Skripsi
Diajukan untuk memenuhi persyaratan memperoleh Gelar sarjana ilmu perpustakaan
Oleh:
KIBAR SUMANJA
1110025000079
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
iii
Ministry of Public Works . Under the guidance of Ulpah Andayani , Hum . Science Program Faculty of Adab and Humanities Library Syarif Hidayatullah State Islamic University in Jakarta . 2015 .
This thesis discusses the implementation of promotional activities at the Library of the Ministry of Public Works and the constraints or barriers encountered in conducting promotional activities of the library. The purpose of this study was to determine how the implementation of promotional activities through the creation of the environment, as well as the library services through the use of media in the library Ministry of Public Works and any obstacles encountered in conducting promotional activities in the Library of the Ministry of Public Works. This study uses descriptive research with quantitative approach. Subjects were active members of the Ministry of Public Works Library totaling 88 people. Samples were taken using incidental sampling technique (sample coincidence). Data was collected by questionnaire / questionnaire and interview as a supporter. Data processing using the formula percentage and scale interval. The research found that the implementation of promotional activities that have been carried out by the Library of the Ministry of Public Works has been located on both levels, ie with a score of 2.96 on a scale interval from 2.52 to 3.27. Furthermore, the results visit the Library of promotional activities through the creation of an environment in Library Public Works Ministry still needs to be improved. Because of the level of achievement of promotion through the creation of this environment is lower than in the promotion and use of library services through the media. Some of the obstacles or barriers that arise when doing promotional activities in Library Public Works Ministry is the lack of a librarian, librarian lack of creativity and innovation in terms of promotion and a limited budget or expense to carry out promotional activities.
ii
Kibar Sumanja ( 1110025000079 ) . Evaluasi Kegiatan Promosi Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum . Di bawah bimbingan Ulpah Andayani, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta . 2015
vi
Puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada Allah SWT, yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi persyaratan mencapai gelar Sarjana. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan skripsi ini masih terdapat banyak kelemahan dan kekurangan. Sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Penulis mengucapkan terima kasih yang teristimewa dan sebesar-besarnya kepada bapak tercinta Kai Mohammad Ichwan, ibu tercinta Wafriah, Adik pertama Bening Matasari dan Adik kedua Mentari Syahida yang selalu mengingatkan dan memberikan dukungan kepada penulis hingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan semua pihak yang meluangkan waktunya dalam membantu penulis. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bpk. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bpk. Prof. Dr. Syukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
vii
4. Bpk. Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.
5. Bpk. Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan.
6. Ibu Ulpah Andayani, M.Hum, selaku dosen pembimbing penulis yang membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
7. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah mencurahkan ilmunya begitu banyak untuk masa depan penulis.
8. Bapak Sambiyo, SH., M.Si selaku Kepala Sub Bidang Perpustakaan Kementerian Pekerjaan umum.
9. Mbak Umi Fatimah S, selaku Pustakawan di Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum yang banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini dan memberikan masukan saat melakukan penelitian.
10.Pihak Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum yang telah bersedia memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian. 11.Terimakasih pula kepada teman-teman penulis Fhebi Azom Ar-Rafiqi,
viii
12.Terimakasih pula kepada teman-teman JIP 2008 Akhmat Raditya, Lana Adrian, M. Zihan Sragih, Septian Nur Arief, Danang Nur Cahya dan Mifta Apriyanto. JIP 209 Syafiq Kumala P, Siti Rohani, Haikal dan Intje.
13.Tidak akan lupa kepada teman-teman adik semester, terutama untuk Eko Raharjo, M. Rizal Fahmi, Hasbi Fikri, Putra Arsy, Muthia Fariza, Annisa Nurullita, Anggraeni Pramesti, Puti Asmarani, Gita, Roni, Ihsan Rohis, Braja, Abdul Hafiz Dinullah, Rahmat Hidayatullah, Apri dan Zaki yang selalu mendukung penulis.
14.Serta kawan-kawan KKN Lentera Hijau Novita Puspa, Laila Ridwan, Sagita Deska, Eko, Upi M, Ratna, Dini, Yaser, Dikri, Fahru, Tazki, Zha, Dwi Cahyo, Susanti, Delima H dan Soni.
15.Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan tugas akhir ini, yang tidak dapat diucapkan satu persatu, Terimakasih untuk segalanya, semoga Allah SWT yang membalas semua kebaikan dan doa yang sudah diberikan kepada penulis. Amin.
Ciputat, 2015
ix
1. Pengertian Perpustakaan Khusus ... 10
2. Tujuan Perpustakaan Khusus ... 13
3. Fungsi Perpustakaan Khusus ... 13
B. Promosi Perpustakaan ... 15
1. Pengertian Promosi Perpustakaan ... 15
2. Pentingnya Promosi Perpustakaan ... 16
3. Strategi Promosi Perpustakaan ... 17
C. Kendala Promosi Perpustakaan ... 36
1. Kendala dari Dalam Perpustakaan ... 36
2. Kendala dari Luar Perpustakaan ... 37
x
C. Populasi dan Sampel ... ... 43
D. Sumber Data ... ... 45
E. Teknik Pengumpulan Data ... ... 45
F. Teknik Pengolahan Data ... 46
G. Teknik Analisa Data ... 47
H. Jadwal Penelitian ... 50
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN A. Profil Objek Penelitian ... 51
1. Sejarah Singkat ... 51
2. Visi dan Misi …. ... 52
3. Jenis Layanan ... 53
4. Tugas dan Fungsi ... 55
5. Koleksi ... 56
6. Personalia ... 57
7. Struktur Organisasi ... 58
8. Promosi Perpustakaan ... 58
B. Hasil Penelitian ... 60
1. Data Responden ... 60
2. Hasil Pendapat Pemustaka Terhadap Promosi yang Dilakukan Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum ... 61
C. Pembahasan Penelitian ... 79
D. Kendala/Hambatan yang Dihadapi Perpustakaan KementerianPekerjaan Umum dalam Melakukan Kegiatan Promosi .. 86
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 89
xi
xii
Tabel 3 Usia... 60 Tabel 4 Pendidikan ... 61 Tabel 5 Pendapat tentang lokasi Perpustakaan Kementerian Pekerjaan
Umum mudah diketahui ... 62 Tabel 6 Pendapat tentang lokasi Perpustakaan Kementerian Pekerjaan
Umum mudah dijangkau ... 62 Tabel 7 Pendapat tentang desain dan interior ruang Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum nyaman dan menarik ... 63 Tabel. 8 Pendapat tentang peralatan dan perabotan Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum menarik dan rapi ... 64 Tabel. 9 Pendapat tentang fasilitas yang dimiliki Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum memadai ... 64 Tabel. 10 Pendapat tentang Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum
selalu menambah koleksi terbaru ... 65 Tabel. 11 Pendapat tentang koleksi Perpustakaan Kementerian Pekerjaan
Umum menarik untuk dimanfaatkan ... 66 Tabel. 12 Pendapat tentang susunan koleksi Perpustakaan Kementerian
Pekerjaan Umum tertata rapi ... 66 Tabel. 13 Pendapat tentang display buku baru yang dimiliki Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum menarik perhatian ... 67 Tabel. 14 Pendapat tentang koleksi Perpustakaan Kementerian Pekerjaan
Umum relevan dan mendukung tugas pekerjaan ... 68 Tabel. 15 Pendapat tentang Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum
meyediakan koleksi yang bervariasi ... 69 Tabel. 16 Pendapat tentang koleksi Perpustakaan Kementerian Pekerjaan
Umum lengkap dan sesuai kebutuhan ... 69 Tabel. 17 Pendapat tentang pustakawan Perpustakaan Kementerian
xiii
Pekerjaan Umum membantu pemustaka dalam menggunakan
layanan dan fasilitas perpustakaan ... 72 Tabel. 20 Pendapat tentang alamat website Perpustakaan Kementerian
Pekerjaan Umum mudah diketahui ... 72 Tabel. 21 Pendapat tentang pustakawan Perpustakaan Kementerian
Pekerjaan Umum memiliki pengetahuan yang baik ... 73 Tabel. 22 Pendapat tentang website Perpustakaan Kementerian Pekerjaan
Umum tampilannya menarik ... 74 Tabel. 23 Pendapat tentang konten dan isi website Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum informatif ... 74 Tabel. 24 Pendapat tentang akses informasi website Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum mudah ... 75 Tabel. 25 Pendapat tentang website Perpustakaan Kementerian Pekerjaan
Umum membantu dalam mendapatkan informasi ... 76 Tabel. 26 Pendapat tentang kegiatan yang diselenggarakan Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum seperti pameran dan lainnya
bermanfaat ... 76 Tabel. 27 Pendapat tentang kegiatan yang diselenggarakan Perpustakaan
Kementerian Pekerjaan Umum seperti pameran dan lainnya
mudah diketahui ... 77 Tabel. 28 Pendapat tentang pemberian souvenir seperti pembatas buku dan
kantong buku oleh Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum 78 Tabel. 29 Pendapat tentang pemberian souvenir seperti pembatas buku dan
kantong buku oleh Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum memberikankesan kepada pemustaka ... 79 Tabel. 30 Kegiatan Promosi melalui penciptaan lingkungan yang
dilakukan Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum ... 80 Tabel. 31 Kegiatan Promosi melalui layanan perpustakaan yang dilakukan
xiv
perpustakaan dan penggunaan media yang dilakukan
1
A. Latar Belakang
Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca1. Perpustakaan terbagi menjadi beberapa jenis, salah satunya perpustakaan khusus.
“Perpustakaan khusus adalah suatu jenis perpustakaan yang paling unik jika dibandingkan oleh perpustakaan lain. Perpustakaan khusus berada di bawah suatu departemen atau di bawah suatu biro, di bawah suatu bagian, atau bahkan di bawah bidang pemasaran, dsb. Karena itu sebuah perpustakaan khusus dapat bersifat nasional dengan di pimpin oleh pejabat eselon dua atau dapat pula di pimpin oleh eselon lima, karena letak dan struktur perpustakaan di dalam suatu organisasi dapat bervariasi.”2
Istilah khusus tidak hanya menunjukan kekhususan organisasi dimana perpustakaan merupakan bagian dari lembaga atau perusahaan bersangkutan, melainkan lebih berkaitan erat dengan subyek atau disiplin ilmu pengetahuan yang harus ditangani seperti kesehatan, lingkungan hidup, pertanian, industri, pendidikan, dan lain-lain. Seiring dengan bekembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan akan perpustakaan khusus sekarang ini sudah dirasakan baik untuk kebutuhan apa saja, lebih khususnya lagi untuk membantu tugas badan induk tempat perpustakaan itu bernaung.
1
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991), h. 3.
2
Perpustakaan khusus memiliki ciri-ciri utama, sebagai berikut:
1. Memiliki buku yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu saja 2. Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota yang
ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau badan induk tempat perpustakaan bernaung
3. Peran utama pustakawan ialah melakukan penelitian kepustakaan untuk anggotanya
4. Tekanan koleksi bukan pada buku melainkan pada majalah, pamflet, paten, laporan penelitian, abstrak atau indeks karena literatur dari jenis tersebut umumnya mengandung informasi yang lebih mutakhir dibandingkan dengan buku
5. Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan. Perpustakaan khusus harus dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustakanya terutama yang bernaung dalam lembaga yang bersangkutan itu sendiri. Agar pemustaka tertarik untuk mengunjungi dan memanfaatkan layanan dan fasilitas perpustakaan, maka perpustakaan harus mempublikasikan atau memperkenalkan produk dan jasa yang dimiliki kepada calon pemustaka dengan cara melakukan promosi.
Promosi ini dilakukan supaya calon pemusta mengetahui apa saja yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut dan terutama untuk menarik perhatian dan menambah minat calon pemustaka datang berkunjung serta memanfaatkan perpustakaan tersebut.
produk atau jasa yang disediakan oleh organisasi, sekaligus membujuk konsumen untuk beraksi terhadap produk atau jasa itu. Sedangkan didalam dunia perdagangan promosi adalah usaha untuk memajukan dan meningkatkan popularitas barang yang akan di jual”.3
Kegiatan promosi di Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum harus lebih ditingkatkan kembali, mengingat kegiatan promosi yang sudah dilakukan di perpustakaan tersebut belum memberikan efek yang signifikan terhadap jumlah pemustaka yang datang ke perpustakaan tersebut. Kegiatan promosi layanan perpustakaan sangat perlu dilakukan, karena di Indonesia apresiasi masyarakat terhadap perpustakaan masih sangat rendah, termasuk rendahnya pemanfaatan layanan perpustakaan. Promosi itu sendiri memiliki pengertian sebagai setiap kegiatan komunikasi yang bertujuan memperkenalkan produk pelayanan atau ide dengan saluran distribusi. Kegiatan promosi mempunyai sedikitnya empat tujuan yaitu:
1. Untuk menarik perhatian 2. Untuk menciptakan kesan 3. Untuk membangkitkan minat 4. Untuk memperoleh tanggapan.4
Dalam melakukan promosi pihak perpustakaan harus mengetahui sasaran untuk melakukan promosi atau pengguna perpustakaan yang akan dikenalkan layanan, fasilitas dan jasa yang diberikan perpustakaan untuk pengguna perpustakaan. Sasaran promosi perpustakaan khusus adalah masyarakat yang dilayani khusus, biasanya terbatas pada orang-orang dalam lembaga atau instansi sebagai badan induk perpustakaan tersebut.
Tujuan promosi perpustakaan adalah memperkenalkan perpustakaan, koleksi, jenis layanan dan manfaat yang dapat diperoleh oleh pengguan perpustakaan.5 Dalam melakukan kegiatan promosi perpustakaan memerlukan sarana promosi. Sarana promosi dibagi menjadi beberapa bentuk, antara lain: bentuk tercetak, bentuk kegiatan perpustakaan dan bentuk elektronik.
1. Sarana promosi perpustakaan dalam bentuk tercetak, adalah brosur, poster, leaflets, flayer, map khusus perpustakaan, newslatter, laporan tahunan, pembatas buku (bookmark), dan buku panduan perpustakaan.
2. Sarana promosi perpustakaan dalam bentuk kegiatan perpustakaan adalah pameran perpustakaan, ceramah, seminar, bazar, kalender perpustakaan, wisata perpustakaan (library tour), temu penulis, launching buku, dan diskusi.
3. Selain sarana promosi dalam bentuk tercetak dan dalam bentuk kegiatan perpustakaan, sarana promosi perpustakaan dalam bentuk elektronik juga dilakukan dalam melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti media elektronik (televisi dan radio), internet (website dan email), dan memutar film dan video.
Untuk lebih menarik perhatian calon pemustaka promosi dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa cara dan bentuk. Promosi sangat penting dilakukan oleh sebuah perpustakaan karena selain untuk memperkenalkan apa yang dimiliki oleh perpustakaan promosi juga dapat memberikan kesan dan menambah rasa ingin tahu dari calon pemustaka untuk
5
mengunjungi perpustakaan tersebut. Maka dari itu promosi sangatlah penting dilakukan oleh sebuah perpustakaan.
“Penyebab promosi penting bagi perpustakaan karena promosi perpustakaan bisa menjadi sarana bagi perpustakaan tersebut memperkenalkan layanan, fasilitas, koleksi dan terkait dengan yang dimiliki oleh perpustakaan kepada calon pengguna perpustakaan. Dengan adanya promosi perpustakaan, diharapkan masyarakat akan mengenal perpustakaan dan pada akhirnya mereka menjadi pengguna perpustakaan yang giat”.6
Dengan adanya promosi diharapkan mayarakat mengetahui pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan sehingga membuat mereka tertarik untuk mengunjungi dan memanfaatkan koleksi serta layanan perpustakaan. Oleh karena itu, penulis tertarik mengambil judul “Evaluasi Kegiatan Promosi
Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum”. Apakah dengan
dilakukannya promosi oleh perpustakaan ini dapat menumbuhkan keinginan masyarakat untuk memanfaatkan perpustakaan tersebut.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan tujuan yang penulis teliti, maka dalam penelitian ini peneliti hanya meneliti tentang pelaksanaan kegiatan promosi yang dilakukan oleh Perpustakaan Khusus Kementerian Pekerjaan Umum.
Dalam hal ini kegiatan promosi yang akan dievaluasi mencakup kegiatan promosi melalui penciptaan lingkungan, kegiatan promosi melalui layanan perpustakaan dan kegiatan promosi melalui penggunaan media.
6
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
a. Bagaimana pelaksanaan kegiatan promosi yang dilakukan oleh Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum?
1) Bagaimana pelaksanaan kegiatan promosi melalui penciptaan lingkungan?
2) Bagaimana pelaksanaan kegiatan promosi melalui layanan perpustakaan?
3) Bagaimana pelaksanaan kegiatan promosi melalui pemanfaatan/ penggunaan media?
b. Kendala atau hambatan apa saja yang dihadapi oleh perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum dalam melakukan promosi?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui kegiatan promosi yang dilakukan oleh Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum melalui penciptaan lingkungan, melalui kegiatan layanan perpustakaan dan melalui pemanfaatan/penggunaan media. Kegiatan promosi yang dilakukan diharapkan dapat menumbuhkan keinginan dan minat masyarakat dalam memanfaatkan perpustakaan tersebut.
1) Bagaimana pelaksanaan kegiatan promosi melalui penciptaan lingkungan?
2) Bagaimana pelaksanaan kegiatan promosi melalui layanan perpustakaan?
3) Bagaimana pelaksanaan kegiatan promosi melalui pemanfaatan/penggunaan media?
b. Mangetahui kendala atau hambatan yang dihadapi perpustakaan ini dalam melakukan kegiatan promosi.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang dilakukan penulis tentang promosi di perpustakaan khusus adalah:
a. Sebagai masukan informasi tentang bagaimana kegiatan promosi perpustakaan yang dilakukan oleh perpustakaan khususnya Perpustakaan Khusus Kementerian Pekerjaan Umum.
b. Sebagai tambahan pengetahuan bagi penulis dan mahasiswa tentang bagaimana cara melakukan kegiatan promosi perpustakaan, media yang digunakan dalam promosi, dan strategi promosi perpustakaan. c. Memberikan sumbangsih, buah pikiran dan masukan kepada
Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum dalam hal mempromosikan perpustakaan, jika hal tersebut diperlukan.
D. Definisi Istilah
Promosi adalah forum pertukaran informasi antara organisasi dengan konsumen dan memiliki tujuan utama memberi informasi tentang produk atau jasa yang disediakan oleh organisasi, sekaligus membujuk konsumen untuk beraksi terhadap produk atau jasa itu.7
Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang berada pada suatu instansi atau lembaga tertentu, baik pemerintah maupun swasta dan mempunyai kekhususan yang terletak pada pengelolaan, koleksi dan pemustaka yang cukup terbatas.
E. Sistematika Penulisan
Dalam sistematika ini akan dijelaskan satu persatu bab-bab yang terdapat pada tulisan ini, yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mengemukakan latar belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang definisi perpustakaan khusus, fungsi dan tujuan perpustakaan khusus, promosi perpustakaan, pengertian promosi, pentingnya promosi perpustakaan, pentingnya promosi perpustakaan, strategi promosi, serta kendala yang dihadapi dalam melakukan promosi di Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum dan Penelitian relevan.
7
BAB III METODE PENELITIAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, populasi dan sampel, teknik pengolahan data, teknik analisa data dan jadwal penelitian.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Pada bab ini berisi penjelasan dan pemaparan tentang profil objek penelitian seperti: sejarah singkat, visi dan misi, jenis layanan, tugas dan fungsi, koleksi, struktur organisasi, sistem pelayanan, fasilitas, personalia, hasil dan pembahasan penelitan serta kendala yang dihadapi saat melakukan promosi Perpustakaan Kementerian Pekerjaan Umum.
BAB V PENUTUP
10
A. Perpustakaan Khusus
1. Pengertian Pepustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah suatu jenis perpustakaan yang paling unik jika dibandingkan oleh perpustakaan lain. Perpustakaan khusus berada di bawah suatu departemen atau di bawah suatu biro, di bawah suatu bagian, atau bahkan di bawah bidang pemasaran, dsb. Karena itu sebuah perpustakaan khusus dapat bersifat nasional dengan di pimpin oleh pejabat eselon dua atau dapat pula di pimpin oleh eselon lima, karena letak dan struktur perpustakaan di dalam suatu organisasi dapat bervariasi.
Istilah khusus tidak hanya menunjukan kekhususan organisasi dimana perpustakaan merupakan bagian dari lembaga atau perusahaan bersangkutan, melainkan lebih berkaitan erat dengan subyek atau disiplin ilmu pengetahuan yang harus ditangani seperti kesehatan, lingkungan hidup, pertanian, industri, pendidikan dan lain-lain. Perpustakaan khusus harus bisa memfasilitasi dan mamberikan informasi kepada para penggunanya. Pengguna perpustakaan khusus yaitu orang-orang yang berada di bawah suatu naungan dari lembaga, departemen, atau suatu biro itu sendiri.
“Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga, tujuan pengelenggaraannya bukanlah diarahkan untuk konsumsi umum, tetapi hanya diperuntukan bagi para karyawan lembaga yang bersangkutan dalam rangka menunjang penyelesaian program
lembaga yang bersangkutan.”1
Dalam ulasan Karmidi Martoatmojo memberikan definisi bahwa perpustakaan khusus menyimpan koleksi khusus.2 Pengertian lainnya perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berada pada suatu instansi atau lembaga tertentu, baik pemerintahan atau swasta, dan sekaligus sebagai pengelola dan penanggung jawabnya.3
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang lebih menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus seperti peta, surat kabar, majalah, buku laporan dll. Pemustaka yang dilayaninya juga tergolong khusus sesuai dengan lingkungan badan atau lembaga tempat perpustakaan tersebut bernaung.
Perpustakaan khusus sering disebut perpustakaan kedinasan, karena adanya pada lembaga-lembaga pemerintahan atau swasta. Perpustakaan tersebut diadakan sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang berkaitan, baik langsung maupun tidak, dengan instansi induknya.4
Perpustakaan khusus mempunyai tugas melayani suatu kelompok masyarakat khusus yang memiliki kesamaan dalam kebutuhan dan minat
1
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h. 2. 3.
2
Ibid., h.18.
3
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 39.
4
terhadap bahan pustaka dan informasi. Dan menunjang lembaga yang dinaunginya.5
Dalam buku lainnya pengertian perpustakaan khusus adalah sebagai berikut:
“Perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang di bentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan di lingkungannya, istilah khusus tidak hanya menunjukan pada kekhususan subjek/disiplin ilmu pengetahuan yang ditangani.”6
Pengertian lainnya, perpustakaan khusus adalah perpustakaan-perpustakaan yang berada di lingkungan instansi atau departemen, badan atau yayasan, perkumpulan keahlian atau organisasi profesi, pusat dokumentasi dan informasi.7
Berbagai pengertian tentang perpustakaan khusus telah di paparkan di atas dan dapat disimpulkan sebagai berikut:
Pengertian perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan suatu lembaga atau instansi tertentu, dan memiliki tugas untuk memenuhi kebutuhan informasi lembaga yang dinaunginya, istilah khusus tidak hanya menunjukan pada kekhususan organisasi tersebut tetapi juga lebih berkaitan erat dengan subjek/disiplin ilmu yang di tangani oleh perpustakaan tersebut, serta objek/sasaran pelayanan perpustakaan diperuntukan pada pengguna internal dan masyarakat yang peduli terhadap bidang-bidang tersebut.
5
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta:Kanisius, 1992), h.35.
6
Sukarman, Rachman Natadjumena, Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (Jakarta:Perpustakaan Nasioanal RI, 2000), h. 6.
7
2. Tujuan Perpustakaan Khusus
Tujuan perpustakaan khusus lazimnya sama yaitu membantu tugas badan induk tempat perpustakaan tersebut bernaung. Perpustakaan khusus juga memiliki tujuan umum yaitu perpustakaan khusus bertujuan untuk memberikan informasi dan kelengkapan rujukan yang berupa bahan-bahan tercetak dan terekam unruk memperlancar pelaksanaan tugas sehari-hari pada instansi yang besangkutan.
“Selain itu perpustakaan khusus juga memiliki tujuan khusus yaitu mengembangkan keterampilan karyawan untuk belajar mandiri; memupuk minat dan bakat pada umumnya dan minat baca karyawan pada khususnya; memotivasi karyawan untuk dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara efektif dan efisien; dan mengembangkan kemampuan karyawan untuk mencari, menemukan, mengolah dan memanfaatkan informasi yang tersedia di perpustakaan khusus”.8
Tujuan yang telah di dapat dari berbagai literatur, dapat disimpulkan bahwa tujuan secara umum adalah menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi yang mereka butuhkan. Sedangkan tujuan khususnya adalah membantu tugas induk tempat perpustakaan tersebut bernaung.
3. Fungsi Perpustakaan Khusus
Selain itu perpustakaan khusus juga mempunyai fungsi-fungsi yang harus dijalankan sesuai dengan fungsi perpustakaan khusus. Fungsi utama perpustakaan khusus adalah menyediakan informasi guna membantu tujuan badan induknya.9
8
Mudjito, Pembinaan Minat Baca (Jakarta: Universitas Terbuka, 2001), h. 22.
9
“Menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, perpustakaan khusus mempunyai fungsi, antara lain menjadi pusat referensi bagi para karyawan maupun anggota dari instansi atau lembaga yang bersangkutan; menjadi pusat penelitian bagi petugas dari instansi atau lembaga yang bersangkutan; dan menjadi sarana untuk memperlancar pelaksanaan tugas instansi atau lembaga yang bersangkutan”.10
Sementara itu pendapat lainnya mengenai fungsi perpustakaan khusus antara lain mengumpulkan terbitan yang ada di dalam organisasi; selalu mengikuti perkembangan minat dan kebutuhan terhadap terbitan; mengulas terbitan baru, memilih, dan memesan terbitan penting; dan memesan langsung ke penerbit.
Fungsi perpustakaan khusus yaitu untuk membantu pengguna perpustakaan khusus yang berasal atau bekerja di instansi atau lembaga yang bersangkutan mendapatkan informasi dengan bahan pustaka atau koleksi yang berkaitan dengan subjek atau bidang ilmu tertentu sesuai dengan lembaga atau instansi tersebut.
“Fungsi maksimal perpustakaan khusus, yaitu secara berkala mengadakan riset formal tentang kebutuhan pemustaka; membuat kontak dengan para ahli dan agen publikasi luar biasa yang tidak dipublikasikan, asing; menambahkan koleksi khusus misalnya katalog perkembangan eksekutif, cetak komputer, dan arsip organisasi. Mengevaluasi dan memilih pangkalan data komputer sesuai dengan kepentingan organisasi”.11
Selain itu ada pula yang menerangkan fungsi dari perpustakaan khusus itu adalah sebagai berikut:
“Fungsi perpustakaan khusus adalah mendukung badan induknya. Dengan demikian sebagian besar perpustakaan khusus hanya terbuka atau digunakan para pengguna yang berasal atau bekerja di instansi atau badan yang bersangkutan. Di samping itu koleksi
10
Mudjito, Pembinaan Minat Baca (Jakarta: Universitas Terbuka, 2001), h. 14
11
bahan pustaka dan informasi perpustakaan khusus adalah berkaitan dengan bidang cakupan instansi tersebut”.12
Dari beberapa fungsi yang telah dipaparkan diatas dapat disimpulkan fungsi perpustakaan khusus, yaitu untuk mendukung badan induknya dan fungsi lainnya untuk menyimpan, menyediakan, dan menyebarkan informasi secara cepat kepada pengguna perpustakaan.
B. Promosi Perpustakaan
1. Pengertian Promosi Perpustakaan
Promosi perpustakaan merupakan cara untuk memperkenalkan dan mempublikasikan kepada calon pengguna dan pengguna perpustakaan tentang layanan, fasilitas, dan koleksi yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan agar calon pengguna tertarik mengunjungi perpustakaan tersebut.
“Promosi adalah mekanisme komunikatif persuasif pemasaran dengan memanfaatkan teknik-teknik hubungan bermasyarakat. Promosi merupakan forum pertukaran informasi antara organisasi dan konsumen dengan tujuan utama member informasi tentang produk atau jasa yang disediakan oleh organisasi, sekaligus membujuk konsumen untuk bereaksi terhadap produk atau jasa yang ditawarkan”.13
Promosi adalah setiap kegiatan komunikasi yang bertujuan memperkenalkan produk pelayanan atau ide dengan saluran distribusi. Promosi adalah usaha yang dilakukan penjual untuk membujuk pembeli
12
Hernandono, Perpustakaan dan Kepustakaan (Jakarta:Universitas Terbuka, 1999), h.1.19.
13
Darmono, Perpustakaan Sekolah Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja
agar menerima atau menjual lagi atau menyarankan kepada orang lain untuk memakai produk, pelayanan atau ide yang dipromosikan.14
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan pengertian promosi perpustakaan adalah suatu kegiatan atau usaha memperkenalkan dan membujuk pengguna dan calon pengguna perpustakaan, agar masyarakat dapat memanfaatkan perpustakaan semaksimal mungkin.
2. Pentingnya Promosi Perpustakaan
Sekarang ini perpustakaan sesungguhnya dapat dikatakan dalam hal yang sama dengan organisasi atau lembaga lain yang tujuan utamanya adalah mencari laba. Laba yang dimaksud bukan keuntungan secara material berupa uang atau barang melainkan meningkatnya jumlah pengunjung yang memanfaatkan fasilitas perpustakaan. Dalam hal ini promosi perpustakaan sangat penting dilakukan oleh sebuah perpustakaan untuk mendapatkan peningkatan layanan.
Perpustakaan saat ini agar dapat meningkatkan layanannya dituntut untuk memasarkan jasa-jasa atau produk yang mereka hasilkan. Dengan adanya kegiatan promosi yang dilakukan oleh perpustakaan, diharapkan masyarakat akan lebih mengenal perpustakaan dan tertarik untuk mengunjungi perpustakaan tersebut kemudian akhirnya mereka menjadi pengguna perpustakaan yang giat.
Pada artikel Blaise Cronin berkata bahwa dengan adanya pemasaran dan promosi yang baik pada perpustakaan akan meraih
14
setidaknya tiga hal yaitu menambah kepuasan pemakai, memperkuat atau memperlancar bertambahnya dana, dan meningkatkan kepuasan pustakawan.15
3. Strategi Promosi Perpustakaan
Dengan adanya promosi diharapkan masyarakat akan lebih mengenal perpustakaan dan akhirnya mereka menjadi pengguna perpustakaan yang giat. Strategi promosi perlu dilakukan agar promosi yang dilakukan oleh perpustakaan tepat sasaran kepada calon pengguna perpustakaan. ada dua strategi promosi perpustakaan yang biasa digunakan yaitu promosi langsung (Direct Promotion) dan promosi tidak langsung (Indirect Promotion).
a. Promosi Langsung (Direct Promotion)
Promosi langsung atau direct promotion adalah kegiatan promosi yang dilakukan dengan berkomunikasi secara langsung dengan calon pengguna perpustakaan.
Secara umum ada beberapa kegiatan promosi langsung yang biasa dilakukan dan digunakan perpustakaan antara lain:
1) Kontak Perorangan
“Promosi secara kontak perorangan dilakukan melalui pertemuan langsung. Promosi dengan kontak perorangan ternyata merupakan sarana yang lebih ampuh dari pada sarana atau promosi lainnya seperti iklan dan publikasi. Bellardo dan Waldhart melaporkan bahwa penelitian mengenai efektivitas teknik-teknik promosi dan komunikasi di bidang perpustakaan dan informasi telah membuktikan bahwa kontak perorangan dari mulut ke mulut merupakan cara yang paling efektif untuk menyebarluaskan
15
informasi mengenai produk dan jasa perpustakaan dan dalam menarik minat pengguna perpustakaan”.16
Menurut kotler fungsi kontak perorangan dapat diuraikan seperti berikut:
a) Menjual. Artinya organisasi berusaha meningkatkan jumlah konsumen dengan langsung mencari konsumen baru;
b) Memberi layanan. Dengan kontak perorangan, organisasi mencoba memberi pelayanan langsung kepada konsumen; c) Meneliti. Mengawasi perkembangan yang terjadi di antara
konsumen dan juga antara pesaing-pesaing organisasi.17
2) Pameran Perpustakaan, Ceramah dan Seminar
“Pameran adalah salah satu bentuk kegiatan yang dapat dilakukan perpustakaan untuk menarik perhatian orang banyak. Pameran juga merupakan cara yang paling jitu untuk mempublikasikan keberadaan perpustakaan kepada pengguna dan calon pengguna. Kegiatan pameran perpustakaan dimaksudkan untuk menampilkan apa yang dimiliki perpustakaan dan apa yang dilayankan perpustakaan. Pada prinsipnya pameran tidak saja menginformasikan secara tertulis melainkan juga menyajikan apa yang dimiliki dan dilayankan perpustakaan langsung kepada pengguna”.18
Pameran memiliki dua tujuan, yaitu:
a) Untuk menarik perhatian pengguna atau calon pengguna; b) Untuk menunjukan layanan atau apapun yang dimiliki
perpustakaan menarik untuk mereka.19
16
Badollahi Mustafa, Promosi Jasa Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 30.
17
Ibid.,h. 30
18
Badollahi Mustafa, Promosi Jasa Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 110.
19
Penyelenggaraan pameran seperti pameran buku merupakan salah satu langkah awal bagi penerbit atau perpustakaan untuk memotivasi halayak atau publik tentang produk atau koleksi yang diterbitkannya atau yang dimilikinya. Perpustakaan dapat memperkenalkan atau mempromosikan sebagian koleksi terbarunya atau produk-produknya yang dihasilkan selama dalam jangka waktu tertentu. Selain itu aktivitas dan jasa-jasa yang telah, sedang dan yang akan dilakukannya dapat diketahui masyarakat.
“Sedangkan ceramah adalah suatu kegiatan yang terdiri beberapa orang yang berbicara di depan dan sejumlah peserta pada suatu waktu dan tempat tertentu mengenai suatu topik atau tema tertentu. Biasanya pembicaranya bersifat formal. Lain halnya dengan seminar, seminar adalah suatu forum atau kegiatan yang dilakukan untuk mengkaji suatu topik pada suatu waktu dan tempat tertentu dimana ada satu atau lebih orang berceramah dan sejumlah orang lain sebagai peserta. Pada umumnya suatu seminar berlangsung proses yang diatur secara rapih dengan aturan-aturan tertentu. Biasanya terjadi diskusi antara peserta dengan penceramah setelah materi ceramah disampaikan. Kegiatan ceramah ini diadakan dengan tujuan untuk mempromosikan layanan perpustakaan. Disamping itu, perpustakaan dapat melakukan apa yang disebut sebagai proses pendidikan pemakai. Dengan demikian perpustakaan dapat membimbing pengguna atau calon pengguna bagaimana menggunakan perpustakaan dan memanfaatkan layanan yang ada”.20
3) Bazar
Bazar adalah suatu kegiatan yang dapat dilakukan dan digunakan untuk tujuan promosi perpustakaan. Bazar adalah suatu kegiatan jual-beli barang yang dilakukan pada suatu tempat tertentu dan waktu tertentu dan bukan pada tempat yang biasanya
20
dilakukan proses jual-beli. Tujuan utama diadakan bazar, diharapkan semakin banyak orang yang mengetahui keberadaan dan berkunjung ke perpustakaan untuk memanfaatkan fasilitas yang telah disediakan.21
4) Wisata Perpustakaan (Library Tour)
Bentuk kegiatan jenis ini yaitu mengajak serombongan orang untuk berkeliling perpustakaan guna melihat sudut di perpustakaan bahwa di sana ada petugas perpustakaan yang memberi penjelasan mengenai koleksi, fasilitas yang ada, cara-cara menggunakan fasilitas itu serta bagaimana menemukan informasi dan apa manfaatnya bagi mereka.
“Melalui kegiatan wisata perpustakaan diharapkan pengguna dapat mengetahui secara langsung apa yang dimiliki perpustakaan bermanfaat bagi mereka dan bagaimana menggunakannya. Wisata perpustakaan tidak hanya dilakukan dengan berkeliling perpustakaan jika ada tamu atau rombongan tamu perpustakaan, tetapi memang merupakan program yang dirancang secara khusus oleh perpustakaan. Biasanya pesertanya adalah perpustakaan sekolah. Jadi kegiatan ini diadakan khusus untuk menumbuhkan rasa cinta anak-anak pada perpustakaan. Kegiatan wisata perpustakaan ini akan memberi dampak positif kepada anak-anak. Dalam jangka panjang hal ini akan berpengaruh pada pola perilaku mencari informasi di perpustakaan”.22
5) Temu Penulis
Temu penulis juga dapat dijadikan salah satu kegiatan promosi perpustakaan, dengan diadakannya kegiatan temu penulis
21
Ibid., h. 126.
22
masyarakat akan mengetahui fasilitas dan koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut.
6) Launching Buku
Kegiatan ini juga dapat menjadi salah satu sarana untuk promosi perpustakaan. Biasanya sebelum diadakannya kegiatan ini dilakukan promosi agar masyarakat mengetahui tempat diadakannya kegiatan tersebut. Dan dengan diadakannya kegiatan tersebut membuat masyarakat tahu akan keberadaan perpustakaan tersebut berada.
7) Diskusi
Diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai suatu masalah. Biasanya dalam diskusi para peserta mencari penyelesaian suatu masalah, minimal mereka mengajukan usul atau ide yang mungkin bisa menyelesaikan masalah yang mereka diskusikan.23
Diskusi adalah suatu kegiatan yang dilakukan suatu kelompok atau lebih dari satu orang membahas tentang suatu materi atau topik tertentu yang sudah ditentukan dan akan menghasilkan sesuatu kesimpulan dan pemahaman yang baik dan benar.
Dari beberapa bentuk kegiatan promosi langsung perpustakaan diatas salah satu bentuk kegiatan yang dapat
23
dilakukan untuk menarik perhatian orang akan keberadaan perpustakaan adalah pameran perpustakaan. Pameran dapat menjadi cara yang cukup efektif untuk mempublikasikan keberadaan perpustakaan diantara pengguna dan calon pengguna perpustakaan.
b. Promosi Tidak Langsung (Indirect Promotion)
Dalam kegiatan promosi perpustakaan selain promosi langsung biasa digunakan juga promosi tidak langsung perpustakaan. Promosi tidak langsung adalah kegiatan promosi yang dilakukan dengan cara tidak berhadapan atau berkomunikasi langsung secara tatap muka tetapi dengan menggunakan dan memanfaatkan beberapa media. Dan melalui penciptaan lingkungan serta dengan melalui layanan perpustakaan yang dapat menarik pemustaka untuk memanfaatkan perpustakaan.
Ada beberapa media yang sering digunakan dalam promosi tidak langsung diantaranya : media cetak dan elektronik.
1. Promosi Melalui Penggunaan/Pemanfaatan Media
Promosi dengan memanfaatkan media adalah sebagai salah satu cara yang biasa digunakan oleh sebuah perpustakaan, ada beberapa media yang biasa dimanfaatkan oleh sebuah perpustakaan untuk melakukan kegiatan promosi seperti media cetak dan media internet atau online.
a. Media Cetak
1) Brosur, Poster, dan Leaflets
barang atau jasa yang akan ditawarkan oleh konsumen atau pengguna.24 Pemanfaatan brosur sebagai sarana promosi di perpustakaan dianggap tidak memerlukan biaya yang cukup besar. Selain itu pembuatannya cukup mudah, banyak sekali informasi yang ada di perpustakaan yang perlu disampaikan kepada pengguna. Brosur bisa lebih banyak memberikan informasi mengenai kegiatan perpustakaan dan fasilitas yang dimiliki. Bahkan dengan brosur kita bisa menyebarluaskan informasi yang bersifat teknis.
“Sedangkan poster adalah salah satu media promosi yang biasanya berupa kertas besar berukuran A3 atau ukuran A2 yang berisi tulisan atau gambar informasi untuk umum tentang suatu hal yang disajikan secara menarik. Dasar ide pembuatan poster adalah menyampaikan pesan kepada masyarakat pengguna secara efektif, mudah dan murah. Poster yang paling efektif adalah poster yang dirancang untuk sekilas segera menarik perhatian atau mencuri pandangan orang yang lewat di depan poster tersebut, sekaligus member pesan atau informasi secara ringkas.”25
Untuk selebaran atau leaflet terdiri dari beberapa sisi. Sisi depan dihiasi dengan desain yang menarik agar masyarakat tertarik. Leaflet berisi keterangan mengenai jasa perpustakaan, leaflet berfungsi sebagai pencipta citra sekaligus memberikan informasi.26
Media promosi seperti brosur, leaflet dan poster adalah sarana promosi dalam media tercetak yang sering digunakan perpustakaan dalam melakukan kegiatan promosi. Sarana promosi
24
Badollahi Mustafa, Promosi Jasa Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 72.
25
Badollahi Mustafa, Promosi Jasa Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 80.
26
Darmono, Perpustakaan Sekolah Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja
brosur hampir sama dengan leaflet karena terbuat dari lembaran kertas yang mengandung pesan dan dibagikan kepada pengguna perpustakaan. Sedangkan untuk poster ukurannya lebih besar dibandingkan brosur dan leaflet dan poster dirancang untuk sekilas menarik perhatian, karena poster biasanya ditempatkan pada tempat umum dimana orang sering melewati tempat tersebut. Poster juga berisi pesan atau informasi secara singkat dan padat. Diantara ketiga jenis media tercetak ini yang paling efektif adalah brosur.
2) Flyer
Flyer merupakan bahan promosi yang terdiri dari satu lembar yang mengandung informasi dari dua sisi depan dan belakang. Informasi yang dimuat dalam flyer ini berupa layanan dan hasil kreatif lain dari suatu perpustakaan. Oleh karena itu, sarana ini sangat sesuai dalam membantu pustakawan dalam melakukan kegiatan promosi.27
3) Map Khusus Perpustakaan
Paket promosi lain yang dapat dibuat adalah sebuah map dengan cetakan khusus berlogo perpustakaan. Map ini dirancang sedemikian rupa sehingga berbeda dari map biasa. Di dalam map ini dapat dimasukan paket-paket promosi yang telah dibuat, misalnya beberapa brosur, pembatas buku, dan sebagainya.
27
Kumpulan sarana promosi ini dapat dikemas menjadi satu paket dan diberikan kepada orang-orang tertentu.28
4) Laporan Tahunan
Laporan tahunan merupakan suatu dokumentasi yang menjabarkan secara ringkas tentang hasil kegiatan dan status keuangan suatu organisasi atau lembaga selama setahun berlalu dan memberikan kerangka rencana untuk masa yang akan datang.29
5) Pembatas Buku (Bookmark)
Pembatas buku adalah suatu benda yang digunakan untuk memberi tanda pembatas pada halaman-halaman sebuah buku. Pembatas buku atau yang dikenal sebagai bookmark dapat digunakan sebagai media promosi di perpustakaan. Pembuatan pembatas buku berlogo perpustakaan akan sangat mempengaruhi citra dan sosok perpustakaan di hati pengguna kepada pengunjung potensial maka akan meningkatkan ingatan pengguna kepada perpustakaan yang akan mendorong mereka berkunjung ke perpustakaan.30
6) Buku Panduan Perpustakaan
Buku panduan perpustakaan adalah sebuah buku kecil yang diterbitkan oleh perpustakaan yang memuat informasi segala sesuatu yang mengenai perpustakaan. Mulai dari sejarah dan latar
28
Ibid., h. 80.
29
Rizal Saiful Haq, et al, Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah (Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah, 2006), h. 178, 179.
30
belakang pendirian perpustakaan, misi dan tujuan, organisasi, lembaga induk, koleksi, dan layanan, fasilitas, lokasi, dan cabang-cabangnya, staf pengelola dan struktur organisasinya, peraturan dan sanksi-sanksi, nama dan alamat resmi, serta informasi lain yang dianggap perlu untuk pengguna.31
Dari beberapa cara promosi dalam bentuk media cetak yang cukup efektif untuk melakukan kontak dengan pengguna adalah poster, biasanya poster dapat digunakan untuk memperkenalkan layanan yang ada di perpustakaan tersebut dan dapat menyampaikan pesan kepada pengguna perpustakaan. Selain itu brosur merupakan sarana promosi perpustakaan yang cukup efektif karena dapat memuat informasi yang cukup banyak dan tidak memerlukan biaya yang cukup besar.
b. Media Elektronik
1) Publikasi dan Iklan
Publikasi adalah perangsangan non-personal agar ada permintaan terhadap produk atau jasa melalui berita mengenai hal-hal media penerbitan atau melalui penyajian yang menarik di radio, televise dan sebagainya.32
Sedangkan iklan adalah media promosi dalam bentuk penyajian mengenai ide, produk atau jasa dengan cara membayar.
31
Ibid., h. 100.
32
Iklan dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk. Dapat melalui media cetak atau elektronik.33
Perbedaan antara iklan dan publikasi, promosi melalui iklan memang menggunakan biaya, tetapi pemasang iklan biasa bisa mengendalikan apa yang dikatakan, bagaimana menyampaikannya, kepada siapa iklan itu akan ditempatkan, baik dalam penerbitan cetak maupun noncetak, dan frekuensi pemasangan iklan juga dapat dikendalikan oleh pemasang iklan. Sedangkan publikasi sebaliknya tidak memungkinkan pengendalian hal-hal yang dicakup oleh iklan.
Biasanya, publikasi akan ditinjau oleh penyunting berita, dan yang bersangkutan dapat memutuskan apakah seluruh berita akan digunakan, atau hanya sebagian saja, ataupun tidak dipilih sama sekali sebagai berita. Meskipun demikian, publikasi mempunyai beberapa keunggulan sehingga merupakan investasi yang baik.
Publikasi ditempatkan sebagai berita dan bukan di ruang iklan. Penempatan ini memberikan kesan bahwa informasi dalam berita mengenai produk dan jasa itu lebih objektif dibandingkan dengan iklan yang dianggap mempromosikan diri sendiri.34
33
Badollahi Mustafa, Promosi Jasa Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 29, 30.
34
2) E-mail
E-mail (electronic mail) adalah sistem yang menghubungkan komputer, baik dengan hubungan kabel maupun tanpa kabel (wireless). e-mail memungkinkan pengguna melalui keyboard mengirimkan pesan dan membaca jawabannya pada layar komputer.35
Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.
3) Website
Kegiatan operasional perpustakaan dituangkan dalam sebuah halaman website di internet. Dengan portal website tersebut segala kebutuhan untuk interaksi antara pengguna dan pustakawan dilaksanakan.36
Website dapat dijadikan salah satu sarana dalam melakukan kegiatan promosi di perpustakaan, dengan mendesain website perpustakaan memungkinkan pustakawan menempatkan pesan promosi perpustakaan, jasa dan layanan, koleksi atau informasi penting lainnya yang diadakan untuk dapat dinikmati oleh siapa saja, dimana saja di internet. Keefektifannya dalam menyebarkan informasi tidak diragukan lagi.37
35
Wahyu Suprianto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan (Yogyakarta: Kanisius, 2008),h. 176.
36
Wahyu Suprianto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan (Yogyakarta: Kanisius, 2008),h. 119.
37
Dalam hal ini dapat disimpulkan promosi dapat dilakukan dengan sarana apapun dan semua pustakawan atau staf perpustakaan dapat membantu melakukan kegiatan promosi perpustakaan.
4) Jejaring Sosial (Social Network)
Jejaring sosial juga dapat menjadi salah satu sarana promosi dalam media internet atau online. Dengan menggunakan jejaring sosial perpustakaan bisa mempublikasikan layanan, koleksi dan fasilitas yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Kebanyakan layanan ini berbasis web dan penggunanya berinteraksi melalui internet.
Berbagai sarana yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan promosi perpustakaan dalam bentuk media tercetak, seperti brosur, poster, flayer, map khusus perpustakaan, laporan tahunan, pembatas buku, dan buku panduan perpustakaan, dari berbagai sarana tercetak cara yang dianggap paling murah dan praktis untuk melakukan promosi adalah dengan cara mencetak dan menyebarkan brosur perpustakaan. Pemanfaatan brosur sebagai sarana promosi di perpustakaan dianggap tidak memerlukan biaya yang besar, pembuatannya pun cukup mudah, dan bahannya mudah ditemukan.
suatu kegiatan, menekankan dan menonjolkan layanan lama. Poster yang efektif adalah poster yang dirancang untuk sekilas segera menarik perhatian, sekaligus memberi pesan atau informasi secara ringkas.
Sedangkan sarana promosi perpustakaan dalam media elektronik seperti, publikasi dan iklan, email, website dan jejaring sosial. Dalam bentuk elektronik ini yang paling efektif adalah dengan melalui website, karena cara ini cukup tepat dan menarik. Selain itu dapat memperkenalkan layanan dan fasilitas yang ada di perpustakaan kepada calon pengguna dan juga tidak membutuhkan biaya terlalu besar.
2. Promosi Melalui Penciptaan Lingkungan
a. Gedung
Gedung perpustakaan merupakan sarana yang sangat penting dalam penyelenggaran perpustakaan. Dalam gedung itulah segala aktivitas dan program perpustakaan dirancang dan diselenggarakan. Pembangunan gedung perpustakaan perlu memperhatikan faktor-faktor fungsional dari kegiatan perpustakaan.38
Dalam merancang gedung perpustakaan perlu juga melibatkan calon pengguna perpustakaan dan pustakawan atau petugas perpustakaan untuk dimintai pendapat tentang rencana gedung yang akan ditempati. Sehingga nantinya gedung perpustakaan tersebut bisa
38
Darmono, Perpustakaan Sekolah Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja
menjadi tempat yang nyaman dan sesuai untuk menyelenggarakan kegiatan perpustakaan.
b. Lokasi
Dalam menentukan lokasi gedung perpustakaan yang perlu dipertimbangkan adalah kemudahan akses ke perpustakaan, berada ditempat tenang, memungkinkan untuk penambahan ruang perpustakaan pada masa mendatang.39
Karena penentuan lokasi gedung perpustakaan sangat berperan penting untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan perpustakaan. Dalam hal penentuan lokasi gedung perpustakaan kemudahan akses baik dilihat dari jarak dan waktu perjalanan menuju perpustakaan akan sangat membantu pemustaka untuk menuju ke perpustakaan tersebut. Dan juga gedung perpustakaan harus berada di lokasi yang tenang tidak banyak kebisingan, hal ini tentu akan membuat pemustaka merasa nyaman berada di dalam perpustakaan.
c. Fasilitas
Setiap perpustakaan memiliki fasilitas yang sangat beragam sesuai dengan kebutuhan dari perpustakaan itu sendiri. Fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan disediakan untuk membuat pengunjung perpustakaan atau pemustaka merasa nyaman dan ingin mengunjungi kembali perpustakaan tersebut.
Ada beberapa hal yang mempengaruhi dan membedakan antara fasilitas suatu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya, misalnya
39
dari segi jenis perpustakaan, pengguna perpustakaan dan anggaran atau biaya dari perpustakaan itu sendiri. Semua fasilitas-fasilitas yang ada di perpustakaan intinya adalah untuk membantu dan juga melayani pemustaka seseuai dengan kebutuhannya masing-masing.
d. Penataan Ruang ( Desain dan interior)
Penataaan ruang sebuah perpustakaan harus didesain sebaik mungkin, hal ini dilakukan untuk memberikan kesan, membuat nyaman dan menarik perhatian dari pengguna atau calon pengguna perpustakaan. Pemilihan konsep desain dan interior di dalam perpustakaan harus sangat diperhatikan, hal ini sangat berpengaruh untuk membuat pemustaka merasa tertarik dan nyaman saat berada di dalam perpustakaan.
Desain dan interior perpustakaan adalah suatu sistem penataan ruang dalam yang berfungsi sebagai tempat bernaung dari kondisi lingkungan dengan ciptaan suasana dan citra ruang yang memenuhi persyaratan kenyamanan, keamanan, kepuasan kebutuhan fisik dan spriritual penggunanya tanpa mengabaikan faktor estetika.
Penataan ruangan perpustakaan perlu dilakukan secara hati-hati dan mempertimbangkan berbagai aspek. Untuk dapat memikat mereka agar mau datang ke perpustakaan adalah melalui penataan ruangan yang menarik dan fungsional.40
40
Darmono, Perpustakaan Sekolah Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja
e. Perabotan dan Perlengkapan
Perpustakaan perlu dan harus memberikan fasilitas seperti perabotan dan perlengkapan perpustakaan, karena hal tersebut sangat penting untuk menunjang kelancaran kegiatan di dalam perpustakaan, oleh karena itu perlu adanya perencanaan pengadaan perabotan dan perlengkapan agar kegiatan di dalam perpustakaan berjalan dengan efisien.
“Perabotan perpustakaan adalah sarana pendukung atau perlengkapan perpustakaan yang digunakan dalam proses pelayanan pemustaka dan merupakan kelengkapan yang harus ada untuk terselenggaranya perpustakaan. seperti meja-kursi layanan, berbagai rak, berbagai jenis lemari dan laci, kereta buku,dll. Sedangkan perlengkapan perpustakaan adalah perangkat atau benda yang digunakan sebagai daya dukung pekerjaan administrasi dan pelayanan seperti mesin tik,
komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, dsb.” 41
Dengan adanya perabotan dan perlengkapan perpustakaan diharapkan mampu melayani pemustaka dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkannya dan membantu proses terselenggaranya segala kegiatan yang ada di dalam sebuah perpustakaan dengan baik.
3. Promosi Melalui Kegiatan Layanan Perpustakaan
Sebagai sebuah unit kerja perpustakaan terdiri dari berbagai bagian seperti bagian pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka dan bagian layanan perpustakaan. Pada bagian layanan perpustakaan ini yang terdapat interaksi langsung antara pemustaka dengan pustakawan yang juga menjadi salah satu cara promosi sebuah perpustakaan. Layanan perpustakaan yang diutamakan sebagai salah satu cara untuk promosi
41
dalam hal ini yaitu layanan pemakai/pengguna perpustakaan dan layanan koleksi.
a. Layanan Pemakai/Pengguna Perpustakaan
Dalam memberikan pelayanan terhadap pemustaka pustakawan dituntut untuk bisa melayani pemustaka dengan sebaik mungkin dan memberikan informasi sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan.
Layanan pemakai/pengguna perpustakaan adalah kegiatan pemberian pelayanan perpustakaan kepada pemakai/pengguna perpustakaan dalam menggunakan bahan-bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan.42
Layanan kepada pengguna/pemakai perpustakaan dapat dijalankan dengan baik jika pelayanan teknisnya dikerjakan dengan sebaik-baiknya. Misalnya pengadaan koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, buku-buku yang terdapat di perpustakaan dicatat dalam buku induk, semua buku diklasifikasi sesuai dengan sistem klasifikasi, diberi label, kartu buku, kantong buku dan disampul.43
Layanan pemakai/pengguna perpustakaan meliputi dua bidang yaitu pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi (rujukan).
1) Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku di perpustakaan. Tugas pokok bagian
42
Rizal Saiful Haq, dkk., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah (Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah, 2006), h. 102.
43
sirkulasi adalah melayani pengguna yang akan meminjam dan mengembalikan buku-buku di perpustakaan, serta membuat laporan kegiatan pelayanan sirkulasi.44
2) Pelayanan Referensi (Rujukan)
Pelayanan referensi berhubungan dengan pelayanan yang membantu pengguna/pemakai perpustakaan yang menemukan kesulitan dalam memperoleh informasi atau bahan pustaka dan memberikan petunjuk agar informasi atau bahan pustaka yang diperlukan dapat secepatnya ditemukan.45
b. Layanan Koleksi
Layanan koleksi ini masih erat hubungannya dengan layanan pemakai/pengguna perpustakaan, layanan koleksi ini merupakan suatu proses yang dilakukan oleh sebuah perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.
Koleksi perpustakaan khusus umumnya tidak hanya ditekankan pada jenis buku, tetapi beragam bentuknya. Misalnya laporan-laporan, paten-paten, atau berita-berita berupa news-letter dalam bidang kajian perpustakaan, yang diperoleh dari lembaga lain, baik dalam maupun luar negeri. Banyak pula diantara koleksi yang dimiliki dibuat sendiri atau karya dari para pengguna dalam perpustakaan khusus bersangkutan.46
44
Ibid.,h. 102.
45
Badollahi Mustafa, Promosi Jasa Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996),h. 111.
46
Ketersediaan koleksi di dalam perpustakaan khusus tentu harus relevan, lengkap dan mendukung tugas pekerjaan penggunanya dan juga lembaga yang dinaunginya. Koleksi yang ada harus berorientasi kepada kebutuhan penggunanya agar dapat dimanfaatkan serta memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan tersebut.
C. Kendala Promosi Perpustakaan
Pada dasarnya usaha-usaha untuk membuat perpustakaan berhasil dalam kegiatan pemasaran dan promosi layanan mendapat kendala yang berasal dari dalam (internal) dan luar perpustakaan (eksternal).
1. Kendala dari Dalam Perpustakaan (Internal)
Ada beberapa kendala yang sebenarnya yang berasal dalam perpustakaan. Baik itu berasal dari dalam perpustakaan maupun dari pustakawan sendiri. Oleh karena kendala ini berasal dari dalam perpustakaan, maka peluang besar kendala itu dapat ditanggulangi sendiri oleh perpustakaan atau pustakawan. Kendala-kendala itu antara lain adalah:
a. Lemahnya pengetahuan pustakawan terhadap ilmu dan teknik pemasaran
b. Pandangan tradisional bahwa perpustakaan hanyalah sebuah gudang buku
c. Kurang memadainya gedung perpustakaan
e. Lemahnya apresiasi para pustakawan tentang kenyataan pengguna perpustakaan dewasa ini yang lebih menuntut banyak jasa di perpustakaan.
2. Kendala dari Luar Perpustakaan (Eksternal)
Kendala ini berasal dari luar, karena itu pustakawan harus dapat bekerja keras dan meningkatkan profesionalisme untuk dapat menanggulangi kendala atau hambatan yang ada. Kendala-kendala tersebut adalah sebagai berikut:
a. Masih kurangnya komitmen dari pimpinan dalam dukungan perpustakaan
b. Lemahnya manajemen organisasi
c. Faktor sosial, yaitu sudah menjadi budaya pengguna yang jarang ke perpustakaan.47
Dalam literatur lainnya pelaksanaan kegiatan promosi, seringkali perpustakaan dihadapkan dengan berbagai kendala, diantaranya :
a. Perpustakaan kurang mampu meningkatkan kuantitas dan kualitas layanan.
Keterbatasan sumberdaya yang ada di perpustakaan menyebabkan perpustakaan kurang mampu meningkatkan kuantitas dan kualitas layanan. Padahal kuantitas dan kualitas layanan merupakan “produk” andalan dalam promosi perpustakaan.
Keterbatasan sumberdaya umumnya disebabkan minimnya anggaran pengembangan perpustakaan. Disamping itu keterbatasan keterampilan
47
dan pengetahuan dari staf perpustakaan yang ada kurang mendukung terciptanya profesionalisme dalam melaksanakan tugas-tugas kepustakawanan, sehingga berakibat layanan perpustakaan tidak bisa dilaksanakan secara optimal.
b. Lokasi kurang strategis dan gedung kurang representative
Salah satu unsur yang menunjang keberhasilan perpustakaan adalah fasilitas gedung, baik ditinjau dari segi luas, tata ruang, lokasi dan sebagainya.
c. Masyarakat akademis belum memandang secara benar terhadap tugas, fungsi dan peranan perpustakaan.48
Hambatan dalam promosi perpustakaan bukan hanya dari pihak penyelenggara perpustakaan saja tetapi sebaliknya juga dari pihak pemakai. Meskipun untuk mendapatkan jasa layanan informasi tidak diperlukan banyak biaya bahkan ada yang tidak sama sekali, tetapi minat masyarakat untuk menggunakan fasilitas dan layanan perpustakaan masih kurang.
Dalam pemaparan diatas mengenai kendala yang dihadapi dalam melakukan kegiatan promosi perpustakaan dapat disimpulkan, kendala yang dihadapi dapat berasal dari dalam dan luar perpustakaan. Kendala dari dalam seperti terbatasnya sumberdaya manusia di perpustakaan tersebut dan untuk kendala dari luar seperti lokasi kurang strategis dls.
48
D. Penelitian Relevan
Penelitian yang relevan dengan judul penelitian ini diantaranya diambil dari skripsi yang pertama berjudul “ Promosi Perpustakaan: Studi Kasus di Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta” oleh Nur Afifa Fauziah,
Universitas Indonesia, 2007.
Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan kegiatan promosi yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta selama tahun 2006 dan mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi kegiatan promosi di Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan kajian pustaka. Hasil dari penelitian ini yaitu didapatkan bahwa kegiatan promosi yang dilakukan oleh Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah dengan membuat papan petunjuk, running text, dengan melakukan kerjasama, menerima kunjungan, melalui pelayanan, mengikuti pameran, mengadakan lomba, bedah buku, pemilihan Abang dan None Buku 2006, pemuatan berita di media massa cetak. Hasil penelitian menunjukan faktor yang mempengaruhi kegiatan promosi di Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah dana, staf perpustakaan, gedung, pasar, dan perhatian dari pemerintah Daerah provinsi DKI Jakarta.
Selain itu ada juga penelitian yang terkait dengan penelitian penulis seperti penelitian berikut ini yang berjudul “Kegiatan Promosi Taman Bacaan
Penelitian ini membahas tentang kegiatan promosi Taman Bacaan Masyarakat Alfabet dan Bina kreasi di Depok. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui kegiatan promosi dalam mempromosikan jasa dan layanan TBM Alfabet dan TBM Bina Kreasi serta memahami faktor yang mempengaruhinya. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Data yang dikumpulkan berasal dari kegiatan observasi, wawancara, dan analisis dokumen. Hasil penelitian menunjukan bahwa TBM Alfabet dan TBM Bina Kreasi telah melakukan bauran promosi periklanan, promosi penjualan, penjualan perorangan, publikasi dan pemasaran media interaktif. Dana, sumber daya manusia dan koleksi merupakan faktor yang mempengaruhi kegiatan promosi di TBM Alfabet dan TBM Bina Kreasi.
Penelitian selanjutnya yang berkaitan dengan penelitian ini adalah penelitian yang berjudul “ Evaluasi Kegiatan Promosi Perpustakaan Studi
Kasus di: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kotamadya Jakarta Selatan”, oleh Aisha Rachman, Program Studi Ilmu Perpustakaan, Universitas Indonesia, 2012.
digunakan dalam penelitian ini yaitu kualitatif dengan metode studi kasus. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa kegiatan promosi yang sudah dilakukan oleh KPAK Jakarta Selatan belum maksimal karena pengguna masih belum merasakan adanya promosi yang sampai ke mereka.
Penelitian berikutnya yaitu berjudul “ Promosi Yang Dilakukan di
Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional RI”, oleh Sonia Mustinda,
UIN Jakarta, tahun 2010. Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional yang bertujuan untuk mengetahui cara dan sarana promosi yang dilakukan perpustakaan serta kendala yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan promosi perpustakaan tersebut. Metodologi yang digunakan adalah metode kuantitatif. Sampel dan respondennya adalah pengguna Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional, pengambilan sampel dilakukan secara Accidental Sampling(sampel kebetulan). Hasil penelitian ini menyatakan bahwa cara promosi perpustakaan yang memiliki presentase tertinggi adalah kontak perorangan dan bimbingan pengguna sebanyak 43%, sarana promosi perpustakaan prosentase tertinggi adalah brosur dengan 61%. Kendala yang dihadapi perpustakaan adalah kendala dari dalam perpustakaan salah satunya kebijakan yang ada sering menghambat pelaksanaan kegiatan promosi perpustakaan.
Selanjutnya penelitian yang dilakukan oleh Eka Zahrotun Nisak, mahasiswa UI jurusan Ilmu Perpustakaan dengan judul “Penilaian Mahasiswa terhadap Media Promosi Perpustakaan Universitas Indonesia”. Penelitian ini
Universitas Indonesia dengan tujuan untuk mengetahui penilaian mahasiswa terhadap media promosi Perpustakaan UI dan mengidentifikasi media promosi apa yang dianggap efektif oleh mahasiswa program sarjana regular UI. Hasil penelitian ini adalah mahasiswa menilai bahwa media promosi yang digunakan Perpustakaan UI buruk dan media promosi yang dianggap efektif adalah lontar.
