1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kerja Praktek
Untuk beradaptasi dengan kamajuan jaman, dimana semua pekerjaan hari-hari ini sebagian besar berhubungan dengan teknologi informasi dan komputer baik sebagai media pembantu maupun sebagai objek bisnis utama, maka diperlukan seorang analis dan programer untuk membuat suatu sistem informasi dan aplikasi, karena dengan sistem informasi dan aplikasi yang dibuat akan sangat memudahkan dan menunjang kegiatan usaha.
2
pengarsipan dalam bentuk softcopy, pengarsipan dokumen hanya seadanya yang biasanya terdapat pada direktorat atau bagian yang menangani data atau dokumen tertentu yang disimpan dalam bentuk softcopy maupun hardcopy dan tidak secara khusus dan serius menangani dokumen arsip tersebut, padahal secara tidak disadari dokumen arsip itu penting sebagai bahan acuan dan sebagai dokumen cadangan yang sewaktu-waktu dicari dan diperlukan, disamping itu pencarian dokumen arsip dalam bentuk softcopy yang merepotkan karena tidak terpusat dan terpisah-pisah berdasarkan direktorat atau bagian yang menangani dokumen tersebut dan arsip dalam bentuk hardcopy yang pencariannya secara manual dapat memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak sehingga menyebabkan tidak efektif dan tidak efisien dalam hal pencarian dokumen arsip disamping itu keamanan data dokumen arsip tidak terjamin.
3 1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
a. Identifikasi Masalah
Dari Latar Belakang yang telah dijelaskan sebelumnya maka dapat diidentifikasikan permasalahanya sebagai berikut :
1) Pengarsipan dokumen tidak tertangani dengan baik.
2) Proses pencarian data arsip (softcopy) yang tidak praktis dan merepotkan karena tidak terpusat.
3) Keamanan dokumen arsip yang bersifat rahasia terancam.
b. Rumusan Masalah
Berdasarkan Identifikasi Masalah diatas, maka dapat diambil rumusan masalahnya yaitu: Bagaimana merancang suatu aplikasi baru terutama dalam menangani pengarsipan di Dana Pensiun Telkom yang dapat meningkatkan kinerja bagian Pengarsipan di Officer – II Pengelolaan Data & Mutasi pada Direktorat Kepesertaan.
1.3. Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
4
mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan,
Adapun yang menjadi tujuan dari kerja praktek ini adalah :
Untuk Mahasiswa :
1. Membekali mahasiswa dengan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja sebagai persiapan guna penyesuaian diri dalam dunia kerja dan lingkungan masyarakat.
2. Mengembangkan sikap profesionalisme dalam bekerja.
3. Meluaskan pandangan mahasiswa terhadap jenis-jenis kerja yang ada dibidang yang bersangkutan atau tempat kerja praktek dengan segala peraturan yang ditetapkan ditempat kerja.
4. Memantapkan mahasiswa dalam berdisiplin waktu dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang dikerjakan.
5. Memperoleh umpan balik dari dunia kerja untuk memantapkan dan mengembangkan bakat.
6. Mendapatkan ilmu baru yang sebelumnya belum pernah di dapat selama perkuliahan.
Tujuan Khusus untuk Mahasiswa :
5
2. Untuk membuat sistem pengarsipan (Aplikasi) usulan pada Dana Pensiun Telkom
Untuk Perusahaan :
1. Mendapatkan masukan-masukan dari peserta kerja praktek dalam memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan sesuai dengan bidang keilmuan yang dimiliki oleh mahasiswa.
2. Membantu perusahaan dalam bidang pengembangan maupun penyelesaian masalah yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.
3. Sebagai salah satu sarana pertimbangan bagi perusahaan dalam hal penilaian kualitas mahasiswa yang pada akhirnya berhubungan pada penerimaan tenaga kerja baru yang fresh graduate.
1.4. Metode Pengembangan Sistem
Metode Pengembangan Sistem yang digunakan adalah Metode Waterfall, Menurut Tata Sutabri dalam bukunya Analisis Sistem Informasi menjelaskan bahwa: waterfall adalah setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan [Sut03].
6
digunakan yaitu waterfall, dimana tahapan-tahapan tersebut harus dilakukan sesuai prosedur sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara berurutan.
Gambar 1.1 Waterfall [Sut03]
Sumber : Roger Presman, 2008
1.5. Batasan Masalah
Batasan- batasan masalah ,antara lain :
1. Hanya membahas sistem pengarsipan sistem digital (softcopy) di Officer – II Pengelolaan Data & Mutasi pada Direktorat Kepesertaan.
2. Hanya membahas pengarsipan dokumen arsip Data Peserta Pensiun.
3. Program yang digunakan untuk membangun Aplikasi ini adalah Menggunakan aplikasi Web (HTML,PHP,dan My SQL).
7 1.6. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Kerja Praktek dan Penelitian dilaksanakan pada Dana Pensiun Telkom yang beralamat di Jl. Surapati No.151 Bandung. Penulis bekerja pada Direktorat Kepesertaan, di Officer – II Pengelolaan Data & Mutasi.
Waktu Kerja Praktek dilaksanakan pada akhir semeseter genap (semester VI) tepatnya pada tanggal 9 Juni 2009, selama bulan Juni penulis hadir kerja praktek hanya pada hari senin sampai rabu dikarenakan masih ada jadwal kuliah sedangkan bulan setelahnya (Juli ) penulis dapat hadir di perusahaan sesuai jadwal yaitu senin sampai jumat mulai pukul 08.00 sampai pukul 17.00, sedangkan bulan Agustus hanya sesekali untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaian Laporan Kerja Praktek. Berikut adalah jadwal Akademik Penelitian Kerja Praktek :
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 1. Survei Sistem 2. Pengambilan Data 3. Analisis Sistem 4. Desain Sistem
Waktu
Aktivitas
Oktober September
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Definisi sistem menurut Jerry Fitz Gerald, Andra F. Fitz Gerald,
Warren D. Stallings, Jr., dalam bukunya yang berjudul Fundamentals of System
Analysis yang diterjemahkan oleh Jogiyanto HM mendefinisikan bahwa:
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”[Jog05]
Menurut Kusrini, dalam bukunya yang berjudul Strategi Perancangan
dan Pengelolaan Basis Data mendefinisikan bahwa:
“Sistem adalah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional
(dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara
bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu.” [Kus06]
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
suatu jaringan yang saling berhubungan dan secara bersama-sama mempunyai
9
2.1.1. Elemen sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
suatu proses sistem secara keseluruhan. Untuk lebih jelasnya, elemen sistem dapat
berupa :
1) Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem
komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan
manusia.
2) Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila
perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat
I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem
komputer.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Sebuah sistem juga mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu
yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan suatu sistem. Adapun
karakteristik sistem tersebut selain didalamnya terdapat Elemen Sistem adalah
sebagai berikut:
1. Batasan sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
10
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
2. Lingkungan luar sistem (environtment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar dari batas sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar
yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
3. Penghubung sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari
satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi
dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
4. Masukan sistem (input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem. Masukan
dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah
energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal
11
5. Keluaran sistem (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna.
6. Pengolah sistem (proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran.
7. Sasaran sistem (objective)
Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem
dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Klasifikasi Sistem terbagi menjadi:
1. Sistem abstrak (abstract system) dan Sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak
tampak secara fisik, contohnya norma kehidupan sedangkan Sistem fisik adalah
sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system) dan Sistem buatan (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,
sedangkan Sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan Sistem tak tentu (probabilistic
12
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, sedangkan Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya
tidak dapat diprediksi.
4. Sistem tertutup (closed system) dan Sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungann luarnya, sedangkan Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
[http://www.unsri.ac.id/fasilkom/old_version/dosen/dianpalupirini/materi/algo/B
AB%20I.pdf] /Klasifikasi Sistem (15/07/2009)
2.2. Pengertian Informasi
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu
obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat
sejumlah data kembali.
Menurut Andri Kristanto dalam bukunya yang berjudul Perancangan
Sistem Informasi dan Aplikasinya mendefinisikan bahwa: “Informasi merupakan
kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
13
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem
Informasi yang dimaksud dengan informasi: “Informasi merupakan proses lebih
lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah.”[Sut03]
Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa
informasi adalah hasil pemrosesan dari sejumlah data menjadi informasi yang
memiliki nilai tambah, kegunaan dan manfaat.
Fungsi informasi adalah sebagai berikut:
1. Menambah pengetahuan
2. Mengurangi ketidakpastian
3. Mengurangi resiko kegagalan
4. Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan
5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran, dan keputusan-keputusan yang
menentukan pencapaian sasaran atau tujuan.
[http://www.respati.ac.id/.../Sistem%20Informasi%20Kesehatan/Pertemuan%
20Minggu%202.ppt]/Fungsi Informasi (23/07/2009)
Deni Darmawan (2001) menjelaskan 5 ciri dari informasi yang bisa
memberikan makna bagi pengguna, diantaranya:
1) Amount of Information (Kuantitas Informasi), dalam arti bahwa informasi yang
diolah oleh suatu prosedur pengolahan informasi mampu memenuhi
kebutuhan banyaknya informasi.
2) Quality of Information (Kualitas Informasi), dalam arti bahwa informasi yang
diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan kualitas
14
3) Recency of Information (Informasi Aktual), dalam arti bahwa informasi yang
diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi
baru.
4) Relevance of Information (Informasi yang relevan atau sesuai), dalam arti
bahwa informasi yang oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi
kebutuhan informasi.
5) Accuracy of Information ( Ketepatan Informasi), dalam arti bahwa informasi
yang oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi
6) Autehnticity of Information ( Kebenaran Informasi), dalam arti bahwa informasi
yang dikelola oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan
informasi yang benar.
[http://www.e-majalah.com/deni0608.html]/Ciri Informasi (23/07/2009)
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat,
cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus
menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat
dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan
dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan,
mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang
15
Menurut Mc leod :“Sistem Informasi merupakan sistem yang
mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan
menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “.
[http://digilib.gunadarma.ac.id/go.php?...jbptgunadarma-gdl-course-2005-timpengaja-412 -]/Konsep Sistem Informasi (23/07/2009)
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan
jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilan keputusan.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai
persyaratan umum sebagai berikut :
1. harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
2. harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /
pengambilan keputusan
3. harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya
jangan diberikan
4. harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan
16
Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
1. Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian
terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak
yang sesuai
2. Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen,
keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan
3. Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu
macam operasi
4. Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan
puas terhadap sistem informasi.
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga
dengan blok bangunan (building block), yaitu :
(1) Komponen input atau komponen masukan
(2) Komponen model
(3) Komponen output atau komponen keluaran
(4) Komponen teknologi
(5) Komponen basis data
(6) Komponen kontrol atau komponen pengendalian.
Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu
kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi
17
mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan
akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan
sebagai berikut ini :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok Model (Model Block)
Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi
data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah
ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan
3. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh
5. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya,
tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
18
Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi
gangguan-gangguan terhadap sistem.
Beberapa Tahapan pembangunan Sistem Informasi antara lain :
1. Tahap Analisis Sistem
Merupakan kegiatan untuk menghasilkan laporan yang dapat menggambarkan
sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta
rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan.
2. Tahap Rancangan Sistem
Merupakan kegiatan untuk menghasilkan suatu laporan spesifikasi dari
bentuk-bentuk keluaran dan masukan serta spesifikasi teknis perangkat lunak
yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji
informasi yang dibutuhkan.
3. Tahap Implementasi Sistem
Merupakan kegiatan untuk menghasilkan suatu laporan hasil pembangunan
atau pengembangan sistem informasi yang sudah diterapkan di dalam
organisasi atau instansi yang bersangkutan, sebagai produk akhir dalam proses
pengembangan sistem, yang berisi pedoman mengenai petunjuk
pengoperasian dari sistem yang diimplementasikan. [Sut03]
2.4. Metode analisis dan Perancangan Terstruktur
Alat bantu analisis yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah
19
informasi yang mengalir dalam sistem. Perancangan terstruktur adalah pendekatan
yang mempergunakan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan.
Sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan mendapatkan sistem
yang terstruktur.
2.4.1. Flow Map / Peta Alir/Bagan Alir
Bagan alir sistem (Flow Map) merupakan bagan yang menunjukan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari simbol-simbol untuk menggambarkan secara
urut dari arus data dan dokumen baik yang diperlukan maupun yang dihasilkan.
Flow Map digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk
dokumentasi. Flow Map merupakan bagian dari informasi yang menerangkan
proses-proses sistem informasi tersebut
[http://nugroho.cmsindo.com/?p=106 ]/Pengertian Flowmap(30/7/2009)
2.4.2. Diagram Konteks / Context Diagram
Menurut Andri Kristanto dalam bukunya yang berjudul Perancangan
Sistem Informasi Dan Aplikasinya, menyatakan bahwa:
“Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan
hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.” [Kris03]
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem
Informasi, menyatakan bahwa:
“Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data
20
untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan
sistem yang ada.”[Sut03]
2.4.3. Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul Analisis Dan
Desain, menerangkan bahwa: “Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.” [Jog05]
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem
Informasi, menyatakan bahwa:
“Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu network yang menggambarkan
suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari
keduanya yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan
komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan
mainnya.”[Sut03]
2.5. Pengertian Arsip
Arsip adalah segala sesuatu yang tertulis, bergambar dan terekam yang
berisikan penjelasan mengenai suatu hal atau informasi dari suatu peristiwa yang
21
2.6. Software
Software atau perangkat lunak komputer memegang peranan sangat
penting disamping hardware dan brainware, karena tanpa software maka
komputer tidak lebih dari benda mati yang tidak dapat menghasilkan apapun, oleh
sebab itu dalam perancangan aplikasi diperlukan software untuk membangun
aplikasi tersebut yang harus terpasang pada komputer tersebut.
2.6.1. HTML
HTML (Hyper Text Markup Language) adalah sebuah bahasa markup
yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web dan menampilkan berbagai
informasi di dalam sebuah browser Internet. Dokumen HTML disusun oleh
elemen-elemen. Elemen merupakan istilah bagi komponen-komponen dasar
pembentuk dokumen pembentuk HTML. Beberapa contoh HTML adalah: head,
body, table, paragrap, dan list. HTML berupa kode-kode tag yang
menginstruksikan browser untuk menghasilkan tampilan sesuai dengan yang
diinginkan. Sebuah file yang merupakan file HTML dapat dibuka dengan
menggunakan browser web seperti Mozilla Firefox atau Microsoft Internet
Explorer.
[http://www.wikipedia.org/HTML.html]/Pengertian HTML (23/07/2009)
22
PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada
waktu itu PHP bernama FI (Form Interpreted). Pada saat tersebut PHP adalah
sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web.
Perkembangan selanjutnya adalah Rasmus melepaskan kode sumber tersebut
dan menamakannya PHP/FI, pada saat tersebut kepanjangan dari PHP/FI
adalah Personal Home Page/Form Interpreter. Dengan pelepasan kode sumber
ini menjadi open source, maka banyak programmer yang tertarik untuk ikut
mengembangkan PHP.
Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain
1. Bahasa pemrograman php adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan
sebuah kompilasi dalam penggunaanya.
2. Web Server yang mendukung php dapat ditemukan dimana - mana dari mulai
IIS sampai dengan apache, dengan configurasi yang relatif mudah.
3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan
developer yang siap membantu dalam pengembangan.
4. Dalam sisi pemahamanan, php adalah bahasa scripting yang paling mudah
karena referensi yang banyak.
PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (linux,
unix, windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga
dapat menjalankan perintah-perintah sistem.
23
2.6.3. MySQL
SQL (Structured Query Language), awalnya digunakan untuk mengambil
atau meminta (query) informasi dari database.SQL menawarkan banyak fitur
sehingga menjadikannya sebagai bahasa database pilihan sampai saat ini.SQL
tidak hanya mengambil informasi table-tabel database, proses pembuatan tabel,
pengguna, memasukkan data, membuat stored procesdrue, trigger, fungsi,
pengaturan, keamanan, hak akses juga dapat dikerjakan SQL yang hadir bersama
server database.Ini adalah definisi sederhana dari SQL [Hus07].
SQL dapat digunakan untuk membuat elemen database, memasukkan,
mengubah, dan menghapus data dari database.SQL menjadi populer dimata web
designer karena fleksibilitasnya dan kesederhanaannya. Dengan pengetahuan
dasar HTML, PHP, dan pengetahuan database seperti My SQL, Mysql
merupakan sebuah software yang berguna sebagai suatu Database Server dengan
24 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Dana Pensiun adalah Badan Hukum yang menyelenggarakan Program Pensiun, yaitu suatu program yang menjanjikan sejumlah uang yang pembayarannya secara berkala dan dikaitkan dengan pencapaian usia tertentu.
Dana Pensiun Telkom di dirikan sebagai kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Pegawai PT.Telkom yang didirikan berdasarkan Keputusan Menteri Perhubungan No. KM.481/KP.705/PMB-82 tanggal 20 Desember 1982 yang telah diubah dengan Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. 10/OT.001/MPPT-86 tanggal 9 April 1986 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 30 September 1983 No. 78.
25
Kekayaan Dana Pensiun terpisah dari kekayaan Pendirinya / Mitra Pendirinya. Kekayaan Dana Pensiun tidak boleh diagunkan atau dijaminkan atas suatu pinjaman. Kekayaan Dana Pensiun tidak dapat diganggu gugat oleh Pendirinya. Kekayaan Dana Pensiun sepenuhnya untuk kepentingan Peserta. Kekayaan Dana Pensiun Telkom harus dikelola dengan baik dan aman, serta memperoleh hasil yang optimal dengan cara mengembangkan kekayaan sesuai dengan arahan investasi dari Pendiri (PT. Telkom) dan ketentuan Investasi dari Menteri Keuangan.
Kegiatan Pokok Dana Pensiun Telkom, antara lain :
a. Mengatur dan melaksanakan pembayaran Manfaat Pensiun secara tepat jumlah, waktu dan Penerima sesuai Peraturan Dana Pensiun. b. Menagih dan menerima setoran Iuran Pemberi Kerja dan Peserta. c. Melakukan Investasi yang produktif dan aman dalam jenis
investasi berdasarkan Arahan Investasi dan peraturan perundangan yang berlaku.
Dalam rangka mengembangkan dana secara optimal dan aman guna menjamin kelangsungan pensiunan beserta dengan ahli warisnya sesuai dengan yang tercatat pada perusahaan. Dana Pensiun Telkom menjalankan bisnisnya pada beberapa instrument investasi, sesuai dengan norma / kaidah / aturan yang berlaku.
26
Keuangan melalui keputusannya yaitu KMK No. 511/KMK06/2002 tanggal 4 Desember 2002 Pasal 6 :
1. Deposito berjangka pada Bank 2. Deposito on call pada Bank 3. Sertifikat deposito pada Bank 4. Saham yang tercatat di Bursa Efek 5. Obligasi yang tercatat di Bursa Efek
6. Penempatan Langsung pada saham yang diterbitkan oleh Badan Hukum yang didirikan berdasarkan hukum Indonesia.
7. Surat pengakuan utang yang diterbitkan oleh badan hukum yang didirikan berdasarkan hukum Indonesia.
8. Tanah di Indonesia 9. Bangunan di Indonesia
10. Tanah dan Bangunan di Indonesia
11. Unit penyertaan reksadana sebagaimana dimaksud dalam undang-undang tentang Pasar Modal.
12. Sertifikat Bank Indonesia, dan atau
27 Visi
Menjadi Dana Pensiun Pemberi Kerja Terbaik di Indonesia Misi
(1) Memelihara kesinambungan pembayaran Manfaat Pensiun secara tepat waktu, jumlah dan penerima.
(2) Mengembangkan dana secara optimal dan aman serta meningkatkan pelayanan dengan mengoptimalkan SDM yang kompeten melalui praktik-praktik terbaik.
(3) Memberikan hasil terbaik dan bermanfaat bagi Stakeholders.
Budaya Perusahaan
A. Akar Budaya Dana Pensiun Telkom
Nilai yang merupakan cita-cita luhur dan menjadi harapan atau akar budaya Dana Pensiun Telkom adalah “Menjadi Pengelola Dana Pensiun Terbaik.”
B. Budaya Dana Pensiun Telkom
Budaya Dana Pensiun Telkom memuat nilai atau norma yang dijadikan pedoman oleh seluruh karyawan dan pimpinan di Dana Pensiun Telkom dalam pelaksanaan operasional kerja sehari-hari yang meliputi :
(1) Keterbukaan
28
dengan pihak atau unit lain tidak mempunyai maksud dan tujuan lain yang bertentangan dengan kepentingan Dana Pensiun Telkom.
(2) Kemandirian
Dalam pengelolaan Dana Pensiun Telkom tidak ada campur tangan pihak luar baik dari Pendiri, Dewan Pengawas, Peserta dan pihak eksternal lainnya.
(3) Ketepatan & Ketelitian
Laporan kepada stakeholder dilaksanakan secara akurat, lengkap dan tepat waktu. Pelaksanaan setiap pembayaran/pengeluaran kas didasarkan pada dukungan data yang benar, lengkap dan sah dan telah melalui otorisasi setiap jenjang kewenangan serta setiap penerimaan kas diterima sesuai hak dan dilengkapi bukti pendukungnya.
(4) Kerjasama
Menciptakan dan atau memelihara iklim dimana semua karyawan bisa berpartisipasi/berkontribusi positif, menumbuh kembangkan ide, kreatifitas dan gagasan serta mampu melihat sisi positif dan manfaat dari setiap ide/gagasan/kritik/permasalahan yang disampaikan secara obyektif tanpa suatu prasangka negatif dan mencari-cari kesalahan serta kelemahan orang lain.
(5) Kejujuran
29
integritas yang dimiliki dapat dipercaya, dan memiliki sikap, prilaku baik serta menjadi panutan bagi bawahannya dan menjadi pola tingkah laku yang berkesinambungan.
(6) Tanggung Jawab
Selalu berupaya meningkatkan kompetensi yang bertujuan agar seluruh tugas dan kewajiban dapat dilaksanakan dengan lancar, baik dan benar. Menjalankan tugas dan kewajiban berpedoman/standar-standar proses dan mutu yang telah disepakati dan ditetapkan, tidak pernah puas dengan hasil yang dicapai dan selalu berupaya melakukan perbaikan serta meningkatkan hasil.
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas & fungsinya masing-masing serta memanfaatkan sumber daya yang dipercayakan/dikuasai secara efektif dan efisien.
(7) Disiplin
Melaksanakan tugas & fungsinya berpedoman pada ketentuan, kebijakan dan komitmen yang telah disepakati bersama.
C. Manfaat Budaya Dana Pensiun Telkom
30 (1) Menyatukan Persepsi
Karyawan Dana Pensiun Telkom selalu melibatkan setiap orang yang terkait untuk bekerjasama membangun suatu tim kerja yang kuat dengan selalu menghargai setiap ide, kreatifitas dan gagasan banyak orang untuk mendapatkan hasil kerja tim yang memuaskan.
(2) Meningkatkan Motivasi Kerja
Karyawan Dana Pensiun Telkom senantiasa berusaha meningkatkan dan memperluas pengetahuan, keterampilan, cara-cara kerja yang semakin baik, cerdas, cermat, cepat dan mudah. Setiap Karyawan wajib memelihara dan meningkatkan kapasitas pribadi (Skill, Knowledge dan Attitude) dan selalu bertindak professional untuk meningkatkan Nilai Kinerja Unit dan citra DAPENTEL.
(3) Memberikan hasil terbaik kepada Stakeholders
31 (4) Kekayaan Dana Pensiun Telkom Aman
Melaksanakan investasi kekayaan DAPENTEL dengan selalu berpedoman pada Arahan Investasi, Rencana Investasi Tahunan dan peraturan yang berlaku.
Bekerja dengan berpedoman pada system peraturan dan perundangan yang berlaku serta hasil pencapaian performance tidak dilakukan melalui cara-cara jalan pintas (“short cut”) demi terciptanya “good governance”.
(5) Memelihara dan Menumbuhkan jiwa korsa
Karyawan Dana Pensiun Telkom senantiasa meningkatkan keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, bekerja dengan dedikasi tinggi yang dilandasi dengan kesamaan pandang dan tujuan dengan perusahaan. Memiliki kesatuan tekad & tujuan, loyal kepada perusahaan, konsisten pada keputusan, memiliki pola fikir serta cara bertindak yang sama dan dedikasi kepada stakeholder.
(6) Menciptakan Lingkungan Kerja yang Kondusif
32
(7) Terjalinnya Hubungan Harmonis dengan Peserta
Memberikan pelayanan yang berkualitas dan tidak diskriminatif dengan mengutamakan kepuasan Peserta dan melaksanakan hak-hak Peserta secara tepat waktu, dengan cara membayar Manfaat Pensiun tepat jumlah dan tepat penerima serta menyampaikan Info Memo tepat waktu.
3.2. Struktur Organisasi
Setiap kegiatan perlu diorganisasikan, yang berarti bahwa kegiatan tersebut harus disiapkan, disusun dan dialokasikan serta dilaksanakan oleh para unsur organisasi tersebut sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif. Proses ini meliputi perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan dan koordinasi pekerjaan yang terjadi dalam suatu lingkup dan struktur tertentu.
3.2.1. Struktur Organisasi Umum
33
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Umum Dana Pensiun Telkom
3.2.2. Struktur Organisasi Khusus
34
Gambar 3.2. Struktur Organisasi Khusus: Bidang Manajemen Pelayanan
Gambar 3.3. Struktur Organisasi Khusus: Bidang Manajemen Peserta DIREKTUR KEPESERTAAN KABID MANAJEMEN PELAYANAN KABAG MANFAAT PENSIUN KABAG PELAYANAN OFFICER - I
MANFAAT PENSIUN OFFICER - III MANFAAT PENSIUN
STAF
OFFICER – III ADM. PELAYANAN STAF DIREKTUR KEPESERTAAN KABID MANAJEMEN PESERTA
KABAG PESERTA & AKTUARIA
KABAG DATA PENSIUN
OFFICER – I RELASI KEMITRAAN & IDP
OFFICER – III PESERTA & PELAPORAN
STAF
OFFICER – II PENGELOLAAN DATA & MUTASI
35 3.3. Deskripsi Kerja
Deskripsi Kerja adalah Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Deskripsi kerja ini perlu dibuat supaya masing-masing personil mengerti kedudukannya di dalam organisasi.
Dikarenakan adanya kebijakan perusahaan mengenai penyajian Deskripsi Kerja yang boleh disertakan dalam Laporan Kerja Praktek ini, maka tidak semua Deskripsi Kerja dapat disajikan, Berdasarkan Struktur Organisasi dan keterangan sebelumnya, maka Deskripsi Kerja yang dapat disampaikan antara lain:
A. KABID MANAJEMEN PESERTA :
a. Unit Kerja: Direktorat Kepesertaan, Bidang Manjemen Peserta b. Melapor Kepada : Direktur Kepesertaan
c. Menerima Laporan Dari :
1. Kepala Bagian Data Peserta dan IDP 2. Kepala Bagian Data Pensiun
3. Staf
1) Bertanggung jawab terhadap tersedianya Data Peserta & Penerima MP secara lengkap, akurat & tepat waktu
2) Bertanggung jawab atas seluruh penerimaan pembayaran Iuran Dana Pensiun (IDP) tepat jumlah dan tepat waktu
36
4) Bertanggung jawab atas tersusunnya kebijakan dan Sisdur pengelolaan kepesertaan dan proses penerbitan SK Penerima Manfaat Pensiun
B. KABAG DATA PENSIUN :
a. Unit Kerja : Direktorat Kepesertaan, Bidang Manajemen Peserta b. Melapor Kepada : KABID Manajemen Peserta
c. Meneriam Laporan dari : 1. Off 2 Support Data
2. Off3 Pengelolaan Data Pensiun 3. Staf
1) Bertanggung jawab atas tersedianya Dokumen dan data ( hardcopy & softcopy / data electronic ) penerima manfaat pensiun yang lengkap, akurat dan aman.
2) Bertanggung jawab atas terpeliharanya Kebijakan, Sisdur, modul aplikasi pengelolaan data Peserta & penerima MP
3) Bertanggung jawab terhadap retensi arsip penerima MP
4) Bertanggung jawab atas tersedianya data pendukung / mutasi dan entry perubahan untuk proses payroll MP
5) Bertanggung jawab atas tersedianya data pendukung untuk penerbitan SK bagi Janda/Duda/Anak dari Pensiunan yang meninggal
37
7) Menyiapkan RKA Bidang Kepesertaan dan memantau serta mengevaluasi pelaksanaannya
C. OFFICER-3 PENGELOLAAN DATA PENSIUN (MANFAAT PENSIUN)
a. Unit Kerja : Direktorat Kepesertaan, Bidang Manajemen Peserta b. Melapor Kepada : Kepala Bagian Data Pensiun
1) Mengelola data penerima MP serta memberikan informasi kepada pihak yang memerlukan.
2) Mengadministrasikan dan melakukan updating data setiap terjadi perubahan dari sumber eksternal ( DIVRE, DIVES, PT.POSINDO, BANK dan Mitra lainnya )
3) Melakukan proses pemeliharaan data penerima MP melalui program data ulang ( secara on line )
4) Menyiapkan dan sorting data yang memenuhi syarat untuk pelaksanaan program data ulang.
5) Monitoring data penerima MP yang mempunyai potensi salah bayar.
D. OFFICER-2 PENGELOLAAN DATA & MUTASI
a. Unit Kerja : Direktorat Kepesertaan, Bidang Manajemen Peserta b. Melapor Kepada : Kepala Bagian Data Pensiun dan Mutasi
38
2) Bertanggung jawab atas tersedianya data pendukung / mutasi perubahan untuk proses payroll Manfaat Pensiun
3) Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip penerima MP (Retensi Arsip) hardcopy & softcopy / data electronic
4) Bertanggung jawab atas terselenggaranya hubungan kemitraan yang efektif dengan Mitra Kerja Dit Kepesertaan ( DIVRE,DIVES, PT.POSINDO, BANK dan Mitra lainnya )
39 3.4. Analisis Sistem yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan hanya menunjukan aliran dokumen yang belum mendapat penanganan pengarsipan dengan baik, yaitu hanya terdapat aliran dokumen yang disimpan dalam database/Tempat di masing-masing direktorat dalam bentuk softcopy maupun hardcopy.
Sistem yang sedang berjalan prosesnya adalah sebagai berikut :
1. Dokumen-dokumen yang diterima dari peserta pensiun ditidaklanjuti dengan validasi,pengesahan (tandatangan) dan pengisian hal-hal yang diperlukan oleh petugas pada Direktorat Kepesertaan.
2. Dokumen-dokumen yang telah divalidasi apabila sudah valid ditidaklanjuti dengan diinputkan melalui proses komputer, tetapi yang tidak valid dikembalikan pada Peseta Pensiun atau kepada sumber dokumen tersebut untuk diminta melengkapi kekurangan atau memperbaiki kesalahan yang ada, dsb.
40 BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem
Analisis sistem diklasifikasikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan dari analisa sistem yang lama.
4.1.1. Analisis Dokumen
41 Tabel 4.1. Analisis dokumen
No Nama Dokumen Keterangan
1 Surat Keterangan Pemberian Manfaat Pensiun (SKPMP)
Deskripsi Catatan mengenai S.K. dari perusahaan tentang pemberian manfaat pensiun
Fungsi Sebagai bukti legal hukum atas pemberian manfaat pensiun kepada seseorang
Rangkap 2
Atribut No.SK, Tanggal 2 Surat Keterangan
Pemberhentian dari TELKOM
Deskripsi Catatan mengenai bukti bahwa seseorang telah dibebastugaskan (Pensiun) dari perusahaan TELKOM Fungsi Sebagai syarat mutlak untuk dapat
menerima manfaat pensiun Rangkap 2
Atribut No. SK,Tanggal 3 Surat Keterangan Calon
Pegawai (SKCAPEG)
Deskripsi Dokumen yang menerangkan bahwa yang bersangkutan terdaftar atau diakui sebagai Calon Pegawai
Fungsi Sebagai bukti bahwa Peserta pensiun tersebut merupakan pegawai resmi TELKOM yang berhak menerima manfaat pensiun
Rangkap 2
Atribut No.SK,Tanggal 4 Pengangkatan Pegawai
Perusahaan (PEGPRUS)
Deskripsi Dokumen yang berisi keterangan Pengangkatan Pegawai Perusahaan Fungsi Sebagai bukti pegawai perusahaan Rangkap 2
42
5 Form 1 Deskripsi Form permohonan pembayaran manfaat pensiun
Fungsi Untuk mengajukkan permohonan manfaat pensiun
Rangkap 1
Atribut NIK,Nama,Alamat,Alamat Lain,Telepon
6 KTP Deskripsi Berisi Identitas diri Fungsi Sebagai Tanda Pengenal Rangkap 1
Atribut NIK,Nama,TTL,Jenis
Kelamin,Alamat,RT/RW,Kecamatan,K abupaten,Agama,Pekerjaan,Kewargane garaan,Status Perkawinan,Gol. Darah,Berlaku Hingga.
Selain dari dokumen-dokumen tersebut diatas, sebenarnya masih banyak dokumen yang diarsipkan antara lain : Akta Kelahiran, Surat Keluarga, Surat Nikah, Foto Copy Rekening, dan Pass Foto.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
43
1. Dokumen-dokumen yang diterima dari peserta pensiun ditidaklanjuti dengan validasi,pengesahan (tandatangan) dan pengisian hal-hal yang diperlukan oleh petugas pada Direktorat Kepesertaan.
2. Dokumen-dokumen yang telah divalidasi apabila sudah valid ditidaklanjuti dengan diinputkan melalui proses komputer, tetapi yang tidak valid dikembalikan pada Peseta Pensiun atau kepada sumber dokumen tersebut untuk diminta melengkapi kekurangan atau memperbaiki kesalahan yang ada, dsb.
3. Dokumen yang sudah diinputkan kemudian disimpan dalam hardisk/komputer (DB.Kepesertaan) lalu dicetak berkas dokumen Data Ulang dan SK yg sudah jadi/sah kemudian diberikan berkas SKnya saja kepada peserta pensiun sedangkan berkas dokumen Data Ulang dan SK lainnya/salinannya diarsipkan dalam bentuk hardcopy, dari DB.Kepesertaan diarsipkan dalam bentuk softcopy tetapi seadanya tidak secara khusus dan serius menangani dokumen arsip ini.
4.1.2.1. Flow Map
44
[image:44.612.175.411.165.511.2]45 4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar sistem. Adapun diagram konteks pengarsipan yang sedang berjalan pada Dana Pensiun Telkom, sebagai berikut :
Gambar 4.2. Diagram Konteks Pengarsipan yang sedang berjalan pada Dana Pensiun Telkom
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD)
[image:45.612.128.513.255.382.2]46
Gambar 4.3. DFD Level 0 Pengarsipan yang sedang berjalan pada Dana Pensiun Telkom
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan Permasalahan :
1) Program aplikasi pengarsipan yang belum ada sehingga pengarsipan tidak tertangani dengan baik dan terkesan seadanya.
47
3) Keamanan Arsip Dokumen yang bersifat Rahasia kurang diperhatikan Pemecahannya :
1) Dengan merancang aplikasi pengarsipan yang membantu proses pengarsipan sehingga lebih memudahkan dalam menangani pengarsipan 2) Dengan program aplikasi pengarsipan baru yang dibangun dan terpusat
(semua arsip terdapat dalam satu database) sehingga memudahkan pencarian dokumen arsip yang dicari.
3) Dengan menggunakan Password khusus untuk User yang telah mendaftar dan di setujui oleh administrator.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah tahap untuk memperbaiki. Tahap ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan sistem yang diperoleh. Tahap perancangan sistem dapat digambarkan sebagai perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik.
48
struktur program yang berisi mengenai alur proses yang dimulai dari masukan sistem menjadi keluaran.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Dalam perancangan sistem ini akan membangun suatu program aplikasi pengarsipan. Dengan harapan mampu menangani permasalahan yang ada sebelumnya pada sistem pengarsipan pada Dana Pensiun Telkom. Tujuan dari dibangunnya perangkat lunak ini diharapkan dapat memberikan beberapa keuntungan didalam penyajiannya ataupun pelaksanaannya.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur yang diusulkan merupakan peningkatan dari sistem sebelumnya dimana yang sebelumnya merupakan sistem arsip yang terpisah-pisah berdasarkan bagian/direktorat yang menanganinya sehingga untuk mencari dokumen arsip yang dimaksud cukup merepotkan disamping itu belum ada program aplikasi yang dapat menangani pengarsipan tersebut.
4.2.2.1. Flow Map
49
50 4.2.2.2. Diagram Konteks
[image:50.612.128.514.256.371.2]Diagram konteks berfungsi untuk mendefinisikan awal dan akhir dari data yang masuk serta keluaran pada suatu sistem. Entitas eksternal adalah entitas yang terletak diluar sistem yang mengirim data ke sistem atau menerima data dari sistem tersebut.
Gambar 4.5. Diagram Konteks sistem informasi pengarsipan yang diusulkan pada Dana Pensiun Telkom
4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD)
51
a. DFD Level 1 Sistem Informasi Pengarsipan
[image:51.612.128.512.140.473.2]52
[image:52.612.162.478.140.298.2]b. DFD Level 1 proses 1 Validasi Dokumen Data Ulang
Gambar 4.7. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 proses 1 validasi dokumen data ulang
4.2.2.4. Perancangan Antar Muka
Antar muka (User Interface) adalah suatu media penghubung antara user dan sistem yang terdiri dari tombol-tombol pilihan,teks dan gambar dalam bentuk program komputer yang memungkinkan user dapat melakukan suatu kegiatan baik penginputan maupun pencarian data/informasi,aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi berbasis web tetapi hanya internal perusahaan (intranet).
4.2.2.4.1. Struktur Menu
53
Gambar 4.8. Perancangan Tampilan Layar
4.2.2.4.2. Perancangan Input (Admin)
Perancangan input (Admin) merupakan form atau interface tentang desain aplikasi web yang akan dibuat untuk digunakan sebagai layanan untuk admin.
1. Form Admin
54
Gambar 4.9.Perancangan Form Masuk Admin 2. Form Menu Admin
Setelah admin mengisi form admin, maka admin akan masuk pada tampilan dibawah ini. Pada form admin ini terdapat layanan untuk admin untuk dapat menginput arsip dari Direktorat: Investasi,Kepesertaan,Keuangan dan SDM,Auditor dan Kepesertaan serta menginputkan berita atau informasi yang perlu ditampilkan di tampilan utama layar. melihat data User terutama yang membutuhkan password untuk masuk ke menu tertentu.
[image:54.612.190.455.466.642.2]55 3. Form Berita
[image:55.612.194.469.205.373.2]Pada Form input berita ini, admin dapat menghapus, menambahkan atau menginput berita baru.
Gambar 4.11. Perancangan form input berita
4. Form DIT. KEPESERTAAN
56
Gambar 4.12. Perancangan form input Arsip Data Peserta Pensiun
5. Form Data User
Pada Form input berita ini, admin dapat menghapus dan melihat anggota/User baru.
!" ! ##$" %
[image:56.612.144.497.434.601.2]57 4.2.2.4.3. Perancangan Output (User)
Perancangan output (user) merupakan form atau interface tentang desain aplikasi web yang akan dibuat untuk digunakan sebagai layanan untuk user.
1. Data User
[image:57.612.255.409.403.516.2]Merupakan desain form yang digunakan untuk menginputkan NIP dan password yang digunakan oleh user untuk masuk atau daftar menjadi anggota untuk keamanan pengaksesan terutama arsip dokumen yang bersifat rahasia, jadi apabila pengguna mengklik Arsip Rahasia pada semua direktorat maka akan tampil form ini dan dari pihak admin akan mengkonfirmasi pendaftaran apabila valid akan diizinkan oleh admin.
Gambar 4.14.Perancangan Masuk atau Daftar User 2. Form Data User
58
Gambar 4.15.Perancangan Form Data User
3. Form Arsip Data Peserta Pensiun
59
Gambar 4.16. Perancangan Form Arsip Data Peserta Pensiun 4.2.2.5. Perancangan Arsitektur Jaringan
Perancangan arsiktektur jaringan adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Pada perancangan menu ini disesuaikan dengan fungsinya bagi pengguna agar tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan yaitu perancangan menu user dan perancangan menu admin.
4.2.2.5.1. Perancangan Arsitektur Jaringan User
60 !
"
[image:60.612.164.476.103.291.2]# $ %
Gambar 4.17. Perancangan Arsitektur Jaringan user
4.2.2.5.2. Perancangan Arsitektur Jaringan Admin
Perancangan arsitektur jaringan admin merupakan struktur menu yang memudahkan administrator dalam mengelola aplikasi web yang telah dibangun
[image:60.612.128.513.416.547.2]61
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan/Dirancang
Dari sistem yang diusulkan dapat diperoleh beberapa prediksi keunggulan dalam menangani dokumen arsip data peserta pensiun, antara lain :
1. Dokumen Arsip Softcopy data peserta pensiun tertangani dengan baik dan terstruktur.
2. Semua Bagian/Direktorat dapat mengakses Aplikasi Pengarsipan ini melalui komputernya masing-masing dengan catatan saling terkoneksi dengan Database Arsip.
3. Data Arsip yang terpusat sehingga memudahkan pengontrolan dan pencarian.
62
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka
penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1.
Aplikasi ini dibangun sebagai media penanganan arsip baru berupa sistem informasi
pengarsipan yang dapat memberikan kemudahan pengelolaan dan informasi bagi perusahaan
mengenai dokumen arsip yang ada pada Dana Pensiun Telkom sehingga dapat meningkatkan
kemampuan perusahaan dalam menangani dokumen arsip.
2.
Dengan adanya sistem informasi pengarsipan Pada Dana Pensiun Telkom ini diharapkan
dapat memberikan pelayanan terbaik kepada Peserta Pensiun dan
stakeholder
sehingga
kesejahteraan dan kemajuan perusahaan semakin meningkat.
5.2.
Saran
Adapun beberapa saran atau masukan yang mungkin bermanfaat menjadi bahan
pertimbangan dalam upaya meningkatkan penanganan dokumen arsip memiliki tingkat
pemanfaatan yang lebih optimal, yaitu :
1.
Aplikasi ini memerlukan pengembangan desain tampilan yang lebih beragam dan menarik.
2.
Perlu adanya pengembangan penambahan berbagai fungsi menu lain yang diperlukan sebagai
63
DAFTAR PUSTAKA
[Sut03] Tata Sutabri. (2003).
Analisa Sistem Informasi
, Yogyakarta: Andi Offset
[Jog05] Jogiyanto HM. (2005).
Analisis & Desain,
Yogyakarta: Andi Offset.
[Kus06] Kusrini. (2006).
Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data,
Yogyakarta: Andi
Offset.
[Kris03]Andri Kristanto. (2003).
Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya
,
Yogyakarta: Gava Media.
[Ladj05] Al Bahra Bin Ladjamudin. (2005).
Analisis dan Desain Sistem Informasi,
Yogyakarta,
Graha Ilmu.
[Raz04] Abdul Razaq. (2004). Pemograman Microsoft Visual Basic, Surabya: Indah.
[Hus07]Husni.(2007). Pemrograman Database Berbasis Web, Yogyakarta, Graha Ilmu.
[Kris05]Krismiaji.(2005).
Sistem Informasi Akuntansi
, Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan
Akademi Manajemen Perusahaan YKPN
.[Jam04]Hall A James. penerjemah Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. (2004), Accounting
64
Online:
[www.respati.ac.id]
:
www.respati.ac.id/.../Sistem%20Informasi%20Kesehatan/Pertemuan%20Minggu%202.ppt/Fun
gsi
Informasi
(23/07/2009)
[www.e-majalah.com] : http://www.e-majalah.com/deni0608.html /Ciri Informasi (23/07/2009)
[www.unsri.ac.id]
:
http://www.unsri.ac.id/fasilkom/old_version/dosen/dianpalupirini/materi/algo/BAB%20I.pdf
/Klasifikasi Sistem (15/07/2009)
[
http://digilib.gunadarma.ac.id
] :
http://digilib.gunadarma.ac.id/go.php?...jbptgunadarma-gdl-course-2005-timpengaja-412 -/
Konsep Sistem Informasi
[http://nugroho.cmsindo.com]
:
http://nugroho.cmsindo.com/?p=106
/Pengertian
Flowmap(30/7/2009)
[
http://www.wikipedia.org]
:
http://www.wikipedia.org/HTML.html
/Pengertian
HTML
(23/07/2009)
i
PERANCANGAN APLIKASI PENGARSIPAN PADA DANA
PENSIUN TELKOM
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Oktivan Handri Wibowo NIM. 10506407 Oktivan Handri Wibowo NIM. 10506407
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
ii
PERANCANGAN APLIKASI PENGARSIPAN PADA DANA
PENSIUN TELKOM
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh:
Oktivan Handri Wibowo NIM. 10506407 Oktivan Handri Wibowo NIM. 10506407
Bandung, 5 Oktober 2009
Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,
Wartika S.Kom Herna Gunawan
NIP.41277026002 NIP.977307
Ketua Jurusan Manajemen Informatika,
Dadang Munandar,S.E.,M.Si.
iii
KATA PENGANTAR
Segala pujian,hormat dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang
Maha Esa, yang telah memberikan hikmat, kemampuan, anugerah dan
karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini di
Dana Pensiun Telkom, guna memenuhi salah satu syarat mata kuliah Kerja
Peraktek dalam Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika Universitas
Komputer Indonesia.
Penulis menyadari, banyak kekurangan dan kelemahan dalam penyajian
Laporan Kerja Praktek ini dikarenakan keterbatasan ilmu pengetahuan dan
kemampuan yang penulis miliki, namun demikian penulis akan terus berusaha
untuk menjadi lebih baik dan lebih baik lagi di kemudian hari dan besar harapan
penulis agar Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi perkembangan
teknologi informasi dan komputer, khususnya dilingkungan Universitas Komputer
Indonesia dan masyarakat pada umumnya serta dengan melaksanakan Kerja
Praktek ini diharapkan muncul kualitas dan pengalaman yang baik bagi penulis
untuk dapat memasuki dunia pekerjaan kelak. Penulis terbuka terhadap saran dan
kritikan serta masukan yang bermanfaat dari pembaca Laporan Kerja Praktek ini
guna menambah pengetahuan dan wawasan dimasa yang akan datang. Dalam
penyusunan Laporan Kerja Praktek tidak sedikit penulis mengalami kesulitan,
namun berkat bimbingan dari dosen pembimbing dan bantuan dari berbagai pihak
iv
Terima kasih penulis haturkan teristimewa kepada Almarhum Ayahanda
tercinta, kasih sayang dan teladanmu tak akan pernah kulupakan dan Ibunda
tercinta yang selalu memberikan doa, perhatian, moril maupun materi serta
pengorbanannya yang tiada terhingga selama penulis menuntut ilmu serta dalam
menjalani hidup. Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa membalas semua
kebaikannya dengan cinta dan kasih sayang-Nya.
Dalam kesempatan ini juga perkenankan penulis untuk mengucapkan rasa
terima kasih kepada :
1. Yth. Bapak Dadang Munandar, S.E.,M.Si. selaku Ketua Jurusan
Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas
Komputer Indonesia yang selalu mendukung dan mengusahakan kemajuan
kami, para Mahasiswa UNIKOM khususnya jurusan Manajemen
Informatika.
2. Yth. Ibu Wartika,S.Kom selaku dosen wali MI-9 sekaligus dosen
pembimbing kerja praktek yang telah menyediakan waktunya untuk
membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
3. Yth. Bapak Herna Gunawan selaku pembimbing lapangan di Dana
Pensiun Telkom yang telah banyak memberikan ilmu, saran, bimbingan
dan nasehat kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
4. Rekan-rekan Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer
Indonesia angkatan 2006 kelas MI-9 yang secara langsung dan tidak
langsung telah membantu dalam pelaksanaan dan penulisan laporan kerja
v
5. Dan semua pihak yang telah banyak membantu, sekali lagi penulis
ucapkan terimakasih.
Akhir kata penulis berharap semoga Laporan Kerja Praktek ini
bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya serta bagi
semua pihak yang telah memberikan bantuan yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu. Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa senantiasa
memberikan balasan yang berlimpah. Amin.
Bandung, Oktober 2009
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL……….………...i
LEMBAR PENGESAHAN……….…ii
KATA PENGANTAR………..…..………....iii
DAFTAR ISI………..………....vi
DAFTAR TABEL………...x
DAFTAR GAMBAR………..………….…...x
DAFTAR SIMBOL……….………….……… xii
DAFTAR LAMPIRAN………....xiv
BAB1 : PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Kerja Praktek………. ……..1
1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah………...3
1.3.Maksud dan Tujuan Kerja Praktek………3
1.4.Metode Pengembangan Sistem ……….………...5
1.5.Batasan Masalah………....6
1.6.Lokasi Dan Jadwal Kerja Praktek……….7
vii
2.1.1. Elemen Sistem………9
2.1.2. Karakteristik Sistem………...9
2.1.3 Klasifikasi Sistem………11
2.2. Pengertian Informasi………..12
2.3. Pengertian Sistem Informasi………...14
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur…………...18
2.4.1. Flow Map……….…19
2.4.2. Diagram Kontek………...……19
2.4.3. Data Flow Diagram………...20
2.5. Pengertian Arsip……….……….20
2.6. Software………...……….....21
2.6.1. HTML………..21
2.6.2. PHP………..21
2.6.3. My SQL………23
BAB III : PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan……….……..24
3.2. Struktur Organisasi……...………..32
3.2.1.Struktur Organisasi Umum………...32
3.2.2.Struktur Organisasi Khusus………..………33
3.3. Deskripsi Kerja….………..35
viii
BAB IV : ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem………40
4.1.1. Analisis Dokumen………..…………..40
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan………….42
4.1.2.1. Flow Map………..………...43
4.1.2.2. Diagram Kontek………...45
4.1.2.3. Data Flow Diagram……….45
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan………...46
4.2. Usulan Perancangan Sistem………47
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem……….……48
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan………48
4.2.2.1. Flow Map………..48
4.2.2.2. Diagram Kontek………....50
4.2.2.3. Data Flow Diagram………....…..50
4.2.2.4. Perancangan Antar Muka………..52
4.2.2.4.1. Struktur Menu..………..52
4.2.2.4.2. Perancangan Input (Admin)..….53
4.2.2.4.3.Perancangan Outpu (User)……..57
4.2.2.5. Perancangan Arsitektur Jaringan……..…59
4.2.2.5.1. Perancangan Arsitektur Jaringan User……….59
ix
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang di Usulkan……....61
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan……….62
5.2. Saran………..….62
DAFTAR PUSTAKA………63
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek………..7
Tabel 4.1. Analisis dokumen………...41
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Waterfall………..………6Gambar 2.1. Tampilan Borland Delphi 7.0………………………...…22
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Umum Dana Pensiun Telkom………..33
Gambar 3.2. Struktur Organisasi Khusus: Bidang Manajemen Pelayanan...34
Gambar 3.3. Struktur Organisasi Khusus: Bidang Manajemen Peserta...34
Gambar 4.1.Flowmap Prosedur Pengarsipan yang sedang berjalan pada Dana Pensiun Telkom………..44
Gambar 4.2. Diagram Konteks Pengarsipan yang sedang berjalan pada Dana Pensiun Telkom………..45
Gambar 4.3. DFD Level 0 Pengarsipan yang sedang berjalan pada Dana Pensiun Telkom……….46
Gambar 4.4.Flow map Usulan Sistem Pengarsipan Pada Dana Pensiun Telkom………...……….………49
xi
Gambar 4.6. Data Flow Diagram(DFD)level 0sistem informasi
pengarsipan yang diusulkan...51
Gambar 4.7. Data Flow Diagram(DFD)Level 1 proses 1validasi dokumen data ulang...52
Gambar 4.8. Perancangan Tampilan Layar...53
Gambar 4.9.Perancangan Form Masuk Admin...54
Gambar 4.10Perancangan Form Menu Admin...54
Gambar 4.11.Perancangan form input berita...55
Gambar 4.12. Perancangan form input Arsip Data Peserta Pensiun...56
Gambar 4.13. Perancangan form Data User...56
Gambar 4.14.Perancangan Masuk atau Daftar User...57
Gambar 4.15.Perancangan Form Data User...58
Gambar 4.16. Perancangan Form Arsip Data Peserta Pensiun...59
Gambar 4.17. Perancangan Arsitektur Jaringan user...60
xii
DAFTAR SIMBOL
Data Flow Diagram (DFD)
No. Gambar Nama Keterangan
1. Proses
Transformasi
Proses yang mengubah data dari input menjadi output
2. Arus Data
Arus data yang masuk ke dalam dan
keluar dari sebuah proses
3. Sumber &
Tujuan Data
Karyawan & organisasi yang mengirim data ke dan
menerima data dari sistem.
4. Penyimpanan
Data
Penyimpanan Data
[image:76.612.128.440.212.533.2]xiii
DOCUMENT FLOWCHART
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
1) Surat Permohonan izin PKL dari DANA PENSIUN TELKOM
2) Surat Pernyataan dari perusahaan DANA PENSIUN TELKOM untuk
mahasiswa sebagai aturan/syarat untuk dapat melakukan kerja praktek dan
penelitian di perusahaan tersebut.
3) Daftar bimbingan Kerja Praktek.
4) Daftar Hadir Kerja Praktek.
![Gambar 1.1 Waterfall [Sut03]](https://thumb-ap.123doks.com/thumbv2/123dok/627673.75891/6.612.134.391.169.344/gambar-waterfall-sut.webp)
