARD OF DIRECTORS;
PENGUATAN & PENINGKATAN PELAYANAN DI TITIK-TITIK SENTRAL: AIRLINES, AIRPORT, BEA-CUKAI, IMIGRASI, VENUE, DSB;
PERLUNYA KOORDINASI &INTEGRASI ANTARA AIRLINES,PEMERINTAH DAN PARA PELAKU INDUSTRI MICE;
PENINGKATAN PEMASARAN: PRO AKTIF KE ORGANISASI/ASOSIASI INT’L DAN PASAR-PASAR POTENSIAL, BAIK DILAKUKAN OLEH SWASTA,BIRO KONVENSI MAUPUN PEMERINTAH;
PROMOSI YANG TERFOKUS &SELEKTIF SESUAI SEGMEN PASAR DAN MELALUI EVENT/MEDIA YANG TEPAT (PERTEMUAN & KONFERENSI, PERJALANAN INSENTIF, PAMERAN/EVENT LAIN).
KONSEP BISNIS MICE
1. MEETING ADALAH PERTEMUAN UMUM YANG DILAKUKAN OLEH 2 ORANG ATAU LEBIH UNTUK
MEMBAHAS, MENGKAJI, SUATU TOPIK, ISSUE, DAN MASALAH UNTUK MENGHASILKAN SUATU
KESEPAKANAN.
2.
INCENTIF TRAVEL ADALAH PERJALANAN YANG DIBERIKAN KEPADA KARYAWAN
SEBAGAI STIMULUS/RANGSANGAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA.
3.
CONFRENCE ADALAH PERTEMUAN ILMIAH YANG DILAKUKAN OLEH SEKELOMPOK
MENURUT SK MENTERI PARPOSTEL No.KM.108/HM.703/MMPT-91 PASAL 1 :
1. KONVENSI ADALAH SUATU KEGIATAN BERUPA PERTEMUAN SEKELOMPOK ORANG NEGARAWAN, USAHAWAN, CENDEKIAWAN UNTUK MEMBAHAS MASALAH YANG BERKAITAN DENGAN KEPENTINGAN BERSAMA 2. PERJALANAN INSENTIF ADALAH SUATU KEGIATAN PERJALANAN YANG DISELENGGARAKAN OLEH SUATU PERUSAHAAN UNTUK PARA KARYAWAN DAN MITRA USAHA SEBAGAI IMBALAN PENGHARGAAN ATAS PERHATIAN MEREKA DALAM KEGIATAN PENYELENGGARAAN KONVENSI YANG MEMBAHAS PERKEMBANGAN KEGIATAN PERUSAHAAN YANG BERSANGKUTAN 3. PAMERAN ADALAH SUATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI YANG ADA HUBUNGANNYA DENGAN PENYELENGGARAAN KONVENSI ATAU YANG ADA KAITANNYA DENGAN PARIWISATA
MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 THN 2004 :
PENGERTIAN MICE MENURUT ICCA
1. MEETING/KONVENSI : KEGIATAN DARI SEKELOMPOK ORANG/PROFESIONAL YANG DITUNJUK OLEH ORGANISASI/PERUSAHAAN UNTUK PENINGKATAN KUALITAS SDM, MENDUKUNG BISNIS YANG DIWAKILINYA
MEETING : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH PESERTA DENGAN JUMLAH YANG LEBIH KECIL, LEBIH KURANG 20 – 30/40 ORANG
MEETING (MENURUT UNION INT‟L ASSOCIATION) : PERTEMUAN YANG DIHADIRI OLEH 300 ORANG ATAU LEBIH, 40 % DIANTARANYA DARI LUAR NEGERI, SEKURANG-KURANGNYA DARI 5 NEGARA YANG BERBEDA
2. KONVENSI/KONGRES : PERTEMUAN REGULER YANG DIHADIRI OLEH SEKURANG-KURANGNYA 50 ORANG SAMPAI 100 ORANG LEBIH DAN DILAKSANAKAN SEKURANG-KURANGNYA DI 3 NEGARA YANG BERBEDA
3. INCENTIVE (TRIP) : BENTUK DARI SUATU REWARDS YANG DIBERIKAN OLEH PERUSAHAAN KEPADA KARYAWAN
4. EXHIBITION/PAMERAN : SALAH SATU KEGIATAN UNTUK MENYEBARLUASKAN INFORMASI DAN PROMOSI PRODUK DAN ATAU JASA DARI SUATU BISNIS KEPADA KONSUMEN DAN CALON KONSUMEN
FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM BISNIS MICE :
1. Acess and Location : Kemudahan dan Lokasi tempat event MICE 2. Expertise and Experience : keahlian dan Pengalaman Asosiasi/Penyelenggara bisnis MICE
3. Infrastructure : Inprastruktur yang ada di tempat pelaksanaan bisnis MICE 4. Industry and Government Support : Dukungan stakeholder dan pemerintah dalam bidang MICE 5. Safety and Stability : Kemanan dan stabilitas wilayah atau negara tempat pelaksanaan bisnis MICE 6. Destination Appeal : Daya taik dan keunikan dari destinasi pelaksanaan bisnis MICE 7. Competitive Pricing : Harga dan kondisi yang ditawarkan kepada peserta bisnis MICE 8. Multi Cultural Facilities : Fasilitas pendukung dalam penyelenggaran bisnis MICE 9. Climate : Kondisi cuaca atau iklim saat pelaksanaan bisnis MICE
FAKTOR YANG DIPERHATIKAN SEBAGAI HOST COUNTRY DALAM BISNIS MICE
1.Faktor Politik : 2. Faktor Ekonomi dan Sosial : 3. Faktor Fasilitas dan Kemudahan :
KARAKTERISTIK BISNIS MICE :
1. JUMLAH PESERTA MICE YANG MENGHADIRINYA UMUMNYA CUKUP BESAR 2. STATUS TINGKATAN GOLONGAN DARI PESERTA BIASANYA MENENGAH KE ATAS (BUSINESSMAN)
3. BIAYA UYANG DIKELUARKAN OLEH PESERTA DAN PENYELENGGARA JAUH LEBIH BESAR. 4. MENCIPTAKAN LAPANGAN KERJA YANG BANYAK SEHINGGA MENYERAP SUMBER DAYA MANUSIA YANG BESAR 5. SEBAGAI SALAH SATU MEDIA PROMOSI YANG EFEKTIF BAGI PARIWISATA, DAERAH, DAN NEGARA 6. UMUMNYA BANYAK DILAKSANAKAN PADA SAAT LOW SEASON 7. MEMBUKA DAN MENCIPTAKAN TUJUAN WISATA MENJADI PUSAT BISNIS 8. PESERTA HAMPIR DIPASTIKAN MEMBAWA SPONSOR
TUJUAN BISNIS MICE :
MANFAAT BISNIS MICE :
1.
Rata-rata lama menginap lebih tinggi dari wisatawan biasa
2. Expenditure lebih besar
3. Peserta tidak terpengaruh oleh kondsi ekonomi dunia
4. Dibiayai perusahaan sehingga uang pribadi untuk shopping
5. Meningkatnya aktivitas ekonomi lain sepert : Perdagangan, perindustrian, ilmu pegetahuan dsb.
6. Pengaruh peserta dalam mengambil keputusan kurang lebih 30 % dari peserta membawa keluarga.
7. Kegiatan eksibition, sebagian besar diselenggarakan pada saat low season.
8. Negara yang secara berkala menyelenggarakan eksibition jangka panjang dapat menjadi centre of
business activity.
PERANAN BISNIS MICE DI HOTEL :
1. 40 % dari total jumlah penjualan di hotel adalah berasal dari bisnis MICE (
Meeting, Incentive, Convention
and Exhibition
)
2. Menciptakan kebutuhan fasilitas lain di hotel selain fasilitas MICE
3. Bisnis MICE dapat mengisi saat low season di hotel
4. Melalui kegiatan bisnis MICE Hotel dapat menciptakan pasar baru
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI JUMLAH PESERTA DALAM BISNIS MICE :
1. Siapa penyelenggara dan pelaksana MICE ? 2. Apakah kegiatan MICE diserta dengan kegiatan yang lain ?
3. Di mana lokasi nya ? 4. Apakah ada undangan resmi ? 5. Musim apa ? 6. Faktor Penghalang ? 7. Apakah masuk dalam Calender of events ?
UKURAN BISNIS MICE BERDASARKAN JUMLAH PESERTA :
1. UKURAN KECIL : 20 – 25 ORANG 2. UKURAN SEDANG : 25 – 200 ORANG 3. UKURAN BESAR : 200 – 20.000
SKALA BISNIS MICE BERDASARKAN LOKASI :
STAKEHOLDER BISNIS MICE :
1. ASSOCIATION : HIPAKINDO, SIPKO, INCCA, ASPERAPI, ICB, JCB. ETC
2. MICE FACILITIES : MEETING/CONVENTION FACILITIES, EXHIBITION FACILITIES. ETC
3. SHOW AND EXPO ORGANIZER : PCO, PEO, MP, IH.
4. ACCOMMODATION : HOTEL, WISMA, APARTEMENT, ETC
5. CONVENTION AND VISITORS BUREAUS : BPW, APW, TOUR OPERATOR/WHOLESALER, ETC
6. TRANSPORTATION : AIRLINE, TRAIN, BUS, CAR RENTAL, CRUISE, ETC
7. EXPO SERVICE CONTRACTORS : CLEANING SERVICE, SECURITY, INTERPRETER, TOUR GUIDE,
EQUIPMENT PROVIDER, AUDIOVISUAL SERVICE. ETC
8. DESTINATION MANAGEMENT COMPANIES : ODTW, HANDICRAFT SHOP, ENTERTAINMENT, ETC
9. FOOD AND BAVERAGE : RESTAURANT, CAFÉ, PUB, CATERING ETC
10. GOVERNMENT : DISBUDPAR, DISPERINDAG, POLICE ETC
11. EDUCATION : TOURISM/MICE INSTITUTION
12. VENUE PROVIDER : JCC, PRJ, JOGJA EXPO, SABUGA, ETC
PERBEDAAN MICE DAN IMPRESARIAT :
MICE ADALAH SUATU KEGIATAN KEPARIWISATAAN YANG AKTIVITASNYA MERUPAKAN PERPADUAN ANTARA LEISURE DAN BISNIS YANG MELIBATKAN SEKELOMPOK ORANG SECARA BERSAMA-SAMA.
IMPRESARIAT ADALAH SUATU KEGIATAN PENYELENGGARAAN HIBURAN BAIK YANG MERUPAKAN MENDATANGKAN, MENGIRIMKAN MAUPUN MENGEMBALIKANNYA SERTA MENENTUKAN TEMPAT, WAKTU DAN JENIS HIBURAN DAN OLAHRAGA.
CORE : MICE (MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION) – IMPRESARIAT (SPORT AND ENTERTAINMENT) PESERTA : MICE (BUSINESSMAN, SCIENTIFIC, OFFICIAL) – IMPRESARIAT (ARTIS, ATHLETIK DAN ENTERTAINER) PENGELOLA : MICE (MEETING PLANNER, INCENTIVE HOUSES, PCO, PEO) – IMPRESARIAT (EVENT ORGANIZER)
PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS TRAVEL
:
BISNIS TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN BISNIS YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT PERTEMUAN DENGAN TUJUAN UNTUK MEMBAHAS SESUATU SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU.
MATRIKS PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS :
ASPECTS LEISURE BUSINESS
WHO PAY THE TORUSIT The Travellers employer or
association WHO DECIDES ON THE DESTINATION THE TOURIST The organizer of the
meeting/incentive trip/confrence exhibition
WHEN DO TRIP TAKE PLACE DURING CLASSIC HOLIDAY PERIOD
AND AT THE WEEKEND All year round Monday to Friday LEAD TIME Holidays usually booked a few
months in advance, short breaks a few days
Some business trip must be made at very short notice
WHO TRAVELS Anyone with the necessary spare time and money
Those whose work require them to travel or members of assosiation WHAT KINDS OF DESTINATION ARE
USED
All kinds : coastal, city, mountain and country side location
center of cities in Industries
PENGERTIAN MEETING PLANNER :
IS AN INDIVIDUAL WHO DOES MORE MAN JUST PLAN A CLEARLY DEFINED LINEAR ACTIVITY CALLED A MEETING.
MEETING PLANNERS MANAGE ALL DETAILS, ACTIVITIES AND INTERACTION OF MEETINGS FROM THE MEETINGS CONCEPTION THROUGH THE CATEGORIES OF ACTIVITIES
PENGELOMPOKAN MEETING PLANNER :
1. CORPORATE MEETING PLANNER, 2. ASSOCIATION MEETING PLANNER, 3. GOVERNMENT MEETING PLANNER
FUNGSI MEETING PLANNER :
11 MENGKOORDINASIKAN DENGAN STAF RUANG PERTEMUAN 12. MENGKOORDINASIKAN DENGAN MANAJER RUANG PERTEMUAN 13. MENYIAPKAN RUANG STAF UNTUK KOORDINASI ACARA SEBELUM DAN SESUDAH EVENT 14. PENANGANAN BARANG PESERTA AGAR TIDAK BERMASALAH DI BEA CUKAI ATAU INSTANSI TERKAIT 15. MERENCANAKAN RUANG SERBA GUNA 16. MENGATUR PAMERAN 17. MENGATUR MAKANAN DAN MINUMAN 18. MENYIAPKAN PERLENGKAPAN AUDIOVISUAL 19. MEMILIH DAN MENETAPKAN PEMBICARA PERTEMUAN
PENGERTIAN INCENTIVE HOUSES :
Incentive House
adalah tenaga profesional yang menyediakan Pelayanan perjalanan insentif bagi
pelanggan yang bekerja dalam suatu perusahaan/asosiasi/lembaga/pemerintah
JENIS INCENTIVE HOUSES :
1. Full Service Incentive House :
2. Travel Fulfillment Company :
MANFAAT INCENTIVE BAGI KARYAWAN :
PENGERTIAN PCO :
adalah perantara dalam suatu sistem distribusi perjalanan yang menghubungkan para
pelaku perjalanan bisnis dengan jasa perjalanan yang dibutuhkannya dan
mengkoordinasikan secara detail keterkatannya untuk menghasilkan kegiatan pertemuan
dan konvensi secara sukses. (Bitner and Booms, 1989).
JENIS PCO :
Independent PCO yaitu wiraswasta mempunyai perusahaan sendiri/freelance dan
mementingkan keuntungan
In House PCO yaitu pegawai/staff bagian dari suatu organisasi/institusi, terkadang tidak
mendapat keuntungan atau merugi.
PERANAN PCO :
1.
Sebagai promotor
2. Sebagai komunikator ketika memberikan tanggapan atau masukan kepada klien.
PENGERTIAN PEO :
adalah tenaga professional atau organisasi yang secara spesials menghususkan diri dalam kegiatan
pengelolaan kegiatan suatu pameran. (Bitner and Booms, 1989)
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEO :
1. Pengertian Usaha jasa impresariat adalah merupakan kegiatan pengurusan penyelenggaraan hiburan, baik yang berupa mendatangkan, mengirim maupun mengembalikannya, serta menentukan tempat, waktu, dan jenis hiburan.
Sumber : UU No 9 Tahun 1990 Kepariwisataan
2. Usaha jasa impresariat adalah usaha mendatangkan dan mengembalikan artis, musisi, olahragawan serta pelaku seni hiburan lainnya yang berkewarga negaraan asing
Sumber : KEP.228/MEN/2008
3. Kegiatan Impresariat meliputi bidang seni dan olahraga.
PENGERTIAN IMPRESARIAT
Kegiatan usaha jasa impresariat meliputi :
a. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis,
seniman dan olahragawan Indonesia yang melakukan pertunjukan di dalam dan atau di luar negeri;
b. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis, seniman dan olahragawan asing yang melakukan pertunjukan di Indonesia;
c. Pengurusan dokumen perjalanan, akomodasi, transportasi bagi artis, seniman dan olahragawan yang akan mengadakan pertun-jukan hiburan; dan
Kewajiban Badan usaha jasa impresariat :
a. Melestarikan seni budaya Indonesia;
b. Memperhatikan nilai-nilai agama, adat istiadat, pandangan dan nilai-
nilai yang hidup dalam masyarakat, serta mencegah pelanggaran
kesusilaan dan ketertiban umum; dan
c. Mengurus perizinan yang diperlukan bagi penyelenggaraan pertunjukan hiburan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Badan usaha jasa impresariat bertanggung jawab atas :
Event Organizer (EO) Menurut : KRMT Indro „Klmpling” susen, adalah
usaha yang menyelenggarakan suatu kegiatan
Acara yang ditangani EO :
1. Acara Ulang Tahun
2. Pameran
3. Perlombaan
4. Wedding Party
5. Seminar, Talk Show dan Diskusi
6. Festival Band
7. Outound Training
8. Promo Perusahaan
9. Konser Musik Internasional
EO Bermula dari unsur Needs and Wants.
Tim Work.
PERIJINAN BISNIS MICE :
ACARA (Kepala Kepolisian Republik Indonesia Up. Kepala Dinas Intelijen dan Pengamanan Kepolisian, Direktur Jendral Pariwisata, Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Depatemen Luar Negeri, Kepala BAKIN, Kepala B.I.A, KAPOLDA Metro Jaya)
PESERTA (Departemen Pertahanan dan Keamanan c.q. Asisten Intelijen dan Badan Koordinasi Intelijen Negara, Depatemen Luar Negeri c.q. Direktorat Pengamanan Hubungan Luar negeri)
BARANG (Kejaksaan Agung Republik Indonesia untuk : Barang cetakan, Film, dan Bahan Audio Visual Lainnya, Departemen keuangan c.q. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai : Alat-alat peraga dan perlengkapan lainnya yang akan di re export serta bahan-bahan promsi yang dibagi-bagikan dan Badan Penerangan di bawah kementerian Informasi untuk Film keperluan promosi selama keegiatan MICE.)
DAN LAINNYA (Departemen Perdagangan Republik Indonesia : Penyelenggaraan Pameran Internasional, Pemerintah Daerah Setempat Pemasangan poster spanduk, alat komunikasi, dan Badan Penerangan Republik Indonesia untuk Kegiatan Pers).
PERSYARATAN IZIN USAHA MICE :
MENURUT : PERDA KOTA BANDUNG NO. 10 TAHUN 2004 SBB PHOTO COPY KTP PIMPINAN ATAU IDENTITAS LAINNYA, PHOTO COPY PBB TERAKHIR, PHOTO COPY
1. Akta notaris perusahaan yang berlaku 2. TDP yang berlaku
3. SIUP yang berlaku 4. NPWP yang berlaku
5. KTP Penanggungjawab pameran
6. Surat Keterangan Hall yang digunakan 7. Daftar peserta pameran & Jenis barang / jasa yang akan di pamerkan
8. Profil Perusahaan
9. Profil Pameran ( lampirkan bahan-bahan promosi, contoh: brosur, flyer, dll )
1. Laporan pameran terdahulu (jika pernah berpameran)
2. Sertifikat Asperapi
3. Pengurusan Ijin di ajukan minimal 45 hari kerja
4. Invoice akan dikirim pada saat surat - surat perijinan yang akan diurus sampai di Set. ASPERAPI
5. Surat Perijinan yang sudah jadi akan diserahkan ke organiser bila dana perijinan sudah diterima oleh Set. Asperapi.
Yang perlu dilampirkan pada surat masing
–
masing instansi adalah
ORGANISASI BISNIS MICE :
A. STEERING COMMITTEE :
Panitia Pengarah (SC) adalah suatu komite yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah,organisasi,
asosiasi, atau korporasi yang berniat menyelenggarakan bisnis MICE yang diberi wewenang untuk
memberikan pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi panitia yang disebut Panitia Pelaksana (OC).
TUGAS STEERING COMMITTEE :
1. Menerima/mendapatkan saran dan asistensi dari berbagai sunber seperti : Perusahaan penerbangan,
Pejabat pariwisata Biro-Biro Konvensi dan Professional Consultants.
2. Menentukan maksud dan tujuan (Objective) MICE
B. ORGANIZING COMMITTEE :
Panitia Pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugas untuk melaksanakan seluruh konsep atau blue print kegiatan bisnis MICE
TUGAS OGANIZING COMMITTEE :
1. Ketua : Mempersiapkan, mengkordinir, menyelenggarakan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan bisnis MICE 2. Sekertaris : Membantu ketua dalam mempersiapkan dan memperlancar kegiatan administrasi, komunikasi dan informasi bisnis MICE 3. Bendahara : Membantu ketua dalam penanganan Keuangan seperti : sistem keuangan, penerimaan pengeluaran dan
pengawasan serta membuat laporan pertanggung jawaban dalam bisnis MICE 4. Bidang Penyelenggara : penjemputan dan pengantaran, penanganan bagasi, Akomodasi, Program. Acara, Transportasi,
Tour. 5. Bidang Promosi dan Publisitas : Memproduksi dan mendistribusikan informasi. Promsi yang terkait dengan buletin, iklan, wawancara, poster, spandukm dsbnya 6. Bidang Protokol dan Visa : CIQ, Pasport Ticket, Visa, Dokumen lainnya 7. Bidang Keamanan : Mengatur lalu lintas penyelenggaraan, menjaga keamanan peserta, barang bawaan dan venue tempat pelaksanaan bisnis MICE 8. Bidang Program Sosial : Mengatir kegiatan sosial di luar acara inti bagi para peserta. 9. Bidang Program Teknis : Mempersiapkan ruang/tempat penyelenggaraan MICE dengan segala sarana dan fasilitasnya mengatur lay out ruangan dan meja kursi dll. 10. Bidang Transportasi dan Telekomunikasi : Mempersiapkan sarana transportasi dan telekmunikasi yang digunakan selama kegiatan bisnis MICE 11. Bidang Pameran : Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaita dengan pameran. Bisa ditangani oleh Panitia Pelaksana
STRUKTUR ORGANISASI EVENT SEDERHANA
OPERATIONS : Support Services OPERATIONS :
Visitor Services
MARKETING DEPARTEMENT
FINANCE DEPARTMENT EVENT
ORGANIZATION
ADMINISTRATION DEPARTEMENT
PERLENGKAPAN DAN FASILITAS BISNIS MICE :
Prasarana dan sarana dalam bisnis MICE adalah segala sesuatu yang mendukung kemudahan peserta untuk megikuti kegiatan MICE yang mulai dari beranjak sampai dengan selesainya penyelenggaraan MICE tersebut.
FASILITAS STANDAR DALAM PENYELENGGARAAN MICE :
1. Fasilitas Hotel : Kolam Renang,Health Center,Sport center,Parking area,TV Satelit, F and B Service, Bank, Telekomunikasi, Hairdresser, Mail and Post Facilities, Courier Service, Play Center, Shopping Area 2. Fasilitas Ruang Convention Room : Peralatan telekmunikasi, Peralatan Presentasi, Podium, Meja dan Kursi 3. Fasilitas Exhibition Hall : Loading Docks, Freight Receiving Area, Storage, Utilities (Gas Water Electricity Drainage), Food Outlets, Rest Room, Telecommunication dan Other Area 4. Typical Specific Room for Convention Purpose : : Secretarial Room, Administration Room, Translation Room, Registration Area, Smoking and no Smoking Room, Lobby, Press Room, VIP Room, Speaker Room dan Medical Emergencies Room 5. Other Facilities : Barber shop, Drug store, Laundry, Beauty salon, Shipping arcade, Book store, Parking area dan Operator room
FAKTOR YANG DIPERHATIKAN DALAM MEMPERSIAPKAN PERLENGKAPAN BISNIS MICE :
1. Partisi standar dan special design
2. Tenda (Biasa,
Plafond
, Dekor)
3. Panggung (
Ridging
)
4. Lighting
5. Sound System (Kapasitas Watt)
6. Meja (standard system), meja dealing
7. Kursi Lipat/Kursi Tamu
8. Karpet
9. Lampu Neon, Spot Light, Halogen, Metal
Highlite)
10. Back Drop (by System, Multiplex)
11. Lockable
Lemari atau Meja
12. Dan lain-lain (Dispenser air minum, standing AC, FAN )
1. Fasilitas utama sudah tersedia.
2. Fasilitas krusial sudah dapat diselesaikan (misal: listrik, keamanan). 3. Biaya lebih tinggi (umumnya).
4. Man power lebih efisien.
5. Waktu persiapan harus berkoordinasi dengan petugas di tempat (satpam, Bagian engeneering
untuk listrik, lift)
6. Keterbatasan dan keterikatan waktu dalam persiapan dan pembongkaran.
Teknis lapangan Event Indoor
1. Penyediaan Fasilitas Utama Venue (Tenda, instalasi Listrik, Penerangan dll). 2. Lebih beresiko (cuaca, keamanan). 3. Kesulitan dalam mengontrol audience.
4. Mudah terjadi kekacauan dan kerusuhan.
5. Persiapan menjelang hari “H” lebih lama (Maksimum 15 hari).
MEMILIH SITE DAN VENUE BISNIS MICE :
Lokasi adalah letak tempat yang strategis untuk dipilih dalam pelaksanaan suatu kegiatan MICE/Konvensi. (Menurut Kamus Bahasa Indonesia Edisi Ketiga).
FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH LOKASI :
1. Apakah lokasi/daerah tersebut dapat menjamin kesuksesan event 2. Apakah daerah tersebut favourable terhadap peserta, dilihat dari aspek kenyamanan dan keamanan peserta (iklim, jarak, kemudahan menuju lokasi, biaya transportasi, citra, fasilitas rekreasi, pusat perbelanjaan dll ) 3. Apakah cukup tersedia fasilitas wisata konevsni (Hotel, Restaurant dll) 4. Apakah cukup tersedia perusahaan convention supplier (Audi visual rental, decorators, transportation service dll) 5. Apakah cukup tersedia tenaga terlatih untuk menangani kegiatan konvensi
1. Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.
2. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.)
3. Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan. 4. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.
FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH VENUE :
1. Jumlah, ukuran dan klasifikasi ruang pertemuan
2. Kualitas pelayanan makan dan minum 3. Jumlah, ukuran dan klasifikasi kamar tamu 4. Efisiensi prosedur pembayaran 5. Efisiensi prosedur check in dan check out 6. Ketersediaan staff yang ditunjuk menangani kegiatan konfrensi 7. Ketersediaan pelayanan pendukung konvensi 8. Fasilitas rekreasi yang tersedia 9. Kenyamanan untuk memperoleh pelayanan transportasi 10. Jarak ke Bandara dan ke Pelabuhan 11. Kesiapan pelayanan tambahan (Special Request) 12. Ketersediaan lahan untuk pameran 13. Jarak ke fasilitas rekreasi dan pertokoan
1. Usahakan tidak bersamaan dengan event lain. 2. Weekend (untuk event dengan audiens keluarga)
3. Jumat malam biasanya digunakan untuk event bagi orang muda 4. Week days (untuk event serius)
LAYOUT BISNIS MICE :
Lay out adalah penataan tata letak suatu ruang atau tempat sehingga memudahakan peserta dari segala arah untuk melihat, mendengar dan beraktivitas selama kegiatan bisnis MICE berlangsung.
BENTUK LAYOUT MICE :
1. U – Shape 2. Class Room 3. Theater Style 4. Hollow Oval 5. Tiared U – Shape 6. Hollow Square 7. Board of Directors 8. Round Table and Banquite Style 9. Audittorium Conventional 10. Auditorium Semi Circular With Centre Aistle 11. Board of Directors Oval 12. Auditorium V Shape 13. Schoolroom, Perpendicular Table with Springs
TATA CEREMONY SEATING LAYOUT MICE :
Ceremony berarti tata cara, aturan atau adat istiadat, kebiasaan. Kata ceremony sama dengan protokoler dan etiket. Pertama kali digunakan pada zaman julius II tahun 1504 di Jerman. Intinya ceremony adalah mengetahui penempatan deretan kursi kehormatan (VVIP dan VIP) yang patut duduk di depan menurut tingkat/jabatan/posisi/kasta/pangkat/status sosial. Angka dan Huruf bisa digunakan. Angka yang ganjil berada pada sisi Kiri dan genap di sisi kanan. Sedangkan angka nol pada posisi tengan. 7
Floor Plan
Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik di dalam maupun di luar ruangan Is a system of rules about the correct way to act on important formal occasions
Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan bagi seseorang karena Jabatan/Kedudukan dalam Negara, Pemerintahan atau Masyarakat.
Teknik Penyusunan Acara
Istilah Protokol
Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara sejak di buka hingga penutupan.
Announcer
Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.
Master of Ceremony
Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara protokoler.
If you give someone a run-down of a group of things or a run-down on something, you give them details about it. (INFORMAL)
Rangkaian acara yang tersusun secara detil (waktu ke waktu) meliputi bagian-bagian yang turut berperan bagi berlangsungnya acara.
Rundown (Susunan Acara
1. Semua pihak dihormati dan disenangkan
2. Kesesuaian acara dengan promosi atau informasi 3. Keteraturan: sesuai urutan, waktu, tanpa jeda 4. Mengikuti ketentuan Protokol
5. Memperhatikan dinamika audiens, pengisi acara serta lingkungan (tempat-waktu) 6. Komitmen melayani semua pihak
7. Kreatif, inovatif dan berkesan
8. Efektif, efisien, dan menyenangkan 9. Lentur (feksibel, ada rencana B)
Acara Penuh (buka, proses, tutup) Acara Pembukaan
Kelanjutan Acara (Acara Pokok) Acara Penutup
Struktur Acara
Formal dan Informal
Dalam ruang atau luar ruang Protokol atau non protol
Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll
Macam Acara
Nomor
Waktu
Acara
PIC
Susunan Acara Sederhana
Nomor Acara Aktivitas Acara Waktu Tempat
PIC + Activitas Sound Lighting Logistik Dll sesuai kebutuhan acara
Program/Acara Yang Menarik
1. Berorientasi kepada publik/audiens (needs & wants)
2. Mudah dilaksanakan dan menyenangkan
3. Panitia/pelaksana yang sesuai dengan bidang, komit dan antusias
4. Biaya ringan hasil menakjubkan (profit, kepuasan, kebanggaan, monumental)
5. Tujuan dan target yang jelas
6. Program/acara dapat divisualisasikan (rundown)
7. Program/acara dapat diprediksi
8. Perbandingan dengan yang sejenis (trend)
9. Menarik banyak pihak (sponsor)
MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING :
Agenda adalah rencana kegiatan mengenai pertemuan yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan
pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.
KOMPONEN DALAM MENYUSUN AGENDA/JADWAL MEETING :
1. Tujuan Pertemuan 2. Peserta Pertemuan 3. Penyelenggara Pertemuan 4. Tanggal dan Waktu Pertemuan 5. Tempat Pertemuan 6. Butir Agenda Pertemuan 7. Pembicara Pertemuan (Moderator, Notulen dan Pembicara) 8. Food and baverage service : Terbagi menjadi 3 yaitu : Coffe Breaks, Meals (Breakfast, Lunch and Dinner) dan Receptions (Cocktail Buffer) 9. Free Time Agenda 10. Promosi dan Koresponden 11. Anggaran Pertemuan
HAL-HAL YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PERTEMUAN :
MENYUSUN PROGRAM INCENTIVE :
Program Perjalanan adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu kegiatan suatu perjalanan yang tersusun secara sistematis, jelas dan terencana.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN :
1. Visi dan Misi Perusahaan 2. Tujuan Program Incentive
3. Bidang Kerja Karyawan 4. Kondisi Rute Perjalanan 5. Kondisi Destination Appeal 6. Kondisi Climate 7. Time 8. Kebijakan Perusahaan
KOMPONEN PROGRAM INCENTIVE :
Rundown Program : Building the Employee Commitment (BEC) Company : PT. INTI (Persero)
Time : 29 Desember 2006
FULLDAY
Golden Role
•Ice Breaking Big Group :
-Halo Apa Kabar
-People to people
-Tupai dan Pemburu
Instant Grouping :
• Animal Games • Rumble Bee
Objectives:
- Peserta diharapkan nantinya dalam melaksanakan kegiatan akan cepat akrab, gembira, terfokus dengan kegiatan,
- Cepat beradaptasi dengan lokasi.
Objectives:
Mengelompokkan peserta ke dalam kelompok kecil dengan design seolah-olah peserta membuat kelompok sendiri, padahal sudah di design sebelumnya, sehingga secara emosional lebih memiliki ikatan dengan
kelompoknya. Coffee Break 08.30-10.00 10.00-10.10 10.25-11.00 10.10-10.25
11.00-13.30 Istirahat
15.10-16.00 GAMES 2 - Trust Games :
• Pass the Person
• Willow in the Wind
• Sherpa Walk / Trust Fall
Objectives: Self Confident, Leadership, Listening, Trust to the others
14.10-15.10 GAMES 1 : Group Problem Solving
• Data Processing • Traffic Jam
Objectives: Planning, Team work, Komunikasi, Inisiatif, Respect, Problem solving
16.30-17.30
Games 3 : Competition Games
• Chocolate River
• Touch a Glass
• Line Making
Objectives:
- Semangat untuk berkompetisi - Strategi
- Rela berkorban untuk mencapai tujuan kelompok. 16.00-16.30
Coffee Break
Objectives:
- Lebih mengakrabkan fasilitator dan semua anggota kelompok dengan berusaha mengenal dan mengingat nama masing-masing,
- Mulai membangun komunikasi sehingga semua anggota kelompok lebih terikat secara emosional satu dengan lainnya.
Ice Breaking Small Group ;
• Toss a Name
• Toss an Idol name
• Group Juggling 13.30-14.10
19.30-20.30 General Review & Komitmen
Objectives:
• Mereview seluruh proses yang telah dilalui untuk mematangkan hasil pembelajaran yang didapatkan • Sharing dengan seluruh karyawan tentang ide-ide, kesulitan dan hal-hal lain yang ditemukan di pekerjaan demi kemajuan perusahaan
• Membuat commitment bersama yang disepakati dan ditandatangani seluruh peserta, sehingga memberikan satu motivasi untuk lebih maju dan berusaha
mewujudkan hal-hal yang disepakati dalam commitment.
20.30-22.00
22.00-22.30
Entertainment & Performance Group
MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE :
Program confrence adalah kumpulan daftar informasi yang berisi tentang segala sesuatu yang akan diikuti oleh peserta secara sistematis, jelas dan terencana.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM CONFRENCE :
1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Tujuan Confrence
3. Musim/Climate 4. Time confrence 5. Peraturan nasional dan Internasional
KOMPONEN PROGRAM CONFRENCE :
MENYUSUN PRORAM EXHIBITION :
Program adalah rencana kegiatan mengenai suatu bisnis yang akan dijalankan secara sistematis, jelas dan terencana. Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan
dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci.
FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN PROGRAM EXHIBITION :
1. Kondisi Ipoleksosbudhankam 2. Tujuan Pameran
3. Musim/Climate 4. Time Pameran 5. Peraturan nasional dan Internasional
KOMPONEN PROGRAM EXHIBITION :
Program of Event
Tuesday, 1 July 2008
08:00–09:30
09:30-09:55 09:55-10:10 10:10-10:15 10:15-11:00 10:30-17:30 11:00-12:00 10:15-17:00 18:30-21:00
Arrival of Guests / Registration
SDT Launching Program
Opening Ceremony
Closing
VVIP & VIP Exhibition Tour
Seminar Business Explorer
Food, Feed and Fuel, which is more
essential for us?
By Trouw Nutrition & Trobos
Press Conference
Exhibition & Technical
Presentation open for trade
professional Cocktail Party Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Cendrawasih 3 Cendrawasih 3
Merak Room 1
Summit Room
Lobby & Assembly
Hall and Lower
Lobby
Program of Event
Wednesday, 2 July 2008
08:30-12:15
09:00-13:00
10:00-15:00
10:00-18:00
Dialog Publik: Rumah Potong Ayam
Sesuai Standar dan
Menguntungkan, Seperti Apa?
By Trobos, Civas, Pemda DKI,
GOPAN & FAPP
Peluncuran & Bedah Buku “Guru Berjuta Ayam”
By Poultry Indonesia
Launching Buku “40th Perjalanan
ISPI”, Seminar Nasional ISPI
“Bioteknologi Peternakan” & Rapat
Koordinasi ISPI
Exhibition & Technical Presentation
open for trade professional
Poultry Nutrition Seminar
Merak Room 1
Merak Room 2
Merak Room 3
Lobby & Assembly
Hall and Lower
Program of Event
Thursday, 3 July 2008
10:00-17:30 Exhibition & Technical Presentation
open for trade professional
Lobby & Assembly
Hall and Lower
MENYUSUN ANGGARAN MICE :
Anggaran adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan dan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel.
MATA ANGGARAN MICE :
Pola penyusunan anggaran merujuk pada International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) sbb :
ANGGARAN PENDAPATAN
1. Registrasi delegasi 2. Pendaftaran yang menyertai 3. Pameran 4. Bantuan Pemerintah 5. Dana Sponsr 6. Pariwara Buku Acara 7. Lain-lain
ANGGARAN BIAYA :
A. Anggaran Biaya Pasti
1. Sewa ruangan : Pajangan (Poster, Spanduk, Boga, Pameran), Asministrasi (Registrasi, Kantor, Press) dan Acara (Ruang) 2. Cetakan : Pameran (Manual teknis dan katalog), Konprensi (Promosi : Pengumuman 1 , 2, 3, dan Poster. Di tempat : Tiket, Undangan, Label, Tanda Dada/Badge), Stationery ( lembar catatan, Amplop umum, Kop surat dan Foto Kopi) dan Program ( program Final, tentatif, Buku Catatan, Pedoman) 3. Promosi : Pariwara/Iklan (Majalah dan Surat Kabar), Pers/Press (Press release, Confrence dan TV/Radio), Bingkisan (Hadiah, Kartu Pos) dan
(Continued)
5.Peralatan : Audio Visual (Peralatan : Projector, Slides, Film, Video, Mikrofon, Layar, Lectern dan Podium. Teknisi Penata Suara) Umum (Mesin Tik/Komputer, Mesin fotokopi, Pesawat telepon/Fax dan Tanda/Marka) dan Terjemahan (Peralatan penterjemah dan Mesin Komunikasi Terjemahan). 6. Dekorasi : Audio Visual (Panggung, Bunga, Layar dan Grafik), Furniture (Unit Registrasi, Papan Poster dan Platform/Podium) dan Tanda/Lambang (Pos informasi, Bendera, Umbul-umbul, Spanduk, Dekor kendaraan dan Label dan Stiker). 7. Personalia : Staf (Siswa/Mahasiswa, Pramusaji, Karyawan, Boga/Catering dan Biro Perjalanan), Komite (Hotel/Restoran, Persidangan dan Keuangan), Pembicara (Biro perjalanan, Akomodasi, Honorarium dan Biaya Variabel) dan Registrasi (Biaya Variabel). 8. Personalia : Asuransi (Pengeluaran Pasti dan Variabel), Kartu Kredit Komisi (Biaya registrasi, Program Sosial dan Hotel), Biaya Bank dan Tenaga Ahli (Biaya Izin dan Biaya Audit). 9. Pameran : Sekuriti (Kontrol Lalu lintas, Gerbang Masuk, Anjing, dan Patroli), Kebersihan (Stan, taman dan Koridor), Stan-stan bebas (Pelanggan, Sponsor Utama dan Usaha Sosial), Pemadam kebakaran dan Denah pameran (Pemeriksaan lingkungan, Arena dan Panel Pajangan). 10. Program Sosial : Gala (Hiburan, Dekorasi, Transportasi dan Staf), resepsi (Staf, Kembang dan Transportasi), teater (Sewa Ruangan), banquet (Dekorasi, Transportasi dan Staf), ½ hari tours (Transportasi dan Guide), 1 hari tours (Transportasi dan Guide) and ladies progam (Fashion Show dan Perusahaan Fashion). 11. Administrasi : Komisi hotel, darmawisata, komisi beraneka ragam, variabel persidangan/pameran dan biaya persidangan/pameran 12. Biaya tak terduga
MENYUSUN KONTRAK BISNIS MICE :
Kontrak adalah suatu persetujuan baik tertulis maupun lisan yang dibuat oleh dua pihak atau lebih dimana masing-masing pihak berjanji untuk mentaati apa yang tersebut di dalamnya. (Kamus besar bahasa Indonesia, P & K)
BAGIAN KONTRAK :
1. Bagian I : Clausula 1 : Definisi. Bagian ini biasanya berisi : harus ada Judul Kontrak (Specifik), Harus mempunyai tanggal, Harus ada para pihak (Pihak pertama dan Pihak Kedua) dan Definisi : Agar tidak ada pengulangan kata-kata dan tidak ada salah tafsir bagi para pihak. 2. Bagian II : Clausula 2 s/d 10 : Hak dan Kewajiban masing-masing pihak. Bagian ini merupakan isi kontrak yang berisi : Asas kebebasan
berkontrak, Asas itikad baik dalam pembuatan kontrak dan Asas kepatutan 3.. Bagian III : Clausula 11 : Penutup. Bagian clausul penutup biasanya berisi : Clausul keadaan darurat, keadaan memaksa dan force
MEMBUAT EVALUATION :
Evaluasi adalah penilaian secara komprehensip atau menyeluruh terhadap seluruh rangkaian aktivitas bisnis MICE mulai saat pra perintisan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi guna memastikan ketercapaian tujuan suatu event.
TEKNIK EVALUASI MICE :
1. Meyebarkan alat evaluasi berupa instrumen evaluasi kepada seluruh peserta atau sample dari peserta bisnis MICE 2. Meminta tanggapan/masukan/saran langsung para peserta secara lisan pada saat event bisnis MICE akan berakhir. 3. Mengumpulkan dan Mecatat seluruh data – data yang tersedia selama bisnis MICE berlangsung, kemudian dilakukan analisis. Data bis berupa : Data Transaksi, Data Jumlah Peserta, Data supplier, Data Administrasi dll. 4. Mengolah data untuk ditampilkan dalam tabel, grafik, chart dan pie 5. Menterjemahkan/menafsirkan data menjadi informasi
ASPEK YANG DIEVALUASI :
Pelayanan, Progam/Acara, Peserta, Adminstrasi, Organisasi/SC/OC/Staff/SDM, Pemasaran/Promosi, Fasilitas, Event Organizer, Venue, Food and Baverage, Akomodasi, Mutiflier Effect, Tourist Destinasi/Atraksi Wisata/Object Wisata
ALAT EVALUASI MICE :
PLANNING FOR EVENTS :
STRATEGIC ADALAH POLA ATAU RENCANA YANG MENGINTEGRASIKAN TUJUAN POKOK,
KEBIJAKAN DAN RANGKAIAN TINDAKAN SEBUAH ORGANISASI KE DALAM SATU KESATUAN
YANG KOHESIF (BRIAN, 1992)
PLANNING IS A PROCESS THAT MUST CONTINUOUSLY ACCUR … UNTIL THE END OF THE
EVENT. IT IS CRUCIAL TO HAVE AS A FOUNDATION FOR THIS ONGOING PLANNING A VISION,
A STATEMENT OR CONCEPT THAT CAN BE EASILY ARTICULATED AND UNDERSTOOD
PARADIGMA PLAN : COMPREHENSIVE, INTEGRAL DAN HOLISTIC AND FLEXIBLE.
AN EVENT MANAGER THE PLAN : AN IMPORTANT GUIDE WHICH BE ABLE TO ACCOMMODATE
THE WIDE VARIETY OF CONDITION : METEOROLOGICAL, CULTURE, ECONOMIC, POLITICAL,
COMPETITIVE , DEMOGRAPHIC AND IMPACT ON AN EVENT
TYPES OF PLANS :
STRATEGIC PLAN
OPERATIONAL PLAN :
5. REFINE STANDING PLAN IT USED FOR NON RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A REGULER OBJECTIVE EVENTS LIKES : POLICIES, RULES AND STANDARD PROCEDURES AND METHODS 6. REFINE SINGLE USE PLAN IT USED FOR RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A PARTICULAR OBJECTIVES. LIKES : PROGRAMS, BUDGETS AND PROJECTS 7. DECIDE ORGANISATIONAL STRUCTURE THREE TYPES OF ORGANISATIONAL STRUCTURE ARE : a. SIMPLE STRUCTURE : SATU LEVEL (EVENT MANAGER – (JOHN, JENNY, JOCKI ETC) b. FUNCTIONAL STRUCTURE (EVENT MANAGER – MARKETING MANAGER, FOOD AND BAVERAGE MANAGER, ACCOUNTANT, OPERATION MANAGER, PROGRAM MANAGER) c. NETWORK STRUCTURE (EVENT MANAGER – VENUE MANAGEMENT – CATERING COMPANY – ACCOUNTING CONSULTANT – SECURITY ORGANISATION – MARKETING CONSULTANCY – LEGAL
TAHAPAN PERENCANAAN EVENT :
1. PRE FEASIBILITY PHASE
TUJUAN : MEMASTIKAN APAKAH GAGASAN BERUPA IDE MEMLIKI POTENSI DAN UNIQUE SELLING POINT UNTUK DILAKSANAKAN CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP GAGASAN BERUPA IDE DENGAN MENENTUKAN PARAMETER PENILAIAN : JENIS EVENT, UNIQUE SELLING POINT, WAKTU, BENEFIT, KONDISI SOSIAL DLL BEBERAPA PERTANYAAN HARUS DIJAWAB : a. MENGAPA EVENT TERSEBUT DIPILIH b. APAKAH EVENT SESUAI VISI, MISI DAN OBJECTIVE PERUSAHAAN c. KAPAN DAN DIMANA EVENT DILAKSANAKAN d. APAKAH LOKASINYA COCOK e. APAKAH PEGAWAI TERSEDIA f. APAKAH EVENT DIDUKUNG OLEH MANAJEMEN
2. FEASIBILITY PHASE
TUJUAN : MENGEVALUASI GAGASAN BERUPA IDE YANG DAPAT DIWUJUDKAN SECARA
OPERASIONAL MAUPUN FINANCIAL
CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP SELURUH ASPEK YANG TERKAIT IDE
TERSEBUT SECARA OPERASIONAL SEPERTI : MARKETING, SDM, FINANCIAL, LEGAL, VENUE,
LOKASI,
BEBERAPA PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB :
1. MAKSUD DAN TUJUAN EVENT
2. DETAIL OF THE NATURE OF THE EVENT
3. KEUNTUNGAN ORGANIZER (PROFIT/CITRA)
4. BAGAIMANA MENYELERASKAN EVENT DENGAN MISI ORGANISASI
5. RESOURCE IMPLICATION
6. THE TRACK RECORD OF EVENT
7. POSSIBLE PROBLEM AND SOLUTION
8. TIME SCALE FOR PLANNING
3. PLANNING PHASE
TUJUAN : MEMBUAT DETAIL PLANNING UNTUK DIJADIKAN GUIDE LINE DALAM MENSUKSESKAN EVENT TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SBB : 1. MAKE THE DICISION WIDELY KNOWN (INFO ABOUT WHEN AND WHERE YOUR EVENT WILL TAKE PLACE ANF DATE)
2. SET BUDGETS : THE SOURCES OF BUDGET (DONATION, GRANT, LOW INTEREST LOAN, SPONSORSHIP, SALE OF ADVERTISING SPACE, TICKET SALES,
4. IMPLEMENTATION PHASE :
TUJUAN : MELAKSANAKAN SECARA OPERASIONAL SELURUH TAHAPAN PERENCANAAN SESUAI DENGAN TIME SCALE OF EVENT TAHAPAN DIBAGI 2 YAITU : 1. PERSIAPAN AKHIR (PROGRESS REPORT/RECONFIRMASI/RECHECK) 2. PENGELOLAAN DILAPANGAN (GLADI/BREAFING/KOORDINASI)
CATATAN : MEMPERSIAPKAN CHECK LIST SELURUH KOMPONEN EVENT
5. EVALUATION PHASE
1. Modal utama : keberanian memulai dan Relasi
2. Mulailah dari konsep
3. Konsep yang dapat diejawantahkan
4. Mencari dan membentuk Team Work
5. Pembagian kerja dan Pembagian waktu
6. Menyusun proposal dan Anggaran
7. Melakukan publikasi dan promosi
8. Memasarkan Event (Visitor, Exhibitor, sponsor)
9. Menyiapkan kontrak kerja
Before Event
1. Protokoler dan Penyajian acara selama event berlangsung
2. Tanggung jawab dan wewenang
3. Koordinasi dengan semua pihak pada event tersebut
4. Mampu mengatasi masalah di lapangan
5. Publikasi dan promosi selama event berlangsung untuk menarik pengunjung
6. Membuat dokumentasi
During Event
1. Evaluasi tertulis dan lisan dari peserta dan panitia.
2. Ucapan terima kasih (tertulis) kepada semua pendukung event
3. Memberi laporan kepada para sponsor
4. Menganalisa kekurangan dan kelebihan event
5. Keep contact with para sponsor, suplier, dan semua pendukung event
6. Mengarsipkan dokumentasi dan laporan event.
7. Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara,
audit penyelenggaraan dan sebagainya.
8. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network,
pengakuan/endorsement, dsb)
9. Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat
10. Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis
1. Tahap Riset
Mengumpulkan dan menganalisa sejarah event dan membandingkan dengan event lainnya.
2. Tahap Desain
Mengumpulkan ide-ide dari event sejenis, bertukar pikiran dengan para vendor.
3. Tahap Perencanaan
Pertemuan untuk pembuatan perencanaan, jadwal, fasilitas kerja, dan waktu kerja.
4. Tahap Koordinasi
Mengidentifikasi prospek vendor, kontrak, jadwal produksi akhir dan pelaksanaan jadwal.
5. Tahap Evaluasi
Persiapan dan distribusi survey, pengumpulan data, analisa data, persiapan laporan dan
rekomendasi serta laporan final.
PROSES RENCANA PENYELENGGARAAN EVENTS
OBJECTIVES
SISTEMATIC DETAILED PLANNING WHAT DO WE WANT ?
Ideas and Proposals : Screening Criteria for Screening Event Objective and detailed items
DRAFT OUTLINE PLAN
ENVIRONMENTAL SEARCH : Competition, Problems, Precedents/Similarities,
Stakeholder
INFORMATION GATHERING : Dates, Cost and Revenue,
Venue, Staffing
FINANCIAL PLAN : Budget, Charge/Income, Sponsorship, Investment,
Cash flow
OPERATIONAL PLAN : Operational resources, Staff/Team,
Location/Site/Venue, Logistics, Equipment, Production Schedule,
Health, safety & security
MARKETING PLAN : Research, Marketing Activities,
Promotion and Public relation and Marketing Schedule
REFLECTION : DISCUSSION OF PLAN
ORGANIZING & PREPARING THE EVENT Development activities, preparation and deadlines
IMPLEMENTING THE EVENT Operations, control and action
TAHAPAN PENYELENGGARAAN MEETING
BEFORE THE MEETING : LEADER : DEFINE THE OBJECTIVE, SELECT PARTICIPANTS, MAKE PREELIMENERY CONTACT WITH PARTICIPANTS TO CONFORM AVAILABILITY, SCHEDULE MEETING ROOM AND AVERAGE FOR EQUIPMENT AND REFRESHMENT, PREPARE AGENDA, INVITE PARTICIPANTS AND DISTRIBUTE AGENDA, MAKE FINAL CHECK OF MEETING ROOM. PARTICIPANTS : BLOCK TIME OF SCHEDULE, CONFIRM ATTENDANCE, DEFINE YOUR ROLE, DETERMINE LEADER’S NEED FROM YOU, SUGGEST OTHER PARTICIPANTS, KNOW THE OBJECTIVE, KNOW WHEN AND WHERE TO MEET AND DO ANY REQUIRED HOMEWORK
DURING THE MEETING : LEADER : START PROMPTLY, FOLLOW THE AGENDA, MANAGE THE USE OF TIME, LIMIT/CONTROL THE DISCUSSION, HELP RESOLVE CONFLICT, CLARIFY ACTION TO BE TAKEN AND SUMMERIZE RESULTS PARTICIPANTS : LISTEN AND PARTICPATE, BE OPEN MINDED, STAY ON THE AGENDA AND SUBJECTS, LIMIT OR AVOID SIDE CONVERSATIONS AND DISTRACTION, ASK QUESTIONS TO ASSURE UNDERSTANDING, TAKE NOTES AND YOUR ACTION ITEMS
Why
Alasan apa yang membuat event itu ada?
Mengapa Event itu harus dilaksanakan
Who
Siapa akan mendapat manfaat dari event itu?
Siapa yang mereka akan hadirkan?
When
Kapan event dilaksanakan?
Apakah tanggal dan waktu fleksibel untuk dirubah?
Where
Hal yang terbaik dalam menentukan lokasi dan tempat penyelenggaraan?
What
TAHAPAN PENYELENGGARAAN CONFRENCE
PERINTISAN : 5W + 1 H, MERUMUSKAN OBJECTIVES/STRATEGI/KEBIJAKAN/SASARAN, TEMA/TOPIK, PEMBENTUKAN STEERING/ORGANIZING COMMITTEE
PRA PENYELEGGARAAN : PEMILIHAN LOKASI, PENYUSUNAN PROPOSAL, ANGGARAN, PROGRAM, PEMILIHAN PROPERTY, PIHAK KETIGA, PEMASARAN/PROMOSI, SPONSORSHIP, MATERIAL, IMIGRATION PROCEDURE, RSVN, REGISTRATION, PARTICIPANT SERVICE, FOOD AND BAVERAGE SERVICE, TRANSPORTATION SERVICE, FREE TIME ACTIVITIES, PENAMPILAN
PENYELENGGARAAN : PENGECEKAN BAHAN, PERLENGKAPAN, PETUGAS, PEMATERI, PARTICIPANTS, PELAYANAN DAN KEPANITIAAN, KOORDINASI, BREAFING, INTERPRETER, NOTULENSI, SOCIAL PROGRAM
TAHAPAN PENYELENGGARAAN EXHIBITION
PERENCANAAN : 5 W + 1 H, MERUMUSKAN RENCANA STRATEGIS (TUJUAN, NILAI, STRATEGI, KEBIJAKAN, TEMA), MERENCANAKAN BERBAGAI ASPEK (LEGALITAS, PEMASARAN/PROMOSI, SDM, KEUANGAN, TEKNIS, ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN), MEMILIH SITE DAN VENUE, MENENTUKAN LUASAN/LETAK BOOTH/STAN, MERENCANAKAN DISPLAY
PELAKSANAAN : PENGECEKAN BOOTH/STAN, PERSIAPAN (SIMULASI/BREAFING DAN PENGECEKAN AKHIR), MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKAS DENGAN PENGUNJUNG, MEMPRESENTASIKAN PRODUK, MENGUMPULKAN INFORMASI, MENGAKHIRI PEMBICARAAN
EVALUASI : TINDAK LANJUT, MENGUKUR KINERJA PELAKSANAAN EVENT, MENGEVALUASI PENYELENGGARAAN DAN DAMPAK
PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN PAMERAN
A. PERENCANAAN
TAHAP PERTAMA : MENJAWAB APAKAH EVENT YANG DIIKUTI SESUAI DENGAN STRATEGI PEMASARAN, MENGAPA PERUSAHAAN MELAKUKAN PAMERAN, APA YANG INGIN DIPAMERKAN, SIAPA SASARAN PENGUNJUNG YANG DITUJU DAN BERAPA BESAR ANGGARAN PAMERAN
TAHAP KEDUA : MENENTUKAN LUL
