SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERPUSTAKAAN Oleh Nurdin Salmi
1. PENDAHUKUAN
Sistem informasi telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi
informasi yang sangat cepat dan terbukti sangat berperan dalam kegiatan
perekonomian dan strategi penyelenggaraan pelayanan. Keberadaan sistem
informasi mendukung kinerja peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktivitas
organisasi perpustakaan dan dunia usaha, serta mendorong pewujudan masyarakat
yang maju dan sejahtera. Sistem informasi yang dibutuhkan, dimanfaatkan, dan
dikembangkan bagi keperluan perpustakaan adalah sistem informasi yang
terutama diarahkan untuk menunjang pelayanan. Hal ini perlu diingat karena telah
terjadi perubahan paradigma menuju pelayanan perpustakaan yang prima di
berbagai aspek.
Dengan adanya Sistem Informasi dan Manajemen pada perpustakan ini,
diharapkan dapat menata berbagai aspek data perencanaan secara terintegrasi dan
komprehensif, baik dalam hal struktur, jenis maupun format data untuk
perencanaan.
2. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat
didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sistem informasi memuat
berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada
suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki
arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan
3. PENGERTIAN MANAJEMEN
Sebuah proses untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan
fungsi-fungsi manajemen Seperti merencanakan (planning), mengorganisasikan
(organizing), memimpin (leading) dan mengendalikan (controlling) sedangkan
menurut Mary Parker Follett adalah “Seni untuk mencapai sasaran melalui orang
lain”.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:
aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga
aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk
pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan
menciptakan produk atau jasa baru.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan kumpulan dari sistem informasi: dalam perusahaan :
Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan
dengan pemasaran.
Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information
systems).
Sistem informasi personalia (personal information systems).
Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
4. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN.
Perpustakaan, adalah suatu unit kerja yang berupa tempat menyimpan
koleksi bahan pustaka yang diatur secara sistematis dan dapat digunakan oleh
pemakainya sebagai sumber informasi, adapun fungsi Perpustakaan :
1. Penyimpanan, menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua
koleksi dapat dijangkau perpustakaan.
2. Informasi, menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat.
3. Fungsi Pendidikan, menyediakan berbagai informasiuntuk masyarakat
4. Rekreasi, masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan
mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti Novel, cerita rakyat,
puisi, dan sebagainya.
5. Kultural, untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya
masyarakat melalui berbagai aktifitas seperti pameran, pertunjukan, bedah
buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya.
Berdasarkan fungsi dari perpustaakaan tersebut maka perpustakaan
memerlukan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk menunjang pelayanan
kepada pemustaka (user), karena sistem informasi yang menghasilkan hasil
diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam kegiatan manajemen
perpustakaan.
Penerapan Sistem Informasi Manajemen pada perpustakaan diperlukan
Software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah kegiatan antara lain seperti pengusulan untuk pengadaan, penataan koleksi, katalog, data
anggota, transaksi peminjaman, transaksi pengembalian (sirkulasi), dll.
4.1 Pemilihan Software
Dengan mempertimbangkan beberapa kriteria sbb.:
1. Kegunaan: fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan
menghasilakn informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses
pengambilan keputusan
2. Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan
software sesuai dengan hasil yang didapatkan
3. Kehandalan: mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekwensi besar
dan terus menerus
4. Kapasitas: mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan
kemampuan temu kembali yang cepat
5. Sederhana: menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah
dan interaktif dengan pengguna
6. Fleksibel: dapat diaplikasikan dibeberapa jenis sistem operasi dan institusi
serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Fitur – fitur yang biasakan digunakan dalam menerapkan sistem SIM pada
perpustakaan :
1. Modul data induk anggota , menyediakan fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data anggota serta cetak kartu dan bebas pinjam
2. Modul data induk buku, fasilitas untuk menambah, mengedit dan
menghapus data buku-buku perpustakaan
3. Modul data induk inventaris buku, digunakan untuk memasukan data inventaris
buku (fisik), seperti nomor inventaris, tanggal inventaris dan asal buku
4. Modul transaksi, merupakan fasilitas untuk mencatat peminjaman,
pengembalian maupun perpanjangan peminjaman.
5. Modul pencatatan buku hilang, atau rusak dan sedang dalam perbaikan
6. Pendataan buku yang hilang atau rusak serta biaya penggantiannya
7. Konfigurasi, sistem seperti jumlah maksimal peminjaman buku, lama
peminjaman, denda perhari, jumlah maksimal perpanjanagn buku dll.
8. Cetak laporan:
Rekap pendaftaran anggota
Rekap buku berdasarkan jurusan
Rekap inventaris buku
Rekap peminjaman perperiode,
Rekap buku terpinjam
Rekap bebas pinjam
Rekap buku kembali
Histori peminjaman anggota
Histori buku dipinjam,
Rekap buku hilang dan rusak, dll.
9. Statistik – statistik
Anggota/fakultas
Bebas pinjam/fakultas/tahun
Peminjam/fak./hari/bulan/tahun
Buku baru
Buku dipinjam/fak./hari/bulan.tahun
Buku dipinjam per Anggota
Buku dikembalikan
Pengunjung/hari/bulan/tahun
Dll.
4.3 Fungsi SIM di Perpustakaan
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi
Manajemen, fungsi ini disebut dengan automasi perpustakaan, adapun
bidang bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan adalah :
Pemilihan /Pengadaan
Inventarisasi
Katalogisasi
Database
OPAC
Pengelolaan anggota
Statistik
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan,
mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format
digital, sering disebut perpustakaan digital
Kedua fungsi penerapan di atas dapat terpisah atau terintegrasi dalam
suatu sistem informasi tergantung pada kemampuan software, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi yang mendukungnya.
4.4 Fitur Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web
Katalog / Kategori Buku, membagi buku/makalah atau produk lain yang
ingin ditampilkan pada sistem informasi perpustakaan dalam
kategori-kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan apa yang
dibutuhkannya.
Informasi Lengkap Buku, informasi lengkap buku/produk, akan
ditampilkan screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi dengan
ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman
dari buku, ukuran, jenis bahasa, sumber buku, stok buku yang tersedia
serta resume singkat dari buku/produk.
Peminjaman, peminjaman buku yang sesuai dengan yang diinginkan dan
dibawa ke petugas sirkulasi, untuk dilakukan proses peminjaman. Apabila
dibutuhkan dapat mencetak dan membawa hasil print (cetak) sebagai bukti
peminjaman dan pada saat melakukan pengembalian dan perpanjanagan
Stok (Ketersediaan) Buku, melakukan proses peminjaman, stok
(ketersediaan) buku yang tersedia belum akan berkurang. Setelah diproses
secara otomatis stok buku akan berkurang. Di Database menunjukan Buku
dalam keadaan “dipinjam". Setelah dikembalikan di database menunjukan
buku tersebut “ada” atau kalau diperbaiki di database menunjukan
“diperbaiki”
Statistik Perpustakaan, pada bagian statistik ini akan ditampilkan
nama-nama yang melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan
telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri akan
ditampilkan dalam bentuk kalender.
Tampilan Random Buku Perpustakaan, buku-buku perpustakaan yang
ada akan ditampilkan secara random (acak) dibagian kanan dan kiri situs.
Saat diklik, maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi
lengkap buku tersebut.
Internal Search Engine, fitur yang memungkinkan pengunjung mencari
data buku perpustakaan. Informasi Terbaru, fitur ini untuk menampilkan
informasi-informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.
Ruangan Pengelola, merupakan ruangan tempat pengelola menambah
buku, memperbaharui atau memeriksa status ketersedian buku, pengaturan
keamanan dan pengaturan-pengaturan lainnya sehingga program dapat
Kewenangan Akses, kewenangan anggota dapat diatur menurut
kebutuhan, seperti apakah yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang
hanya dapat mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya.
Fungsi Laporan, pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada
fungsi yang dapat digunakan sebagai Pelaporan, dimana data-data buku,
yang mengajukan permohonan peminjaman, sedang meminjam, atau arsip
yang pernah meminjam, dapat dicetak dalam bentuk kertas atau dalam
bentuk file Excel (.XLS)
Pengelolaan User, sistem informasi ini memiliki fasilitas untuk
bergabung yang bisa diaktifkan atau dinon-aktifkan oleh pengelola.
Online Help, program memiliki panduan online, yang akan mempermudah
pengelola memahami fitur yang ada.
Dokumentasi Online, selain Online Help, juga tersedia sebuah
dokumentasi online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur
yang ada pada program.
Menggunakan database MySQL, sistem informasi perpustakaan berbasis web ini menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data,
sehingga gampang dikelola dan terstruktur dengan baik.
5. MANFAAT PENERAPAN SISTEM INFORMASI
Mengefesiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
Meningkatkan citra perpustakaan
6. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA USU
• Perangkat lunak aplikasi SIM yang tersedia dikelompokkan ke dalam 4
kategori yait
(subsistem)
7. PENUTUP
a. Teknologi informasi tidak dapat berjalan dengan baik bila tidak didukung
dengan sumber daya manusia sebagai manejer dalam sebuah perpustakaan.
b. Pustakawan harus segera prakarsa untuk mengekplorasi potensi
mengembangkan sistem untuk penangannannya termasuk menyiapkan
SDM, organisasi, infrastruktur teknologi informasi dan infrastruktur
hukum yang diperlukan.
c. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi dibutuhkan
kerjasama yang optima dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga
DAFTAR PUSTAKA
1.
2.
3. http://uin-suka.info/perpustakaan/index.php?option=com_ content&task
=view&id=64&Itemid=55
4.
