Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd ) dalam bidang Perpustakaan dan
Informasi
DISUSUN OLEH:
ALKHISAH FITRIYANI SIMAMORA 112201015
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada Bagian Administrasi Kantor Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai
Oleh : Alkhisah Fitriyani Simamora
Nim : 112201015
Dosen Pembimbing : Ishak, SS. M.Hum
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada
Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai
Oleh : Alkhisah Fitriyani Simamora
Nim : 112201015
DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua Prodi : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU DBUDAYA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan :
PERSEMBAHAN
ِﻢﻴِﺣﱠﺮﻟﺍ ِﻦَﻤ ْﺣﱠﺮﻟﺍ ِ ﱠﷲ ِﻢْﺴِﺑ
Dengan mengucap Syukur alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT. atas segala nikmat serta limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya. Sholawat beserta salam semoga tetap terlimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW. beserta keluarga dan para sahabatnya.
Dengan terselesaikannya Kertas Karya ini, penulis persembahkan kepada kedua orang tua saya, Masrin Simamora dan Ibu Siti Alam Siregar, Spd, yang
telah mengasuh, mendo’akan, mengorbankan, memberi dukungan, dan nasehat kepada penulis demi kebahagiaan dan kesuksesan penulis “You are the best that I belong to”.
Untuk adik-adikku tersayang (Rio Mardiati Simamora dan Muhammad Alam Syahputra), buat kakak tersayang (Devi Sumantri Tambunan) terima kasih atas do’a dan dukungan motivasi kepada penulis. And also for you (Mufti Indra) thank you so much Semoga selalu mendapatkan limpahan Rahmat dan Kenikmatan dari-Nya.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Terimakasih ya Allah SWT atas pertolongan yang Engkau berikan.
Kertas karya ini berjudul “Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai”
Kertas karya ini ditulis untuk memenuhui persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Masrin Simamora, dan Ibunda Siti Alam Siregar,Spd , yang telah begitu banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan do’a serta yang telah bersusah payah dengan cucuran keringat dan penuh rasa kasih sayang dalam mengasuh dan membesarkan penulis.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimaksih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., sebagai dosen pembaca yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam
penyusunan kertas karya ini.
5. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M. Si, sebagai dosen wali masa perkulihan yang selalu memberikan arahan dan bimbingan di dalam mengikuti masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara. Seluruh staf pengajar beserta staf Administrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama masa perkulihan.
6. Ibu Nina Deliana H.S.Sos S.Ag., selaku kepala Badan Penanggulangan Bencana Daerah kabupaten Serdang Bedagai dan Bapak H. Makkun Hasugian, S.Sos, sebagai kasubbag umum dan kepegawaian kantor BPBD Kabupaten Serdang Bedagai yang telah menginjinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan selesai.
7. Buat Adikku Rio Mardiati Simamora, Muhammad Alam Syahputra Simamora dan Kakakku Tersayang Devi Sumantri Tambunan.
8. Buat Sahabat-sahabat penulis : Rayhantina Sari, Marhamah, Eko Andi Syahputra, Zulham, Mufti Indra, Tahir Tarmizi Daulay dan Seluruh kawan – kawan Angkatan 2010-2011.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juli 2014
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang dan Masalah ... 1
1.2. Tujuan Penulisan ... 2
1.3. Ruang Lingkup ... 3
1.4. Manfaat Penelitian ... 3
1.5. Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF ... 5
2.1. Pengertian ... 5
2.2. Penataan Arsip Dinamis ... 7
2.3. Fungsi Arsip ... 8
2.4. Peran Arsip ... 8
2.5. Tujuan arsip ... 8
2.6. Sistem Penyimpanan Arsip (filing system) ... 9
2.7. Penataan arsip ... 10
2.7.1 Jenis-jenis Penataan Arsip ... 11
2.7.2 Penataan Berdasarkan angka ... 12
2.7.3 Sistem Penataan Arsip ... 14
2.8. Pedoman penyusutan arsip ... 16
2.9. Pedoman penilaian arsip ... 17
2.10. Proses penghapusan arsip ... 19
BAB III SISTEM PENGGOLONGAN ARSIP INAKTIF PADA BAGIAN ADMINISTRASI KANTOR BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH (BPBD) ... 21
3.1. Gambaran Umum ... 21
3.2. Struktur Organisasi Kantor BPBD ... 21
3.3. Sistem Penggolongan Arsip inaktif pada kantor BPBD ... 22
3.4. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif pada Kantor Badan PenanggulanganBencana Daerah ... 22
3.5. Penemuan Kembali Arsip Inaktif pada kantor Badan PenanggulanganBencana Daerah ... 23
3.6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Inaktif pada Kantor BadanPenanggulangan Bencana Daerah ... 24
3.7. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip inaktif pada Kantor BadanPenanggulangan Bencana Daerah Serdang Bedagai ... 25
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 27
4.1. Kesimpulan ... 27
4.2. Saran ... 28
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Sistem Nomor atau Angka ... 11
Gambar 2.2 Sistem Wilayah atau Daerah ... 11
Gambar 2.4 Sistem Abjad ... 12
Gambar 3.1 Lambang atau Simbol BPBD ... 21
Gambar 3.4 Struktur Bagan Pemilihan Arsip ... 23
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang dan Masalah
Informasi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu pekerjaan yang membutuhkan banyak informasi adalah kegiatan kantor pemerintahan maupun swasta, yaitu menyimpan warkat, arsip dan dokumen. Kearsipan sangat berperan penting dalam administrasi. Kearsipan administrasi yang mempunyai kegunaan, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyimpanan, pemusnahan serta pemeliharaan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi.
Pada saat ini upaya menggalakkan kearsipan berbagai instansi maupun organisasi menigkat. Akan tetapi, hasilnya tidak seperti yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk kurangnya pemahaman kearsipan itu sendiri.
Sebagaimana diketahui kegiatan kearsipan pada dasarnya dapat dibedakan menjadi kearsipan dinamis dan kearsipan statis sesuai dengan arsip itu sendiri. Kegiatan kearsipan dinamis berlangsung pada setiap lingkungan instansi - instansi, sedangkan kearsipan statis dilakukan di arsip nasional, sesuai dengan pokoknya. Arsip dinamis yang tercipta dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi berdasarkan tingkat (frekuensi) kegunaan atau keperluannya. Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip aktif dan in-aktif. Arsip aktif adalah arsip yang
tingkat kegunaannya masih tinggi atau secara langsung terus - menerus digunakan untuk keperluan dalam penyelenggaraan administrasi dan sedangkan arsip in-aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Perbedaan ini mempunyai arti penting karena akan berbeda pula dalam penggolongannya.
adalah tempat spesifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat, dan mengelola arsip in-aktif dengan maksud agar tercapai
efisiensi dan efektifitas. Walaupun arsip in-aktif merupakan arsip yang sudah berkurang kegunaannya atau penurunan nilai ekonomisnya, tidak berarti sebagai
barang bekas yang kurang mendapat perhatian, maka sangat diperlukan tenaga arsiparis (archivist) yang ditugaskan untuk mengolah arsip agar tujuan dan fungsi arsip yang sebenarnya dapat terlaksana dengan baik.
Arsip in-aktif teratur tidak banyak menimbulkan masalah karena akan lebih mudah diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order) dibandingkan dengan arsip in-aktif yang tidak teratur. Apalagi arsip in-aktif tersebut sudah dilengkapi dengan JRA. Pengolahan arsip aktif tersebut difokuskan pada prosedur pemindahan arsip in-aktif dari Central file ke Records Center. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah arsip (Central File) yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center) merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip in-aktif teratur.
Dalam penulisan ini, masalah yang diangkat dan dibahas adalah sejauh mana sistem penggolongan arsip in-aktif di Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai. Jelas bahwa penggolongan arsip secara baik, sangat dibutuhkan untuk mempermudah temu kembali informasi dengan cepat dan tepat, demi kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi. Maka sehubungan dengan hal tersebut penulis tertarik untuk
mempelajari lebih jauh/ rinci tentang penggolongan arsip pada suatu organisasi dan menulis kertas karya dengan judul “Sistem Penggolongan Arsip In-aktif Pada
Bagian Administrasi Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang Bedagai”.
1.2. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan adalah sebagai berikut:
2. Penulis ingin menambah pengetahuan tentang penggolongan arsip dalam bentuk nyata sehingga dijadikan bahan perbandingan teori dan praktek.
1.3. Ruang Lingkup
Penulisan kertas karya ini memiliki ruang lingkup yang berkaitan dengan kegiatan penggolongan arsip inaktif yaitu meliputi: sistem penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan arsip inaktif, penyusutan dan pemusnahan arsip inaktif.
1.4. Manfaat Penelitian Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk menambah kebaikan dalam management kearsipan pada kantor Badan Penanggulangan Bencana daerah
Bagi Penulis
Dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat selama belajar di Universitas Sumatera Utara dengan memberi suatu masukan khususnya di bidang kearsipan.
Bagi Lembaga
Penelitian yang dibuat diharapkan dapat menambah sumber bacaan di perpustakaan Universitas Sumatera Utara dan diharapkan dapat digunakan sebagai referensi mahasiswa Universitas Sumatera Utara ketika akan membuat Tugas Akhir.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Penulisan kertas karya ini menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
1. Penelitian Kepustakaan ( Library Reseacrh )
Yaitu membaca dan memahami bahan pustaka atau literatur baik berupa buku, diktat, dan lain sebagainya yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.
Yaitu pengamatan secara langsung dan mengadakan wawancara dengan petugas arsip Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Serdang
BAB II
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
2.1. Pengertian
Sebelum penulis melakukan pembahasan lebih lanjut mengenai penggolongan arsip, maka terlebih dahulu membahas tentang sistem. Menurut (Nurlela, Adnan 1995:482)
“Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan secara teratur, sehingga membentuk suatu kesatuan; susunan yang teratur dari suatu
pandangan, teori, asas dan sebagainya”.
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini
1. Kearsipan adalah hal - hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga
kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.
Pengertian Arsip Dinamis
Arsip Dinamis, ialah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi.
Arip Dinamis digolongkan menjadi dua bagian, yaitu:
1. Arsip Dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus - menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi
2. Arsip Dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Arsip-arsip Inaktif sebelum diberlakukannya jadwal Retensi Arsip yang
berada dilembaga Negara dan/ atau Badan - badan pemerintahan. Dalam artian, Arsip Inaktif adalah arsip Lembaga Negara/ Badan - badan Pemerintahan yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan adminidtrasi yang sudah menurun.
Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Daftar Pertelaan Arsip yaitu daftar yang diperlukan dalam melaksanakan
penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip. Sedangkan Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
2.2. Penataan Arsip Dinamis
Arsip Dinamis inaktif dikelola oleh unit kerja khusus yang dibentuk oleh pimpinan yang bersangkutan. Arsip Dinamis inaktif diserahkan dan dikelola oleh kantor pusat dengan sistem sentralisasi. Menurut Cary Cohen, CPNC dalam bukunya yang berjudul “Panduan Sekretaris Profesional” mengemukakan bahwa langkah awal seorang sekretaris adalah mengatur arsip secara efektif dan efisien. Langkah - langkah tersebut, yaitu:
1. Selalu menjaga meja sekretaris rapi dan bersih. Perlu dihindari tumpukan-tumpukan dokumen sampai menumpuk.
2. Menbuat jadwal spesifik pengarsipan, misalnya menyusun rencana setaiap bulan untuk menyediakan waktu sehari saja khusus untuk menata arsip-arsip sambil memilah - milah arsip-arsip atau berkas mana yang perlu dijadiakan arsip dinamis aktif dan mana yang inaktif.
3. Warkat dan dokumen yang tidak begitu penting untuk diarsipkan sekarang, perlu dibuat “Arsip Gantung”. Sekretaris harus mengontrol dan meneliti
secara periodik arsip gantung untuk menyisihkan dan memusnahkan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi.
4. Apabila sekretaris harus melayani lebih dari satu pimpinan, perlu disediakan filing cabinet dan rak kerja yang terpisah dan mungkin dengan warna yang berbeda.
6. Dengan perkembangan teknologi, semua informasi yang dipergunakan disimpan didalam disket.
7. Sekretaris selalu kreatif dalam menangani file - file dalam tata kearsipan, dan perlu mempelajari sarana dan perlengkapan kearsipan yang selalu
berubah sesuai dengan perkembangan dan kemajuan teknologi.
2.3. Fungsi Arsip
Arsip merupakan bagian dari kegiatan administrasi perkantoran, dimana arsip dapat dijadikan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan/ kebijakan. Arsip dapat menjadi sumber informasi untuk perkembangan suatu organisasi atau instansi pada kegiatan berikutnya. Kegunaan arsip dinamis pada bagian administrasi adalah berupa penyusunan rencana sebagai kebijakan pengambilan keputusan yang digunakan, dan yang berdampak pada masa yang akan datang.
2.4. Peran Arsip
Arsip yang berperan sebagai sumber informasi yang diperlukan organisasi atau instansi dalam kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan. Hal yang sangat berpengaruh dalam setiap perkembangan suatu organisasi atau instansi untuk kelanjutan kegiatan berikutnya.
Menurut Sedarmayanti (2003:19) peran arsip sebagai berikut: 1. Alat utama ingatana informasi
2. Bahan atau alat pembuktian (otentik) bahan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan.
3. Barameter kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip. 4. Bahan informasi ilmiah.
2.5. Tujuan arsip
Arsip yang ada pada suatu organisasi atau instansi memiliki tujuan
penggunaannya dalam kegiatan administrasi.
“Tujuan kearsipan adalah untuk menangani keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah” (Widjaja, 1986.102)
Untuk mencapai tujuan arsip, dibutuhkan pengolahan kearsipan dengan teliti, cermat, dan tepat agar memudahkan penemuan kembali arsip.
2.6. Sistem Penyimpanan Arsip (filing system)
Istilah sistem filing disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, dan istilah yang lebih pouler ialah filing system. Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/ warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkas/warkat yang diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif singkat.
Menurut Drs.F.X. Soedjadi, MPA dalam bukunya O & M, organisasi dan Methods, Penunjang berhasilnya Proses Manajemen, pengertian “filing ialah
segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu
proses manajemen yang berhubungan dengan perihal pengumpulan, klasifikasi,
penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan pendistribusian atas surat-surat,
catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi
tertulis lainnya (yang semuanya itu dengan singkat dapat disebut sebagai warkat
atau papers) serta menemukan kembali dari papers tersebut bila sewaktu-wktu
diperlukan”.
Jika arsip tidak disusun dengan baik maka akan muncul permasalahan Dalam penyelenggaraan sistem filing yaitu:
1. warkat tidak dapat ditemukan kembali
2. warkat sering kali sulit dicari, sampai - sampai semua warkat dibongkar sehingga petugas makin stres meskipun akhirnya dapat ditemukan kembali 3. setiap hari warkat selalu bertambah
4. tempat penyimpanan terlalu sempit dan semua sarana sangat minim dan
Disamping arsip yang bertambah setiap waktu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai dan mendukung sistem filing. Untuk mengatasi
permasalahan yang terjadi dalam pengolahan arsip tersebut perlu perlu diperhatikan:
1. Sistem penyimpanan warkat harus sistematis, kronologis dan konsisten 2. Tata laksana system filing harus tepat diselenggarakan secara profesional 3. sarana filling cukup memadai dan sesuai dengan standar
4. meningkatkan kesejahteraan petugas yang menangani sistem filing 5. tidak meremehkan petugas yang menangani filing (Wiyasa, 2003:52)
Sesuai uraian yang diatas untuk mengatasi masalah yang timbul dalam sistem filing perlu diterapkan dan merupakan sebagai langkah yang tepat pada organisasi atau instansi. Masalah yang timbul dalam pemberkasan berupa penyimpanan dilakukan secara konsisten dan profesional dalam arti sistem yang sesuai dan tenaga ahli yang dimiliki. Untuk tenaga ahli yang ditunjuk menduduki jabatan fungsional serta memiliki keterampilan teknis. Selain tenaga ahli yang diperlukan, sarana dan prasarana yang mendukung dalam sistem filing perlu disediakan untuk, melengkapi sistem filing.
2.7. Penataan arsip
Sistem penataan arsip (berkas) yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu organisasi atau instansi dalam kegiatan administrasinya. Tujuan penataan arsip adalah: agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali
dengan cepat dan tepat. Sebelum melakukan kegiatan penataan arsip perlu dipersiapkan terlebih dahulu, arsip yang akan ditata, agar mudah dan cepat
terlaksana antara lain:
1. Memisah-misahkan (segregating) yaitu kegiatan mensortir pendahuluan untuk mengelompokkan arsip sesuai dengan pokok permasalahan
2. Meneliti disposisi yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang disimpan telah mendapat disposisi atau belum.
3. Memadukan (assembling) yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah yang berkaitan
5. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) yaitu menggunakan tunjuk silang untuk memudahkan perencanaan kembali arsip
6. Menyusun arsip yang sudah diberi kode bersamaan untuk tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan
7. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing (Sedarmayanti, 2003:68)
Sesuai uraian di atas persiapan untuk penataan arsip dalam mempermudah dan mempercepat penataan merupakan langkah persiapan yang tepat, efisien dan efektif. Langkah persiapan ini akan mudah dilakukan untuk penemuan kembali arsip yang diinginkan jika sewaktu - waktu diperlukan.
2.7.1. Jenis - Jenis Penataan Arsip
Arsip yang telah diolah yang sesuai dengan pokok permasalahan serta sistem yang digunakan harus diberi nomor klasifikasi.
Untuk penataan arsip pada suatu oganiasi atau instansi berbeda sesuai tujuannya untuk itu ada lima macam penataan arsip dinamis aktif :
1. Penataan berdasarkan angka
Contoh Gambar 2.1 Sistem Nomor atau Angka:
2. Penataan berdasarkan wilaya
Contoh Gambar 2.2 Sistem Wilayah atau Daerah:
3. Penataan berdasarkan subjek
Contoh Gambar 2.4 Sistem Abjad:
5. Penataan berdasarkan kronologis (serdamayanti, 2003:70 )
Dengan di tentunnya lima macam sistem penataan arsip akan mempermudah penataan arsip akan mempermudah penataan arsip pada setiap organisasi atau instansi. Penataan arsip ini mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diinginkan setiap saat dengan cepat dan tepat. Untuk setiap organisasi atau instansi menentukan sistim penataan arsip mana yang digunakan sesuai dengan kegunaan arsip yang dimiliki. Setiap organisasi tidak sama sistim penataan arsip yang dimiliki sesuai dengan tujuan, fungsi dan peran arsip sendiri.
2.7.2. Penataan berdasarkan angka
Sistem pemberkasan berdasarkan angka unit merupakan sistim pemberkasan paling sederhana. File diatur dapat berdasarkan nomor/ kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide dan folder.
Pola klasifikasi arsip:
000 umum 100 kepegawaian
010 urusan dalam 110 pengadaan
011 gedung kantor 120 mutasi
012 rumah dinas 200 keuangan
020 peralatan 210 gaji
030 penelitian 220 biaya perjalanan
(Sedarmayanti, 2007 : 70)
Nomor/ angka klasifikasi tersebut dapat dikembangkan menjadi bagian yang lebih kecil lagi dan perlu dibuat daftar kelompok masalah. Arsip diatur
dan telah ditentukan, serta dalam folder disusun urutan angka 01.02.03. dan seterusnya. Pada folder dapat diberi titel dari nomor arsip yang tersimpan
didalamnya misalnya folder dengan titel 01-09 folder berikutnya 99-100 dan seterusnya.
Macam - macam sistim filing nomor ada 2 yaitu: - Sistem numerik ganda:
“Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan agenda surat masuk dan surat keluar sebagai pedoman dalam penyusunannya. Semua surat yang akan disimpan harus dicatat lebih dahulu dalam buku arsip. Buku arsip tersebut terdiri atas : nomor urut, tanggal surat, tanggal penerimaan nomor surat, asal/ tujuan surat, isi surat, keterangan” (Hasugian 2002:3) Dalam uraian diatas buku agenda digunakan untuk mencatat semua surat, dan fungsinya. Buku agenda juga mengetahui jumlah surat yang telah selesai diproses dan telah mendapat persetujuan dan pemimpin yang bersangkutan untuk disimpan.
- Sistem nomor persepuluh
Sistem nomor persepuluh merupakan sistem yang disusun dalam suatu bagan yang digunakan untuk menentukan nomor dan indeks subyek yang ada. Menurut Hasugian (2003 : 9)
”Bagan yang disusun ini disesuaikan dengan bagan klasifikasi arsip yang artinya susunan pokok permasalahan atau subjek yang mencakup keseluruhan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas suatu organisasi yang diatur dalam suatu sistematis”.
Untuk lebih jelas berikut contoh sebagian dari bagian klasifikasi kearsipan yang banyak digunakan di indonesia :
Perincian dasar:
000 umum 500 perekonomian
100 pemerintahan 600 pekerjaan umum
200 politik 700 pengawasan
300 keamanan 800 kepegawaian
400 kesejahteraan rakyat 900 keuangan
Perincian dasar diatas yang terbagi dalam sepuluh bagian mulai dari 000-900 ini masih dibagi lagi kedalam sepuluh sub bagian dengan perincian yang telah
ditetapkan. Bagian klasifikasi kearsipan ini merupakan sebagai pedoman penataan arsip secara teratur dan sistematis. Untuk itu arsip yang memiliki subjek yang
sama akan disatukan dengan notasi yang sama pada penyimpanan sebelumnya.
2.7.3. Sistem Penataan Arsip
Sistem penataan arsip masih banyak lagi yang digunakan setiap organisasi atau instansi. Semua sistem hanya tergantung pada organisasi atau instansi mana yang sesuai dengan berkas organisasi atau instansi miliki. Contoh organisasi atau instansi yang lain adalah:
1. Penataan berdasarkan wilayah/ geografis
Penataan arsip berdasarkan tempat (lokasi), wilayah tertentu seperti menurut provinsi, kabupaten, kecamatan dan sebagai contoh:
- Indonesia (Negara) - Sumatera Utara (Provinsi) - Toba Samosir (Kabupaten) - Serdang bedagai (Kecamatan) 2. Penataan berdasarkan subjek
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip dikelompokkan berdasarkan subjek/ judul masalah sampai masalah yang kecil, contoh:
• Keuangan (masalah 1)
• Laporan keuangan (masalah 2) • Kepegawaian (masalah 1) • Surat lamaran (masalah 2)
Semua masalah ditentukan atau dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam daftar yang bernama indeks. Daftar indeks memuat kode dan masalah yang terdapat dalam kantor. Contoh daftar indeks:
Kode masalah Kp kepegawaian 01 pengadaan
03 kedudukan
Dan seterusnya (Sedarmayanti, 2003:72)
3. Penataan arsip berdasarkan abjad
Menurut Martono (1992 : 72) menyatakan bahwa:
“Penataan arsip yang berdasarkan abjad yang penggunaan berupa abjad A-Z, dengan pedoman pengaturan pengindeksan”. Sistim pemberkasan ini
merupakan sistim yang paling tua dan paling sederhana. Sistim ini diterapkan pada arsip-arsip yang memberikan keterangan.
4. Penataan arsip berdasarkan kronologis/ tanggal
Sistem ini merupakan penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang berpedoman dengan datangnya surat. Dalam bidang kearsipan tanggal surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dan penyusunan surat yang disebut filing sistem tanggal, contoh:
Kode arsip 200201 menyatakan tanggal 20, bulan 02, tahun 2001. 5. Tata cara penataan arsip (berkas) inaktif
a. Pengertian arsip (berkas) inaktif
Berkas arsip inaktif ialah himpunan surat-surat atau berkas yang memiliki masalah yang sama, dan sudah jarang dipakai untuk keperluan pelaksanaan pekerjaan.
b. Meneliti arsip
Arsip-arsip atau berkas yang diterima oleh Unit Pengelolah sebelum
dimasukkan kedalam boks, perlu diteliti terlebih dahulu baik indeks, kode maupun isi masalahnya harus sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang
berlaku.
a. Menyiapkan berkas inaktif
untuk menyimpan berkas inaktif diperlukan petunjuk menyimpan
arsip yang tersimpan pada boks yang merupakan berkas yang terdiri atas satu macam masalah;
sebuah boks hanya dipakai untuk menyimpan berkas yang
persiapan yang perlu dilakukan adalah memberi tanda - tanda/
label/ titel pada boks mengenai pokok masalahnya disertai pula
kode - kode yang sesuai dengan pola klasifikasi dan menyiapkan map dengan judul kodenya.
b. Penempatan boks pada rak
Boks yang berisi arsip ditempatkan pada rak yang berisi arsip Boks - boks arsip yang berisi masalah yang sama ditempatkan
samping - menyamping sehingga tidak terpisah - pisah.
2.8. Pedoman penyusutan arsip
Untuk menanggulangi berkas - berkas yang menumpuk dan menggunung maka semua berkas - berkas atau arsip yang sudah tidak aktif atau dipandang tidak berguna itu perlu dihapuskan. Penghapusan dan penyusutan arsip telah diatur dalam Undang - undang no.7 Tahun 1971 tentang penyusutan Arsip pasal 2 Bab I yaitu bahwa penyusutan arsip dilakukan kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b. Memusnahkan arsip dan
c. Menyerahkan arsip statis kepada ARSIP NASIONAL. Pada Bab II Pasal 4 tentang Jadwal Retensi Arsip telah ditentukan:
1. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya;
2. Arsip Nasional (ARNAS) menetapkan pedoman untuk menentukan nilai
arsip;
3. Lembaga Negara/ Badan pemerintahan wajib memiliki jadwal retensi
arsip serta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya.
Lebih lanjut perlu diketahui oleh sekretaris dan pengolah arsip bahwa arsip yang dimusnahkan adalah semua arsip yang tidak lagi mempunyai nilai kegunaannya dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Arsip-asrsip yang nilai kegunaannya sebagai pertanggungjawaban nasional sudah tidak diperlukan lagi, maka setelah jangka waktu lampau maka harus diserahkan kepada:
2. Untuk tingkat daerah diserahkan kepada ARNAS DAERAH.
Penyerahan tersebut sekurang - kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh)
tahun. Undang-undang No. 7 Tahun 1971 telah mengatur mengenai tata kearsipan yang memuat pokok-pokok masalah yang berkaitan dengan pengertian dan fungsi
arsip, tugas pemerintah, organisasi dan kewajiban kearsipan. 2.9. Pedoman penilaian arsip
Sebelum dilakukan penyusutan arsip, Tim Penilai Berkas mengadakan penilaian berkas-berkas yang akan disusutkan dengan cara dimusnahkan.
Langkah-langkah untuk penilaian berkas adalah: 1. Penggolongan berkas surat dinamis
Untuk memberi keterangan tambahan dalam hal penyusutan berkas surat perlu juga dikemukakan mengenai penggolongan berkas surat dinamis yaitu:
a. Berkas surat aktif yaitu berkas - berkas surat yang masih dipergunakan untuk kelangsungan kerja dan masih dikelola oleh unit pengelola berkas;
b. Berkas surat semiaktif, yaitu berkas - berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun tetapi masih dikelolah oleh unit pengelola;
c. Berkas surat inaktif, yaitu berkas-berkas surat yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari - hari. Berkas - berkas surat tersebut dikelolah oleh Pusat Penyimpanan.
2. Pemindahan berkas surat
Pemindahan berkas surat atau arsip dari file aktif ke file inaktif sebaiknya
diatur dengan cara:
a. Pemindahan secara berkala (periodically transfer), yaitu:
- Satu kali dalam waktu tertentu. Berkas surat yang diterima dalam jangka waktu yang telah ditentukan, dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Surat (Centre File);
yang telah ditentukan, berkas surat inaktif dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Berkas Surat.
- Atas dasar waktu minimal dan maksimal, suatu berkas dapat ditahan dalam sebuah file. Pada waktu yang telah ditentukan, maka
berkas surat atau arsip yang telah mencapai waktu minimalnya dapat dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Surat.
b. Pemindahan secara terus - menerus (perpectually transfer) pemindah berkas surat inaktif tidak didasarkan atas jangka waktu tertentu dari file arsip atau berkas surat aktif ke file inaktif, melainkan secara terus-menerus berkesinambungan. Cara pemindahan berkas ini dilaksanakan apabila arsip mengenai suatu masalah misalnya personalia, keuangan, perlengkapan, data statistik dan lainnya.
c. Masa berlaku arsip
Salah satu masalah penting lainnya yang perlu mendapat perhatian sekretaris, ialah:
1. Penentuan jangka waktu berlaku arsip
2. Penentuan jenis dan kapan suatu arsip boleh dimusnahkan.
Penentuan masa berlakunya arsip merupakan kebijakan pimpinan yang harus dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi perkantoran. Masalah ini berkaitan dengan klasifikasi pemilihan distribusi ataupun disposisi Dari Tim Penilai Arsip untuk menentukan:
1. Arsip mana yang berlaku abadi;
2. Arsip mana yang berlaku dalam jangka waktu tertentu; 3. Arsip mana yang harus segera dimusnahkan.
Tim Penilai Berkas perlu menyusun kriteria nilai suatu berkas atas dasar: 1. Tingkat perkembangan organisasi yang bersangkutan;
2. Tujuan dan bidang operasinya;
3. Kegunaan berkas/ arsip tersebut bagi organisasi yang bersangkutan; 4. Adanya pertimbangan dalam segi hukum dan
2.10. Proses penghapusan arsip
Proses penghapusan didahului dengan penilaian kegunaan berkas surat.
Karena proses penghapusan ini tidak hanya dilihat dari satu macam nilai kegunaan untuk setiap berkas surat, maka perlu dibentuk panitia. Dalam
kepanitiaan perlu diikutsertakan semua unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam urusan kantor.
Untuk setiap pelaksanaan penghapusan berkas surat perlu dibuat “Daftar Usulan Pemusnahan Berkas Surat”. Berkas surat yang dimusnahkan harus dibuat “Berita Acaranya”. Misalnya, kalau diperguruan tinggi daftar unsur berkas atau arsip yang dimusnahkan diusulkan oleh Pimpinan Biro Administrasi dari perguruan tinggi yang bersangkutan melalui Sekretaris Jendral Departemen Pendidikan Nasional atau pejabat lain yang berhak mengesahkan. Apabila berkas surat cukup banyak perlu dibuat “Daftar pemusnahan Berkas Surat”.
Penyusutan dan pemusnahan arsip merupakan sarana pentig untuk mengatasi masalah arsip yang tidak digunakan lagi. Penyusutan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan - kegiatan pemindahan berkas surat dari penyimpanan pengelola berkas/ arsip ke Arsip Nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi perkantoran. Langkah-langkah kegiatan yang dilakukan, ialah:
1. Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan untuk membuat daftar secara lengkap atas isi file dengan cara mengelompokkan berkas surat lainnya;
2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas/ arsip dengan memperhatikan:
a. Jenis informasi yang terkandung dalam berkas surat yang akan
dimusnahkan;
b. Kegunaan seluruh dokumentasi suatu organisasi atau unit kerja yang berkepentingan dengan mengaitkan kelompok berkas surat lainnya;
c. Keperluan lain yang berkaitan dengan nilai kegunaan hukum, nilai pemeriksaan, misalnya dari BPK-BPKP atau inspektorat Jendral, nilai penelitian ilmiah, dan sebagainya yang sejenis dengan itu.
Kelompok berkas suatu arsip yang dapat disimpan secara permanen dan berkas surat/ arsip yang dapat disimpan untuk sementara.
3. Penyusunan jadwal penyusutan arsip
Berdasarkan kondisi, dapat ditentukan waktu penyimpanan berkas di Unit Pengolah dan di Pusat penyimpanan Berkas/ Arsip.
Penentuan penyusutan jadwal waktu berdasarkan:
a. Kegunaan berkas surat bagi organisasi yang bersangkutan;
b. Peraturan perundangan yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan;
c. Disusun daftar klasifikasi dengan menyebutkan apakah berkas surat disalurkan ke Arsip Nasional atau dapat dimusnahkan ataupun dihapuskan.
4. Penyaluran Berkas Surat
BAB III
SISTEM PENGGOLONGAN ARSIP INAKTIF PADA BAGIAN ADMINISTRASI KANTOR BADAN PENANGGULANGAN
BENCANA DAERAH (BPBD)
3.1. Gambaran Umum
Pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Pemerintah kabupaten Serdang Bedagai Badan Penanggulangan Bencana Daerah. Alamat: Jl.Negara KM 58 Desa Firdaus. Kantor Badan Penanggulan Bencana Daerah (BPBD) ini, berdiri pada bulan April 2011. Awalnya kantor ini, berdiri di Dinas Sosial, kemudian dibentuk sutu organisasi yang dikhususkan untuk kegiatan sosial. Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah memiliki lambang atau simbol.
Gambar 3.1
3.2.Struktur Organisasi Kantor BPBD
Struktur organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari tiga unsur, yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan. Setiap organisasi terbentuk karena adanya sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan meningkatnya beban tugas dan pentingnya peranan kantor Badan Pennggulangan Bencana Daerah Serdang Bedagai dalam menunjang kegiatan pemerintah, kegiatan sosial bagi masyarakat, dan kelancaran tugas dari kegiatan masing - masing.
3.3. Sistem Penggolongan Arsip inaktif pada kantor BPBD
Daftar kendali berdasarkan isi perihal surat. Apakah surat ataupun arsip
tersebut kebagian sub divisi kesejahteraan sosial, pelayanan umum, pemerintahan, keamanan, ketertiban dan pemberdayaan masyarakat. Karena kantor ini berdirinya
belum begitu lama, maka arsip inaktif hanya sedikit yang tergolong, tetapi arsip inaktif tersebut belum bisa dimusnahkan karena arsip tersebut belum mencapai 30tahun masa penyimpanan di Pusat Penyimpanan Arsip. Akan tetapi kantor BPBD mempersiapkan daftar kendali yang dicatat pada buku agenda. Selanjutnya surat inaktif tersebut dilampirkan dengan lembar disposisi lengkap.
Misalnya:
KARTU KENDALI KANTOR BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH
LEMBAR DISPOSISI
SURAT DARI : DITERIMA TANGGAL :
TANGGAL SURAT : NOMOR AGENDA :
NOMOR SURAT : DITERUSKAN KEPADA :
Isi Disposisi
Tanda Tangan atau Paraf
Tanggal, Bulan dan Tahun Pembuatan
3.4. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah
yang mengarah kepada penyimpanan dan penyusunan berdasarkan seksi masing-masing.
Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mendapatkan informasi yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang
akan diambil dalam suatu organisasi maka arsip diatur dan dipelihara serta disimpan dengan baik.
[image:31.595.172.422.301.524.2]Cara yang digunakan oleh kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah sebelum memilah-milah arsip aktif dan inaktif adalah, melakukan kegiatan yang sesuai dengan struktur bagan berikut:
Gambar 3.4 Struktur Bagan Pemilihan Arsip
Sumber: Kantor BPBD Kabupaten Serdang Bedagai
3.5. Penemuan Kembali Arsip Inaktif pada kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah
a. Dalam hal diketahui masalahnya, melalui kartu kendali b. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya melalui kartu kendali c. Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali
d. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas, melalui kartu kendali
3.6. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Inaktif pada kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Untuk melindungi dan mengamankan informasi yang terdapat dalam arsip setiap organisasi perlu melakukan tindakan agar arsip yang menjadi sumber
informasi selamat dari kerusakan. Untuk melindungi arsip dari kerusakan yang tidak diinginkan, maka kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Serdang Bedagai melakukan pemeliharaan arsip dengan cara:
1. Alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet terbuka dari logam yang tahn karat dan api.
2. Untuk menjaga kerusakan arsip karena kelembapan, ruang arsip diatur dengan pengatur suhu.
Sedangkan memelihara fisik arsip dilakukan dengan cara :
1. Melakukan laminasi bagi arsip yang dianggap bernilai guna
[image:32.595.148.434.474.664.2]2. Melakukan fumigasi agar terhindar dari serangga yang merusak arsip. Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan serta untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Dan dapat dilakukan oleh sub devisi masing-masing. Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah memelihara arsip dengan menyusun arsip pada boks sesuai dengan nomor urut surat, tanggal dan tahun surat.
Gambar 3.6: boks dan rak arsip
3.7. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip inaktif pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Serdang Bedagai
Penyusutan Arsip inaktif pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah Serdang Bedagai
1. Tujuan
Tujuan penyusutan arsip untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan undang - undang yang berlaku. 2. Pemusnahan Arsip di unit Kearsipan
Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun yang tidak harus dinilai kembali, dilaksanakan sebagai berikut :
a. Membuat daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan.
b. Menyampaikan daftar tersebut kepada sekjen untuk mendapat persetujuan pemusnahan.
c. Setelah mendapat persetujuan dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dan membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap dua.
1. Lembar 1 untuk unit kearsipan 2. Lembar kedua untuk arsip nasional
d. Pemusnahan arsip yang referensinya kurang dari 10 tahun yang harus dinilai kembali, dan 10 tahun atau lebih dilaksanakan sebagai berikut: 1. Membuat dafar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan
2. Menyampaikan daftar tersebut kepada panitia penilaian arsip untuk
diadakan penilaian
3. Dan sampai kepada setiap pemusnahan harus dibuat daftar
pertelaan dan berita acara pemusnahan arsip.
3. Tata cara pemusnahan arsip a. Tata usaha pengolah
1. Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif.
3. Pada waktu yang telah ditentukan, mengirim arsip inaktif tersebut kepada penyimpanan.
b. Unit Kearsipan
Secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadwal
retensinya.
c. Pemusnahan Arsip Inaktif pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah
4. Pemusnahan arsip unit pengolah
Langkah - langkah pemusnahan arsip atau berkas-berkas adalah sebagai berikut:
a. Membuat pertelaan arsip yang akan dimusnahkan
b. Menyampaikan daftar tersebut kepada pimpinan untuk memperoleh persetujuan
c. Setelah mendapat persetujuan dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan membuat berita acara dan daftar pertelaan rangkap dua. - Lembar 1 untuk unit kerja yang menyerahkan
- Lembar 2 untuk unit kearsipan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang terdapat dalam bab - bab sebelumnya, penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. Arsip merupakan pusat ingatan atau sumber data informasi bagi suatu organisasi untuk menyelesaikan masalah yang ada atau mengambil suatu keputusan.
2. Sistem kearsipan pada kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah serdang Bedagai sudah baik, dimana peralatan ataupun perlengkapannya cukup memadai dan penemuan arsip dapat ditemukan secarat cepat, tepat dan akurat.
3. Sistem penataan arsip inaktif pada kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah menggunakan kearsipan berdasarkan susunan tahun, bulan dan tanggal serta nomor surat.
4. Pegawai kearsipan berasal dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan dan dalam melaksanakan tugasnya, mereka menggunakan sistem yang berlaku sesuai dengan ketentuan yang ada di kantor Badan Penanggulangan bencana Daerah.
5. Pelaksanaan penyusutan arsip pada kantor Badan Pennggulangna Bencana Daerah berdasarkan pemerintah No.34 tahun 1979 dan dengan melihat
4.2. SARAN
Sebagai dari akhir tulisan ini, penulis mencoba mengajukan beberapa
saran sebagai berikut :
1. Untuk dapat menemukan kembali arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan
maka hendaknya kantor BPBD Serdang Bedagai lebih memperhatikan kesesuian pelaksanaan sistem kearsipannya mulai dari penerimaan, penyortiran, pemeliharaan, pemusnahan dan penyusutan arsip.
2. Dalam penyimpanan arsip inaktif sebaiknya disimpan pada suatu ruangan khusus atau gudang arsip inaktif agar arsip tersebut aman dan dapat disusun dengan baik.
3. Untuk dapat meningkatkan efektifitasnya pelaksanaan sistem kearsipan pada kantor BPBD sebaiknya pimpinan menetapkan pegawai sesuai dengan kemampuan dan bidang pendidikannya.
4. Hendaknya kantor BPBD Serdang Bedagai melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan sistem kearsipan serta membuat evaluasi terhadap suatu kegiatan sehingga perkembangannya dapat diatasi.
DAFTAR PUSTAKA
Abu bakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta :
Djambatan.
Amsyah, Zulkipli. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Sukamto, FX. 1997. Jadwal Retensi Arsip. Jakarta.
Widjaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Rajawali Pers.
Undang-Udang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Basuki,Sulystio. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Martono, Boedi. 1994. Sistem Kearsipan Praktis, dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan
