BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

(1)

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

A. Sistem Yang Sedang Berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada UD.Mekar Sari masih di lakukan

secara manual. Adapun dokumen yang digunakan, bagian yang terlibat dan arus

informasi yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Dokumen yang digunakan

a. Buku absensi b. Buku kasbon c. Buku gaji karyawan 2. Bagian yang terlibat

a. Dalam organisasi : - Kepala / pemilik pabrik - Bagian produksi

- Bagian packing/pembungkusan - Bagian pemasaran/sales b. Luar organisasi - Warung langganan

- Pembeli 3. Arus informasi

a. Bagian absensi

Absensi harian karyawan disertai dengan pekerjaan yang akan dikerjakan

karena penggajian karyawan dibedakan menurut pekerjaan yang di

ambil dari karyawan tersebut, pekerjaan di bagi menjadi empat yaitu :

- Membuat adonan - Membentuk adonan rot - Membakar rot

- Membungkus rot b. Bagian pemasaran

Disini para sales bukanlah karyawan resmi dari UD.Mekar Sari karena

para sales bersifat kerja sama atau (mitra), proses pengambilan rot

berlangsung sebagai berikut :

- Sales memesan jumlah rot yang akan di

(2)

- Setelah rot di ambil sales harus membayar

dulu rot yang akan di pasarkan, dikarenakan

untuk menghindari terjadinya penipuan dari

pihak sales c. Bagian pembukuan

Menulis absensi karyawan beserta besarnya gaji/upah yang ditentukan

sesuai dengan pekerjaannya, selain itu bagian pembukuan juga menulis

jumlah kasbon yang di ambil para karyawan supaya pada saat

pembagian gaji semua pembayaran berjalan dengan baik. 4. Hambatan pada sistem yang berjalan

a. Kesultan dalam menemukan riwayat kasbon apabila dalam satu bulan

karyawan sering melakukan kasbon.

b. Penyampaian laporan ke pihak yang memerlukan sering terlambat. B. Sistem Yang Diusulkan

Sistem yang berjalan pada UD.Mekar Sari masih dilakukan dengan cara

manual. Sehingga untuk meningkatkan kualitas informasi laporan gaji karyawan

yang dihasilkan, maka penulis mengusulkan penggunaan komputer di bagian

pemerikasaan. Adapun dokumen yang digunakan,bagian yang terlibat dan arus

informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Dokumen yang digunakan

a. Buku kehadiran karyawan/absensi b. Buku kasbon

2. Bagian yang terlibat

c. Dalam organisasi : - Kepala / pemilik pabrik - Bagian produksi

- Bagian packing/pembungkusan - Bagian pemasaran/sales d. Luar organisasi - Warung langganan

- Pembeli 3. Arus informasi

a. Karyawan harus absen terlebih dahulu

b. Karyawan harus mengkonfirmasi pekerjaan yang di ambilpada hari ia

bekerja

(3)

e. Pada saat pembagian gaji karyawan wajib mendapatkan slip gaji mereka

(4)

Kamus Data : Arus Data

Untuk Proyek : Bagian Daftar Karyawan UD.Mekar Sari

No. Proyek : MK01

Sistem : Rancang Bangun Gaji Karyawan

Nama Arus Data : DK

Tanggal : 4 September 2014

Dibuat Oleh : Akhmad Muhfudin

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

Item Data Type Lebar Keterangan

1 _NIK NUMERIK 5 No Indeks Karyawan

2 Nama_Karyawan TEXT 20 Nama Karyawan

3 Tempat_Lahir TEXT 10 Tempat lahir

4 Tanggal_Lahir DATE/TIME 10 Tanggal Lahir

5 Jenis_kelamin TEXT 10 Jenis Kelamin

6 Agama TEXT 10 Agama

7 Alamat TEXT 20 Alamat

Tabel 1. Struktur Arus Data Daftar Karyawan

(5)

Untuk Proyek : Bagian Absensi Karyawan UD.Mekar Sari

No. Proyek : MK02

Nama Arus Data : AK

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

1 Id_Absensi NUMERIK 5 No Indeks Absensi

2 Tanggal DATE/TIME 20 Tanggal

3 NIK NUMERIK 5 No Indeks karyawan

4 Id_Pekerjaan TEXT 5 No indeks Pekerjaan

5 Jam_Masuk DATE/TIME 10 Jam Masuk

6 Jam_Keluar DATE/TIME 10 Jam Keluar

7 Kasbon NUMERIK 10 Kasbon Karyawan

(6)

Untuk Proyek : Bagian Daftar Pekerjaan UD.Mekar Sari

No. Proyek : MK01

Nama Arus Data : DP

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

1 Id_Pekerjaan TEXT 5 No Indeks Pekerjaan

2 Nama_Pekerjaan TEXT 10 Nama Pekerjaan

3 Gaji_Pekerjaan NUMERIK 10 Gaji Pekerjaan

(7)

Untuk Proyek : Bagian Daftar Kasbon UD.Mekar Sari

No. Proyek : MK01

Nama Arus Data : BDK

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

2 NIK NUMERIK 5 No Indeks Karyawan

3 Jumlah NUMERIK 10 Jumlah

(8)

Kamus Data : Output

Untuk Proyek : Bagian Daftar Karyawan UD.Mekar Sari

No. Proyek : MK01

Nama Arus Data : DK

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

Tabel 5. Struktur Data Output Dokumen Daftar Karyawan

Kamus Data : Output

(9)

No. Proyek : MK02

Nama Arus Data : AK

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

Tabel 6. Struktur Data Output Dokumen Absensi Karyawan

Kamus Data : Output

Untuk Proyek : Bagian Daftar Pekerjaan UD.Mekar Sari

No. Proyek : MK01

(10)

Nama Arus Data : DP

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

1 Id_Pekerjaan TEXT 5 No Indeks Pekerjaan 2 Nama_Pekerjaan TEXT 10 Nama Pekerjaan 3 Gaji_Pekerjaan NUMERIK 10 Gaji Pekerjaan

(11)

Kamus Data : Output

Untuk Proyek : Bagian Daftar Kasbon UD.Mekar Sari

No. Proyek : MK01

Nama Arus Data : BDK

Disetujui Oleh :

Bentuk : Dokumen

Struktur Data

N

o

(12)

C. Disain Sistem

1. Desain Input Terinci

Yaitu desain tampilan yang nantnya akan digunakan untuk mengginput

data yang dibutuhkan, adapun desain input yang akan dibuat adalah sebagai

berikut :

Kode Input Nama Input Sumber Input Distribusi ADM Input Data Karyawan Daftar Karyawan Bagian Administrator

Input Data Absensi Daftar Absensi Bagian Administrator Input Data Pekerjaan Daftar Pekerjaan Bagian Administrator Input Data Kasbon Daftar Petugas Bagian Administrator

Tabel 5. Daftar Desain Input

Gambar 2. Desain Input Data Karyawan

(13)

Gambar 3. Desain Input Data Pekerjaan

Untuk Mengisi Tabel Pekerjaan

(14)

Untuk Mengisi Tabel Absensi Masuk

Gambar 5. Desain Input Data Absens Keluar

Untuk Mengisi Tabel Absensi Keluar

(15)

2. Disain Input Terinci

Disain output digunakan untuk menampung data yang telah diolah

sehingga bentuk berupa laporan-laporan. Bentuk dari laporan tersebut dapat berupa

dokumen, table atau grafik. Adapun disain output yang akan dibuat adalah sebagai

berikut :

Tabel 9. Daftar Desain Output

Gambar 7. Disain Output Data Karyawan Kode

Output

Nama Output Tipe Periode Distribusi

OUPO1 Data

Karryawan

Laporan 1 Bulan Bagian

Administrator

OUP02 Data

Pekerjaan

Laporan 1 Bulan Bagian

Administrator OUP03 Gaji Karyawan Laporan 1 Bulan Bagian

(16)

Gambar 8. Disain Output Data Pekerjaan

Gambar 9. Disain Pilihan Output Gaji Karyawan

(17)

(18)

3. Desain Data Base

Data base merupakan sekumpulan file atau tabel yang mempunyai

hubungan antara sattu dengan yang lainnya sedemikian rupa sehhingga

membentuk bangunan data. Data base nantnya akan menyimpan data yang

diinput dan kemudian diambil kembali untuk pembuatan laporan. Desan

data base dilakukan dengan tujuan agar tdak terjadi kerangkapan data .

Adapun data base yang dbentuk yaitu :

Tabel Nama Tabel Tipe Tabel Media Field Kunci

1 Karyawan Induk Hardisk NIK

2 Pekerjaan Induk Hardisk Id_pekerjaan 3 Absen masuk Transaksi Hardisk Id_absensi 4 Absen keluar Transaksi Hardisk Id_absensi

5 Kasbon Transaksi Hardisk

(19)

Kamus Data Tabel Karyawan

Kamus Data : Tabel

Untuk Proyek : UD.Mekar Sari

Sistem : Rancang Bangun Gaji Karyawan Tahap : Disain Sistem Terinci

Tanggal Dibuat : 4 September 2014 Dibuat Oleh : Akhmad Muhfudin Disetujui Oleh : Sutrsno, M.Kom No. Tabel : 1

Nama Tabel : Karyawan Meda Tabel : Hardisk Field Kunci : NIk

N

o

Tabel 11.Struktur Data Tabel Karyawan

Kamus Data Tabel Pekerjaan

Kamus Data : Tabel

Nama Tabel : Pekerjaan Meda Tabel : Hardisk Field Kunci : id_pekerjaan

(20)

o

1 Id_Pekerjaan TEXT 5 No Indeks Pekerjaan

2 Nama_Pekerjaan TEXT 10 Nama Pekerjaan

3 Gaji_Pekerjaan NUMERIK 10 Gaji Pekerjaan

(21)

Kamus Data Tabel Absensi

Kamus Data : Tabel

Nama Tabel : Absensi Meda Tabel : Hardisk Field Kunci : id_absensi

N

o

Tabel 13. Struktur Data Tabel Absensi Kamus Data Tabel Kasbon

Kamus Data : Tabel

Nama Tabel : Kasbon Meda Tabel : Hardisk Field Kunci :

-N

o

(22)

(23)

D. Kelayakan Sistem

Agar sistem berjalan didalam sebuah organisasi sesuai dengan yang

diinginkan, maka perlu dilakukan suatu studi kelayakan sistem. Tujuan dari studi

kelayakan ini yaitu untuk mengetahui apakah sistem yang diusulkan dapat

diterapkan. Kelayakan tersebut meliput : 1. Kelayakan teknik

Kelayakan teknik dilakukan untuk mengetahui apakah teknologi yang

dirancang dapat diterapkan di sistem. Hal-hal yang diperhatkan dalam

kelayakan teknik adalah :

a. Ketersediaan teknologi dipasaran :

Untuk sistem yang akan dirancang di UD.Mekar Sari teknologi perangkat

keras yang diperlukan yaitu satu unit kompetur dengan spesifikasi :

Procesor : Intel Pentum II 400Mhz

RAM : 64 MB

Hardisk : 4,3 GB

Floppy Disk Drive : 1,44 MB

CD ROM : 52x

Keyboard : Standard 101/102 Key

Mouse : PS / 2 Compatble Mouse

Monitor : SVGA Resoluton 800 By 600 pixeles

Perinter : Epson LX 800

(24)

b. Ketersediaan ahli yang dapat mengoprasikan

Di UD.Mekar Sari komputer sudah tersedia sehingga tdak perlu ahli

untuk melakukan instalasi lagi, sedangkan untuk program aplikasi dapat

digunakan Insya Allah akan dibuat oleh penulis. 2. Kelayakan Operasi

Kelayakan operasi digunakan untuk mengukur apakah system yang akan

dikembangkan dapat dioperasikan di dalam organisasi, yang meliput :

a. Kemampuan dari personil

System yang akan dirancang di UD.Mekar Sari nantnya dibuat

sedemikian rupa sehingga karyawan yang ada dapat mengoprasikannya.

Hal ini didukung dengan telah adanya computer di UD.Mekar Sari

sehingga para karyawan nantnya akan lebih cepat beradaptasi dan

dapat mengoprasikannya.

b. Kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi

Untuk menghasilkan informasi sesuai dengan yang diinginkan maka

input dan cara pengolahan data yang ada harus mengacu pada tujuan

untuk menghasilkan laporan-laporan yang diinginkan Insya Allah sistem

yang nantnya akan diterapkan di UD.Mekar Sari telah memenuhi kriteria

tersebut.

c. Kemampuan pengendalian dari operasi sistem

Sistem yang akan diterapkan nantnya akan dilengkapi dengan

pengamanan berupa password atau kata sandi baik untuk program

aplikasi maupun untuk data basenya. Dengan demikian hanya orang

tertentu yang dapat membuka dan mengoprasikan. d. Efisien dari sistem

Yang dimaksud efisien adalah penggunaan sumber daya yang ada untuk

menghasilkan output yang optmal. Dengan adanya sistem baru yang

akan diterapkan maka terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan

(25)

1) Dalam pencarian data pada sitem yang lama pencarian data

membutuhkan waktu yang lebih lama karena masih dilakukan secara

manual. Pembuatan laporan pada system yang lama juga

membutuhkan jangka waktu yang lebih lama jika dibandingkan

dengan sistem yang baru. Dengan sistem baru karyawan akan

memiliki waktu untuk melakukan kegiatan lain dalam rangka

mencapai tujuan organisasi.

2) Media penyimpanan data dapat dialihkan dari media kertas ke

media memory komputer . dengan demikian efisiensi dapat

dilakukan dan data akan mudah diolah komputer.

3. Kelayakan jadual

Instalasi tempat PKL tdak member batas waktu dalam penerapan sistem

baru ini. Tetapi penulis membuat target sampai sitem dapat berjalan di

instalasi tersebut membutuhkan waktu lima bulan. 4. Kelayakan ekonomi

Hasil yang akan diperoleh bila diterapkan sistem baru yaitu kendala-kendala

yang dulu terjadi akan dapat diatasi. Sedangkan biaya yang dibutuhkan

hanya pengadakan dan instalasi dalam aplikasi. Bila dibandingkan dengan

biaya yang dibutuhkan maka manfaatnya lebih banyak. 5. Kelayakan hukum

Secara hokum sistem yang diusulkan tdak bertentangan dengan peraturan

dan perundang-undangan yang berlaku. Sistem ini bertujuan untuk

memudahkan dalam pengolahan data gaji karyawan, sehingga sistem ini

secara hokum layak diterapkan.

(26)

Implementasi sistem adalahtahap penerapan meletakan system supaya

siap untuk diopraskan . tahap-tahap yang dilakukan dalam implementasi system

pada UD.Mekar Sari yaitu :

1. Pemilihan dan pelathan personil

Metode yang dilakukan adalah dengan melath karyawan yang telah ada .

pendekatan pelathan yang dipilih yaitu dengan lathan langsung di

pekerjaan. Dalam pendekatan ini karyawan diletakan langsung pada posisi

pekerjaannya. Karyawan tersebut diberi penjelasan dan instruksi tentang

apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya dan langsung

dipraktekan pada situasi kerja yang sebenarnya.

2. Persiapan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak

Peralatan yang dibutuhkan yaitu suatu unit computer telah tersedia dan

telah terpasang tnggal pemindahan ke bagian administrator. 3. Pemrograman dan pengetesan program

Dalam tahapan ini programmer yang telah ditunjuk untuk melakukan

penulisan kode program. Penulisan tersebut berdasarkan dokumentasi

analisa yang telah dilakukan sebelumnya. Agar program terbebas dari

kesalahan-kesalahan maka dilakukan pengeetesan per modul. Kemudian

diteruskan dengan pengetesan keseluruh modul. 4. Pengetesan system

Kegiatan pengetesan system dilakukan setelah pengetesan program. Dan

tujuan pengetesan system adalah untuk mengetahui apakah elemen-elemen

atau komponen dari system telah berfungsi dengan baik. Pengetesan system

termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan program

perlu dites kembali untuk melihat apakah satu program dengan program

yang lainnya dapat saling berhubungan dengan baik. 5. Konversi system

Konversi system adalah proses meletakan system baru supaya siap mulai

(27)

a) Konversi langsung

Yaitu dengan menggant system yang lama langsung dengan system

baru.konversi ini biasanya dilakukan dengan memilih periode waktu

bisnis tertentu. Pendekatan ini dilakukan jika konversi harus diselesaikan

dengan cepat. b) Konversi parallel

Dengan pengoprasian system baru bersama-sama dengan system lama

selama waktu periode tertentu. Jika system baru berjalan sesuai dengan

yang diinginkan maka system lama dihentkan. c) Konversi percontohan

Dilakukan bila ada beberapa system yang sejenis akan diterapkan pada

area yang terpisah. System diterapkan di suatu salah satu area, apabila

system berjalan dengan baik , maka system tersebut diterapkan

diseluruh area yang ada. d) Konversi bertahap

Pendekatan ini dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul

secara urut, tap-tap modul dioprasikan terlebih dahulu,dan jika sukses

disusul modul selanjutkan sampai semua modul berhasil dioprasikan.

Pendekatan konversi yang dilakukan penulis adalah pendekatan konversi

parallel, dalam pendekatan ini sestem baru dan system lama dioprasikan

bersama-sama untuk meyakinkan bahwa system baru benar-benar

beroprasi dengan sukses sebelum system lama dihentkan. Dengan

demikian tersedia proteksi yang tnggi terhadap kegagalan system baru .

Tahapan konversi adalah sebagai berikut :

(28)

Dokumen dasar pada system lama dengan system baru perubahannya

yaitu pada system baru tdak ada pengisian data medis, sehingga perlu

ada pengurangan item data medis . b) Konversi file

Di UD.Mekar Sari sebelumnya menggunakan system manual , sehingga

perlu adanya konversi ke file computer. caranya yaitu dengan

menginputnya melalui program telah dibuat. c) Mengoprasikan system

Setelah dokumen dasar siap digunakan dan semua data sudah terekam

ke file baru, system baru dapat mulai dikonversikan atau dioprasikan.

Kemudian sebagai tndak lanjut implementasi yaitu pengetesan

dengan data yang sebenarnya. Hal ini mengetahui penerimaan system