I. Hakekat Kearsipan
Bagian ini membahas esensi kearsipan, mencakup definisi arsip, dokumen, pustaka, warkat, dan kliping. Buku ini mendefinisikan arsip dari berbagai perspektif, termasuk pandangan etimologis dan pendapat para ahli seperti S. Muller, J.A. Feith, R. Fruin, Sir Hilary Jenkinson, Eugenio Casanova, Adolf Brenneke, dan Prof. Prajudi Atmosudirdjo. Perbedaan antara arsip aktif dan inaktif dijelaskan, serta pentingnya pengelolaan arsip untuk efisiensi organisasi dibahas secara rinci. Definisi arsip juga dikaitkan dengan regulasi, merujuk pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan. Diskusi mengenai perbedaan dan persamaan arsip, dokumen, dan pustaka memperkaya pemahaman siswa akan konteks penggunaan istilah-istilah tersebut dalam praktik kearsipan. Bagian ini juga menguraikan berbagai jenis arsip berdasarkan fungsi (dinamis dan statis), nilai guna (primer dan sekunder), sifat (terbuka dan tertutup), keaslian, subjek/isi, bentuk/judul, serta sifat dan kepentingan (penting dan vital). Fungsi arsip dalam organisasi dijelaskan secara komprehensif, menekankan pentingnya arsip sebagai bukti tertulis, sarana komunikasi, bahan dokumentasi, dan alat pengambilan keputusan. Nilai akademisnya terletak pada pemahaman konseptual yang mendalam tentang arsip dan perannya dalam konteks administrasi dan pemerintahan.
1.1 Pengertian dan Definisi Arsip
Sub-bab ini memberikan definisi arsip dari berbagai sumber, mulai dari etimologi hingga interpretasi para ahli kearsipan terkemuka. Perbedaan antara arsip, dokumen, dan pustaka dijelaskan secara detail, disertai dengan contoh-contoh nyata untuk mempermudah pemahaman siswa. Peraturan perundangan terkait kearsipan di Indonesia juga dijelaskan untuk memberikan konteks hukum dan regulasi yang relevan. Hal ini penting karena menanamkan kesadaran hukum dan kepatuhan terhadap peraturan dalam praktik kearsipan. Penggunaan ilustrasi atau diagram perbandingan antara jenis-jenis arsip akan meningkatkan daya serap siswa.
1.2 Jenis-jenis Arsip
Sub-bab ini mengklasifikasikan arsip berdasarkan berbagai kriteria, seperti fungsi (aktif dan inaktif), nilai guna (primer dan sekunder), sifat (terbuka dan tertutup), dan bentuk. Penjelasan yang sistematis dan terstruktur disertai contoh-contoh untuk setiap klasifikasi akan meningkatkan pemahaman siswa. Diagram atau tabel yang merangkum berbagai jenis arsip akan sangat membantu dalam proses pembelajaran. Nilai akademisnya terletak pada kemampuan siswa untuk mengklasifikasikan arsip berdasarkan berbagai perspektif, yang penting dalam praktik pengelolaan arsip.
1.3 Fungsi dan Asas Pengelolaan Arsip
Sub-bab ini menjelaskan fungsi-fungsi arsip dalam konteks organisasi, seperti sebagai bukti tertulis, alat komunikasi, dan bahan dokumentasi. Pembahasan tentang asas pengelolaan arsip (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan) dan pilihan asas yang tepat berdasarkan konteks organisasi sangat penting. Nilai akademisnya terletak pada pemahaman siswa tentang pertimbangan strategis dalam memilih metode pengelolaan arsip yang efisien dan efektif. Diskusi mengenai kelebihan dan kekurangan setiap asas akan membantu siswa dalam menganalisis situasi dan memilih strategi yang tepat.
II. Filling System/Sistem Penyimpanan Arsip
Bagian ini berfokus pada sistem penyimpanan arsip, menjelaskan konsep filing system dan berbagai macam sistem penyimpanan seperti sistem abjad, tanggal, subjek, wilayah, dan nomor. Buku ini memberikan uraian detail mengenai cara kerja dan penerapan setiap sistem, disertai dengan contoh-contoh praktis. Pentingnya memilih sistem penyimpanan yang tepat berdasarkan kebutuhan organisasi dibahas secara rinci. Nilai akademisnya terletak pada kemampuan siswa untuk memilih dan menerapkan sistem penyimpanan yang tepat sesuai dengan karakteristik arsip dan kebutuhan organisasi. Pemahaman sistem penyimpanan yang efektif dan efisien sangat penting dalam praktik kearsipan.
2.1 Pengertian dan Macam-Macam Filing System
Sub-bab ini mendefinisikan filing system dan menjelaskan berbagai macam sistem penyimpanan arsip, termasuk kelebihan dan kekurangan masing-masing. Penjelasan yang rinci dan sistematis disertai contoh-contoh praktis akan membantu siswa memahami konsep dan penerapannya. Penggunaan diagram alur atau tabel perbandingan akan meningkatkan daya serap siswa. Nilai akademisnya terletak pada pemahaman konseptual tentang berbagai sistem penyimpanan dan kemampuan siswa untuk membandingkannya.
2.2 Sistem Penyimpanan Berdasarkan Abjad
Sub-bab ini menjelaskan secara detail sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad, termasuk cara pengindeksan, pengkodean, dan penyimpanan. Contoh kasus dan ilustrasi akan memperjelas pemahaman siswa. Nilai akademisnya terletak pada kemampuan siswa untuk menerapkan sistem penyimpanan abjad dalam praktik. Penjelasan yang sistematis akan meningkatkan kemampuan analitis siswa.
2.3 Sistem Penyimpanan Berdasarkan Tanggal, Subjek, Wilayah dan Nomor
Sub-bab ini menjelaskan secara detail tiga sistem penyimpanan arsip lainnya: tanggal, subjek, wilayah, dan nomor. Penjelasan yang komprehensif dan terstruktur disertai dengan contoh-contoh praktis untuk masing-masing sistem. Perbandingan antar sistem ini penting untuk membantu siswa memahami perbedaan dan kegunaan setiap sistem dalam konteks yang berbeda. Nilai akademisnya terletak pada kemampuan siswa untuk membandingkan dan memilih sistem penyimpanan yang paling tepat berdasarkan kebutuhan.
Referensi Dokumen
- Manajemen Kearsipan ( Amsyah Zulkifli )
- Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkungan Depdikbud ( Biro Tata Usaha Departemen Pendidikan dan Kebudayaan )
- Kamus Bahasa Indonesia ( Departemen Pendidikan dan Kebudayaan )
- Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern ( Martono, E. )
- Filing ( Mediana Gina & Iwan Setiawan )
