RANCANG BANGUN APLIKASI KEUANGAN SISWA
PADA SMA KEMALA BHAYANGKARI 3 PORONG
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
GUSTIANITA DETIKA NDOILI
13.41010.0242
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
xxi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 4
1.3 Batasan Masalah... 4
1.4 Tujuan ... 5
1.5 Manfaat ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Pengertian Uang ... 8
2.2 Pengertian Keuangan ... 8
2.3 Pengertian dan Konsep Biaya Satuan Pendidikan ... 9
2.4 Aplikasi WEB ... 13
2.5 Perl Hypertext Prepocessor (PHP) ... 14
2.6 Framework Codeigniter ... 15
2.7 Bootstrap ... 16
2.8 My SQL ... 17
2.9 Gammu ... 17
xxii
2.11 Konsep Basis Data ... 19
2.11.1 Sistem Basis Data ... 19
2.11.2 Database ... 21
2.11.3 Database Management System (DBMS) ... 21
2.11.4 Desain Sistem ... 21
2.11.5 Diagram Alir (Flowchart) ... 22
2.11.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 24
2.12 Systems Development Life Cycle (SDLC) ... 26
2.13 Testing Software dan Black Box Testing ... 27
BAB IIIANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 30
3.1Perencanaan... 30
3.1.1 Studi Literatur ... 30
3.1.2 Survey (Hasil Wawancaradan Observasi) ... 31
3.2 Analisis Sistem ... 33
3.2.1 Identifikasi Permasalahan ... 33
3.2.2Kebutuhan User... 41
3.2.3 Kebutuhan Fungsional ... 41
3.3 Perancangan Sistem... 43
3.3.1 Desain Arsitektur ... 43
3.3.2 Blok Diagram ... 45
3.3.3 System Flow (Alir Sistem) ... 50
3.3.4 Context Diagram ... 77
3.3.5 Diagram Jenjang Aplikasi Keuangan Siswa ... 78
xxiii
3.3.7 Entity Relationship Diagram(ERD) ... 84
3.3.8 Desain Database ... 87
3.3.9 Desain InputOutput ... 93
3.4 Rancangan Pengujian dan Evaluasi Sistem ... 120
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 129
4.1 Implementasi Sistem ... 129
4.1.1 Kebutuhan Hardware (Perangkat Keras) ... 129
4.1.2 Kebutuhan Software (Perangkat Lunak)... 130
4.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 130
4.2.1 Halaman Dashboard ... 131
4.2.2 Maintenance Data User ... 133
4.2.3 Maintenance Data Jurusan... 136
4.2.4 Maintenance Data Siswa ... 138
4.2.5 Maintenance Data Tahun Ajaran ... 140
4.2.6 Maintenance Data Jenis Pembayaran ... 142
4.2.7 HalamanSetting Pembayaran ... 144
4.2.8 Halaman SettingDenda ... 146
4.2.9 Halaman Pencatatan Siswa ... 151
4.2.11 Halaman Pembayaran Siswa ... 152
4.2.12 Halaman Rekapitulasi Pembayaran ... 154
4.2.13 Halaman Verifikasi Pembayaran ... 155
4.2.14 Halaman Approval Pembayaran ... 156
4.2.15 Halaman History Pembayaran Siswa ... 156
xxiv
4.2.17 Halaman Informasi SMS Gateway ... 158
4.3 Uji Coba Perangkat Lunak ... 160
4.3.1 Uji Coba Halaman Login Aplikasi ... 161
4.3.2 Uji Coba Maintenance Data User ... 162
4.3.3 Uji Coba Maintenance Data Jurusan ... 165
4.3.4 Uji Coba Maintenance Data Siswa ... 166
4.3.5 Uji Coba Maintenance Data Tahun Ajaran ... 167
4.3.6 Uji Coba MaintenanceJenis Pembayaran ... 167
4.3.6 Uji Coba SettingPembayaran ... 168
4.3.7 Uji Coba Setting Denda ... 169
4.3.8 Uji Coba Pencatatan Siswa Baru ... 171
4.3.9 Uji Coba Generate Pembayaran ... 172
4.3.10Uji Coba Pembayaran Siswa ... 175
4.3.11Uji Coba Rekapitulasi Pembayaran... 175
4.3.12Uji Coba Verifikasi danApprovalPembayaran ... 178
4.3.13 Uji Coba History Pembayaran Siswa ... 181
4.3.14 Uji Coba Laporan Penerimaan dan Tunggakan Pembayaran Siswa... 182
4.3.15 Uji Coba SMS Gateway ... 182
BAB V PENUTUP ... 185
5.1 Kesimpulan ... 185
5.2 Saran ... 186
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong merupakan salah satu SMA swasta di
Kecamatan Porong Sidoarjo, dibawah naungan Yayasan Kemala Bhayangkari
Ranting Pusdik Sabhara Porong yang beralamat di Jalan Bhayangkari 36-C
Porong Sidoarjo. Jumlah siswa untuk tahun ajaran 2015/2016 berjumlah 1576
siswa yang terdiri dari 31 kelas, yaitu siswa kelas X IPA, X IPS, XI IPA, XI IPS,
XII IPA, dan XII IPS. Tujuan dari SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong adalah
menuju sekolah yang disiplin dan tertib dalam rangka meningkatkan kualitas atau
mutu pendidikan, dan meningkatkan kinerja guru dan karyawan.
Keuangan siswa pada SMA Kemala Bhayangkari meliputi;
1. Biaya Registrasi Siswa Baru, biaya ini dilunasi setelah dinyatakan diterima
sebagai siswa baru.
2. Biaya Partisipasi bulanan/SPP, biaya ini dilunasi setiap bulan sebelum tanggal
yang sudah ditentukan.
3. Biaya Partisipasi Pembangunan/ SP/ Uang Gedung, biaya ini dibayar di awal
tahun ajaran dan bisa diangsur sebanyak 3 kali sebelum kenaikan kelas.
4. Biaya Buku, biaya buku pada masing-masing kelas tidak sama karena
dibedakan menurut lintas minat dan kelas.
5. Biaya Daftar Ulang, siswa harus melakukan pembayaran daftar ulang setelah
2
6. Biaya Ujian Akhir Semester (UAS). Biaya ini harus dilunasi sebelum
mengikuti ujian, karena menjadi syarat pengambilan Kartu Peserta Ujian.
Pengelolaan keuangan siswa di SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong
dilakukan oleh Kasir sekolah dan Tata Usaha (Bagian Keuangan). Untuk Biaya
Partisipasi bulanan/SPP dan Partisipasi Pembangunan dikelola oleh Yayasan
Kemala Bhayangkari sedangkan Biaya Buku, Daftar Ulang, Biaya Ujian, dsb
dikelola sendiri oleh pihak sekolah. Berikut adalah diagram alir Gambaran umum
proses keuangan siswa di SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong saat ini.
3
Dari sistem yang ada saat ini, ditemukan beberapa kendala proses keuangan
siswa di SMA Kemala Bhayangkari antara lain sebagai berikut:
1. Bagian Kasir kesulitan dalam mencari informasi mengenai keuangan
masing-masing siswa.
2. Banyaknya jenis pembayaran, sehingga menyulitkan pihak Kasir untuk
mengelola data keuangan siswa.
3. Bagian Kasir masih harus melakukan beberapa kali proses pencatatan dalam
setiap transaksi pembayaran, masing-masing transaksi dicatat secara manual
ke dalam buku besar dan buku tersebut dibedakan menurut tiap-tiap kelas.
4. Keterlambatan pembayaran siswa juga sering terjadi, jika siswa terlambat
membayar maka siswa tersebut akan diberitahu melalui Wali Kelas. Namun,
pemberitahuan secara lisan ini seringkali tidak disampaikan siswa kepada
orang tua mereka.
5. Proses perhitungan untuk laporan keuangan siswa secara manual
membutuhkan ketelitian serta waktu yang lama.
6. Tata Usaha (Bagian Keuangan) kesulitan dalam mengecek dan menyusun
rekap laporan keuangan siswa, yang mengakibatkan keterlambatan dalam
menyelesaikan laporan yang harus diserahkan kepada Kepala Sekolah dan
Pihak Yayasan Kemala Bhayangkari.
Untuk mengatasi permasalahan yang sudah dijelaskan sebelumnya, maka
diharapkan dengan adanya Aplikasi tersebut dapat meningkatkan kinerja bagian
Kasir, karena Aplikasi tersebut dapat mempermudah bagian Kasir dalam
mengelola keuangan siswa dengan lebih cepat, dapat melakukan perhitungan
4
keuangan siswa, dan bagian Tata Usaha (Bagian Keuangan) tidak perlu
melakukan rekap laporan keuangan siswa satu-persatu karena dilakukan secara
otomasi. Aplikasi ini juga dapat membantu pihak sekolah dalam memberikan
pelayanan yang optimal dalam proses pembayaran keuangan siswa kepada orang
tua/wali murid. Orang tua/wali murid akan memperoleh notifikasi berupa Short Message Service (SMS) peringatan sebelum jatuh tempo pembayaran dari pihak sekolah, jika anak mereka belum melakukan pembayaran dari tanggal yang sudah
ditetapkan, sehingga mampu mencegah keterlambatan pembayaran. Selain itu
dengan aplikasi keuangan siswa ini dapat mempercepat proses ACC laporan
keuangan siswa oleh Kepala Sekolah, karena laporan keuangan siswa dapat
disajikan dalam bentuk yang lebih informatif dan real time untuk Kepala Sekolah
dan pihak Yayasan Kemala Bhayangkari.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan dalam latar belakang, maka dapat
dirumuskan permasalahan dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Merancang
dan Membangun Aplikasi Keuangan Siswa pada SMA Kemala Bhayangkari 3
Porong”.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dari sistem yang dibahas adalah sebagai berikut:
Dalam pembuatan Tugas Akhir Rancang Bangun Aplikasi Keuangan Siswa
pada SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong, ruang lingkup permasalahan dibatasi
pada :
5
2. Apikasi ini tidak menangani Tabungan Siswa.
3. Aplikasi ini tidak menangani Cash flow.
4. Aplikasi ini tidak menangani Pembayaran formulir pendaftaran calon
siswa baru.
1.4 Tujuan
Dengan melihat perumusan masalah yang ada, maka tujuan dari penyusunan
tugas akhir ini adalah menghasilkan Aplikasi Keuangan Siswa pada SMA Kemala
Bhayangkari 3 Porong.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat dari aplikasi yang akan dibangun nantinya adalah:
1. Membantu pihak Kasir dalam hal:
a. Meningkatkan kualitas pelayanan keuangan siswa di SMA Kemala
Bhayangkari 3 Porong.
b. Mempersingkat proses pengolahan dan perhitungan laporan keuangan
siswa dengan dilakukannya otomasi.
c. Mengurangi potensi adanya kesalahan (human error) dalam melakukan
perekapan dan perhitungan laporan keuangan siswa dengan dilakukannya
otomasi.
d. Meningkatkan efisiensi penyampaian informasi pembayaran di SMA
Kemala Bhayangkari 3 Porong
2. Membantu pihak Tata Usaha (Bagian Keuangan) dalam hal:
Meningkatkan kinerja pihak Tata Usaha (Bagian Keuangan) dalam
6
3. Membantu pihak Yayasan Kemala Bhayangkari dalam hal:
Mengetahui laporan keuangan siswa SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong
dengan cepat dan akurat.
4. Membantu pihak Kepala Sekolah dalam hal:
a. Mempersingkat proses Persetujuan laporan keuangan siswa dengan
dilakukannya otomasi.
b. Mengetahui laporan keuangan siswa SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong
dengan cepat dan akurat.
5. Membantu Orang Tua/ Wali Murid dalam hal:
Mengetahui tentang informasi keuangan anak mereka secara berkala.
1.6 Sistematika Penulisan
Penyusunan laporan Tugas Akhir ini dapat dikelompokkan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah yang ada,
perumusan masalah, pembatasan masalah yang akan dibahas,
tujuan dari penelitian, dan manfaat serta sistematika penulisan
tugas akhir ini
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dijelaskan mengenai landasan teori yang terkait
7
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini diuraikan mengenai perancangan sistem yang terdiri
atas penjelasan dari analisa permasalahan, perancangan sistem,
data flow diagram, entity relationship diagram, struktur basis data serta desain input dan output.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Dalam bab ini dijelaskan tentang evaluasi dari sistem yang dibuat,
proses implementasi dari perangkat lunak yang telah melalui tahap
evaluasi.
BAB V PENUTUP
Dalam bab ini dijelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan
setelah program aplikasi selesai dibuat dan saran untuk proses
8 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Uang
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) (2008:1766) uang diartikan
:(1) Alat tukar atau standar pengukur nilai (kesatuan hitungan) yang sah,
dikeluarkan oleh pemerintah suatu negara berupa kertas, emas, perak, atau logam
lain yang dicetak dengan bentuk dan Gambar tertentu; (2) harta; kekayaan.
2.2 Pengertian Keuangan
Keuangan dalam KBBI (2008:1767) diartikan : (1) segala sesuatu yang
bertalian dengan uang; (2) seluk beluk uang; (3) urusan uang; (4) keadaan uang.
Contoh dalam kalimat: biaya rumah sakit tidak terjangkau oleh keuanganku.
(artinya: kondisi uang/harta/kekayaanku tidak bisa menjangkau biaya rumah sakit)
Dalam Wikipedia bahasa Indonesia, keuangan adalah mempelajari
bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan
menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung
risiko dalam menjalankan proyek mereka. Istilah keuangan dapat berarti: (1) Ilmu
keuangan dan asset lainnya; (2) Manajemen asset tersebut; (3) Menghitung dan
mengatur risiko proyek (Ridwan dan Inge, 2003). Keuangan merupakan ilmu dan
seni dalam mengelola uang yang mempengaruhi kehidupan setiap orang dan
setiap organisasi. Keuangan berhubungan dengan proses, lembaga, pasar, dan
instrumen yang terlibat dalam transfer uang diantara individu maupun antara
9
2.3 Pengertian dan Konsep Biaya Satuan Pendidikan
Menurut Biaya pendidikan didefinisikan sebagai nilai rupiah dari seluruh
sumber daya (input) baik dalam bentuk natura (barang), pengorbanan peluang, maupun uang, yang dikeluarkan untuk seluruh kegiatan pendidikan. Untuk
kepentingan analisis, biaya pendidikan diukur sebagai biaya satuan (unit cost), yaitu biaya pendidikan per tahun per siswa dan biaya siklus (cycle cost), yaitu biaya yang dibutuhkan oleh setiap siswa untuk menyelesaikan suatu jenjang
pendidikan. Cycle cost adalah unit cost dikalikan dengan waktu (dalam tahun) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu jenjang pendidikan. Biaya pendidikan
menurut (Supriadi, 2010) merupakan salah satu komponen
instrumental (instrumental input) yang sangat penting dalam penyelenggaraan
pendidikan (di sekolah). Biaya dalam pengertian ini memiliki cakupan yang luas,
yakni semua jenis pengeluaran yang berkenaan dengan penyelenggaraan
pendidikan, baik dalam bentuk uang maupun barang dan tenaga (yang dapat
dihargakan uang).
(Fattah, 2009) menambahkan biaya dalam pendidikan meliputi biaya
langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost). Biaya langsung
terdiri dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk keperluan pelaksanaan pengajaran
dan kegiatan belajar siswa seperti pembelian alat-alat pembelajaran, penyediaan
sarana pembelajaran, biaya transportasi, gaji guru, baik yang dikeluarkan
pemerintah, orang tua maupun siswa sendiri. Sedangkan biaya tidak langsung
berupa keuntungan yang hilang (earning forgone) dalam bentuk biaya kesempatan
yang hilang (opportunity cost) yang dikorbankan oleh siswa selama belajar,
10
tulis,dll). Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 48 Tahun 2008 tentang pendanaan
pendidikan mengklasifikasikan biaya pendidikan menjadi tiga kelompok yaitu
biaya penyelenggaraan dan/ atau pengelolaan pendidikan, biaya pribadi peserta
didik, dan biaya satuan pendidikan. Biaya satuan pendidikan sediri meliputi: 1)
biaya investasi; 2) biaya operasional; 3) bantuan pendidikan; dan 4) beasiswa.
Dalam konsep pembiayaan pendidikan dasar ada dua hal penting yang perlu
dikaji atau dianalisis, yaitu biaya pendidikan secara keseluruhan (total cost) dan biaya satuan per siswa (unit cost). Biaya satuan ditingkat sekolah merupakan agregate biaya pendidikan tingkat sekolah, baik yang bersumber dari pemerintah, orang tua, dan masyarakat yang dikeluarkan untuk penyelenggaraan pendidikan
dalam satu tahun pelajaran. Biaya satuan permurid merupakan ukuran yang
mengGambarkan seberapa besar uang yang dialokasikan ke sekolah sekolah
secara efektif untuk kepentingan murid dalam menempuh pedidikan.
Konsep biaya pendidikan sifatnya lebih kompleks dari keuntungan, karena
komponen biaya terdiri dari lembaga jenis dan sifatnya. Biaya pendidikan bukan
hanya berbentuk uang dan rupiah, tetapi juga dalam bentuk biaya kesempatan
(Opportunity Cost). Biaya kesempatan ini sering disebut “Income Forgone” yaitu potensi pendapatan bagi seorang siswa selama ia mengikuti pelajaran atau
mengikuti study. Sebagai contoh, seorang lulusan SMP yang tidak diterima untuk
melanjutkan pendidikan SMU, jika ia bekerja tentu memproleh penghasilan dan
jika ia melanjutkan besarnya pendapatan (upah, gaji) selama tiga tahun belajar di
SMU harus diperhitungkan. Oleh karena itu, biaya pendidikan akan terdiri dari
11
Kompleksitas isu tentang pembiayaan pendidikan semakin bertambah
manakala variabel-variabel lokasi geografis, status sekolah, status sosial-ekonomi
masyarakat, ciri khas sekolah, isu tentang pemerataan (equity), kualitas dan relevansi, dan faktor-faktor sosial budaya lainnya diperhitungkan (Dedi Supriadi,
2010:44). Biaya pendidikan merupakan dasar empiris untuk memberikan
Gambaran karakteristik keuangan sekolah. Analisis efesiensi keuangan sekolah
dalam pemanfataan sumber-sumber keuangan sekolah dan hasil (output) sekolah dapat dilakukan dengan cara menganalisa biaya satuan (unit cost) per siswa. Biaya
satuan persiswa adalah biaya rata-rata persiswa yang dihitung dari total
pengeluaran sekolah dibagi seluruh siswa yang ada di sekolah dalam kurun waktu
tertentu. Dengan mengetahui besarnya biaya satuan persiswa menurut jenjang dan
jenis pendidikan berguna untuk menilai berbagai alternatif kebijakan dalam upaya
peningkatan mutu pendidikan.
UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional lebih lanjut
telah mengatur beberapa pasal yang menjelaskan pendanaan pendidikan yaitu pada
Pasal 11 Ayat 2 Pemerintah dan Pemerintah Daerah wajib menjamin tersedianya
dana guna terselenggaranya pendidikan bagi setiap warga negara yang berusia
tujuh sampai lima belas tahun. Lebih lanjut pada Pasal 12, Ayat (1) disebutkan
bahwa setiap peserta didik pada setiap satuan pendidikan berhak mendapatkan
beasiswa bagi yang berprestasi yang orangtuanya tidak mampu membiayai
pendidikannya dan mendapatkan biaya pendidikan bagi mereka yang orangtuanya
tidak mampu membiayai pendidikannya. Di samping itu disebutkan pula bahwa
12
pendidikan, kecuali bagi peserta didik yang dibebaskan dari kewajiban tersebut
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Partisipasi masyarakat dalam pendidikan berbasis masyarakat adalah dengan
berperan serta dalam pengembangan, pelaksanaan kurikulum, dan evaluasi
pendidikan, serta manajemen dan pendanaannya sesuai dengan standar nasional
pendidikan. Dana penyelenggaraan pendidikan berbasis masyarakat dapat
bersumber dari penyelenggara, masyarakat, Pemerintah, Pemerintah Daerah
dan/atau sumber lain yang tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Lembaga pendidikan berbasis masyarakat dapat
memperoleh bantuan teknis, subsidi dana, dan sumber daya lain secara adil dan
merata dari Pemerintah dan/atau Pemerintah Daerah.
Pada Peraturan Pemerintah No.19/2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan terdapat kerancuan antara Bab I Pasal 1 Ayat (10) dan Bab IX Pasal
62 Ayat (1) s/d (5) tentang ruang lingkup standar pembiayaan. Ketentuan Umum
tentang Standar Pembiayaan pada Pasal 1 tampak lebih sempit dari Pasal 62 yaitu
standar pembiayaan pada Pasal 1 adalah mencakup standar yang mengatur
komponen dan besarnya “biaya operasi” satuan pendidikan yang berlaku selama
satu tahun. Pada Pasal 62 mencakup “biaya investasi, biaya operasi dan biaya
personal”. Pada Bab IX: Standar Pembiayaan, Pasal 62 disebutkan bahwa:
Pembiayaan pendidikan terdiri atas biaya investasi, biaya operasi, dan biaya
personal.
1. Biaya investasi satuan pendidikan sebagaimana dimaksud pada Ayat (1)
meliputi biaya penyediaan sarana dan prasarana, pengembangan sumberdaya
13
2. Biaya personal sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) meliputi biaya
pendidikan yang harus dikeluarkan oleh peserta didik untuk bisa mengikuti
proses pembelajaran secara teratur dan berkelanjutan.
3. Biaya operasi satuan pendidikan sebagaimana dimaksud pada Ayat (1)
meliputi:
a) Gaji pendidik dan tenaga kependidikan serta segala tunjangan yang melekat
pada gaji.
b) Bahan atau peralatan pendidikan habis pakai, dan
c) Biaya operasi pendidikan tak langsung berupa daya, air, jasa
telekomunikasi, pemeliharaan sarana dan prasarana, uang lembur,
transportasi, konsumsi, pajak, asuransi, dan lain sebagainya.
2.4 Aplikasi WEB
(Janner, 2010), Aplikasi Web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi user melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi web biasanya berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridisasi antara hipermedia dan sistem informasi. Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang
dapat dijalankan oleh browser web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk
pengeksekusian proses bisnis. Sedangkan menurut teknologinya, web dibagi menjadi dua yaitu web statis dan web dinamis.
14
informasi yang terkandung di dalamnya dapat diperbarui melalui aplikasi website tersebut.
Interaksi Web dibagi ke dalam tiga langkah yaitu:
1. Permintaan
User mengirimkan permintaan ke server web, via halaman web yang ditampilkan pada browserweb.
2. Pemrosesan
Server web menerima permintaan yang dikirimkan oleh user kemudian memproses permintaan tersebut.
3. Jawaban
Browser menampilkan hasil dari permintaan pada jendela browser.
Halaman web bisa terdiri dari beberapa jenis informasi grafis (tekstual dan multimedia). Kebanyakan komponen grafis dihasilkan dengan tool khusus, menggunakan manipulasi langsung dan editor WYSIWYG.
2.5 Perl Hypertext Prepocessor (PHP)
Menurut (Arief, 2011) “Perl Hypertext Preprocessor (PHP) adalah bahasa
server-side-scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis”. Dengan menggunakan program PHP, sebuah website akan lebih
interaktif dan dinamis.
Adapun kelebihan-kelebihan dari PHP yaitu:
1. PHP merupakan sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi
dalam penggunannya.
2. PHP dapat berjalan pada web server yang dirilis oleh Microsoft, seperti IIS atau
15
3. Karena sifatnya yang open source, maka perubahan dan perkembangan interpreter pada PHP lebih cepat dan mudah, karena banyak milis-milis dan developer yang siap membantu pengembangan.
4. Jika dilihat dari segi pemahaman, PHP memiliki referensi yang begitu banyak
sehingga sangat mudah untuk dipahami.
5. PHP dapat berjalan pada 3 operating sistem, yaitu: linux, unix, dan windows, dan juga dapat dijalankan secara runtime pada suatu console.
2.6 Framework Codeigniter
Codeigniter (CI) adalah framework pengembangan aplikasi (Application Development Framework) dengan menggunakan PHP, suatu kerangka untuk bekerja atau membuat program dengan menggunakan PHP yang lebih sistematis.
Pemrogram tidak perlu membat program dari awal (from scracth), karena CI
menyediakan sekumpulan library yang banyak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang umum, dengan menggunakan antarmuka dan
struktur logika yang sederhana untuk mengakses librarinya. Pemrogram dapat
memfokuskan diri pada kode yang harus dibuat untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan.
16
2.7 Bootstrap
Bootstrap adalah platform baru yang dikembangkan tim twitter. Pertama kali muncul pada ajang hackweek dan saat ini sedang dikembangkan. Platform ini
menggunakan sedikit coding CSS dan Javascript namun website tetap powerfull sesuai dengan perkembangan browser. Website yang menggunakan bootstrap akan menjadi lebih responsive, nyaman dan cepat.
2.8 My SQL
My SQL merupakan software RDBMS (Relational Database Management System) yang mengelola Database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak User (multi-user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau berbarengan (multi-threaded).
Beberapa alasan mengapa menggunakan My SQL sebagai server database:
a) Fleksibel
My SQL dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi desktop maupun aplikasi web dengan menggunakan teknologi yang bervariasi.
b) Performa Tinggi
My SQL memiliki mesin query dengan performa tinggi, dengan demikian proses transaksional dapat dilakukan dengan sangat cepat. Hal ini terbukti
dengan digunakannya My SQL sebagai Database dari beberapa aplikasi web yang memiliki traffic (lalu lintas) sangat tinggi.
c) Lintas Platform
17
d) Gratis
My SQL dapat digunakan secara gratis, meskipun ada software MYSQL yang bersifat komersial.
e) Proteksi Data yang Handal
My SQL menyediakan mekanisme yang powerfull untuk menangani hal tersebut, yaitu dengan menyediakan fasilitas manajemen User, enkrispsi data, dan lain sebagainya.
f) Komunitas Luas
Karena banyaknya user My SQL, maka kita dapat mengikuti salah satu komunitas My SQL. Hal ini dapat membantu sesama user My SQL dalam
memecahkan masalah.
2.9 Gammu
Gammu adalah salah satu aplikasi pengelola berbagai fungsi pada handphone, modem dan perangkat sejenis lainnya. Manfaat gammu adalah mampu mengirimkan sms dalam jumlah banyak melalui komputer. Salah satu
fungsi yang dikelola oleh gammu adalah SMS (Short Message Service). Beberapa
keunggulan gammu adalah :
a) Gammu mampu berjalan di windows maupun linux b) Gammu menggunakan Database MYSQL
c) Gammu adalah aplikasi open source
2.10 Short Message Service (SMS) dan SMS Gateway
18
memungkinkan dilakukannya pengiriman pesan dalam bentuk teks. SMS
didukung oleh GSM (Global System For Mobile Communication), TDMA (Time
Division Multiple Access), CDMA (Code Division Multiple Access) yang berbasis pada telepon seluler yang saat ini banyak digunakan. SMS (Short Message
Service) adalah merupakan salah satu layanan pesan teks yang dikembangkan dan distandarisasi oleh suatu badan yang bernama ETSI (European
Telecommunication Standards Institute) sebagian dari pengembangan GSM (Global System for Mobile Communication) Phase 2, yang terdapat pada dokumentasi GSM 03.40 dan GSM 03.38. Fitur SMS ini memungkinkan
perangkat Stasiun Seluler Digital (Digital Cellular Terminal, seperti Ponsel)
untuk dapat mengirim dan menerima pesan-pesan teks dengan panjang sampai
dengan 160 karakter melalui jaringan GSM.
Keuntungan menggunakan SMS antara lain (Carina, 2010):
1) Menerima dan mengirim pesan.
2) Mampu mengirim pesan ke banyak nomor telepon.
3) Merupakan sebuah mekanisme yang tergolong membutuhkan biaya yang
sangat murah.
4) Memiliki kemungkinan besar pesan langsung terkirim, sehingga tingkat
kegagalan kecil.
Cara kerja SMS yaitu mengirim pesan dari handphone pengirim ke handphone tujuan, tetapi pengiriman pesan tidak langsung terkirim ke handphone tujuan melainkan harus melewati SMS Center, barulah pesan tersebut terkirim ke
19
termasuk penentuan atau pencarian rute tujuan akhir dari short message. Sebuah SMSC biasanya didesain untuk dapat menangzani short message dari berbagai sumberseperti Voice Mail System (VMS), Web-based messaging, Email Integration, External Short Message Entities (ESME), dan lain-lain.
SMS Gateway (Tarigan, 2013) merupakan pintu gerbang bagi penyebaran
dengan menggunakan SMS. Manfaat dari SMS gateway adalah mengirim pesan secara gratis, dapat diakses melalui internet maupun handphone. Selain itu, SMS
Gateway dapat mengelola nomor yang ada di Database, sehingga tidak perlu memasukkan nomor ketika hendak mengirim pesan. Cara kerja SMS Gateway adalah sebagai berikut seperti yang dikutip pada buku yang di tulis oleh Daud
Edison Tarigan.
Gambar 2.1 Model SMS Gateway
2.11 Konsep Basis Data
2.11.1 Sistem Basis Data
Menurut (Linda, 2004) sistem basis data adalah suatu sistem menyusun
20
perusahan sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang diperlukan
pemakai untuk proses pengambilan keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data
(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai
(user), aplikasi lain (bersifat operasional).
Keuntungan sistem basis data adalah :
a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data
yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.
b. Menjaga konsistensi data.
c. Keamanan data dapat tejaga.
d. Integritas dapat dipertahankan.
e. Data dapat digunakan bersama-sama.
f. Menyediakan recovery.
g. Memudahkan penerapan standarisasi.
h. Data bersifat mandiri (data independence).
i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini
sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan
pendidikan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah :
a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
21
Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian yang
terkait.
2.11.2 Database
Menurut (Linda, 2004), Database adalah suatu susunan atau kumpulan data oparasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode
tertentu mengunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal
yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada
penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan
data, isoalasi data untuk standarisasi, multile user (banyak pemakai), dan masalah
keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data).
2.11.3 Database Management System (DBMS)
Menurut (Linda, 2004), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data., menghapus data,
dan melaporkan data dalam basis data.
2.11.4 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan Gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut (Jogiyanto, 2006)
desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
22
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
2.11.5 Diagram Alir (Flowchart)
Menurut (Jogiyanto, 2001) bagan alir sistem merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan tentang urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam
sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir
sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak seperti
23
Tabel 2.1 Simbol Flowchart
a. Diagram Alur Dokumen (Document Flow)
Document flow adalah bagan alir dokumen atau bisa disebut juga sebagai bagan alir formulir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya. Dalam pembuatannya, document flow memiliki
Simbol Keterangan Simbol Keterangan
Dokumen Menunjukkan
Proses Manual Menunjukkan pekerjaan manual
24
ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan. Salah satunya adalah notasi-notasi
yang ada di dalamnya (Jogiyanto, 2006).
Tabel 2.2 Simbol yang terdapat di Document Flow
2.11.6 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Kendall, 2003), Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem,
yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem
No. Simbol Fungsi
1. Terminator Merupakan bentuk dari terminator simbol
yang digunakan pada awal pembuatan
document flow sebagai awal (Start) dan akhir (End)
2. Manual Process Merupakan notasi dari proses manual yang ada pada document flow. Dinyatakan
sebagai proses manual karena dalam
notasi document flow segala bentuk proses
masih belum dilakukan oleh komputer.
3. Document Merupakan notasi dari dokumen pada document flow. Notasi dokumen ini umumnya digambarkan sebagai bentuk
lain dari arsip, laporan atau dokumen
lainnya yang berbentuk kertas.
4. Decision (Keputusan)
Merupakan notasi dari suatu keputusan
dalam pengerjaan document flow. Dalam penggambaran notasi decision ini selalu menghasilkan dengan keputusan ya atau
25
yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan
untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam
sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data
berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana
data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data-data
terstruktur yang disebut DFD, penganalisis sistem dapat merepresentasi
proses-proses data di dalam organisasi. Menurut (Kendall, 2003), dalam memetakan
DFD, terdapat beberapa simbol yang digunakan yaitu:
1. External entity
Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau
memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.
Gambar 2.2 Simbol External Entity
2. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses
26
Gambar 2.3 Simbol Data Flow
3. Process
Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan.
Gambar 2.4 Simbol Process
4. Data Store
Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data.
Gambar 2.5 Simbol Data Store
2.12 Systems Development Life Cycle (SDLC)
Menurut Dennis, Wixom dan Roth (2013), dalam membangun sistem
dengan menggunakan SDLC memiliki empat fase dasar yaitu perencanaan,
analisis, desain, dan implementasi. Setiap fase itu sendiri terdiri atas serangkaian
langkah dengan mengandalkan teknik sehingga menghasilkan produk.
Flow_1 Flow_1
1 Stor_2
Idea Planning Analysis Design Impleme
ntasi
System Succes
27
a. Perencanaan
Fase perencanaan ini adalah proses dasar dalam memahami mengapa sistem
informasi harus dibuat dan menjelaskan bagaimana tim proyek akan
melakukannya.
b. Analisis
Fase analisis ini menjelaskan pertanyaan tentang siapa yang akan
menggunakan sistem, apa yang akan dilakukan sistem, dimana dan kapan sistem
tersebut digunakan. Di dalam fase ini tim proyek melakukan investigasi sistem
saat ini, mengidentifikasi adanya perbaikan, dan mengembangkan konsep untuk
sistem yang baru.
c. Desain
Fase desain ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi dengan
perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang ada. Fase ini
juga termasuk menentukan tampilan antarmuka, formulir, laporan yang akan digunakan, spesifikasi program, basis data, dan bahan-bahan yang dibutuhkan.
d. Implementasi
Fase akhir di dalam SDLC adalah fase implementasi, dimana sistem ini
sudah benar-benar dibangun. Ini adalah fase yang biasanya paling diperhatikan,
karena ini adalah bagian yang terpanjang dan termahal di dalam proses
pengembangan.
2.13 Testing Software dan Black Box Testing
Menurut (Romeo, 2003), pengujian perangkat lunak adalah proses
28
verifikasi apakah telah berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut
spesifikasi), mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari user yang sebenarnya.
verifikasi adalah adalah pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk
perangkat lunak, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi
hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi adalah melihat
kebenaran sistem, apakah proses yang telah dilakukan adalah apa yang sebenarnya
diinginkan atau dibutuhkan oleh user. Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengujian merupakan tiap-tiap aktifitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk
melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut dari perangkat lunak.
Pengujian perangkat lunak dilakukan untuk mendapatkan informasi reliable
terhadap perangkat lunak dengan cara termudah dan paling efektif, antara lain:
a. Apakah perangkat lunak telah siap digunakan?
b. Apa saja resikonya?
c. Apa saja kemampuannya?
d. Apa saja keterbatasannya?
e. Apa saja masalahnya?
f. Apakah telah berlaku seperti yang diharapkan?
29
pada spesifikasi kebutuhan dari perangkat lunak. Kategori error yang akan diketahui melalui black box testing adalah sebagai berikut:
a) Fungsi yang hilang atau tidak benar.
b) Error dari antar muka.
c) Error dari struktur data atau akses eksternal database. d) Error dari kinerja atau tingkah laku.
e) Error dari inisialisasi dan terminasi.
Pengujian didesain untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut:
a) Bagaimana validasi fungsi yang akan diuji?
b) Bagaimana tingkah laku kinerja dari sistem yang akan diuji?
c) Kategori masukan apa saja yang bagus digunakan untuk test case?
d) Apakah sebagian sistem sensitif terhadap suatu nilai masukan tertentu?
e) Bagaimana batasan suatu kategori masukan ditetapkan?
f) Sistem mempunyai toleransi jenjang dan volume data apa saja?
g) Apa saja akibat dari kombinasi data tertentu yang akan terjadi pada operasi
30 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan membahas detail mengenai analisis dan perancangan
sistem menggunakan model System Development Life Cycle (SDLC) waterfall dengan tahapan sebagai berikut:
3.1 Perencanaan
Tahapan pertama untuk metode system development life cycle (SDLC) adalah tahap perencanaan, dalam tahapan ini dilakukan survey ke lokasi SMA
Kemala Bhayangkari 3 Porong dan wawancara ke salah satu staf Tata Usaha
(Bagian Keuangan) dan Kasir di SMA tersebut.
3.1.1Studi Literatur
Studi literatur yang dilakukan dalam penelitian tugas akhir ini adalah dengan
mencari sumber ilmu melalui buku, web dan jurnal dengan tujuan untuk memperoleh pengetahuan dan wawasan mengenai merancang dan membangun
sebuah aplikasi, sehingga aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan harapan dan
tidak keluar dari tujuan. Studi literatur yang dilakukan meliputi:
a) Mencari literatur yang berhubungan dengan keuangan siswa di SMA
Kemala Bhayangkari 3 Porong
b) Mengenai biaya pendidikan atau keuangan siswa
c) Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC)
31
e) Mengenai SMS Gateway
3.1.2 Survey (Hasil Wawancaradan Observasi)
Pada tahap ini dilakukan survei tentang sistem atau proses bisnis yang sudah
ada. Survei ke sekolah ini dilakukan dengan dua cara yaitu wawancara dan
observasi. Dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, didapatkan
beberapa informasi sebagai berikut:
1. Saat ini SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong memiliki 31 kelas dengan
jumlah siswa sebanyak 1576 siswa, dengan rincian sebagai berikut:
3.1 Tabel Jumlah Siswa Periode 2015/2016
2. Jenis pembayaran siswa di SMA Kemala Bhayangkari, antara lain;
a) Biaya Registrasi Siswa Baru (sudah termasuk biaya Partisipasi bulanan
atau SPP, Partisipasi Pembangunan, Kegiatan MOS, Seragam 4 stel dan
32
b) Biaya Partisipasi bulanan atau SPP dibayar setiap bulan sebelum
tanggal yang sudah ditentukan, dan akan dikenakan denda apabila
terlambat dalam melakukan pembayaran.
c) Biaya Pembangunan/ SP/ Uang Gedung, biaya ini bisa diangsur
sebanyak 3 kali sebelum kenaikan kelas.
d) Biaya Buku, biaya bisa diangsur sebanyak 2 kali selama satu semester.
e) Biaya Daftar Ulang, siswa harus melakukan daftar ulang setelah
kenaikan kelas. Biaya daftar ulang tersebut antara lain meliputi; Biaya
Partisipasi bulanan/SPP, Komputer, PIB, OSIS, Pramuka, PMR, Alat/
Pemeliharaan Sarana, Bapor Seni/ MKKS, Laboratorium, Majalah
Student Day, Dana Sehat/ PMI.
f) Biaya Ujian Akhir Semester (UAS). Biaya ini harus dilunasi sebelum
mengikuti ujian, karena menjadi syarat pengambilan Kartu Peserta
Ujian.
3. Di dalam proses bisNIS keuangan siswa tersebut melibatkan empat entitas,
yakni, Tata Usaha (bagian keuangan), Kasir, Kepala Sekolah dan Yayasan
Kemala Bhayangkari.
4. Tata Usaha (bagian keuangan) bertugas untuk mengecek, merekap dan
membuat laporan pembayaran siswa, Kasir bertugas untuk melayani
pembayaran siswa, Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab, dan
Yayasan sebagai pengelola keuangan sekolah.
5. Pada saat transaksi pembayaran Kasir melakukan pencatatan secara manual
dan dilakukan pencatatan berulang, dan untuk menghitung keseluruhan
33
(bagian keuangan) membuat rekap pembayaran siswa dan laporan akhir
pembayaran dengan menggunakan microsoft excel, dan proses-proses tersebut cukup menyita waktu
6. Saat ini denda hanya diberlakukan untuk pembayaran SPP yaitu batas
pembayaran setiap tanggal 10, dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Pembayaran SPP lebih dari tanggal 10 s/d 20 dikenakan denda sebesar
Rp. 20.000
b) Pembayaran SPP tanggal 21 s/d 30 dikenakan denda sebesar Rp. 30.000
7. Apabila terjadi tunggakan pihak sekolah hanya memberitahu secara lisan
kepada siswa, atau disampaikan oleh Wali Kelas kepada Orang Tua Wali
Murid pada waktu pertemuan atau penerimaan rapor.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan pada saat maupun setelah proses
wawancara pada SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong. Permasalahan yang
muncul dengan menggunakan sistem saat ini antara lain sebagai berikut:
1. Bagian Kasir kesulitan dalam mencari informasi mengenai keuangan
masing-masing siswa dilihat dari banyaknya jumlah siswa di SMA Kemala
Bhayangkari 3 Porong.
2. Banyaknya jenis pembayaran, sehingga menyulitkan pihak Kasir untuk
mengelola data keuangan siswa.
3. Bagian Kasir masih harus melakukan beberapa kali proses pencatatan dalam
setiap transaksi pembayaran, masing-masing transaksi dicatat secara manual
34
4. Keterlambatan pembayaran siswa juga sering terjadi, jika siswa terlambat
membayar maka siswa tersebut akan diberitahu melalui Wali Kelas. Namun,
pemberitahuan secara lisan ini seringkali tidak disampaikan siswa kepada
orang tua mereka.
5. Proses perhitungan untuk laporan keuangan siswa secara manual
membutuhkan ketelitian serta waktu yang lama.
6. Tata Usaha (Bagian Keuangan) kesulitan dalam mengecek dan menyusun
rekap laporan keuangan siswa, baik laporan pembayaran maupun laporan
tunggakan, yang mengakibatkan keterlambatan dalam menyelesaikan
laporan yang harus diserahkan kepada Kepala Sekolah dan Pihak Yayasan
Kemala Bhayangkari.
Document Flow merupakan bagan yang menunjukkan aliran atau arus dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem secara logika.
Document flow juga menggambarkan tiap-tiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan dokumen di dalam tiap-tiap proses. Namun, proses yang
digambarkan dalam document flow adalah proses manual atau proses yang selama
ini dikerjakan SMA Kemala Bhayangkari tanpa adanya sebuah sistem yang
membantu menangani proses tersebut. Proses bisnis tersebut akan dijelaskan pada
35
36
37
38
39
40
41
1.2.2.1Kebutuhan User
Kebutuhan user pada tabel 3.2 di bawah ini adalah kebutuhan yang telah disesuaikan dan menunjang tugas–tugas user terkait dengan aplikasi keuangan siswa pada SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong. Tugas–tugas user dapat dilihat pada tabel 3.2.
3.2 Tabel Kebutuhan User
No. User Kebutuhan User
1. Tata Usaha (Bagian Keuangan)
1.1 Mengelola menu data master 1.2 Mengelola menu setting
1.3 Mengelola menu pencatatan siswa tiap kelas 1.4 Mengelola menu Generate pembayaran siswa 1.5 Mengelola menu Verifikasi pembayaran siswa 1.6 Mengelola Rekapitulasi Pembayaran
1.7 Mengelola History Pembayaran siswa 2. Kasir 2.1 Mengelola menu input data pembayaran
2.2 Mengelola perhitungan denda 2.3 Mengelola SMS gateway
2.4 Mengelola Rekapitulasi Pembayaran 2.5 Mengelola History Pembayaran siswa 3. Kepala
Sekolah SMA Kemala
Bhayangkari 3 Porong
3.1 Mengelola menu approval laporan pembayaran siswa 3.2 Dapat melihat laporan penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
3.3 Dapat melihat grafik penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
4. Yayasan SMA Kemala Bhayangkari
4.1 Dapat melihat laporan penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
4.2 Dapat melihat grafik penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
1.2.3 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional pada tabel 3.3 adalah kebutuhan fungsi yang
42
Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsional
No User Kebutuhan User Kebutuhan Fungsioanl 1. Tata Usaha
(Bagian Keuangan)
1.1 Mengelola Menu Data Master
1. Menginputkan Data User 2. Menginputkan Data Siswa 3. Menginputkan Data Jurusan
4. Menginputkan Data Tahun Ajaran 5.Menginputkan Data Jenis Pembayaran 1.2 Mengelola Menu
Setting
1. Menginputkan Setting Pembayaran 2. Menginputkan Setting Denda SPP 1.3 Mengelola Menu
Pencatatan Siswa
Menginputkan Data Pencatatan Siswa
1.4 Mengelola Menu
Melakukan History pembayaran siswa
2. Kasir 2.1 Mengelola Menu
Pengiriman sms otomatis setiap kali transaksi pembayaran siswa
Melakukan History pembayaran siswa
3. Kepala Sekolah
3.1 Mengelola Menu Approval laporan pembayaran siswa
Melakukan approval laporan pembayaran siswa
3.2 Tampil laporan penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
Dapat melihat laporan penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
3.3 Tampil grafik penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
Dapat melihat grafik penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
43
4.2 Tampil grafik penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
Dapat melihat grafik penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa
3.3 Perancangan Sistem
Setelah tahap analisis dalam tahapan model System Development Life Cycle
(SDLC)frameworkwaterfalll selanjutnya adalah pembuatan desain. Pembuatan
desain disini berupa desain solusi system yang diusulkan guna mengatasi masalah
yang ada di SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong berupa desain arsitektur, context
diagram, diagram jenjang, data flow diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), struktur tabel database, desain input output, dan desain ujicoba sistem.
3.3.1 Desain Arsitektur
Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan, tahap selanjutnya adalah
membuat desain aritektur. Pada desain arsitektur sistem yang baru tersebut
dijelaskan secara garis besar bagaimana jalannya proses bisnis dengan interaksi
44
Pada Gambar 3.7 menjelaskan tentang desain arsitektur aplikasi keuangan siswa,
yang membagi user menjadi 4 yaitu Tata Usaha (bagian keuangan) yang mempunyai hak akses untuk entri data master, setting pembayaran, setting denda,
pencatatan siswa tiap kelas, generate pembayaran, verifikasi pembayaran siswa, rekapitulasi pembayaran, dan history pembayaran siswa. Kasir memiliki hak akses
untuk melakukan input transaksi pembayaran, rekapitulasi pembayaran, history pembayaran siswa dan mengelola sms gateway. Kepala Sekolah memiliki hak akses approval pembayaran siswa dan melihat laporan pembayaran siswa begitupun juga dengan Yayasan Kemala Bhayangkari yang mempunyai hak akses
untuk dapat melihat laporan pembayaran siswa. Berdasarkan arsitektur aplikasi,
maka detil masukan, proses, dan keluaran dapat dilihat pada Gambar 3.8.
3.3.2 Blok Diagram
Pada Gambar 3.8 menjelaskan bagaimana proses yang terdapat aplikasi
keuangan siswa yaitu maintenance data master, setting pembayaran, setting denda
SPP, pencatatan siswa, generate pembayaran siswa, inputan pembayaran siswa, perhitungan denda, rekapitulasi pembayaran siswa, verifikasi pembayaran siswa,
46
47
a. Input
1) Data Jenis Pembayaran
Data jenis pembayaran adalah data yang berisi macam-macam jenis
pembayaran siswa. Data ini diinput oleh Tata Usaha (bagian keuangan). Data ini
digunakan untuk setting pembayaran, setting denda SPP dan rekapitulasi pembayaran.
2) Data Siswa
Data siswa adalah data yang berisi identitas siswa. Data ini diinput oleh Tata
Usaha (bagian keuangan). Data ini digunakan untuk proses pencatatan siswa tiap
kelas.
3) Data Jurusan
Data jurusan adalah data bidang studi yang ada di SMA Kemala
Bhayangkari. Data ini diinput oleh Tata Usaha (bagian keuangan). Data ini
digunakan untuk proses setting pembayaran dan rekapitulasi pembayaran.
4) Data Tahun Ajaran
Data tahun ajaran adalah data yang berisi periode tahun ajaran. Data ini
diinput oleh Tata Usaha (bagian keuangan). Data ini digunakan untuk proses
pencatatan siswa tiap kelas, setting denda, dan rekapitulasi pembayaran.
b. Proses
1) Setting Pembayaran
Proses Setting pembayaran digunakan untuk menetapkan berapa kali pembayaran dilakukan, dan menetapkan berapa jumlah rupiah yang harus dibayar
48
untuk melakukan generate pembayaran. Setting pembayaran ini dikelola oleh Tata
Usaha (bagian keuangan)
2) Setting Denda
Proses setting denda digunakan untuk menetapkan range tanggal denda, dan
jumlah denda yang harus dibayar. Output dari Setting denda ini digunakan untuk melakukan perhitungan denda. Setting denda ini dikelola oleh Tata Usaha (bagian
keuangan).
3) Pencatatan siswa tiap kelas
Proses Pencatatan siswa tiap kelas digunakan untuka mengelola siswa
berdasarkan kelas, proses pencatatan siswa ini dikelola oleh Tata Usaha (bagian
keuangan) dan dilakukan setiap kenaikan siswa atau apabila ada perpindahan
siswa.
4) Generate Pembayaran Siswa
Proses generate pembayaran siswa digunakan untuk mengenerate pembayaran masing-masing siswa secara otomatis, dimana masing-masing siswa
memiliki jumlah pembayaran yang berbeda-beda. Proses generate pembayaran ini
dikelola oleh Tata Usaha (bagian keuangan).
5) Input Pembayaran Siswa
Proses input pembayaran siswa digunakan untuk menginputkan pembayaran
siswa. Proses input pembayaran siswa ini dikelola oleh Kasir.
6) Perhitungan Denda
Proses perhitungan denda ini digunakan untuk menghitung secara otomatis
besarnya jumlah denda yang dikenakan pada siswa, apabila siswa melakukan
49
7) Verifikasi Pembayaran Siswa
Proses verifikasi pembayaran siswa yaitu melakukan Verifikasi hasil rekap
pembayaran siswa dengan jumlah uang yang diterima, sebelum dilakukan approve
oleh Kepala Sekolah. Proses verifikasi ini dikelola oleh Tata Usaha (Bagian
Keuangan).
8) Approval Pembayaran Siswa
Proses approval pembayaran siswa ini digunakan untuk menyetujui laporan
pembayaran siswa. Proses approval pembayaran siswa ini dikelola oleh Kepala Sekolah.
9) SMS Gateway
Proses SMS Gateway ini digunakan sebagai proses penyampaian informasi
peringatan sebelum jatuh tempo kepada orang tua/ wali murid, apabila siswa
tersebut belum melakukan pembayaran sebelum tanggal batas pembayaran
berupa notifikasi SMS
Output
1) Rekapitulasi Pembayaran
Proses rekapitulasi pembayaran siswa yaitu hasil rekap pembayaran
per-kelas. Proses rekapitulasi pembayaran ini dikelola oleh Tata Usaha (Bagian
Keuangan) dan Kasir.
2) Laporan Penerimaan dan Tunggakan Pembayaran Siswa
Laporan penerimaan dan tunggakan pembayaran siswa ini menampilkan
rincian jumlah nominal peneriman dan tunggakan pembayaran seluruh siswa.
50
3) SMS Sebelum Jatuh Tempo
SMS sebelum jatuh tempoini berisi peringatan pemberitahuan sebelum jatuh
tempo kepada siswa yang belum melakukan transaksi pembayaran kepada orang
tua/ wali murid.
3.3.3 System Flow (Alir Sistem)
Pada sub-bab ini akan dijelaskan tentang alur yang ada di dalam sistem
sesuai dengan kebutuhan fungsional yang telah dibuat sebelumnya. Pada alir
sistem ini (System Flow) terdapat data masukkan, proses, serta output yang akan dihasilkan pada setiap fungsi. Untuk membuat aplikasi keuangan siswa pada SMA
Kemala Bhayangkari 3 Porong dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses
dan ketentuan yang berlaku pada SMA Kemala Bhayangkari 3 Porong. Berikut
penjelasan system flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi keuangan siswa ini.
A. System Flow Mengelola Login
Pada System flow mengelola login berfungsi untuk membagi hak akses tiap
user. User dibagi menjadi 4 yaitu Tata Usaha (Bagian Keuangan), Kasir, Kepala Sekolah, dan Yayasan Kemala Bhayangkari. Setiap user diharuskan memasukkan
51
B. System Flow Mengelola Data Master User
Pada system flow mengelola data user dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola data siswa maka diperlukan proses memasukkan data secara manual
yaitu input id user, password, jabatan, aktif user. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel data user. Sistem juga dapat menampilkan data user yang diambil dari tabel data user. Desain system flow mengolah data user dapat dilihat pada Gambar 3.10.
C. System Flow Mengelola Data Master Siswa
Pada system flow mengelola data siswa dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola data siswa maka diperlukan proses memasukkan data secara manual
yaitu NIS, nama siswa, jenis kelamin, jurusan, telpon orang tua/wali murid dan
status. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel
siswa. Sistem juga dapat menampilkan data siswa yang diambil dari tabel siswa.
52
53
54
55
D. System Flow Mengelola Data Master Jurusan
Pada system flow mengelola data jurusan dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola data jurusan maka diperlukan proses memasukkan data secara manual
yaitu nama jurusan dan status. Setelah itu, sistem akan melakukan proses
penyimpanan ke dalam tabel jurusan. Sistem juga dapat menampilkan data jurusan
yang diambil dari tabel jurusan. Desain system flow mengolah data jurusan dapat dilihat pada Gambar 3.12.
E. System Flow Mengelola Data Master Tahun Ajaran
Pada system flow mengelola data tahun ajaran dijelaskan bahwa untuk dapat
mengelola data tahun ajaran maka diperlukan proses memasukkan data secara
manual yaitu input tahun ajaran, semester dan status. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel tahun ajaran. Sistem juga dapat
menampilkan data tahun ajaran yang diambil dari tabel tahun ajaran. Desain
system flow mengolah data tahun ajaran dapat dilihat pada Gambar 3.13.
F. System Flow Mengelola Data Master Jenis Pembayaran
Pada system flow mengelola data jenis pembayaran dijelaskan bahwa untuk
dapat mengelola data jenis pembayaran maka diperlukan proses memasukkan data
secara manual yaitu input nama jenis pembayaran. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel jenis pembayaran. Sistem juga
dapat menampilkan data jenis pembayaran yang diambil dari tabel jenis
56
57
58
59
G. System Flow Setting Pembayaran
System flow setting pembayaran dimulai dari Tata Usaha (Bagian Keuangan) memilih menu Setting pembayaran, lalu sistem akan menampilkan data setting pembayaran. Tata Usaha (Bagian Keuangan) dapat menambahkan data setting pembayaran baru atau mengubah Setting pembayaran yang sudah ada.
Pada system flow setting pembayaran dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola setting pembayaran diperlukan beberapa proses yaitu pilih tahun ajaran, jurusan, jenis pembayaran, grade, dan input nominal. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel setting pembayaran. Sistem juga dapat menampilkan data setting pembayaran yang diambil dari tabel setting pembayaran. Desain system flow Setting pembayaran dapat dilihat pada Gambar 3.15.
H. System Flow Detil Setting Pembayaran
60
I. System Flow Setting Denda
System flowsetting denda dimulai dari Tata Usaha (Bagian Keuangan) memilih menu Setting denda, lalu sistem akan menampilkan data setting denda. Tata Usaha (Bagian Keuangan) dapat menambahkan data setting denda baru atau
mengubah setting denda yang sudah ada. Pada system flow Setting denda dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola setting denda diperlukan beberapa proses
yaitu pilih jenis pembayaran, tahun ajaran, dan grade. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel setting denda. Sistem juga dapat menampilkan data setting denda yang diambil dari tabel settingdenda. Desain system flow setting denda dapat dilihat pada Gambar 3.17.
J. System Flow Detil Setting Denda
System flow detil setting denda dimulai dari Tata Usaha (Bagian Keuangan) memilih menu tab detil Setting denda, lalu sistem akan menampilkan data detil setting denda. Tata Usaha (Bagian Keuangan) dapat menambahkan data
detil setting denda baru atau mengubah detil setting denda yang sudah ada. Pada
system flow Setting denda dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola detil setting denda diperlukan beberapa proses yaitu input periode denda, dan nilai denda. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel detil
setting denda. Sistem juga dapat menampilkan data detil setting denda yang diambil dari tabel detil settingdenda. Desain system flow detil setting denda dapat
61
K. System Flow Pencatatan Siswa
System flow pencatatan siswa kelas dimulai dari Tata Usaha (Bagian Keuangan) memilih menu pencatatan siswa kelas, lalu sistem akan menampilkan
data pencatatan siswa tiap kelas. Tata Usaha (Bagian Keuangan) dapat
menambahkan data pencatatan siswa kelas baru atau mengubah pencatatan siswa
tiap kelas yang sudah ada. Pada system flow pencatatan siswa kelas dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola pencatatan siswa kelas diperlukan beberapa proses
yaitu pilih tahun ajaran, jurusan, kelas, dan dilanjutkan dengan memilih siswa.
Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke dalam tabel anggota
kelas. Sistem juga dapat menampilkan data anggota kelas yang diambil dari tabel
anggota kelas. Desain system flow pencatatan siswa tiap kelas dapat dilihat pada Gambar 3.19.
L. System Flow Generate Pembayaran
System flow Generate pembayaran siswa dimulai dari Tata Usaha (Bagian Keuangan) memilih menu Generate pembayaran siswa, lalu sistem akan menampilkan form Generate pembayaran siswa. Pada system flow Generate pembayaran siswa dijelaskan bahwa untuk dapat melakukan Generate pembayaran maka terlebih dahulu memilih tahun ajaran, jurusan dan kelas maka
akan secara otomatis melakukan Generate dan disimpan ke dalam tabel pembayaran. Sistem juga dapat menampilkan data pembayaran yang diambil dari
62
63
64
65
66
67
68
M. System Flow Pembayaran Siswa
System flow pembayaran siswa dimulai dari Kasir memilih menu pembayaran siswa, lalu sistem akan menampilkan form pembayaran siswa. Pada system flow pembayaran siswa dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola transaksi pembayaran siswa dilakukan beberapa proses yaitu menginputkan NIS, dan
memilih jenis pembayaran. Maka sistem akan melakukan akumulasi denda secara
otomatis, lalu user memilih telah dibayar. Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke tabel pembayaran. Sistem juga secara otomatis mengirim
notifikasi sms apabila siswa sudah melakukan pembayaran. Desain system flow transaksi pembayaran siswa dapat dilihat pada Gambar 3.21.
N. System Flow Rekapitulasi Pembayaran
System flow rekapitulasi pembayaran dimulai dari Tata Usaha (Bagian Keuangan) atau Kasir memilih menu rekapitulasi pembayaran, lalu sistem akan
menampilkan form rekapitulasi pembayaran. Pada system flow rekapitulasi pembayaran dijelaskan bahwa untuk dapat mengelola rekapitulasi pembayaran
dilakukan beberapa proses yaitu memilih tahun ajaran, dan jenis pembayaran.
Setelah itu, sistem akan melakukan proses penyimpanan ke tabel rekapitulasi
pembayaran. Sistem juga dapat menampilkan data rekapitulasi pembayaran yang
diambil dari tabel rekap. Desain system flow mengelola rekapitulasi pembayaran dapat dilihat pada Gambar 3.22.
69
Tata Usaha (Bagian Keuangan) memilih menu verifikasi pembayaran siswa, lalu
sistem akan menampilkan data rekap. Selanjutnya Tata Usaha (Bagian Keuangan)
mengecek apakah data rekap pembayaran siswa tersebut sudah sesuai. Setelah itu,
Tata Usaha (Bagian Keuangan) melakukan verifikasi bahwa data rekap tersebut
70
71
72
