Implementasi perpustakaan Digital di Institut Teknologi Bandung

(1)

Implementasi Perpustakaan Digital di

Institut Teknologi Bandung

N a n a n H a s a n a h

Pustakawan Madya pada Perpustakaan Pusat ITB

A b s t r a k

In order to dev elop scien ces ow n ed by ITB, the ITB Digital Library w as dev eloped. The ITB Library program s related to the intellectual property cov ered an d con sidered som e im portan t item s, such as the content or library ’s collection, atm osphere an d attitude dev eloped. Kn ow ledge cov ered in the ITB Digital Library w as categorized according to the kinds of in form ation . The categories chosen are: the S t u d e n t La s t P r o je c t ( S k r ip s i), that is the studen t’s last project for undergraduate lev el; Th e s is, that is the last project of the graduate studen ts; D is s e r t a t io n, that is the studen t’s last project of the Ph.D. lev el; E-c lip p in g, that is the electron ic new spaper article; P r o c e e d in g, that is the papers from sem in ar, w orkshop, scien tific m eetin g held in ITB, an d the products of the civitas academ ica; R e s e a r c h R e p o r t from an y research groups in ITB; Gr e y Lit e r a t u r e, that is the un published docum en ts of the ITB civitas academ ica, such as in augural speech, scien tific papers, an d articles; J u r n a ls published by departm ents or units in ITB; Exp e r t D ir e c t o r y, com piled accordin g to the subjects of the experts; P a t e n t, categorized according to the subjects, such as m edicin e, food, an d softw are; B o o k s, at the beginning books w ere not cov ered in this digital library , but it is the fact that m any ITB faculty m em bers publish their books related to the course m aterials.

Kata Kunci_{: perpustakaan digital, e-library , digital library}

1.

P e n d a h u lu a n

Dua dian tara Tridharm a Perguruan Tin ggi adalah pen didikan dan pen elitian . Kedua kegiatan in i m erupakan tugas utam a dari para pengajar yang sekaligus berperan serta sebagai peneliti di setiap perguruan tin ggi. Kegiatan Utam a para pen gajar dan pen eliti seyogyan ya ditun jan g oleh sum ber in form asi yan g layakn ya dim iliki oleh in stitusin ya. Nam un pada ken yataan n ya, tidak sem ua in form asi itu dapat diperoleh dari perpustakaan yang sebenarnya dapat berfun gsi sebagai tem pat m em peroleh in form asi. In i m erupakan kelem ahan yan g terjadi pada ham pir setiap perpustakaan di In don esia.

Tim Know ledge M anagem ent R esearch Group (KMRG) – ITB bekerjasam a

den gan pustakawan di ITB m ulai m em ikirkan bagaim an a caran ya agar ilm u pen getahuan yan g dihasilkan oleh sivitas akadem ika ITB dapat dim anfaatkan lebih luas lagi, agar m asyarakat In don esia m en jadi lebih pan dai. Salah satu caran ya adalah den gan m em an faatkan saran a in tern et.

(2)

un tuk m en en tukan para pen gelola yan g bertan ggun gjawab pada setiap kegiatan , seperti pengum pulan data, pengorganisasian, sam pai dengan pem asaran produknya. Pengelola inilah yang bertanggungjawab agar produk perpustakaan digital in i sam pai kepada kom un itas pen ggun a yan g m em erlukann ya.

Filosofi yan g m en dasari diban gun n ya perpustakaan digital, bahwa pengetahuan yang ada harus disebarluaskan. Secara alam iah, dari ilm u yang sudah ada kelak akan tim bul ilm u-ilm u baru lain n ya. Pen yebaran ilm u secara tradisional pada um um nya m elalui pengajaran di kelas, penulisan buku, m akalah, atau artikel dalam ben tuk tercetak. Cara pen yebaran in i m em iliki keterbatasan , antara lain pengajaran di kelas sangat dibatasi oleh ruan g/ din din g.

Sebelum m en guraikan m en gen ai Im plem en tasi Perpustakaan Digital di ITB, dirasakan perlu untuk m engetengahkan kebijakan ITB m engenai Kekayaan Intelektual ITB serta peran perpustakaan berkaitan dengan kekayaan intelektual, yang m erupakan uraian yan g disam paikan oleh Wakil Rektor Senior Bidang Akadem ik-ITB (WRSA).

2 .

Ke b ija ka n ITB m e n ge n a i

Ke ka ya a n In te le ktu a l

Perguruan tin ggi adalah suatu in stitusi yan g m en ghasilkan produk berupa lulusan dan karya-karya ilm iah. Karya ilm iah yang m em pun yai n ilai yan g san gat berarti apakah dari segi finan cial ataupun dari segi ukuran lainnya, dapat dikatakan sebagai kekayaan in telektual.

Menurut Wakil Rektor Senior Bidang Akadem ik – WRSA (20 0 2), ITB sebagai salah satu perguruan tin ggi yan g tertua di In don esia sudah seharusn ya m em an faatkan kekayaan intelektual yang sudah dim ilikinya sejak waktu yang lam a. Dari segi pengaturan dan m an ajem en akadem ik, ITB adalah

in stitusi pen didikan yan g m em berikan basis pendidikan sains, teknologi, seni dan budaya. Sebagai in stitusi yan g m en jadi

pan utan di dalam negeri m enurut Adan g Surahm an (20 0 2), ITB harus m en jadi pelopor dalam perkem ban gan caban g-caban g keilm uan tersebut. Oleh karena itu ITB harus dapat m en un jukkan jati dirin ya sebagai in stitusi yan g m em pun yai kekayaan in telektual pada baris terdepan . H al in i dapat dicapai den gan didukun g oleh n iat, m etoda, dan saran a yan g m em adai.

Selan jutn ya WRSA (20 0 2) m en yatakan bahwa dalam setiap perguruan tin ggi, perpustakaan adalah m erupakan jantun g inform asi bagi kegiatan akadem ik. Disini perpustakaan dituntut un tuk dapat m enentukan posisinya sebagai lem baga yang bertugas m enyebarkan inform asi sebanyak-ban yakn ya, tetapi sebagai bagian dari perguruan tin ggi berkewajiban m en jaga kepen tin gan in stitusin ya, terutam a jika m en yan gkut hak cipta.

3 .

P e ra n p e rp u s ta ka a n b e rka

it-a n d e n git-a n ke kit-a yit-a it-a n in te le

k-tu a l

Program perpustakaan ITB berkaitan dengan kekayaan intelektual harus m em asukkan dan m em pertim bangkan beberapa hal penting, m encakup kandungan atau isi perpustakaan dan suasana dan sikap yan g dikem ban gkan . Beberapa diantara kan dun gan perpustakaan m erupakan public dom ain , sehin gga serin g kali tidak digolongkan sebagai kekayaan intelektual, tetapi m erupakan suatu keharusan sebagai kelengkapan suatu perpustakaan.

ITB m erupakan suatu in stitusi yang tidak han ya dim iliki oleh sivitas akadem ikanya, tetapi juga oleh m asyarakat luas. H al ini tercerm in dalam penetapan statusn ya sebagai BH MN. Oleh karen a itu Perpustakaan ITB juga diharapkan dapat m em berikan pendidikan bagi m asyarakat luas, sehin gga m en jadikan ITB sebagai pusat in form asi, pen getahuan yan g selalui diperbaharui dan berm an faat bagi kepen tin gan um um .

(3)

an tara ITB den gan dun ia luar di bidan g ilm u-ilm u tersebut. H ubungan sifatnya dua arah, yaitu ITB selalu m en gikuti perkem ban gan ilm u di seluruh dun ia, dan sebalikn ya ITB m elalui perpustakaan dapat m en unjukkan hasil karya-karya ilm iahnya yang berm anfaat bagi peningkatan kesejahteraan um at m an usia. H asil karya dari perguruan tin ggi adalah berupa skripsi (tugas akhir), tesis, disertasi, laporan pen elitian , buku, diktat kuliah, dan inform asi lainnya. Beberapa produk tersebut m enurut pim pinan ITB, dapat dikaitkan den gan hak cipta atau paten , sehin gga perpustakaan harus m em perhatikan kaidah-kaidah yang berlaku untuk produk-produk tersebut.

Perpustakaan diharapkan oleh ITB m em pun yai saran a yan g palin g len gkap un tuk m en jadi m edia pen yam paian in form asi, beberapa diantaranya dikategorikan sebagai kekayaan intelektual. Kekayaan intelektual m erupakan stim ulan untuk pem bentukan sikap kreatif dan inovatif pada m ahasiswa yang m em baca dan m enekuni cara-cara pen elitian dan m etoda-m etoda penem uan hal-hal yan g baru terutam a yan g m enghasilkan kekayaan in telektual tersebut. Tersedian ya berbagai in form asi ilm iah akan m em ben tuk kem am puan m en gan alisis suatu m asalah dan m ensintesis ilm u pengetahuan yan g berasal dari ban yak sum ber. Pen carian in form asi di luar jam kuliah dapat dijadikan pem bentukan sikap kem andirian akadem ik, m em berikan kesem patan kepada m ahasiswa untuk m em iliki sikap terbuka terhadap kon sep-kon sep baru, dan kein gin an un tuk m aju.

Dengan diberikannya inform asi terhadap hasil-hasil penelitian, m aka akan tercipta suatu suasana dim ana keinginan berinovasi m erupakan suatu falsafah hidup. Terhadap pen didikan di ITB, m en urut WRSA, hal ini m em berikan kesem patan suatu m ekan ism e dim an a pen em uan baru yan g ditularkan secara langsun g kepada pen eliti ataupun secara tidak langsung, diinkoporasikan pada kurikulum . Maka akan tercipa suatu m ekan ism e sn ow balls atau bola salju, yaitu pen elitian akan berkem ban g

sebagai akibat tim buln ya bidan g ilm u yan g baru atau kem ajuan suatu ilm u.

Publikasi kekayaan intelektual akan m em bantu m enciptakan suatu kehidupan akadem ik, yaitu suatu suasan a dim an a seluruh sivitas akadem ika yang m em berikan kom itm en dan tekadn ya terhadap tujuan -tujuan institusi, dapat m elakukan kom unikasi secara terbuka dan lugas, dapat m enyam paikan perbedaan-perbedaan pendapatnya, dan terjadi saling percaya dan

saling m enghorm ati. Disem inasi atau penyebaran kekayaan intelektual telah dijam in kebebasannya dalam m im bar akadem ik, yan g m em berikan perlin dun gan kepada seluruh sivitas akadem ika un tuk m en yam paikan kon sep-kon sep barun ya dalam m asalah akadem ik, dan tidak m enghalangi siapapun terhadap pendapat-pen dapat baru. Ben ar salahn ya suatu isi publikasi ilm iah pada um um n ya dapat dibuktikan oleh suatu norm a yang sifatnya un iversal. Oleh karen a itu kebebasan m im bar akadem ik hen dakn ya digun akan secara bertan ggun gjawab, karen a dapat m en en tukan m artabat suatu institusi yang m elakukan publikasi karya tersebut.

Dari uraian di atas dapat disim pulkan bahwa ITB m endukun g untuk penyebarluasan kekayaan in telektual sivitas akadem ika m elalui Perpustakaan Digital, tetapi kaidah hukum yan g ditetapkan oleh ITB tetap harus dipatuhi.

4 .

Im p le m e n ta s i P e rp u s ta ka a n

D igita l d i ITB

(4)

karya-karya ilm iah di Indonesia ini sangat sulit diperoleh. Sebagian besar karya ilm iah yan g dapat diakses m elalui in tern et adalah karya pen eliti-pen eliti dari luar negeri. Sangat jarang ditem ukan karya-karya berm utu tinggi dari ban gsa kita yan g hadir di in tern et. H al in i pula yan g m en yebabkan In don esia m en dapat n ilai tidak baik, ditin jau dari jum lah pen elitian yan g dilakukan . Masalah in i sebenarnya tim bul karena penyebaran in form asin ya m asih belum efektif, karen a keterbatasan saran a.

Tahun 20 0 0 , bagi Perpustakaan ITB m erupakan saat yan g tidak dapat dilupakan dalam perjalanan pengem bangan perpustakaan, karena pada tanggal 3 Oktober tahun tersebut, untuk pertam a kalin ya diluncurkan peran gkat lun ak Gan esa Digital Library (GDL), oleh Pim pinan ITB (Pem bantu Rektor I ITB). Peran gkat lun ak GDL in i m erupakan salah satu sarana untuk m em bangun jaringan perpustakaan digital. Saat itu tidak hanya m erupakan awal bagi Perpustakaan ITB dalam m enerapkan Perpustakaan Digital, tetapi ada hal pen ting lain yang dihasilkan pada pertem uan yang dihadiri oleh 40 orang peserta dari 23 institusi, para pustakawan dan ahli teknologi in form asi m en yepakati beberapa isu pen tin g un tuk m em ban gun jarin gan digital di In don esia.

Im plem en tasi Perpustakaan Digital di ITB bertujuan un tuk:

Menyebarluaskan karya-karya ilm iah yang dim iliki oleh sivitas akadem ika ITB secara online, sehingga karya-karya ilm iah in i dapat dim an faatkan lebih luas lagi oleh m asyarakat baik di dalam m aupun luar n egeri.

Mem ban gun kerjasam a den gan lem baga-lem baga pen elitian dan perguruan tin ggi di dalam dan luar n egeri, sehin gga koleksi virtual yan g dim iliki oleh ITB sem akin m en in gkat.

Perpustakaan digital tidak han ya m en gelola karya ilm iah yan g berben tuk teks, karena pada saat ini ilm u pengetahuan dapat diperoleh m elalui berbagai m edia.

5 .

P e n ge lo la a n a ta s b e rb a ga i

je n is b e n tu k p e n ge ta h u a n

Pen getahuan pada perpustakaan digital di ITB dikategorikan berdasarkan jenis inform asinya. Kategori yang dipilih adalah: 1. Tu ga s Akh ir ( Skrip s i), adalah tugas

akhir m ahasiswa tingkat sarjana.

Pengelom pokkan berdasarkan departem en di ITB, kem udian dipilah

berdasarkan tahun terbit;

2. Te s is, adalah karya dari m ahasiswa pascasarjan a. Kategori diam bil sam a den gan tugas akhir dan disertasi;

3. D is e rta si, adalah karya dari m ahasiswa tin gkat doktor;

4. E-clip p in g, adalah artikel dalam surat kabar elektron ik, baik yan g m em uat inform asi m engenai ITB ataupun artikel yan g ditulis oleh sivitas akadem ika ITB. Dipilah berdasarkan tahun.

5. P ro s id in g, yaitu hasil sem inar, lokakarya, pertem uan ilm iah yang diadakan di ITB, dan karya sivitas akadem ika ITB yang m em berikan presen tasi diberbagai kegiatan ilm iah. Pen gelom pokan berdasarkan departem en di ITB, kem udian dipilah berdasarkan tahun ;

6. La p o ra n p e n e litia n dari setiap kelom pok pen elitian di ITB. Kategori berdasarkan Kelom pok Pen elitian yang ada di ITB, kem udian dipilah berdasarkan tahun terbitnya;

7. Gr e y Lit e r a t u r e, berupa karya sivitas akadem ika ITB yang tidak diterbitkan, seperti pidato pengukuhan , orasi ilm iah, karya tulis, artikel. Pen gelom pokkan berdasarkan departem en di ITB, kem udian dipilah berdasarkan tahun terbitn ya;

8 . J u rn a l yan g diterbitkan oleh departem en dan un it di ITB. Pen gelom pokkan berdasarkan judul jurn al, kem udian dikelom pokkan berdasarkan tahun terbit; 9. D ire kto ri ke p a ka ra n. Kategori

(5)

10 . P a te n . Kategori un tuk paten diam bil berdasarkan subjekn ya, an tara lain ten tan g obat dan m akan an , software;

11. B o o ks. Awalnya kategori buku tidak dim asukkan ke dalam Perpustakaan Digital, tetapi berdasarkan ken yataan bahwa ban yak staf pen gajar di ITB m en erbitkan bukun ya yan g berhubun gan den gan m ateri perkuliahan , m aka 2 tahun terakhir dibuat category books. File yan g ditam pilkan adalah halam an judul dan daftar isi, selain m etadata dan deskripsi sin gkat dari buku sebagai gan ti dari abstrak.

Alam at situs perpustakaan digital di ITB adalah http://digilib.itb.ac.id. Secara garis besar pen gelolaan tesis, disertasi, prosidin g, laporan penelitian , dan grey literature, dipilah-pilah berdasarkan departem en yan g ada di ITB, kem udian dipilah lagi berdasarkan tahun terbitn ya. Alasan pem ilahan berdasarkan departem en , karen a dian ggap telah m ewakili subjek pen getahuan .

6 .

S ta n d a rd P e n a m a a n File

u n tu k Co n te n t P e rp u s ta ka a n

D igita l

Pen am aan file con ten t Perpustakaan Digital ITB un tuk seluruh Perpustakaan Digital di lin gkun gan In stitut Tekn ologi Ban dun g (Pusat dan Departem en ) diwajibkan m en gacu pada stan dard pem bagian kategori yan g berlokasi di folder top m asin g-m asin g digital library. Stan dard penam aan file yan g dibuat ditetapkan oleh Perpustakaan Pusat ITB dan KMRG.

7.

S ta n d a rd Ka te go ri P e rp u s ta

-ka a n D igita l ITB

Stan dard pem bagian kategori Perpustakaan Digital dan singkatan kategori un tuk pen am aan file digital adalah sebagai berikut:

1. Grey Literature (GL)

2. J ourn al in tern al (J RNL)

3. Proceedin gs (PRO)

4. Research Reports (LP)

5. S1-Fin al Projects (TA)

6. S2-Thesis (TS)

7. S3-Dissertation s (DIS)

8 . Course Material – (CM)

9. Electron ic clippin g (ECLIP)

10 . Buku (BOOKS)

11. Expert Directory (EXP)

8 .

S ta n d a rd In is ia l D e p a rte m e n

d i Lin gku n ga n ITB

Departem en Astron om i = AS

Departem en Biologi = BI

Departem en Desain = DS

Departem en Farm asi = FA

Departem en Fisika = FI

Departem en Geofisika dan Meteorologi = GM

Departem en Kim ia = KI

Departem en Matem atika = MA

Departem en Sen i Murn i =SM

Departem en Tekn ik Arsitektur = AR

Departem en Tekn ik Elektro = EL

Departem en Tekn ik Fisika = TF

Departem en Tekn ik Geodesi = GD

Departem en Tekn ik Geofisika = TG

Departem en Tekn ik Geologi = GL

Departem en Tekn ik In dustri = TI

Departem en Tekn ik In form atika = IF

Departem en Tekn ik Kelautan = KL

Departem en Tekn ik Kim ia = TK

Departem en Tekn ik Lin gkun gan = TL

Departem en Tekn ik Mesin = MS

Departem en Tekn ik Pen erban gan = PN Departem en Tekn ik Perm in yakan = TM Departem en Tekn ik Pertam ban gan = TA

Departem en Tekn ik Plan ologi = PL

Departem en Tekn ik Sipil = SI

9 .

S ta n d a rd ta ta n a m a file

P e rp u s ta ka a n D igita l

Stan dard pen am aan file dalam Perpustakaan Digital adalah sebagai berikut:

Ta h u n _ ka te go ri d o ku m e n ( 3 -4 h rf) _ In i-s ia l D e p a rte m e n ( 2 -3 h rf) _ ka ta te ra kh ir n a m a p e n ga ra n g_ n o . file

Klp. 2

Klp. 1 Klp. 3

(6)

Den gan ketentuan sebagai berikut: Kelom pok 1 adalah tahun terbit dokum en Kelom pok 2 adalah in isial kategori (dapat dilihat di standard kategori Digital Library) Kelom pok 3 adalah in isial Departem en (dapat dilihat di Stan dard In isial Departem en )

Kelom pok 4 adalah kata terakhir nam a pen garan g

Kelom pok 5 adalah nom or file dari seluruh file yan g dihasilkan pada proses scan n in g suatu dokum en .

Con toh:

Tesis tahun 20 0 4 den gan judul :

“Makn a Ragam H ias Pada Ran a Makam Raja – Raja Sum enep di Asta Tinggi Madura”

ditulis oleh Lin tu Yulistyan toro dari Departem en Desain

Maka pen am aan file hasil scan n in g tesis tersebut adalah:

20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 1 = untuk file yan g berisi hasil scan n in g halam an m uka, halam an pengesahan, H alam an Abstrak, Daftar Isi, Kesim pulan dan Daftar Bibliografi

20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 2 = untuk file yang berisi hasil scanning bab 1

20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 3 = untuk file yan g berisi hasil scan n in g bab 2

20 0 4_ TS_ DS_ Yulistyantoro _ 4 = utnuk file yan g berisi hasil scan n in g bab 3

10 .

P e n ge lo la P e rp u s ta ka a n

D igita l

Pen gelola perpustakaan digital ITB terdiri dari dua kelom pok. Kelom pok pertam a adalah kelom pok yang bertugas untuk m en an gani software GDLn ya, tugas in i dilakukan oleh KMRG. Kelom pok lain n ya adalah kelom pok pustakawan yang bertugas m en an gani pen getahuan yan g ada di dalam perpustakaan digital.

Staf perpustakaan m em iliki pem bagian tugas un tuk m engisi data dari berbagai

kategori yang ada. Oleh karena data m asih berupa hard copy, yaitu berupa koleksi yang dim iliki oleh Perpustakaan Pusat ITB, terlebih dahulu diperlukan proses digitalisasi m en ggun akan scanner.

Un tuk m em pertan ggun gjawabkan isi dari perpustakaan digital, tidak setiap staf perpustakaan diperbolehkan m en gisi data ke dalam perpustakaan digital. Tin gkat kewen an gan staf dibagi m en jadi tiga kelom pok, yaitu Superuser, Chief Know ledge

Officer, dan Editor. Editor hanya

diperken an kan m en getik data. Data disun tin g dan difilter oleh Chief Kn ow ledge Officer, setelah seluruh inform asinya benar, kem udian dim asukkan sesuai dengan kategori. Superuser yang bertan ggungjawab pada keseluruhan isi pan gkalan data.

11.

P ro s e s D igita lis a s i d o ku m e n

Staf yan g m elakukan digitalisasi adalah ten aga lulusan SMA, dari berbagai Bagian di Perpustakaan ITB, karena keterbatasan staf yan g khusus bertugas di Bagian Digital Content hanya seorang, m aka staf yang bertugas di Bagian lain juga di an tara waktu luang, m ereka m engerjakan digitalisasi tesis/ disertasi.

Proses digitalisasi di Perpustakaan ITB sem enjak tahun 20 0 5 m em akai Scanner H igh Speed Can on DR 30 8 0 , den gan kem am puan 40 lem bar/ m enit. Setiap hari (7 jam kerja) dapat m en scan tesis/ disertasi (10 0 – 20 0 lem bar) seban yak 5-7 judul.

Langkah yang dilakukan dalam m en scan tesis/ disertasi :

Tesis/ disertasi yan g akan discan , dibon gkar jilidn ya, sehin gga lem baran tesis m enjadi lem bar lepas yang bebas dari lem , hechter dll.

Disim pan dalam container scanner DR 30 60

Scann er m en scan sem ua lem bar lepas (cara kerja seperti m esin fotokopi m engkopi lem bar dem i lem bar).

(7)

File didisplay un tuk m elihat kualitas scan , bila kualitasn ya belum sesuai den gan yang diharapkan, m aka petugas akan m en geditn ya sam pai diperoleh hasil scan yan g kualitasn ya baik.

Staf m en gkopi paste data-data dan abstrak ke dalam m etadata.

Upload halam an -halam an yan g diijinkan oleh ITB untuk ditam pilkan .

Metadata dan Abstrak di view un tuk m elihat kualitas tam pilan .

Tesis dijilid ulan g dan disim pan di Koleksi Khusus (Koleksi Thesis/ Disertasi).

Kum pulan file utuh (fulltext) dari tesis / disertasi disav e dalam CD-ROM.

12 .

P e ra tu ra n , e tika p e n yim p a n

-a n d -a n -a ks e s ko le ks i d igit-a l

ITB

Perpustakaan ITB sebagai suatu un it khusus di ITB yan g bertan ggun gjawab un tuk m en yediakan layan an perpustakaan khususnya bagi seluruh sivitas akadem ika ITB, juga m em berikan pelayanan bagi m asyarakat luar ITB. Dalam m enyediakan in form asi kekayaan in telektual ITB, Perpustakaan tidak m en en tukan sen diri kebijakan dalam hal penyim panan koleksi tersebut dalam ben tuk digital di Perpustakaan Digital.

Pada awal belum tersedianya koleksi digital di Perpustakaan Digital, pen ggun a perpustakaan yang m em erlukan inform asi dari Tugas Akhir, Tesis ataupun Disertasi, yan g diijin kan un tuk dikopi adalah dari halam an judul sam pai den gan sepuluh halam an pertam a dari Bab Pen dahuluan . Sehingga pada awal pengisian Perpustakaan Digital ITB den gan con tent jen is tesis, skripsi dan disertasi, yan g discan adalah halam an tersebut.

Perpustakaan ITB m em pun yai pegan gan atau m en getahui m en gen ai kebijakan isi (con ten t) dari suatu tesis dll yan g dapat ditam pilkan fulltext di Perpustakaan Digital adalah sewaktu Soft Laun chin g On eLib Sy stem tahun 20 0 3,

dim an a dalam acara tersebut dibuka oleh Rektor ITB dan hadir juga Wakil Rektor Bidan g Akadem ik (WRSA). Sewaktu m elihat tam pilan fulltext Tesis, yaitu 10 halam an pertam a dari Bab Pen dahuluan , WRSA m enyatakan bahwa Bab 1 m erupakan usaha kerja keras pen ulis tesis, sehin gga tidak diperkenankan untuk ditam pilkan dalam perpustakaan digital, yan g diijin kan un tuk ditam pilkan adalah: H alam an J udul, Lem bar pen gesahan pem bim bin g, abstrak, daftar isi, daftar lam piran , kesim pulan dan daftar pustaka.

Sem en jak waktu itu, Perpustakaan ITB han ya m en am pilkan m etadata dan file digital tesis dll sesuai den gan kebijakan yan g dikeluarkan oleh WRSA.

Dari awal m enghim pun koleksi kekayaan intelektual ITB, terutam a tesis dan disertasi, apabila ada pen ggun a yan g m em erlukan kopi utuh (fulltext) dari jenis kekayaan intelektual ini, m aka peraturan yang diberlakukan adalah pem inta inform asi tersebut diwajibkan un tuk m em in ta ijin kepada pen ulis tesis/ disertasi atau kepada pem bim bin gn ya, bila sudah didapat ijin tertulis, Perpustakaan bersedia untuk m en gkopin ya. Arsip ijin tertulis, disim pan di Bagian yan g m en yim pan Koleksi tersebut.

Dalam transaksi ini, perpustakaan tidak m enetapkan profit, hanya m em bantu pen ggun a un tuk m em peroleh in form asi untuk pen didikan n ya. Begitu juga setelah m en gim plem en tasikan Perpustakaan Digital, peraturan tersebut tetap diberlakukan.

Un tuk koleksi di luar tesis dan disertasi, yaitu Laporan Penelitian, Makalah sem in ar, Grey literature dll, file yan g ditam pilkan di Perpustakaan Digital adalah lengkap (fulltext).

Pen ggun a yan g m en gakses Perpustakaan Digital ITB (http://digilib.itb.ac.id) dapat m en am pilkan

(8)

m en gisi data-data pribadi pen ggun a. Un tuk m en jadi m em ber tan pa dipun gut fee (free). Selan jutn ya dia akan m em peroleh password un tuk m en gakses file kekayaan intelektual ITB. H al in i dilakukan den gan m aksud agar pihak adm in perpustakaan digital m endapatkan data-data dari m em ber Perpustakaan Digital ITB. Un tuk m en jadi m em ber juga tidak otom atis seseoran g itu m endapatkan accoun t m em ber, tetapi perlu diaktivasi oleh adm in Perpustakaan Digital. H al in i dilakukan untuk m elihat keseriusan dari m em ber bahwa dia betul-betul m em butuhkan inform asi di Perpustakaan Digital ITB.

Pen galam an di ITB, pen ggun a yan g m engakses Perpustakaan Digital ITB, selan jutn ya dia m en girim kan em ail den gan isi m em inta pihak Perpustakaan ITB untuk m em bantu dia dalam m em peroleh topic-topik pen elitian yan g sedan g dikerjakan oleh dia dalam m en un taskan studi S1 atau S2 di suatu perguruan tin ggi. Disin i sebetuln ya pihak pustakawan patut berban gga hati, bahwa dia dianggap sebagai konsultan inform asi yang pun ya pen getahuan luas m en gen ai in form asi yan g diperlukan oleh pen ggun an ya. Tetapi un tuk m em ban tu sam pai tun tas keingin an pen ggun a tersebut, ten tun ya diperlukan seoran g subject specialist atau in form ation specialist yang tugasn ya hanya m enelusur apa yan g diperlukan pen ggun an ya. (Con toh: Em ail query ke Perpustakaan Digital ITB – dalam lam piran ).

Dalam hal konsekuensi m elakukan

uploadin g sum ber daya digital, pihak

perpustakaan ITB lan gsun g m engalihbentukkan koleksi kekayaan intelektual ITB dari tesis/ disertasi form at hardcopy, karena pihak ITB sudah m em beri ijin un tuk m en galihben tukkan karya tersebut, sehin gga tidak perlu lagi setiap karya dim intakan ijin ke pem egan g hakn ya un tuk dapat ditam pilkan di Perpustakaan Digital ITB.

13 .

In fra s tru ktu r P e rp u s ta ka a n

D igita l ITB

Dalam m em bangun Perpustakaan Digital, perpustakaan ITB sejak tahun 1999 sudah m em an faatkan software GDL (Ganesa Digital Library). Software GDL dibuat oleh Tim Know ledge M an agem ent Research

Group (KMRG) – ITB un tuk

m enyebarluaskan kekayaan intelektual ITB. Software in i juga pada tahun 20 0 2 sudah dim anfaatkan oleh perpustakaan di luar ITB, sekitar 8 0 in stitusi sudah terhubun g ke IDLN (In don esia Digital Library N etw ork). Pem in at GDL dari luar In don esia, an tara lain Laos, Malaysia, dan Sin gapore.

Di lin gkun gan ITB sen diri, pada tahun 20 0 3 sejalan den gan konsep Onelib Sy stem yan g dican an gkan pada tahun itu, software GDL sudah diin stal di ham pir sem ua Perpustakaan Departem en (23 Perpustakaan Departem en). Tahun 20 0 3, 23 perpustakaan departem en dilen gkapi den gan Hardware com puter yang terakses ke in tern et dan tahun 20 0 4 peralatan scanner diberikan ke Perpustakaan Departem en. Pengadaan hardware tsb didanai oleh Perpustakaan Pusat un tuk m em ban gun On elib sy stem, dim ana inform asinya terpusat di Perpustakaan Pusat, sedangkan fisik kekayaan intelektual m asih berada di lokasi m asing-m asing perpustakaan departem en.

Bersam aan dengan m elengkapi sarana kom puter dan scan n er di Perpustakaan Departem en , Sum ber daya m an usia (staf) perpustakaan departem en juga diberi pelatihan m en gen ai Digitalisasi dan Upload file ke Perpustakaan Digital. Pelatihan diberikan oleh Tim KMRG dan Pustakawan Perpustakaan ITB yang sudah diberi bekal pengetahuan tersebut dan sudah m elaksanakan digitalisasi sebagai kegiatan rutinnya.

Menurut Djem bar Lem basono (20 0 6) dari KMRG, Infrastruktur Perpustakaan Digital ITB terdiri dari :

Teknologi Software :

Operatin g System : FreeBSD 5.1- Release Web server : Apache 2.0

(9)

Hardware:

P4 Server (Operating + 30 Services) o 512 MB RAM

o 2.0 GH z Processor o 140 GB H DD

Sun Vire V40 z (New configuration) o 16 GB RAM

o 8 x Dual Core AMD Opteron o 1,4 TB H DD

Connectivity :

Fiber Optic Back bon e

11 m bps satellite conn ection by A13 (upgrade to 55 m bps via TIENS II)

Cisco Switch Manageable Gigabit Ethern et

1 C class Network.

14 .

Me ta d a ta ko le ks i d igita l ITB

Sistem m etadata koleksi digital ITB m en gikuti skem a Dublin Core – 15 core elem ents:

1. Title 2. Creator 3. Subject 4. Description 5. Publisher 6. Con tributor 7. Date

8 . Type 9. Form at 10 . Identifier 11. Source 12. Lan guage 13. Relation 14. Coverage 15. Rights

Menurut Ism ail Fahm i (20 0 0 ) pen yusun an elem en -elem en m etadata in i pertam a-tam a didasari oleh salah satu goal GDL yaitu suatu saat akan bisa berkolaborasi dan tergabung dalam jarin gan digital library resources elektron ik in tern asion al, m isaln ya NDTLD (Networked Digital Library of Theses an d Dissertation s). Oleh sebab itu, GDL m en gadopsi Stan dard In teroperabilitas Metadata untuk Theses dan Disertasi yan g dikem bangkan oleh NDLTD dari Dublin Core.

15 .

Re n ca n a P e n ge m b a n ga n

P e rp u s ta ka a n D igita l ITB

ITB telah m em bangun OneLib Sy stem sebagai upaya untuk m enyatukan layanan dari seluruh perpustakaan yang ada di ITB. Tetapi On eLib Sy stem belum m en cakup layan an -layan an yan g akan dikem ban gkan

selanjutnya. OneLib sy stem pada dasarnya adalah in tegrasi sistem otom asi perpustakaan dan perpustakaan digital yan g tersebar di seluruh departem en di lingkungan ITB. Sem en tara itu dalam ren can a ke depan , Perpustakaan ITB akan dikem ban gkan m en jadi sebuah Kn ow ledge Cen ter.

Gam bar 1. Tam pilan web perpustakaan ITB

Kn ow ledge Cen ter ITB n an tin ya akan berupa tem pat dim an a an ggota sivitas akadem ika ITB dan m asyarakat pada um um n ya dapat belajar m en yerap ilm u pen getahuan dan sekaligus juga m enjadi produsen pengetahuan. J adi selain m en yim pan pengetahuan yang didapat dari luar, Kn ow ledge Cen ter ITB juga m em uat pen getahuan dari ITB sen diri.

Layan an pada Kn owledge Cen ter ITB, n an tin ya akan terdiri dari:

1. Oto m a s i P e rp u s taka a n

Pencarian dan pem injam an koleksi Perpustakaan Pusat dan Perpustakaan Departem en den gan m en ggun akan Sistem Otom asi Perpustakaan Otom igen-X. Layanan in i m asih dalam tahap pen gem ban gan un tuk lebih disem purnakan baik ke dalam sisi layanan perpustakaan m aupun ke dalam integrasi dengan sistem lainnya yaitu Digital Library, e-Journals dan e-Books, Database Gen om , dan layan an an alisa paten .

2 . D igita l Lib ra ry

[image:9.612.318.522.176.305.2]

(10)

karya-karya yang dihasilkan. Softw are digital library yang dipakai akan dikem bangkan lagi den gan m en yertakan kon sep know ledge m an agem en t di m an a pen ggun a dapat berkom un ikasi dan berkolaborasi den gan pen ggun a lain , salin g bertukar pen getahuan , baik eksplisit m aupun tacit know ledge.

3 . e -J o u rn a ls d a n e -B o o k

Layan an e-J ourn als dan e-Books den gan restricted area khusus bagi an ggota sivitas akadem ika ITB karena terikat aturan-aturan dengan penerbit. Sem en tara itu pen ggun a dari luar han ya dapat m elihat sam pai den gan bagian -bagian terten tu yan g diperbolehkan m en urut aturan yan g disepakati antara pen erbit den gan pengelola Kn ow ledge Cen ter ITB.

4 . Ge n o m D a ta b a s e

Layan an database Gen om . Database in i m erupakan m irror dari APAN Bio Mirror yan g berisi data gen m an usia. Data yan g dihim pun pada database in i san gatlah besar dan akan selalu bertam bah sehin gga m em butuhkan kapasitas pem yim pan an yan g san gat besar dan dapat terus ditam bah seirin g den gan bertam bahn ya data. Data dari layan an in i san gat bergun a bagi para pen eliti bidan g biologi, kedokteran , farm asi dan bidan g-bidan g terkait lainn ya.

Dibagun n ya sistem in i m en gin gat sem ua in frastruktur yan g telah diban gun dan telah beroperasi m em erlukan peningkatan utilisasi dari pen ggun a. Sistem in i akan m em berikan kem udahan kepada pengguna dalam m engakses sem ua layanan yang diberikan oleh perpustakaan. Dari sebelum n ya dirasakan bahwa sistem yan g telah terbangun tetapi belum m em pun yai suatu tem pat yan g n yam an tidak akan m em buat pen ggun a tergugah un tuk m em an faatkan n ya secara lebih m en dalam .

Tujuan yan g in gin dicapai dari ren can a ini adalah beroperasinya sistem perpustakaan terpadu den gan tin gkat utilisasi yan g tin ggi. Den gan dem ikian pen gguna dapat m erasakan m an faat dari adan ya system in i. Man faat in i m enjadi pen tin g karen a m enen tukan

dicapain ya keberlan jutan pen gelolaan dari layan an yan g diberikan oleh system ini.

Pem anfaatan akses internet oleh sivitas akadem ika (dalam hal ini m ahasiswa) di lin gkun gan ITB terlihat jelas secara visual, yaitu m ereka m em anfaatkan laptop-laptop yan g dibawa sen diri dan m en gakses in tern et den gan fasilitas WiFi (hot spot) yan g tersedia di beberapa tem pat di ITB, diantaranya di Perpustakaan.

Dari statistik yan g dibuat tiap bulan , juga terlihat bahwa kecen derun gan n ya sekaran g pen ggun a perpustakaan lebih sen an g den gan m en gun jun gi perpustakaan secara virtual daripada datan g ke perpustakaan secara fisik. Dapat terlihat dari data berikut:

Jan. Feb. Mrt.

Pengunjung (fisik)

10.457 13.616 18.261

Pengunjung virtual ke situs

85.481 115.175 123.450

16 .

P e n u tu p

Den gan diim plem en tasikan n ya Perpustakaan Digital di ITB diharapkan dapat

m en dukun g terciptan ya m asyarakat In don esia yan g berbasis ilm u pen getahuan . H arapan in i dapat tercapai apabila in form asi berbagai karya ilm iah dapat diakses secara n asion al, bahkan in tern asion al. Selain itu diharapkan Perpustakaan ITB dapat lebih m en in gkatkan layan an in form asi baik secara fisik m aupun secara virtual dalam hal penerbitan karya-karya ilm iah dengan cara yang m udah dan m urah.

(11)

17.

D a fta r P u s ta ka :

[1] Fahm i, Ism ail; Metra Cahya Utam a; dan Arif Rifai Dwiyanto (20 0 0 ). IndonesiaDLN Indonesian Digital Library Network : Man agin g in tellectual capital of our n ation toward the developm ent of a knowledge-based Society. H asil pertem uan In don esiaDLN di Lem bang, 3-4 Oktober 20 0 0 . Bandung: KMRG ITB, 20 0 0 .

[2] Fahm i, Ism ail (20 0 0 ). Ganesha Digital Library : m akalah Sem in ar In tern asional Digital Library, Sasan a Budaya Gan esha ITB, 2 Oktober 20 0 0 . Bandung: KMRG ITB, 20 0 0 .

[3] Lem bason o, Djem bar (20 0 6). ITB Digital Library In frastrukture. Ban dun g: KMRG ITB, 20 0 6.

[4] Sukm an a, En a (20 0 4). Digitalisasi Pustaka. Makalah pada Sem in ar “Peran Pustakawan pada era digital”, 16 April 20 0 5 di Gedun g Loka Abika Widya (Studen t Cen ter) ITENAS. Bandung: FPPT J abar & Itenas, 20 0 4.

[5] Sukm an a, En a (20 0 4). SOP Scan nin g Tesis dan Disertasi. Bandung: Perpustakaan ITB, 20 0 4.

[6] Surahm an, Adang (20 0 2). Kebijakan Perguruan Tin ggi m en gen ai In telllectual Capital. Makalah dalam Sem in ar Ilm iah & Rapat Kerja Nasion al Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi In don esia, Aula Tim ur ITB, 8 -9 J uli 20 0 2. Bandung: FPPTI, 20 0 2.

(12)