LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH SIDOARJO
Disusun oleh :
Nama : ERZA PRADIPTA MADANA NIM : 07.41010.0151
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
STIKOM
ABSTRAK
Pemerintah kabupaten Sidoarjo merupakan pusat pemerintahan untuk daerah kota Sidoarjo yang salah satunya adalah mengatur, memonitoring dan mengevaluasi segala proses pengadaan dari APBD Pemerintah Kabupaten Sidoarjo untuk setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di Pemerintahan Kabupaten Sidoarjo, mulai dari pengadaan barang maupun pengadaan yang bersifat jasa dan melalui proses lelang online untuk pemilihan penyedia barang / jasa.
Dalam pelaksanaan pengadaan barang jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo melalui 3 tahap proses, yaitu proses lelang pengadaan barang, pemilihan pemenang lelang, dan rekap pengadaan barang jasa. Keseluruhan proses ini dilakukan secara online terkecuali pada proses rekap pengadaan barang jasa, pada proses ini masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Ms.Word. dan mengakibatkan proses pengerjaan yang lama dan sering terjadi data yang sama dalam laporan pengadaan barang jasa tersebut.
Oleh karena itu dibuatlah sebuah Sistem Informasi Pengadaan Barang Jasa yang mampu melakukan rekap laporan pengadaan barang jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo yang berbasis desktop. Dalam hal ini sistem tersebut mampu memberikan Informasi Rekap Laporan Pengadaan yang benar dan cepat tanpa perlu menggunakan koneksi internet.
STIKOM
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pengadaan barang jasa di Kabupaten Sidoarjo membuat sibuk Pemerintah Kabupaten Sidoarjo. Terutama pada pengadaan barang jasa yang bersamaan di tiap - tiap Satuan Kerja Perangkat Daerah(SKPD). Kesekretariatan Kabupaten Sidoarjo menjadi ujung utama dalam proses pengadaan barang maupu jasa, khususnya dalam proses rekap data pengadaan barang jasa yang merupakan laporan yang diperlukan untuk dilaporkan kepada Badan Pemeriksa Keuangan(BPK). Laporan yang dihasilkan haruslah akurat dan tidak boleh terjadi kesalahan sebab apabila terjadi kesalahaan dapat dikategorikan sebagai penemuan penggelembungan harga atau penyalahgunaan anggaran keuangan. Hasil Laporan yang diberikan kepada Badan Pemeriksa Keuangan(BPK) dilakukan sekali dalam setiap tahunnya.
Pengadaan barang / jasa, yang saat ini sering terjadi kesalahan dalam laporan yang dihasilkan karena data - data tidak terstruktur dengan rapi serta laporan yang tidak efektif dan efisien. Hal ini bukan hanya menyulitkan bagi Badan Pemeriksa Keuangan(BPK) yang menerima hasil laporan saja akan tetapi juga menyulitkan pegawai yang melakukan inputan data. Dalam agenda kerja yang ada di bagian telekomunikasi dan informatika adalah sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa pemerintah sidoarjo, merupakan sebuah sistem
STIKOM
barang/jasa di Pemerintahan Kabupaten Sidoarjo. Karena sistem kepanitiaan yang diambil tidak hanya dari 1(satu) Satuan Kerja Perangkat Daerah(SKPD) saja melainkan dari beberapa Satuan Kerja Perangkat Daerah(SKPD) dan tidak menutup kemungkinan lebih dari 1(satu) orang dari 1(satu) Satuan Kerja Perangkat Daerah(SKPD) serta 1(satu) orang dari 1(satu) Satuan Kerja Perangkat Daerah(SKPD) bisa terpilih kedalam beberapa kepanitiaan pengadaan barang/jasa, sering terjadinya kesalahan penulisan yang terjadi didalam laporan kepanitiaan yang ada di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
Selain itu, terjadi pula kesalahan data - data laporan kepanitiaan dan laporan pengadaan barang/jasa yang ada di sistem online dengan sistem offline, yaitu terjadinya data yang sama dimasukkan sebab di taraf kecamatan masih belum adanya jaringan internet. Dan hasil laporan pengadaan yang dibuat memakan waktu yang lama sebab pelaporan masih menggunakan sistem manual Ms.Exel sehingga dilakukan pekerjaan yang diulang. Adapun kekurangan dari sistem manual yaitu waktu pengerjaan yang kurang efisien yang disebabkan lamanya pemasukkan data transaksi dan data master yang banyak dan memakan waktu yang lama untuk melakukan pembuatan laporan Pengadaan barang jasa.
Berdasarkan laporan atas masalah diatas maka dapat dibuat suatu identifikasi masalah yaitu otomasi sistem transaksi data offline pengadaan barang jasa di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo dan laporan pengadaan barang/jasa di Pemerintah Sidoarjo. Diperlukan suatu sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa yang mampu melakukan inputan secara terkomputerisasi dan
STIKOM
dan membuat laporan dengan waktu yang cepat, yang kegunaan sistemnya hampir sama dengan sistem online mulai dari kepanitian barang/jasa, data master pengadaan barang/jasa, hingga pembuatan laporan yang cepat dan akurat untuk kepala bagian.
Untuk alasan tersebut, maka akan dibuat sebuah sistem yang akan menangani proses input data kepanitiaan pengadaan barang/jasa dan laporan kepanitiaan,laporan pengadaan barang/jasa pada Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, y a i t u “ S I S T E M I N F O R M A S I P E N G A D A A N B A R A N G / J A S A D I PEMERINTAH SIDOARJO”.
Dengan adanya sistem informasi tersebut, diharapkan akan dapat informasi transaksi pengadaan barang jasa dan laporan pengadaan barang jasa di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo yang berbasis sistem offline secara akurat dan dapat menyediakan laporan kepada pimpinan bagian dengan tepat dan akurat sehingga dapat meningkatkan kinerja dari Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana membuat sistem pengadaan barang/jasa di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
2. Bagaimana membuat sistem yang dapat melakukan penyimpanan data transaksi pengadaan barang jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo dengan
STIKOM
sistem offline yang ada di Pemerintah pusat dengan kecamatan / bagian yang tidak memiliki koneksi internet.
3. Bagaimana membuat sistem offline yang dapat menghasilkan laporan pengadaan barang/jasa maupun laporan kepanitiaan pengadaan barang/ jasa.
1.3 Batasan Masalah
Untuk memberi arah yang jelas dalam permasalahan ini makan dibutuhkan batasan masalah sebagai berikut:
1. Sistem hanya digunakan oleh Pemerintah Kabupaten Sidoarjo yang tidak memiliki koneksi internet.
2. Sistem pengadaan barang/jasa Pemerintah Sidoarjo hanya menangani master data pengadaan barang jasa dengan database offline Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, pembuatan laporan kepanitiaan pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo dan pembuatan laporan pengadaan barang/jasa Pemerintah Sidoarjo.
3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 2010 dan Database yang digunakan adalah SQL Server 2008.
STIKOM
1.4 Maksud dan Tujuan
Maksud dari pembuatan laporan ini adalah untuk memudahkan bagian pemerintah yang tidak menggunakan koneksi internet untuk melakukan monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa Pemerintah Sidoarjo serta meningkatkan efektifitas kinerja pegawai negeri Pemerintah Kabupaten Sidoarjo serta kecepatan dalam mencetak laporan pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
Tujuan dari pembuatan laporan kerja praktek di Bagian Telekomunikasi dan Informatika Sidoarjo adalah:
1. Merancang dan membangun sistem pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
2. Membuat sistem informasi yang mampu menyimpan data master pengadaan barang jasa dan data transaksi pengadaan barang jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
3. Membuat sistem informasi yang mampu menghasilkan laporan pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo yang secara tepat dan akurat.
1.5 Kontribusi
Terkait dengan tujuan diatas, maka beberapa kontribusi yang bisa diberikan bagi Bagian Telekomukasi dan Informatika Sidoarjo adalah sebagai berikut:
1. Ide dan saran dalam prosedur pengadaan barang/jasa Pemerintah
STIKOM
2. Aplikasi sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo yang diimplementasikan di Bagian yang menangani pengadaan barang/jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kerja praktek Sistem Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Sidoarjo adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan disebutkan pada perumusan masalah, batasa masalah yang menjelaskan tentang batasan - batasan dari sistem yang dibuat sehingga tidak menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan dari kerja praktek adalah merancang dan membangun aplikasi program, kontribusi yang dapat diberikan daripembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan sistematika penulisan laporan Kerja Praktek.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan tentang sejarah perusahaan secara umum dari kapan berdirinya perusahaan pelopor pendirinya suatu perusahaan, dimana lokasi berdirinya, bergerak di bidang apa dan sampai mengapa didirikannya, mempunyai visi misi untuk dapat sukses dan berkembang, serta berisi tentang struktur organisasi pada perusahaan
STIKOM
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan sistem informasi monitoring dan evaluasi. landasan tori dibagi menjadi 3(tiga) hal, yaitu landasan teori tentang ilmu yang meliputi pengertian sistem informasi kemudian tentang rekapitulasi, otomatisasi, Sistem Basis Data, Flow Chart, Power Designer, Visual
Basic .Net, DevExppress Reporting, Data Flow Diagram (DFD) &
Entity Relationship Diagram (ERD), Interaksi Manusia dan Komputer, serta pengadaan barang dan jasa.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab ini berisi penjelasan tentang jenis model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi Sistem Flow, Context Diagram, HIPO, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan Physical Database.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini terdiri dari 2(dua) sub bab yaitu kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang rangkuman dari hasil seluruh pembatasan masalah, sedangkan tentang harapan - harapan sebagai penyusun dan kemungkinan dari pengembangan sistem yang dibuat menuju arah lebih baik.
STIKOM
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Bagian Telekomunikasi dan Informatika adalah bagian Satuan Kerja Perangkat Daerah(SKPD) Pemerintah Sidoarjo yang menangani segala perihal tentang perangkat lunak dan perangkat keras yang ada di Pemerintah Sidoarjo, yang dipimpin oleh Kepala Bagian Telekomunikasi dan Informatika selaku pimpinan utama dari sub bagian yang ada di Bagian Telekomunikasi dan Informatika Pemerintah Sidoarjo.
Bagian Telekomunikasi dan Informatika merupakan bagian dari pemerintah Sidoarjo yang tergolong masih baru dengan segudang banyak masalah yang harus dihadapi seperti halnya diperlukannya beberapa software yang harus dibuat untuk mempermudah dan meningkatkan pelayanan pemerintah Sidoarjo yang sangat berpengaruh terhadap kinerja pegawai negeri sipil yang cenderung lebih lambat sistem kerjanya.
Salah satu aspek yang sedang dibicarakan adalah sistem pelelangan online untuk tander-tander pengadaan barang jasa yang ada di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, yang cenderung dinilai masih tertutup. Sehingga diperlukan suatu sistem yang menunjang keterbukaan sistem pelelangan pengadaan barang jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo. Disamping itu pemerintah Sidoarjo juga masih terkendala sistem online tiap - tiap Satuan Kerja Perangkat Daerah(SKPD) yang
STIKOM
2.2 Visi dan Misi Perusahaan 2.2.1 Visi
“Sidoarjo Sejahtera, Mandiri dan Berkeadilan” 2.2.2 Misi
Untuk mewujudkan visi pembangunan Sidoarjo 2010 - 2015 tersebut, ditempuh melalui misi - misi yang tujuan akhirnya adalah kesejahterhaan seluruh masyarakat Sidoarjo, “Sidoarjo Sejahtera, Mandiri dan Berkeadilan” dijabarkan ke dalam delapan misi utama yang dijalankan secara berkesinambungan dan sinergi, yang memfokuskan pada pengembangan sektor - sektor ekonomi dan pengembangan sumber daya manusia sebagai basis pembangunan kemakmuran masyarakat Sidoarjo yang mandiri. Selapan misi utama tersebut adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan kualitas Sumberdaya Manusia untuk mewujudkan masyarakat yang memiliki daya saing dalam menghadapi tantangan global.
2. Menumbuhkan kembangkan potensi sektor industri, perdagangan, pariwisata, pertanian, perikanan, UMKM dan Koperasi secara optima yang berwawasan lingkungan guna meningkatkan taraf hidup masyarakat.
3. Meningkatkan tatanan kehidupan masyarakat yang berkepribadian, beriman serta dapat memelihara kerukunan, ketentraman, dan ketertiban.
4. Mendorong peran serta masyarakat dalam pembangunan yang berkelanjutan dengan prinsip pembangunan berbasis masyarakat dan kesetaraan gender.
STIKOM
6. Mendorong tumbuh kembangnya iklim investasi untuk mencapai kesejahteraan dan kemakmuran masyarakat.
7. Meningkatkan kualitas dan pelestarian lingkungan hidup yang berkelanjutan. 8. Menumbuhkan ilim demokrasi yang sehat, santun serta menjunjung tinggi
norma dan etika masyarakat.
2.3 Logo Pemerintah Kabupaten Sidoarjo
Logo dari Pemerintah Kabupaten Sidoarjo dapat dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Logo Pemerintah Kabupaten Sidoarjo
STIKOM
2.4 Struktur Organisasi
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Telekomunikasi Dan Informatika Dinas Telekomunikasi dan Informatika terdiri dari 1 Kepala Bagian yang membawahi 15 Pegawai Negeri Sipil yang terbagi atas 2 Kepala Sub Bagian Pengembangan Teknologi Informasi Dan Kepala Bagian Sub Pelayanan Teknis. yang keduanya membawahi masing-masing 4 Staff dan 9 Staff.
Kepala Bagian Telematika
KaSubBag. Pelayanan Teknis
Staff Staff Staff Staff
Staff Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Staff Staff
KaSubBag. Pengembangan TI
STIKOM
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Sistem Informasi
Hartono (1989 : 1), Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur -
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama - sama untuk melakukan
kegiatan atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu.
Dengan kata lain sistem merupakan suatu urutan kejadia atau perilaku
yang saling berkaitan satu dengan yang lain dan tidak dapat saling melepaskan
atau berdiri sendiri. Sistem juga sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi
atau badan usaha. Oleh karena itu pembuatan atau mendesain sistem dibutuhkan
orang yang sudah ahli dan berpengalaman di bidang informasi dan sistem.
Hartono (1989 : 8), Informasi adalah data yang diolah menjadi benruk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan
bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banya. Sehingga perlu
untuk diolah lebih lanjut. Karena pada saat ini, para pembuat keputusan
memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang
sedang dijalankan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor
kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.
Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem
informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
STIKOM
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. (Hartono, 1989 : 11)
3.2 Rekapitulasi
Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan
karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan - kegiatan dalam
perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan. Dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “Rekapitulasi adalah ringkasan isi
atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan.”. Menurut Mintorogo dan
Sedarmayanti (1992 : 41) “Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkas data
sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan
tenaga tangan atau bantua suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah
rumus, atau pola tertentu.”. Rekapitulasi juga berfungsi sebagai penyampai
informasi.
3.3 Otomatisasi
Otomatisasi dalam bahasa inggris disebut automation memiliki padanan
kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products
N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic
equipment to save mental and manual labour(penggunaan peralatan otomasi
untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the
manufacture of a product through its successive stages (kendali otomasi dalam
STIKOM
memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanichal caracter to
(menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize
mengandung makna 1) equip with a computer, instaal a computer in
(menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by
computer(menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer).
Uraian definisi otomasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi
yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja
sistematis. Otomasi akan berdampak pada pengurangan tenaga manusia, yang
tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri.
3.4 Sistem Basis Data
Linda (2004:1), Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan
mengelola record menggunakan komputer untuk menyimpan atau mereka serta
memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga
mampu menyediakan informasi secara optimal yang diperlukan pemakai untuk
proses mengambil keputusan. Dalam Konsep dasar sistem basis data terdapat 4
komponen yang terdiri dari :
1. Data : Data didalam sebuah basis data dapat disimpan secara
terintegrasi(Integrated dan data dapat dipakai secara bersama).
2. Hardware : Hardware terdiri dari semua peralatan komputer yang
digunakan pengelolaan sistem basis data.
3. Software : Software berfungsi sebagai perantara (interface) antara
STIKOM
4. User : User berfungsi sebagai yang mengakses basis data.
Kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya disebut
DBMS. Bahasa yang terdapat di dalam Database Management System, yaitu :
1. Data Definition Language(DDL) atau memanipulasi data sebagai yang
diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat. DDL adalah pola
schema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus.
2. D a t a M a n i p u l a t i o n L a n g u a g e( D M L ) a d a l a h b a h a s a y a n g
memperbolehkan pemakai mengakses atau memanupulasi data. DML
dapat mengambil informasi yang tersimpan dalam basis data,
menyisipkan informasi baru atau menghapus informasi dari basis data.
A. Kelebihan Sistem Basis Data
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas
data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
8. Data bersifat mandiri (dataindependence).
STIKOM
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan
data dan pemeliharaan keselarasan data.
B. Kekurangan Sistem Basis Data
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.
3.5 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram(DFD) sering digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau baru yang telah dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (H.M.
Jogiyanto, 1989:700). Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di
dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu DFD juga merupakan
gambaran dari sistem yang baik. Adapun beberapa simbol yang sering dipakai
dalam DFD yang ditunjukkan pada Gambar 3.1.
STIKOM
Gambar 3.1 Simbol - simbol pada Data Flow Diagram
1. Simbol Entitas Eksternal
Entitas Ekternal atau kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada
di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output
dari sistem. Entitas Eksternal disimbolkan dengan notasi kotak
2. Simbol Proses
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa
lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.
3. Simbol Aliran Data
Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di
antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity).
STIKOM
Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem.
4. Simbol Data Store
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal
sebagai berikut, sebagai gambaran:
1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
4. Suatu tabel acuan manual.
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal
paralel yang tertutup di salah satu ujungnya
3.5.1 Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.
Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan external entity apa
saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan
arus data yang keluar.
3.5.2 Data Flow Diagram Level 0
Merupakan diagram yang berada diantara Context Diagram dan Diagram
Level 1 serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan
dalam Diagram Level 0 ada proses utama dari sistem serta hubungan Entity,
Proses, Alur Data, dan Data Store.
STIKOM
3.5.3 Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini
dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di
DFD level 0 dan tidak dapat diuraikan lagi.
3.6 Power Designer
Power designer merupakan salah satu macam software yang digunakan
untuk mengembangkan aliran data yang terjadi sehingga dapat dengan mudah
diketahui alur yang akan digunakan. Software lain yang juga dapat digunakan
adalah Microsoft Visio. Dengan visio dapat dilakukan proses design alur aliran
data, tetapi hanya terbatas penggambaran saja dan tidak ada proses lanjutan.
Beberapa kelebihan yang dimiliki oleh Power Designer jika dibandingkan
dengan software sejenis lainnya adalah adanya proses pengecekan terhadap
kesalahan alur analisa aliran data dan juga dapat dilakukan proses generate untuk
dilakukan proses selanjutnya.
Power Designer dapat digunakan untuk membuat berbagai macam diagram,
pada umumnya adalah diagram aliran data (DFD) dan diagram relasi dari tabel
entity (ERD). Proses lanjutan yang dapat di-generate adalah penjabaran aliran
data menjadi lebih mendetil, serta merubah relasi antar table yang masih berupa
konsep (CDM) menjadi ke berupa fisik (PDM).
Model ERD atau Conceptual Data Model(CDM) : model yang dibuat
berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar
dinamakan entitas (entity)serta hubungan (relationship) antara entitas - entitas itu.
STIKOM
Model Relasional atau Physical Data Model (PDM) : model yang
menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara
data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom di mana setiap kolom
memiliki nama yang unik.
3.7 Visual Basic .Net 2010
Visual Basic. Net 2010 merupakan salah satu produk untuk pengembangan
aplikasi dari Microsoft. Aplikasi yang dapat dikembangkan untuk Visual
Basic.Net 2010 salah satunya adalah aplikasi database. Untuk aplikasi database
ini, Visual Basic.Net mempunyai komponen pendukung, yaitu ADO.NET.
ADO.NET adalah teknologi akses data universal terbaru berdasarkan prinsip
tanpa koneksi (connectionless principle) yang didesign untuk mempermudah
batasan koneksi yang dahulunya harus diperhatikan ketika membuat aplikasi
terdistribusi. Aplikasi hanya terhubung ke database untuk beberapa saat guna
mengakses atau update data, kemudian diputus. Data yang diakses dapat disimpan
pada salah satu objek ADO.NET, yaitu pada Dataset atau Dataview. Keuntungan
dari disconnected architecture ialah mampu menangani lebih banyak pengguna.
Kelebihan lain data yang disimpan di Dataset berada di memori dan berformat
XML.
Dalam ADO.NET tersedia beberapa provider yang dapat digunakan untuk
mengakses suatu database, contohnya SQL Data Provider untuk mengakses
database SQL Server, Oledb Data Provider untuk mengakses database Microsoft
Access dan Oracle Data Provider untuk mengakses database Oracle.
STIKOM
3.8 DevExpress Reporting
merupakan software yang digunakan untuk pembuatan laporan. Dengan cara
mengkoneksikan nama tabel yang akan dibuat laporannya. setelah tampilan data
ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang
diinginkan.
3.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entity dan
relasinya. Seperti halnya DFD, ERD pun sangat diperlukan untuk mempermudah
perancangan sistem karena melalui ERD dapat dilihat bentuk database yang
digunakan.
ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggukan bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali
untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu
departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu
pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel
terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini
merupakan yang paling seing digunakan. Misalnya suatu pekerjaan
STIKOM
hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen
dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa
record pada satu tabel terhubung dengan record pada tabel lain. Misalnya
satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu
pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.
3.10 Interaksi Manusia dan Komputer
Suatu Sistem Informasi yang baik tentunya harus mempertimbangkan
interaksi antara pengguna dan program yang dibuat. Di sinilah pentingnya
penerapan ilmu Interaksi Manusia dan Komputer.
Menurut Rizky (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah
sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem
komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang
faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan
dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga
manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga
bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan
kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta
keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
STIKOM
Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain
organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala
dan produktifitas.
3.11 Pengadaan Barang dan Jasa
Definisi menurut Bastian, I. (2010:1263) dalam bukunya yang berjudul
Akuntansi Sektor Publik suatu pengantar, menjelaskan bahwa: “pengadaan barang
dan jasa pemerintah, yaitu perolehan barang, jasa, dan pekerjaan publik dalam
cara dan waktu tertentu yang menghasilkan nilai terbaik bagi pemerintah serta
masyarakat”.
Berdasarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010
(2010:2) dalam bukunya yang berjudul Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Bagian Pertama Pasal 1 menyatakan bahwa:
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut pengadaan
barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh kementerian/
lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai
dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk
memperoleh barang/jasa.
Berdasarkan ketiga definisi di atas maka penulis menyimpulkan bahwa
pengadaan barang/jasa merupakan kegiatan memperoleh barang/jasa dengan cara
STIKOM
dan waktu tertentu yang sudah ada aturan untuk sehinnga bisa menghasilkan
barang/jasa dengan baik bagi pemerintah maupun masyarakat.
STIKOM
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Prosedur Kerja Praktek
Kegiatan kerja praktek ini dilakukan dengan melalui 2 proses tahapan yaitu pertama, mementukan perusahaan yang akan ditetapkan sebagai tempat serta observasi masalah untuk melaksanakan kerja praktek dan mengurus ijin kerja praktek. Kedua, melakukan kerja praktek di perusahaan itu sendiri selama 30 hari.
Menentukan perusahaan yang akan menjadi tempat kerja praktek dilakukan oeleh Penulis sangat berpengaruh terhadap bobot dari hasil kerja yang akan didapatkan, sebab pemilihan perusahaan tidak dilakukan secara acak akan tetap dengan mempertimbangkan tingkat kesulitan pelaksanaan kerja praktek. Setelah menentukan perusahaan, kemudian diteruskan dengan pengurusan ijin kerja praktek dari pihak STIKOM Surabaya kepada pihak Perusahaan, dengan surat ijin kerja dari STIKOM Surabaya kepada Perusahaan dan surat balasan dari Perusahaan yang didalamnya memberikan keterangan bahwa Penulis diterima atas pelaksanaan kerja praktek kepada STIKOM Surabaya
Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek ini, pendekatan terhadap permasalahan yang dilakukan adalah dengan mempelajari data dan informasi yang sesuai dengan aplikasi yang dibuat. Data dan Informasi yang diperlukan diperoleh dari berbagai sumber terkait untuk memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini.
STIKOM
1. Observasi
Mengadakan pengamatan secara langsung untuk mengetahui proses berjalan di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo khususnya pada bagian SKPD yang terkait didalam pembuatan program. Ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahu langkah - langkah apa yang dilakukan oleh tiap - tiap SKPD untuk mengembangkan kinerja dari pemerintahan Sidoarjo. Penulis melakukan observasi mulai tanggal 9 Januari 2012 hingga 8 Februari 2012.
2. Wawancara
Mengadakan tanya jawab tentang masalah yang dihadapi dengan bagian Telekomunikasi dan Informatikan dan Kepala Bagian Bagian Pembangunan yang bersangkutan kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi. Secara resmi penulis melakukan wawancara tersebut dapat dilakukan setiap saat.
3. Studi kepustakaan
Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan kegiatan kerja praktek dan perancangan aplikasi. Penulis melakukan studi kepustakaan ini selama proses kerja praktek berlangsung.
4.2 Perancangan Sistem
Kerja praktek ini menghasilkan perangkat lunak / software sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa Pemerintah Kabupaten Sidoarjo dan laporan pengadaan barang jasa yang dikembangkan dengan interface yang
STIKOM
Sidoarjo ini digunakan untuk memanajemen data pengadaan barang jasa yang dilakukan di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo sehingga dapat tertata dengan rapi dan mudah, sehingga dapat tercapai peningkatan kinerja pegawai di tiap SKPD.
Permasalahan yang ada pada beberapa SKPD yang ada di Pemerintah Kabupaten Sidoarjo adalah belum adanya koneksi internet untuk mengelola pengadaan barang jasa di SKPD tersebut dan membuat laporan rekapitulasi pengadaan barang jasa yang ada selama 1 kali APBD dilakukan. Sebagai solusinya, diperlukan langkah - langkah dibawah ini :
a.Menganalisa dan mendesain sistem. b.Mengimplementasikan sistem.
c.Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem.
Ketiga langkah tersebut dilakukan agar dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini.
4.2.1 Menganalisa dan Mendesain Sistem
Menganalisa sistem merupakan tahapan awal dalam membuat sistem baru. Analisa dilakukan dengan wawancara dan mencari informasi seputar tentang pengadaan barang jasa di pemerintahan Sidoarjo.
Setelah mendapatkan informasi dari bagian Telekomunikasi dan Informatika dan Kepala Bagian Pembangunan, maka diketahui masalah utama adalah belum adanya koneksi internet di beberapa SKPD sehingga terjadi kesulitan masalah pengelolaan data pengadaan barang jasa yang dilakukan SKPD
STIKOM
Kemudian langkah selanjutnya adalah desain sistem yang merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Langkah - langkah desain sistem adalah merancang Contect Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel serta mendesain input output untuk
dibuat aplikasi selanjutnya.
Didalam Context Diagram terdapat External Entity dan prosess - proses yang terjadi dari aliran sistem yang ada. Pendesain kemudian menyusun secara lengkap masing - masing proses beserta file - file yang dibutuhkan pada DFD. File yang terdapat pada DFD digunakan sebgai acuan membuat ERD dan struktur tabel.
Langkah terakhir adalah mendesign input output dan menyempurnakan item - item yang ada. Pendesain membuat input dan Master. Seperti data pegawai
negeri sipil, data master pengadaan barang / jasa dan data pengadaan barang jasa. Inputan yang lain yaitu data pada transaksi proses pengadaan barang jasa. Inputan tersebut membutuhkan design form yang digunakan untuk memasukkan data-datanbya seperti siapa pemenang penyelia pengadaan barang jasa, harga pagu pengadaan, harga perkiraan sementara, nomor sk pengadaan, nama panitia pengadaan dan lain sebagainya.
A. Proses Pengadaan Barang Jasa
Pada proses pengadaan barang jasa, dimulai dari pelelangan online yang dihandle oleh Bagian LPSE, dari proses tersebut di dapat inputan untuk sistem monitoring yakni penyelia, no.SK Pengadaan, No.SK Panitia pengadaan, nama
STIKOM
B. Desain Database
Dari penjelasan diatas maka dapat dibuat database uang meliputi Data Flow Diagram(DFD) yang terdiri dari Context Diagram dan DFD level 0, Entity
Relationship Diagram yang terdiri dari PDM dan CDM, serta struktur tabel database yang ada, yang akan digambarkan sebagai berikut :
B.1 Data Flow Diagram
Berikut ini adalah Data Flow Diagram Sistem Pengadaan Barang Jasa
Pemerintah Sidoarjo, dari sinilah kita bisa mengetahui flow data yang ada didalam sistem yang terstruktur. Dalam perancangan sistem informasi penggunaan DFD adalah suatu cara yang mungkin harus digunakan, hal ini disebabkan supaya dapat mempermudah dalam memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan ataupun badan usaha.
a. Context Diagram
Context Diagram Sistem Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah Sidoajo ini terdiri dari 9 entitas (bagian), yaitu Bagian Kepegawaian Daerah, Bagian Umum, Bagian Hukum, Bagian Keuangan, Bagian Panitia Pengadaan Barang Jasa, Bagian Supplier Barang Jasa, Bagian SKPD, Bagian LKPP, dan yang terakhir adalah Pegawai Negeri Sipil. kesembilan entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan. Sebagai contoh, Badan Kepegawaian Daerah memberikan data pegawai negeri sipil yang memiliki sertifikasi kepada sistem kemudian sistem memberikan data rekapitulasi
STIKOM
pegawai negeri sipil bersertifikat kepada bagian LKPP dalam bentuk data rekap PNS lulus ujian sertifikat dan data pegawai negeri sipil.
Gambar 4.1 Context Diagram
!
STIKOM
b. Data Flow Diagram level 0
Dari Contect Diagram diatas apabila di decompose akan menghasilkan Data FLow Diagram level 0 ini menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat
[image:33.595.51.548.176.729.2]dalam Sistem Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah Sidoarjo. Adapun gambar dari Data Flow Diagram level 0 ini dapat dilihat pada Gambar 4.2.
!
STIKOM
B.2 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan pemrosesan dan hubungan data-data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan kebutuhan data secara keseluruhan. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh siste yang disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model(PDM).
a. CDM (Conceptual Data Model)
Sebuah Conceptual Data Model (CDM), merupakan gambaran dari struktur logik dari sebuah basis data. Dalam CDM ini menggambarkan relasi antar yang satu dengan tabel yang lain seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.3.
STIKOM
Gambar 4.3 Conceptual Data Model
b. PDM (Physical Data Model)
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). PDM merupakan representasi fisik dari database. Karena disini tipe data dari elemen-elemen data sudah dimunculkan Pada PDM yang tertera pada gambar telah menunjukkan adanya relasi antar rabel. Adapun gambar dari PDM ini dapat dilihat pada Gambar 4.4.
STIKOM
Gambar 4.4 Physical Data Model
B.3 Struktur Tabel
Struktur tabel pada sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa pemerintah Sidoarjo dan laporan pengadaan barang jasa pada Pemerintah Sidoarjo memiliki database yang terdiri dari tabel. Tabel - tabel tersebut memiliki struktur
STIKOM
tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang lengkap bagi pengguna sistem. Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel :
a. Tabel
Untuk mempermudah pengelolaan file basis data, digunakan Microsoft Access 2007. Sistem informasi Administrasi Gudang ini menggunakan satu buah file basis data bernama monev.sql.
1. Nama tabel : PNS
Fungsi : Menyimpan data PNS Primary Key : ID_PNS
Foreign Key : ID_ANGGOTAPANITIA, ID_JABPPBJ, ID_SERTIFIKASI, ID_JABATAN, ID_SKPD, ID_PANGKAT
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi
ID_PNS Varchar 8 ID PNS
NAMA Varchar 50 Nama PNS
ID_ANGGOTAPANITIA Varchar 5 ID Anggota Panitia
ID_JABPPBJ Varchar 4 ID Jabatan Pengadaan BJ
ID_SERTIFIKASI Varchar 4 ID Sertifikas
ID_JABATAN Varchar 4 ID Jabatan SKPD
ID_SKPD Varchar 4 ID SKPD
STIKOM
[image:37.595.58.553.177.740.2]ID_PANGKAT Varchar 4 ID Pangkat SKPD Tabel 4.1 Tabel PNS
2. Nama tabel : SKPD
Fungsi : Menyimpan Data Nama SKPD Primary key : ID_SKPD
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi
ID_SKPD Varchar 4 ID SKPD
NAMA_SKPD Varchar 25 Nama SKPD
Tabel 4.2 Tabel SKPD
3. Nama tabel : JABATAN_SKPD
Fungsi : Menyimpan Data Nama Jabatan SKPD Primary key : ID_JABATAN
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_JABATAN Varchar 4 ID Jabatan SKPD
NAMA_JABATAN Varchar 25 Nama Jabatan SKPD
Tabel 4.3 Tabel JABATAN_SKPD
STIKOM
4. Nama tabel : SERTIFIKASI
Fungsi : Menyimpan Data Nama Sertifikasi Primary key : ID_SERTIFIKASI
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_SERTIFIKASI Varchar 4 ID Nama Sertifikasi
SERTIFIKASI Varchar 25 Nama Sertifikasi
TGL_AWAL Datetime - Tanggal Awal Sertifikasi
TGL_AKHIR Datetime - Tanggal Akhir Sertifikasi
Tabel 4.4 Tabel SERTIFIKASI
5. Nama tabel : PANGKAT
Fungsi : Menyimpan Data Nama Pangkat Primary key : ID_PANGKAT
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_PANGKAT Varchar 4 ID Pangkat
NAMA_PANGKAT Varchar 25 Nama Pangkat
Tabel 4.5 Tabel PANGKAT
STIKOM
6. Nama tabel : KETUAPANITIA
Fungsi : Menyimpan Data Nama Ketua Panitia Primary key : ID_KETUAPANITIA
Foreign key : ID_PNS
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_KETUAPANITIA Varchar 4 ID Ketua Panitia BJ
NAMA_KETUA Varchar 100 Nama Ketua Panitia BJ
ID_PNS Varchar 8 ID PNS
Tabel 4.6 Tabel KETUAPANITIA
7. Nama tabel : ANGGOTA_PANITIA
Fungsi : Menyimpan Data Nama Anggota Panitia Primary key : ID_ANGGOTAPANITIA
Foreign key : ID_KETUAPANITIA
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_ANGGOTAPANITIA Varchar 5 ID Anggota Panitia BJ
NAMA Varchar 100 Nama Anggota Panitia BJ
ID_KETUAPANITIA Varchar 4 ID Ketua Panitia
Tabel 4.7 Tabel ANGGOTA_PANITIA
STIKOM
8. Nama tabel : JABATAN_PPBJ
Fungsi : Menyimpan Data Nama Jabatan Panitia BJ Primary key : ID_JABPPBJ
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_JABPPBJ Varchar 4 ID Jabatan Panitia BJ
NAMA_JABPPBJ Varchar 25 Nama Jabatan Panitia BJ
Tabel 4.8 Tabel JABATAN_PPBJ
9. Nama tabel : PANITIA_PBJ
Fungsi : Menyimpan Data Nama Panitia BJ Primary key : ID_PANITIA
Foreign key : ID_KETUAPANITIA
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_PANITIA Varchar 5 ID Panitia BJ
NAMA_PANITIA Varchar 100 Nama Panitia BJ
ID_KETUAPANITIA Varchar 4 ID Ketua Panitia
Tabel 4.9 Tabel PANITIA_PBJ
10. Nama tabel : METODE_KUALIFIKASI
STIKOM
Primary key : ID_METODEKUALIFIKASI Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_METODEKUALIFIKASI Varchar 4 ID Metode Kualifikasi
METODEKUALIFIKASI Varchar 100 Nama Metode Kualifikasi
Tabel 4.10 Tabel METODE_KUALIFIKASI
11. Nama tabel : JENIS_PBJ
Fungsi : Menyimpan Data Jenis Pengadaan Barang Jasa Primary key : ID_JENISPBJ
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID-JENISPBJ Varchar 4 ID Jenis Pengadaan BJ
NAMA_PBJ Varchar 25 Nama Pengadaan BJ
Tabel 4.11 Tabel JENIS_PBJ
12. Nama tabel : SUMBER_DANA
Fungsi : Menyimpan Data Jenis Sumber Dana Primary key : ID_SUMBERDANA
STIKOM
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_SUMBERDANA Varchar 4 ID Sumber Dana
SUMBERDANA Varchar 50 Nama Sumber Dana
Tabel 4.12 Tabel SUMBER_DANA
13. Nama tabel : SISTEM_PENGADAAN
Fungsi : Menyimpan Data Sistem Pengadaan BJ Primary key : ID_SISTEMPENGADAAN
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_SISTEMPENGADAAN Varchar 4 ID Sistem Pengadaan
SISTEMPENGADAAN Varchar 50 Nama Sistem Pengadaan
Tabel 4.13 Tabel SISTEM_PENGADAAN
14. Nama tabel : SISTEM_EVALUASI
Fungsi : Menyimpan Data Sistem Evaluasi Primary key : ID_SISTEMEVALUASI
Foreign key :
-STIKOM
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_SISTEMEVALUASI Varchar 4 ID Sistem Evaluasi
SISTEMEVALUASI Varchar 50 Nama Sistem Evaluasi
Tabel 4.14 Tabel SISTEM_EVALUASI
15. Nama tabel : JENIS_USAHA
Fungsi : Menyimpan Data Jenis Usaha Primary key : ID_JENIS_USAHA
Foreign key :
-Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_JENIS_USAHA Varchar 25 ID Jenis Usaha
NAMA_USAHA Varchar 500 Nama Jenis Usaha
Tabel 4.15 Tabel JENIS_USAHA
16. Nama tabel : METODE_PENYAMPAIAN
Fungsi : Menyimpan Data Metode Penyampaian Primary key : ID_METODEPENYAMPAIAN
Foreign key :
-STIKOM
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_METODEPENYAMPAIAN Varchar 4 ID Jenis Usaha
METODEPENYAMPAIAN Varchar 100 Nama Metode Penyampaian
Tabel 4.16 Tabel METODE_PENYAMPAIAN
17. Nama tabel : PESERTA
Fungsi : Menyimpan Data Peserta Pengadaan BJ Primary key : ID_PESERTA
Foreign key : ID_JENIS_USAHA
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi ID_PESERTA Varchar 4 ID Peserta
ID_JENIS_USAHA Varchar 25 ID Jenis Usaha
NAMA_PESERTA Varchar 100 Nama Peserta Pengadaan
NAMA_PERUSAHAAN Varchar 200 Nama Perusahaan
KOTA Varchar 50 Kota
PROPINSI Varchar 50 Propinsi
Tabel 4.17 Tabel PESERTA
STIKOM
18. Nama tabel : PENGADAANBJ
Fungsi : Menyimpan Data Transaksi Pengadaan Barang Jasa Primary key : ID_PBJ
Foreign key : ID_PESERTA, ID_SUMBERDANA, ID_SISTEMPENGADAAN,
ID_METODEKUALIFIKASI,
ID_METODEPENYAMPAIAN, ID_PANITIA, ID_JENISPBJ
Nama Field Tipe Ukuran
Field Deskripsi
ID_PBJ Varchar 10 ID Pengadaan Barang Jasa
ID_PESERTA Varchar 4 ID Peserta
ID_SUMBERDANA Varchar 4 ID Sumber Dana
ID_SISTEMPENGADAAN Varchar 4 ID Sistem Pengadaan
ID_SISTEMEVALUASI Varchar 4 ID Sistem Evaluasi
ID_METODEKUALIFIKASI Varchar 4 ID Metode Kualifikasi
ID_METODEPENYAMPAIAN Varchar 4 ID Metode Penyampaian
ID_PANITIA Varchar 5 ID Panitia Pengadaan BJ
ID_JENISPBJ Varchar 4 ID Jenis Pengadaan
NAMA_PBJ Varchar 200 Nama Pengadaan BJ
TAHUN Datetime - Tahun Pengadaan BJ
STIKOM
TGL_PENGUMUMAN Datetime - Tanggal Pengumuman BJ TGL_PEMASUKAN_DOKUMEN_P
RAKUALIFIKASI Datetime
-Tanggal Pemasukan Dok Prakualifikasi
N Datetime - Tanggal Pengumuman Nilai
TGL_PEMASUKAN_DOKUMEN Datetime - Tanggal Pemasukan Dok
TGL_PEMBUKAAN_PENAWARANDatetime - Tanggal Pembukaan Penawaran
TGL_PENETAPAN_PEMENANG Datetime - Tanggal Penetapan Pemenang
TGL_SPPBJ Datetime - Tanggal SPPBJ
TGL_BA_SERAH_TERIMA Datetime - Tanggal Serah Terima
NOMOR_KONTRAK Varchar 4 Nomor Kontrak Pengadaan
TGL_KONTRAK Datetime - Tanggal Kontrak Pengadaan
PESERTA_MENDAFTAR_LELANG Varchar 4 Peserta Mendaftar Lelang MEMASUKKAN_DOKUMEN_PRA
PASCA_KUALIFIKASI Varchar 4
Status Memasukkan Dok Pra dan Pasca Kualifikasi JMLH_LULUS_PRA_KUALIFIKAS
I Varchar 4
Jumlah Peserta Lolos Pra Kualifikasi
MEMASUKKAN_DOKUMEN_PEN
AWARAN Varchar 4
Status Memasukkan Dok Penawaran
PENGUMUMAN_PENGADAAN Varchar 500 Macam - Macam
Pengumuman Pengadaan HPS Integer - Harga Perkiraan Sementara
NILAI_KONTRAK Integer - Nilai Kontrak Pengadaan
HARGA_PAGU Integer - Harga Pagu
STIKOM
E_PROC Varchar 2 Status E - Procement
Tabel 4.18 Tabel PENGADAANBJ
B.4 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.
a. Form Login
Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan dijalankan. Pada halaman ini Admin sebagai user sistem memasukkan username dan password kemudian menekan tombol login. Apabila username
dan password tersebut sudah benar maka user dapat membuka halaman yang lainnya. Desain form login dapat dilihat pada Gambar 4.5.
! !
! !
! Username ! :
! Password!: LOGO
Submit
STIKOM
b. Form Menu Utama
Menu utama terbagi menjadi dua, yaitu halaman utama user Admin dan user Ketua dan Anggota. untuk user Admin menu yang ditampikan antara lain : Sub Menu Master Data, Sub Menu Sertifikasi, dan Menu logout. Sedangkan untuk user Ketua dan Anggota menu yang ditampilkan antara lain : Sub Menu Masterdata Bagian Penyedia / Rekanan, Sub Menu Sertifikasi, Sub Menu Pengadaan Barang/Jasa, Sub Menu Laporan Pengadaan Barang Jasa. Desain Form Menu Utama user Admin dapat dilihat pada Gambar 4.6 , dan form Menu Utama user Ketua dan Anggota dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Master Data
Sertifikasi
User
STIKOM
[image:49.595.41.538.135.712.2]Gambar 4.7 Desain Menu Utama user Ketua dan Anggota
c. Form View Data
Form ini digunakan untuk melihat data yang tersimpan didalam database, data yang ditampilkan berdasarkan menu yang dipilih oleh user, sehingga dapat memudahkan user untuk merubah ataupun menambahkan data yang diinginkan. Desain form View Data dapat dilihat pada gambar 4.8.
Master Data
Sertifikasi
Pengadaan Barang Jasa
Laporan Pengadaan
User
STIKOM
Gambar 4.8 Desain Form View Data d. Form Master
Form master ini digunakan untuk perubahan data master. Data master tersebut merupakan tabel - tabel master dari sistem, antara lain : master sertifikasi, master pangkat, master jabatan SKPD, master jabatan PPBJ, master sumber dana, master sistem pengadaan, master metode pemilihan kualifikasi, master metode penyampaian dokumen, master sistem evaluasi, master SKPD, master penyedia/ rekanan, master jenis usaha, master PNS besertifikat, master panitia. Desain form
Master Data
Sertifikasi
Pengadaan Barang Jasa
Laporan Pengadaan
User
Baru Ubah Hapus
STIKOM
untuk form master pangkat, Gambar 4.11 untuk form master jabatan SKPD, Gambar 4.12 untuk form master jabatan PPBJ, Gambar 4.13 untuk form master sumber dana, Gambar 4.14 untuk form master sistem pengadaan, Gambar 4.15 untuk form master metode pemilihan kualifikasi, Gambar 4.16 untuk form master metode penyampaian dokumen, Gambar 4.17 untuk form master sistem evaluasi, Gambar 4.18 untuk form master SKPD, Gambar 4.19 untuk form master penyedia/rekanan, Gambar 4.20 untuk form master jenis usaha, Gambar 4.21untuk form master PNS besertifikat, Gambar 4.22 untuk form master panitia.
d.1 Desain Form Master Sertifikasi
Gambar 4.9 Desain Form Master Sertifikasi
Form ini digunakan untuk melakukan entry data sertifikasi kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama sertifikasi, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
! ID Sertifikasi!!:
! Kualifikasi! !:
! Masa Berlaku!:
Save Update Delete
STIKOM
d.2 Desain Form Master Pangkat
Gambar 4.10 Desain Form Master Pangkat
Form ini digunakan untuk melakukan entry data pangkat kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama pangkat, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
d.3 Desain Form Master Jabatan SKPD
Gambar 4.11 Desain Form Master Jabatan SKPD
Form ini digunakan untuk melakukan entry data jabatan SKPD kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama jabatan SKPD, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
! ID Pangkat! !:
! Pangkat! !:
Save Update Delete
! ID Jabatan! !:
! Jabatan! !:
Save Update Delete
STIKOM
d.4 Desain Form Master Jabatan PPBJ
Gambar 4.12 Desain Form Master Jabatan PPBJ
Form ini digunakan untuk melakukan entry data jabatan SKPD kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama jabatan SKPD, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
d.5 Desain Form Master Sumber Dana
Gambar 4.13 Desain Form Master Sumber Dana
Form ini digunakan untuk melakukan entry data sumber dana kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama sumber dana, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
! ID Jabatan! !:
! Jabatan! !:
Save Update Delete
! ID Sumber Dana!:
! Sumber Dana!:
Save Update Delete
STIKOM
d.6 Desain Form Master Sistem Pengadaan
Gambar 4.14 Desain Form Master Sistem Pengadaan
Form ini digunakan untuk melakukan entry data sistem pengadaan kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama sistem pengadaan, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
d.7 Desain Form Master Metode Pemilihan Kualifikasi
Gambar 4.15 Desain Form Master Metode Pemilihan Kualifikasi
Form ini digunakan untuk melakukan entry data metode pemilihan kualifikasi kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama metode pemilihan kualifikasi, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
! ID Sistem Pengadaan :
! Sistem Pengadaan! :
Save Update Delete
! ID Metode! !:
! Metode! !:
Save Update Delete
STIKOM
d.8 Desain Form Master Metode Penyampaian Dokumen
Gambar 4.16 Desain Form Master Metode Penyampaian Dokumen
Form ini digunakan untuk melakukan entry data jabatan SKPD kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama jabatan SKPD, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
d.9 Desain Form Master Sistem Evaluasi
Gambar 4.17 Desain Form Master Sistem Evaluasi
Form ini digunakan untuk melakukan entry data sistem evaluasi kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama sistem evaluasi, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
! ID Metode! !:
! Metode! !:
Save Update Delete
! ID Sistem Evaluasi!:
! Sistem Evaluasi!:
Save Update Delete
STIKOM
d.10 Desain Form SKPD
Gambar 4.18 Desain Form Master SKPD
Form ini digunakan untuk melakukan entry data SKPD kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama SKPD, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
d.11 Desain Form Master Penyedia/Rekanan
Gambar 4.19 Desain Form Master Penyedia/Rekanan ! ID SKPD! !:
! SKPD!! !:
Save Update Delete
! ID Penyedia/Rekanan!:
! NPWP! ! !:
! Nama Perusahaan! !:
! Bentuk Usaha! !:
! Alamat! ! !:
! Kota! ! ! !:
! Propinsi! ! !:
Save Update Delete
STIKOM
Form ini digunakan untuk melakukan entry data penyedia rekanan kedalam database. Pada form ini dapat diisikan data - data penyedia rekanan, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
d.12 Desain Form Master Jenis Usaha
Gambar 4.20 Desain Form Master Jenis Usaha
Form ini digunakan untuk melakukan entry data jenis usaha kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama jenis usaha, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
! ID Jenis Usaha !:
! Jenis Usaha! !:
Save Update Delete
STIKOM
d.13 Desain Form Master PNS
Gambar 4.21 Desain Form Master PNS Besertifikat
Form ini digunakan untuk melakukan entry data master PNS besertifikat kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama master PNS besertifikat, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
! ID PNS ! !:
! Nama!! !:
!
! SKPD!! !:
! Jabatan! !:
! Pangkat! !:
! Jabatan PPBJ!:
! Sertifikasi! !:
Save Update Delete
STIKOM
d.14 Desain Form Master Panitia
Gambar 4.22 Desain Form Master Panitia
Form ini digunakan untuk melakukan entry data master panitia kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama master panitia, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
B.5 Form Transaksi Pengadaan Barang Jasa
Desain form transaksi pengadaan barang jasa ini adalah gambaran umum proses transaksi pencatatan pada sistem informasi monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa pemerintah kabupaten Sidoarjo. Transaksi tersebut antara lain adalah pencatatan pengadaan barang, pengadaan jasa konstruksi, pengadaan
! ID Panitia ! !:
! Ketua Panitia!:
!
! Nama Kepanitian!:
! SKPD!! !:
! Tahun!! ! :
! Tanggal SK! !:
! No.SK!! !:
! Berlaku sampai!:
Save Update Delete
STIKOM
jasa konsultasi, dan pengadaan jasa lainnya. Desain form transaksi dapat dilihat pada Gambar 4.23.
Gambar 4.23 Desain Form Pengadaan Barang
Form ini digunakan untuk melakukan entry data pengadaan barang kedalam database. Pada form ini dapat diisikan nama data pengadaan barang, kemudian melakukan pengeditan pada form tersebut sesuai dengan kebutuhan.
Nama Perusahaan! :! ! ! Tgl Pemenang!:
Id Pengadaan! ! :! ! ! Tgl SPBJ!: !
Sumber Dana! ! :! ! ! No. Kontrak!:
Sistem Pengadaan! :! ! ! Tgl Kontrak!:
Sistem Evaluasi! ! :! ! ! Daftar Lelang!:
Metode Kualifikasi! :! ! ! Pasca Kualifikasi!:
Metode Penyampaian! :! ! ! Jml Lulus!:
Nama Panitia! ! :! ! ! Dok.Penawaran!:
Jenis PBJ! ! :! ! ! Pengumuman!:
Nama PBJ! ! :! ! ! HPS! !:
Tahun PBJ! ! :! ! ! Nilai Kontrak!:
Tgl Pengumuman! :! ! ! Harga Pagu!:
Tgl Prakualifikasi!! :! ! ! Sisa Kontrak!:
Tgl Pemasukan Dokumen!:! ! ! E - Proc! !:
Tgl Pmbukaan Penawaran:
Save Update Delete
STIKOM
f. Form Laporan
Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi. Laporan ini terdiri 4 macam laporan, antara lain : laporan pengadaan barang, laporan pengadaan jasa konstruksi, laporan pengadaan jasa konsultasi dan laporan pengadaan jasa lainnya. Desain form laporan dapat dilihat pada Gambar 4.27 untuk form laporan pengadaan barang, Gambar 4.28 untuk desain form laporan pengadaan jasa konstruksi, Gambar 4.29 untuk desain form laporan pengadaan jasa konsultasi, dan Gambar 4.30 untuk desain form laporan pengadaan jasa lainnnya.
Laporan Pengadaan Barang
STIKOM
[image:62.595.49.515.216.706.2]4.2.2 Implementasi Sistem
Sistem yang dipergunakan untuk dapat menjalankan program Sistem Monitoring dan Evaluasi Pengadaan Barang Jasa Pemerintah Sidoarjo sebagai berikut.
a.Software Pendukung
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 2. Microsoft Visual Basic .NET 2010 3. SQL Express 2008
4. Devexpress 2011 5. Power Designer 6 b.Hardware Pendukung
1. Micorprocessor Pentium IV atau lebih tinggi
2. VGA denga resolusi 800 x 600 atau lebih tinggi dan mendukung Microsoft Windows
3. RAM 256 Mb atau lebih tinggi 4.2.3 Pengoperasian Program
Dalam sub ini akan dijelaskan langkah -langkah pengoperasian program aplikasi sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa.
1. Login
Inilah halaman yang pertama kali akan ditampilkan ketika user menjalankan aplikasi sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa Pemerintah Sidoarjo. Pada menu login, user harus terbagi menjadi dua yaitu user admin dan Ketua/Anggota. Yang nantinya setiap user akan berbeda menu lanjutannya. Form login dapat dilihat pada Gambar 4.32.
STIKOM
Gambar 4.32 Login
Agar bisa masuk kedalam sistem informasi sistem monitoring dan evaluasi pengadaan barang jasa Pemerintah Sidoarjo, user yang telah ditentukan diatas.
2. Menu Utama
Menu utama ini akan muncul ketika user berhasil masuk ke dalam aplikasi. Terdapat 2 model menu utama yang tersedia, yaitu menu utama untuk user admin dan menu utama untuk user ketua/anggota. untuk menu utama user admin terdapat 15 menu master, yaitu : Sertifikasi, Pangkat, Jabatan SKPD, Jabatan PPBJ, Sumber dana, Sistem pengadaan, Metode pemilihan kualifikasi, Metode penyampaian dokumen, Sistem evaluasi, SKPD, Penyedia / Rekanan, Jenis usaha, PNS besertifikat, Panitia, dan Logout. Sedangkan untuk menu utama user ketua/ anggota terdapat 12 menu, yaitu : Penyedia / Rekanan, PNS Besertifikat, Panitia, Pengadaan barang, Jasa konstruksi, Jasa Konsultasi, Jasa lainnya, Laporan pengadaan barang, Laporan jasa konstruksi, Laporan jasa konsultasi, Laporan jasa lainnya, dan Logout. Kedua menu utama tersebut dapa dilihat pada Gambar 4.33 untuk menu utama user admin dan Gambar 4.34 untuk user ketua/anggota.
STIKOM
Gambar 4.33 Menu Utama user admin
Pada form ini menunjukkan pilihan menu utama dengan login user Admin, terdapat Menu strip master sertifikasi, master pangkat, master Jabatan SKPD, Master Jabatan PPBJ, Master Sumber Dana, Master Sistem Pengadaan, Master Metode Pemilihan Kualifikasi, Master Penyampaian Dokumen, Master Sistem Evaluasi, Master SKPD, Master Penyedia/Rekanan, dan Master Jenis Usaha.
STIKOM
Gambar 4.34 Menu utama user ketua/anggota
Pada form ini menunjukkan pilihan menu utama dengan login user Ketua/ Anggota. Terdapat menu strip Master Penyedia/Rekanan, PNS Besertifikat, Panitia, Pengadaaan Barang, Jasa Konstruksi, Jasa Konsultasi, Jasa Lainnya, Laporan Pengadaan Barang, Laporan Jasa Konstruksi, Laporan Jasa Konsultasi, Laporan Jasa Lainnya, dan Logout.
STIKOM
3. Form Master
Untuk form master hanya bisa diakses dengan menggunakan user admin. Terdapat 15 menu Master. Menu master dapat dilihat pada Gambar 4.35.
Gambar 4.35 Menu Master a. Master Sertifikasi
Pilih menu sertifikasi untuk mengakses form ini. Form ini digunakan untuk maintain data sertifikasi. Untuk menambah, merubah, ataupun menghapus data, user dapat memilih menu new, edit, atau remove pada menu strip maka akan muncul window utility baru seperti pada Gambar 4.36.
STIKOM
[image:67.595.43.555.158.729.2]b. Master Pangkat
Pilih menu pangkat untuk mengakses form ini. Form ini digunakan untuk maintain data pangkat. Untuk menambah, merubah, ataupun menghapus data, user dapat memilih menu new, edit, atau remove pada menu strip maka akan muncul window utility baru seperti pada Gambar 4.37.
Gambar 4.37. Utility Master Pangkat
c. Master Jabatan SKPD
[image:68.595.63.552.180.705.2]Pilih menu Jabatan SKPD untuk mengakses form ini. Form ini digunakan untuk maintain data Jabatan SKPD. Untuk menambah, merubah, ataupun menghapus data, user dapat memilih menu new, edit, atau remove pada menu strip maka akan muncul window utility baru seperti pada Gambar 4.38.
Gambar 4.38. Master Jabatan SKPD
STIKOM
d. Master Jabatan PPBJ
Pilih menu Jabatan PPBJ untuk mengakses form ini. Form ini digunakan untuk maintain data Jabatan PPBJ. Untuk menambah, merubah, ataupun menghapus data, user dapat memilih menu new, edit, atau remove pada menu strip maka akan muncul window utility baru seperti pada Gambar 4.39.
Gambar 4.39. Master Jabatan PPBJ e. Master Sumber Dana
[image:69.595.45.545.178.686.2]Pilih menu Sumber Dana untuk mengakses form ini. Form ini digunakan untuk maintain data Sumber Dana. Untuk menambah, merubah, ataupun menghapus data, user dapat memilih menu new, edit, atau remove pada menu strip maka akan muncul window utility baru seperti pada Gambar 4.40.
Gambar 4.41. Master Sumber Dana
STIKOM
f. Master Sistem Pengadaan
Pilih menu Sistem Pengadaan untuk mengakses form ini. Form ini digunakan untuk maintain data Sistem Pengadaan. Untuk menambah, merubah, ataupun menghapus data, user dapat memilih menu new, edit, atau remove pada menu strip maka akan muncul window utility baru seperti pada Gambar 4.41.
Gambar 4.42. Master Sistem Pengadaan
g. Master Metode Pemilihan Kualifikasi
Pilih menu Metode Pemilihan Kualifikasi untuk mengakses form ini. Form ini digunakan untuk maintain data Metode Pemilihan Kualifikasi. Untuk menambah, merubah, ataupun menghapus data, user dapat memilih menu new, edit, atau remove pada menu strip maka akan muncul window utility baru seperti pada Gambar 4.43.
STIKOM
[image:70.595.66.552.182.721.2]h. Master Metode Penyampaian Dokumen
Pilih menu Metode Penyampaian Dokumen untuk mengakses form ini.
