i Oleh DESI AYU SARI
H24097024
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
ii
DESI AYU SARI H24097024. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai Pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. Dibawah Bimbingan SITI RAHMAWATI.
Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Salah satu area perubahan dalam reformasi birokasi adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur. Hasil yang diharapkan adalah aparatur yang berintegritas, netral, kompeten,
capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan manajemen perencanaan pegawai berdasarkan beban kerja. Pendistribusian PNS saat ini masih belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya. Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut. Penelitian ini bertujuan 1) Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 2) Mengidentifikasi waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor, 3) Menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 4) Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 5) Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat disarankan.
Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode sensus yaitu semua populasi dijadikan sampel karena jumlah pegawai yang diteliti berjumlah 36 pegawai. Metode perhitungan kebutuhan pegawai yang digunakan yaitu perhitungan pegawai berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75 tahun 2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil dan Analisis Deskriptif.
iii
Skripsi
Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar
Sarjana Ekonomi
pada
Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
Departemen Manajemen
Oleh DESI AYU SARI
H24097024
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
iv
Nama : Desi Ayu Sari
NIM : H24097024
Menyetujui :
Dosen Pembimbing,
(Dra. Siti Rahmawati, MPd) NIP 19591231 198601 2 003
Mengetahui : Ketua Departemen,
(Dr. Mukhamad Najib, STP, MM) NIP 19760623 200604 1 001
v
Penulis dilahirkan pada tanggal 30 Desember 1987 di Kota Bogor, Provinsi Jawa Barat. Penulis bernama lengkap Desi Ayu Sari adalah anak pertama dari tiga bersaudara pasangan H. Muhammad Supardi Supriatna dan Hj. Een Nuraeni, S.Pd.
Penulis memulai pendidikan di Sekolah Dasar Negeri Ciparigi Bogor pada tahun 1994 dan lulus tahun 2000. Kemudian melanjutkan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri 8 Bogor dan lulus tahun 2003. Pada tahun 2003 Penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Menegah Atas Negeri 3 Bogor dan lulus pada tahun 2006. Kemudian pada tahun yang sama Penulis melanjutkan studi di Institut Pertanian Bogor melalui Undangan Penerimaan Mahasiswa Dengan Kemampuan (PMDK) pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen Program Diploma II keahliaan Akuntansi dan lulus pada tahun 2009 dengan memperoleh gelar Ahli Madya atau A.Md. Tahun 2009 Penulis diterima pada Program Sarjana Alih Jenis, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
vi
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas Rahmat dan Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada Nabi Muhamad SAW, keluarga, dan pengikutnya. Tema skripsi penulis yang dipilih dalam penelitian yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai Maret 2014 ini adalah Analisis Beban Kerja, dengan judul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan tingkat Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih jenis Manajemen Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Besarnya tuntutan masyarakat kepada pemerintah untuk meningkatkan pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas dari kualitas pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai yang handal dan kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan berkesinambungan. Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi analisis pekerjaan dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara.
Penulis menyadari bahwa tidak ada sesuatu yang sempurna,termasuk skripsi yang disusun oleh Penulis. Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
vii
Penulis menyadari dalam penelitian ini banyak pihak yang telah memberikan saran, bimbingan, bantuan, dan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung sejak awal penulisan sampai selesainya skripsi ini. Oleh karena itu, pada kesempatan yang berbahagia ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Dra. Siti Rahmawati, MPd. sebagai dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, motivasi, dan pengarahan.
2. Farida Ratna Dewi, SE, MM dan Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc selaku dosen penguji yang telah menyediakan waktu memberikan arahan dan masukan untuk perbaikan skripsi ini.
3. Segenap jajaran, Kepala Bagian, para Kepala Sub Bagian dan Staff Bagian Pemerintahan, Hukum dan Organisasi yang telah mengizinkan untuk melaksanakan penelitian.
4. Ketua Departemen Manajemen Dr. Mukhamad Najib, STP, MM beserta staf pendidik dan staf kependidikan yang telah membantu kelancaran dalam perkuliahan.
5. Keluarga tersayang, suami tercinta Yudha Primadjaya dan Anak tercinta Raeef Eldayyan Habrizi yang telah memberikan kasih sayang, dukungan, semangat dan doa.
6. Teman-teman perkuliahan pada Sarjana Alih Jenis Manajemen yang telah memberikan semangat, bantuan dan doa.
viii RINGKASAN
RIWAYAT HIDUP ... v
KATA PENGANTAR ... vi
UCAPAN TERIMA KASIH ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
I. PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 5
1.3. Tujuan Penelitian ... 6
1.4. Manfaat Penelitian ... 6
1.5. Ruang Lingkup ... 7
II. TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia ... 8
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 8
2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 9
2.4. Analisis Pekerjaan ... 10
2.5. Deskripsi Pekerjaan ... 10
2.6. Beban Kerja ... 10
2.7. Menentukan Jumlah Pegawai ... 13
2.8. Penelitian Terdahulu ... 13
III. METODOLOGI PENELITIAN ... 17
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian ... 17
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 19
3.3. Jenis dan Sumber Data ... 19
3.4. Metode Pengambilan Sampel ... 19
3.5. Metode Pengumpulan Data ... 20
ix
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN... 25
4.1. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor ... 25
4.2. Deskripsi Pekerjaan ... 26
4.3. Profil Pegawai ... 31
4.3.1 Jenis Kelamin Pegawai ... 32
4.3.2 Umur Pegawai ... 33
4.3.3 Lama Bekerja Pegawai ... 33
4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai ... 35
4.4. Analisis dan Pengukuran Beban Kerja... 36
4.4.1 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan ... 38
4.4.2 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum ... 40
4.4.3 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi ... 41
4.5. Analisis Kebutuhan Pegawai ... 44
4.6. Perbandingan Kebutuhan Pegawai... 56
4.6.1 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ... 56
4.6.2 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ... 57
4.6.3 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ... 59
4.7. Keterkaitan Pengelolaan Jumlah Pegawai antar Bagian ... 59
4.8. Implikasi Manajerial ... 60
KESIMPULAN DAN SARAN ... 62
Kesimpulan ... 62
Saran ... 63
DAFTAR PUSTAKA ... 64
x
Halaman
1. Ringkasan Penelitian Terdahulu ... 16
2. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas ... 22
3. Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013 ... 36
4. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Pemerintahan Setda Kota Bogor ... 38
5. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Hukum Setda Kota Bogor ... 40
6. Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Organisasi Setda Kota Bogor ... 42
7. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ... 49
8. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ... 53
9. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ... 56
10. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai ... 56
11. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai ... 57
xi
Halaman
1. Kerangka Pemikiran ... 18
2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian ... 32
3. Distribusi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin... 32
4. Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013 ... 33
5. Lama Bekerja Pegawai, 2013... 34
6. Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013 ... 35
7. Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian Pemerintahan Setda Kota Bogor ... 39
8. Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian Hukum Setda Kota Bogor ... 41
xii
Halaman
1. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah... 65
2. Formulir Work Sampling ... 66
3. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ... 67
4. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ... 72
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek yakni penataan dan penguatan sumber daya manusia, penguatan organisasi, dan pembenahan ketatalaksanaan. Dengan kata lain, reformasi birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih berdayaguna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintah dan pembangunan nasional. Salah satu area perubahan dalam reformasi birokasi adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur. Hasil yang diharapkan adalah aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan manajemen perencanaan pegawai berdasarkan beban kerja.
Sekretariat Daerah Kota Bogor merupakan instansi pemerintah yang ada di Kota Bogor dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas dan kewajiban membantu Walikota antara lain yaitu menyusun kebijakan pemerintahan daerah, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah, memantau dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah, pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah.
jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut.
Solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian kearah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (sustainable). Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata saat ini adalah perencanaan pegawai, utamanya perencanaan untuk formasi pegawai. Selama ini perencanaan formasi PNS sebagai bagian manajemen kepegawaian belum sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Analisa beban kerja (Workload analysis) perlu mendapatkan perhatian dengan serius karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif dan efisien. Dengan diterapkannya metode analisis beban kerja (Workload Analysis) diharapkan dapat terjadi peningkatan hasil kerja Pegawai Negeri Sipil pada Sekretariat Daerah Kota Bogor pada umumnya dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Perencanaan yang merupakan bagian dalam fungsi manajemen selama ini, telah ditempatkan sebagai fungsi pertama dari keseluruhan fungsi-fungsi manajemen. Hal ini menegaskan bahwa betapa pentingnya fungsi perencanaan dalam organisasi, karena merupakan landasan kokoh bagi fungsi-fungsi lainnya seperti fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Fungsi perencanaan tersebut pada akhirnya akan menjadi barometer dari sejauhmana proses manajemen yang ada telah berjalan dan berfungsi dengan baik. Perencanaan dimulai dengan menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang tepat agar organisasi dapat melakukan pengadaan pegawai baru secara efektif dan efisien. Dengan adanya fungsi-fungsi penting tersebut di atas, hendaknya dibutuhkan penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan analisis beban kerja.
Kelebihan ini menyebabkan pemerintah harus menggaji jumlah pegawai lebih banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah pegawai yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi pegawai (Windry, 2010). Oleh karena itu, diperlukan suatu penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan analisis beban kerja pada Sekretariat Daerah Kota Bogor.
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan dapat terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan dasar untuk meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.
Secara empirik, banyak fenomena yang muncul dalam praktek penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi, seperti dipercaya atasan dalam melakukan banyak tugas, beban kerja yang terlalu banyak sehingga pegawai harus terus bekerja melebihi waktu kerja yang wajar (lembur). Selain beban kerja yang bertumpuk, melakukan pekerjaan yang sama dalam jangka waktu cukup lama, sepertinya sudah menjadi masalah sehari-hari bagi aparat saat ini. Para aparat pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat, akan sering mengeluh dengan pekerjaan mereka. Permasalahannya, kadang pegawai sendiri yang terlalu memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan secepatnya.
proporsional. Demikian pula, pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi. Menumpuknya pegawai disatu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan efektif.
Besarnya tuntutan masyarakat kepada Pemerintah Kota Bogor untuk meningkatkan pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas dari kualitas pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai yang handal dan kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan berkesinambungan. Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi analisis pekerjaan dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan.
1.2. Rumusan Masalah
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. Selain itu pelaksanaan analisis beban kerja dapat dihasilkan suatu tolak ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja dan standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya.
Pemerintah Kota Bogor selaku pelayan publik harus memiliki pegawai yang diharapkan oleh masyarakat. Pemerintah Kota Bogor diurus oleh Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai koordinator dan perumus kebijakan publik perlu didukung oleh pegawai yang berkualitas. Oleh karena itu dalam perencanaan kepegawaian didasari perhitungan beban kerja yang dimiliki dengan waktu kerja efektif yang telah ditetapkan.Pada saat ini Sekretariat Daerah Kota Bogor masih memiliki masalah dalam bidang kepegawaian, dimana masih ada unit kerja yang memiliki beban kerja yang tinggi namun tidak sepadan dengan jumlah dan kualitas pegawainya. Kurang terdistribusikannya komposisi pekerjaan menjadi hal yang belum terselesaikan. Hal itu akan menyebabkan tujuan organisasi belum tercapai secara optimal dan penggunaan waktu kerja yang belum tepat.
baik sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat dari target waktu yang telah ditetapkan.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor?
2. Berapa waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor?
3. Berapa besar beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor?
4. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah Kota Bogor?
5. Bagaimana alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat disarankan? 1.3.Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor.
2. Mengidentifikasi waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor.
3. Menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor.
4. Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah Kota Bogor.
5. Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial untuk Sekretariat Daerah Kota Bogor.
1.4.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dapat dicapai dalam penelitian ini adalah: 1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan masukan dan
2. Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.
1.5.Ruang Lingkup Penelitian
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1.Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai asset suatu organisasi demi terwujudnya tujuan organisasi dengan cara memperoleh, mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif. Adapun menurut Mangkuprawira (2004), manajemen sumber daya manusia merupakan penerapan pendekatan SDM dimana secara bersama-sama tedapat dua tujuan yang ingin dicapai yaitu tujuan untuk perusahan dan pegawai serta tidak dapat dipisahkan dalam kesatuan kebersamaan yang utuh.
Berdasarkan pengertian MSDM di atas maka fungsi-fungsi MSDM dapat dibagi menjadi dua (Tanjung dan Arep, 2003) yaitu:
1. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan, pengorgansiasian dan pengendalian.
2. Fungsi operasional adalah fungsi yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek operasional SDM meliputi perekrutan, seleksi, penempatan, pengangkatan, pelatihan dan pengembangan, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja.
Menurut Hasibuan (2003), MSDM mempunyai 11 (sebelas) fungsi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian.
2.2.Perencanaan Sumber Daya Manusia
Menurut Mangkunegara (2003), pengertian perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu proses menentukan akan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan ramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan kebutuhan tersebut yang terintegrasi dengan rencana organisasi agar tercapai ekonomis. Sedangkan menurut Nawawi (2003) mengartikan perencanaan sumber daya manusia sebagai suatu proses pengambilan keputusan dengan memilih program-program atau kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan kondisi di masa depan yang diinginkan.
2.3.Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Situasi dimana adanya ketidakpastian dan keterbatasan sumber daya maka member petunjuk bahwa sumber dana, sumber daya dan sumber daya manusia harus direncanakan dan digunakan sedemikian rupa sehingga daripadanya diperoleh manfaat semaksimal mungkin. Perencanaan yang matang memungkinkan hal itu terjadi. Terdapat enam perencanaan sumber daya manusia menurut Siagian (2006):
1. Organisasi dapat memanfaatkan sumberdaya manusia yang sudah ada dalam organsiasi secara lebih baik.
2. Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan melalui wujud adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu seperti peningkatan disiplin kerja dan keterampilan.
3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.
4. Menghasilkan informasi ketenagakerjaan mencakup jumlah tnaga kerja yang dimiliki, masa kerja setiap pekerja, status perkawinan dan jumlah tanggungan, jabatan yang pernah dipangku dan lain sebagainya.
5. Sebagai bahan pendukung untuk penelitian tentang situasi pasar kerja seperti permintaan pemakai tenaga kerja dan jumlah pencari pekerjaan.
2.4.Analisis Pekerjaan
Menurut Hasibuan (2005), analisis pekerjaan perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa pekerjaan harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Menurut Mangkuprawira (2004) mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian di analisis untuk berbagai kebutuhan. Di dalamnya terdapat syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan yaitu:
1. Melibatkan semua komponen pegawai dan pimpinan secara aktif.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien serta efektif.
3. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal dan eksternal.
4. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang memadai.
2.5.Deskripsi Pekerjaan
Menurut Mangkuprawira (2004) deskripsi pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja dan kegiatan pekerjaan utama. Menurut Cahayani (2005) deskripsi pekerjaan merupakan gambaran pekerjaan (tanggungjawab) yang harus dilaksanakan (baik secara singkat maupun panjang lebar) dan memuat pihak-pihak terkait dengan posisi tersebut. Selain itu menurut Arep dan Tanjung (2003) deskripsi pekerjaan menjelaskan adanya identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan, hal-hal seperti alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan, ringkasan pekerjaan serta penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.
2.6.Beban Kerja
jadi masalah. Sebaliknya, jika bekerja di bawah standar mungkin karena beban kerjanya berlebih, sementara jika di atas standar terjadi kemungkinan pemberian estimasi standar yang rendah disbanding kapasitas pegawai itu sendiri. Heizer dan Render (1996) yang dikutip dari Kurnia (2010) menyampaikan standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal. Atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.
Menurut BKN (2001), beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Adapun menurut Hasibuan (2005), analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Menurut Simamora (1995), analisis beban kerja adalah baik jumlah karyawan maupun klasifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
1. Pendekatan hasil kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari taget hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. 2. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaannya. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja dan satuan, jumlah beban kerja yang tercermin daari banyaknya objek yang harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
3. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan dan rasio jumlah pegawai perjabatan peralatan kerja (RPK).
4. Pendekatan Tugas per tugas Jabatan
2.7. Menentukan Jumlah Pegawai
Penentuan jumlah pegawai yang tepat pada posisi yang tepat merupakan salah satu bentuk perbaikan kualitas sumber daya manusia dalam perusahaan terutama karena peran strategis sumber daya manusia sebagai pelaksana dari fungsi-fungsi instansi yaitu perencanaan; yang meliputi penentuan tujuan dan standar, menetapkan sistem dan prosedur, serta menetapkan rencana atau proyeksi untuk masa depa, pengorganisasian; yang meliputi pemberian tugas khusus kepada setiap sumber daya manusia, membangun Satuan Daerah Perangkat Kerja (SKPD), mendelegasikan wewenang kepada sumber daya manusia, menetapkan analisis pekerjaan, membangun komunikasi, manajemen staf; yang meliputi penetapan jenis atau tipe sumber daya manusia yang akan ditempatkan, merekrut calon pegawai, mengevaluasi kinerja, mengembangkan, melatih dan mendidik pegawai, kepemimpinan; yang meliputi pengupayaan agar orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, meningkatkan semangat kerjanya, memotivasi kerja pegawai, pengendalian : yang meliputi penetapan standar pencapaian hasil kerja, standar mutu, melakukan review atas hasil kerja, melakukan tindakan perbaikan sesuai kebutuhan, pengawasan dan pelaksana operasional pemerintahan seperti keuangan dan administrasi; yang meliputi melakukan audit terhadap kemungkinan adanya ketidakcocokan dalam pelaksanaan ataupun sistem prosedur yang berlaku hingga tidak menimbulkan resiko yang tidak baik bagi pemerintahan di masa depan (Rivai, 2004)
2.8.Penelitian Terdahulu
pada unit pelayuan yaitu kurangnya perhatian dari atasan dan insentif lembur yang kecil. Begitu pula permasalahan pada unit penggilingan dan oksidasi enzymatic
yaitu kurangnya pelatihan untuk pemeliharaan mesin dan kondisi kerja yang bising. Adapun permasalahn unit sortasi yaitu kurangnya pelatihan dan insentif yang kecil sedangkan permasalahan pada unit pengepakan yaitu kurangnya perhatian dari atasan, kurangnya pelatihan mengenai proses pengepakan dan penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan keahlian. Berdasarkan hasil perhitungan PBK III, jumlah karyawan yang efisien unit member yaitu sebanyak lima orang, unit pelayuan sebanyak empat orang, unit penggilingan sebanyak dua orang, unit pengeringan sebanyak empat orang, unit sortasi sebanyak lima orang dan unit pengepakan sebanyak tujuh orang karyawan.
Menurut Teguh Setyawan dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor) menyatakan bahwa berdasarkan analisis persepsi karyawan, persepsi karyawan tentang analisis pekerjaan dan kondisi pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi adalah tentang jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain dari unit lain dan datangnya tugas dari manajemen kadang bersamaan dengan target kerja yang tinggi. Berdasarkan PBK I, II, dan III diperoleh beban kerja riil Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117% dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal ini mengindikasikan terjadinya over capacity beban kerja pada karyawan. Dari hasil perhitungan dengan rumus jumlah karyawan yang efektif dan efisien untuk bekerja di Seksi MDF adalah Sembilan orang. Ini berarti manajemen harus menambah satu orang karyawan untuk bekerja di Seksi MDF.
target yang tinggi, serta merencanakan perbaikan rak utama yang sudah penuh dengan kabel.
Penelitian ketiga dilakukan oleh Niken Proborini dalam skripsi yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Sebelas. Hasil dari penelitian ini adalah penggunaan waktu kerja untuk pegawai Administrasi dan Keuangan serta pegawai Humas, adalah jumlah hari kerja efektif yang selama sembilan bulan setelah dikurangi total hari libur yang ada alah 160 hari persembilan bulan, dengan jumlah hari kerja efektif adalah sebesar 224.000 menit persembilan bulan untuk unit Humas dan 117.600 untuk bagian Administrasi dan Keuangan. Jumlah rata-rata jam kerja yang digunakan untuk tidak bekerja berdasarkan perhitungan yang dilakukan untuk pegawai bagian Administrasi dan Keuangan adalah 74,51 persen untuk kegiatan produktif, 7,19 persen untuk jenis kegiatan yang tidak produktif dan 18,30 persen untuk jenis kegiatan pribadi, sedangkan untuk bagian Humas 54,90 persen untuk kegiatan produktif, 22,35 persen untuk kegiatan tidak produktif dan 22,75 untuk kegiatan pribadi.
Kinerja dari masing-masing pegawai pada bagian Administrasi dan Keuangan cukup berbeda, dimana pegawai yang telah lebih dari lima tahun bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih cepat daripada pegawai lainnya. Namun meski demikian, para pelanggan lebih banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi. Sementara itu untuk pegawai I bagian Humas, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi cukup cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas IV. Hal yang dapat disimpulkan terkait dengan jumlah kebutuhan pegawai yaitu bagian Administrasi dan Keuangan terlihat bahwa kebutuhan pegawai yang dianjurkan telah seimbang, sementara untuk Bagian Humas, diketahui bahwa jumlah kebutuhan pada bagian Humas dianjurkan hanya dua orang saja, namun pada kenyataannya jumlah pegawai yang ada adalah lima orang.
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
Sekretariat Daerah Kota Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas dalam rangka melaksanakan program kerja yang telah disusun dalam Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat Daerah Kota Bogor.Renstra tersebut ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Daerah Kota Bogor. Rencana Strategis Sekretariat Daerah Kota Bogor tahun 2010-2014 disusun dengan maksud untuk menyatukan seluruh kebijakan, program dan kegiatan yang direncanakan oleh Sekretariat Daerah Kota Bogor dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Adapun tujuannya adalah tersedianya acuan program dalam pelaksaaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Daerah Kota Bogor, secara terencana dan berkesinambungan dalam kurun waktu Tahun 2010-2014.
Guna mendukung program tersebut diperlukan manajemen kepegawaian yang dikelola dengan baik. Perencanaan pegawai berfungsi bagi organisasi untuk menentukan pegawai yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan dan pekerjaan pada waktu yang tepat. Upaya perencanaan pegawai tersebut akan menentukan berapa jumlah jumlah pegawai dan ukuran volume dari beban pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai. Beban kerja yang ditetapkan sebaiknya sesuai dengan standar jam kerja optimal. Setiap unit kerja atau jabatan masing-masing memiliki beban kerja yang berbeda sehingga jumlah pegawai harus disesuaikan dengan beban kerja yang diberikan pada setiap unitnya. Apabila jumlah pegawai yang ada dan volume beban kerja terjadi ketidaksesuaian maka diperlukan penambahan atau pengurangan pegawai, penambahan atau pengurangan tugas/deskripsi pekerjaan.
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Bogor untuk merencanakan sumber daya manusia yang tepat. Hal itu dikarenakan badan ini bertugas menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya PNS dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian,mendukung perumusan kebijakan kesejahteraan PNS, serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian daerah. Kerangka pemikiran disajikan dalam bentuk bagan alir. Aliran proses pemikiran dari rumusan di atas tersaji pada Gambar 1.
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
Perhitungan Jumlah Pegawai
Rekomendasi Sekretariat Daerah
Kota Bogor
Visi dan Misi
Volume Beban Kerja Jumlah Pegawai
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Beban Kerja Riil Beban Kerja Standar
Deskripsi Pekerjaan Analisis dan Pengukuran
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Instansi Sekretariat Daerah Kota Bogor. Lokasi penelitian beralamat di Jl. Ir. H. Juanda No 10, Bogor, Jawa Barat. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai dengan Maret 2014. 3.3.Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan langsung, wawancara dan penyebaran formulir. Data primer yang diambil bersifat kualitatif dan kuantitatif. Data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan pegawai, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja.
Adapun sumber data diperoleh secara langsung dengan cara penyebaran kuesioner dan wawancara mendalam dengan para pegawai, serta wawancara dengan para pegawai tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini. Data sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal-jurnal, informasi dari internet dan data-data tentang pegawai dan unit kerja terkait.
3.4. Metode Pengambilan Sampel
3.5.Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer mengenai beban kerja atau beban kerja pegawai diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling tersebut dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi (Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerjadengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja selama 3 hari untuk masing-masing bagian.
Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang dilakukan pegawai yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan, seperti mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, terlambat dan lain sebagainya. kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan pegawai untuk menghabiskan waktu pribadinya seperti istirahat, sholat dan makan. Hasil pengamatan akan dicatat dalam formulir work sampling.
Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan responden dilakukan melalui metode wawancara. Selain itu pengumpulan data untuk mengidentifikasi tugas-tugas pokok responden dilakukan dengan penggabungan antara metode wawancara dan pengamatan. Pengumpulan data sekunder melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi.
3.6.Pengolahan dan Analisis Data
berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Microsoft Excel untuk diolah.
Langkah kedua adalah memasukkan data tentang frekuensi rata-rata tugas pokok yang dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan pegawai setiap bagian. Melalui data tersebut, kemudian menghitung WPT (Waktu Penyelesaian Tugas) yang dikonversikan selama setahun. WPT tersebut dikonversi menjadi beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit pertahun.
Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan didapatkan jumlah kebutuhan pegawai yang efektif dan efisien.
3.7.Penghitungan Analisa Beban Kerja
Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawai untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
1. Menetapkan Waktu Kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:
Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D )) Keterangan :
A= Jumlah Hari Menurut Kalender
B = Jumlah Hari Sabtu dan Minggu dalam Setahun C = Jumlah Hari Libur dalam Setahun
D = Jumlah Cuti Tahunan
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan, karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur kedaerahannya.
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat, makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 (satu) minggu.
2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas
No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR) 1
2 3 Dst
Keterangan :
BT = Jumlah Beban Tugas dalam Waktu Tertentu
SKR = Standar Kemampuan Rata-Rata Waktu Penyelesaian Tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
Standar Kemampuan Rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma waktu sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil.
Rumusnya adalah:
Norma Waktu
=
... (1)
Norma Hasil =
...(2)
3. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan hasil kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan dengan menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan satu jenis. Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini yaitu:
Analisa beban kerja = ∑
x 1 orang ... (3) 4. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas jabatan
Metode ini untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini yaitu:
Analisa beban kerja = ∑
∑
... (4)
5. Menghitung Kebutuhan Pegawai
Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu:
KP =
WKE WPTKeterangan :
KP = Kebutuhan Pegawai WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas 3.8.Analisis Deskriptif
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor
Sekretariat Daerah merupakan unsur staf yang pada hakekatnya menyelenggarakan fungsi koordinasi perumusan kebijakan, pengkoordinasian pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah. Sekretariat Daerah dipimpin oleh seorang Sekretaris Daerah dan berada di bawah serta bertanggung jawab kepada Walikota. Berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun
2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural di lingkungan Sekretariat Daerah, disebutkan bahwa Tugas Pokok Sekretaris Daerah adalah melaksanakan sebagian fungsi Pemerintahan daerah di bidang kesekretariatan. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Sekretaris Daerah menyelenggarakan fungsi penyusunan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah, pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas fungsinya.
Visi Sekretariat Daerah Kota Bogor “Terwujudnya Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai Penyelenggara Administrasi Pemerintahan dan Pelayanan yang Profesional dalam Menunjang Kota Perdagangan dengan Sumber Daya Manusia yang Produktif dan Pelayanan Prima”.
Dalam rangka mewujudkan visi di atas, misi yang akan diemban oleh Sekretariat Daerah Kota Bogor adalah:
1. mewujudkan sistem pemerintahan yang efektif dan efisien dalam menunjang pelayanan publik;
2. meningkatkan koordinasi dan fasilitasi Sekretariat Daerah kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan Instansi lainnya.
harus dimiliki oleh setiap jajaran Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai penyelenggara administrasi pemerintahan.
Kredibilitas Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai pusat penyelenggaraan administrasi pemerintahan banyak tergantung dari sejauh mana setiap unsur sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bogor mampu menunjukkan kredibilitasnya.Integritas pribadi didorong rasa tanggung jawab dan kebersamaan sebagai bagian dari integral dari Sekretariat Daerah Kota Bogor dalam menyelenggarakan administrasi pemerintahan yang akan memberikan kontribusi terhadap penciptaan suasana yang kondusif terhadap lingkungan internal yang pada gilirannya akan memberikan dampak positif terhadap lingkungan eksternal, sehingga potensi yang dimiliki Sekretariat Daerah Kota Bogor dapat berfungsi secara optimal.
Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris Daerah salah satunya dibantu oleh Asisten Tata Praja yang membawahi dan mengkoordinasikan:
a. Bagian Pemerintahan b. Bagian Hukum c. Bagian Organisasi 4.2.Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi Pekerjaaan pada setiap Bagian sudah tersusun dengan jelas berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bogor. Pada setiap Bagian dibagi menjadi beberapa Sub Bagian dan setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa jabatan yang disebut dengan Jabatan Fungsional Umum. Pegawai pada umumnya mengetahui tugas dan tanggung jawabnya berdasarkan jabatan yang diembannya, akan tetapi belum mengetahui standar pekerjaan yang seharusnya dipenuhi. Deskripsi pekerjaan pada setiap bagian lebih jelasnya diuraikan dibawah ini:
1. Bagian Pemerintahan
Sub Bagian Pemerintahan Umum, Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan dan Kelurahan, dan Sub Bagian Pertanahan. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini cukup luas, namun pekerjaan tersebut sesuai dengan keterampilan yang dimiliki masing-masing pegawai.
Jabatan fungsional umum pada Sub Bagian Pemerintahan Umum yaitu: a. Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar yang memiliki tugas
mengelola surat dan pemeliharaan kearsipan pada Bagian Pemerintahan dan Asisten Tata Praja.
b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah dan sebagainya.
c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji, tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep kepegawaian dan sebagainya.
d. Pengadministrasi keuangan pemerintahan umum yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya. e. Pengurus Barang Unit yang memiliki tugas pengelolaan barang milik
daerah, penyusunan usulan barang inventaris dan pemeliharaan barang unit yang dimiliki oleh Bagian Pemerintahan.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan dan Kelurahan yaitu:
b. Pelaksana Teknis Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan memiliki tugas melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup kecamatan dn kelurahan.
c. Pengolah Data Perangkat Kecamatan yang memiliki tugas penyusunan konsep bahan kerja, membuat laporan pembinaan dan monitoring ke kecamatan dan kelurahan.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pertanahan yaitu:
a. Pengadministrasi Keuangan Pertanahan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
b. Petugas Teknis Pertanahan yang memiliki tugas melaksanakan mediasi dan fasilitasi masalah pertanahan, pembuatan surat keputusan penetapan/penunjukan lokasi dan sebagainya.
2. Bagian Hukum
Bagian Hukum yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pembinaan, pengkoordinasian, penyiapan dan perumusan produk-produk Hukum Daerah, Bantuan Hukum, Pengkajian dan Dokumentasi Hukum. Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian Perundang-Undangan, Sub Bagian Bantuan Hukum dan Sub Bagian Pengkajian dan Dokumentasi. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini luas, karena pembuatan semua peraturan daerah, keputusan walikota, peraturan walikota se-Kota Bogor harus diperiksa dan dikelola oleh Bagian Hukum. Hal ini mengakibatkan pegawai pada bagian ini harus kompeten dan ahli dibidangnya.
daerah menjadi peraturan daerah, mengoreksi rancangan peraturan walikota, dan mengoreksi rancangan keputusan walikota.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bantuan Hukum yaitu:
a. Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara yang memiliki tugas membantu kegiatan Pembinaan Keluarga Sadar Hukum, Pembinaan Masyarakat Taat Hukum, Rencana Aksi Nasional Hak Asasi Manusia, fasilitasi penanganan perkara perdata dan tata usaha negara dan sebagainya.
b. Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukumyang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
Jabatan Fungs.ional Umum pada Sub Bagian Pengkajian dan Dokumentasi yaitu:
a. Pengadministrasi surat masuk dan keluar yang memiliki tugas pengelolaan surat dan kearsipan dan sebagainya.
b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah dan sebagainya.
c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji, tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep kepegawaian dan sebagainya.
3. Bagian Organisasi
Bagian Organisasi yang mempunyai tugas pokok perumusan kebijakan, pembinaan dan pengkoordinasian bidang pengelolaan, pengkajian dan analisa jabatan, ketatalaksanaan serta pendayagunaan aparatur. Dipimpin oleh seorang kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian Ketatalaksanaan, Sub Bagian Kelembagaan dan Analisa Jabatan dan Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini cukup luas karena menyangkut perumusan kebijakan pelayanan publik Kota Bogor dan pembentukan Satuan Kerja Perangkat Daerah se-Kota Bogor. Jabatan Fungsional Umum Sub Bagian Ketatalaksanaan yaitu:
a. Analis Data Ketatalaksanaan yang memiliki tugas mengetik, menyusun, mengolah data mengenai ketatalaksanaan, dan menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya.
b. Pengadministrasi surat yang memiliki tugas mengelola kearsipan, pendistribusian surat keluar
c. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah dan sebagainya.
d. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji, tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep kepegawaian dan sebagainya.
e. Pengelola Administrasi Keuangan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
a. Analis Jabatan yang memiliki tugas mengetik, menyusun, mengolah data mengenai kelembagaan dan analisa jabatan, dan menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya.
b. Pengelola Pengadministrasi keuangan kelembagaan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur yaitu :
a. Analis Data Pendayagunaan Aparatur yang memiliki tugas mengetik, menyusun, mengolah data mengenai pelayanan publik, dan menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya.
b. Pengelola administrasi keuangan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
4.3.Profil Pegawai
Aspek demografi pegawai merupakan aspek penting yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kinerja pegawai. Faktor demografi pegawai akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam proses bekerja setiap harinya. Analisa demografi pegawai diperlukan untuk mengetahui sifat dan komposisi pegawai yang didasarkan pada jenis kelamin, umur, lama bekerja dan pendidikan terakhir.
Gambar 2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian
4.3.1 Jenis Kelamin Pegawai
Kepentingan untuk mengetahui karakteristik pegawai berdasarkan jenis kelamin sangat bermanfaat dan berhubungan dengan detail informasi yang ingin diperoleh, serta sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja. Perempuan merupakan sosok yang lebih ulet dan rajin dibandingkan laki-laki. Kecenderungan ini disebabkan perempuan relatif memprioritaskan hasil kerja yang lebih tepat.
Hasil analisis menunjukan bahwa pegawai perempuan yang bekerja pada penelitian ini sebesar 53 persen, sedangkan laki-laki sebesar 47 persen. Dominasi jumlah pegawai perempuan disebabkan sifat pekerjaan yang dilakukan memerlukan ketelitian karena berupa konsep perumusan kebijakan dan data keuangan.Sebagai contoh pada 3 (tiga) bagian tersebut yang menjabat sebagai Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Bendahara Gaji merupakan perempuan. Namun, pada Sub Bagian Pertanahan pada Bagian Pemerintahan semua pegawainya laki-laki karena pekerjaannya terjun ke lapangan yaitu melakukan monitoring, peninjauan lokasi, penertiban dan penegasan batas wilayah dengan Kabupaten/Kota yang lain. Persentase pegawai Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi berdasarkan jenis kelamin tersaji pada Gambar 3.
4.3.2 Umur Pegawai
Faktor usia penting untuk dipahami karena pegawai yang berbeda usia memiliki kebutuhan terhadap bentuk pekerjaan yang berbeda. Selain itu, perbedaan usia dapat mengakibatkan perbedaan pada kinerja dan sikap pegawai. Pada penelitian ini, tingkat usia dibagi dalam tiga rentang usia yaitu (1) 21–30 tahun, (2) 31-40 tahun, (3) 41-50 tahun. Hasil analisis menunjukkan bahwa jumlah pegawai yang paling dominan dalam penelitian ini adalah pegawai yang berusia 31-40 tahun yaitu sebesar 58 persen. Selanjutnya diikuti oleh kelompok usia 41-50 tahun yaitu sebesar 23 persen dan kelompok usia 21-30 tahun yaitu sebesar 19 persen. Umur pegawai tersaji pada Gambar 4.
Gambar 4. Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013
Besarnya persentase dari kelompok usia 31-40 tahun dan kelompok usia 41-50 tahun, berkaitan dengan karakter setiap individu dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya. Kelompok umur 31-40 tahun merupakan kelompok umur produktif. Hal itu merupakan sebuah hal yang positif karena dalam perumusan kebijakan, pembuatan konsep peraturan dan penyusunan dokumen pertanggungjawaban kegiatan memerlukan pemikiran yang konseptual.
4.3.3 Lama Bekerja Pegawai
tahun. Kemudian sebanyak 22 persen merupakan pegawai yang bekerja selama 11-15 tahun. Persentase sebesar 11 persen merupakan pegawai yang sudah bekerja selama 16-20 tahun dan sisanya sebanyak 8 persen adalah pegawai yang sudah bekerja lebih dari 21 tahun.
Jumlah waktu yang lama dalam masa kerja disebabkan banyaknya pegawai yang semula sebagai tenaga honorer kemudian diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil dan pada akhirnya menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pada saat pengangkatan tenaga honorer tidak ada persyaratan pendidikan yang harus dipenuhi, sehingga banyak pegawai lulusan SMA dan hal itu berkaitan dengan kepangkatan dan golongan ruang PNS dimana lulusan SMA adalah bergolongan ruang II-a. Syarat minimal PNS memiliki jabatan struktural yaitu bergolongan ruang III-a dan jarak kenaikan golongan melalui masa kerja dari II-a ke III-a adalah 16 tahun, kecuali jika pegawai tersebut melanjutkan pendidikan ke jenjang perkuliahan maka kenaikan golongan bisa dipercepat. Hal tersebut menyebabkan pada semua Bagian memiliki pegawai yang lama bekerjanya tinggi. Persentase lama bekerja tersaji dalam Gambar 5.
Gambar 5. Lama Bekerja Pegawai, 2013
4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai
Tingkat pendidikan seseorang pada prinsipnya akan mempengaruhi kebutuhan, nilai-nilai yang dianut, cara pandang dan persepsi terhadap suatu persoalan. Selanjutnya, pegawai dengan tingkat pendidikan lebih baik, sangat responsif terhadap informasi dibandingkan dengan yang berpendidikan rendah. Pemahaman terhadap tingkat pendidikan pegawai selanjutnya dapat dijadikan landasan pertimbangan dalam menerapkan strategi analisis beban kerja pada Bagian Pemerintahan, Hukum dan Organisasi.
Hasil analisis menunjukan bahwa mayoritas pegawai adalah pegawai dengan tingkat pendidikan SMA sebesar 47 persen. Pegawai dengan tingkat pendidikan Sarjana menempati urutan kedua sebesar 36 persen, selain itu tingkat pendidikan Diploma sebesar 17 persen. Tingkat pendidikan SMA memiliki persentase paling tinggi karena pegawai berasal dari tenaga honoreryang diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil. Hal itu dikarenakan pada saat pengangkatan PNS dari tenaga honorer tidak ada kualifikasi mengenai pendidikan pegawai. Dengan banyaknya pegawai berpendidikan tingkat SMA, maka jenis pekerjaannya pun berbeda dengan diploma dan sarjana. Rata-rata pegawai lulusan dari SMA melakukan pekerjaan rutin seperti pengelolaan arsip, pengadministrasi keuangan yang membantu kepalanya mempertanggungjawabkan anggaran kegiatannya dan pengelolaan gaji serta kepegawaian. Lain halnya dengan pendidikan diploma dan sarjana yang memiliki pekerjaan yang lebih memerlukan pemahaman konsep secara global dan sistematik seperti pengolahan dan penelaahan konsep kebijakan ketatalaksanaan, pelayanan publik, analisa jabatan, konsep produk hukum daerah dan konsep lainnya sehingga pekerjaannya lebih mengandalkan pemikiran bukan kemampuan fisik. Pendidikan terakhir pegawai tersaji pada Gambar 6.
.Gambar 6. Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013
SMA 47%
Diploma 17% Sarjana
4.4 Analisis dan Pengukuran Beban Kerja
Waktu kerja efektif PNS sudah diatur dalam Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 08 Tahun 1996 tanggal 15 Maret 1996 tentang Pedoman Pelaksanaan Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah bahwa bahwa hari kerja bagi seluruh Lembaga Pemerintah tingkat Pusat dan Perhitungan waktu kerja efektif selama satu tahun. Adapun pengamatan waktu yang digunakan untuk aktivitas yang diamati dalam penelitian dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi (Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja selama 3 hari untuk masing-masing bagian.
Jumlah hari kerja efektif pegawai dapat dihitung seperti pada Tabel 3. Tabel 3. Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013
Hasil perhitungan menunjukkan bahwa total hari dalam satu tahun sebanyak 365 hari, lalu jumlah hari dikurangi dengan libur hari Sabtu dan Minggu sebanyak 64 hari dan libur Nasional sebanyak 13 hari sehingga diperoleh jumlah hari kerja efektif pegawai yaitu sebanyak 288 hari. Sementara itu, jam kerja pegawai dimulai dari pukul 7.30 pagi hingga 15.30 sore, dengan jumlah hari kerja selama satu minggu adalah lima hari.
Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan selama kurang lebih dua bulan sesuai dengan hari kerja dan waktu kerja instansi dengan menggunakan
work sampling yang dilakukan untuk orang per orang. Barnes yang dikutip dari Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut:
1. Membuat formulir work sampling yang dilihat pada Lampiran 2, dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan, yaitu setiap sepuluh menit.
2. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif maupun pribadi.
3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dalam ketiga kategori dijumlahkan, dicari rata-ratanya.
4. Jumlah pengamatan yang diperoleh dikalikan dengan sepuluh karena lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif, maupun pribadi.
4.4.1 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Pemerintahan tersaji pada Tabel 4.
Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Bagian Pemerintahan Setda Kota Bogor
1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi
produktif berkisar dari 6,25 persen hingga 10,42 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 6,25 hingga 25,00 persen.
Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu produktif yang paling tinggi yaitu pegawai 5 sebesar 85,42 persen atau 410 menit. Faktor yang menyebabkan pegawai memiliki waktu produktif tinggi karena pegawai memiliki tugas penyusun konsep laporan pertanggungjawaban walikota kepada DPRD, mengkoordinasikan kerjasama daerah dimana kerjasama bersifat lokal, nasional dan internasional serta mengkoordinasikan semua SKPD mengenai keikutsertaan dalam forum-forum dan perjanjian (MOU) kerjasama daerah dan Luar Negeri. Dengan bobot pekerjaan seperti itu pegawai sering bekerja diluar jam kantor. Sedangkan jumlah penggunaan waktu produktif yang sedikit adalah pegawai 10 sebesar 64,58 persen atau 310 menit. Penyebab rendahnya produktivitas kerja pegawai hanya bekerja mengelola barang unit dimana pekerjaannya meliputi pengecekan, menyusun usulan daftar kebutuhan barang 2 (dua) kali dalam setahun, menyusun laporan inventarisasi barang unit 2 (dua) kali dalam setahun. Selain mengerjakan tugas-tugas tersebut, pegawai sering melakukan kegiatan tidak produktif seperti membaca koran dan mengerjakan tugas pribadi di kantor. Penggunaan waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 7.
4.4.2 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Hukum tersaji pada Tabel 5.
Tabel 5. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Hukum Setda
1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi
Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang dilakukan pegawai bagian Hukumdiketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah berkisar dari 62,50 persen hingga 83,33 persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari 8,33 persen hingga 14,58 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 6,25 hingga 29,17 persen.
sebesar 83,33 persen atau 400 menit. Faktor yang menyebabkan pegawai ini memiliki jam produktif yang tinggi adalah karena pegawai 5 memiliki tugas sebagai pengonsep, pemeriksa, dan penyusun yang terkait dengan produk hukum daerah dimana produk hukum daerah meliputi Puluhan Keputusan Walikota, Belasan Peraturan Daerah, dan Puluhan Peraturan Walikota setiap tahunnya. Sementara pegawai 10 memiliki waktu produktif yang rendah sebesar 62,50 persen atau 300 menit, penyebab rendahnya produktivitas kerjanya jika dibandingkan dengan pegawai lainnya karena pegawai 10 hanya mengerjakan laporan pertanggungjawaban anggaran yang hanya dikerjakan pada akhir bulan saja dan melaporkan maksimal pada tanggal 5 bulan berikutnya. Selain tugas tersebut, pegawai banyak melakukan kegiatan yang tidak produktif. Penggunaan waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian Hukum Setda Kota Bogor
4.4.3 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi
Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
Tabel 11. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Organisasi Setda
Pegawai 1 370 60 50 480 77,08 12,50 10,42 100,00
Pegawai 2 420 50 10 480 87,50 10,42 2,08 100,00
Pegawai 3 320 70 90 480 66,67 14,58 18,75 100,00
Pegawai 4 280 80 120 480 58,33 16,67 25,00 100,00
Pegawai 5 330 50 100 480 68,75 10,42 20,83 100,00
Pegawai 6 320 40 120 480 66,67 8,33 25,00 100,00
Pegawai 7 340 60 80 480 70,83 12,50 16,67 100,00
Pegawai 8 280 80 120 480 58,33 16,67 25,00 100,00
Pegawai 9 290 20 170 480 60,42 4,17 35,42 100,00
Jumlah 2950 510 860 4320
Rataan 328 57 96 480
Keterangan :
1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi
Dari hasil penelitian jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang dilakukan pegawai Bagian Organisasi diketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah berkisar dari 58,33 persen hingga 87,50 persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari 8,33persen hingga 16,67 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 2,08 hingga 35,42 persen.
