TUGAS DASAR – DASAR MANAJEMEN
Disusun oleh:
ABD. HAQQI
G41160091
PRODI REKAM MEDIK
JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
1. Struktur Unit Kerja Rekam Medis di Rumah Sakit
2. Job description yang ada di UKRM suatu Rumah Sakit
Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Pimpinan dan Staf Instalasi Rekam Medis beserta Job Description Masing-masing Petugas
1. Kepala Instalasi Rekam Medis
a. Tugas Pokok
1) Mengatur dan mengawasi kinerja petugas yang ada di IRM dalam melaksanakan kegiatan rekam medis
b. Wewenang
1) Mengatur pelaksanaan RM agar berjalan dengan baik 2) mengatur agar pengelolaan data dapat berjalan dengan baik 3) mempertimbangkan cuti yang akan diambil petugas RM 4) Menilai kinerja petugas di IRM
c. Tanggung Jawab
kepada petugas di IRM agar pelaksanaan kerja dapat berjalan dengan baik
2) Membuat perencanaan agar RM dapat berjalan sesuai dengan yang ditetapkan, dan melaksanakan perencanaan yang telah dibuat
3) Mengumpulkan data hasil pengelolaan untuk dijadikan laporan 4) Melakukan pemisahan antara berkas RM aktif dan inaktif 5) Merencanakan formulir yang dibutuhkan
2. Petugas Administrasi
a. Tugas Pokok :
1) Mengadakan kegiatan administrasi seperti membuat surat undangan, surat edaran dan pengumuman
2) Bekerja sama dengan kepala IRM menyediakan formulir RM yang dibutuhkan
3. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
a. Tugas Pokok :
1) Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di Rumah sakit.
2) Melakukan wawancara tentang data sosial pasien atau keluarganya 3) Mencatat identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar
4) Menulis nomor RM pada lembar poliklinik
5) Mencatat pendaftaran pasien dalam Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, pada sistem komputerisasi program SIMRS dan Buku Induk Pasien
6) Membuat KIB untuk pasien dan menyerahkan kepada pasien
7) Membuat Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan menyimpannya di lemari KIUP di TPP RJ
b. Wewenang
1) Mencari nomor RM pasien lama dengan sistem komputerisasi dan bila tidak ditemukan bisa dicari pada KIUP
c. Tanggung Jawab
1) Mencatat nomor RM di tracer
2) Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan untuk pendaftaran 3) Mencetak nota pembayaran
4) Mengarahkan pasien ke poliklinik sesuai dengan keluhan yang dirasakan pasien 5) Berkoordinasi dengan petugas filling dalam hal permintaan RM pasien
4. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
a. Tugas Pokok :
1) Menerima pasien dan melakukan pendaftaran pasien yang akan dirawat inap 2) Menjelaskan tentang kelas perawatan pasien sesuai dengan bangsal yang tersedia serta cara pembayaran yang akan dilakukan keluarga pasien
3) Mencatat data pasien yang masuk dan keluar rawat inap
5) Melakukan komunikasi dengan bangsal rawat inap tentang nama-nama pasien yang masuk, pindah, dipindahkan atau keluar RS sesuai sensus rawat inap
6) Menerima RM pasien yang sudah keluar untuk kemudian dilakukan pengolahan datanya
7) Menyerahkan RM pasien ke bangsal yang dituju
8) Menerima sensus harian rawat inap guna pengolahan data
b. Wewenang
1) Mengkoordinasi pelaksanaan pelayanan pendaftaran, jumlah pasien masuk, pindah, dipindahkan dan atau keluar RS
2) Menerima pasien rawat inap berdasarkan surat permohonan mondok dari poliklinik
3) Berkomunikasi dengan keluarga pasien mengenai kelas perawatan pasien
4) Berkoordinasi dengan bangsal-bangsal IRI dalam hal kelengkapan pengisian RM 5) Berkoordinasi dengan dokter bangsal rawat inap dalam hal kejelasan penulisan diagnosa pasien
c. Tanggung Jawab
1) Mewawancarai keluarga pasien untuk mengisi identitas pasien dan keluarga serta menentukan bangsal
2) Mencetak di Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan entri data pada sistem SIMRS
3) Melaporkan pasien yang masuk rawat inap ke kasir rawat inap
5. Assembling
a. Tugas Pokok :
1) Menyusun atau merakit RM agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari unit-unit yang ada di RS
2) Meneliti kelengkapan isi berkas
3) Mengendalikan berkas yang belum lengkap 4) Menata berkas agar rapi
6. Filing
a. Tugas Pokok :
1) Menyiapkan RM yang disimpan di rak penyimpanan dan menggantikan RM dengan tracer
2) Mencatat penggunaan RM pada Buku Penggunaan RM 3) Mencari dokumen yang tidak ditemukan
4) Mendistribusikan RM ke poliklinik untuk proses pelayanan pasien
b. Wewenang
c. Tanggung Jawab
1) Menerima tracer dibagian TPPRJ untuk mencari RM pasien
2) Mencari RM di rak penyimpanan dan menggantikan RM tersebut dengan tracer 3) Melacak dokumen yang tidak ditemukan di rak penyimpanan dengan melihat di buku poenggunaan RM
4) Menjaga kerahasiaan dan keamanan RM dengan cara tidak membolehkan siapa pun kecuali tenaga medis untuk masuk ke ruangan fiilling
5) Menyimpan kembali RM dengan menggunakan sistem penjajaran berkas Terminal Digit Filing
6) Melakukan retensi berkas
7. Koding dan Indeksing
a. Tugas Pokok :
1) Mengkode diagnosis dokter sesuai ICD-X dan tindakan medis sesuai ICD-9 CM 2) Meneliti kode diagnosis yang ditulis tenaga medis agar sesuai dengan ICD-X dan ICD 9 CM
3) Membuat indeks penyakit, tindakan, kematian dan indeks dokter 4) Menyimpan data indeks untuk analisa data
b. Wewenang
1) Membuat daftar 10 besar penyakit dan tindakan berdasarkan indeks 2) Menyimpan Indeks secara alfabetik
c. Tanggung Jawab
1) Mengendalikan RM yang belum lengkap
2) Meneliti kelengkapan berkas, bila tidak lengkap dikembalikan ke unit pelayanan yang bersankutan untuk dilengkapi oleh petugas yang bertanggung jawab
3) Mengelola data pasien berupa sensus harian
8. Analising dan Reporting
a. Tugas Pokok :
1) Setiap bulan dan tahun menyusun laporan berdasarkan rekapitulasi data rawat jalan / rawat inap dan data tambahan lain yang diperlukan
2) Mengirimkan laporan intern rumah sakit dan ekstern
b. Wewenang
1) Meminta data rawat jalan dan rawat inap guna mengelola data
c. Tanggung Jawab
1) Membuat laporan morbiditas rawat jalan dan rawat inap 2) Membuat laporan morbiditas RS berdasarkan indeks kematian
3) Membuat laporan BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR RS berdasarkan rekapitulasi bulanan
5) Membuat Grafik Baber Jhonson
